Bijlage III. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen - backlog

Transcriptie

1 Bijlage III Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen - backlog april 2013

2 Inhoudsopgave 0 Algemeen 3 1 Technische voorzieningen m.b.t. de scanvoorziening Technische specificaties scanapparatuur Minimum hardware eisen Server Ondersteuning besturingssysteem Server Aanbevolen hardware eisen Cliënt Ondersteuning besturingssystemen Cliënt 5 2 Technische eisen te stellen aan het bestandsformaat 6 3 Procedurele eisen en scanvoorbereiding Eisen aan de scanruimte Eisen aan het personeel Eisen aan de scanprocedure en overige eisen De voorbereiding 9 4 Het scannen zelf 10 5 Levering van de scans aan OG en terugreis analoge dossiers Levering scans aan OG Terugreis analoge dossiers 11

3 A L G E M E E N 0 Algemeen De Nadere Regels rondom digitale archivering, vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Nijmegen, hierna de Nadere Regels genaamd, schrijft voor dat in een protocol wordt vastgelegd volgens welke scanprocedure en onder welke waarborgen analoge archiefbescheiden dienen te worden gesubstitueerd. Er zijn twee protocollen te onderscheiden: het Generiek scanprotocol: dit voorziet in het bovenstaande voor zover het betreft de substitutie van actuele procesdocumenten. het Generiek scanprotocol backlog: dit voorziet in het bovenstaande voor zover het betreft de substitutie van reeds bestaande analoge dossiers door een andere partij dan de archiefvormer. Het voorliggende document is het Generiek scanprotocol backlog. Een nadere detaillering van dit protocol is eventueel beschikbaar in de vorm van een werkinstructie. Het specifieke eindresultaat van de substitutiewerkzaamheden voortvloeiend uit dit protocol is dat originele analoge documenten inclusief hun metadata als scans in zaakdossiers in een NEN gecertificeerde DMS/RMA zijn opgeslagen. De scans vervangen de originele analoge documenten en worden de originele documenten. De analoge documenten worden na het verkrijgen van een officiële substitutieverklaring vernietigd. 3

4 T E C H N I S C H E V O O R Z I E N I N G E N M. B. T. D E S C A N V O O R Z I E N I N G 1 Technische voorzieningen met betrekking tot de scanvoorziening 1.1 Technische specificaties scanapparatuur Hoge scansnelheid tot maximaal 90 ppm in zwart-wit en 50 ppm in kleur Tot maximaal A0 scannen Scankwaliteit tot minimaal 600 dpi MultiStream -technologie Detectie van dubbele invoer en nietjes Mogelijkheid van lezen en scannen dubbelzijdig bedrukte pagina s Automatisch verwijderen lege pagina s 1.2 Minimum hardware eisen - Server Processor: Pentium 4 processor, or equivalent System memory: 1 Gbyte or more Disk space: 1.3 Gbytes on any local drive, plus 300 Mbytes available on your local C: drive Display: 1024 x 768 with 16 bit color, small fonts; 24 bit color is recommended for the best viewing of online Help USB port: Kofax Capture hardware key (not required if installing with the softwarebased licensing option) NIC: 100 Mbps 1.3 Ondersteuning besturingssysteem - Server Windows 2000 Server with Service Pack 4 Windows Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Standard x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Datacenter Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Datacenter x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Premium Edition with Service Pack Aanbevolen hardware eisen - Client Processor: Pentium 4 processor, or equivalent System memory: 1 Gbyte or more Disk space: 680 Mbytes or more on any local drive, plus 300 Mbytes or more available on your local C: drive or wherever your operating system is installed, for installation files, temporary files, and working space during processing Display: 1024 x 768 with 24 bit color, small fonts; 24 bit color is recommended for the best viewing of online Help Parallel port: Enhanced Bar Code Engine hardware key (optional) USB port: RecoStar Professional hardware key (optional) Printer: 600 DPI to support the Separator Sheet Utility (optional) NIC: 100 Mbps or higher 4

5 1.5 Ondersteuning besturingssystemen - Client Windows 2000 Professional with Service Pack 4 Windows 2000 Server with Service Pack 4 Windows XP Professional with Service Pack 2 Windows XP Professional x64 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Standard x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise Edition with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Server 2003 Enterprise x64 Edition (64-Bit) R2 with Service Pack 2 Windows Server 2003 Datacenter Edition with Service Pack 1 Windows Server 2003 Datacenter x64 Edition (64-Bit) with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Standard Edition with Service Pack 1 Windows Small Business Server 2003 Premium Edition with Service Pack 1 Windows Vista Business Edition Windows Vista Business x64 (64-Bit) Edition 5

6 T E C H N I S C H E E I S E N T E S T E L L E N A A N H E T B E S T A N D S F O R M A A T 2 Technische eisen te stellen aan het bestandsformaat Voor gedigitaliseerde documenten is er de keuze tussen opname van de afbeeldingen in een PDF schil of opslag als losse afbeeldingen. De keuze voor één van deze twee methodes hangt af van functionele aspecten (zijn bij beschikbaarstelling losse afbeeldingen of PDF s praktischer) en beheersaspecten (beschikbare opslagruimte, ICT beheer van afbeeldingen en structuur metadata). Omdat PDF s gemaakt van afbeeldingen de neiging hebben vrij zwaar te worden (zeker bij omvangrijke documenten, full color en grijswaarden documenten of grootformaat documenten) is er de mogelijkheid de afbeeldingen (extra) te comprimeren en of te downsamplen (resolutie verlagen). Deze mogelijkheid moet echter met de nodige voorzichtigheid worden gebruikt, omdat bij al te voortvarend gebruik onomkeerbaar informatieverlies kan optreden. Opname in PDF schil Formaat: PDF/A-1b In grijswaarden of kleur gescande documenten: Geen compressie Toegestane compressie: JPEG, MRC met JPEG compressie en ZIP Zwart-wit gescande documenten: Toegestane compressie CITT group 4, JBIG2 en ZIP Losse afbeeldingen Kleur of grijswaarden: Afbeeldingen zonder compressie kleur of grijswaarden: TIFF 6.0 baseline (exclusief Image Piramid en multipage functionaliteit22) Afbeeldingen met lossless compressie: JPEG 2000 part 1 lossless Afbeeldingen met lossy compressie: JPEG, JPEG 2000 part 1 lossy Zwart-wit: TIFF CITT Group 4 Ingedeeld naar soort document wordt het volgende geadviseerd: Soort document Bitdiepte Aanbevolen bestandsformaat (geen volgorde van voorkeur) Zonder betekenisvolle kleur Niet vergeeld Zonder foto s of fijne illustraties Zwart-wit (1 bit) TIFF CITT Group 4 PDF/A-1b CITT Group 4 PDF/A-1b JBIG2 Zonder betekenisvolle kleur Vergeeld Foto s of fijne illustraties Grijswaarden (8 bits) TIFF uncompressed JPEG compressie ratio 1:1024 JPEG 2000 lossless of lossy (compressie ratio 1:20)25 PDF/A-1b JPEG PDF/A-1b MRC met JPEG compressie PDF/A-1b ZIP Document met betekenisvolle kleurinformatie Kleur (24 bits) TIFF uncompressed JPEG compressie ratio 1:10 JPEG 2000 lossless of lossy (compressie ratio 1:20) PDF/A-1b JPEG 6

7 Grootformaat (>A3) grijs of kleur Grijswaarden (8 bits) of kleur (24 bits) PDF/A-1b MRC met JPEG compressie PDF/A-1b ZIP JPEG 2000 lossy (compressie ratio 1:20 of meer)26 JPEG compressie ratio 1:10 of meer27 PDF/A-1b JPEG PDF/A-1b MRC met JPEG compressie Kwaliteitseisen: Scannen met behoud van inhoud, vorm en structuur (juiste schaal); Scannen in zwart-wit, tenzij kleur van belang is; Resolutie: 300dpi, bitdiepte 24. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 dpi niet is gewaarborgd; Scannen met OCR; Scanning in JPEG gecomprimeerd tot maximaal 70%. Als eindproduct wordt het bestandsformaat PDF-A-1b gevraagd ; Volledig scannen (aantal papieren bladzijden = aantal digitale bladzijden); Dubbelzijdig scannen; Blanco pagina s verwijderen. Geen zwarte randen als gevolg van uitvulling; De in hoofdstuk 1 en 2 vermelde technische specificaties en eisen zijn minimale voorwaarden. Nieuwe updates en/of software dienen dan ook minimaal aan deze voorwaarden te voldoen. 7

8 P R O C E D U R E L E E I S E N E N S C A N V O O R B E R E I D I N G 3 Procedurele eisen en scanvoorbereiding Op operationeel niveau benoemen de ON en OG contactpersonen en plaatsvervangende contactpersonen. Deze contactpersonen onderhouden met elkaar contact op operationeel niveau. Daarnaast gelden eisen die in de paragrafen 3.1 tot en met 3.3 worden beschreven. 3.1 Eisen aan de scanruimte Onder de scanruimte wordt verstaan: de ruimte waarin de scanprocedure, zoals hierna beschreven, plaatsvindt. De ON draagt er zorg voor dat deze ruimte aan de volgende eisen voldoet: 1. Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers van de OG en de ON hebben toegang tot de scanruimte. 2. De OG en de ON stellen een namenlijst op van deze toegangsbevoegde medewerkers. Van tussentijdse wijzigingen stellen de OG en de ON elkaar per mail op de hoogte. De lijst is altijd actueel (zie voor een voorbeeld van deze namenlijst: bijlage 1 van de Werkinstructie). 3. Bovengenoemde lijst wordt bewaard in het archief van de OG en in het archief van de ON. 4. De scanruimte is met een slot afsluitbaar en is altijd afgesloten tenzij er toegangsbevoegde medewerkers werkzaam zijn. 3.2 Eisen aan het personeel De scanmedewerkers van de ON zijn op maat technisch geschoold en zijn op de hoogte van de achtergrond van te volgen procedures. 3.3 Eisen aan de scanprocedure en overige eisen Het scannen is onderverdeeld in drie stappen: - het voorbereiden van het scannen, - het scannen zelf, - het controleren van de scans. Elke stap wordt uitgevoerd door telkens andere medewerkers, volgens een formeel beschreven stramien. Er moeten zodanige voorzorgsmaatregelen getroffen worden dat de te scannen analoge dossiers (voortaan dossiers genaamd) tijdens het verblijf buiten de archiefruimte van de OG niet worden: - ontvreemd, - beschadigd, - ingezien door functioneel onbevoegden. 3.4 De voorbereiding De voorbereiding is onder te verdelen in drie stappen: 1. Het transport: heenreis; 2. De intakecontrole en bewaring; 3. Het voorbereiden van het scannen. Toelichting: 8

9 Aangenomen dat de dossiers op een locatie verblijven die niet de locatie is waar de scanruimte is gesitueerd moeten de dossiers verhuisd worden: - Vóór het scannen: van archiefruimte OG -> naar scanruimte ON 1. - Nà het scannen: van scanruimte ON -> naar archiefruimte OG 2. Zowel de heenreis als de terugreis moet voorbereid en uitgevoerd worden. Daarbij moet rekening worden gehouden met de eis dat op elk moment dus vanaf start tot en met het einde van het scanproject - reconstrueerbaar is én blijft wat de verblijfplaats van elk dossier en elke (verhuis)doos is. Op dossier- en doosniveau blijft alles dus reconstrueerbaar. 1 Voortaan heenreis genaamd. 2 Voortaan terugreis genaamd. 9

10 4 Het scannen zelf Het scannen zelf is onder te verdelen in vier stappen: 1. Het controleren van het aantal te scannen bladzijden; 2. Het scannen zelf; 3. Het controleren van de kwaliteit van de scans door de ON; 4. Het controleren van de kwaliteit van de scans door de OG. Ten aanzien van de kwaliteitscontrole zowel door ON als door OG geldt dat op de volgende aspecten gecontroleerd moet worden: 1. Zijn alle bladzijden gescand? 2. Zijn de eenheden qua bladzijden in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige bladzijden ook in de juiste volgorde gescand? 3. Zijn de bladzijden volledig gescand? 4. Zijn de bladzijden 'recht' gescand (juiste bladspiegel)? 5. Zijn de bladzijden voldoende leesbaar en voldoende contrastrijk gescand? De Nadere regels schrijft voor dat een kwaliteitscontrole verricht moet worden door een andere medewerker van de ON dan degene die het betreffende dossier gescand heeft. Naast de kwaliteitscontroles tijdens en na het scannen moet de ON aan de OG gelegenheid bieden tot controle in de ruimten van de ON waar de scanprocedure wordt doorlopen. Deze controles kunnen onaangekondigd plaatsvinden. 10

11 5 Levering van de scans aan OG en terugreis analoge dossiers 5.1 Levering van scans De ON heeft de volgende rol bij de levering: 1. Levert de scans volgens de afgesproken eisen aan op mobiele harddisks; 2. Bewaart een kopie van de geleverde scans op zijn netwerk gedurende één maand na levering; 3. Vernietigt, tenzij de OG schriftelijk verzoekt dit nog niet te doen, de bestanden na drie maanden op het netwerk; 4. Overlegt een schriftelijke verklaring aan de OG dat deze vernietiging heeft plaats gevonden. De OG heeft de volgende rol bij de levering: 1. Importeert de scans in een NEN 2082-gecertificeerde DMS/RMA; 2. Controleert of de migratie van de data vanaf de mobiele harddisk naar de NEN gecertificeerde DMS/RMA succesvol verloopt; 3. Bewaart de bestanden op de mobiele harddisk gedurende drie weken na datum van migratie. Dit met het oog op een eventueel herstel; 4. Retourneert na deze drie weken de mobiele harddisk aan de ON en laat de ON deze vernietigen; 5. Ziet er op toe dat de ON een schriftelijke verklaring van deze vernietiging overlegt. 5.2 Terugreis analoge dossiers De terugreis van de analoge dossiers vindt mutatis mutandis op dezelfde wijze plaats als deze op de heenreis plaatsvond en onder dezelfde waarborgen. 11