Pak je rol en stuur de rollen!
Ludo Zwaan Pak je rol en stuur de rollen! Acteer wie je wilt zijn en spoedig ben je degene die je acteert.
Pak je rol en stuur de rollen! Copyright 2011 L.M. Zwaan Auteur: L.M. Zwaan Druk: www.pumbo.nl Omslagontwerp: L.M. Zwaan Vormgeving binnenwerk: L.M. Zwaan Omslagfoto en foto s binnenwerk: http://eu.fotolia.com/ ISBN: 978 90 8175 610 5 NUR 801, 807, 808 http://www.pakjerol.nl Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, door middel van druk, fotokopieën, geautomatiseerde gegevensbestanden of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
You are never too old to set another goal or to dream a new dream. ~ C.S. Lewis
Voor Ellie, Eline en Mirjam
Inhoud Voor wie is dit boek? 9 Wat kun je verwachten? 11 Waarom is dit boek anders? 11 1. Historie projectmatig werken 15 1.1 Typen projecten 18 1.2 Waarom gaan vele projecten fout? 19 1.3 Wanneer zijn projecten geslaagd? 21 1.4 Waar ga ik het over hebben? 24 2. Een project: wat is het en waarom bestaat het? 25 2.1 Kenmerken van project 27 2.2 Together we can! 29 3. De kaders van een project 31 3.1 Business case 38 3.2 Een goed begin 42 4. Rollen in en om een project 45 4.1 Opdrachtgever 50 4.2 Opdrachtnemer 54 4.2.1. De projectmanager 56 4.2.2. De leverancier 60 4.3 Ondersteuner of supporter 62 4.4 Projectmedewerker 63 4.5 De stakeholders 66 5. Het plan 71 5.1 Faseren 72 5.2 Project Management Plan (PMP) 75 5.3 Voortgang 77 5.4 Communicatie 80 7
Pak je rol en stuur de rollen 6. Teamwork 83 6.1 Samen het team ontwikkelen 91 6.2 (Tussen) Evaluatie 97 7. Professie 103 7.1 Standaarden in projectmanagementland 105 7.1.1. Prince2 methodiek 107 7.1.2. Agile (scrum) methodiek 108 7.1.3. PMBoK - standaard 109 7.1.4. IPMA - certificering 111 7.1.5. CMMi - model 112 7.1.6. Samenvatting Project Management instrumenten 112 7.2 Gereedschappen 113 7.3 Competenties Projectmanager 119 8. Conclusie 125 9. Geraadpleegde bronnen 129 9.1 Boeken en tijdschriften: 129 9.2 Verder lezen online 131 Dankwoord 133 Tenslotte: feedback welkom! 135 Bijlage 1: Voortgangsrapport 137 Bijlage 2: Agenda 139 Bijlage 3: De acht teamrollen van Belbin 143 Bijlage 4: Teamontwikkeling volgens Bruce Tuckman 149 8
Voor wie is dit boek? Misschien ben jij een senior manager die veel geïnvesteerd heeft in projectmatig werken. De projectmanagers in je organisatie zijn allemaal geschoold en gecertificeerd en toch, projecten vliegen nog regelmatig uit de bocht. Het kan zijn dat je projectmanager bent en je niet het gevoel hebt dat de projecten uitgevoerd worden zoals je graag zou willen. In totaal zijn er vijf rollen die actief zijn rondom projecten en dit boek is voor elke rol nuttig. Welke rollen bedoel ik? 1. De opdrachtgever, bijvoorbeeld een externe klant, productmanager of een academiedirecteur. 2. De al genoemde projectmanager, de tijdelijke baas om een project uit te voeren. 3. En in grotere organisaties de ondersteuner van projecten, zoals afdelingsmanager. 4. De projectmedewerker die in een multidisciplinair projectteam samenwerken 5. Maar ook drie soorten stakeholders: De financier zoals de al genoemde senior manager of investeerders. Sponsor zoals externe leveranciers of stafmedewerkers. Belangenbehartiger zoals een ondernemingsraad of vakbond. 9
Pak je rol en stuur de rollen Iedereen in een organisatie heeft één van deze vijf rollen. De crux is dat elke rol bepaalde verantwoordelijkheden heeft, maar elke rol moet die verantwoordelijkheid ook pakken. En als een rol zijn verantwoordelijkheid niet neemt, hoe ga je hem daar dan op aanspreken? Dit boek focust zich op het rollenspel in en om de projecten heen. Waarom de term rollenspel? Het woord rollenspel komt uit de theaterwereld. Daar neemt een speler een bepaald personage (rol) aan en de speler probeert dat personage zo goed mogelijk na te spelen. De beste personages komen tot hun recht als die dicht bij de karaktereigenschappen van de speler liggen. Het beste theaterstuk is datgene waarin de personages perfect samenspelen. Zo is het ook met projectmatig werken. In sommige rollen ben je in je element. Sommige rollen moet je spelen omdat het van je functie verwacht wordt. Dit boek vergroot het inzicht in het waarom van het rollenspel, het samenspel tussen de rollen en waarom het zo belangrijk is om deze rollen te begrijpen om projecten beter te laten draaien. Al deze rollen hebben direct of indirect invloed op een project en komen voor zowel in een profit als non-profit organisatie. Natuurlijk speelt de omvang van een organisatie mee. In een grote organisatie is bijvoorbeeld de invloed van de stakeholders groter dan in een kleinere organisatie. In een rollenspel is er een verschil tussen de speler en zijn personage. Jij bent de speler. Je hebt een naam, een omgeving en bepaalde eigenschappen. Je personage is een rol die je als speler aanneemt. Het personage heeft ook een naam, een omgeving en bepaalde eigenschappen. Deze zullen echter niet altijd overeenkomen met die van de speler. Spelen in een rollenspel kun je wat dat betreft vergelijken met een acteur in een toneelstuk of een film. Je probeert je personage te laten spreken, bewegen en reageren zoals jij denkt dat hij in het echt zou doen. Je kunt een rollenspel ook in je eentje spelen, maar de meeste rollenspelen hebben meerdere spelers. Sterker nog, meestal is er een speciale speler die de taak op zich neemt om het spel te leiden. Dit is de spelleider. 10
Wat kun je verwachten? Door mijn ervaring in kleine en grote organisaties kan ik veel praktische voorbeelden geven om het samenspel tussen de rollen duidelijk te maken. Hoe je dit samenspel kunt regisseren om je eigen rol beter in te vullen maar ook om de andere rollen te sturen. Misschien denk je nu: is sturen niet te hoog gegrepen? Weet dan, dat welke rol je ook hebt, sturen mogelijk is! Tot je verrassing zul je ontdekken dat als je je rol pakt, je toch direct of indirect andere rollen kunt sturen. Vandaar de titel van dit boek: pak je rol en stuur de rollen. Waar nodig wordt dit onderbouwd door theorie uit boeken, internetsites en vaktijdschriften en mijn ervaring. O ja, het persoonlijk voornaamwoord hij in dit boek is neutraal bedoeld en betekent zowel zij als hij. Waarom is dit boek anders? Het werken in projecten is een avontuur. Er is geen avontuur zonder dat de groep mensen een aantal keer klem komt te zitten. Het avontuur eist soms iets Je leert 10% van wat je leest, 50% van wat je ziet en 90% wat je doet van ons, het stelt ons op de proef. Dan wordt het spannend. Vinden we een uitweg en zo ja, hoe? De uitdaging is om dit in ieder geval samen te doen: de lotsbestemming van de groep is één! Regelmatig kom ik tot de ontdekking dat een goede projectmanagement proces, zoals PRINCE2, een goed hulpmiddel kan zijn bij het managen van projecten. Dat past in deze tijd van professionaliseren. Certificering van projectmanagers is een goede zaak en leidt zonder meer tot een betere kwaliteit bij de uitvoering van projecten. Maar een goed proces volgen is niet doorslaggevend voor het welslagen van projecten: die vliegen nog met regelmaat uit de bocht. Goed autorijden kun je tenslotte ook niet direct na het behalen van het rijbewijs: het echte leren autorijden doe je pas daarna. Dat geldt ook voor werken in projecten. Een project is altijd een onderdeel van een groter geheel. Dat geheel wordt zeker de laatste jaren omvangrijker. De complexiteit neemt toe door multidisciplinaire en multiculturele samenwerking, soms ook in 11
Pak je rol en stuur de rollen internationaal verband. Het aantal betrokken mensen neemt toe, de tijdsdruk maar ook de dynamiek in de vele veranderingen die elkaar steeds sneller en vaker opvolgen in organisaties. Veranderen is eigenlijk nog maar de enige constante factor in organisaties. De effecten die veranderingen hebben op mensen die werken in organisaties waar dat het geval is, zijn regelmatig onderzocht. In een publicatie van [Kremer, 2010] is aangetoond dat een slecht projectmanagement proces in 32% van de gevallen de belangrijkste oorzaak is van slecht presterende projecten. Dat betekent dat 68% gerelateerd is aan andere oorzaken. Oorzaken die onder andere genoemd worden in het artikel en die met mijn ervaring overeenkomen zijn: De eindklant is niet of te weinig betrokken Er is een kloof tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, Gebrek aan commitment op senior management niveau (directie, bestuur), Het toenemende aantal stakeholders, Onbekendheid ten aanzien van projectmatig werken. Valt je wat op? De genoemde oorzaken hebben allemaal te maken met mensen. Ofwel, het slagen van projecten is mensenwerk! Ja, de opdrachtgever en de projectmanager als opdrachtnemer hebben een belangrijke rol, maar ook het individuele lid van het projectteam. In grotere organisaties is er vaak nog een ondersteuner van de projectmanager. En de stakeholders gaan soms dwars door de projecten heen. Al deze mensen (rollen) zijn onderdeel van de totale dynamiek in het rollenspel. In die dynamiek is bijvoorbeeld een projectteam niet een verzameling individuen maar meer. Dat meer maakt of breekt een project. Mits goed gestuurd vormen de vijf rollen samen dat meer. Alle facetten van projectmatig werken komen aan bod. Afhankelijk van in welk stadium een project is, zullen één of meerdere genoemde rollen in een samenspel actief zijn. De dynamiek van dat samenspel tussen de rollen wordt beschreven. Er is geen focus op één bepaalde rol zoals een projectmanager of een teamlid. De boodschap van dit boek is anders. Om Stephen Covey te citeren [Covey, 7 eigenschappen]: werk vanuit wederzijds voordeel en werk beter samen in plaats van te wedijveren. 12
Deze kennis en mijn ervaring met het omgaan met deze rollen heeft geleid tot dit boek. Het bevat een beschrijving van de rollen en de samenhang daartussen die nodig is bij projectmatig werken. Omdat project management een professie is wordt er extra aandacht gegeven aan dit onderwerp en is het een apart hoofdstuk. De gebruikte processen in Project Management land zoals Prince2 zullen kort toegelicht worden, evenals de zogenaamde softe gereedschappen die een projectmanager kan gebruiken om een project succesvol te managen. Regelmatig zul je in dit boek verschillende soms prikkelende - tekstboxen zien, waarin de essentie van een onderwerp, ervaringen, uitspraken of tips voor een bepaalde rol worden benadrukt. Elke tekstbox is voorzien van een pictogram dat aangeeft om welk soort informatie het gaat. Hier volgt een beschrijving: Belangrijke Term of Uitspraak (BTU): Projectmatig werken heeft eigen (vaak Engels) jargon en specialistische termen. Deze termen, maar ook gerelateerde uitspraken worden bij dit pictogram verklaard. Gereedschappen (G): Bij dit pictogram worden specifieke tips en suggesties gegeven die een rol kan gebruiken om tot resultaten te komen. Rollen Tips (RT): Suggesties en tactische aanwijzingen voor één of meerdere rollen die in dit boek behandeld worden. Ludo Zwaan, juli 2011 13