Inleiding draaiboek jaarlijks terugkerende evenementen Op basis van de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Moerdijk is het volgens artikel 2.25 lid 1 verboden zonder vergunning van de burgemeester, dan wel een melding aan de burgemeester bij een klein evenement, een evenement te organiseren. In aanvulling op de APV heeft het college van burgemeester en wethouders een evenementenbeleid vastgesteld, waarin verdere regels met betrekking tot de organisatie van een evenement zijn opgenomen. Voor een aantal categorieën evenementen verwacht de gemeente een draaiboek. Eén van deze categorieën is het jaarlijks terugkerende evenement, waaronder bv wielerrondes, carnavalsoptochten worden verstaan. Het draaiboek dat nu voor u ligt is een invulformulier. Het is alleen een handreiking want als uw organisatie al lange tijd werkt met een draaiboek met een soortgelijke opzet, is het heel goed mogelijk dat de gemeente ook aan dat draaiboek goedkeuring kan geven. Om de aanvraag voor een evenementenvergunning in behandeling te kunnen nemen, dienen alle onderdelen zoals opgenomen in onze opzet in dit draaiboek jaarlijks terugkerende evenementen terug te komen in het door u ingediende draaiboek. Als een draaiboek is geaccepteerd door de gemeente is het niet nodig ieder jaar een dergelijk draaiboek te maken, op voorwaarde dat het evenement niet ingrijpend gewijzigd is ten opzichte van het jaar ervoor. Kleine wijzigingen, zoals bijvoorbeeld de datum waarop het evenement plaatsvindt, kunnen met een kort briefje worden doorgegeven. Vervolgens kan op basis van het eerder ingediende draaiboek, behoudens bijzondere omstandigheden, een evenementenvergunning worden verleend. In de bijlage is een toelichting opgenomen.
Draaiboek jaarlijks terugkerende evenementen Moerdijk 1. Algemene informatie 1a Naam aanvrager Vraagt u de vergunning aan namens een rechtspersoon? Vul dan bij 1a de naam in van de rechtspersoon en bij 1b de naam van degene die de rechtspersoon vertegenwoordigt. Bij een aanvraag door een natuurlijk persoon hoeft u 1b dus niet in te vullen. 1b Vertegenwoordiger rechtspersoon 1c Handtekening vertegenwoordiger rechtspersoon of natuurlijk persoon Gegevens aanvrager Dhr. / mevrouw Dhr. / mevrouw 1d Correspondentieadres bij voorkeur geen postbusnummer 1e telefoonnummer overdag 1f e-mail adres Naam evenement Gegevens evenement Locatie Datum evenement Aanvangs- en eindtijd Aantal te verwachten bezoekers Omschrijving voorgenomen activiteiten Op- en afbouwtijd d.d. opbouw van uur tot uur d.d. afbouw van uur tot uur Aanspreekpunt tijdens het evenement Aanspreekpunt tijdens het opbouwen Naam: Functie: Telefoonnummer (bij voorkeur mobiel): Naam: Functie: Telefoonnummer (bij voorkeur mobiel):
2. Situatieschets Een vast onderdeel van het draaiboek evenementen is de situatieschets of plattegrond. Deze schets moet helder en duidelijk zijn. In de bijlage kunt u lezen welke onderdelen hierop moeten worden vermeld. Is een volledig ingevulde situatieschets bijgevoegd? 3. Opgaaf voorwerpen, installaties en/of bouwwerken die worden geplaatst op, aan of boven de weg of het evenemententerrein. Dit geldt ook voor privé-terreinen Aantal Soort Afmeting Kraam Tent Kermisinrichting Verkoopvoertuigen Terras Aankondigingborden Toiletwagen Tribune Podium Overige, te weten: Indien een tent wordt geplaatst, dient bij het draaiboek een tentboek te worden ingeleverd. Dit tentboek is opvraagbaar bij de organisatie waar de tent wordt gehuurd. (dit geldt niet voor partytenten) 4. Kaartverkoop Voor bepaalde evenementen worden toegangskaarten verkocht. De gemeente wil graag op de hoogte zijn van de prijs en het aantal kaarten voor de verkoop. Is er sprake van kaartverkoop? Totaal aantal beschikbare kaarten Aantal kaarten in de voorverkoop Aantal kaarten aan de deur Prijs toegangskaarten 5. Hulpverleningsorganisaties Voorafgaande aan het evenement dient de organisatie overleg te hebben met de hulpdiensten, zoals brandweer, politie en ambulance. De gemeente dient op de hoogte te worden gesteld van eventuele afspraken die tijdens dit overleg worden gemaakt. Ook de contactpersonen en telefoonnummers dienen te worden ingevuld in het overzicht. Hulpdienst Naam Tel.nr. Datum overleg Politie Brandweer Ambulance
Ruimte voor noteren gemaakte afspraken: 6. Personeelsbezetting en beveiliging Bij grote commerciële evenementen is het gebruikelijk dat gecertificeerde ordebewaking wordt ingezet. Voor een toelichting lees de bijlage Wordt ordebewaking ingezet? Aantal gecertificeerd Aantal niet gecertificeerd Naam en tel.nr. (bij voorkeur mobiel) algemeen coördinator Inzet verkeersbegeleiders Aantal verkeersbegeleiders Aantal personeelsleden bij toegangscontrole (bij kaartverkoop) Aantal personeelsleden bij vegen (na afloop evenement publiek manen zich naar de uitgang te begeven) 7. Visitatie Het is mogelijk dat bezoekers op het evenemententerrein worden gevisiteerd op bepaalde goederen. Op borden moet duidelijk worden aangegeven dat mensen voor hun eigen veiligheid kunnen worden gevisiteerd. Op deze borden moet ook worden aangegeven welke goederen niet mogen worden meegenomen op het evenemententerrein. De visitatie van bezoekers dient plaats te vinden door gecertificeerd personeel. Vindt er visitatie plaats Zo ja, op welke goederen? glaswerk spuitbussen plastic wapens blik drugs alcohol 8. Toiletvoorzieningen Bij evenementen dienen er voldoende toiletgelegenheden aanwezig te zijn. Voor een nadere toelichting lees de bijlage. Totaal aantal aanwezige toiletten Aantal reguliere toiletten op evenemententerrein Aantal tijdelijke toiletten
9. EHBO-post a. Bij grote evenementen dient een EHBO-post met een getrainde EHBO-er met een AED aanwezig te zijn. De gemeente gaat er vanuit dat er één EHBO-er aanwezig dient te zijn op 500 bezoekers, met dien verstande dat er minstens 2 EHBO-ers zijn op een evenement. De EHBO-post moet duidelijk zichtbaar zijn op het evenemententerrein, bijvoorbeeld door vlaggen. De EHBO-post moet ook bij drukte gemakkelijk te bereiken zijn. De EHBO-post moet op de situatieschets worden aangegeven. Aantal EHBO-ers: (minimaal 1 per 500 bezoekers) 10. Verkoop goederen Worden goederen verkocht Zo ja, welke soort goederen Hoeveel standplaatsen worden gebruikt voor de verkoop 11. Verkoop zwak-alcoholhoudende dranken Indien bij een evenementen zwak-alcoholhoudende dranken worden verkocht dient hiervoor een ontheffing te worden aangevraagd. Deze ontheffing dient apart te worden aangevraagd. Op de website van de Gemeente Moerdijk (www.moerdijk.nl) kunt u een aanvraagformulier downloaden. De aanvraag dient voorzien te zijn van een kopie diploma Sociale Hygiëne. Verkoop van sterke dranken is niet toegestaan, ook niet met een ontheffing. Zie bijlage voor nadere toelichting. Wordt tijdens het evenement alcohol geschonken? Vindt dit plaats binnen een horeca inrichting? Zo ja, welke inrichting? Indien geen inrichting, onder wiens leiding vindt het schenken van de alcohol plaats? Datum aanvraag Ontheffing art. 35 Drank- en horecawet Ja/nee Naam: Adres Woonplaats: Tel.nr. e-mail: diploma sociale hygiëne : ja/nee * 12. Plaatsen aankondigingborden Indien u aankondigingborden wilt plaatsen verzoeken wij het Beleid aankondigingborden door te nemen. Daarin staat waar en wanneer u de borden mag plaatsen. Als u zich aan het beleid houdt is dat vergunningsvrij. Het Beleid aankondigingborden kunt u vinden op de website van de gemeente Moerdijk: www.moerdijk.nl onder Verenigingen - Verordeningen en beleidsregels. 13. Verkeerscirculatieplan Op de dag van het evenement worden wegen in de omgeving van het evenemententerrein intensiever gebruikt dan bij een normale dag. Ook worden wegen soms geheel of gedeeltelijk afgesloten.
Uit het verkeerscirculatieplan dient te blijken op welke wijze de organisatie dit in goede banen leidt. Op de website van de gemeente Moerdijk, www.moerdijk.nl kunt u een voorbeeld vinden van een verkeerscirculatieplan onder XXXXXXX Zie voor meer informatie de bijlage. Is het verkeerscirculatieplan toegevoegd aan het draaiboek? Hoeveel auto s worden verwacht bij het evenement? Is, bij afsluiting van wegen, een omleidingsroute weergegeven op een plattegrond? Is de bewegwijzering aangegeven? Is het aantal en soort afzetmateriaal aangegeven? Zijn er voldoende parkeerplaatsen? Worden er tijdelijke parkeerplaatsen gecreëerd? Zo ja, waar? Worden parkeerverboden ingesteld? Zo ja, waar? Is er contact geweest met de hulpdiensten over een eventuele omleidingsroute? Is er een hand- en spandienstenformulier ingevuld en verstuurd naar de gemeente? 14. Calamiteitenplan Indien er sprake is van een noodgeval, dient het evenemententerrein zo snel mogelijk ontruimd te worden. De organisatie van het evenement dient de vluchtroute te bepalen. Voor meer informatie, lees de bijlage. Is de vluchtroute aangegeven in het verkeerscirculatieplan en op de situatieschets? Is de vluchtroute besproken met de hulpdiensten? Is de vluchtroute bekend bij de ordedienst? Zijn er brandblussers aanwezig op het terrein? Is de organisatie in bezit van een calamiteitenplan? (als de vraag met ja wordt beantwoord, dient het calamiteitenplan bijgevoegd te worden) 15. Geluid en muziek en het voorkomen van overlast. De organisatie van het evenement dient het gebruik van versterkte muziek, luidsprekerboxen en mechanische muziek te vermelden in het draaiboek. Wordt er tijdens het evenement gebruik gemaakt van luidsprekerboxen, mechanische muziek e.d. Op welke dagen en gedurende welke tijden wordt dit gebruikt?
Wordt gebruik gemaakt van een aggregaat? Worden er omwonenden die overlast kunnen ondervinden van het evenement aangeschreven? 16. Noodscenario Bij evenementen die buiten plaats vinden, dient de organisatie een noodscenario te hebben waarop bij slechte weersomstandigheden kan worden teruggevallen. Is er een noodscenario? Is dit bijgevoegd bij het draaiboek 17. Bij commerciële evenementen van enige omvang dient de organisatie een evenementenverzekering af te sluiten. Een kopie van de polis dient te worden ingediend bij de gemeente. 18. Een onlosmakelijk deel van het draaiboek is het Hand- en Spandienstenformulier. Hierin kunt u aangeven welke materialen u wilt lenen bij de gemeente. (H&S toevoegen) 19. Telefoonnummers De organisatie dient alle in dit draaiboek genoteerde telefoonnummers bekend te maken aan ieder personeelslid tijdens het evenement, zodat bij calamiteiten of problemen van andere aard direct de juiste persoon kan worden gecontacteerd. Organisatie 1 ste contactpersoon organisatie tijdens evenement (bij voorkeur een mobiel nummer) Naam Tel.nr. 2 de contactpersoon organisatie tijdens evenement Naam Tel.nr. 3 de contactpersoon organisatie tijdens evenement Naam Tel.nr. Evt. overige telefoonnummer Hulpdiensten Politie Brandweer Ambulance Huisartenpost Contact EHBO-post Gemeente Moerdijk Afdeling Vergunningen en Handhaving 0168 373 600 Buitendienst Verenigingenloket 0168 373 600 Afdeling RBOR 0168 373 600 Tel.nr. gemeente buiten kantoortijden 0168 373 555
* doorhalen wat niet van toepassing is.
Bijlage toelichting bij vragen 2. Situatieschets Een vast onderdeel van het draaiboek evenementen is de situatieschets of de plattegrond. Deze schets moet helder en duidelijk zijn. Op de schets dienen alle voorzieningen aangegeven te zijn die op het evenemententerrein aanwezig zijn. Te denken valt aan toiletvoorzieningen, EHBO-post, ordediensten en drankhekken. Ook alle brandpreventieve voorzieningen, zoals brandblussers, vluchtwegen en vluchtwegaanduidingen, moeten voorkomen op de situatieschets Indien er een tent aanwezig is op het terrein moet deze ook aangegeven worden op de schets. Van de tent moet ook een plattegrond worden gemaakt, waarin wordt aangegeven waar de nooduitgangen en brandblussers zijn en welk materiaal waar wordt geplaatst (bv bar, podium) 3. Opgaaf voorwerpen, installaties en bouwwerken Indien er voorwerpen, installaties of bouwwerken worden geplaatst, moet hiervan een duidelijke omschrijving worden gegeven waaruit onder meer de veiligheid van het bouwwerk blijkt. In dit geval wordt bijvoorbeeld gedacht aan tribunes of friteskramen. 4. Kaartverkoop Om het potentieel aantal bezoekers gemakkelijk in te kunnen schatten, wil de gemeente graag op de hoogte worden gehouden van de kaartverkoop. 5. Hulpverleningsorganisaties Voorafgaande aan het evenement dient de organisatie overleg te hebben met de hulpverleningsorganisatie, waaronder de brandweer, de politie en ambulance. De gemeente dient op de hoogte te worden gesteld van de eventuele afspraken die tijdens dit overleg worden gemaakt. Ook telefoonnummers van hulpverleningsorganisaties dienen te worden ingevuld in het overzicht. 6. Personeelsbezetting en beveiliging De inzet van beveiligingspersoneel tijdens een groot commercieel evenement wordt steeds meer noodzakelijk geacht. De beveiliging kan worden verzorgd door een particulier bedrijf of door de organisatie van het evenement. Het beveiligingspersoneel kan verschillende taken vervullen zoals toegangscontrole, visitatie, kaartcontrole, surveilleren e.d. Belangrijk is dat het beveiligingspersoneel gemakkelijk herkenbaar is. Ook is het verstandig een scheiding te maken tussen gediplomeerd en niet gediplomeerd personeel door bijvoorbeeld verschillende kleuren tenues. 7. Visitatie Het is mogelijk dat bezoekers op het evenemententerrein worden gevisiteerd op bepaalde goederen. (zie draaiboek). De gemeente, politie of brandweer kunnen meer goederen op de lijst plaatsen die niet gewenst zijn op het evenemententerrein. Deze kunnen worden opgenomen in de tabel. 8. Toiletvoorzieningen De te plaatsen toiletunits dienen te worden aangegeven op de situatieschets. 11. Verkoop van alcoholhoudende dranken Verkoop van koffie, frisdranken en dergelijke is toegestaan op het evenemententerrein. Het is echter verboden om glaswerk te serveren. Voor het verstrekken van zwak-alcoholische drank buiten een horeca inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. Hierbij wordt de eis gesteld dat de drankverstrekking van de alcohol onder de onmiddellijk leiding van een persoon geschiedt die voldoet aan artkele 8, lid 2 van de Drank- en Horecawet en een bewijsstuk heeft inzake sociale hygiëne. De aanvraag voor de ontheffing voor het schenken van zwakalcoholische dranken dient 8 weken voor de aanvang van het evenement aangevraagd te worden. De burgemeester bepaalt
dan of er sprake is van een risicovol evenement. Indien dit het geval is, mag er alleen evenementenbier worden geschonken. 13. Verkeerscirculatieplan Op de dag van het evenement biedt de normale parkeergelegenheid over het algemeen onvoldoende mogelijkheden om de bezoekers hun auto te laten parkeren. Bij het uitrekenen van het aantal benodigde parkeerplaatsen wordt de volgende formule gebruikt: 40% van de bezoekers zal met de auto komen, waarbij 3 personen per auto. Tevens dient voldoende rekening te worden gehouden met het parkeren van fietsen. Ook worden er op de dag van het evenement waarschijnlijk wegen afgezet zodat doorgaand verkeer een andere route moet nemen. Het maken van een verkeerscirculatieplan is mede daarom noodzakelijk. 14. Calamiteitenplan Indien er sprake is van een noodgeval dient het evenemententerrein zo snel mogelijk ontruimd te worden. De organisatie van het evenement dient de vluchtroute te bepalen. Hulpverleningsorganisaties en het beveiligingspersoneel dienen op de hoogte te zijn van deze vluchtroute, zodat zij bezoekers kunnen begeleiden bij de aftocht van het evenemententerrein. De vluchtroute moet worden aangegeven op de situatieschets en in het verkeerscirculatieplan. De organisatie van het evenement dient de het gebruikte terrein na afloop schoon en ordelijk achter te laten. Indien het gebruikte terrein niet behoorlijk worden achtergelaten, wordt het terrein door de gemeente schoongemaakt. De schoonmaakkosten zullen dan worden verhaald op de organisatie van het evenement.