ondersteunende processen: PIOFAM PIOFAM De PIOFAM-functies hebben tot doel om een politiekorps op een gestructureerde manier inzicht te verschaffen in de ondersteunende processen, die gericht zijn op het scheppen van voorwaarden om de primaire processen van een organisatie effectief en efficiënt te vergemakkelijken en ondersteunen. doel PIOFAM is een acroniem voor: personeel informatisering organisatie financiën administratie materiële middelen afkorting In de volgende opsomming van PIOFAM-processen wordt altijd het werkwoord beheren gebruikt. Daaronder wordt telkens verstaan: het voortdurend PLANNEN, (DOEN) UITVOEREN, CONTROLEREN en BIJSTUREN (Deming-cirkel of PDCAcyclus) van het proces. Op de volgende bladzijden volgt een niet-limitatieve lijst van mogelijke ondersteunende processen die aan de hand van enkele voorbeeldvragen verduidelijkt worden. Beheren van de bijdrage aan externe rekrutering Wie worden (zijn) de gespecialiseerde aanspreekpunten in onze zone? Welke informatie hebben wij nodig? Hoe en wanneer en van wie kunnen we die krijgen? Welke documentatie hebben wij nodig? Hoe gaan wij publiciteit maken over onze job en aan welke doelgroepen en bij welke gelegenheden? Wie gaat het onderzoek naar de omgeving en de antecedenten van kandidaat-politieagenten binnen onze zone doen? Welke procedure moeten we daarbij volgen? Beheren van interne mobiliteit Onder welke voorwaarden maak je deel uit van welbepaalde basisfuncties? Wanneer kan je overgaan van de ene naar de andere basisfunctie? Op vrijwillige basis (op vraag) of om bijzondere omstandigheden (verplicht: leeftijd, tucht, medisch, ) Wie beslist daarover? Beheren van externe mobiliteit Hoeveel mensen hebben wij nodig, van welk kader, met welke hoedanigheid? Hoe bepalen we onze behoeften? Welke procedure moeten we daarbij hanteren? Wanneer moeten we die behoeften kenbaar maken? Hoe onthalen wij nieuwe medewerkers? 'beheren' niet-limitatieve lijst PERSONEEL Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 1/7
Beheren van de voortgezette opleiding Wie gaat de opleidingsbehoeften bepalen en hoe? Wie gaat de opleidingen verstrekken? Welke budgetten zijn er beschikbaar om opleidingen te geven? Zijn er bij onze personeelsleden mensen die opleidingen kunnen geven of zullen geven, hetzij intern, hetzij in de politieschool, hetzij elders? Hoe gaan we er voor zorgen dat wat in een opleiding geleerd is ook wordt toegepast? Hoe gaan we er voor zorgen dat opgedane kennis en ervaring gedeeld wordt met andere medewerkers? Beheren van de bijdragen aan de basisopleiding Wie kan de rol van stagebegeleider en wie die van mentor vervullen voor aspiranten? Welk programma kunnen wij bieden aan aspiranten? Aan welke beperkingen zijn wij gebonden? Beheren van het welzijn (veiligheid, interne relaties, OSGW, alcoholisme, psychosociale hulp, stressbeheer, arbeidsgenees-kunde,...) Wie zullen (zijn) onze vertrouwenspersonen zijn? Hoe kunnen we de rol van vertrouwenspersoon concreet vorm geven? Over welke mogelijkheden en faciliteiten moeten zij beschikken? Hoeveel vertrouwenspersonen hebben we nodig? Wie zijn de erkende geneesheren in onze zone? Hoe verloopt concreet de procedure op het gebied van de medische bescherming? Wat gaan wij doen aan interne relaties? Hoe reageren wij tegen alcoholmisbruik? Hoe gaan wij om met alcohol in onze organisatie? Onder welke voorwaarden kunnen wij een beroep doen op het stressteam van de federale politie? Hoe en wat organiseren wij bij traumatische ervaringen (schietpartijen, ongevallen in dienst, )? Wat doen wij bij geboorten, huwelijken, overlijdens, langdurige ziekten, in de omgeving van of bij onze medewerkers zelf? Wat doen wij om arbeidsongevallen te beperken? Op welke manier stimuleren wij gezond leven (sportactiviteiten, rookverbod, alcohol, maaltijden, )? Beheren van de personeelsadministratie (cfr personeelsstatuten) Wie doet de loonadministratie in onze zone? Hoe controleren wij of alle regels van het personeelsstatuut effectief worden toegepast? Volgens welke procedures dient deze personeelsadministratie te verlopen? Welke informatie geven wij wanneer aan welke medewerkers over het personeelsstatuut? Wie stelt wanneer de naamlijst op? Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 2/7
Beheren van loopbanen Hoe volgen we op wie in aanmerking komt voor loonschaal- of kaderverhoging? Hoe begeleiden we onze mensen in hun inspanningen om over te gaan naar een hoger kader? Hoe stimuleren we hen daartoe? Wat doen we bij het afscheid van medewerkers die overstappen naar een ander korps of andere dienst? Beheren van het tuchtsysteem Wie is bevoegd in tuchtzaken in ons korps? Welk is de tuchtprocedure? Wie neemt de administratieve afhandeling voor zijn rekening? Wie ziet toe op de uitvoering van de tuchtstraffen? Wie verstrekt welke informatie met betrekking tot tuchtzaken? Beheren van het functionerings- en evaluatiesysteem Wanneer moeten de functionerings- en evaluatiegesprekken plaats hebben? Welke procedure dient gevolgd te worden? Wie is bevoegd binnen het korps om evaluatiegesprekken uit te voeren? Wie moet waar en wanneer een specifieke opleiding daartoe volgen? Beheren van de interne communicatie Wie heeft welke informatie, via welk kanaal nodig? Wie wordt belast met het coördineren van de interne communicatie? Wie is verantwoordelijk voor het intern communicatieplan? Beheren van juridische geschillen Bij wie moeten we terecht voor het afhandelen van juridische geschillen? Voor welke geschillen komen wij als organisatie tussen? Beheren van syndicaal overleg Wanneer en in welke gevallen moet er syndicaal overleg zijn? Wie is daarvoor verantwoordelijk? Beheren van hardware INFORMATISERING Hoeveel PC s hebben we nodig, op welke plaatsen, van welk type? Hoe bereiken we een optimale inzet van deze middelen? Welke andere hardware (printers, modems, scanners, ) hebben we waar nodig? Wie zal de systeembeheerder zijn? Over welke termijn schrijven we deze middelen af en wanneer schaffen we nieuwe aan? Hoe organiseren we het onderhoud van deze hardware? Wat doen we in geval van pannes? Waarop kunnen we terugvallen? Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 3/7
Beheren van software Welke software hebben we voor welke basisfuncties nodig? Welke licenties hebben we daarvoor nodig? Kan iedereen met die software werken of welke opleiding moet er gegeven en/of gevolgd te worden? Hebben we een of meerdere aansluitingen via Internet nodig? Hoe gaan we om met e-mail? Wie moet een e-mail-aansluiting hebben? Wat zal de kostprijs zijn? Wat is er geïnformatiseerd en wat willen we op termijn geïnformatiseerd hebben? Indien een website gecreëerd wordt, wie is dan verantwoordelijk voor? Beheren van verbindingen Tussen welke gebouwen hebben we welke verbindingen nodig? Welke verbindingen hebben we intern elk gebouw nodig? Welke servers hebben we nodig? Welke kostprijs hebben die verbindingen? Beheren van de organisatiestructuur (organogram) ORGANISATIE Over hoeveel mensen kunnen we beschikken in welke kaders? Wat is gespecialiseerd en wat is polyvalent? Welke capaciteit hebben we waar nodig? Hoe tekenen we ons organogram? Welke diensten creëren we? Wie kan wie vervangen? Wat is de beschrijving van elke functie? Beheren van de dienstplanning Welk(e) syste(e)m(en) kiezen we voor de dienstplanning? Wie doet de dienstplanning? Hoe organiseren we het dienstschrijfboek? Hoe vangen we piekmomenten op? Hoe plannen we de verloven? Welke normen hanteren we voor de verlofplanning? Wanneer plannen we de twee dagen verlof die overgelaten worden aan de keuze van de politiezone? Welke prioriteiten stellen we in de diverse diensten? Werken we met vaste uren of een flexibele uurregeling? Volgens welke principes worden de overuren gerecupereerd? Beheren van afwezigheden Hoe vangen we afwezigheden om gezondheidsredenen op? Wie neemt diensten/opdrachten/afspraken van wie over? Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 4/7
Beheren van de beschikbaarheid van infrastructuur Welke lokalen kunnen voor gemeenschappelijke doelen gebruikt worden? Wie beheert die lokalen? Beheren van de personeelskosten FINANCIËN Wie maakt de schatting van de personeelskosten? Wie volgt de personeelskosten op in verhouding tot de gemaakte schatting? Hoe combineren we operationele activiteiten met beperkingen op vlak van personeelskosten? Wat kosten ons de verschillende basisfuncties? Wat betalen we als we opdrachten uitbesteden? Beheren van de werkingskosten Wie maakt de schatting van de werkingskosten? (begroting) Wie volgt de werkingskosten op? Wie doet de prospectie om zo rendabel mogelijk te werken? Hoe houden we bij investeringen rekening met de werkings-kosten? Welke werkingskosten bestaan er allemaal? (inventaris?) Beheren van de investeringskosten Wanneer moeten welke middelen vervangen worden? Wie doet prospectie naar nieuwe middelen? Hoe maken we een langetermijnplanning van de investeringen? Welke investeringskosten bestaan er allemaal (inventaris?)? Beheren van de inkomsten Over welke subsidies kunnen we wanneer en onder welke voorwaarden beschikken? Welke inkomsten genereren we uit welke fondsen? Hoeveel inkomsten kunnen we onder welke voorwaarden genereren van veiligheidscontracten, preventiecontracten,? Beheren van de documentatie ADMINISTRATIE Welke documentatie hebben we waar en wanneer nodig? Wie doet de actualisatie van de documentatie? Wat zijn onze verschillende informatiebronnen? Hoe laten we de juiste documentatie doorstromen naar de juiste personen? Hoe archiveren we onze documentatie? Beheren van de persoonlijke dossiers Waar worden de persoonlijke dossiers bijgehouden? Door wie worden de persoonlijke dossiers bijgehouden? Welke documenten moeten in het persoonlijk dossier terechtkomen? Hoe organiseren we dit? Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 5/7
Beheren van de briefwisseling (sensu lato: brieven, interne documenten, PV s,...) Waar schrijven we de uitgaande en de inkomende briefwisseling in? Hoe organiseren we de interne verdeling? Wie is verantwoordelijk voor het ondertekenen van welke documenten? Beheren van de huisstijl Hoe ziet de huisstijl eruit? Wat is de bladschikking van diverse documenten? Wie ziet toe op de uniforme toepassing van de huisstijl? Beheren van externe klachten en felicitaties Wie ontvangt de klachten en felicitaties? Wat gebeurt er met klachten en felicitaties? Wie doet het onderzoek naar klachten? Hoe trekken we lessen uit klachten? Hoe moeten we samenwerken met het Comité P? Hoe moeten we samenwerken met de Algemene Inspectie van de Federale en de Lokale politie? Beheren van interne klachten en verbetervoorstellen Wie ontvangt de klachten en verbetervoorstellen? Wat gebeurt er met klachten en verbetervoorstellen? Beheren van de infrastructuur MIDDELEN Welke infrastructuur hebben we nodig? Aan welke voorwaarden moet die infrastructuur voldoen? Wie zorgt voor het onderhoud? Op welke termijn wordt de infrastructuur afgeschreven? Beheren van voertuigen Welke types van voertuigen zijn nodig? Hoeveel voertuigen zijn nodig? Hoe verzekeren we een optimaal gebruik van de voertuigen? Op hoeveel tijd zullen de verschillende voertuigen afgeschreven zijn? Met welke middelen moet elk voertuig uitgerust zijn? Onder welke voorwaarden kunnen politievoertuigen mee naar huis? Welke verzekeringen moeten we afsluiten? In welke mate moeten de voertuigen geijkt worden, wanneer en door wie? Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 6/7
Beheren van bewapening Welke types wapens zijn nodig (individueel en collectief)? Hoeveel wapens zijn nodig? Waar worden wapens bewaard? Onder welke omstandigheden? Wie is verantwoordelijk voor welk wapen? Welke opleidingen zijn nodig om deze wapens te kunnen hanteren? Hoeveel en welke munitie moet er aangekocht worden? Wie doet het onderhoud van de wapens? Over welke vergunningen moeten we beschikken? Beheren van telecommunicatie Welke types van communicatiemiddelen zijn nodig (telefoons, zaktelefoons, vaste radioposten, mobiele radioposten, )? Wat is de termijn voor afschrijving van deze middelen? Welke radiofrequenties kunnen wij gebruiken? Welke afspraken moeten wat dat betreft met wie gemaakt worden? Hoe moeten onze middelen geprogrammeerd of afgesteld worden om met de belangrijkste partners te kunnen communiceren? Onder welke voorwaarden en door wie worden welke communicatiemiddelen gebruikt? Hoe wordt het onderhoud geregeld van deze middelen? Welke opleidingen zijn nodig om deze middelen optimaal te kunnen gebruiken? Hoe realiseren we de overgang naar ASTRID? Beheren van specifieke politionele middelen (collectief en individueel materiaal) Welke specifieke politionele middelen (individueel en collectief) zijn nodig? Welke middelen worden door wie gebruikt? Welke opleidingen zijn nodig voor het optimale gebruik van deze middelen? Op welke termijn worden deze middelen afgeschreven? Waar worden deze middelen bewaard? Beheren van kantoorbenodigdheden Welke kantoorbenodigdheden zijn nodig voor wie? Welke procedure wordt gevolgd voor de aankoop ervan? Wat is het globale jaarbudget voor deze middelen? Beheren van kledij Hoe verloopt de procedure voor aankoop van individuele kledijstukken? Wie speelt daarin welke rol? Welke specifieke kledij is nodig voor welke functies? Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant 01-11-2003 7/7