Dienst Financiële zaken Jaarverslag 2012
DIENST FINANCIËLE ZAKEN Naar optimale service en advies Jaarverslag 2012
Inhoudsopgave 1. Voorwoord diensthoofd 2. Verslag van de dienst 3. Realisatie activiteiten in 2012 4. Bedrijfsvoering 5. Vooruitblik naar 2013 Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 1
1. Voorwoord diensthoofd Voor u ligt het jaarverslag 2012 van de dienst Financiële Zaken (FZ) waarbij de dienst als geheel als uitgangspunt is genomen. Waar nodig wordt een onderscheid gemaakt naar de onderscheiden afdelingen financiële administratie en salarisadministratie. Sinds het najaar van 2011 maakt de afdeling deelnemersadministratie (tijdelijk) geen deel meer uit van de dienst. In het hoofdstuk bedrijfsvoering is deze afdeling echter (evenals in 2012) nog wel meegenomen. In de overige hoofdstukken van dit jaarverslag is deze afdeling buiten beschouwing gelaten. In hoofdstuk 2 wordt aangegeven hoe de dienst FZ in 2012 een bijdrage wilde leveren aan het realiseren van de 3 ROC-brede hoofdpunten welke ontleend zijn aan de 7 focuspunten vanuit Onderwijs met Passie 2015 (onze strategie) alsmede hoe we in 2012 wilden werken aan kwaliteitsverbetering en -borging. In hoofdstuk 3 worden de voor 2012 geplande activiteiten benoemd die voortvloeiden uit onze strategie en kwaliteitsdoelstellingen alsmede de mate waarin deze activiteiten gerealiseerd zijn. Highlights 1. In het voorjaar van 2012 is als nieuw salaris/ ehrm pakket gekozen voor Profit (AFAS). Er is aansluitend voortvarend gewerkt aan het opstellen van procedures. De medewerkers van de salarisadministratie zijn intensief geschoold zodat zij tijdig conform de aangepaste procedures en kwaliteitseisen met Profit konden werken. Het streven om in de tweede helft van 2012 te kunnen schaduwdraaien en met ingang van 1 januari 2013 definitief over te stappen op het nieuwe pakket is, gehaald. Een compliment aan al degene die hierbij betrokken waren en dit mogelijk hebben gemaakt is hierbij op zijn plaats. 2. In januari 2013 zijn de voorgestane huisvestingsplannen doorgerekend. Naast het basisscenario is een afstel- en uitstelscenario doorgerekend. Aanvullend zijn, voor één van de uitstelscenario s, nog enkele omgevingsscenario s doorgerekend. 3. In 2012 zijn we aangevangen met het consequent op schrift stellen van gemaakte afspraken (overeenkomsten e.d.). 4. Door een wisseling van het programmamanagement en de keus om - in verband met het onvoldoende beschikbaar hebben van formatie binnen de staande organisatie - een externe projectleider aan te trekken, is het effectiever en efficiënter inrichten van de ondersteunende financiële processen pas eind 2012 op gang gekomen. Inmiddels zijn daar behoorlijke stappen in gezet. Financiële administratie Salarisadministratie Ingrid van Toren Hoofd dienst Financiële Zaken Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 2
2. Verslag van de dienst Strategie We stellen onze expertise ten dienste van onze klanten. Hierin zijn onze medewerkers een cruciale schakel in het geheel. Naast de benodigde expertise verlangen we van onze medewerkers een dienstverlenende houding, het vermogen tot samenwerken en betrokkenheid. Dit moet zich onder meer uiten in klantvriendelijkheid, een pro-actieve houding en op de hoogte zijn en blijven van wat er speelt, ook buiten de eigen dienst. Duidelijkheid en transparantie zijn randvoorwaarden van beloftes en verwachtingspatronen. Onze activiteiten leiden tot een optimale bedrijfsvoering binnen ROC West-Brabant. ROC breed is voor 2012 aan de volgende 3 hoofdpunten de hoogste prioriteit toegekend: 1. Werken aan personeelsontwikkeling en management 2. Versterking van de beroepskolom 3. Future proof maken van het onderwijs door het ontwikkelen en benutten van het innovatief vermogen van ROC West-Brabant (innovatief en ondernemend zijn). Deze hoofdpunten zijn ontleend aan de 7 focuspunten vanuit Onderwijs met Passie 2015. Daarnaast vormt kwaliteitsverbetering en borging een continu aandachtspunt. Werken aan personeelsontwikkeling en -management Het aspect professionalisering (blijvend leren en ontwikkelen) staat bij ons hoog op de agenda. Ook voor 2012 is een ruim scholingsbudget beschikbaar gesteld. De scholing richt zich niet alleen op het bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied, maar ook op het volgen van innovatieve ontwikkelingen die kunnen leiden tot efficiency en/of kwaliteitsverbetering. Daarnaast dienen de medewerkers van de salarisadministratie geschoold te worden in verband met de aanschaf van een (nieuw) HRM/ salarispakket. Versterking van de beroepskolom Onze bijdrage op dit punt is beperkt en was voor ons geen hoofdissue in 2012. Innovatief en ondernemend zijn Een belangrijk aspect voor onze dienst is een bijdrage leveren aan het financieel gezond blijven. Middelen kunnen maar één keer ingezet worden. De core-business is het primaire proces. Dat betekent dat zo veel mogelijk geld daar besteed moet kunnen worden. We zoeken dan ook naar wegen om zaken zo efficiënt mogelijk in te richten, waardoor de kosten voor ondersteuning zo laag mogelijk kunnen zijn. We zullen daartoe ook actief zoeken naar (beschikbare) innovaties die ons daarbij kunnen helpen. Daarnaast zullen we Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 3
zakelijker worden in onze afspraken zoals het consequent op schrift stellen van gemaakte afspraken (overeenkomsten e.d.). Een zakelijkere instelling draagt bij aan de verdere professionalisering van de dienst en het beheersen van de risico s die het ROC loopt hetgeen uiteindelijk ook weer een belangrijke bijdrage zal leveren aan het aspect financieel gezond blijven. Kwaliteitsdoelstellingen We gaan zoals altijd voor kwaliteit. We stellen - waar nodig - verbeterplannen op, op basis van de uitkomsten van het personeelsonderzoek, bevindingen van het medewerkerspanel en door actief naar onze verbeterpunten te vragen aan onze klanten. In het kader van het ontzorgen van de Colleges en scholen lag de focus in 2012 voornamelijk op het effectiever en efficiënter inrichten van onze processen zodanig dat onze ondersteunende processen zich qua kwaliteit en kosten kunnen meten met de besten binnen de onderwijssector. In het volgende hoofdstuk wordt stilgestaan bij de activiteiten die voor 2012 gepland stonden voortvloeiend uit onze strategie en kwaliteitsdoelstellingen alsmede de mate waarin deze activiteiten gerealiseerd zijn. Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 4
3. Realisatie activiteiten in 2012 Naast de reguliere activiteiten ontplooiden we in 2012 activiteiten die voortvloeien uit onze strategie en kwaliteitsdoelstellingen. Deze activiteiten richtten zich derhalve op: 1. Personeelsontwikkeling 2. Financieel gezond blijven en 3. Optimalisatie van de processen. In dit hoofdstuk worden de geplande activiteiten benoemd alsmede de mate waarin deze activiteiten gerealiseerd zijn. Personeelsontwikkeling Gegeven RSA richt de voorgestane scholing van onze medewerkers zich in 2012, naast het bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied, expliciet op: het volgen van innovatieve ontwikkelingen die kunnen leiden tot efficiency en/of kwaliteitsverbetering het werken met aangepaste (optimale) procedures om/ bijscholing in verband met aangescherpte kwaliteitseisen Deze activiteiten vinden plaats in nauwe samenhang met het project RSA. In het voorjaar van 2012 is als nieuw salaris/ ehrm pakket gekozen voor Profit (AFAS). Er is aansluitend voortvarend gewerkt aan het opstellen van procedures. De medewerkers van de salarisadministratie zijn intensief geschoold opdat zij conform de aangepaste procedures en kwaliteitseisen reeds in het najaar van 2012 met Profit konden schaduwdraaien en de definitieve overstap naar Profit met ingang van 1 januari 2013 mogelijk werd. Financieel gezond blijven De eerste beleidsperiode van ROC West-Brabant stond sterk in het teken van het optimaliseren van de huisvesting van onze VMBO scholen. In de huidige beleidsperiode is het MBO aan de beurt. De voorgestane investeringen in nieuwbouw ten behoeve van het MBO zullen hun impact hebben op de kengetallen solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit. ROC West-Brabant is een financieel gezonde organisatie en wil dat ook blijven. In 2011 zijn de plannen zo vaak gewijzigd dat een nieuwe doorrekening niet heeft plaatsgevonden. In 2012 zullen de meest recente plannen alsnog worden doorgerekend teneinde te toetsen of de voorgestane investeringen passen binnen de gestelde kaders. Er zullen meerdere scenario s uitgewerkt worden waarbij additionele toekomstige situaties, welke eveneens het resultaat beïnvloeden, meegewogen zullen worden. In januari 2013 zijn de voorgestane huisvestingsplannen doorgerekend. Naast het basisscenario is een afstel- en uitstelscenario doorgerekend. Op grond hiervan is de keuze gemaakt om voor één van de uitstelscenario s nog enkele omgevingsscenario s door te rekenen alvorens goedkeuring te vragen aan de Raad van Toezicht. Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 5
Optimalisatie van de processen Financiële administratie De afdeling financiële administratie houdt zich bezig met de inrichting, uitvoering en evaluatie van de bedrijfsvoering van de financiële administraties en het verstrekken van richtlijnen alsmede het opstellen van de begroting, periodieke rapportages en de jaarrekening op ROC niveau. Daarnaast is zij (mede) verantwoordelijk voor het financiële beleid van het ROC en het financieel gezond blijven van de organisatie. In het kader van het ontzorgen van de Colleges zal in 2012 de focus liggen op het effectiever en efficiënter inrichten van de ondersteunende processen. Dit zal plaatsvinden onder de vlag van het project RSA. Door een wisseling van het programmamanagement en de keus om - in verband met het onvoldoende beschikbaar hebben van formatie binnen de staande organisatie - een externe projectleider aan te trekken, is het effectiever en efficiënter inrichten van de ondersteunende processen pas eind 2012 op gang gekomen. Inmiddels zijn daar behoorlijke stappen in gezet. Salarisadministratie De salarisadministratie van het gehele ROC wordt gevoerd vanuit de afdeling salarisadministratie binnen de centrale dienst financiële zaken. De salarisadministratie verwerkt de mutaties niet alleen, maar toetst tevens of voldaan is aan ROC brede afspraken en aan de eisen vanuit de fiscale wetgeving. In 2011 is aangevangen met het vinden van een opvolger van het salarispakket Edukaat. Edukaat is vanaf 2014 niet meer beschikbaar. Teneinde onze medewerkers ook nadien salaris uit te kunnen betalen is het noodzakelijk een ander pakket aan te schaffen. Om de klant geen hinder van deze overstap te laten ondervinden is het streven medio 2012 reeds te beschikken over een nieuw pakket. Zo kunnen we gedurende de tweede helft van 2012 schaduwdraaien en met ingang van 1 januari 2013 definitief overstappen. Dit traject is onder de vlag van het RSA project - opgepakt tezamen met de dienst P&O. De dienst P&O heeft behoefte aan een HRM pakket. Insteek is om een pakket aan te schaffen dat enerzijds tegemoet komt aan de behoefte van beide diensten en anderzijds zo veel mogelijk efficiency winst oplevert voor de organisatie. In het voorjaar van 2012 is als nieuw salaris/ ehrm pakket gekozen voor Profit (AFAS). Het streven om in de tweede helft van 2012 te kunnen schaduwdraaien en met ingang van 1 januari 2013 definitief over te stappen op het nieuwe pakket is, gehaald. Een compliment aan al degene die hierbij betrokken waren en dit mogelijk hebben gemaakt is hierbij op zijn plaats. Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 6
4. Bedrijfsvoering Financiën BATEN REALISATIE BEGROOT OVERIGE BATEN Totaal Overige opbrengsten 76.713 90.000 1 Totaal OVERIGE BATEN 76.713 90.000 SOM DER BATEN 76.713 90.000 LASTEN PERSONELE LASTEN Loonkosten 833.017 889.000 Personeel derden 30.355 5.000 Overige personeelskosten 5.228 22.000 Totaal PERSONELE LASTEN 868.600 916.000 2 OVERIGE LASTEN Beheer en Administratie 239.470 267.000 3 Inventaris- en apparatuurkosten 22.790 24.000 Overige beheerskosten 121 1.000 Totaal OVERIGE LASTEN 262.381 292.000 SOM DER LASTEN 1.130.981 1.208.000 SALDO BATEN EN LASTEN -1.054.268-1.118.000 SALDO EXPLOITATIE -1.054.268-1.118.000 1: Dit betreft de opbrengsten in verband met het voeren van de salarisadministratie voor de BV s en de financiële administratie van ROC Corbeille B.V.. In maart 2012 hebben een 3-tal BV s het voeren van de salarisadministratie uitbesteed aan een andere partij in verband met de overstap naar een ander salarispakket. 2: In de begroting van de loonkosten was voor geheel 2012 rekening gehouden met een vacature binnen de afdeling financiën. Deze vacature is slechts voor een half jaar ingevuld geweest. Verder is het ziekteverzuim geheel door eigen mensen opgevangen en zijn de scholingskosten (en daarmee de bijbehorende reiskosten) achtergebleven op de begroting. 3: Beheer en administratie behelst met name de kosten voor het salarispakket Edukaat. Het achterblijven van de kosten voor beheer- en administratie komt door lagere kosten voor het Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 7
salarispakket Edukaat enerzijds en het feit dat er minder advieskosten zijn gemaakt dan begroot anderzijds. Personeel Binnen de dienst Financiële Zaken (kortweg FZ) zijn een 3-tal afdelingen te onderscheiden, te weten: 1. de deelnemersadministratie 2. de financiële administratie 3. de salarisadministratie De dienst FZ bestaat ultimo 2012 uit 19 medewerkers (14,35 wtf). Diensthoofd 1 (0,85 wtf) Coördinator deelnemers administratie 1 (1 wtf) Teamleider financiële administratie 1 (0,9 wtf) Teamleider salarisadministratie 1 (0,9 wtf) Medewerkers 2 (1,2 fte) Medewerkers 3 (2,5 wtf) Medewerkers 10 (7,0 wtf) Stand van zaken per 31-12-2012 (excl. 1,1 wtf Bapo en vacature medewerker financiën) De deelnemersadministratie centraal omvat 3 medewerkers (2,2 wtf). De financiële administratie omvat een 4-tal medewerkers (3,4 wtf). Op 1-1-2013 staat een vacature uit voor 0,7 wtf. Deze vacature is niet in bovenstaand schema verwerkt. Binnen de salarisadministratie zijn 11 medewerkers werkzaam (7,9 wtf) die de salarisadministratie voor alle medewerkers binnen Stichting ROC West-Brabant verzorgen. Alle medewerkers hebben een vast contract. Teneinde de kennis op peil te houden zijn diverse cursussen/ workshops gevolgd. Scholing richt zich niet alleen op het bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied, maar ook op het volgen van innovatieve ontwikkelingen die kunnen leiden tot efficiency en/of kwaliteitsverbetering. Met alle medewerkers wordt eens in de 2 jaar een functioneringsgesprek gevoerd. In 2012 hebben gesprekken plaatsgevonden met de medewerkers van de afdeling financiële administratie. Als onderdeel van deze gesprekken is aan de medewerkers gevraagd na te denken over hun eigen kwaliteiten, hoe ze denken die verder te versterken en hoe ze die zo optimaal mogelijk kunnen inzetten. De gemaakte afspraken omtrent professionalisering zijn vastgelegd. Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 8
Wtf en bapo verloop afgelopen 5 jaar Het wtf-verloop (excl. bapo) respectievelijk bapo-verloop binnen de dienst was (naar de stand per 31-12) in de afgelopen 5 jaar als volgt: Wtf verloop Bapo-verloop 2008 2009 2010 2011 2012 2008 2009 2010 2011 2012 DA 1,0 1,0 1,6 2,2 2,2 DA 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 FA 4,6 4,6 4,4 4,4 4,2 FA 0,3 0,3 0,5 0,5 0,6 SA 9,0 8,7 8,4 8,2 7,9 SA 0,0 0,2 0,4 0,5 0,5 14,6 14,3 14,4 14,8 14,3 0,3 0,5 0,9 1,0 1,1 16,0 12,0 8,0 4,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 1,2 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 DA FA SA Totaal DA FA SA Totaal Wtf verloop Bapo verloop Deelnemersadministratie Ten opzichte van 2008 is de bezetting gegroeid met 1,2 wtf naar 2,2 wtf. Dat wordt volledig veroorzaakt door overname van werkzaamheden die daarvoor door anderen werden verricht. Zo zijn er werkzaamheden overgenomen die voorheen binnen de dienst onderwijs werden uitgevoerd, maar na ontbinding van die dienst elders zijn belegd, en zijn werkzaamheden in verband met de Bron uitwisseling overgenomen van respectievelijk IT Workz en de Colleges. In totaal gaat het om werkzaamheden waarop in de oude situatie 1,8 wtf was ingezet. Per saldo is dus sprake van een besparing. Financiële administratie Ten opzichte van 2008 is de bezetting teruggelopen met 0,4 wtf. Dit hangt samen met het benutten van Bapo rechten. De werkzaamheden zijn ten opzichte van 2009 echter toegenomen. Zo vergen de werkzaamheden rondom de centrale bedrijfsgroepen circa 0,2 wtf en zijn er werkzaamheden die enkele jaren geleden nog door de Raad van Bestuur zelf werden uitgevoerd (terecht) belegd binnen de dienst. Ook de toename van het aantal BV s bracht extra werkzaamheden met zich mee. De bezetting staat dan ook onder druk. In 2012 is enkele maanden extra ondersteuning voorhanden geweest. Door het vinden van een (vaste) baan elders is deze medewerker vertrokken. In de begroting van 2013 is (wederom) rekening gehouden met een (tijdelijke) uitbreiding van de formatie met 0,7 wtf. De werving heeft inmiddels plaatsgevonden. Salarisadministratie De bezetting binnen de salarisadministratie is ten opzichte van 2008 met 1,1 wtf gedaald. Ondanks dat het medewerkersbestand op Stichtingsniveau in die jaren op peil is gebleven is het door het verbeteren van processen en procedures gelukt om met de kleinere Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 9
bezetting toch alle werkzaamheden uit te voeren. In principe is dus sprake van een gerealiseerde besparing. Met de invoering van het nieuwe salarispakket wordt het mogelijk geacht een verdere besparing te realiseren. Leeftijdsopbouw Ultimo 2012 is de leeftijdsopbouw van de 19 medewerkers als volgt: 8 7 6 5 4 3 2 1 0 30-40 40-50 51-55 56-60 >60 Ziekteverzuim We proberen het ziekteverzuim zo laag mogelijk te houden door het gesprek aan te gaan met medewerkers met frequent kort verzuim. In het geval sprake is van (dreigend) langdurig verzuim bezien we in nauw overleg met de dienst P&O en de arbo-arts welke maatregelen er getroffen kunnen worden om de medewerker zo snel mogelijk weer zo optimaal mogelijk te laten functioneren. In 2012 is één medewerkster met RSA klachten die binnen de eigen dienst gegeven de klachten niet meer inzetbaar was, na een proefperiode van een jaar, succesvol elders binnen het ROC geplaatst. Voor een andere medewerker zijn voorzieningen aangebracht waardoor het weer mogelijk werd om, na een uitval van enkele weken, weer volledig aan de slag te gaan. Een ziekteverzuimpercentage op dienstniveau is niet beschikbaar. Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 10
5. Vooruitblik naar 2013 Naast onze reguliere activiteiten ontplooien we in 2013 activiteiten die voortvloeien uit onze strategie en kwaliteitsdoelstellingen. Het betreft: 1. scholing medewerkers; 2. effecten nieuw bekostigingsmodel; 3. doorrekenen huisvestingsplannen nieuwbouw MBO; 4. verbeteren tussentijdse rapportage; 5. optimalisatie van de processen. 1. Scholing medewerkers In 2013 is de focus van RSA (mede) gericht op de financiële processen daarom richt de voorgestane scholing van onze financiële medewerkers zich in 2013, naast het bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied, expliciet op: het volgen van innovatieve ontwikkelingen die kunnen leiden tot efficiency en/of kwaliteitsverbetering het werken met aangepaste (optimale) procedures om/ bijscholing in verband met aangescherpte kwaliteitseisen 2. Effecten nieuw bekostigingsmodel Het bekostigingsmodel voor de verdeling van de lumpsum gaat veranderen. Naast het in kaart brengen van de effecten hiervan op de door ROC West-Brabant te ontvangen bekostiging zullen ook de effecten op college niveau vastgesteld moeten worden. De uitkomsten hiervan kunnen namelijk van invloed zijn op het (toekomstige) financiële beleid van ROC West-Brabant. 3. Doorrekenen huisvestingsplannen nieuwbouw MBO ROC West-Brabant is een financieel gezonde organisatie en wil dat ook blijven. In de 2 e helft van 2012 is de (herziene) omvang en het tijdspad van de voorgestane investeringen in nieuwbouw inzichtelijk gemaakt. In 2012 is het niet gelukt dit door te rekenen, derhalve zal de doorrekening plaatsvinden in de eerste maanden van 2013 teneinde te toetsen of e.e.a. past binnen de gestelde kaders. Naast de mogelijkheid om nieuwbouwprojecten niet dan wel later in gang te zetten zal rekening gehouden worden met additionele toekomstige situaties, welke eveneens het resultaat beïnvloeden. 4. Verbeteren tussentijdse rapportage Om de kwaliteit (betrouwbaarheid en integraliteit) van de tussentijdse rapportage te verhogen zullen nieuwe/ aanvullende richtlijnen rondom de op te leveren management informatie geformuleerd worden. Deze activiteit geschiedt in samenwerking met de dienst A&C. 5. Optimalisatie van de processen In het kader van het ontzorgen van de Colleges zal in 2013 de focus liggen op het effectiever en efficiënter inrichten van de ondersteunende processen binnen de financiële administratie. Dit zal plaatsvinden onder de vlag van het project RSA. Jaarverslag 2012 dienst Financiële Zaken Pagina 11