Bijlage 3: Aanzet tot vrijwilligersbeleid VU West Betuwe 1. Inleiding Een vrijwilligersbeleid zorgt voor een systematische, gestructureerde en planmatige aanpak van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie door mensen te betrekken bij de organisatie (werving en selectie), kwaliteiten (er)kennen van mensen en ermee aan de slag gaan (introductie, matchen, vormen, begeleiden, exit), belonen voor de inzet van iemands kwaliteiten en goed afscheid kunnen nemen van mensen. Onderdelen van een vrijwilligersbeleid, die hierna worden uitgewerkt zijn: een visie op het werken met vrijwilligers voorwaarden o taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers o begeleiding en opleiding van vrijwilligers o werving tot en met exit o inspraak van vrijwilligers uitvoeren en evaluatie 2. Visie Vrijwilligers zijn nodig bij de Volksuniversiteit West Betuwe om genoeg handen te hebben voor de vele taken die er liggen, zonder dat dit financieel grote gevolgen heeft. De VUWB biedt de vrijwilligers mooi werk, gezelligheid en sociaal contact, blijken van waardering bij jaarlijkse afsluiting en mogelijkheden om zelf met plezier te leren. Een organisatie die op vrijwilligers steunt vraagt om een helder vrijwilligersbeleid. Kenmerken van de vrijwilliger bij de VUWB zijn: meer jaren betrokken als vrijwilliger werkzaam bijvoorbeeld als coördinator, baliemedewerker, technicus en prmedewerker. ongeveer een dagdeel in de week inzetbaar deels geen werk (meer). 3. Voorwaarden voor vrijwilligerswerk Continue: helderheid over werkzaamheden (zelfwerkzaamheid, korte tijdelijke klussen) en aansluiten bij voorkeuren en motieven van vrijwilliger: match duidelijke relatie met ZZP er(s) en andere vrijwilligers hoofdcoördinator die collectief en/of individueel peilt wat goed of minder goed gaat bij bijvoorbeeld taakinhoud; taakvervulling; ondersteuningswens; werkomstandigheden; samenwerking en ontwikkelingsmogelijkheden benodigde opleidingen (BHV, techniek) verzekeringen 1
vrijwilligersvergoeding voor waarderen van intensieve vaak terugkerende werkzaamheden flexibiliteit om in te kunnen spelen op interne en externe veranderingen financiering van de organisatie. Aandachtspunten op dit moment: werving via netwerken huidige vrijwilligers, website, sociale media, bericht CC, VIP selectieprocedure (nog niet vastgelegd) kwaliteiten (er)kennen van mensen: gesprekken met huidige vrijwilligers over hun drive en betrokkenheid, huidige en mogelijk aanvullende inzet en wensen rond te dragen verantwoordelijkheid diversiteit bereiken: hoe jongeren en andere culturele achtergronden betrekken. draaiboeken per soort taak (gastheer/gastvrouw, coördinator, techniek, pr en communicatie, cursusadministratie, financiën) en toewijzing verantwoordelijkheden werken met een (vrijwilligers)vergoeding. De fiscus beschouwt iemand als vrijwilliger wanneer de beloning niet in verhouding staat tot de aard en omvang van de verrichte werkzaamheden, maar geeft geen nadere specificaties. 4. Taken en Verantwoordelijken De VUWB werkt zo veel mogelijk met vrijwilligers. Ook zullen er altijd een of meer vaste medewerkers/zzp ers nodig zijn om de loop van een aantal cruciale primaire processen te garanderen: hoofdcoördinator (intern en extern gericht; vrijwilligerscoördinator) programmering van cursussen, workshops, lezingen financiën en loonadministratie (met eventueel een voor langere tijd in te zetten vrijwilliger voor de boekhouding). Met elke vrijwilliger worden afspraken gemaakt waarin zowel de positie binnen VUWB als de rechten en plichten van de vrijwilligers goed en duidelijk worden vastgelegd. Deze afspraken maken dat een duidelijke en eerlijke samenwerking mogelijk is en een ieder weet wat er van hem of haar wordt verwacht. 5. Beloning De functies als vrijwilliger worden onbezoldigd uitgevoerd. VUWB biedt de vrijwilligers mooi werk, gezelligheid en sociaal contact, blijken van waardering bij jaarlijkse afsluiting en mogelijkheden om zelf met plezier te leren. De hoofdcoördinator wordt als medewerker of als ZZP er betaald voor de taken die deze uitvoert. Er is in overleg een reiskostenvergoeding voor de vrijwilligers. Voor sommige vrijwilligers wordt een vrijwilligersvergoeding geboden. Het beleid ten aanzien van de vrijwilligersvergoeding is als volgt: 2
1. Het bestuur stelt de taken waarvoor een vergoeding kan worden gegeven vast op basis van de volgende criteria: de taak vraagt een tijdsbesteding van meer dan 5 uren per week en beschikbaarheid op vastgelegde tijden is vereist; de taak bevat een coördinerende verantwoordelijkheid of verantwoordelijkheid voor een bepaald deelproces; de taak is cruciaal voor het beleid dat door het bestuur is vastgelegd; er is draagvlak voor de aanwijzing van die taak bij de vrijwilligers; voor de taak is niet eerder loon uitgekeerd. 2. De vergoeding wordt bepaald door het bestuur maar zal nimmer meer zijn dan de wettelijk vastgestelde maxima; op de datum van dit document moment is dat voor vrijwilligers ouder dan 23 jaar; 4,50 per uur met een maximum van 150 per maand en 1500 per jaar. Vrijwilligers jonger dan 23 jaar krijgen een vergoeding van maximaal 2,50 per uur, met een maximum van 150 per maand en 1.500 per jaar. 3. Met de vrijwilliger wordt een vrijwilligerscontract gesloten waarin o.a. de taak is beschreven; de tijdstippen en duur van de taakuitvoeringen, de duur van de overeenkomst. De ondertekening vindt plaats door een door het bestuur gemandateerde en de betrokkene. 4. Indien de vrijwilliger een bijstands- of werkeloosheidsuitkering heeft, moet door de betrokkene bij het UWV worden nagegaan of de vrijwilligersovereenkomst en de daarin overeen gekomen vergoeding niet conflicteert met de vrijwilligersvergoeding. De gemandateerde van het bestuur stelt vast of dat is gebeurd. Voor de volledigheid volgt hieronder een korte toelichting voor vrijwilligerswerk met een uitkering UWV: Vrijwilligerswerk is werk: waarvoor u niet betaald krijgt (op een mogelijke onkostenvergoeding na) en waarvoor u ook geen betaling kunt verwachten; en dat u doet voor een maatschappelijke organisatie. Organisaties die voor hun activiteiten voor een groot deel afhankelijk zijn van de inzet van vrijwilligers; en dat u of een ander niet eerder voor loon deed. Krijgt de vrijwilliger een bijstandsuitkering en daarnaast een vergoeding voor vrijwilligerswerk? Dan verandert de hoogte van de uitkering niet als de vergoeding voor het vrijwilligerswerk maximaal 95 per maand is en maximaal 764 per jaar. Als het gaat om vrijwilligerswerk dat de gemeente noodzakelijk vindt voor re-integratie, dan verandert de hoogte van de uitkering niet als de vrijwilligersvergoeding niet hoger is dan 150 per maand en 1.500 per jaar. UWV heeft bezwaar bij het uitvoeren van een taak waarvoor eerder een betaalde kracht werd ingezet. De vrijwilliger moet volgens de regels het vrijwilligerswerk melden om te laten beoordelen door het UWV of zijn taak vrijwilligerswerk is. Hij/zij kan daarbij een brief van VUWB bijsluiten waarin staat dat we geen subsidie krijgen en dus functioneren met vrijwilligers. In de brief wordt ook vermeld dat het niet gaat om verdringing van betaald werk. Als het kan ook in gesprek gaan met UWV. 3
6. Begeleiding en opleiding Vrijwilligers hebben recht op begeleiding. In principe wordt dit door de hoofdcoördinator gedaan. Vrijwilligers ondersteunen elkaar onderling ook tijdens de taakuitvoering. Voor bepaalde vrijwilligerstaken (BHV) is specifieke opleiding nodig. Per vrijwilliger worden afspraken gemaakt of hiertoe scholing wordt gevolgd of training on the job wordt geboden (door de vrijwilligerscoördinator of ervaren collega s). De gemeente Culemborg heeft permanent subsidie beschikbaar voor de scholing van vrijwilligers. De meerwaarde van de opleiding moet wel duidelijk aantoonbaar zijn, evenals het verspreiden van de kennis binnen de organisatie. Organisaties kunnen twee keer per jaar een aanvraag doen. Per aanvraag wordt maximaal 250 toegekend. Het aanvraagformulier kan worden gedownload of opgehaald worden bij het VIP. Vrijwilligers mogen gratis één cursus van de VUWB volgen per cursusjaar (met een maximum cursusbedrag van 60). 7. Werving Het VIP heeft een vacaturebank (http://www.elkwelzijn.nl/vrijwilligersvinden) waarop vacatures voor vrijwilligerswerk gezet kunnen worden. Daarnaast kan door de eigen vrijwilligers en onder cursisten geworven worden. De hoofdcoördinator is aanspreekpersoon voor mensen die zelf contact opnemen en zich aanbieden als vrijwilliger. 7.1 Selectiecriteria Een vrijwilliger wordt voor een bepaalde taak geselecteerd. Van elke vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich betrokken voelt voor (het voortbestaan van) de VUWB; enthousiast is voor het werk; flexibel, oplossingsgericht en klantgericht is; de verantwoording die met de functie samen gaat neemt; een hands on mentaliteit heeft en onder druk kan werken circa een dagdeel per week beschikbaar is. 7.2 Aanname en inwerktijd De hoofdcoördinator voert het eerste kennismakingsgesprek. Vervolgens is er een gesprek met andere vrijwilligers om meer specifiek in te gaan op de werkzaamheden. Wanneer iemand niet blijkt te passen, wordt dit zo eerlijk mogelijk aangegeven; geprobeerd wordt suggesties te geven waar de betreffende persoon zich wel zou kunnen inzetten. Wanneer iemand blijkt te passen, wordt een proeftijd en een inwerkperiode afgesproken, waarin VUWB en de vrijwilliger kunnen kijken of het goed gaat. De hoofdcoördinator en ervaren vrijwilligers begeleiden de vrijwilliger tijdens deze periode. Aan het eind van die proeftijd en inwerkperiode wordt een evaluatiegesprek gevoerd door de hoofdcoördinator en worden definitieve afspraken gemaakt. 7.3 Behoud van vrijwilligers Om vrijwilligers te binden binnen VUWB worden verschillende acties ondernomen: waardering en belangstelling wordt getoond onderling en door de hoofdcoördinator en het bestuur; er is een prettige werksfeer en goede werkomstandigheden; de communicatie is open en duidelijk met vrijwilligers; vrijwilligers worden betrokken bij de organisatie, hun mening wordt gevraagd over zaken en die input wordt meegenomen bij het maken van nieuwe plannen en nieuwe projecten; 4
af en toe worden samen met de vrijwilliger de werkzaamheden geëvalueerd en gekeken of er nieuwe taken uit te voeren zijn of juist minder taken bij de vrijwilliger moeten liggen; passende blijken van waardering door het bestuur en de hoofdcoördinator elk jaar; bijvoorbeeld een kleine attentie rondom Kerst en Nieuwjaar, ziekte en een gezamenlijke afsluitende bijeenkomst. In de jaarplannen wordt dit per jaar vastgelegd. 7.3 Exit Er kunnen vele redenen zijn voor vrijwilligers om te stoppen met het vrijwilligerswerk. Door de hoofdcoördinator wordt een exitgesprek gevoerd, waarin gevraagd wordt naar de reden van vertrek én tips en tops over de periode dat de vrijwilliger was betrokken bij VUWB en voor de toekomst. Ook vanuit de organisatie van VUWB kan besloten worden dat een vrijwilliger niet (meer) functioneert. De hoofdcoördinator gaat hierover het gesprek aan met de vrijwilliger. Wanneer dit leidt tot conflicten of de afspraken niet worden nagekomen, wordt dit zo nodig door het bestuur opgenomen. 7.4 Overleg en inspraak Twee tot vier keer per jaar is er een gezamenlijke vergadering van bestuur, hoofdcoördinator en vrijwilligers, waarin vooral beleidsmatige ontwikkelingen en de financiën aan bod komen. Daarnaast is er maandelijks overleg tussen coördinatoren en de hoofdcoördinator en tweemaandelijks overleg tussen de overige vrijwilligers en de hoofdcoördinator. Daarin wordt het programma doorgenomen, worden afspraken gemaakt over wie wanneer ingezet wordt. Daarnaast komen ook lopende zaken, nieuwe ontwikkelingen en opfris-thema s tijdens deze vergaderingen aan bod. 7.5 WA- en ongevallenverzekering Vrijwilligerswerk brengt in veel gevallen enige extra risico s met zich mee. Vrijwilligers kunnen tijdens hun werk schade aanrichten of ze kunnen een ongeluk krijgen. De gemeente Culemborg heeft voor de vrijwilligers verzekeringen afgesloten bij het collectieve verzekeringspakket van: de Vrijwilligerspolis. Registratie en aanmelding voor de Vrijwilligerspolis is niet meer nodig. Alle vrijwilligers organisaties en alle vrijwilligers in de gemeente zijn automatisch verzekerd. Het verzekeringspakket van de Vrijwilligerspolis bestaat uit verzekeringen tegen de risico s van wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen. 8 Uitvoering en evaluatie Het vrijwilligersbeleid is opgesteld in de zomer van 2015. In het cursusjaar 2015-2016 wordt dit praktisch verder uitgewerkt. In de laatste vergadering van bestuur, hoofdcoördinator en vrijwilligers in dat cursusjaar wordt dit beleid geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. 5