Versterken sturing en beheersing waterschapsprojecten Evaluatie twee grote projecten Toine van Helden, Bart Remmen, Paulien Geerdink 28 september 2011
Inhoud Aanleiding en doel onderzoek Afbakening projectverloop Verantwoordelijkheden rond het onderzoek Procesverloop in beeld (hoe gedaan) Analyse (hoe ingericht) De hoofdconclusies Contextgerelateerde conclusies Projectgerelateerde conclusies Aanbevelingen
Aanleiding en doel onderzoek Aanleiding: Budgetoverschrijdingen op projecten Tungelroysebeek en Oude Graaf Doel: Lering trekken uit het procesverloop van beide projecten Door nader inzicht in verloop beide projecten en specifiek in de feiten, gebeurtenissen en omstandigheden die ten grondslag hebben gelegen aan de budgetoverschrijdingen Aanbevelingen voor versterken sturen en beheersen projecten
Afbakening projectverloop Herinrichting en sanering Tungelroysebeek, Oost en West: vanaf de start van fase 3 volgens DB-besluit van 25 oktober 2006 tot besluit tot extern onderzoek (11 juni) Oude Graaf: Retentie, Verdrogingsbestrijding en Herinrichting, fase 1 vanaf de start, zoals gemarkeerd door het DB-besluit van 23 november 2005 tot besluit tot extern onderzoek
Verantwoordelijkheden Formeel opdrachtgever Gedelegeerd opdrachtgever Klankbordgroepen bij uitvoeren onderzoek Besluitvormer over aanbevelingen eindrapport Dagelijks bestuur Dijkgraaf en secretaris-directeur Dagelijks bestuur en senioren algemeen bestuur Dagelijks bestuur met instemming van het algemeen bestuur, daartoe geadviseerd door commissie Bestuur, Communicatie, Waterkering, Veiligheid en Middelen
Procesverloop in beeld Gekeken vanuit de bril van AB en DB, naar: Voorstellen/besluiten Rapportages (begroting, jaarstukken, beraps) Schematisch in beeld gebracht: Beelden, in de vorm van samenvattingen van documenten Nadere analyse financieel verloop
Analyse Beide projecten samen, aan de hand van thema s: 1. De projectresultaten 2. De projectinformatie al dan niet verstrekt aan DB en AB 3. Het Projectstatuut 4. De projectsturing door DB en AB 5. De projectorganisatie 6. De dagelijkse projectsturing en beheersing in relatie tot het beschikbare krediet 7. De financiële sturing en beheersing 8. De archivering Context
De hoofdconclusies Veel is goed gegaan, maar toch valt er veel te leren Het primaire aangrijpingspunt voor versterking van de sturing en beheersing van projecten ligt bij de ambtelijke organisatie De voorstellen voor besluitvorming in DB en AB waren niet helder genoeg op de kernpunten Er is in de projecten te weinig strategisch en financieel vooruitgedacht
Context-gerelateerde conclusies 1. Er is noodzaak om de sturing en beheersing van projecten te versterken, ook al zou er geen sprake zijn van overschrijdingen 2. De kwaliteit van de projectvoering van beide projecten doet in totaliteit niet onder voor hetgeen gebruikelijk is bij grote projecten van andere waterschappen/overheidsorganisaties 3. Het bestuur geeft geen eenduidige sturingssignalen aan de ambtelijk opdrachtgever en aan projectleiders a. Het huidige bestuur stuurt (impliciet) sterker op geld dan vorige besturen b. Het bestuur blijft ook sturen op kwaliteit en zorgvuldigheid c. Overschrijdingen zijn geen nieuw verschijnsel 4. Het bestuur lijkt ook met een minder inhoudelijke en meer politieke bril te kijken en daardoor scherper te oordelen dan voorgaande besturen over dezelfde projecten deden.
Project-gerelateerde conclusies (1) Thema 1: de projectresultaten 1. Er zijn goede resultaten bereikt Thema 2: De projectinformatie die (al dan niet) is verstrekt aan het DB en AB 2. De kerninformatie was onvoldoende helder 3. Doelen zijn stilzwijgend ambitieuzer geworden
Project-gerelateerde conclusies (2) Thema 3: het Projectstatuut 4. Het Projectstatuut is goed, maar kan beter Thema 4: de projectsturing door het DB en het AB 5. Het aangrijpingspunt voor versterking van de sturing en beheersing van projecten ligt niet primair aan de bestuurlijke zijde 6. Toch zal ook het DB zijn eigen rol scherp moeten invullen
Project-gerelateerde conclusies (3) Thema 5: de projectorganisatie 7. Projectleiders willen schapen met vijf poten zijn 8. Projectleiders kunnen geen schapen met vijf poten zijn 9. De rol van ambtelijke opdrachtgever verdient aanscherping 10. De rol van de coördinator kan onbedoelde uitwerking hebben op de verantwoordelijkheid die de projectleider neemt (en de opdrachtgever) 11. Er is in de projecten te weinig strategisch vooruitgedacht 12. De projectoverdracht is in de praktijk risicovol
Project-gerelateerde conclusies (4) Thema 6: de dagelijkse projectsturing en beheersing in relatie tot het beschikbare krediet 13. Externe (niet-beïnvloedbare) factoren verklaren niet alles 14. De grens tussen beïnvloedbare en nietbeïnvloedbare factoren is lastig te bepalen 15. Er zijn zeker gebeurtenissen geweest die hadden moeten worden vermeden 16. Toch is heel veel in de dagelijkse sturing en beheersing goed gegaan
Project-gerelateerde conclusies (5) Thema 7: de financiële sturing en beheersing 17. Het financiële inzicht schoot tekort 18. Het financiële inzicht bleef tekort schieten 19. De projectleider is verantwoordelijk voor het bieden van financieel inzicht en kan niet verwijzen naar anderen 20. De projectleider had zijn financiële organisatie zorgvuldiger moeten regelen 21. Onduidelijkheden over de kwaliteit van de projectleiderstool zijn onnodig blijven bestaan
Project-gerelateerde conclusies (6) Thema 8: de projectarchivering 22. De dossiers waren niet voldoende ondersteunend aan het beheersen van de kernvariabelen van het project.
Adviezen (1) 1. Zie als bestuur toe op de realisatie van het bestuurlijke standpunt over dit rapport 2. Wees als bestuur bewust van de signalen die nodig zijn in de richting van de ambtelijke organisatie 3. Behoud het Projectstatuut, maar scherp het aan en actualiseer het
Adviezen (2) 4. Scherp het projectstatuut (en de werkwijze) aan a. Creëer absolute helderheid in de geldende besluitvorming b. Benoem maatregelen ter benutting van kansen en beheersing van risico s c. Maak wijzigingen in besluitvorming en de nieuwe kernvariabelen inzichtelijk d. Versterk de besluitvorming e. Versterk de rapportagevorm f. Institutionaliseer het leren van ervaringen.
Adviezen (3) 5. Versterk de projectorganisatie (binnen het bestaande statuut) a. Vul het ambtelijk opdrachtgeverschap krachtig in b. Stel een projectgroep in c. Creëer mee- en tegendenkkracht d. Stel een plaatsvervangend projectleider aan e. Zorg voor het juiste samenspel van competenties f. Laat de integrale verantwoordelijkheid uitdrukkelijk bij de projectleider liggen.
Adviezen (4) 6. Versterk de kernbesluiten (binnen het bestaande statuut) a. Formuleer de kernbesluiten voortaan scherper b. Maak een inhaalslag door alle lopende projecten te voorzien van aangescherpte kernbesluiten. 7. Denk per project vooruit a. Eerst denken, dan doen b. Maak vooraf de juiste interne afspraken.
Adviezen (5) 8. Heb oog voor het faciliteren van projectleiders a. Denk na over de projectleiderstool als hulpmiddel b. Zorg voor heldere verantwoordelijkheidsverdeling tussen projectleider en de Financiële Administratie 9. Wees voorzichtig met het opstarten van nieuwe projecten en sluit projecten tijdig af
Vragen?