Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012 1
Administratieve Organisatie / Interne Controle Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle. 2
Inhoud Inhoud... 3 1. Inleiding... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.1 Doel van het handboek AO/IC... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Proces Inkoop... 4 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop... 5 2.2 Relevante Regelgeving... 6 2.3 Procesmodellen... 7 3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Procesmodellen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Proces Inkomsten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Proces Financieel Administratief... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Relevante Regelgeving... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Procesmodellen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.4 Bijlagen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Planning & Control... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.2 Relevante Regelgeving... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3 Procesmodellen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7. Treasury... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlagen handboek... 26 Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier... 27 Bijlage 2 Declaratieformulier... 31 Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas... 33 Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties... 34 Bijlage 5 Presentielijst brand... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren)... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld)... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3
Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot... 35 Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas... 36 Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas... 37 Bijlage 18 Paraafformulier... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4
2. Proces Inkoop In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de Inkoop van Brandweer Brabant-Noord. 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop Onder inkoop verstaan we: het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben. Inkoop is onder te verdelen in zeven fasen. De eerste vier fasen behoren tot de zogenaamde tactische inkoop. Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten, die de voorwaarden creëren om operationele inkoop haar werk te laten doen. 1. Voorbereiden: bepalen van de behoefte, inventariseren van het aanbod en het vaststellen van de inkooptactiek. 2. Specificeren: opstellen van functionele, technische, logistieke en onderhoudsspecificaties. 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers. 4. Contracteren: onderhandelen en het afsluiten van contracten. De laatste drie fasen behoren tot de zogenaamde operationele inkoop. Operationele inkoop gaat uit van bestaande contracten. In deze drie fasen spreek je eigenlijk niet van inkopen, maar van bestellen: 5. Bestellen: het plaatsen van de orders. 6. Bewaken van de afspraken: bewaken van het uitleveren van de orders (afspraken ten aanzien van bestelwijze, leverwijze en factureerwijze) en het verifiëren en afhandelen van de facturering. 7. Nazorg: het afhandelen van claims, klachten afhandelen, het evalueren van leveranciers en het herzien van contracten. In de beschrijving van de Administratieve Organisatie van het Proces Inkoop ligt de focus op de procesfasen 5 en 6. De overige processen hebben een minder vastomlijnd en procesmatige aanpak nodig, en worden beschreven in de beleidsnota Inkoop en aanbestedingsbeleid BBN. We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen. Hoofdproces Procesonderdelen/subprocessen Interne Controle 2.3.1 Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening 2.3.2 Declaraties van ingekochte goederen en diensten IC Inkoop & Inkoopproces 2.3.3 Inkoop van goederen en diensten met Aanbesteden pinpas en creditcard 2.3.4 Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Overkoepelend uitgangspunt is dat indien mogelijk op rekening gekocht wordt. 5
2.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces inkoop is als volgt. Externe regelgeving - Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO 2005). - Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2005). Interne Regelgeving - Beleidsnota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Brandweer Brabant-Noord 2012. - Regeling budgethouders BBN 2009. - Aanwijzing budgethouders 2012. - Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011. - Algemene Inkoopvoorwaarden Brandweer Brabant-Noord 2012. 6
2.3 Procesmodellen 2.3.1 Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening Hier een schematische weergave van het subproces Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening Best eler Best eler Inkoopf unctionaris Inkoopbehoeft e 1 Onderdeel van cont ract met leverancier? 2 Nee I nkoop > 25. 000 excl. BTW? 3 Uit voeren Tact ische Ja Inkoopactiviteit en 4 Ja Best eler Af stemming met Budget houder 5 Nee Best eler I nvulen Best elf ormulier 6 Best eler Plaatsen van een order bij leverancier 7 Best eler Ont vangst goed(eren) of dienst (en) 8 Best eler Tekenen voor prest at ie op best elf ormulier 9 Best eler Ondert ekend best elf ormulier naar (district s)adm. 10 11 Gereed voor ontvangen factuur Admin. mdw Leverancier st uurt f act uur 12 Ont vangst en regist reren fact uur 13 Admin. mdw 15 Nieuwe crediteur? 14 Ja Proces Debiteuren- en Credit eurenbeheer Nee Admin. mdw Voorcoderen Fact uur 16 Nee 7 Best eler Prest at ieakkoord 17
Ondert ekend best elf ormulier naar (dist rict s)adm. 10 11 Gereed voor ont vangen f act uur Admin. mdw Leverancier st uurt f act uur 12 Ont vangst en regist reren f act uur 13 Admin. mdw 15 Nieuwe credit eur? 14 Ja Proces Debit euren- en Credit eurenbeheer Nee Admin. mdw Voorcoderen Fact uur 16 Nee Best eler Prest at ieakkoord (best elf ormulier) bij f act uur voegen 17 Budget houder Juist e budget / groot boekrekening? 18 Ja Budget houder Cont roleren en paraf eren f act uur. 19 Admin. mdw I nvoer in Financieel Pakket 20 Niet akkoord Admin. mdw Fact uren en boekingsverslagen naar f in. adm. mdw. 21 Fin. adm. mdw. Cont role f act uren en boekingsverslagen 22 Akkoord 23 Proces Bet alingen 8
Beschrijving bij procesmodel Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening Naam Functionaris Omschrijving 1 Inkoopbehoefte Inkoopbehoefte bij een medewerker vormt de start van het inkoopproces. Inkopen geschieden bij voorkeur op rekening. Slechts in uitzonderlijke gevallen is inkoop met afrekening op basis van automatische incasso toegestaan. Dit gaat met name om vaak repeterende gelijkblijvende factuurbedragen. 2 Onderdeel van contract met leverancier? 3 Inkoop > 25.000 excl. BTW? 4 Uitvoeren Tactische Inkoopactiviteiten 5 Afstemming met Budgethouder Inkoopfunctionaris De besteller checkt (bij de inkoopfunctionaris) of een (raam)contract (of andere bindende afspraken) met een leverancier aanwezig zijn. Dit geschiedt vóór het aanschaffen of bestellen van de gewenste goederen of diensten. Indien nee. Ga naar stap 3. Indien ja. Ga naar stap 5. Is de totale som van de verplichting geraamd op meer dan 25.000? Indien nee. Ga naar stap 5. Indien ja. Ga naar stap 4. De inkoopfunctionaris voert Tactische Inkoopactiviteiten uit zoals omschreven in de beleidsnota Inkoop en aanbestedingsbeleid BBN. De inkoper/besteller stemt voordat hij een verplichting aangaat af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het aangaan van een verplichting. Daarbij stemt hij af welk budget (grootboeknummer) hiervoor gebruikt wordt. Indien de budgethouder akkoord is gaat de inkoper/besteller over tot het aangaan van een verplichting. Ga naar stap 6. Indien budgethouder niet akkoord is, zal 9
6 Invullen Bestelformulier er geen verplichting worden aangegaan. Het proces stopt. Bij het aangaan van een verplichting dient een bestelformulier ingevuld te worden. Enkele uitzonderingen hierop zijn: Indien er andere documenten zijn die het bestelformulier vervangen en dezelfde benodigde informatie bevatten. (bijv. aanbestedingsdossiers, opdrachtbrieven). Er is eenmalig een bestelbon nodig bij de diensten of goederen die periodiek geleverd worden, zonder afroep van een besteller tot stand komen, en zonder mogelijk controle op de prestatie (bijv. gas, water, licht, beveiligingscontracten). De besteller vult het bestelformulier in: Datum: datum van opdrachtverstrekking. Opdracht aan: naam leverancier, postadres, postcode en woonplaats. Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht. (Voeg evt. bijlage toe). Afgesproken prijs/offertebedrag: indien van toepassing, afgesproken prijs / offertebedrag. Aanduiden of bedrag in- of exclusief BTW is. Afleveradres: adres en contactpersoon waar goederen c.q. diensten naar toe moeten. Factuuradres: het adres waar de inkoopfactuur naar toe moet. Grootboekrekening: de besteller vult het grootboeknummer in zoals deze is afgestemd met de budgethouder. Opmerkingen: eventuele aanvullende informatie ten behoeve van de leverancier invullen. Naam en handtekening besteller: naam en handtekening van persoon welke het formulier invult. Bestelformulier bestaat uit drie gekleurde bladen. 10
7 Plaatsen van een order bij leverancier 8 Ontvangst goed(eren) of dienst(en) 9 Tekenen voor prestatie op bestelformulier 10 Ondertekend bestelformulier naar (districts)administratie Witte deel gaat naar de leverancier (dit deel dient door de leverancier bij de inkoopfactuur gevoegd te worden). Blauwe deel gaat naar de leverancier (dit deel is voor de administratie van de leverancier). Gele deel gaat naar de administratie van het district. (dit deel na prestatieverklaring door besteller/inkoper naar de administratie van het district). De inkoper/besteller bestelt of koopt de gewenste goederen/diensten bij de leverancier. Bij het inkopen van de goederen/ diensten kunnen verschillende betalingscondities worden afgesproken. (NB: met in achtneming van de algemene inkoopvoorwaarden) Streven is zoveel mogelijk te betalen op rekening. De inkoopfactuur wordt geadresseerd aan de Brandweer Brabant- Noord. De leverancier levert de goederen, de besteller ontvangt deze. Indien de besteller/inkoper akkoord gaat met de geleverde goederen tekent de besteller/inkoper op het gele formulier van bestelformulier voor prestatieakkoord. Indien de besteller/inkoper niet akkoord is dient deze contact op te nemen met de leverancier en te zorgen voor: Een correcte levering. Een correcte inkoopfactuur en/of creditnota. De besteller stuurt het gele deel van het bestelformulier in en stuurt deze ondertekend naar de administratie van het district. 11 Gereed voor Einde van het Na stap 10 is het deelproces afgerond en 11
ontvangen factuur deelproces is de volgende start van het proces de factuur die van de leverancier komt. 12 Leverancier stuurt factuur Post komt op verschillende manieren binnen bij het team Financiën en Control. Centraal wordt de postontvangst geregeld door de DIV-ers. Post voor het team Financiën en Control wordt doorgestuurd. Post (facturen) decentraal ontvangen wordt direct doorgestuurd naar het team Financiën en Control. Via mail, fax, of via interne post ontvangt het team Financiën en Control de facturen. 13 Ontvangst en registreren factuur Administratief medewerker Financiële afdeling selecteert de ingekomen post en checkt: Is de inkoopfactuur werkelijk voor BBN (klopt de tenaamstelling?) Voldoet de inkoopfactuur aan de wettelijke eisen die gelden voor facturen? Elke inkoopfactuur krijgt een datumstempel en een blokstempel (blokstempel is er voor de codering en parafen). Het crediteurnummer wordt op de inkoopfactuur gezet. Dit crediteurnummer correspondeert met het crediteurenbestand uit het financiële systeem Exact. Vervolgens wordt de inkoopfactuur gescand en digitaal gearchiveerd in het programma Decos. 14 Nieuwe crediteur? Administratief medewerker De administratief medewerker controleert de crediteur. Crediteur bekend => ga naar stap 16. Crediteur niet bekend => ga naar stap 15. 15 Proces Crediteuren en Debiteurenbeheer Nvt Proces crediteuren en debiteurenbeheer volgt als crediteur niet bekend is. 16 Voorcoderen Factuur Administratief Aan de hand van het overzicht van de 12
17 Prestatieakkoord (bestelformulier) bij factuur voegen 18 Juiste budget/ grootboekrekening? 19 Controleren en paraferen factuur medewerker Budgethouder Budgethouder grootboekrekeningen en de budgethouders worden de facturen voorgecodeerd door de administratieve medewerkers. Op de inkoopfactuur zet de administratief medewerker een grootboekrekeningnummer en de initialen van de budgethouder. Deze codering is (slechts) een indicatie voor de budgethouders. In de districten wordt bij de inkoopfactuur het gele deel van het bestelformulier gevoegd. Hierop staat een handtekening voor prestatieakkoord. Indien er geen bestelbon (geel) met prestatieakkoord aanwezig is dient de administratief medewerker de besteller/inkoper te vragen naar een akkoord. Indien de besteller en budgethouder beiden dezelfde persoon zijn en het betreft een inkoopfactuur boven de 500 excl BTW dan dient naast de budgethouder iemand anders te tekenen voor prestatie. De budgethouder controleert de door hem ontvangen facturen. Zijn de facturen op het juiste budget (grootboekrekening) geboekt?: Indien nee; de budgethouder stuurt de inkoopfactuur met aantekening naar de financiële administratie; stap 13 volgt. Indien ja: ga naar stap 19. De budgethouder controleert de facturen: Juiste budgethouder/ grootboekrekening? Akkoord voor betaling? Indien de budgethouder akkoord is tekent hij de inkoopfactuur. Indien de inkoopfactuur niet akkoord is met aantekening naar de financiële afdeling, waar passende vervolgstappen worden genomen. 13
20 Invoer in Financieel Pakket 21 Facturen en boekingsverslagen naar financieel administratief medewerker 22 Controle facturen en boekingsverslagen Administratief medewerker Administratief medewerker Financieel administratief medewerker Op de facturen die met aantekeningen terugontvangen zijn van de budgethouder worden door de administratief medewerkers vervolgstappen genomen. De facturen die (ondertekend) terugontvangen zijn worden door administratief medewerkers gecontroleerd op parafering en ingeboekt in Exact. Inkoopfacturen worden te allen tijde in het Inkoopboek geboekt. De administratief medewerker stuurt de facturen en het boekingsverslag door naar een financieel administratief medewerker (ter controle). De inkoopfacturen en boekingsverslagen worden door de financieel administratief medewerker(s) gecontroleerd: Juiste grootboeknummer? Juiste paraaf van budgethouder? Prestatieakkoord aanwezig? Juiste betalingsconditie? (Let op: mogelijke incassofacturen). Juiste BTW opgegeven? Indien akkoord: financieel administratief medewerker tekent voor akkoord. De facturen kunnen nu mee worden genomen in de betalingen. Indien niet akkoord: de financieel administratief medewerker zet de betreffende factuur/facturen op blokkade in Exact. Deze facturen kunnen dan niet uitbetaald worden. Daarnaast worden andere vervolgstappen uitgezet. Bijv. factuur gaat terug naar budgethouder, prestatieakkoord wordt bijgevoegd etc. Bij een foutieve boeking wordt de factuur teruggezonden naar de administratief medewerker. Welke vervolgens de correctie kan doorvoeren. 23 Proces Betalingen Na de invoercontrole zijn de facturen gereed voor betaling. Hierop volgt het deelproces betalingen. 14
2.3.2 Declaraties van ingekochte goederen en diensten Inkoopbehoefte 1 Overleg met budgethouder 2 Aankopen goederen (met eigen middelen) 3 Invullen van 4 declaratieformulier Budgethouder Controleren en 5 paraferen declaratieformulier Admin.mdw Ontvangst 6 declaratieformulier Fin.adm.mdw. Financiële controle7 declaratieformulier 8 Proces Betalingen Beschrijving bij procesmodel Declareren van ingekochte goederen en diensten Naam Functionaris Omschrijving 1 Inkoopbehoefte Inkoopbehoefte bij een medewerker vormt de start van het inkoopproces. Indien niet op rekening gekocht kan worden, en het betreffen kleine aankopen dan mag een medewerker goederen aanschaffen met eigen middelen. Let op: Bonnen boven de 250 moeten via facturen op naam van Brandweer Brabant-Noord (in verband met BTW teruggaaf). 15
2 Overleg met Budgethouder 3 Aankopen Goederen (met eigen middelen) 4 Invullen van declaratieformulier 5 Controleren en paraferen declaratieformulier Budgethouder De inkoper/besteller stemt voordat hij een verplichting aangaat af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het aangaan van een verplichting. Daarbij is afstemming over welk budget (grootboeknummer) nodig. Indien de budgethouder akkoord is gaat de inkoper/besteller over tot het aanschaffen van goederen of diensten. Indien budgethouder niet akkoord is, wordt niet tot aanschaf overgegaan. schaft goederen of diensten aan met eigen middelen. De besteller vult het declaratieformulier in en voegt bijlagen en originele stukken toe ter onderbouwing van de aankoop. In te vullen door besteller/declarant Naam besteller: Naam van persoon die declaratieformulier invult. Hier is ook ruimte om indien de declaratie voor een personeelsvereniging is de naam hiervan in te vullen. Bedrag. Adresgegevens: adres en telefoonnummer besteller. Bankrekeningnummer: bankrekeningnummer en tenaamstelling rekeninghouder waar declaratiebedrag naar overgemaakt dient te worden. Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht. Datum en handtekening: datum van aankoop en handtekening besteller. Aantal bewijsstukken bij de declaratie: het aantal meegezonden originele bewijsstukken dient hier aangegeven te worden. De budgethouder controleert de declaratie: Akkoord voor betaling? Indien de budgethouder akkoord is vult hij het grootboekrekeningnummer in ten laste waarvan de declaratie zal worden geboekt. Daarna voorziet hij/zij de 16
6 Ontvangst declaratieformulier 7 Financiële controle declaratieformulier Administratief medewerker Financieel administratief medewerker declaratie van zijn/haar naam, de datum en daarna ondertekent de budgethouder de declaratie (voor akkoord). Indien niet akkoord gaat de declaratie met aantekening naar de financiële afdeling, waar passende vervolgstappen worden genomen. De administratief medewerkers selecteren de ingekomen declaraties uit de post en sturen de declaraties vervolgens door naar de financieel administratief medewerker. De declaratie wordt door de financieel administratief medewerker gecontroleerd: Alle benodigde gegevens op het formulier ingevuld? Juiste grootboeknummer? Juiste budgethouder geparafeerd? Juiste stukken aanwezig? Indien ja: financieel administratief medewerker dateert de declaratie en tekent voor akkoord voor het betalen van de declaratie. Ga naar stap 8. Indien nee: financieel administratief medewerker onderneemt actie om gebreken te (laten) herstellen. Bijv. declaratie gaat terug naar de declarant. 8 Proces Betalingen Na de invoercontrole zijn de facturen gereed voor betaling. Hierop volgt het deelproces betalingen (par 5.3.4). Na betaling wordt door de financieel administratief medewerker op het declaratieformulier de betaaldatum ingevuld. Daarna wordt de declaratie opgeborgen (op naam) in de fysieke map voor declaraties. 17
2.3.3 Inkoop van goederen en diensten met pinpas of creditcard Inkoopbehoefte (operationele inkoop) 1 Aankopen goederen met pinpas of creditcard 2 Invullen geleideformulier + toevoegen stukken 3 Budgethouder Ondertekenen geleideformulier door budgethouder 4 Niet akkoord Alle stukken bij geleideformulier? Admin.mdw 5 Nee Ja Fin.adm.mdw Financiële controle geleideformulier 6 Akkoord 7 Proces Betalingen Admin.mdw Maandelijkse overzicht pinpas en creditcardtransactie s 8 Bijvoegen van geleideformulieren 9 Controller/Teamleider F&C Tekenen voor gezien 10 Admin.mdw Archiveren geleideformulier 11 12 Proces afgerond 18
Beschrijving bij procesmodel Inkoop van goederen en diensten met pinpas en creditcard Naam Functionaris Omschrijving 1 Inkoopbehoefte (operationele inkoop) Inkoopbehoefte bij een medewerker vormt de start van het inkoopproces. Indien niet op rekening gekocht kan worden, en het betreffen kleine aankopen dan mag een medewerker goederen aanschaffen met een bankpas (maximaal 500) of creditcard (maximaal 1.000). 2 Aankopen goederen met pinpas of creditcard 3 Invullen geleideformulier + toevoegen stukken 4 Ondertekenen geleideformulier door budgethouder Budgethouder De inkoper/besteller stemt voordat hij een verplichting aangaat af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het aangaan van een verplichting. Daarbij is afstemming over het budget (grootboeknummer) nodig. Indien de budgethouder akkoord is gaat de inkoper/besteller over tot het aanschaffen van goederen of diensten met pinpas of creditcard. Wanneer de budgethouder niet akkoord is, wordt niet tot aanschaf overgegaan. Indien de besteller niet de beheerder van de bankpas of creditcard is verkrijgt hij deze bij de beheerder van de bankpas of creditcard en vult het formulier registratieformulier verstrekken bankpas in. De besteller vult op het geleideformulier de volgende zaken in: Naam gebruiker pinpas of creditcardgebruiker. Datum. Bedrag. Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht. De besteller voegt bijlagen en originele stukken toe ter onderbouwing van de aankoop. Paraaf. De budgethouder controleert het geleideformulier: Juiste budget/grootboekrekening? 19
5 Alle stukken bij geleideformulier? 6 Financiële controle geleideformulier Administratief medewerker Financieel administratief medewerker Juiste budgethouder? Indien de budgethouder akkoord is tekent hij het geleideformulier. Indien niet akkoord gaat het geleideformulier met aantekening naar de financiële afdeling, waar passende vervolgstappen worden genomen. Wanneer de besteller en de budgethouder dezelfde persoon zijn dient er door een medewerker van BBN, met een in horizontale lijn (of hoger) vergelijkbare functie, bijgetekend te worden op het geleideformulier. De administratief medewerker controleert of bij de geleideformulieren alle benodigde gegevens en bijlagen aanwezig zijn. Alle stukken aanwezig?: Ja, ga naar stap 6. Nee, ga naar stap 3. Het geleideformulier wordt door de financieel administratief medewerker gecontroleerd: Juiste grootboeknummer? Juiste paraaf van budgethouder? Juiste stukken aanwezig? Indien ja: financieel administratief medewerker tekent voor akkoord. Ga naar stap 7. Indien nee: financieel administratief medewerker onderneemt actie om gebreken te (laten) herstellen. Ga naar stap 3. 7 Proces Betalingen Het proces van het geleideformulier pinen creditcard transacties is afgerond. Het proces betalingen volgt (paragraaf 5.3.4). Via het bankafschrift wordt de declaratie geboekt op de tussenrekening pin (door de financieel administratief 20
medewerkers). De administratieve medewerkers maken de memoriaalboeking om deze rekening op nul te houden en kosten te boeken. 8 Maandelijkse overzicht pinpas en creditcardtransacties 9 Bijvoegen van geleideformulieren Administratief medewerker Maandelijks krijgt de BBN van de bank een overzicht van de pinpas- en creditcardtransacties van de bank. De administratief medewerker voegt bij de maandelijkse overzichten de bijbehorende geleideformulieren en legt deze maandelijks voor aan de controller / teamleider Financiën & Control. 10 Tekenen voor gezien Controller/Teamleider Financiën & Control De controller / teamleider Financiën & Control tekent voor gezien ter toezicht op de omvang en type uitgaven welke gedaan worden met pinpas en creditcard. De handtekening wordt op het maandelijkse overzicht gezet. 11 Archiveren geleideformulier Administratief medewerker De geleideformulieren worden door de administratief medewerker opgeborgen in de memoriaalmap (als achterliggende stuk achter de memoriaalboeking). 12 Proces afgerond Na het archiveren van het geleideformulier is het proces afgerond. 21
2.3.4 Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Bes teller Ink oopbehoefte 1 (operationele ink oop) Overleg met budgethouder 2 Bes teller Inv ullen k as geleideformulier 3 4 Proc es Uitgaande k as s trom en Bes teller Aank open m et k as gelden 5 Budgethouder Niet ak k oord Akk oord dec laratieformulier? 6 Akk oord Budgethouder Ondertek end 7 k as geleideformulier naar bes teller Bes teller Verantwoording bes teding 8 9 Proc es Ink om ende k as s trom en Niet ak k oord Kas s ier Ontv angst en regis treren 10 k as geleideformulier Akk oord 11 Proc es k as opm ak en 22
Beschrijving bij procesmodel Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Naam Functionaris Omschrijving 1 Inkoopbehoefte (operationele inkoop) Inkoopbehoefte bij een medewerker vormt de start van het inkoopproces. Indien niet op rekening gekocht kan worden, en het betreffen kleine aankopen, dan mag een medewerker goederen aanschaffen met kasgelden 2 Overleg met budgethouder 3 Invullen kasgeleideformulier 4 Proces uitgaande kasstromen (verstrekken voorschot) 5 Aankopen met kasgelden 6 Akkoord declaratieformulier? Budgethouder De inkoper/besteller stemt voordat hij een aankoop met kasgelden wil doen af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het verkrijgen van kasgelden. Daarbij is afstemming over het budget (grootboeknummer) nodig. De besteller vult op kasgeleideformulier A het volgende in: Datum: datum van aankoop. Naam: naam indiener. Bedrag: bedrag van benodigd voorschot. Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht. Bij de kassier kan een voorschot verkregen worden. Dit is beschreven in het proces uitgaande kasstromen (paragraaf 5.3.6.2). De besteller schaft bij een leverancier goederen / diensten aan met kasgelden. En vult vervolgens het kasgeleideformulier deel B in, voegt het aankoopbewijs bij het kasgeleideformulier en levert het geheel aan bij de budgethouder. Het kasgeleideformulier deel B bevat de spelregels voor het aanleveren van een declaratie. De budgethouder beoordeelt het declaratieformulier deel B: Akkoord?: Ja, onderteken het declaratieformulier. Ga naar stap 7. Nee, het declaratieformulier wordt niet 23
7 Ondertekend kasgeleideformulier naar besteller 8 Verantwoording besteding 9 Proces Inkomende kasstromen 10 Ontvangst en registreren kasgeleideformulier Budgethouder Kassier ondertekend en gaat terug naar de besteller. Ga naar stap 5. Indien akkoord geeft de budgethouder het ondertekende declaratieformulier terug aan de besteller. De besteller gaat met het declaratieformulier naar de kassier. Bij de kassier worden het kasgeleideformulier deel B en eventueel wisselgeld van een voorschot door de besteller aangeboden. De ontvangst van het wisselgeld van het voorschot is beschreven in het proces kasbeheer. Bij wisselgeld ga naar stap 9. Zie proces Inkomende kasstromen (paragraaf 5.3.6.3). De kassier ontvangt het kasgeleideformulier deel B en controleert en registreert het kasgeleideformulier in de kasadministratie. Kasgeleideformulier volledig?: Ja, registreer het kasgeleideformulier in de kasadministratie. Archiveer vervolgens het kasgeleideformulier. Ga naar stap 11. Nee, ontbrekende stukken worden opgevraagd bij de besteller. Declaratieformulier gaat terug naar de besteller. Ga naar stap 8. 11 Proces kas opmaken Het proces van inkopen van goederen en diensten met kasgelden is nu afgerond. Het proces gaat nu verder bij het maandelijks opmaken van de kas (paragraaf 5.3.6.1). 24
2.4 Bijlagen Bij dit proces horen de volgende bijlagen: - Voorbeeld bestelformulier (bijlage 1). - Declaratieformulier (bijlage 2). - Registratieformulier verstrekken bankpas (bijlage 3). - Geleideformulier Pinpas- en creditcardtransacties (bijlage 4). - Kasgeleideformulieren (bijlage 15, 16 en 17). 25
Bijlagen handboek 26
Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier (Witte deel) 27
(Blauwe deel) 28
(Gele deel) 29
Aanpassing van deze werkinstructie in verband met de Werkkostenregeling volgt te zijner tijd in een apart voorstel. 30
Bijlage 2 Declaratieformulier (Voorzijde) 31
(Achterzijde) 32
Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas 33
Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties 34