Migratie PPI portefeuille Version 1.0 Rotterdam 23 Juni, 2016 Ton Ligtvoet & Marco van Zanten 1
Agenda Deze presentatie geeft inzicht in een tweetal (IT) aspecten rondom de aankomende migratie van de PPI portefeuille. De dataconversie. Aanpak en controle staat centraal. Nieuw portaal. Wat is nieuw en hoe ziet de portaal eruit. Tenslotte is er voldoende ruimte voor het stellen van vragen. 2
Data conversie: aanpak/overzicht Onderstaand overzicht geeft een overzicht van de aanpak van de data conversie van de PPI portefeuille. 3
Data conversie: planning en proefconversies Om tot een beheersbare conversie te komen zullen verschillen testen en proefconversies worden doorlopen: Technische conversies (minimaal 2) met als nadruk om technisch het gehele end to end proces te testen en vast te stellen of alle data technisch juist gemigreerd kan worden van Lohoff naar Lifetime/Fundation. Proefconversies (minimaal 3) met als nadruk om functioneel het gehele end to end proces te testen en vast te stellen of alle data op een juiste en volledige wijze gemigreerd is van Lohoff naar Lifetime/fundation. De generale proefconversie met als doel een 100% volledige (of verklaarbare) en juiste end to end migratie vast te stellen. De generale proefconversie is dus een simulatie van de productieconversie. Zowel de technische als de functionele controle rapportages van Lohoff, DataExcellence en Inadmin zullen voor de bepaling van het succes van de conversie de basis vormen. Verder zal middels steekproefcontroles via de portal een vergelijk gemaakt worden van data in de Lohoff acceptatie omgeving met data in de Inadmin acceptatie omgeving. De generale proefconversie is geslaagd als alle controle rapportages 100% aansluiten of als uitval <0,1% is en alles 100% verklaarbaar is. De definitieve conversie is uiteindelijk de daadwerkelijke migratie waarna de administratie over zal gaan naar Inadmin en de fusie met IPS zal plaatsvinden. Deze conversie staat gepland in het weekend van 1 oktober. 4
Data conversie: controle raamwerk Naast Technische Controle rapportages zijn er Functionele Controle rapportages die onderdeel van het gehele controle raamwerk. Controle rapportages zijn enerzijds reguliere top down rapportages zoals totalen per fonds per contract en anderzijds data gegroepeerd in niet verwachte dimensies om verschillen te kunnen detecteren die anders niet gedetecteerd worden. Voorbeelden zijn Premie per geboortejaar van alle deelnemers Aantallen per fonds per contract Aantallen per fonds per postcode Totalen Actieve en passieve deelnemers per contract Etc. Controle rapportages bevatten altijd totalen over alle contracten en totalen per PPI contract. Voordeel van deze rapportages is het detecteren van verwisselingen van data tussen verschillende categorieën. Daarnaast zal Internal Audit van meekijken met dit proces en een advies afgeven aan de stuurgroep migratie en de PPI Board. Voorbeeld van een controle lijst: premie per geboortejaar 5
Nieuw portaal - deelnemers Deelnemers: De grootste veranderingen voor deelnemers zijn, dat ze voortaan daarin zelf ook hun persoonlijke gegevens kunnen bijhouden en dat ze digitaal nieuwe inloggegevens kunnen opvragen als ze die zijn vergeten. We bieden de deelnemer met Mijn pensioentoekomst voortaan een overzicht van zijn pensioenuitkering en verwachte uitgaven. Uiteraard ervaren deelnemers ook de nieuwe look & feel van het pensioenportaal. Alles zal nog meer digitaal gaan verlopen. Er zullen geen fysieke brieven meer worden verstuurd. Alle communicatie verloopt voortaan via de online portaal. We willen dat de overgang van het ene naar het andere administratiesysteem zo min mogelijk impact heeft voor klanten. Maar we hebben ons wel afgevraagd wat slimmer of efficiënter kan en daardoor zijn er enkele kleine veranderingen. Het enige vervelende wat deelnemers merken van de migratie is een zogenoemde freeze van drie weken, waarin deelnemers geen handelstransacties kunnen doen De portefeuille bekijken kan wel. 6
Nieuw portaal werkgevers 1/2 Werkgevers: Er zijn alleen kleine veranderingen, grote zaken zoals het aanleveren van premiebestanden blijven hetzelfde. De look & feel is nieuw, de inloggegevens zijn nieuw, maar verder zijn alle functionaliteiten ongewijzigd. Wat geheel nieuw is voor werkgevers, is dat ze in het portaal rapportagemogelijkheden krijgen. Denk aan bijvoorbeeld het aantal deelnemers of het gebruik van het online portaal door hun werknemers. Mochten werkgevers nog vragen hebben dan levert Inadmin ondersteuning met een service desk die direct toegang heeft tot het administratiesysteem. Alles zal nog meer digitaal gaan verlopen. Er zullen geen fysieke brieven meer worden verstuurd. Alle communicatie verloopt voortaan via de online portaal. We willen dat de overgang van het ene naar het andere administratiesysteem zo min mogelijk impact heeft voor klanten. Maar we hebben ons wel afgevraagd wat slimmer of efficiënter kan en daardoor zijn er enkele kleine veranderingen. Het enige vervelende wat werkgevers merken van de migratie is een zogenoemde freeze van drie weken, waarin werkgevers geen mutaties kunnen doorvoeren. 7
Nieuw portaal werkgevers 2/2 8
Questions and Answers Q & A 9