Beleidsmedewerker sport (Niveau A1a-A3a) Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. (zie organogram verder) Het departement beleidsontwikkeling (directie mens) heeft nood aan een beleidsmedewerker sport. Doel van de functie: Als beleidsmedewerker sport sta je in voor de beleidsontwikkeling (m.n. beleidsvoorbereiding, -advisering en evaluatie) van het beleidsthema sport en fungeer je als uniek aanspreekpunt (single point of contact) hiervoor. Je werkt nauw samen met de lijndiensten die instaan voor de beleidsuitvoering van jouw thema.. Tot slot neem je enkele staffuncties binnen de directie Mens voor jouw rekening. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als beleidsmedewerker sport maakt u dus deel uit van de directie mens, het departement beleidsontwikkeling. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevend departementshoofd beleidsontwikkeling. Resultaatsgebieden: 1. Je staat in voor de beleidsontwikkeling, nl de beleidsvoorbereiding, -advisering en evaluatie van het beleidsthema sport. Je hebt daarbij aandacht voor het integraal beleid ( thema s/doelgroepen/gebiedsgerichte werking) Dit houdt onder meer in: - Met betrekking tot de beleids- en beheerscyclus (BBC) vorm geven aan doelstellingen/actieplannen/acties/indicatoren voor het beleidsthema sport; - Instaan voor de regie via het netwerk met alle stakeholders (extern en intern), via participatie en ondersteuning van de sportraad en sportverenigingen; - Ontwikkelen van een vernieuwend flankerend sportaanbod waarbij keuzes moeten worden gemaakt tussen werken in eigen beheer, uitbesteding of co-creatie;
- Rekening houden met en voortdurend afstemmen op de beleidsontwikkeling van andere thema s/doelgroepen/gebiedsgerichte werking binnen het departement beleidsontwikkeling Mens en Ruimte (= integraal werken); - Vragen naar en rekening houden met de input uit de lijndiensten omwille van hun ervaring met de praktijk; - Zorgen voor validatie van de beleidsontwikkeling via ontwerpnotules en/of presentaties voor het College van burgemeester en schepen of de Gemeenteraad - Budgetopmaak, -opvolging en -bewaking - Beleidsopvolging andere beleidsniveaus (regionaal, Vlaams, Federaal, Europees, ) 2. Je fungeert als uniek aanspreekpunt (single point of contact) voor interne en externe partners m.b.t. het beleidsthema sport met als doel alles te centraliseren/overzicht te bewaren. Dit houdt onder meer in: - Vragen van het College van burgemeester en schepen of van de Gemeenteraad capteren, aftoetsen met reeds bestaand beleid - Structureel politiek-ambtelijk beleidsoverleg voorbereiden en opvolgen: o KBO (KwartaalBeleidsOverleg): per kwartaal wordt een voortgang gegeven van de lopende beleidsacties en projecten. Daarnaast wordt overlegd over de nieuwe en te plannen beleidsacties en projecten. o Operationeel overleg: op frequente basis (tweewekelijks) wordt met de bevoegde schepen(en) overlegd over de dagelijks werking binnen het beleidsdomein sport. 3. Inhoudelijk sturen en ondersteunen van de medewerkers uit de lijndiensten die instaan voor de beleidsuitvoering van het beleidsthema sport. Dit houdt onder meer in: - Beleidsontwikkeling vertaalt zich concreet in in programma- en projectmanagement, waarbij de beleidsuitvoering zich bij de lijndiensten situeert. o o Programmamanagement: fungeren als programmaregisseur van de specifiek toegewezen programma s of bijdragen aan de realisatie van programma s als lid van één of meerdere programmateams. Projectmanagement: fungeren als projectleider van de specifiek toegewezen projecten of bijdragen aan de realisatie van projecten als lid van één of meerdere projectteams. 4. Instaan voor directie brede ondersteuning in de vorm van enkele staffuncties. Dit houdt onder meer in: - Ontwikkeling van een directiebrede visie en afspraken, tools, opvolging en rapportage m.b.t.: o ondersteuning verenigingen en organisaties (o.a. subsidiebeleid, huisvestingsbeleid, ) o een geïntegreerd vakantieaanbod over alle thema s heen (o.a. sport, jeugd, cultuur, ) - Oog hebben voor systematiek, methodologie, flexibiliteit en efficiëntie - Je maakt deel uit van het departementsoverleg en werkt mee aan de collectieve doelstellingen en projecten van de directie mens.
5. Aansturen van directiebrede of -overschrijdende projecten Vbn zijn zwembad, infrastructuur voor verenigingen,
Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: sportmanagement; project- en programmamanagement Basistoepassing van: recreatex ifv beleidsrapportage (te ontwikkelen) subsidietool Kennis van de organisatie en de huisstijl
COMPETENTIEPROFIEL Voortdurend Verbeteren 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 4. U creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. (Stimuleren + systematisch inbakken tussen verschillende groepen) - Creëert structuren om de samenwerking met andere ploegen/diensten/departementen te verbeteren. - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere ploegen/diensten/departementen te verstevigen. - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de ploeg/dienst/departement/organisatie en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere ploegen/diensten/departementen. Resultaatsgericht handelen 4. U ontwikkelt systemen om de doelstellingen te halen. - Stelt procedures op om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden en van gedelegeerde taken te bewaken. - Initieert systematische communicatie om anderen op te volgen. - Definieert processen om anderen te checken op hun voortgang ten aanzien van langetermijnresultaten. - Definieert duidelijke criteria op basis waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces worden beoordeeld. Overtuigen 3. U overtuigt met argumenten waardoor u bij anderen betrokkenheid, interactiviteit en dynamisme verkrijgt m.b.t. uw standpunt, mening of visie. - U hanteert de gepaste beïnvloedingstechnieken (aangepast aan het doelpubliek) om de ander te overtuigen.
- U gaat na of de ander uw mening deelt door dit al dan niet expliciet na te vragen. - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. - Blijft zich open opstellen ten aanzien van vragen en opmerkingen, ook als zijn boodschap onder vuur komt te liggen. - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen. - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan welke impact of weerstand die de eigen argumentatie kan hebben op of oproepen bij anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. Problemen analyseren 3. U bent in staat om complexe dossiers op een heldere manier te analyseren/integreren. - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen. - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek. - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. Conceptualiseren 3. U ontwikkelt een eigen beleid dat het departement/de organisatie op lange termijn beïnvloedt. - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen ploeg/dienst/departement/organisatie hierop voor te bereiden. - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren. - Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen. - Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de ploeg/dienst/departement/organisatie. Creatief zijn/denken 2. U bent in staat om andere vernieuwende ideeën/methodes/oplossingen te gebruiken in situaties waar dit niet voor de hand ligt. - Kijkt over de grenzen van de veel gebruikte methoden/bronnen/elementen heen bij het aanpakken van een situatie. - Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties. - Denkt na over vernieuwende oplossingen zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen. Omgevingsbewust handelen 3. U anticipeert bij elke (eigen) actie op mogelijke gevolgen voor de organisatie in haar totaliteit. - Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie. - Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere departementen binnen de organisatie. - Maakt gebruik van expertise in andere departementen. - Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen of verwachtingen van andere departementen. - Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die de eigen ploeg/dienst/departement kunnen overschrijden. - Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere ploegen/diensten/departementen van de organisatie en houdt daar op voorhand rekening mee.
Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement Beleidsontwikkeling