Samenvatting en conclusie De gemeente is verplicht om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Dit is geregeld in de Archiefwet. Om te kunnen beoordelen of de gemeente aan deze wet- en regelgeving voldoet heeft de VNG in overleg met o.a. de provinciale toezichthouder de 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Deze archief KPI s zijn de basis voor het tweejaarlijks verslag dat B&W aan de Raad moet uitbrengen. Naast de beantwoording van deze vragen dient het verslag ook te bestaan uit een toelichting op deze vragen en afgesloten te worden met verbeterpunten en/of actiepunten. De KPI s bestaan uit 10 hoofdvragen waarbij iedere vraag weer is onderverdeeld in diverse deelvragen. Door beantwoording van al deze vragen zien we in de vragenlijst (zie bijlage) met behulp van de kleurenblokjes gelijk of de gemeente voldoet. (rood is taakverwaarlozing, groen is voldoen aan wetgeving, geel is neutraal geen directe actie vereist en kleurloos betekend niet gerelateerd aan wetgeving) Uit de vragenlijst en de bijbehorende toelichting blijkt dat we echt onvoldoende scoren op het gebied van kwaliteitszorg. Dit is een wettelijke eis en wordt dan ook gezien als een taakverwaarlozingspunt waarop (snel) actie ondernomen dient te worden. Vele vragen die we nu hebben m.b.t. een kwaliteitssysteem dienen eerst beantwoord te worden. Op deze manier weten we welk systeem voor onze gemeente het beste is. Mochten wij besluiten tot aanschaf van een kwaliteitssysteem, dan zullen de kosten hiervan opgenomen dienen te worden in de begroting voor 2015. Verder scoren we redelijk tot goed als het gaat om ons papieren (analoge) archief en hebben we duidelijk nog een inhaalslag te maken m.b.t. ons (nog te vormen) digitale archief. De eerste resultaten van de digitalisering worden in 2014 zichtbaar. We hebben vorig jaar een DMS aangeschaft waarmee we een start kunnen maken met zaakgericht en digitaal werken. Binnen onze organisatie bestaat de mogelijkheid tot flexwerken. Juist bij deze vorm van werken dien je documenten wel digitaal beschikbaar te hebben. Nu is dit nog niet het geval. Ook zaken als diverse procedures, beveilingsvraagstukken, mogelijkheden e-depot en vervanging van papieren archief in digitaal archief moeten uiteraard nog ontwikkeld worden, maar kunnen niet gezien worden als taakverwaarlozing. Wel zijn dit soort zaken opgenomen in de verbeterpunten. Conclusie: We doen het zeker niet slecht als kleine gemeente. Veel zaken gaan gewoon goed. Door straks meer producten digitaal aan te kunnen bieden wordt de dienstverlening verder verbeterd. Een begin is gemaakt door de aanschaf van een DMS systeem. Het analoge archief voldoet in grote mate aan de wet- en regelgeving. Het kwaliteitsaspect moet in de komende jaren duidelijk meer aandacht krijgen evenals verdergaande digitalisering.
Inleiding Op 1 oktober 2012 is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. De invoering van deze wet houdt een verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Anders gezegd, het sturende toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men horizontale verantwoording. Het vragen van toestemming (voor een groot aantal besluiten) aan Gedeputeerde Staten (GS) vooraf komt hiermee te vervallen. Ook voor de Archiefwet geldt dit terughoudende toezicht. De Archiefwet 1995 en bijbehorende besluiten en regelingen regelen de verantwoordelijkheden van de gemeente als zorgdrager op het gebied van archieven. Kort gezegd gaat het om een verplichting archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De VNG heeft de bepalingen uit de Archiefwet samengevat in tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) gemeentelijke archiefketen. Deze archief KPI s zijn afgestemd met de provinciale toezichthouders, verenigd in het Interprovinciaal Overleg (IPO) en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). De bevindingen worden gebruikt voor het wettelijk verplichte tweejaarlijkse verslag aan de gemeenteraad en Provincie.. De KPI vragenlijst bestaat uit 10 hoofdvragen. Aan de hoofdvragen is een uitwerking gekoppeld. Het gaat daarbij om die aspecten die men op gemeentelijk niveau geregeld moet hebben om de hoofdvragen positief te kunnen beantwoorden. Door het beantwoorden van de vragen blijkt dus of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archief KPI s zijn de basis voor het (jaar)verslag dat B en W aan de gemeenteraad moet uitbrengen. Tevens brengen de archief KPI s een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Wel moet vermeld worden dat het KPI-verslag een bestuurlijk verantwoordingsinstrument is en geen kwaliteitssysteem. Het verslag bestaat uit een toelichting op de 10 hoofdvragen en deelvragen uit de KPI s. Verder worden er verbeterpunten en actiepunten aangereikt. De actiepunten zijn alle punten waarop de gemeente haar taak heeft verwaarloosd.
Toelichting op de KPI vragenlijst 1.Lokale regelingen Vraag 1.1 t/m 1.3: Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer: De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn afgeleid van de modelverordening van de LOPAI (Landelijke Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs). De gemeenteraad van Bergen heeft op 13 december 2011 de archiefverordening vastgesteld waarna op 3 januari 2012 het besluit informatiebeheer in het College van B&W kon worden behandeld. Hiermee voldoet de gemeente aan een belangrijk onderdeel van de lokale regelingen. Diverse deelvragen die het model KPI stelde over de archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn weggelaten bij de definitieve KPI vragenlijst. Dit omdat zowel de verordening als het besluit afgeleid zijn van de LOPAI en hierin dus zijn meegenomen. Bij de deelvragen moeten we denken aan: besteedt de archiefverordening aandacht aan het vaststellen van beheervoorschriften, de aanstelling van deskundig personeel, de beschikbaarstelling van voldoende middelen, de overbrenging van archiefbescheiden, de periodieke verslaglegging etc. Vraag 1.4 en 1.7: Wijziging overheidstaken en uitbesteden archiefbeheer Het college neemt maatregelen bij overdracht van overheidstaken. In de afgelopen 5 jaar heeft een dergelijke situatie zich 2 keer voorgedaan. Bij de regionalisering van de Brandweer en bij de vorming van het BsGW. Bij de Brandweer heeft de gemeente overleg gehad met de Veiligheidsregio om bepaalde aspecten m.b.t. post en archiefzaken te regelen. Zo is er gesproken over eventuele aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. De regeling hoefde niet aangepast te worden. Wel komt er een dienstverleningsovereenkomst opgesteld door de Veiligheidsregio waarin opgenomen een hoofdstuk over bedrijfsvoeringstaken. Ook is nog gesproken over het beheer en onderhoud van voertuigen. De dossiers die de gemeente hierover heeft geven geen aanleiding om actie te ondernemen. Bij de totstandkoming van het BsGW is op 8 juli 2011een uitvoeringsovereenkomst vastgesteld. Hierin wordt in artikel 7 aandacht besteed aan het archief. Ook in de gemeenschappelijke regeling wordt in artikel 34 aandacht besteed. Vraag 1.5: Gemeenschappelijke regelingen De gemeente doet mee aan gemeenschappelijke regelingen. Met de Veiligheidsregio Limburg Noord is een gemeenschappelijke regeling opgesteld. Hierin wordt aandacht besteed aan zorg, beheer en opheffing m.b.t. de archiefzorg. Sinds 1 januari 2012 neemt de gemeente Bergen deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW). In artikel 34 van deze regeling wordt aandacht besteed aan het archief. Vraag 1.6: Mandaatregeling archiefzorg De gemeente Bergen heeft voor het laatst de mandaatregeling gewijzigd bij besluit van B&W op 17 december 2013. Het streven is gericht op een slagvaardige, klantgerichte organisatie. Dit wordt bereikt door het mandaat zo laag mogelijk in de organisatie te leggen en wel op afdelingsniveau of zelfs op coördinatorenniveau. Per afdeling kunnen verschillen optreden. M.b.t. het archief is de bevoegdheid gemandateerd aan het afdelingshoofd.
2. Interne Kwaliteitszorg en Toezicht. Vraag 2.1: Kwaliteitssysteem archiefbeheer Voor het archiefbeheer bestaat bij de gemeente Bergen (nog) geen kwaliteitssysteem. Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Het is dus een wettelijke verplichting. Een goed ingericht kwaliteitssysteem levert vooral aantoonbare voordelen op voor het functioneren van de informatiehuishouding. Het zorgt ervoor dat de archieffunctie voldoet aan de wet- en regelgeving en indien de kwaliteitszorg ook ingezet wordt om de werkprocessen te optimaliseren zullen de medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie en zal de kwaliteit toenemen doordat gebruik gemaakt kan worden van volledige en betrouwbare informatie. Het kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer is dan ook een duidelijk punt van aandacht. De komende jaren zal dit meer aandacht krijgen en moet resulteren in een goed kwaliteitszorgsysteem. Een plan van aanpak moet in 2014 worden gemaakt. Daaruit zal moeten blijken in welke vorm en hoe uitgebreid het systeem moet zijn. Kunnen we wellicht zelf een systeem ontwikkelen of gaan we over tot aanschaf van een (vaak uitgebreider) systeem. Is het budget dan toereikend of moet eerst budget aangevraagd worden. Al deze vragen moeten komend jaar beantwoordt worden. Dat kwaliteitszorg wel degelijk bekend is bij de gemeente Bergen blijkt uit de GBA audits waar de gemeente zeer goed scoort en de BAG audit. Ook kennen we een kwaliteitsmonitor voor de uitgifte van rijbewijzen. Daarnaast hebben we een kwaliteitshandvest voor de website. We zijn voortdurend bezig om de kwaliteit van onze producten en diensten te verbeteren. Vraag 2.2: Gekwalificeerde gemeentearchivaris De gemeente Bergen heeft geen gemeentearchivaris benoemd. De gemeentesecretaris van Bergen is de beheerder van het archief. In de Archiefwet staat in artikel 32 het volgende: De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de gemeentesecretaris. Vraag 2.3 en 2.4: Verslag toezicht archiefbeheer en beheer archiefbewaarplaats De gemeentesecretaris brengt één maal per 2 jaar via het hoofd van de afdeling Dienstverlening en Ondersteuning verslag uit over de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van overgebrachte en niet-overgebrachte archiefstukken uitoefent en wat zijn bevindingen zijn. Het verslag schetst de algemene situatie over de ontwikkelingen van het archief. Het eerste verslag werd in 2006 vastgesteld door het College van burgemeester en wethouders en omvatte de jaren 2004 en 2005. In 2012 is voor de laatste keer het verslag in deze vorm vastgesteld en door het college ter kennisname gebracht aan de gemeenteraad. Ook werden de verslagen naar de Provinciale Archiefinspectie gestuurd. Vanaf 2014 zal het verslag volgens de vragen van de KPI s worden gemaakt. In de toekomst is het mogelijk dat het verslag meegenomen wordt in een kwaliteitszorgsysteem.
3. Ordening, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Vraag 3.1: Geordend overzicht De gemeente Bergen kent een postregistratiesysteem IRS4all van Centric en een dossierinventarissysteem (DIS-systeem) FileTrak van Decos. Daarnaast hebben we handmatige inventarissen die een overzicht geven van te bewaren historische dossiers. Binnen IRS4all worden poststukken geregistreerd ongeacht of deze te bewaren of (op termijn) te vernietigen zijn. Toegang via metadata zoals naw gegevens, straatnaam, datum poststuk etc. Binnen FileTrak kunnen we overzichten verkrijgen van zowel te bewaren als (op termijn) te vernietigen dossiers. Deze overzichten zijn niet op stukniveau maar enkel op dossierniveau. Vanaf 1938 zijn de te bewaren dossiers te vinden via dit systeem. Toegang is full text (woord uit titel of omschrijving) en op classificatiecode. Vόόr deze tijd kenden we handmatige inventarissen. Deze geven een overzicht van te bewaren dossiers die toegankelijk zijn via de classificatiecode van de VNG. In 2014 zullen IRS4all en FileTrak worden geconverteerd naar het in 2013 aangeschafte DMS systeem (Key2documenten) van Centric. Beiden huidige systemen bevatten geen gescande stukken of dossiers. Relaties tussen dossiers kunnen via zie of zie ook verwijzingen binnen FileTrak gerealiseerd worden. Vraag 3.2: Authenticiteit en context Wij kunnen voor de stukken die geregistreerd worden in IRS4all met behulp van metadata de inhoud, verschijningsvorm, structuur en samenhang vaststellen. Vraag 3.3: Systeem voor toegankelijkheid Het dossierinventarissysteem FileTrak biedt voldoende mogelijkheden om archiefstukken binnen een redelijke termijn terug te vinden. Echter dit gebeurt op dossierniveau waarbij de archiefmedewerker de inschatting moet maken of het te zoeken archiefstuk ook daadwerkelijk in het dossier aanwezig is. De kans wordt duidelijk vergroot omdat dit systeem de mogelijkheid biedt om op een woord binnen een willekeurig veld te zoeken (full text). De gemeente heeft de wachttijden voor inzage niet in een handvest dienstverlening opgenomen. Vraag 3.4 en 3.5: Duurzame materialen en gegevensdragers. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag De gemeente Bergen beschikt over materialen (cd-roms, dvd s/cd s) die voldoen aan de NEN normen. Bij de verpakkingsmaterialen (dozen, archiefmappen) worden materialen gebruikt die een ICN3 certificaat hebben, dat wil zeggen meer dan 30 jaar houdbaar zijn. De archiefdozen voldoen hiermee aan de strenge kwaliteitseisen van de Archiefwet. Ook de archiefmappen voldoen aan deze strenge eisen. Uiteraard zijn alle materialen incl. snelhechters zuurvrij. Vraag 3.6: Systeem voor duurzaamheid De gemeente Bergen doet er alles aan om archiefstukken in een goede materiële staat te brengen en te houden zodat na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te bespeuren. Hierboven werd al vermeld dat we de eisen uit de Archiefwet nakomen m.b.t. de verpakkingsmaterialen. In 2012 hebben we het historisch archief inclusief de registers van de Burgerlijke Stand en bevolking laten restaureren door Restauratie-Atelier Helmond BV. Daarnaast is de archiefbewaarplaats sinds 2013 voorzien van een luchtbehandelingssysteem.
4. Digitale archiefstukken en digitaal archiefbeheer De vragen m.b.t. dit hoofdstuk zullen niet puntsgewijs (zoals bij de andere hoofdstukken) worden beschreven omdat de gemeente Bergen nog geen digitaal archief heeft. Toch is getracht om de in de KPI gestelde vragen zoveel mogelijk te beantwoorden. De Gemeente Bergen werkt niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Archief (RODIN) maar is hier wel mee bekend. Het RODIN is een handvat voor het inrichten van een digitale beheersomgeving. Het betreft het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Bij de gemeente Bergen zal het beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefstukken worden ontwikkeld op het moment dat wij met een aantal processen digitaal in productie gaan. Op dit moment wordt het in 2013 aangeschafte systeem Suite4Documents en Suite4Publieksdiensten van Centric uitgebreid getest. Dit systeem omvat naast het eigenlijke DMS (module Key2Documenten) ook een zaaksysteem (Key2Zaken), een zaken- en gegevensmagazijn, een module documenteninvoer en -distributie, en een module documentenarchief/rma. In de startnotitie die in 2012 is opgesteld t.b.v. de aanschaf van het gehele systeem, zijn een aantal functionele eisen qua inhoud, structuur en verschijningsvorm vastgesteld. Hiervoor zijn sjablonen ontwikkeld. De gemeente Bergen maakt daarnaast gebruik van SharePoint. Hierin zijn aanvullende metagegevens geïmplementeerd. De opslagformaten voldoen aan een open standaard. Als voorbeelden kunnen worden genoemd jpg, jpeg, pdf-a1en docx. Deze worden dan ook verplicht voorgeschreven door de gemeente. Opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen zijn alle Microsoft formaten bijv. Office. Deze zijn voor een goede bedrijfsvoering noodzakelijk. Compressie en encryptietechnieken worden niet toegepast. Hoe we om dienen te gaan met zowel analoge als digitale stukken (hybride situatie) moet nog worden beschreven. Ook substitutie (het vervangen van analoge stukken door digitale stukken waarbij de analoge stukken worden vernietigd), is op dit moment niet aan de orde. In ieder geval zal de digitalisering binnen onze gemeente fasegewijs verlopen. De reden om niet gelijk een zogenaamde big bang te doen, is om tijdig bij te kunnen sturen en eventuele kinderziektes of problemen gelijk te kunnen aanpakken zonder dat de gehele gemeente in haar dienstverlening hier hinder van ondervind. Het draagvlak wordt vergroot indien we eerst beginnen met een klein aantal processen. Waaraan deze eerste processen moeten voldoen staat beschreven in de startnotitie. Converteren gebeurt op het moment dat het gehele systeem in productiefase gaat. IRS4all en FileTrak zullen worden geconverteerd. Er is nog geen verklaring van conversie of migratie opgesteld.
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefstukken Vraag 5.1: Archiefselectielijst en stukkenlijst Het college selecteert als zorgdrager de archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking komen. Van ieder dossier wordt binnen FileTrak bij de registratie de bewaartermijn vastgelegd. Ook wordt het vernietigingsjaar aangegeven. Voor het vernietigen van archiefbescheiden hanteert de gemeente de selectielijst van de VNG en de landelijke stukkenlijst. Vraag 5.2: Vernietiging en verklaringen Het college vernietigt jaarlijks de daartoe in aanmerking komende stukken. Hiervoor wordt een lijst vanuit FileTrak gemaakt die rondgestuurd wordt naar de afdelingshoofden met het verzoek deze lijsten onder de aandacht te brengen van hun medewerkers. Bij de vernietiging hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen maar in overleg met de behandelende ambtenaar kunnen we voor bepaalde zwaarwegende dossiers de bewaartermijn verlengen. Eerder vernietigen dan wettelijk is toegestaan komt niet voor. De behandelaars worden via vernietigingslijsten op de hoogte gesteld. Zij kunnen aangeven of ze akkoord gaan of dat een vernietigingsjaar gewijzigd zou moeten worden. (zie hierboven). Alles gebeurt in overleg met de adviseur DIM. Na akkoord en evt. wijzigingen wordt een definitieve lijst gemaakt en een verklaring van vernietiging opgesteld. De lijst bevat een omschrijving van de te vernietigen dossiers. De vernietigingscategorie wordt hierbij niet vermeld. In de verklaring van vernietiging wordt vermeld wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden. Vraag 5.3 en 5.4: Vervanging en vervreemding, besluiten en verklaringen Het vervangen van papieren archiefstukken door digitale reproducties waarna de te vervangen stukken worden vernietigd wordt nu (nog) niet toegepast. De gemeente Bergen dient de slag naar digitalisering nog te maken. Met de aanschaf van een DMS systeem (zoals al eerder in het verslag gemeld) zal de digitalisering versneld worden. In 2014 gaan we hiermee fasegewijs beginnen. Indien we meer digitale archiefbescheiden hebben wordt substitutie aangevraagd. Dan zal ook bekeken worden voor welke categorieën we substitutie toepassen. Van vervreemding is nooit sprake geweest.
6. Overbrenging van archiefstukken naar de archiefbewaarplaats Vraag 6.1: Overbrenging na 20 jaar Niet alle te bewaren stukken van 20 jaar en ouder zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hiermee zouden wij niet voldoen aan de wetgeving. In de Archiefwet staat: De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats Dat de gemeente Bergen hier niet voldoet aan de wettelijke regels heeft te maken met een andere inrichting van de archiefbewaarplaats. Wij kennen niet de gebruikelijke tienjarenblokken. Dit betekent dat na 20 jaar een blok van 10 jaar in het geheel overgebracht kan worden naar de archiefbewaarplaats. Wij hanteren afwijkende jaren voor overbrenging. Wij hebben nu 5 archiefblokken t.w. blok I (periode 1938-1972), blok II (periode 1973-1986), blok III (periode 1987-2000), blok IV (periode 2001-2011) en blok V (periode 2012- ). Vaak zijn organisatorische veranderingen de oorzaak geweest van het niet vormen van de tienjarenblokken. Blok V zullen wij in principe wel normaal afsluiten in 2021. Over het niet tijdig afsluiten van blok IV (1 jaar te laat) is contact geweest met de Provinciale archiefinspectie bij brief van 22 september 2011. Blok I t/m III zijn in 2011 overgebracht en dit is meegedeeld aan de Provincie Vraag 6.2: Verklaring van overbrenging In 2012 hebben wij, zoals hierboven al is geschreven, 3 archiefblokken overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hiervan is een verklaring van overbrenging opgesteld. Door deze overbrenging zijn de archieven openbaar geworden. In eerste instantie hebben wij alles overgebracht zonder beperkingen te stellen aan de openbaarheid. De Provincie heeft ons meegedeeld dat naar hun mening bepaalde dossiers wel konden worden overgebracht echter met beperkingen m.b.t. de openbaarheid. Wij vonden de redenering van de Provinciaal Archiefinspecteur terecht en hebben direct de betreffende dossiers beperkt m.b.t. de openbaarheid. Een wijziging van overbrenging is opgemaakt en toegezonden aan de Provincie. Vraag 6.3: Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Bij het inspectiebezoek aan ons archief op 16 december 2010 heeft de inspecteur geconstateerd dat enkele tienjarenblokken nog niet waren afgesloten en dientengevolge nog niet waren overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De inspecteur stelde dat de reorganisatie van onze gemeente in 2011 een natuurlijk moment zou kunnen zijn om een tienjarenblok te kunnen afsluiten. Wij hebben als reactie op de inspectierapportage geantwoord dat het besluit van de Tweede Kamer m.b.t. het wel of niet herindelen van onze gemeente een beter moment van afsluiten zou kunnen zijn. Hiermee voorkom je tweemaal afsluiten in een relatief korte periode. Toen op 20 april 2011 bekend werd dat de herindeling niet doorging, hebben we besloten om de archieven per 1 januari 2012 af te sluiten. Er is geen machtiging tot opschorten gevraagd. Echter alles is in overleg met de Provincie gebeurd.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Vraag 7.1: Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Er is door de gemeente Bergen geen archiefinstelling aangewezen voor de uitvoering van het beheer van de archiefstukken in de archiefbewaarplaats. De gemeente heeft zelf een archiefbewaarplaats en het beheer valt onder de gemeentesecretaris. De gemeente is niet aangesloten bij een regionaal archief. De gemeente kent geen kwaliteitszorgsysteem (zie hiervoor 2.1) en doet niet mee met een landelijke benchmarking. Benchmarking is gericht op onderlinge vergelijking van prestaties waardoor verschillen tussen archiefinstellingen duidelijk worden. Men kan leren van elkaar waardoor de kwaliteit wordt verbeterd. Onze gemeente ziet wel voordelen in benchmarking maar is meer gefocust op samenwerking met regionale gemeenten waardoor je op een andere manier ook kunt leren van elkaar en elkaar kunt steunen m.b.t. mogelijke problemen/vragen. Vraag 7.2 en 7.3: Archiefbewaarplaats en Archiefruimten De gemeente Bergen heeft in het souterrain van het gemeentehuis een archiefruimte. Deze ruimte heeft zowel de functie als archiefruimte voor stukken die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats als de functie van archiefbewaarplaats. Omdat deze ruimte dus een tweeledige functie heeft dient de ruimte aan de zwaarste eisen te voldoen. Jarenlang voldeed deze ruimte niet (volledig) aan deze eisen. Er zijn de laatste jaren vele verbeteringen aangebracht. In 2012 is er een luchtbehandelingssysteem geplaatst en zijn de oude rekken vervangen door verrijdbare stellingen. De verlichting is aangepast en de wanden zijn gestuukt. Het enige wat nog resteert, is een meldsysteem bij evt. calamiteiten en een registratie (via het systeem) in de vorm van een tabel van de gemeten temperatuur en luchtvochtigheid. Officiële goedkeuring is er nu nog niet maar zal zo spoedig mogelijk verkregen worden. De Provinciale archiefinspecteur is voortdurend betrokken geweest bij de verbouwen inrichtingsplannen van onze archiefbewaarplaats. Alles is dan ook in goed overleg met de Provincie tot stand gekomen. Vraag 7.4: E-depot De gemeente beschikt niet over een eigen gemeentelijk of een intergemeentelijk e-depot. De gemeente heeft nog geen digitale archiefstukken. Wij volgen de ontwikkelingen uiteraard m.b.t. het tot stand komen van een regionaal e-depot.
8. Het beschikbaar stellen van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefstukken Vraag 8.1: Beschikbaarheid originelen en dubbelen Alle dossiers die openbaar zijn en waarbij geen beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld worden voor de bezoeker op aanvraag ter inzage gelegd. Ook de registers van de Burgerlijke Stand/Bevolking. Bezoekers van de gemeente Bergen kunnen m.b.v. de handmatige inventaris historische dossiergegevens zelf opzoeken. Dat wil zeggen zij noteren de volgnummers van de dossiers die zij willen inzien. De archiefmedewerker haalt deze dossiers vervolgens uit het archief en stelt ze ter beschikking aan de bezoeker. Hiervoor hoeft niet betaald te worden. Mochten de mensen die ons archief bezoeken hulp nodig hebben bij het zoeken in de inventaris of moeten de archiefmedewerkers andere hulpmiddelen inzetten voor het zoeken naar bepaalde dossiers, dan worden hier wel kosten voor berekend indien dit langer duurt dan 15 minuten. De kosten worden berekend aan de hand van de legesverordening. Bezoekers mogen uiteraard niet zelf dossiers uit de dozen halen en/of weer terugzetten. Dit gebeurt altijd door een archiefmedewerker. Jarenlang hebben wij kopieën gemaakt indien de bezoeker daarom vroeg. Door de zichtbare achteruitgang van vooral de registers van de Burgerlijke Stand en Bevolking maken we nu geen kopieën meer. Ook beschikken de bezoekers vaak over een digitale camera waarmee ze zelf op eenvoudige wijze een kopie kunnen maken. Aan deze vorm van kopiëren hebben wij geen kosten verbonden omdat dit buiten de werkzaamheden van de gemeente valt en de legesverordening daarover geen informatie verstrekt. Indien kosten gemaakt worden hanteren wij altijd de geldende legesverordening. Vraag 8,2 en 8.3: Beperking openbaarheid na 20 jaar en na 75 jaar Zie ook hoofdstuk 6.2 In principe zijn archiefstukken na 20 jaar openbaar tenzij beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld. Deze beperking zal vaak worden gehanteerd indien de persoonlijke levenssfeer geschaad wordt. Wij hebben in eerste instantie geen beperkingen opgelegd aan de overgebrachte dossiers maar bij betere bestudering en naar aanleiding van de reactie van de Provincie hebben we toch bij een aantal dossiers beperkingen m.b.t. de openbaarheid gesteld. Deze beperkingen hebben wij gemotiveerd met daarbij aangegeven wanneer de dossiers wel openbaar worden. Deze gewijzigde verklaring van overbrenging hebben wij in juni 2012 naar de Provincie gestuurd. Aan het college is geadviseerd om de archiefblokken 1938-1972 en 1973-1986 over te brengen naar de archiefbewaarplaats waardoor de archieven tevens openbaar worden. Dit advies heeft het college overgenomen bij besluit van 13 september 2011. Verder heeft het college voldoende rekening gehouden met de beperking van de openbaarheid door een gewijzigde verklaring te maken waarin opgenomen de reden van beperking. Vraag 8.4: Afwijzing, raadpleging Bij het maken van een afspraak worden bezoekers geattendeerd op de slechte toestand van bepaalde dossiers. Ook wordt de bezoeker meegedeeld dat we daarom geen kopieën meer maken. Geadviseerd wordt om een digitale camera mee te nemen indien men toch een kopie wil hebben. Vraag 8.5: Uitlening aan overheidsorgaan en deskundige instelling De beheerder van onze archiefbewaarplaats heeft geen inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefstukken aan externen dient te voldoen. Dit komt nagenoeg niet voor bij onze gemeente. Regels moeten wel opgesteld worden maar heeft geen prioriteit.
Vraag 8.6 en 8.7: Regulering fysiek en digitaal bezoek en gebruik De gemeente kent geen bezoekersreglement. Algemene regels staan vermeld bij de ingang van het gemeentehuis. Voor het archief zijn een aantal huisregels opgesteld waar de bezoeker kennis van kan nemen via de gemeentelijke website. De huisregels met betrekking tot het archief worden ook verteld bij het eerste bezoek. Met betrekking tot het digitale bezoek en gebruik zijn op de gemeentelijke website de archiefinventarissen van 1795 t/m 1986 geplaatst. Het maken van een afspraak voor een bezoek aan het archief zal in de loop van 2014 digitaal kunnen via een nog te ontwikkelen formulier op de website. Ook worden in de 2 e helft van 2014 de aktes van de Burgerlijke Stand/Bevolking digitaal beschikbaar gesteld. De foto s die de gemeente Bergen bezit zullen in 2014 en 2015 worden gearchiveerd in een digitaal foto archief dat begin 2014 is aangeschaft. Door deze aanschaf kunnen geïnteresseerden direct toegang krijgen tot een groot aantal foto s met beschrijvingen. Evt. kunnen in een latere fase foto s digitaal gekocht worden. Met het beschrijven van de foto s waarvoor vrijwilligers ingezet zullen worden, wordt in de 2 e helft van 2014 gestart
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Vraag 9.1: Onderdeel gemeentelijk rampenplan De gemeente heeft een rampenplan. Onderdeel van dit rampenplan is het draaiboek waarin een bijlage opgenomen is met daarop de objecten met cultuurhistorische waarde Vraag 9.2: Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Bergen heeft een bedrijfshulpverleningsplan (BHV), een brand- en ontruimingsplan en een agressie en geweldsprotocol. De archiefbewaarplaats staat hierin niet expliciet vermeld maar bij een calamiteit worden alle publieke- en kantoorruimtes incl. de archiefruimte gecheckt op aanwezigheid van mensen. De archiefbewaarplaats heeft brandmelders en bij een calamiteit komt nog een doormelding naar een centrale meldkamer. Er is geen speciale verzamelplaats voor de te ontruimen archiefstukken. De kans op een totale ontruiming van het archief wordt door de verschillende veiligheidsmaatregelen zeer klein geacht. Mocht zich toch eens iets voordoen dan kan de gemeente zeer snel en adequaat handelen. 10. Middelen en mensen Het budget voor zorg en beheer van archiefstukken is voldoende voor de uitvoering van de normale werkzaamheden. In de begroting kunnen extra zaken worden opgenomen. De totale begroting is moeilijk aan te geven. Zorg en beheer staat niet als een zodanige post in de begroting maar bestaat uit (een deel van) elders ondergebrachte bedragen zoals huisvestingskosten, schoonmaakkosten, personele kosten etc. Er is 3,39 fte beschikbaar voor het archiefbeheer en zorg. De afdeling I&A (Informatie en Automatisering) kent 2,8 fte s. De afdeling DIM (Documentaire Informatie Management) kent geen achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. De archiefinspecteur heeft in zijn rapportage van 16 december 2010 (!) zijn zorgen geuit over onze formatie. Hij vond dat de afdeling kwetsbaar indien een van de medewerkers langdurig zou uitvallen, Wij hebben daarop geantwoord dat het werkveld archief het maximum aantal fte s heeft voor een kleine gemeente. Alle archiefmedewerkers bezitten de voor hun functie geldende diploma s en er zijn voldoende mogelijkheden tot bijscholing.
Verbeterpunten Bij digitale archiefbescheiden dienen de functionele eisen beter beschreven te worden Bij compressie en encryptietechnieken voorzieningen treffen voor toegankelijkheid en ordening van archiefbescheiden. Ook de beveiliging hiervan regelen. Verklaring van conversie opmaken indien onze huidige systemen worden geconverteerd naar het DMS. Bij vervanging van papieren archief naar digitaal archief de procedures m.b.t. vervanging hanteren: o.a. verklaring van vervanging opmaken en besluit bekendmaken. Hoe om te gaan met digitale archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Mogelijkheden e- depot onderzoeken. Bij uitlening van archieven aan externe instellingen dienen inhoudelijke en financiele voorwaarden te worden opgesteld. Echter lage prioriteit omdat dit nagenoeg niet voorkomt. Actiepunten: Kwaliteitszorgsysteem: geheel niet aanwezig. Omdat dit een wettelijke verplichting is dienen we dit wel zo snel mogelijk op te pakken. Een plan van aanpak zal in 2014 gemaakt worden. Indien hier extra budget voor nodig mocht zijn dient dit te worden opgenomen in de begroting voor 2015. Het college wordt hier nog over geïnformeerd.