DVOM/F. Protocol Declaraties Gedragsdeskundigen in strafzaken

Transcriptie

1 1 oktober 2009

2 Inhoudsopgave: Procesgang declaratie... 4 a. Inzenden declaratie... 4 b. Registeren declaratie... 4 c. Betalen declaratie Gedragslijn reiskostenvergoeding Gedragslijn vergoeding tolken/ aanvullend onderzoek Gedragslijn declaratie afwijkende tarieven Formulieren... 6 DVOM/F Pagina 2 van 6

3 Dit is een landelijk protocol voor het opmaken, aanleveren, beoordelen en betalen van declaraties van gedragsdeskundigen in strafzaken. Het protocol is in overeenstemming met het Besluit tarieven in strafzaken 2003, de brief van de Minister van Justitie van 14 juli 2008, kenmerk /08 over de aanpassing van de vergoedingen van de Pro Justitia rapporteurs en de circulaire van de Minister van Justitie van 17 juli 2009, kenmerk /09 over de indexering 2009 van tarieven voor psychiaters en psychologen. Het protocol heeft tot doel om declaraties van gedragsdeskundigen binnen een redelijke termijn na indiening te betalen. Het protocol stelt eisen aan de routing en de maximale verwerkingstijd voor diverse instanties die in dit proces een rol hebben. Het protocol betreft diverse betrokkenen/instanties - de declarant: de gedragsdeskundige - het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) - het kabinet van de Rechter Commissaris (RC) - het arrondissementsparket of ressortsparket - de DVOM/F DVOM/F Pagina 3 van 6

4 1. Procesgang declaratie a. Inzenden declaratie De deskundige stuurt de declaratie naar het NIFP. De declaratie bestaat uit: een correct en volledig ingevuld modelformulier (artikel 4, lid 1 Wet Besluit Tarieven in Strafzaken 2003) indien de declarant BTW-plichtig is dient hij/zij altijd het BTW-identificatienummer te vermelden op de declaratie een uitdraai van een routeplanner indien reiskosten worden gedeclareerd. Is geen uitdraai van de routeplanner bijgevoegd, dan controleert de DVOM/F de gedeclareerde reiskosten aan de hand van een eigen uitdraai en wordt bij afwijking de declaratie door de DVOM/F geretourneerd aan de deskundige met het verzoek de factuur aan te passen of een creditnota mee te sturen. andere voor de uitbetaling relevante documenten Het NIFP stuurt de declaratie door naar de DVOM/F. De rapportage wordt aan de opdrachtgever (kabinet RC of parket) gezonden. Verwerkingstijd afdoening NIFP Het NIFP streeft voor het indienen van de complete declaratie bij DVOM/F naar een termijn van 1 werkdag. b. Registreren declaratie De DVOM/F neemt de declaratie in behandeling. De DVOM/F registreert de declaratie in het financiële systeem (JURIST). Vanaf dat moment is de declaratie traceerbaar op basis van het documentnummer en de naam van de declarant. De DVOM/F controleert de declaratie op de formele eisen en volledigheid. Als er geen onvolkomenheden bestaan stuurt de DVOM/F de declaratie digitaal aan het parket OM voor een prestatieverklaring van de opdrachtgever en een akkoord van de budgethouder. Bij onduidelijkheden, onvolledigheden en onjuistheden neemt een medewerker van de DVOM/F contact op met de gedragsdeskundige. De opdrachtgever beperkt zich tot de prestatieverklaring van de rapportage. De prestatieverklaring houdt in: 1. controle of het rapport ontvangen is en 2. controle of de gedeclareerde variant (mono-/ dubbel-/,triple rapportage) correct is c.q. conform opdracht is. Verwerkingstijd van registratie en terugontvangst van opdrachtgever van de declaratie De verwerkingstijd van de DVOM/F voor deze procesactiviteiten bedraagt maximaal 5 werkdagen De verwerkingstijd voor het parket bedraagt maximaal 10 werkdagen NB Declaraties die niet primair geregistreerd zijn, maar direct zijn toegezonden aan het kabinet RC of parket kunnen niet worden getraceerd. Vragen of verzoeken over deze declaraties kan de DVOM/F niet in behandeling nemen. c. Betalen declaratie De DVOM/F ontvangt de declaratie en controleert of de declaratie is voorzien van een prestatieverklaring en een akkoord van een bevoegde budgethouder De DVOM/F stelt de factuur betaalbaar. DVOM/F Pagina 4 van 6

5 Verwerkingstijd betaalbaarstelling van de declaratie De verwerkingstijd van de DVOM/F voor deze procesactiviteiten bedraagt maximaal 5 werkdagen De DVOM/F kan op basis van het door het Ministerie van Justitie afgesloten contract geen spoedbetalingen verrichten. Dat betekent dat na verzending van de betaalopdracht aan de bank het ongeveer nog 5 werkdagen duurt voordat de betaling wordt ontvangen. Totale verwerkingstijd van de declaratie NIFP en DVOM/F streven naar een totale verwerkingstijd van de declaratie van 20 werkdagen, exclusief verwerkingstijd van de bank 2. Gedragslijn reiskostenvergoeding Bij gebruik van eigen vervoer kan, voor het aantal te vergoeden reiskilometers, worden gedeclareerd op basis van de snelste route. NB Als zich een uitzonderlijke situatie voordoet, pleegt de declarant daarover op voorhand overleg met de bevoegde opdrachtgever. De DVOM/F accepteert enkel een schriftelijke vastlegging van de toestemming van een bevoegde opdrachtgever. De declarant voegt deze bij de declaratie Bij de berekening van de reiskilometers dient uitgegaan te worden van een routeplanner die bijgevoegd is bij de declaratie (zie 1.a:). 3. Gedragslijn vergoeding tolken/ aanvullend onderzoek Inzet van tolken Voor vergoeding van kosten komen alleen in aanmerking de tolken die vermeld staan in het BTVregister. Als de gedragsdeskundige overweegt een tolk in te schakelen kan hij of zij daarvoor contact opnemen met het parket. De tolk wordt dan, in overleg met de rapporteur, officieel door het parket opgeroepen. De oproeping, tevens bevattende een opdracht tot het verrichten van tolkwerkzaamheden, dient door de tolk bij zijn eigen declaratie te worden gevoegd. Van de rapporteur wordt gevraagd direct na verrichting op de oproeping (lees opdrachtformulier) 'voor prestatie' te tekenen, d.w.z. daar op aan te geven: dat de tolk zijn werkzaamheden heeft verricht hoeveel tijd dat heeft gekost waar de tolk zijn werkzaamheden heeft verricht. De tolk dient vervolgens de declaratie rechtstreeks in bij DVOM/F, onder bijvoeging van de (voor prestatie geleverde) getekende oproeping,. Als de betrokkene/ verdachte niet is verschenen kan de tolk maximaal een half uur plus reiskosten in rekening brengen. Inzet van andere deskundige Indien de rapporteur van oordeel is dat, ten behoeve van de rapportage, aanvullend onderzoek moet worden verricht door een andere deskundige (b.v. aanvullend neurologisch of somatisch onderzoek), pleegt hij daarover (door tussenkomst van het NIFP) overleg met de opdrachtgever. Als de opdrachtgever zich kan vinden in de indicatiestelling, door tussenkomst van het Parket Generaal (vanuit het oogpunt van het Zero-tolerance beleid), wordt een aanvullende opdracht verleend aan die deskundige met vermelding van het tarief dat voor de vergoeding van de kosten kan worden gehanteerd. Voor de declaratie van deze aanvullende opdracht gelden vervolgens dezelfde routing en dezelfde voorschriften als voor gedragsdeskundigen DVOM/F Pagina 5 van 6

6 4. Gedragslijn declaratie in afwijking van de normtijden Bij circulaire van 17 juli 2009 heeft de Minister van Justitie bevestigd dat de vastgestelde normtijden en tarieven gelden als fixed prices met als uitgangspunt dat meer- en minderwerk elkaar uitmiddelen. Dit sluit niet uit dat in voorkomende gevallen de deskundige zich beperkt tot het declareren van de feitelijk gemaakte uren. Door het NIFP zijn daarvoor aan de pro justitia rapporteurs, bij brief van 11 augustus 2009, enige handvatten geboden. 5. Formulieren Model declaratieformulier gedragsdeskundigen (art. 4, lid 1 van de Ministeriële regeling tarieven in strafzaken 2003). N.B. Afwijkingen van bovenstaande procedure kan leiden tot vertraging van de verwerkingstijd van de declaraties. DVOM/F Pagina 6 van 6