Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Transcriptie

1 Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

2 VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel de overgedragen als nietovergedragen archieven bedoeld. De overgedragen ofwel statische archieven zijn openbaar en zijn ondergebracht in de archiefbewaarplaats. De niet-overgedragen archieven betreffen de dynamische en semi-statische archieven ondergebracht in de archiefbewaarplaats/bunker en op de archief afdeling. Vanuit de wettelijke toezichtstaak betreffende het beheer van de niet-overgedragen archieven is uitvoering gegeven aan de vragenlijst van de VNG de zogenaamde Key Performance Indicators. Het resultaat daarvan is opgenomen in dit verslag en geeft inzicht in de kwaliteit van informatiehuishouding van de gemeente Achtkarspelen. INLEIDING Archiefzorg en - beheer bij de overheid zijn aan speciale regels gebonden: de Archiefwet 1995 en haar uitvoeringsregelingen. Het college van B&W is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle informatie die de gemeente Achtkarspelen opstelt of ontvangt op basis van haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Artikel 3 van de Archiefwet verplicht de gemeente de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. Artikel 14 van de Archiefverordening luidt: "De gemeentesecretaris doet éénmaal per 2 jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht". Het laatste verslag dateert van januari Informatiebeheer is een basisactiviteit, noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering, om rechten en plichten te kennen en verantwoording te kunnen afleggen, en om het overheidshandelen te kunnen reconstrueren en controleren. Het risico dat ongecontroleerd informatie verloren gaat dient tot een minimum te worden beperkt. Archieven worden dan ook gevormd en bewaard vanwege hun administratieve, juridische en cultuurhistorische waarde en spelen een grote rol bij geheugen, transparantie en controleerbaarheid van de overheid. ONTWIKKELINGEN ARCHIEFWETGEVING EN HET TOEZICHT. Archiefbeheer en archiefzorg Het toezicht op de kwaliteit van archieven is momenteel tweeledig geregeld. Naast het zonet genoemde toezicht op het archiefbeheer bestaat er ook de toezicht op de archiefzorg. Bij dit laatste houdt het College van GS toezicht op de archiefzorg van de College van B&W. De uitvoering daarvan ligt bij de provinciale archiefinspecteurs. Met dit specifieke interbestuurlijk toezicht hadden we tot nu toe te maken, bijvoorbeeld bij de goedkeuring van de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats of bij een machtiging voor de eventuele vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Van specifiek naar generiek In het kader van de Wet Revitalisering Generiek toezicht is per 1 oktober 2012 het toezicht definitief veranderd. Bij het interbestuurlijk toezicht op de archiefzorg spreken we niet meer van specifiek maar generiek toezicht. Door het wegvallen van het specifieke toezicht gaat GS interbestuurlijk toezicht houden op de gehele archiefketen van de gemeente en met name ook het beheer. Omgekeerd is B&W voor die zelfde archiefketen, toezicht op beheer en zorg, verantwoording schuldig aan de gemeenteraad, de zgn. horizontale verantwoording. Het nieuwe interbestuurlijke toezicht vindt alleen nog achteraf plaats. Het vooraf bijvoorbeeld vragen van goedkeuring aan GS voor bouwplannen van archiefbewaarplaatsen behoort tot het verleden. GS ziet toe op elementen van taakverwaarlozing en kan van daaruit ingrijpen als de gemeente haar 2

3 archiefzorg niet goed geregeld heeft. Elementen hierin zijn schorsing, vernietiging en in de plaats treding. De Gemeente- en Provinciewet worden daartoe aangepast. Horizontale verantwoording en de KPI s In ruil voor de versoepeling van het interbestuurlijk toezicht dient de gemeente de interne horizontale verantwoording van het College van B&W aan de gemeenteraad te versterken. Een hulpmiddel hierbij is het model van de zogeheten Key Performance Indicators (ofwel Kritische Prestatie Indicatoren). De invulling van deze vragenlijst geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar archiefzorg. Omdat de zgn. KPI s landelijk toegepast worden, zullen de resultaten beter meetbaar en vergelijkbaar zijn en wordt benchmarking op deze wijze gestimuleerd. Deze KPI s zijn als instrument niet verplicht. De horizontale verantwoording is dat wel. De toepassing van het instrument KPI is raadzaam omdat het is afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en/of de Archiefregeling. De gemeente Achtkarspelen heeft op verzoek van de Provinciale Archiefinspectie voor de invoering van IBT en de KPI in het Noorden van het land als pilot gemeente gefungeerd. In de de nulmeting die in de pilot is uitgevoerd is één punt uit de KPI lijst als taakverwaarlozing:risico/verbeterpunt aangewezen: 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen. Dit punt wordt in de samenwerking met Tytsjerksteradiel en de daarmee samenhangende systeemkeuze meegenomen. KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) 1 LOKALE REGELINGEN 1.1 Verordening archiefzorg De Gemeente beschikt over een geactualiseerde en door de raad vastgestelde archiefverordening van 23 maart Gepubliceerd in de Feanster. Onbekend of dit aan Gedeputeerde Staten is medegedeeld. 1.2 Verordening toezicht archiefbeheer De Gemeente beschikt over een geactualiseerde en door de raad vastgestelde archiefverordening betreffende beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Archiefverordening 23 maart Gepubliceerd in de Feanster. Onbekend of dit aan Gedeputeerde Staten is medegedeeld. 1.3 Besluit Informatiebeheer De Gemeente beschikt over een door het college vastgesteld Besluit informatiebeheer, 4 april Wijziging overheidstaken Bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan is goedkeuring nodig van B&W, zie art. 27 van het besluit Informatiebeheer. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen -Er is een Gemeenschappelijke regeling op archiefgebied getroffen met ROOBOL (openbaar onderwijs in Achtkarspelen). Deze is per omgezet in een Stichting. Hiervan zijn wij centrumgemeente. 3

4 -De gemeente heeft een gemeenschappelijke regeling met NOFA deze regeling zal eind 2014 worden opgeheven. -De gemeente heeft een gemeenschappelijke regeling met Brandweer N-O Fryslân. Opgeheven op Overgegaan in veiligheidsregio Fryslân. 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Zie onderstaande: 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Er zijn geen archieftaken uitbesteed aan privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partijen. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Een kwaliteitssysteem is een continu en systematisch proces van meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten. Een proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Om dit proces te sturen worden regelmatig audits en of zelfevaluaties gehouden, waarin auditor's een uitspraak doen over de kwaliteit en over de realisatie van geplande verbeteringen. In 2006 heeft er een klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden en voldeed het beheer van archiefbescheiden aan dat kwaliteitssysteem. De gemeente Achtkarspelen zal in het kader van de samenwerking met de gemeente Tytsjerksteradiel overleg moeten gaan voeren om aan de kwaliteitseisen optimaal te kunnen voldoen. Dit zal in de komende tijd moeten worden opgepakt. 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris De gemeente heeft geen gemeentearchivaris. Om aan dit onderdeel van de KPI te voldoen zal onderzocht worden hoe in samenwerking met de gemeente Tytsjerksteradiel aan dit onderdeel kan worden voldaan. Gedacht kan worden aan bijv. het inhuren van een inspecteur. 4

5 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer Het laatste verslag van de wijze waarop het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden dateert van januari 2011 en gaat over de jaren 2009/2010. Voor eind februari 2014 zal het verslag over de jaren 2011 en 2012 aan de raad worden. Door omstandigheden is dit helaas niet gelukt in het jaar Verslag beheer archiefbewaarplaats Het laatste verslag van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent dateert van januari 2011 en gaat over de jaren 2009/2010. Voor eind februari 2014 zal het verslag over de jaren 2011 en 2012 aan de raad worden aangeboden. Door omstandigheden is dit helaas niet gelukt in het jaar ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANGELIJKHEID EN DUURZAAMHEID, PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 3.1 Geordend overzicht De gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van te bewaren archiefbescheiden door middel van een inventarisatielijst op hoofdcode voor de dynamische fase (Excel bestand), Inventarisatielijst (PDF bestand) en een inventarisatielijst Dit jaar (2014) zal een beschrijvende inventaris worden afgerond over het tijdvak Authenticiteit en context zie punt Systeem voor toegankelijkheid Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijkheid van de bewaren bescheiden op basis van de Basis Archief Code. (BAC-code). Excel bestanden waarin opgenomen zijn; indeling Paternosterkast, vernietigingslijst (volledig en per jaar) inventarisatielijst. DMS/RMA Alfresco is sinds twee jaar in productie. Hierin zit tevens een RMA functie. De toegankelijkheid is zoekfunctionaliteit op veel metadata, oa. de basis archiefcode. Ook worden vernietigbare zaken sinds de invoer van het DMS numeriek weggezet in de archiefbewaarplaats. 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente gebruikt duurzame materialen voor te bewaren archiefbescheiden. Dozen, mappen, tabbladen, zippels en etiketten voldoen aan de wettelijke eisen. Papier voldoet aan de norm NEN Binnen het DMS/RMA worden archiefstukken opgeslagen in het formaat PDFA/1A voor tekeningen PDFA/1B. 5

6 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor te bewaren archiefbescheiden. Dozen, mappen, tabbladen, zippels en etiketten voldoen aan de wettelijke eisen. 3.6 Systeem voor duurzaamheid In 2013 heeft de gemeente de oudste stukken zuurvrij laten verpakken. Daar waar nodig zijn stukken ontdaan van de omslag. Tevens zijn er in 2013 nieuwe stellingen en een nieuwe aluminium vloer in de archiefbewaarplaats gerealiseerd. 4 SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer De gemeente gebruikt voor de opbouw van zijn informatiebeheer het BIB besluit informatiebeheer. Deze is laatst vastgesteld op 4 juni De punten die in RODIN worden genoemd worden ook in het BIB ( Informatiebesluit ) aangehaald. 4.2 Functionele eisen Functionele eisen mbt digitale archiefbescheiden zijn vastgelegd in o.a. DSP, metadataschema, versiebeheer en eisen aan scanner (pdf) Deze zijn geïmplementeerd in het DMS/RMA Alfresco. (NEN2082 norm) 4.3 Aanvullende metagegevens Wij zijn uitgegaan van de volgende metadata gegevens, op zaak en documentniveau Applicatienaam Basisarchiefcode Basis Archief Code trefwoorden Bewaartermijn Indicatie bewaartermijn Categorie Gemeente naam Indicatie verzamelzaak Indicatie ontvangstbevestiging Proces eigenaar Procesnummer Procestermijn Resultaat types Selectiegrondslag Vertrouwelijkheid Vreemd archief Werkproces Zaaknummer Gemachtigde (geen invulveld) OrganisatieInfo (geen invulveld) Persoonsinformatie (geen invulveld) Afwijkende vertrouwelijkheid Dossier BackOffice 6

7 Kenteken Locatie Object Toelichting Verzamelzaaknummer Afwijkende bewaartermijn Afwijkende procestermijn Besluit Besluitdatum Datum intrekken Eind proces Paraaf Parafeerder Reden intrekken Start bewaartermijn (zie bevinding #55) Start proces Toelichting Zaak relaties Aard document Afwijkende bewaartermijn Afwijkende vertrouwelijkheid Auteur Datum registratie Datum stuk Datum verzending Documentnaam Documentnummer Onderwerp Redactionele vorm Start bewaartermijn Taal Toelichting Uw kenmerk Datum besluit raad Datum besluit raadscie Naam Titel Tussentijdse docs Mandaatparaaf Organisatie Geboortedatum Geslacht Voornaam Aangeboden flexparafen Ind. Wachtstand Wachtstand document Einddatum wachtstand Adviesaanvragen Toelichting algemeen Toelichting bewaartermijn Afwijkende indicatie bewaartermijn 7

8 4.4 Opslagformaten: Alfresco dms is gebaseerd op open standaarden. De volgende opslagmogelijkheden zijn binnen ons DMS bruikbaar Bmp, jpeg, giff, doc txt en pdf voor archivering pdfa1a /pdfa1b (tekeningen ed). 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie Deze vraag mbt encryptie compressie converteren en migreren is bij onze gemeente nu (nog) niet aan de orde. De opslagcapaciteit is voor nu nog geen probleem Wel zal dit worden meegenomen in de team overleggen, om over dit onderwerp zo vroeg mogelijk actie te kunnen ondernemen wanneer dit aan de orde komt. Op welke termijn is nu nog niet in te schatten. 4.6 Converteren en migreren Dit punt moet onder de aandacht worden gebracht bij team automatisering. 5 VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst Ja, het college als archiefzorgdrager selecteert de gemeentelijke archiefbescheiden en gebruikt daarbij de selectielijst en de stukkenlijst. De gemeente hanteert aanvullend een facultatieve stukkenlijst mbt de bouwvergunningen en milieuvergunningen (afspraken met de afdeling) 5.2 Vernietiging en verklaringen Jaarlijks in januari worden de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vernietigd. Van alle vernietigde archiefbescheiden wordt een Excelbestand gemaakt en bewaard. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente past (nog) geen vervanging toe. Er zijn geen officiële verklaringen/toestemming van substitutie. s voor zover deze niet als proces binnen het DMS zijn ondervangen worden uitgeprint en als origineel beschouwd. Wanneer het een proces binnen DMS is wordt de als origineel beschouwd. In het kader van de samenwerking met Tytsjerksteradiel zal dit een punt worden wat gezamenlijk wordt opgepakt. Met name de systeemkeuze is hierin leidend. 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen Nee, er heeft de afgelopen 6 jaar geen vervreemding plaatsgevonden van archieven. 8

9 6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS 6.1 Overbrenging na 20 jaar Alle te bewaren archiefbescheiden zijn overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefplaats. Archiefbescheiden tot 2004 zijn beschreven en overgebracht naar de openbare archiefbewaarplaats. Kanttekening hierbij is dat het tijdvak 1984 t/m 2004 dit jaar (2014) wordt afgerond. 6.2 Verklaringen van overbrenging De laatste verklaring dateert van en betreft het archiefgedeelte Dit jaar (2014) zal er een verklaring vaan overbrenging voor het tijdvak worden opgesteld. 6.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Voor zover bekend is er geen machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van GS. 7 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS 7.1 Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een archieforganisatie aangewezen tbv uitvoering beheer archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Team Informatiebeheer. Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem De kwaliteitszorg zal nog nader handen en voeten moeten krijgen. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Nee 7.2 Archiefbewaarplaats De gemeente beschikt over een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats. De abp bevindt zich binnen het gemeentekantoor. Hier worden ook de te bewaren archiefbescheiden bewaard. De abp is in 2013 voorzien van nieuwe stellingen en een nieuwe aluminium vloer. 7.3 Archiefruimten De Archiefbewaarplaats is aangewezen voor opslag permanent te bewaren stukken. Te vernietigen archief wordt tevens opgeslagen in de bunker". Digitale stukken worden opgeslagen in RMA. Zolang er geen vervanging (substitutie) is geregeld worden de stukken hybride opgeslagen. 9

10 7.4 E-depot De back-ups van ICT worden in de abp in een aparte kast bewaard. Dezelfde back-ups worden tevens bij de gemeente Kollumerland bewaard en viceversa. De opslag digitale gegevens dms Alfresco wordt geregeld via servers in Dongeradeel (database server) in onze gemeente staat een aparte server voor onze gemeente. De gemeente zal in de toekomst meer kennis en kunde moeten vergaren voor wat betreft E-depots. Er zal zowel aan de DIV kant als aan de Automatiseringskant de nodige aandacht voor worden gevraagd. Zie ook punt TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Het raadplegen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. De tarieven zijn vastgelegd in de legesverordening Zie onderstaande Wanneer kan ik in het gemeentearchief terecht? Op openingstijden of als de archivaris aanwezig is kunt het archief inkijken. Maakt u wel even een afspraak. Het is ook mogelijk om schriftelijk of telefonisch informatie op te vragen. Kosten Het inzien van openbare stukken is kosteloos. Het tarief ter zake van het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verkrijgen van een afschrift of fotokopie van een in het gemeentearchief berustend stuk bedraagt per kopie 0,27 euro (tarief 2011). Het tarief ter zake van het op verzoek doen van nasporingen in het gemeentearchief door een ambtenaar van de gemeente, ongeacht het resultaat van die nasporing, eventueel gevolgd door het geven van een of meer inlichtingen, bedraagt voor ieder daaraan besteed kwartier 9,95 euro (tarief 2011). Informatie of vragen Heeft u nog vragen, wilt u een afspraak maken of wilt u meer informatie? U kunt dan telefonisch contact opnemen met het Klant Contact Centrum, telefoonnummer Wetten en regels Archiefwet Beperking openbaarheid na 20 jaar De beschrijving en overbrenging van het blok wordt dit jaar (2014) afgerond. 10

11 8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Beperking van openbaarheid van archiefbescheiden ouder dan 75 jaar zal op zijn vroegst aan de orde komen in Archiefbescheiden die zijn opgenomen met beperking van openbaarheid stammen meest uit de tijd In het jaar 2019/2020 zal, wanneer de noodzaak er is, een verklaring van opschorting worden aangevraagd bij GS. 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik Er is een nieuw bezoekersreglement vastgesteld binnen de gemeente. Hierin is oa. Opgenomen dat wanneer de conditie van de stukken het niet toelaat deze niet worden uitgeleend voor raadpleging. 8.5 Uitlening aan overheidsorgaan en deskundige instelling Uitlening aan overheidsorganen en deskundige instellingen komt eigenlijk zeer zelden voor. Mocht dit gebeuren dan worden er gebruik/of uitleenovereenkomsten opgesteld. Hierin worden de afspraken voor tijd, gebruik en geheimhouding vastgelegd. Een actuele situatie waarbij dit kan gaan spelen dit jaar is uitlenen van stukken aan de veiligheidsregio. 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Er zijn in 2013 spelregels opgesteld voor fysiek bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Er is binnen de gemeente een microfiche apparaat waarop gegevens van burgerzaken geraadpleegd kunnen worden. Tevens neemt de gemeente deel aan AlleFriezen.nl waarop inmiddels de meeste openbare gegevens v.w.b. burgerzaken te vinden zijn. 9 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID 9.1 Onderdeel gemeentelijk rampenplan De gemeente heeft een calamiteitplan. In dit calamiteitenplan is een paragraaf mbt procedures in geval van ramp/calamiteit op het gebied van archiefbescheiden opgenomen. 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Ingeval van calamiteiten vwb het archief is de handelswijze opgenomen in het calamiteitenplan. Ook is de gemeente aangesloten bij de documentenwacht en restauratieatelier de Tiendeschuur. 9.3 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk M.b.t. deelname aan een regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen zal de gemeente een standpunt innemen. Zo ook voor het deelnemen in een incidentenregistratie richting het landelijk veiligheidsnetwerk. 11

12 10 MIDDELEN EN MENSEN 10.1 Middelen Middelen, jaarlijks budget voor archivering is ,- Daarnaast zijn er nog enkele eenmalige investeringskredieten voor digitalisering en document- en workflow management Mensen, kwantitatief Er zijn 3,9 fte DIV-medewerkers vast beschikbaar. Er wordt aanvullend wanneer nodig ingehuurd om de continuïteit en actualiteit van het archief te kunnen waarborgen. Hierdoor kan de gemeente stellen dat er geen noemenswaardige achterstand in dynamisch en semistatisch archief aanwezig is. Er zijn geen aanmerkingen van externe toezichthouders Er zijn vier DIV-medewerkers waarvan er twee een HBO-profiel en twee een Mbo-profiel hebben. Er is ruime ervaring aanwezig met het meer traditionele archiveringswerk en er wordt momenteel behoorlijk geïnvesteerd in nieuwe kennis op het gebied van digitalisering en informatisering. Het team speelt een belangrijke rol bij de invoering van een DMS en het digitaliseren van processen en definiëren van workflow. Er is een afdelingsbudget voor opleidingen, dat tot nu toe toereikend is geweest voor de behoeften van het team Middelen voor horizontaal toezicht worden benoemd bij punt 2.2. De gemeente zal in de komende periode in overleg gaan met de gemeente Tytsjerksteradiel hoe beide gemeenten dit punt gaan aanvliegen. 12