Informatievoorziening en omgaan met stakeholders. maart 2013 regiobijeenkomst NVTK

Transcriptie

1 Informatievoorziening en omgaan met stakeholders maart 2013 regiobijeenkomst NVTK

2 Programma Kennismaking- specifieke vragen Informatievoorziening en omgaan met stakeholders Lichte maaltijd Risicofactoren in tijden van krimp Specifieke vragen Evaluatie

3 Krimp.Crisis Heeft dit gevolgen voor de relatie RvT directeur? Informatie voorziening. Vaker? Meer? Frequentie van vergaderingen- vaker? Betrokkenheid Structuur: wijziging in rollen?

4 Informatievoorziening RvT Wel voldoende geïnformeerd maar niet te veel?

5 Analyse informatievoorziening Is vooral gericht op toezichthoudende rol Gaat over financiën, bezetting en personeel en minder over veiligheid, kwaliteit, pedagogisch beleid en stakeholders Bevat vooral interne informatiebronnen, welke ook als meest nuttig worden geacht Dilemma s bij toezichthouders over: - Hoe actief is de RvT zelf in relatie tot stakeholders - Heeft de RvT zelf actieve rol bij informatievoorziening?

6 Afspraken over de informatievoorziening?? Wel/niet actieve rol van RvT leden? Naast cijfers hanteren we de gevoelsbarometer Heeft ieder lid van de RvT heeft een sector als aandachtsgebied? Of juist niet? Zijn afspraken over de informatievoorziening vastgelegd? Alleen dashboard of ook detail informatie? Afspraken over de inhoud of ook over het moment waarop?

7 Welke informatiebronnen gebruikt u?? Rapportages van de bestuurder Gesprekken met MT- accountant- oudercie- OR Congressen Vakbladen Locatiebezoeken e.d. Informele contacten Zelfevaluatie..

8 Elementen goede informatievoorziening Relevantie en doeltreffendheid Betrouwbaarheid: informatie en werkelijkheid komen overeen; juistheid en volledigheid; Tijdigheid Presentatievorm: toegankelijk, niet teveel maar wel relevant en overzichtelijk Doelmatigheid: zo dient de toezichthouder in zeker opzicht terughoudend te zijn met het stellen van vragen over incidenten omdat de beantwoording van die vragen soms erg veel tijd vergt van de bestuurder zonder datduidelijk is of dit nodig is.

9 Professionalisering toezicht Toezichthouder 2.0 de soft skills Toegevoegde waarde: het benutten van de collectieve kennis De driehoek groep, individu en systeem zijn voor de kwaliteit van de RvT Ontwikkelingsaandacht voor diversiteit, dialoog, groepsdynamiek, karakters, drijfveren en reflectie op eigen functioneren Aandacht voor stakeholdermanagement Toezichthouder 1.0 het huis op orde Toegevoegde waarde: onafhankelijke en deskundige toetsing Het invoeren van de de governance code Toetsen o.b.v. regels en procedures Ontwikkelingsaandacht voor deskundigheid en rolgedrag Nadruk op de rollen van toezichthouder en werkgever

10 Veranderende informatiebehoefte Toezichthouder 2.0 de soft skills afleggen van verantwoordelijkheid over functioneren als RvT evaluatieverslag eigen functioneren kennis inbrengen bij het bespreken van de bedrijfstrategie informatie over de kwaliteit, huisvesting, pedagogisch beleid, stakeholders Toezichthouder 1.0 het huis op orde voortgang op begroting, liquiditeit, debiteuren, risico s & compliance doelmatige inzet personeel, ziekteverzuim klant-en medewerkertevredenheid, klachten, OR en COC verslagen bezettingspercentage kindplaatsen functioneren en beloning bestuurder

11 Rol en Betrokkenheid Commissarissen key roles involvement ratifying probing engaging directing hygiene strategy & perfomance key strategic decisions people shareholder focus process process content content 26 mei 2011 Erik van de Loo versterken & Jaap van Winter toezicht 11

12 Verschuivende rollen Hygiëne: monitoring, kritisch, interveniëren Strategie: partner van bestuurders, denkproces versterken Mensen: baas van bestuurders, beoordelen en belonen Verschillende rollen vragen verschillende houdingen, emoties en gedragingen Rollen verschuiven binnen vergaderingen of opeenvolgend Doorgaans impliciet onderkend, zelden expliciet Rollen spelen met de verkeerde houding en emotie Frictie en frustratie Nieuwe verhalen en filters voor toekomstige verhouding 26 mei versterken van toezicht

13 Board GPS Model om board performance te beoordelen en begrijpen Group: dynamics, sociale interactie, debat, hierarchy Person: karaktertrekken, drijfveren, angsten, empathie System: doelen, regels, rollen, procedures, vergaderingen G P Sbepalen of Board On Task is, doet wat ze moet doen en dat goed doen Group en Person vaak beslissender voor performance dan System System beïnvloedt gedrag, bepaalt percepties. 26 mei 2011 Erik van de Loo & Jaap 13 Winter versterken van toezicht

14 Omgaan met stakeholders Organiseren van tegenspraak & Verantwoording afleggen

15 Verantwoording afleggen Wat levert dat uw organisatie op? Wie zijn uw belanghebbenden? En wat zijn hun belangen? Wat zijn de verschillende rollen?

16 Soorten belanghebbenden Degenen die. - Belang hebben bij de maatschappelijke functie van de kinderopvang - Zelf wezenlijk bijdragen - Materieel belang hebben

17 Relevante wetgeving - WOR: OR-heeft adviesrecht/instemmingsrecht - Wet kinderopvang: - Oudercommissie heeft adviesrecht - Klachtenregeling

18 Dialoog met belanghebbenden en rol RvT - Beleidsvorming - Goedkeuren procedure betrekken belanghebbenden - Beoordelen voornemens op belangen - Monitoren - Volgen wat er bij belanghebbenden leeft- contacten - Verantwoorden - Jaarverslag beoordelen op relevantie voor belanghebbenden - Zelf informatie geven over de eigen werkwijze

19 Casus: Signalen staan op code oranje Dalende omzet/tegenvallende prognoses Kritiek vanuit MT/omgeving Wat is uw rol als RvT? Directeur vragen naar plan Timing? Ondersteuning? Gezamenlijk strategie uitdenken? Of..?

20 Verantwoording afleggen Uit de Code -Uitgangspunten III. 1-6 Processen Het bestuur betrekt relevante belanghebbenden bij beleidsvorming en legt aan hen verantwoording af over het gevoerde beleid.

21 Verantwoording afleggen Uit de Code: Controlerend orgaan Personen: V.2.8 en III Toezichthoudend orgaan richt zich naar het belang en de maatsch. verantwoordelijkheid van de organisatie en weegt daartoe belangen van betrokkenen af

22 Verantwoording afleggen Uit de Code: Bestuur - V. 1. Het bestuur richt zich naar het belang en de maatsch. verantwoordelijkheid van de organisatie en weegt daartoe belangen van betrokkenen af - V.3. Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de financiële verslaglegging en interne procedures

23 MEER WETEN? Lid WORDEN?