RAADSVERGADERING 23 OKTOBER 2014 Aanwezig: Liliane Lebon, voorzitter; Jacques Van Alboom, Ivan Stevens, Pierre Velghe, Didier Baert, Carine Plovie, Hildegard Van Rompu, Hervé Stevens, Raymond Roels, Ben D Haene, Lieve Coppens, leden; Tom Standaert, financieel beheerder; Katrijn Mertens, secretaris 1. Extra agendapunt: uitnodiging Marc Maebe Overwegende het voorstel van de financieel beheerder om Marc Maebe, adviseur namens Q&A voor de publieke sector, uit te nodigen om toelichting te geven bij de beleidsrapporten van het BBC-verhaal; Overwegende de vraag van de voorzitter om Marc Maebe uit te nodigen en toe te laten deze uitleg te geven; Enig artikel: De raad keurt goed dat Marc Maebe, adviseur namens Q&A voor de publieke sector, toelichting geeft bij de beleidsrapporten van het BBC-verhaal. 2. Extra agendapunt: toelichting door Marc Maebe Marc Maebe geeft toelichting bij de rekening en schema s zoals opgenomen in de rekening. Hij brengt onder de aandacht dat er een onderscheid is tussen de inhoudelijke en de strikt technische gegevens // dat de beleidscyclus loopt van 2014 tot 2019 // dat het BBC-verhaal ervoor zorgt dat er relatief weinig gedetailleerd cijfermateriaal wordt gerapporteerd aan de raadsleden, dat er totalen worden weergegeven, per kostengroepen, per beleidsitems // dat dit laatste moet worden gezien vanuit de visie dat de bestuursleden zich moeten kunnen focussen op de hoofdlijnen van het beleid en de detailuitvoering aan de organisatie kunnen overlaten // dat er in principe enkel over prioritaire doelstellingen moet worden gerapporteerd // dat er prioritaire doelstellingen kunnen zijn, niet-prioritaire doelstellingen en dat er dan ook nog budget is dat niet gekoppeld is aan een doelstelling // dat een overschrijding van een investeringsenveloppe een budgetwijziging impliceert die aan de raad moet worden voorgelegd // dat het resultaat gelijk is aan de liquiditeit en de vorderingen minus de schulden. 3. Goedkeuring jaarrekening 2013 OCMW Destelbergen Gelet op de jaarrekening van OCMW Destelbergen voor het dienstjaar 2013 zoals opgemaakt door Tom Standaert, financieel beheerder;
Overwegende de toelichting van de financieel beheerder; Overwegende de vragen en resp. antwoorden om bijkomende uitleg met het oog op de interpretatie van enkele cijfergegevens van de raadsleden; Gaat over tot de stemming over de rekening voor het dienstjaar 2013; BESLUIT: met 10 stemmen voor en 1 stem tegen door raadslid Baert Artikel 1: De jaarrekening van OCMW Destelbergen voor het dienstjaar 2013 wordt goedgekeurd. Artikel 2: Het budgettair resultaat wordt vastgesteld op minus 242 696,00. Artikel 3 : Afschrift van deze beslissing wordt, samen met de rekening en de toelichtingsnota, voor toezicht overgemaakt aan de financieel beheerder, aan het gemeentebestuur van Destelbergen en aan de gouverneur van de provincie. 4. Goedkeuring verslag bestuursvergadering d.d. 24 september 2014 De Raad keurt het verslag goed van de raadsvergadering van 24 september 2014 mits volgende aanvullingen/wijzigingen: Raadslid Baert vraagt om de balans digitaal over te maken; om bij het stemgedrag bij punt 2 expliciet te vermelden dat hij heeft tegen gestemd; vraagt om het volledige arbeidsreglement te kunnen inkijken; merkt op dat bij de mededelingen het woordje niet teveel staat. Raadslid Roels vraagt om de agenda van de raadsvergadering online kenbaar te maken. Raadslid Baert merkt op dat structurele verloven of afwezigheden van de leden van het managementteam moeten gekend zijn door de bestuursleden. 5. Sociaal verhuurkantoor: inhuren nieuwe woning Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 2 februari 2007 tot instelling van een tegemoetkoming in de huurprijs voor woonbehoeftige huurders; Gelet op het ministerieel besluit van 12 april 2007 tot uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 2 februari 2007 tot instelling van een tegemoetkoming in de huurprijs voor woonbehoeftige huurders; Gelet op het prospectieverslag, opgesteld door Stephanie Brands, woonbegeleider, van het pand Admiraalstraat 33 in 9070 Destelbergen; Overwegende het voorstel tot onderhandeling omtrent de nodige attesten, het legen van de septische put, het plaatsen van rookmelders; Overwegende het voorstel van huurprijs van 500,00 à 525,00/maand; Overwegende een minimale rationele bezetting van 1 persoon en een maximale rationele bezetting van 4 personen; Artikel 1: De Raad keurt het voorstel om het pand Admiraalstraat 33 in 9070 Destelbergen in te huren door het Sociaal Verhuurkantoor goed à rato van een huurprijs van 500,00 à 525,00/maand en met een maximale rationele bezetting van 4 bewoners, tenzij anders bepaald op advies van Wonen Vlaanderen.
Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de woonbegeleider en aan de financieel beheerder. 6. Sociaal verhuurkantoor: aankoop condensatieketel Gelet op de nota, opgesteld door Stephanie Brands, woonbegeleider, met een omstandige probleemschets en de bijhorende acties en met het voorstel om een nieuwe condensatieketel te voorzien in het pand Steenvoordestraat 122-124; Overwegende de offerte van G. Van Huffel & zonen, Steenvoordestraat 29 in 9070 Heusden à 2200,00, excl. 6% BTW; Overwegende de tussenkomst van verzekeraar Ethias voor een bedrag van 800,00; Gelet op het positief advies van de financieel beheerder: beleidsitem 093001, MAR 6143000; Overwegende de bedenking van raadslid Stevens dat als de buitenvoeler te recupereren valt, die niet opnieuw hoeft worden aangekocht; Artikel 1: De Raad keurt de aankoop van de condensatieketel goed bij G. Van Huffel & zonen, Steenvoordestraat 29 in 9070 Heusden à 2200,00, excl. 6% BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de woonbegeleider en aan de financieel beheerder. 7. Financiële dienst: goedkeuring lening dagverzorgingscentrum Gelet op de beslissing van 4 december 2013 omtrent de modaliteiten voor de lening van de bouw van het nieuwe dagverzorgingscentrum, m.n. via Europese overheidsopdracht, open procedure; Gelet op de gevoerde prijsvraag van de financieel beheerder; Overwegende dat 3 ingediende offertes aan de vormvereisten voldoen; Overwegende dat met een looptijd van 30 jaar KBC de meest interessante voorwaarden biedt en met een looptijd van 20 jaar ING dat doet; Artikel 1: De Raad keurt de lening goed voor een bedrag van 1.650.000,00 voor een periode van 20 jaar aan een vaste interestvoet van 2,587 % op jaarbasis bij ING België, Gaston Crommenlaan 4, bus 0301 in 9050 Ledeberg. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder. 8. Financiële dienst: consulting
Gelet op de nota, opgesteld door Tom Standaert, financieel beheerder, rond de motivering om telkens wanneer nodig beroep te doen op een extern bureau, gespecialiseerd in de materie, voor boekhoudkundige kwesties, in het bijzonder binnen het BBC-gebeuren; Overwegende de gesprekken met Marc Maebe, medewerker van Q&A Consulting, Durmakker 25 in 9940 Evergem; Overwegende de positieve ervaring van de collega s van het gemeentebestuur met dit bureau; Gelet op het positief advies van de financieel beheerder: MAR 6234000; beleidsitem 011200 (opleiding, vorming, begeleiding personeel); Overwegende de bedenking van raadslid Baert dat uren consulting de onderbestaffing van de financiële dienst niet oplossen en dat deze manier van handelen de kenniskloof tussen managementteam en raad potentieel vergroot; Overwegende de bedenking van raadslid Roels om ondersteuning te vragen aan de collega s van de gemeente; Artikel 1: De Raad keurt de samenwerking goed met Q&A consulting, Durmakker 25 in 9940 Evergem à rato van een uurtarief van 108,00, incl. BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder. 9. TMVW: elektronische maaltijdcheques Gelet op het Koninklijk besluit van 29 juni 2014 elektronische maaltijdcheques ; Gelet op de beslissing van 22 mei 2002 rond de aanpassing van het geldelijk statuut voor de medewerkers van het OCMW: de toekenning van maaltijdcheques; Gelet op de beslissing van 25 oktober 2011 rond de toekenning van maaltijdcheques aan álle medewerkers van het OCMW; Gelet op de beslissing van 28 mei 2014 rond de toetreding tot de A-divisie van Farys; Overwegende dat deze toetreding de mogelijkheid omvat om aan een meer gunstig tarief maaltijdcheques voor de medewerkers te bekomen bij Sodexo; Overwegende dat de deadline voor de omschakeling naar elektronische maaltijdcheques bij Koninklijk besluit is vooropgesteld op 1 januari 2016 maar dat een tussentijdse oplossing via Farys met behoud van de papieren versie impliceert dat op korte tijd 2 keer een dossier moet worden opgemaakt; Overwegende dat de introductie van elektronische maaltijdcheques onderwerp uitmaakt van een bijzonder overlegcomité met de sociale partners en dat een dergelijk overleg is gepland op 3 december e.k.; Overwegende de vraag van raadslid Roels om na te gaan of kan worden betaald met maaltijdcheques in Soresto; Overwegende de vraag van raadslid Roels naar de duur van het contract via Farys en om de definitieve overeenkomst te kunnen inkijken; Overwegende de vraag van raadslid Baert om de ontwerpbeslissing aan te passen;
Artikel 1: De Raad keurt de intentie goed tot samenwerking met Sodexo via Farys voor wat betreft de elektronische maaltijdcheques aan een dienstverleningskost van 0,08%, na overleg met en goedkeuring door de sociale partners. Artikel 2: De Raad keurt goed dat de kost voor een vervangkaart (in geval van verlies, diefstal ) ten laste valt van de medewerker aan het geldende tarief bij Sodexo, na overleg met en goedkeuring door de sociale partners. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder. 10. Intrekken beslissing terugvorderbare steun Gelet op de beslissing van 25 juni 2008 goedkeuring modaliteiten terugvorderbare steun van eigendombezitters ; Overwegende het advies van de financieel beheerder deze beslissing te laten intrekken omdat het een OCMW niet is toegestaan terugvorderbare steun toe te kennen met interest; Artikel 1: De Raad trekt de beslissing van 25 juni 2008 goedkeuring modaliteiten terugvorderbare steun van eigendombezitters in. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het hoofd sociale dienst en aan de financieel beheerder. 11. Serviceflats De Lijsterbes: aanpassing dagprijs Gelet op de nota, opgesteld door Tom Standaert, financieel beheerder, en Katrijn Mertens, secretaris, rond de motivering voor de aanpassing van de dagprijs in serviceflats De Lijsterbes; Overwegende dat het voorstel impliceert dat een 1kamer-flat een dagprijs zou hebben van 28,35/dag en een 2kamer-flat een dagprijs van 32,15; Overwegende dat het voorstel is vertrokken van de billijke verdeling van de maandelijkse kost van de canon in functie van het aantal m² van elke flat; Overwegende dat dit voorstel gedragen wordt door de leden van het managementteam in functie van het opgemaakte herstelplan; Overwegende de bedenking van raadslid Baert dat de ontwerpbeslissing niet meer in het dossier zat; Overwegende de bedenking van raadslid Baert dat hij niet akkoord kan gaan met het recupereren van investeringskosten op de bewoners; Overwegende het voorstel van raadslid Baert om jaarlijks de indexaanpassing toe te passen;
Overwegende de bedenking van de financieel beheerder dat de canon van Care Property Invest niet de gewone index hoeft te volgen en dus feller kan stijgen; Artikel 1: De Raad keurt de aanpassing van de dagprijs van de serviceflats De Lijsterbes goed à 28,35/dag voor een 1kamer-flat en 32,15 voor een 2kamer-flat. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van de serviceflats en aan de financieel beheerder. 12. Servicestudio s: prijssetting Gelet op de nota, opgesteld door de werkgroep rond de nieuwbouw, met een voorstel van dagprijs voor de servicestudio s, met een opsomming van alle deelaspecten die in rekening zijn gebracht om tot het voorstel te komen; Overwegende het voorstel van 45,00/dag; Overwegende de visie van raadslid Baert dat het voorstel van dagprijs te hoog is, wetende dat het OCMW geen erkenning voor kortverblijf heeft en dus de gebruiker geen tegemoetkoming van de mutualiteit kan krijgen; dat een activiteitencentrum van het OCMW geen winstgevende entiteit hoeft te zijn; dat de gemeente aan dienstverlening doet jegens de burgers, daar waar het OCMW aan hulpverlening doet en dit laatste een maatschappelijke kost heeft; Overwegende de geruststelling van de voorzitter dat wie dit niet kan betalen, zal geholpen worden door een maatschappelijk werker om alle mogelijke financiële tegemoetkomingen te bekomen; Overwegende de bedenking van raadslid Plovie dat er mogelijks geen permanente bezetting zal zijn; Overwegende de vraag van raadslid Van Rompu om de verwijzing naar het openbaar vervoer uit de folder te schrappen; Overwegende de vraag van de voorzitter om de opties rond erkende nachtopvang verder te onderzoeken; BESLUIT: met 10 stemmen voor en 1 onthouding door raadslid Baert Artikel 1: De Raad keurt de prijssetting van de servicestudio s goed à 45,00/dag. 13. Woonzorgcentrum Kouterhof: stop gebruik gehuurd waslinnen Dit agendapunt wordt verdaagd. 14. Nieuwbouw campus Steenvoorde: aankoop gordijnen Dit agendapunt wordt verdaagd.
15. Campus Steenvoorde, nieuwbouw: aankoop onderhoudskar Gelet op de prijsvraag bij diverse leveranciers door Bert Jonckers, coördinator dagverzorgingscentrum; Overwegende het verzoek om 1 poetskar aan te kopen; Overwegende dat de firma Clean Deal, Luchthavenlei 7b in 2100 Deurne, de meest gunstige prijs geeft à 1082,90, excl. BTW; Artikel 1: De Raad keurt de aankoop goed van 1 poetskar bij Clean Deal, Luchthavenlei 7b in 2100 Deurne, à 1082,90, excl. BTW/stuk. 16. Campus Steenvoorde, nieuwbouw: aankoop boenmachine Gelet op de prijsvraag bij diverse leveranciers door Bert Jonckers, coördinator dagverzorgingscentrum; Overwegende het verzoek om 1 boenmachine aan te kopen; Overwegende dat de firma Ecolab, Noordkustlaan 16c in 1702 Groot Bijgaarden, de meest gunstige prijs geeft à 1357,90, excl. BTW; Artikel 1: De Raad keurt de aankoop goed van een boenmachine bij Ecolab, Noordkustlaan 16c in 1702 Groot Bijgaarden, à 1357,90, excl. BTW/stuk. 17. Campus Steenvoorde, nieuwbouw: aankoop profielwandsysteem apotheekinrichting Overwegende het verzoek om 6 profielwandsystemen aan te kopen; Overwegende dat de firma Arseus Medical, Textielstraat 24 in 8790 Waregem, de meest gunstige prijs geeft à 189,00, excl. BTW;
Artikel 1: De Raad keurt de aankoop goed bij Arseus Medical, Textielstraat 24 in 8790 Waregem, van 6 profielwandsystemen à 189,00, excl. BTW/stuk. 18. Campus Steenvoorde, nieuwbouw: aankoop toebehoren apotheekinrichting Overwegende het verzoek om medicatieverdeelbakjes met toebehoren aan te kopen; Overwegende dat de firma Arseus Medical, Textielstraat 24 in 8790 Waregem, de meest gunstige prijs geeft à 1200,65, excl. BTW; Artikel 1: De Raad keurt de aankoop goed bij Arseus Medical, Textielstraat 24 in 8790 Waregem, van medicatieverdeelbakjes met toebehoren à 1200,65, excl. BTW voor het geheel. 19. Campus Steenvoorde, nieuwbouw: aankoop koelkast apotheekinrichting Overwegende het verzoek om een koelkast met slotsyteem aan te kopen; Overwegende dat de firma Dometic Group Benelux NV, Ecustraat 3 in 4879 Etten Leur (Nl), de meest gunstige prijs geeft à 640,00, excl. BTW; Artikel 1: De Raad keurt de aankoop goed bij Dometic Group Benelux NV, Ecustraat 3 in 4879 Etten Leur (Nl), van een koelkast met slot à 640,00, excl. BTW. 20. Campus Steenvoorde: opleiding medewerkers Overwegende het verzoek van de medewerkers die met het databeheerssysteem van het woonzorgcentrum, de serviceflats en het dagverzorgingscentrum werken om een bijkomende opleiding te volgen, verzorgd door Cevi NV, Bisdomplein 3 in 9000 Gent;
Artikel 1: De Raad keurt de opleiding goed rond het databeheerssysteem door Cevi NV, Bisdomplein 3 in 9000 Gent à 831,22, incl. BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder. 21. Campus Steenvoorde: kleine omgevingswerken Overwegende de noodzaak een minimum aan omgevingswerken te laten uitvoeren op campus Steenvoorde; Overwegende dat de ingebruikname van het complex pas kan gebeuren na positief advies van de brandweer, incl. m.b.t. de toegangswegen rondom het gebouw; Overwegende de offertes van verschillende aannemers; Gelet op het positief advies van de financieel beheerder: prioritaire doelstelling 2014/P1 oprichting Dagverzorgingscentrum/Serviceflats MAR 2212000 omgevingswerken/diverse met als beleidsitem 095901 dagverzorging; Artikel 1: De Raad stelt de firma Audebo NV, Bedrijvenlaan 4 in 9080 Lochristi aan voor de omgevingswerken met het oog op de ingebruikname van de nieuwbouw campus Steenvoorde à 17 062,26 excl. BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder. 22. Campus Steenvoorde: grote omgevingswerken Gelet op de raadsbeslissing van 26 juni 2014 rond de goedkeuring van de uitvoering van de omgevingswerken onder bijkomend programma van de notariële akte en het mandaat aan Care Property Invest om op te treden als gedelegeerd bouwheer en projectbeheerder; Overwegende de eerste fase van deze werken waarbij een ontwerper moet worden aangesteld; Overwegende het advies van Maarten Terryn namens Care Property Invest rond de firma Evolta Engineers NV, Koningsstraat 270 in 1210 Brussel; Gelet op het positief advies van de financieel beheerder: prioritaire doelstelling 2014/P1 oprichting Dagverzorgingscentrum/Serviceflats MAR 2212000 omgevingswerken/diverse met als beleidsitem 095901 dagverzorging;
Artikel 1: De Raad stelt de ontwerper voor de omgevingswerken van campus Steenvoorde aan bij de firma Evolta Engineers NV, Koningsstraat 270 in 1210 Brussel à 6,77% van het geraamde bedrag van de werken of volgens de gegeven offerte à 13 116,05 excl. BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan Care Property Invest en aan de financieel beheerder. 23. Betaalbaar stellen van facturen De Raad neemt kennis van de facturen die betaalbaar werden gesteld in oktober 2014. 24. Mededelingen Uitnodiging 5 november woonzorgcentrum Uitnodiging 11 november Nationale Strijdersbond van België Verslag centrumraad lokaal dienstencentrum De Reinaert d.d. 12 september Werfverslag 17/9 24/9 1/10 8/10 Informatie garages Raadslid I. Stevens vraagt de documentatie m.b.t. de garages te agenderen in de volgende bestuursvergadering. Raadslid Van Rompu laat zich verontschuldigen voor de viering van 5 november. Raadslid Baert vraagt om het verslag van de centrumraad en van de vrijwilligersraad digitaal te krijgen. Hij vraagt om te onderzoeken of het verslag van de centrumraad online kan worden gezet. Raadslid Baert informeert naar het draaiboek van het OCMW in geval een stroomonderbreking zich voordoet. Dit punt is geagendeerd voor de bestuursvergaderingen van november.