NOTULEN JAARVERGADERING D.D. 03-09-2015 SEIZOEN 2014-2015 VOLLEYBALVERENIGING RIVO RIETMOLEN Volgens de presentielijst waren er 23 leden aanwezig. 1) OPENING De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Koffie en 1 consumptie zijn voor rekening van Rivo. 2) NOTULEN LEDENVERGADERING 4 SEPTEMBER 2014 De notulen van de jaarlijkse ledenvergadering over het seizoen 2013-2014, gehouden op 04 september 2014, liggen ter inzage op de tafels. Vragen en/of opmerkingen omtrent notulen: Joyce ter Rietmole: in de notulen staat dat alle Rivo leden gratis gebruik kunnen maken van de beachvelden. Echter werd er dit seizoen voor elk team dat deelnam aan de beachcompetitie een bijdrage van 10 euro gevraagd. Waarom is dit? Thijs: Iedereen die mee speelt met de beachcompetitie moet inderdaad 10 euro betalen vanwege het onderhoud aan de beachvelden. De notulen worden hierbij goedgekeurd. 3) MEDEDELINGEN: We willen beginnen met wederom het feit dat het seizoen 2013 2014 prima verlopen is. We hadden er weer een kampioenschap bij zitten van Meisjes C1. En alle evenementen zoals Nieuwjaars volley en de Beach zijn eigenlijk zonder veel problemen goed verlopen. Dit jaar gaan we over op digitaal tellen dat houd in dat we tot Januari test draaien met het digitale tellen middels een Tablet. Daarna wordt het totaal ingepast. Voordeel is dat we dan geen telformulieren meer hebben en de standen meteen zijn bijgewerkt. Tablets zijn al aangeschaft. Om in het digitale te blijven, Mathijs Vaanholt wil het digitale Rivo gebeuren zoals spelers pasjes, scheidsrechter en andere belangrijke gebeurtenissen digitaal opzetten zodat iedereen overzichtelijk kan zien, bij wie je moet zijn of welke spelers pas die heeft. Tevens niet onbelangrijk gaat Mathijs de rol van scheidsrechter coördinator overnemen van Yordi Karnebeek. Yordi kan het niet meer combineren met zijn werk en studie, zit namelijk veel in de weekenden te werken. Maar Mathijs in ieder geval alvast bedankt. Even een applaus voor Mathijs. Er is nog steeds een tekort aan scheidsrechters. Daarom moet elk team 2 scheidsrechters leveren. Kijk binnen je team wie dat kan doen, en eventuele oefenwedstrijden of het Nieuwjaars volleybal toernooi zijn hele mooie aangelegenheden om een keer te oefenen. Nieuwe scheidsrechters graag melden bij Matthijs Vaanhold. De Dar heeft op dit moment nog blauwe munten in de omloop deze zijn geldig tot 31 December van dit jaar. Dit waren munten voor scheidsrechter coaches e.d. maar met de invoering van het nieuwe kassa systeem krijgt iedereen een pasje met daarop een
tegoed wie je kunt gebruiken aan de kassa om daarmee je koffie of pilsje te betalen. Dit moet nog geregeld worden. Zaalwacht / tellers staat elk jaar als punt op de vergadering. We denken dat we nu een beter voorstel hebben maar dat dachten we andere jaren ook. We willen een zaalwacht per dag gaan invoeren, dus het team is een vrijdag avond of een zaterdag verantwoordelijk voor de tellers, opzetten van de velden en opruimen van de zaal. Uitleg zaalwacht: Als team draag je de verantwoordelijkheid voor de zaalwacht van de door rivo aangewezen dag(en) zie hier onder wat dit inhoud. Je bent vrij om als team te ruilen voor de zaal wacht of om andere mensen te vragen als jullie er als team niet uitkomen, wel draag je als team de verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheden rivo zaalwacht: 1. 45 min voor aanvang van de wedstrijd(en) aanwezig voor het opbouwen van 2 velden(als op beide velden wedstrijden zijn) zodat er 30 min voor de tijd ingespeeld kan worden 2. Leveren van 2 tellers per wedstrijd. 3. Velden opruimen na de laatst gespeelde wedstrijd 4. Zaal afsluiten (nood deuren op slot), lichten uit, ventilator uit. Verantwoordelijkheid teams. Als een wedstrijd verzet word dien je dit te communiceren met het team wat die dag dienst heeft, net zoals de scheidsrechter ingelicht moet worden, en het team dient zelf te zorgen voor tellers en dat het net opgebouwd word. Alle competitie spelers komen dit jaar in een nieuw shirt. De reden hiervoor is dat alle shirts die er waren, niet meer voor goed fatsoen aan kon trekken. De sponsor commissie heeft hier dit jaar heel wat uren ingestoken om dit voor elkaar te krijgen. Daarvoor hartelijk dank. Tevens hebben ze bij Sport 2000 nog een actie lopen dat als je van de volleybal vereniging Rivo bent nog 15 % korting krijgt tot aanstaande Zaterdag. Nou weet ik niet dat je dat op alle sportartikelen krijgt maar vragen kun je altijd. Voor alle vrijwilligers die we hebben willen we een VOG pas aanvragen. (Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dit doen we om alle vrijwilligers te beschermen tegen eventuele situaties waarin je als vrijwilliger liever niet in terecht was gekomen. Denk hierbij aan bardiensten waarin soms minder leuke dingen kunnen gebeuren. Met een VOG pas kan de vereniging en de persoon zelf zich indekken tegen eventuele juridische vraagstukken. Hiermee dekken we ons ook in tegen misstanden van trainers of coaches. Voorbeeld was voor ons de jeugdtrainer van Havoc die vorig jaar negatief in het nieuws kwam. Huishoudelijk regelement: Wordt tot nu toe goed nageleefd maar mochten er vragen zijn, dan kun je nog steeds terecht bij Niek Eppink want hij zit in het team beheer van de DAR die gaat over de regels hier binnen de DAR.
Ook dit jaar zijn er gelukkig veel verenigingsleden bereid gevonden, vrijwilligerswerk te doen binnen de DAR. De DAR heeft ook dit jaar als het goed is, veel voetballers gereed gevonden om te helpen bij alle vrijwilligers werk. En we moeten iedereen die ook meehelpt bij het DAR gebeuren complimenten geven want ook daar was het een prima seizoen. Wel zijn er nog vacatures open bij het bar gebeuren. En met name op de Zaterdagavond, dus als er nog mensen zijn die na hun wedstrijd de avond bardienst willen overnemen dan graag melden bij Joanita. Hoe meer er daarvoor zijn hoe minder vaak je moet staan. Gemiddeld 1 keer in de 6 weken. De zaalhuur gaat wel weer omhoog conform de afspraak met de DAR. Dit is de laatste stap die we maken vanuit de overgang van de Molle naar de Dar Dit jaar betalen we gewoon het tarief wat er voor staat. Ik meende 35 Euro voor een hele zaal ( pub quiz vraag) De contributie voor dit jaar wordt wel verhoogd, we hebben dit middels alle vrijwilligers 4 jaar kunnen uitstellen. Maar nu gaat de contributie met 9 Euro omhoog. 4 Euro voor de Nevobo kosten en 5 Euro voor de vereniging. Komen we bij het volgende punt, deze stond er vorig jaar ook al op en dat is de Omni vereniging. Samen met Rob Brunning voorzitter van de Tennis hebben we de eerste gesprekken gehad om samen met de tennis een Omni vereniging te beginnen. Maar helaas we zijn daar niet verder mee gekomen. Reden Rob woont niet meer in Rietmolen. Wel willen we gesprekken houden dit jaar met 3 van de tennis en 3 van de volleybal om het weer op te pakken. Voor de Rietbeach geef ik graag het woord aan Roy Olminkhof: Roy: dit jaar hadden wen een redelijke goede omzet. Alleen liet het weer liet ons op zaterdag en zondag in de steek. Probleem blijft dat er te weinig vrijwilligers zijn om te helpen tijdens Beach weekend. Alle hulp is welkom en hoe meer vrijwilligers er zijn hoe minder lang qua uren je hoeft te helpen. Alfons: de totale opbrengsten voor Rivo van Rietbeach doet niet ten onder van de opbrengsten van de kermis. Alfons oppert het idee dat Rietbeach samen met de zomerfeesten om tafel gaat om de vrijwilligers in te delen voor beiden evenementen. De indeling van de vrijwilligers bij de kermis en rietbeach wordt dan tegelijk bekend gemaakt. 4) JAARVERSLAG/ COMPETITIEOVERZICHT 2014/2015: De secretaris leest het jaarverslag en het competitie-overzicht 2014-2015 voor. Er zijn geen op- of aanmerkingen; het verslag wordt goedgekeurd. 5) KASCONTROLE 2014 2015: De kascontrole over het seizoen 2043-2015 heeft op woensdag 26 augustus bij de penningmeester thuis plaatsgevonden door Anne en Hilde van Lith. Anne geeft aan dat de kascontrole er perfect uit zag, er zijn geen op- of aanmerkingen.
6) BENOEMING LEDEN KASCOMMISSIE 2014 2015 Anne van Lith is als langstzittend lid aftredend. Hilde van Lith blijft aan als lid van de kascommissie. Het vorig jaar benoemde reserve lid is Marc Nijhuis, hij zou als tweede lid van de kascommissie worden benoemd voor komend seizoen maar Marc is geen lid meer van Rivo. Voorkomend seizoen zijn we dus op zoek naar een nieuw lid van de kascommissie en een reservelid voor seizoen 2016/2017. Sandra Bauhuis biedt zich aan als nieuw lid van de kascommissie en Mascha Lansink is reservelid. 7) FINANCIEEL VERSLAG: De resultatenrekening 2014-2015 ligt ter inzage op de tafels. Helaas is de penningmeester ziek, maar heeft ze de volgende opmerkingen doorgegeven: De trainerskosten zijn hoger dan begroot i.v.m. de kosten van de trainerscursussen. De vergaderkosten worden voor komend seizoen aangescherpt, nader bericht richting alle commissie hierover volgt binnenkort. De post activiteiten valt lager uit omdat sommige kosten, zoals de kosten van nieuwjaarsvolleybal afgetrokken zijn van de opbrengst. Per saldo maakt dit dus geen verschil. Post jeugdactiviteiten, hieronder vallen o.a. het jeugdkamp, mini-uitje, sinterklaasviering en de vuurwerkbingo. Ook de opbrengst van de paaseitjesactie valt hieronder. Op- / of aanmerkingen omtrent resultatenrekening: Wim Pots: waarom staat de post gelden sponsoring apart benoemd op de resultatenrekening? Alfons: dit komt omdat we als bestuur besloten hebben dat de kwaliteit van de shirtjes te slecht is en daardoor voor alle teams in 1 keer nieuwe shirts hebben aangeschaft. Dit hebben we alvorens we de shirts besteld hebben uitgebreid besproken met de sponsorcommissie en alle sponsoren. Joyce te Rietmole: hoe kan het dat het nieuwjaarsvolleybaltoernooi veel meer geld oplevert dan het koningsdagtoernooi? Alfons: dit komt omdat het nieuwjaarsvolleybal georganiseerd wordt vanuit Rivo en na aftrek van de DAR kosten de winst ten goede komt aan Rivo. Het Koningsdag toernooi wordt georganiseerd vanuit meerdere verenigingen, dus de opbrengsten worden ook over meerdere verenigingen verdeeld. Aanvullend kan ik hier aan toevoegen dat er vanuit de DAR een activiteitencommissie wordt opgericht die zich gaat richten op meer activiteiten in de DAR te organiseren om nog meer rendement uit de DAR te halen. Ester Hallers: is het nog wel de moeite waard om een koningsdagtoernooi te organiseren aangezien het zo weinig oplevert en er overal al zoveel te doen is? Alfons: de organisatie van het koningsdagtoernooi moet inderdaad nieuw leven ingeblazen worden. Myrna Lansink: de organisatie van het Koningsdag toernooi wordt vaak te laat opgepakt en laat kenbaar gemaakt.
Mascha Lansink: hoe kan het dat de opbrengsten van het nieuwjaarsvolleybaltoernooi niet in verhouding staan tot de opbrengsten van de zomerfeesten? Alfons: dit komt omdat een groot gedeelte van de omzet van het nieuwjaarsvolleybaltoernooi naar de DAR gaat. 8) BEGROTING 2015-2016: Helaas is de penningmeester ziek en kunnen we de begroting niet bespreken. Voor komend seizoen gaat de contributie wel omhoog i.v.m. verhoogde teamgelden van de NeVoBo en door stijging van de zaalhuur. Op de begroting staat ook de aanschaf van een smashmachine. PAUZE De voorzitter stelt voor geen pauze te nemen en verder te gaan met de vergadering. De leden gaan hiermee akkoord. 9) ZOMERFEESTEN 2015 Myrna Lansink: de zomerfeesten zijn goed verlopen. De opkomst van de vrijwilligers was goed met name vanuit de volleybal. In totaal zijn 2 a 3 vrijwilligers niet op komen dagen. Reactie Alfons: We hadden vorig jaar afgesproken dat mensen om welke reden dan ook niet aanwezig kunnen zijn, dan met de Rietbeach zouden helpen. Als ze dat dan ook nog niet doen, dan kunnen ze een boete tegemoet zien van 100,- Euro. Want hoe je het ook bekijkt, we vragen 4 uurtjes werk van iedereen om de contributie laag te houden. Als dat al te veel is, kan ik naar alle vrijwilligers die dit wel doen geen verklaring geven waarom hun wel moeten staan en sommige mensen niet. Leonie Vollenbroek: positief punt dat je zelf aan kunt geven op welke dagen je beschikbaar bent om te helpen met de zomerfeesten. 10) VACATURELIJST: Voor komen seizoen zijn we nog op zoek naar: Scheidsrechters, per team moeten er 2 scheidsrechter geleverd worden. Namen scheidsrechters graag doorgeven aan Matthijs Vaanhold Coach heren 2 Coach heren 4 Coach dames 3 uitwedstrijden Coach dames 4 uitwedstrijden Coach dames 5 Voor de coachfuncties graag melden bij de TC Binnen de TC is Ilse Tenhagen gestopt, Ester Hallers is bereid gevonden om de taak van Ilse over te nemen. Ester Hallers: wat zijn de regels nu m.b.t. het opleiding van nieuwe scheidsrechters? Thijs: als nieuwe scheidsrechter hoef je niet meer op cursus. Je moet 3 wedstrijden onder begeleiding fluiten en de wedstrijden door een ervaren scheidsrechter laten beoordelen en dan mag je fluiten.
11) RONDVRAAG: Ester Hallers: dit seizoen zijn we met de trainingen absurd vroeg gestopt omdat onze trainer zelf mee wilde doen met de beachtrainingen. Ik betaal contributie om een geheel seizoen te volleyballen in de zaal en omdat ik zelf geen belang heb bij beachtrainingen stopt mijn volleybalseizoen dus al veels te vroeg. Reactie Alfons: overleg met de trainer hoe lang je per seizoen doortraint en wanneer je weer begint met trainen. De DAR is vanaf 1 augustus weer geopend. Een oplossing voor de mensen die niet willen beachen is om met meerdere teams op 1 avond samen te gaan trainen. Leonie Vollenbroek: betaalt Rivo de hele zomer als er niet getraind en gevolleybald wordt ook huur aan de DAR? Aangezien we in mei al stoppen met de trainingen. Reactie Alfons: Nee we betalen gemiddeld 40 weken zaalhuur aan de hand van hoeveel trainingsuren we per week hebben. We betalen dus alleen de effectieve trainings- en wedstrijduren. Jose Molenkamp: kunnen de mailadressen ingevuld worden in de site? Matthijs Vaanhold wordt gevraag dit te regelen. Anne van Lith: elke jaar is het aantal scheidsrechter een probleem, hebben jullie nagedacht over het invoeren van sancties als een team geen 2 scheidsrechter regelt? Reactie Thijs: de afgelopen jaren is hier te weinig aandacht aan besteed. Matthijs zal hier meer boven op zitten. Over sancties moet nog nagedacht worden. Monique Groothold: wordt de jeugd ook opgeleid tot scheidsrechter? Reactie Alfons: de jeugd fluit vooral bij de jeugdwedstrijden. De B-jeugd fluit bijvoorbeeld de mini competitie. Roy Olminkhof: geldt de regel voort het leveren van 2 scheidsen ook voor de recreanten. Reactie Thijs: In principe geldt deze regel ook voor de recreanten tenzij jullie zelf scheidsrechters regelen voor jullie eigen competitie. Leonie Vollenbroek: wordt er nog wat gedaan aan de presentatie van de nieuwe shirts aangezien bijna de hele vereniging in het nieuw is gestoken? Antwoord Niek Eppink: standaard procedure is dat de sponsor wordt uitgenodigd voor de eerste competitiewedstrijd en dat er dan een teamfoto wordt gemaakt. 12) SLUITING: De voorzitter beëindigd om 21.00 uur de vergadering.