Organisatiestructuur 3.0
Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Bestuurlijk Coalitieprogramma: - Groeien in externe gerichtheid, slagvaardigheid, ondernemerschap - Investeren in de kwaliteit van de organisatie Toekomstvisie - Gemeente en inwoners: partnerschap - Voornaamste rol gemeente: facilitator - Actieve verbinder tussen lokale actoren
Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Ontwikkelingen Samenleving centraal Klant Contact Centrum per 1.1.2015 Regionale Uitvoeringsdienst Samenwerking financiën, belastingen, verzekeringen Samenwerking vergunningen, toezicht, handhaving Organisatie: naar vaste kern met flexibele schil Nieuwe organisatie 1.1.2013 van start
Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Vaste kern met flex. schil Focus op politieke agenda Organisatie beweegt mee met politieke agenda Vaste kern: Directe beïnvloeding in eigen huis Flexibele schil: Regionaal, door derden of tijdelijke inhuur
Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten Organisatiestructuur is een middel Belangrijker: organisatiecultuur, omgang met elkaar en werkwijzen en processen Competente medewerkers Competente leidinggevenden
Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Competente medewerkers Extern georiënteerd Zelfstandig Samenwerkend Gericht op totaal resultaat Verantwoordelijk Flexibel Assertief
Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Competente leidinggevenden Verantwoordelijk voor strategische oriëntatie Niet gericht op inhoud Faciliterend Coachend: beste naar boven halen Inspirerend
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Taakgebieden Ontwikkeling Dienstverlening Ondersteuning maatschappelijke ontwikkeling ruimtelijke ontwikkeling projectbureau publiekszaken vergunningen preventie& handhaving ruimtelijk beheer buitendienst financiën automatisering / IZ algemene zaken & communicatie
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Criteria Samenhang taakvelden Span of control Focus van bestuur op ontwikkeling Dienstverlening en bedrijfsvoering belangrijk en gewoon goed regelen Samen verantwoordelijk, wederzijdse afhankelijkheid
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Keuze: 2 afdelingen Keuze voor 2 afdelingen Bevordering integraliteit (minder schotten) Beperking aantal leidinggevenden (bezuinigingen, voorbeeld) Eerste stap op weg naar organisatie die bestaat uit vaste kern met flexibele schil Focus op politieke agenda
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Organigram Bevolking Raad B&W Afdeling Ontwikkeling Afdeling Externe en Interne Dienstverlening Afdelingshoofd Gemeentesecretaris Afdelingshoofd MANAGEMENTTEAM
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Taakgebieden per afdeling (grofweg) Ontwikkeling Afd. Hoofd Externe en Interne Dienstverlening Afd. Hoofd + TC s ontwikkelagenda welzijn onderwijs sport cultuur woningbouw bestemmingsplannen balie vergunningverlening preventie handhaving openbare ruimte financiën automatisering facilitair beheer juridische zaken communicatie
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Rollen MT en TC Afdelingshoofd Hiërarchisch verantwoordelijk Strategisch verantwoordelijk Teamcoördinator Dagelijkse functionele aansturing Vertaling naar tactische/operationele doelen Faciliterend/coachend Inhoudelijke gesprekspartner HR-gesprekken Ondersteunt bij HRgesprekken
Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Aandachtspunten Gedetailleerde uitwerking na besluit college Profiel voor ontwikkelfuncties Scan op geschiktheid voor managementfuncties, teamcoördinatoren en ontwikkelfuncties
Uitgangspunten / De opdracht Hoe geven we uitvoering aan de opdracht van de raad om voor 1 januari 2015 938.000,-- te bezuinigen op de personeelsformatie?
Uitgangspunten / Kosten Kosten formatie zijn 6,3 miljoen 938.000,-- is 15% van loonsom Loonsom is 15% van begroting ( 40 miljoen)
Uitgangspunten / Toekomst organisatie Kleine, hoogwaardige, vaste kern dicht in omgeving van bestuur Flexibele schil: - regionaal georganiseerd - uitvoering door derden - inhuur
Uitgangspunten / Huidige omvang 108 fte (in vaste dienst) 115 medewerkers 15% reductie = van 108 fte naar 93 fte 15 fte besparen (op mensen in vaste dienst)
Zoekrichtingen / Randvoorwaarden Randvoorwaarden: - Medewerkers in algemene dienst - Flexibel inzetbaar - We klaren samen de klus - Eenlevenlangleren - Bereidheid tot omscholing - Kansen voor mensen!
Zoekrichtingen 1. Niet opvullen van vacatures Momenteel 6,5 fte vacatureruimte Vacatures niet opvullen 6,5 fte
Zoekrichtingen 2. Pensionering Mogelijkheden vervroegd uittreden worden onderzocht Betreft 7 medewerkers 60+ Bij vervroegd uittreden is inzet verschuiven van taken (flexibel inzetbaar!) Standpunt college in juni Inzet 7 fte
Zoekrichtingen 3. Uitstroom vanwege andere functie Veronderstelling: 1% uitstroom per jaar = 1 fte 2 fte (in 2013 en 2014)
Zoekrichtingen 1-3 / Optelsom Niet opvullen vacatures 6,5 Pensionering 7 Uitstroom andere functie 2 Totaal 15,5
Zoekrichtingen 4. Terugbrengen ziekteverzuim 2009: 3,9%, 2010: 6,1% en 2011: 6,6% 7 fte die we missen! Terugbrengen verzuim leidt tot meer capaciteit Geen directe besparingen
Zoekrichtingen 5. Regionale samenwerking Kleinere organisatie die achterblijft dus minder overhead zoals leidinggevenden en kosten huisvesting Geen directe besparingen op personeel
Zoekrichtingen 6. Bundelen van eenpitters Beleidsfuncties Juridische capaciteit Ontwikkelfuncties Ontschotten en flexibele inzet leidt tot besparingen 2 fte
Zoekrichtingen 7. Kritisch beoordelen huidige bezetting Hele organisatie: waar kunnen we slimmer en efficiënter werken? Anders: budgetbeheer en werkprocessen Voorbeelden: bundeling eenpitters, publieksbalie, buitendienst, ruimtelijk beheer, communicatie, financiën,.. 2 fte
Zoekrichtingen 8. Aantal leidinggevenden Minder afdelingshoofden Minder teamcoördinatoren NB: één afdelingshoofd en één TC-er al meegenomen in vacatureruimte Daarnaast 1 fte besparen
9. Digitaliseren Uitgangspunt: investeren in digitaliseren moet leiden tot minder personeel Doorlooptijd maximaal 3 jaar 1 fte
Zoekrichtingen 10. Actieve ondersteuning mobiliteit Voor de liefhebbers! Actieve ondersteuning naar een nieuwe job 1 fte
Zoekrichtingen 4-10 / Optelsom Bundelen eenpitters 2 Kritisch beoordelen bezetting 2 Aantal leidinggevenden 1 Digitaliseren 1 Actieve onderst. mobiliteit 1 Totaal 7
Conclusie Beschikbare tijd: juni 2012-december 2014 Makkelijke bezuinigingen eerst Zeer waarschijnlijk stevigere maatregelen nodig Rekenmachine erbij!
Acties voor rest van het jaar 2012 Voor 1 juli: - Voorlopig besluit B&W over structuur - Voorlopig besluit B&W over formatiereductie - Advies OR - Profielen MT, scan MT + evt. ontwikkeltrajecten - Definitief besluit college waaronder benoemen leden MT Voor 1 oktober: - Profielen TC s en ontwikkelfuncties, scan TC s en ontwikkelfuncties + evt. ontwikkeltrajecten - Gedetailleerde uitwerking 2 afdelingen door MT - Vaststellen plaatsingsproces Voor 1 januari 2013: - Plaatsen van medewerkers NB: afhankelijk van plaatsingsproces! 1 januari 2013: - start nieuwe organisatie NB: afhankelijk van plaatsingsproces! Gehele periode: regelmatige informatie over de voortgang