Telewerkregeling CIZ 1 Inleiding Telewerken komt in Nederland steeds vaker voor. Uit het oogpunt van zowel aantrekkelijk werkgeversschap als efficiëntie en kostenbeheersing wil het CIZ haar medewerkers meer ruimte bieden om vanuit huis te werken. Telewerken biedt voor zowel de werknemers als CIZ de nodige voordelen: - Werknemers krijgen meer regelruimte om werk en privé te combineren; - Werknemers hoeven minder te reizen en zijn minder locatiegebonden; - Er kan kostenbesparing op huisvesting plaatsvinden. Definitie Telewerken betekent dat men met gebruik van computers en telecommunicatie arbeid flexibiliseert naar tijd en plaats. Het werk wordt door medewerkers buiten de bedrijfsruimte verricht, waarbij gebruikt gemaakt wordt van informatie- en communicatietechnologie om de geografische afstand te overbruggen. Voor wie? Telewerken is in principe voor iedere medewerker in dienst van CIZ mogelijk mits deze medewerker geen taken heeft waarbij fysieke aanwezigheid op de locatie noodzakelijk is. De medewerker overlegt met zijn/haar leidinggevende over de mogelijkheden. Of de medewerker daadwerkelijk kan gaan thuis- of telewerken is ter beoordeling van de leidinggevende. Varianten: Het CIZ onderscheidt vier gradaties in het telewerken: 1. Webmail: Alle medewerkers van CIZ hebben de mogelijkheid om vanuit huis via webmail hun mail en agenda in te zien. 2. Incidenteel telewerken Medewerkers krijgen een beveiligde verbinding waarmee ze vanuit thuis over dezelfde documenten en programma s kunnen beschikken als op kantoor. Het telewerken vindt incidenteel plaats. Bijvoorbeeld een medewerker die na een huisbezoek dichter bij huis is dan bij kantoor en er voor kiest om dan thuis het verslag uit te werken. 3. Telewerken beperkt: De medewerker heeft structureel een aantal dagdelen (minimaal twee maximaal vier) waarbij hij/zij niet op kantoor komt, maar de werkzaamheden thuis uitvoert. De medewerker werkt via een beveiligde verbinding op eigen apparatuur en ontvangt een kleine vaste vergoeding voor gemaakte onkosten. 4. Telewerken uitgebreid: De medewerker voert nagenoeg alle werkzaamheden vanuit thuis uit en werkt minimaal vijf dagdelen thuis. Alleen voor overleg is de medewerker nog op kantoor aanwezig. Deze medewerkers ontvangen van CIZ de benodigde apparatuur en voorzieningen om thuis te kunnen werken en hebben geen fysieke werkplek op kantoor meer. Voor alle varianten geldt dat telewerken op vrijwillige basis plaatsvindt. Er kunnen zich echter organisatorische redenen voordoen, waardoor variant 4 wordt aangeboden aan medewerkers. De intentie is om dit te minimaliseren en immer in overleg te komen tot passende oplossingen binnen vigerend sociaal beleid. Externe medewerkers kunnen geen gebruik maken van categorie 3 en 4. Onderstaand staan de vier varianten nader uitgewerkt. 1 Voorgenomen besluit van de Raad van Bestuur op 24 december 2009 besluitnummer 09/752. (Aangepast aan mandatenregeling feb. 2011).
Ad 1: Webmail: Dit is een faciliteit waar alle medewerkers van CIZ beschikking over hebben en het is aan de medewerker om te bepalen of hier gebruik van wordt gemaakt of niet. Bij deze faciliteit worden geen vergoedingen of ICT-ondersteuning verstrekt. Ad 2: Incidenteel telewerken: Medewerkers kunnen via een beveiligde verbinding en eigen privé apparatuur en aansluiting vanuit huis werkzaamheden verrichten. Doel hiervan is om het gebruikelijke werkproces van kantoor te flexibiliseren, planning van werkzaamheden en huisbezoeken beter op elkaar te laten aansluiten en flexibiliteit bij de fileproblematiek. Het thuiswerken gebeurt op incidentele basis. Er zijn geen vaste afspraken over vaste tijdstippen waarop er thuis gewerkt wordt. Als randvoorwaarde zal gehanteerd worden dat de ICT-beveiliging goed geregeld is in overleg met de systeembeheerder of de daarvoor verantwoordelijke binnen het CIZ. De telewerker neemt daarom passende maatregelen om te voorkomen dat anderen toegang krijgen tot De medewerker die incidenteel thuis wil werken, vraagt hiervoor toestemming aan zijn/haar leidinggevende. Gezamenlijk maken de leidinggevende en de telewerker afspraken over: - welke werkzaamheden thuis uitgevoerd kunnen worden; - in welke situaties de medewerker gaat telewerken; - hoe de medewerker bereikbaar is; - Welke maatregelen de medewerker treft om de privacy van cliëntgegevens te waarborgen. Ad 3: Telewerken beperkt: Medewerkers kunnen op structurele basis een aantal dagdelen per week thuis werken. Hiervoor geldt een minimum van twee dagdelen en een maximum van vier dagdelen. Het is niet de bedoeling dat men op 1 dag 1 dagdeel gaat telewerken en 1 dagdeel naar kantoor komt. Dit valt onder het incidenteel telewerken. Medewerkers kunnen via een beveiligde verbinding en eigen privé apparatuur en aansluiting vanuit huis de werkzaamheden verrichten. Net als bij incidenteel telewerken geldt als randvoorwaarde dat de ICT-beveiliging goed geregeld is in overleg met de systeembeheerder of de daarvoor verantwoordelijke binnen het CIZ. De telewerker neemt daarom passende maatregelen om te voorkomen dat anderen toegang krijgen tot De medewerker vraagt toestemming aan zijn/haar leidinggevende om gebruik te mogen maken van deze regeling. De leidinggevende toetst het verzoek aan een aantal criteria, zoals: - het huidige functioneren van de medewerker geldt als graadmeter voor het wel of niet kunnen telewerken; - de medewerker heeft thuis de mogelijkheid om rustig te kunnen werken; - het effect van telewerken op de bereikbaarheid en continuïteit binnen de afdeling.
De leidinggevende bepaalt in overleg met de medewerker: - Het minimaal/maximale aantal dagdelen telewerken per week; - De bereikbaarheid tijdens werkdagen waarop de medewerker telewerkt; - De wijze van terugkoppeling met de organisatie; - De te verrichten werkzaamheden en te leveren output. De leidinggevende spreekt met de medewerker af wat de te leveren output tijdens het telewerken is. Uitgangspunt hierbij zijn dezelfde productienormen als bij werken op kantoor. In geval van verzuim wegens ziekte op telewerkdagen gelden de reguliere afspraken aangaande verzuim die ook gelden wanneer op kantoor wordt gewerkt. In overleg met de leidinggevende kan besproken worden of er mogelijk werkzaamheden zijn die afhankelijk van de aard van de ziekte wel uitgevoerd kunnen worden. Gemaakte afspraken worden in een telewerkovereenkomst vastgelegd. De telewerkovereenkomst wordt telkens maximaal voor de duur van een jaar aangegaan. Ondersteuning: De telewerker mag, tenzij daarover andere afspraken met de leidinggevende zijn gemaakt, de telewerktijden zelf indelen. Deze tijden moeten wel bekend zijn bij de planning. De systemen zijn dagelijks (7 d/w) van 07:00-22:00 beschikbaar (behalve als er onderhoud aan de systemen plaatsvindt). Op werkdagen is er tussen 08:30-17:00 ondersteuning vanuit de servicedesk ICT beschikbaar. Regulier onderhoud wordt tijdig aangegeven. In geval van storingen bij het gebruik van CIZ-programmatuur kan de telewerker (tijdens kantoorwerktijden) contact opnemen met de servicedesk. Komen storingen voort uit de apparatuur van de medewerker dan kan de servicedesk hierin geen ondersteuning geven. Werkplek: Ten aanzien van de inrichting van de werkplek gelden dezelfde Arbo-eisen als op het kantoor. De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder medewerkers werken. Ongeacht de primaire verantwoordelijkheid van de werkgever wordt er vanuit gegaan dat de werknemer maatregelen treft om volgens de geldende Arboregels te kunnen werken. Indien gewenst kan de medewerker een bureau en een stoel CIZ ontvangen. Zie hiervoor de procedure meubilair. De werkgever is gerechtigd de arbeidsomstandigheden thuis te controleren. Indien deze niet aan de Arbo-eisen voldoen, mag de werkgever de telewerkovereenkomst beëindigen. Vergoedingen: De werknemer ontvangt een vergoeding voor de kosten verband houdend met de internetverbinding en gebruikt materiaal. Deze vergoeding bedraagt 5,- netto per maand bij één telewerkdagdeel per week met een maximum van 20,- netto per maand. Tevens ontvangt de medewerker een telefoonkostenvergoeding van 3.75,-- netto per maand bij één telewerkdagdeel per week met een maximum van 15,- netto per maand. Wanneer een medewerker die drie of 4 dagdelen thuiswerkt over een periode langer dan 3 maanden aantoonbaar 50% of meer belkosten maakt dan wordt vergoed, kan de leidinggevende besluiten een mobiele telefoon te verstrekken. Bij verstrekking van een mobiele telefoon, vervalt de telefoonkostenvergoeding. Gebruik van de mobiele telefoon is uitsluitend bestemd voor zakelijke gesprekken, de regeling Mobiele telefoon is van toepassing. Dit zal maandelijks worden gecontroleerd. De reiskosten woon-werk en de reiskosten voorkomend uit een sociaal plan, komen op dagen dat de medewerker thuis werkt te vervallen. Indien de fiscale wetgeving op het gebied van onkosten is/wordt gewijzigd, heeft de werkgever het recht om deze onkostenvergoeding eenzijdig te wijzigen of in te trekken zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn aan de werknemer. De gevolgen van een eventuele wijziging in de fiscale wetgeving omtrent onkostenvergoedingen zijn voor rekening van de werknemer.
Ad 4: Telewerken uitgebreid Medewerkers kunnen op structurele basis bijna geheel thuis werken. Hiervoor geldt een minimum van vijf dagdelen per week. Medewerkers ontvangen van het CIZ de benodigde apparatuur en faciliteiten om thuis te kunnen werken. De medewerker vraagt toestemming aan zijn/haar leidinggevende om gebruik te mogen maken van deze regeling. De leidinggevende toetst het verzoek aan een aantal criteria, zoals: - het huidige functioneren van de medewerker. Dit geldt als graadmeter voor het wel of niet kunnen telewerken; - de medewerker heeft thuis de mogelijkheid om rustig te kunnen werken; - het effect van telewerken op de bereikbaarheid en continuïteit binnen de afdeling. De leidinggevende bepaalt in overleg met de medewerker: - Het minimaal/maximale aantal dagdelen telewerken per week; - De bereikbaarheid tijdens werkdagen waarop de medewerker telewerkt; - De wijze van terugkoppeling met de organisatie; - De te verrichten werkzaamheden en te leveren output. De leidinggevende spreekt met de medewerker af wat de te leveren output tijdens het telewerken is. Uitgangspunt hierbij zijn dezelfde productienormen als bij werken op kantoor. Gemaakte afspraken worden in een telewerkovereenkomst vastgelegd. De telewerkovereenkomst wordt telkens maximaal voor de duur van een jaar aangegaan. In geval van verzuim wegens ziekte op telewerkdagen gelden de reguliere afspraken aangaande verzuim die ook gelden wanneer op kantoor wordt gewerkt. In overleg met de leidinggevende kan besproken worden of er mogelijk werkzaamheden zijn die afhankelijk van de aard van de ziekte wel uitgevoerd kunnen worden. De telewerker werkt enkel en alleen op door CIZ beschikbaar gestelde computerapparatuur. Apparatuur: De telewerker krijgt een pc/thin client van het CIZ waarmee de medewerker via zijn/haar eigen internet aansluiting kan inkiezen op een beveiligde account. Het CIZ levert de volgende apparatuur in bruikleen: Laptop/thin cliënt; Los toetsenbord en muis; Mobiele telefoon. De telewerker neemt passende maatregelen om te voorkomen dat anderen toegang krijgen tot Ondersteuning: De telewerker mag, tenzij daarover andere afspraken met de leidinggevende zijn gemaakt, de telewerktijden zelf indelen. Deze tijden moeten wel bekend zijn bij de planning. De systemen zijn dagelijks (7 d/w) van 07:00-22:00 beschikbaar (behalve als er onderhoud aan de systemen plaatsvindt). Op werkdagen is er tussen 08:30-17:00 ondersteuning vanuit de servicedesk ICT beschikbaar. Regulier onderhoud wordt tijdig aangegeven. Bij storingen aan de apparatuur of programmatuur, kan de medewerker (tijdens kantooruren) contact opnemen met de servicedesk. Werkt de medewerker buiten de geldende kantoortijden en vinden er dan storingen plaatst, dan kan de medewerker niet terugvallen op de servicedesk.
Werkplek: Ten aanzien van de inrichting van de werkplek gelden dezelfde Arbo-eisen als op het kantoor. De medewerker is hiervoor verantwoordelijk. Indien gewenst stelt CIZ een bureau en bureaustoel beschikbaar. De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder medewerkers werken. Ongeacht de primaire verantwoordelijkheid van de werkgever wordt er vanuit gegaan dat de werknemer maatregelen treft om volgens de geldende Arboregels te kunnen werken. De werkgever is gerechtigd de arbeidsomstandigheden thuis te controleren. Indien deze niet aan de Arbo-eisen voldoen, mag de werkgever de telewerkovereenkomst beëindigen. Vergoedingen: De telewerker ontvangt 15,- per maand. Deze vergoeding is voor de internetverbinding. Overige zakelijke kosten kunnen op declaratiebasis worden vergoed. De vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer en de reiskosten voorkomend uit een sociaal plan zullen op basis van het aantal telewerkdagen worden aangepast. Algemene Spelregels: De telewerkovereenkomst wordt telkens maximaal voor de duur van een jaar aangegaan. en loopt van 1 januari tot 1 januari. Tussentijdse beëindiging van het telewerken moet plaatsvinden met wederzijds goedvinden, tenzij het CIZ, om zwaarwegende redenen besluit tot beëindiging van het telewerken. Zwaarwegende redenen kunnen zijn: verandering van organisatiestructuur, wijziging van functioneren van de medewerker na aanvang van telewerken of ingrijpende wijziging van werkwijze(n). De leidinggevende kan de telewerker opdracht geven om op dagen dat hij volgens planning zou telewerken naar kantoor te komen. De medewerker is verplicht aan deze opdracht gehoor te geven en ontvangt dan de gewone woon-werkreiskostenvergoeding voor die dag. De telewerker is verplicht de geldende afspraken en verplichtingen bijvoorbeeld met betrekking tot werkoverleg, intervisie en bijscholing na te leven, ook als deze vallen op voor telewerken ingeplande dagen. Van overwerk of meerwerk is pas sprake als dit is overeengekomen met de leidinggevende en deze dit heeft vastgelegd. In de vastlegging staat aangegeven wat het overwerk inhoudt, de overeengekomen vergoeding en of deze in tijd of geld wordt verrekend. Voor het bepalen van de hoeveelheid extra uren die overgewerkt is, worden de geldende productienormen aangehouden. Verder bepaalt de leidinggevende of dit werk op kantoor plaats moet vinden of thuis verricht kan worden. Als de medewerker afwezig is vanwege langdurig verzuim, worden de vergoedingen met betrekking tot het telewerken in de lopende en eerstvolgende kalendermaand uitbetaald. Daarna stopt de uitkering gedurende de resterende maanden van afwezigheid. De vergoedingen worden weer uitbetaald per de eerste van de maand volgend op de maand van aanwezigheid. De informatie over het functioneren van de telewerker ten behoeve van de HRM-cyclus wordt verzameld op basis van de reguliere afspraken ten aanzien van productie en kwaliteit. De gegevens zullen op een zelfde wijze gevolgd worden als bij het werken op een CIZ-locatie. Met deze nieuwe regeling komen alle oude CIZ-regelingen te vervallen per 1 juni 2010.