Bijlage 1 Generiek scanprotocol
Inhoudsopgave 1 Technische voorzieningen m.b.t. de scanvoorziening 4 1.1 Technische specificaties scanapparatuur 4 1.2 Minimum hardware eisen Server 4 1.3 Ondersteuning besturingssysteem Server 4 1.4 Aanbevolen hardware eisen Cliënt 4 1.5 Ondersteuning besturingssystemen Cliënt 5 2 Technische eisen bestandsformaat 6 3 Procedurele eisen 8 3.1 Eisen aan de scanomgeving 8 3.2 Eisen aan scanprocedure 8 3.2.1 De voorbereiding 9 3.2.2 Scannen 10 3.2.3 Controle 11 3.2.4 Voortgang digitale documentenstroom en route analoge documenten 13 3.3 Aanvullende bepalingen 14 Bijlage 1: geleideformulier scannen Gemeente Nijmegen batchnummer 15 Bijlage 2: verwerking scans 16 april 2013
I N L E I D I N G 0 Inleiding Dit protocol vermeldt op welke wijze de werkzaamheden dienen te worden verricht in het kader van het registreren en scannen van de te scannen documenten. Het gaat hier om analoge documenten welke na scanning digitaal gebruikt zullen worden bij werkprocessen waarin digitaal gewerkt en gearchiveerd gaat worden. Doel: alle inkomende documenten alsmede niet digitaal aangeleverde interne documenten voor een werkproces worden als scans in een DMS/RMA in de juiste zaakdossiers opgeslagen met de daarbij behorende metadata. Deze in een DMS/RMA opgeslagen documenten vervangen de analoge documenten en worden de originelen. De analoge documenten kunnen vernietigd worden na het verkrijgen van een substitutie-verklaring op basis van dit scanprotocol, dat deel zal uitmaken van het Handboek Digitalisering. Scanprotocol en Handboek Digitalisering zijn twee onlosmakelijk met elkaar verbonden documenten, waarbij het Handboek Digitalisering een specificering geeft van de documenten/werkprocessen en de begindatum aangeeft waarop analoge documenten gescand/gesubstitueerd gaan worden. Daarmee verbijzondert het Handboek Digitalisering het generieke scanprotocol. Dit scanprotocol bevat conform de Nadere Regels zowel technische als procedurele eisen. Bij te scannen documenten wordt er niet gesorteerd op kleur versus zwart/wit. De documenten worden in zwart-wit gescand, tenzij kleur essentieel is in het werkproces. Op het moment dat opslagruimte en performance technisch en functioneel geen belemmeringen meer vormen om alles in kleur te scannen, dan zal overgegaan worden op kleurenscans. 3
T E C H N I S C H E V O O R Z I E N I N G E N M. B. T. D E S C A N V O O R Z I E N I N G 1 Technische voorzieningen met betrekking tot de scanvoorziening 1.1 Technische specificaties scanapparatuur Hoge scansnelheid tot maximaal 90 ppm in zwart-wit en 50 ppm in kleur Tot maximaal A0 scannen Scankwaliteit tot minimaal 600 dpi MultiStream -technologie Detectie van dubbele invoer en nietjes Mogelijkheid van lezen en scannen dubbelzijdig bedrukte pagina s Automatisch verwijderen lege pagina s 1.2 Minimum hardware eisen - Server Processor: Pentium 4 processor, or equivalent System memory: 1 Gbyte or more Disk space: 1.3 Gbytes on any local drive, plus 300 Mbytes available on your local C: drive Display: 1024 x 768 with 16 bit color, small fonts; 24 bit color is recommended for the best viewing of online Help USB port: Kofax Capture hardware key (not required if installing with the softwarebased licensing option) NIC: 100 Mbps 1.3 Ondersteuning besturingssysteem - Server Windows 2000 Server with Service Pack 4 Windows Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Standard x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Datacenter Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Datacenter x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Premium Edition with Service Pack 1 1.4 Aanbevolen hardware eisen - Client Processor: Pentium 4 processor, or equivalent System memory: 1 Gbyte or more Disk space: 680 Mbytes or more on any local drive, plus 300 Mbytes or more available on your local C: drive or wherever your operating system is installed, for installation files, temporary files, and working space during processing Display: 1024 x 768 with 24 bit color, small fonts; 24 bit color is recommended for the best viewing of online Help Parallel port: Enhanced Bar Code Engine hardware key (optional) USB port: RecoStar Professional hardware key (optional) Printer: 600 DPI to support the Separator Sheet Utility (optional) NIC: 100 Mbps or higher 4
1.5 Ondersteuning besturingssystemen - Client Windows 2000 Professional with Service Pack 4 Windows 2000 Server with Service Pack 4 Windows XP Professional with Service Pack 2 Windows XP Professional x64 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Standard x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Datacenter Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Datacenter x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Premium Edition with Service Pack 1 Windows Vista Business Edition Windows Vista Business x64 (64-Bit) Edition 5
T E C H N I S C H E E I S E N B E S T A N D S F O R M A A T 2 Technische eisen bestandsformaat Voor gedigitaliseerde documenten is er de keuze tussen opname van de afbeeldingen in een PDF schil of opslag als losse afbeeldingen. De keuze voor één van deze twee methodes hangt af van functionele aspecten (zijn bij beschikbaarstelling losse afbeeldingen of PDF s praktischer) en beheersaspecten (beschikbare opslagruimte, ICT beheer van afbeeldingen en structuur metadata). Omdat PDF s gemaakt van afbeeldingen de neiging hebben vrij zwaar te worden (zeker bij omvangrijke documenten, full color en grijswaarden documenten of grootformaat documenten) is er de mogelijkheid de afbeeldingen (extra) te comprimeren en of te downsamplen (resolutie verlagen). Deze mogelijkheid moet echter met de nodige voorzichtigheid worden gebruikt, omdat bij al te voortvarend gebruik onomkeerbaar informatieverlies kan optreden. Opname in PDF schil Formaat: PDF/A-1b In grijswaarden of kleur gescande documenten: Geen compressie Toegestane compressie: JPEG, MRC met JPEG compressie en ZIP Zwart-wit gescande documenten: Toegestane compressie CITT group 4, JBIG2 en ZIP Losse afbeeldingen Kleur of grijswaarden: Afbeeldingen zonder compressie kleur of grijswaarden: TIFF 6.0 baseline (exclusief Image Piramid en multipage functionaliteit22) Afbeeldingen met lossless compressie: JPEG 2000 part 1 lossless Afbeeldingen met lossy compressie: JPEG, JPEG 2000 part 1 lossy Zwart-wit: TIFF CITT Group 4 Ingedeeld naar soort document wordt het volgende geadviseerd: Soort document Bitdiepte Aanbevolen bestandsformaat (geen volgorde van voorkeur) Zonder betekenisvolle kleur Niet vergeeld Zonder foto s of fijne illustraties Zwart-wit (1 bit) TIFF CITT Group 4 PDF/A-1b CITT Group 4 PDF/A-1b JBIG2 Zonder betekenisvolle kleur Vergeeld Foto s of fijne illustraties Grijswaarden (8 bits) TIFF uncompressed JPEG compressie ratio 1:1024 JPEG 2000 lossless of lossy (compressie ratio 1:20)25 PDF/A-1b JPEG PDF/A-1b MRC met JPEG compressie PDF/A-1b ZIP Document met betekenisvolle kleurinformatie Kleur (24 bits) TIFF uncompressed JPEG compressie ratio 1:10 JPEG 2000 lossless of lossy (compressie ratio 1:20) PDF/A-1b JPEG 6
Grootformaat (>A3) grijs of kleur Grijswaarden (8 bits) of kleur (24 bits) PDF/A-1b MRC met JPEG compressie PDF/A-1b ZIP JPEG 2000 lossy (compressie ratio 1:20 of meer)26 JPEG compressie ratio 1:10 of meer27 PDF/A-1b JPEG PDF/A-1b MRC met JPEG compressie Kwaliteitseisen: Scannen met behoud van inhoud, vorm en structuur (juiste schaal); Scannen in zwart-wit, tenzij kleur van belang is; Resolutie: 300dpi, bitdiepte 24. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 dpi niet is gewaarborgd; Scannen met OCR; Scanning in JPEG gecomprimeerd tot maximaal 70%. Als eindproduct wordt het bestandsformaat PDF-A-1b gevraagd ; Volledig scannen (aantal papieren bladzijden = aantal digitale bladzijden); Dubbelzijdig scannen; Blanco pagina s verwijderen. Geen zwarte randen als gevolg van uitvulling; De in hoofdstuk 1 en 2 vermelde technische specificaties en eisen zijn minimale voorwaarden. Nieuwe updates en/of software dienen dan ook minimaal aan deze voorwaarden te voldoen. 7
3 Procedurele eisen 3.1 Eisen aan de scanomgeving De scanwerkzaamheden zullen worden uitgevoerd in een gecontroleerde omgeving. Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de scanvoorziening en de omgeving waarin deze is geplaatst. Er zal een lijst worden opgemaakt wie deze geautoriseerde medewerkers zijn en wijzigingen in autorisaties zullen in de lijst worden bijgehouden. De medewerkers scanning zullen niet alleen een technische training dienen te krijgen, maar horen ook op de hoogte te zijn van de achtergrond van de gevolgde procedures. De scanomgeving is afsluitbaar. 3.2 Eisen aan de scanprocedure De scanwerkzaamheden worden opgesplitst: de voorbereiding, het scannen zelf en de controle van de gedigitaliseerde bescheiden zullen worden uitgevoerd door afzonderlijke medewerkers, volgens een formeel beschreven stramien. In de beschrijving van het scanproces is weergegeven welke werkzaamheden er in het kader van het registreren en scannen van te scannen documenten worden verricht en door wie. Enkele definities: Aantal pagina s: Batch: Eenheid: VVV-stukken: het aantal bedrukte zijdes; een tweezijdig bedrukt vel telt als twee pagina's. een verzameling van eenheden van samenhangende documenten. een verzameling van samenhangende documenten, gescheiden door een voorloopvel/scheidingsblad. Voorbeeld: een document met eventuele bijlagen. voor vernietiging vatbare stukken. Overzicht stappen scanprocedure: 8
Voorbereiding 1 Ontvangen post 2 Registreren post 3 Invullen geleidebrief 4 Overdragen aan scanpartij Scannen 5 Controleren aangeboden documenten 6 Scannen Controle Eerste 7 kwaliteitscontrole 8 Aanvullen geleidebrief 9 Tweede kwaliteitscontrol e Voortgang 10 Inlezen in een DMS/RMA 11 Toewijzen werklijst 12 Archiveren 13 Vernietigen analoog bestand 9
3.2.1 De voorbereiding: 3.2.1.1 Ontvangen post/inkomende documenten De ontvangen post 1 wordt geopend en uitgepakt. De post wordt per eenheid samenhangende documenten registratieklaar gemaakt en ontniet. De documenten kleiner dan A4 worden op een A4 vel geplakt en het vel wordt gekopieerd. Vervolgens worden de samenhangende documenten per eenheid met een paperclip bij elkaar gehouden. Medewerker DIV Waarheen Registreren post 3.2.1.2 Registreren post In een DMS/RMA worden documentnummers gereserveerd. Vervolgens worden barcode-stickers geprint en geplakt op het eerste document van een samenhangende eenheid. De samenhangende documenten worden per eenheid geregistreerd in een DMS/RMA. In de Scanfase wordt van een initierend document meteen een nieuw zaakdossier aangemaakt in een DMS/RMA. Indien het een vervolgdocument betreft, wordt het aan een bestaand zaakdossier toegevoegd. In de Hybride en de Digitale fase verricht DIV een basisregistratie. Via het veld Bundeling worden de bij elkaar horende documenten van een gelijkluidend kenmerk voorzien. De inhoudelijke registratie geschiedt door de behandelende afdeling. Met behulp van voorloopvellen wordt een scheiding aangebracht tussen de verschillende eenheden van samenhangende documenten. Medewerker DIV Waarheen Invullen geleidebrief 3.2.1.3 Invullen geleidebrief (bijlage 1.) Op de geleidebrief wordt de naam van de medewerker berichtenregistratie genoteerd, alsmede de datum en tijd van de registratie van een batch aan documenten. Per batch worden het aantal eenheden en het totaal van de beschreven/bedrukte pagina's per batch geteld. Deze aantallen worden genoteerd op de geleidebrief. Tevens worden eventuele bijzonderheden, zoals storingen, foutmeldingen etc.) vermeld. Medewerker DIV Waarheen Overdragen aan scanpartij 3.2.1.4 Overdragen aan scanpartij Iedere batch wordt met de erbij behorende geleidebrief overgedragen aan het aanbiedingspunt scanpartij. 1 Ontvangen post: alle inkomende documenten voor het werkproces. 10
Medewerker DIV Waarheen Controleren aangeboden documenten 3.2.2 Scannen 3.2.2.1 Controleren aangeboden documenten De medewerker scanning controleert de aangeboden eenheden op volledigheid, waarbij het aantal op de geleidebrief wordt vergeleken met het daadwerkelijk aantal aangeboden eenheden. Bij afwijkende aantallen van de aangeboden eenheden wordt telefonisch contact opgenomen met de medewerker berichtenregistratie. Indien in orde wordt het voor scanning geaccepteerd. Medewerker Scannen Waarheen Scanning 3.2.2.2 Scanning De in orde bevonden batch wordt gescand met apparatuur en software volgens de afgesproken specificaties. De scans worden op de server van de gemeente Nijmegen geplaatst. Zie voor de wijze van verwerking van de scans bijlage 2. 3.2.3 Controle 3.2.3.1 Eerste kwaliteitscontrole De scanner verzorgt een visuele kwaliteitscontrole. De kwaliteitscontrole omvat een controle op een aantal onderdelen: * zijn alle pagina's gescand? * zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand? * zijn de pagina's volledig gescand? * zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)? * zijn de pagina's leesbaar? De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. De visuele controle is steekproefsgewijs. Medewerker Scannen Waarheen kwaliteitscontrole Wanneer de scans niet in orde zijn bevonden bij de interne controle worden de desbetreffende eenheden (of de hele batch, als dit in zijn geheel niet voldoende in orde is) opnieuw gescand door de Medewerker Scannen. Bij een foutpercentage van 1% of meer is het raadzaam om de gehele 11
batch opnieuw te scannen. (NB er wordt nooit één of enkele pagina s bijgescand. Dit is verboden. Altijd wordt een hele eenheid - opnieuw - gescand). Medewerker Scannen Waarheen Aanvullen geleidebrief 3.2.3.2 Aanvullen geleidebrief Wanneer de scans in orde zijn bevonden noteert de Medewerker Scannen, datum en tijd van de controle op de geleidebrief en er wordt geparafeerd. De volledige set documenten wordt met de geleidebrief naar een tweede controlepunt gestuurd. Conform de Nadere regels dient controle altijd gedaan te worden door een andere medewerker dan degene die gescand heeft. Om een controle te hebben die aan deze eis uit de Nadere regels voldoet vindt een zorgvuldige tweede controle plaats. Medewerker Scannen Waarheen Tweede kwaliteitscontrole 3.2.3.3 Tweede kwaliteitscontrole scanning Alle scans worden onderworpen aan de kwaliteitscontrole. De controle omvat een controle op een aantal onderdelen: * zijn alle pagina's gescand? * zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand? * zijn de pagina's volledig gescand? * zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)? * zijn de pagina's voldoende leesbaar en voldoende contrastrijk gescand? Bij onjuistheden/onvolledigheden in de scanning wordt contact opgenomen met de scanmedewerker die de scanning over dient te doen. Er wordt gecontroleerd of de geleidebrief volledig en juist is ingevuld. Bij onjuistheden in de geleidebrief wordt telefonisch contact opgenomen met de scanmedewerker. Bij positief resultaat worden naam, datum en tijd van de tweede controle genoteerd op de geleidebrief. 12
Uitvoerder tweede scancontrole (NB is andere medewerker dan de medewerker die gescand heeft) Waarheen Inlezen in een DMS/RMA 3.2.4 Voortgang digitale documentenstroom en route analoge documenten 3.2.4.1 Inlezen in een DMS/RMA De gescande documenten worden met de 'directory scan' in een DMS/RMA opgeslagen in PDFa formaat inclusief OCR. Dit gebeurt op dezelfde dag als de scanning. Er wordt gecontroleerd op juiste migratie van de data vanaf de server naar een DMS/RMA. De bestanden in de directory blijven 6 dagen bewaard in verband met mogelijke herstelprocedure bij foute migratie van data naar corsa. De documenten worden in 2-voud opgeslagen: het origineel en een archiefexemplaar Het originele bestand wordt altijd meteen opgeslagen. Ingekomen documenten worden gescand in pdf, Jpeg of tiff-formaat. Dit is het origineel. Bij interne en uitgaande documenten wordt het origineel in het oorspronkelijk formaat opgeslagen:.doc (Word), xls (Excel), etc... Het archiefbestand wordt opgeslagen na het ocr- en indexeringsproces. Een Archiefbestand is de niet-wijzigbare versie (in.pdfa-formaat) van een DMS 2006 Origineel bestand en voldoet aan de vereisten voor elektronische archivering en documentbeveiliging. Medewerker DIV Waarheen Toewijzen werklijst 3.2.4.2 Toewijzen werklijst De documenten van een werkproces worden in een DMS/RMA toegewezen aan de werklijst van het bureau dat het desbetreffende werkproces uitvoert. Op de geleidebrief worden naam, datum en tijd van het toewijzen aan de werklijst genoteerd en er wordt geparafeerd. Medewerker DIV Waarheen Archiveren 3.2.4.3 Archiveren De volledige batch analoge documenten wordt met de set geleidebrieven opgeborgen in de archiefruimte en de batches analoge documenten zullen daar gedurende minimaal 1 maand en maximaal 3 maanden bewaard blijven. 13
Medewerker DIV Waarheen Vernietigen analoog bestand 3.2.4.4 Vernietigen analoge bestanden De bewaarde analoge bestanden worden ter vernietiging aangeboden. Vernietiging gebeurt volgens dezelfde wijze als het aanbieden van VVV-stukken aan het vernietigingsbedrijf. 2 Op het geleideformulier worden naam, datum en tijd ingevuld van de actie vernietiging. Medewerker DIV 3.3 Aanvullende bepalingen Naast de standaard eerste en tweede controle moet gelegenheid worden geboden voor controle in de scanruimte door de gemeentelijke Archiefinspectie. Deze controles kunnen onaangekondigd gebeuren. De medewerker scanning en de tweede controleur zullen verantwoording afleggen over hun handelen. Er zal dagelijks een geleideformulier (zie bijlage 1. ) worden ingevuld zodat duidelijk is dat er gewerkt is conform de richtlijnen door de op die dag werkzame personen in de voorbereiding, tijdens het scannen en bij de controle. De ingevulde geleideformulieren (incl. vermelding van eventuele bijzonderheden storingen, foutmeldingen etc.) vormen samen een logboek. Mochten medewerkers in de organisatie constateren dat gescande documenten niet voldoen de gestelde eisen, dan zal het document nogmaals gescand worden. Medewerkers dienen dan zo spoedig mogelijk contact op met de scanpartij. Opnieuw scannen kan alleen plaatsvinden als de klacht arriveert binnen een maand na opberging van de analoge documenten in het archief. Voor deze opnieuw te scannen documenten gaat de procedure opnieuw van start vanaf stap 3.2.1.3 Invullen geleidebrief. Ook gaat opnieuw een termijn van 1 maand van start voor het bewaren van de opnieuw te scannen analoge documenten. Er is geen nieuwe barcode nodig, er is immers al een nummer in een DMS/RMA gereserveerd en het eerste document binnen de eenheid heeft de corresponderende barcode. De oude foutieve scans worden bewaard, de nieuwe scans worden opgeslagen als de gebruiksexemplaren. (laatste versie) 2 Procedureel is de vernietiging anders dan bij de VVV-stukken. Er worden geen vernietigingslijsten gemaakt en aan het RAN ter visie aangeboden. Vernietiging is geoorloofd op grond van de substitutieverklaring en zo lang als deze substitutieverklaring van kracht blijft. 14
Bijlage 1. Geleideformulier scannen Gemeente Nijmegen batchnummer... stap1: voorbereiden stap2: scannen stap3: 1e controle stap4: 2e controle stap5: distributie stap6: vernietigen uit te voeren door uit te voeren door uit te voeren door uit te voeren door DIV uit te voeren door DIV uit te voeren door DIV scanpartij scanpartij andere(n) dan scanpatij naam naam naam naam naam naam datum tijd datum tijd datum tijd datum tijd datum tijd datum tijd aantal eenheden totaal aantal pagina's per batch aantal eenheden totaal aantal pagina's per batch aantal eenheden totaal aantal pagina's per batch aantal eenheden totaal aantal pagina's per batch aantal eenheden totaal aantal pagina's per batch aantal eenheden totaal aantal pagina's per batch paraaf verwerking paraaf verwerking paraaf verwerking paraaf verwerking paraaf verwerking paraaf verwerking opmerkingen versie 0.1 bron: versie 0.1 bron:
Bijlage 2. Verwerking scans De scans worden op de volgende wijze verwerkt: 1. Scan-Folder Een scanmedewerker scant de documenten naar de Scan-folder. Als een scan-batch volledig is afgerond zet scanmedewerker de documenten door naar een Batch-folder. De Scan-folder is nu weer leeg en staat klaar voor de volgende batch. 2. Batch-Folder In de Batch-folder worden door de scanmedewerker van de Scan-folder de gescande documenten per batch geplaatst. De Batch-folder bevat sub-folders per dag-per batch dus bv 11032008_Batch001. Deze batches in deze folders kunnen bewaard worden zolang dat nodig wordt geacht (wel rekening houden met beschikbare schijfruimte). 3. Proces-Folder Om de scans daadwerkelijk in een DMS/RMA te verwerken dient een kopie gemaakt te worden van de documenten in een Batch-subfolder (bv 11032008_Batch001) naar de Proces-folder. Het overzetten van de batches van de Batch-folder naar de Proces-folder doet een medewerker van Gem.Nijmegen. Deze folder kent verder geen subfolders. Er kunnen meerdere batches tegelijkertijd verwerkt worden. Nadat de documenten in een DMS/RMA verwerkt zijn kan de Proces-folder worden leeggemaakt. Desgewenst kan een DMS/RMA dit automatisch doen. 16