Behandeling in de raadscommissie

Transcriptie

1 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Horizontale verantwoording archiefbeheer Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur I Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering 18/12 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie Bestuur Fysiek Sociaal Datum: Agendapunt: Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

2 BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G C.W.B. Bakker IF Schelberg ONDERWERP Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo AGENDANUMMER AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER? GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN Provinciale archiefinspecteur INTERACTIE/PARTICIPATIE BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA Overige COMMUNICATIE Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS ONTWERPBESLUIT Het college besluit: 1. De rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) vast te stellen 2. De gemeenteraad hierover te informeren BESLUIT DATUM BEGROTINGSASPECTEN Niet van toepassing (eventueel binnen een product) FORMATIEASPECTEN Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie. ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST Het college heeft de rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012 vastgesteld. Dit document is bedoeld om de documentaire informatievoorziening binnen de gemeente Hengelo in kaart te brengen en te toetsen aan kwaliteitsnormen. Dit is vereist in het kader van nieuwe Wet revitalisering generiek toezicht. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE BIJLAGE(N) Rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien kritische Prestatie Indicatoren

3 ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER 12G ONDERWERP Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo AANLEIDING EN DOEL Het toezicht op het archiefbeheer binnen de gemeentelijke overheid gaat veranderen. Van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies, gaat het toezicht meer verschuiven naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. Dat betekent per 1 oktober 2012 een nieuwe vorm van verantwoording van het archiefbeheer onder supervisie van de Wet revitalisering generiek toezicht. Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijk archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen de gemeenten. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Concreet houdt dit in dat het college van B&W in de beginfase jaarlijks en in een later stadium tweejaarlijks verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad inzake de stand van zaken m.b.t. het archiefbeheer binnen de eigen organisatie. (Overigens schreef de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 al voor dat B. en W. tenminste eens in de twee jaar verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over de naleving van artikel 30 uit de Archiefwet.) Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries een model verantwoording, in de vorm van zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s), op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden. Deze KPI s zijn afgeleid van de voor gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling en daarmee verplicht gesteld. OVERWEGINGEN Aan de hand van een door de VNG ter beschikking gesteld model, waarin tien zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) zijn uiteengezet, is de informatievoorziening van de gemeente Hengelo in de periode april tot en met augustus 2012 getoetst en beoordeeld, waarbij de uitkomst van deze toetsing en beoordeling is vervat in deze rapportage. In deze rapportage zijn de 10 kritische performance indicatoren, overeenkomstig het door de VNG verstrekte model, weergegeven. Uit de resultaten kan geconcludeerd worden dat de gemeente Hengelo op het gebied van documentaire informatievoorziening kwalitatief goed presteert en op afzonderlijke terreinen (substitutie en digitaal werken) zelfs een voortrekkersrol vervult in Twente. Aandachtspunten voor komend jaar zijn de verdere uitwerking en optimalisering van digitaal werken en de interne verhuizing en inrichting van de archiefbewaarplaats. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN N.v.t. VERVOLGTRAJECTEN EN PRODUCTEN Na kennisneming door de gemeenteraad van de rapportage, wordt de verantwoording aan de provincie toegezonden. ADVIES AAN HET COLLEGE Aan het college wordt voorgesteld: 1. De rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) vast te stellen 2. De gemeenteraad hierover te informeren

4 Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien kritische Prestatie Indicatoren (KPI s)

5 Samenvatting Voor u ligt de verantwoording over het archiefbeheer gemeente Hengelo Aan de hand van een door de VNG ter beschikking gesteld model, waarin tien zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) zijn uiteengezet, is de informatievoorziening van de gemeente Hengelo in de periode april tot en met augustus 2012 getoetst en beoordeeld, waarbij de uitkomst van deze toetsing en beoordeling is vervat in deze rapportage. Samengevat leidt de verantwoording over het archiefbeheer tot het volgende beeld: Kritische Prestatie Indicator 1. LOKALE REGELINGEN 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E- DEPOTS 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID 10.MIDDELEN EN MENSEN Status archiefbeheer Hengelo Deze rapportage is niet alleen een instrument voor de gemeente Hengelo om een goed beeld van de kwaliteit van haar eigen informatievoorziening te verkrijgen (en waar de verbeterpunten liggen), de rapportage dient tevens als hulpmiddel voor de provinciaal Archiefinspecteur van de Provincie Overijssel in het kader van de tweejaarlijkse archiefinspectie. Hengelo, augustus 2012 Gemeentearchief Hengelo. 2

6 Inhoudsopgave Samenvatting 2 Inhoudsopgave 3 1. Aanleiding verantwoording archiefbeheer 4 2. Doelstelling verantwoording archiefbeheer 4 3. Kwaliteitszorg 4 4. Uitwerking van de 10 kritische prestatie indicatoren 5 1. LOKALE REGELINGEN 6 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 8 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID MIDDELEN EN MENSEN 23 3

7 1. Aanleiding verantwoording archiefbeheer Het toezicht op het archiefbeheer binnen de gemeentelijke overheid gaat veranderen. Van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies, gaat het toezicht meer verschuiven naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. Per 1 oktober 2012 zal deze nieuwe vorm van verantwoording van het archiefbeheer onder auspiciën van de Wet revitalisering generiek toezicht van kracht worden. Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijk archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen de gemeenten. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Concreet houdt dit in dat het college van B&W in de beginfase jaarlijks en in een later stadium tweejaarlijks verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad inzake de stand van zaken m.b.t. het archiefbeheer binnen de eigen organisatie. (Overigens schreef de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 al voor dat B. en W. tenminste eens in de twee jaar verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over de naleving van artikel 30 uit de Archiefwet.) Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries een model verantwoording, in de vorm van zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s), op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden. Deze KPI s zijn afgeleid van de voor gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling en daarmee verplicht gesteld. Na kennisneming door de gemeenteraad van de rapportage, wordt de verantwoording aan de provincie toegezonden. 2. Doelstelling verantwoording archiefbeheer De periodieke rapportage is niet alleen een instrument voor de gemeente Hengelo om een goed beeld van de kwaliteit van haar eigen documentaire informatievoorziening te verkrijgen (en waar de verbeterpunten liggen), de rapportage dient tevens als hulpmiddel voor de provinciaal Archiefinspecteur van de Provincie Overijssel in het kader van de drie- of tweejaarlijkse archiefinspectie. Hoewel de provincie bij het generieke toezicht uitgaat van vertrouwen, blijft de provincie de situatie bij gemeenten toetsen aan de Archiefwet en regelgeving. Zij heeft dus zodanige informatie nodig, dat daaruit blijkt of de gemeente Hengelo aan deze wet- en regelgeving voldoet. In principe is dit dezelfde informatie, die de gemeente Hengelo ook nodig heeft voor haar versterkte horizontale verantwoording, dienende voor de verantwoording van B&W aan de raad. 3. Kwaliteitszorg Een extra kwaliteitscontrole is ingebouwd doordat deze rapportage tegen het licht is gehouden door de afdeling Bedrijfsondersteuning van de gemeente Hengelo. 4

8 4. Uitwerking van de 10 kritische performance indicatoren In dit hoofdstuk zijn de 10 kritische performance indicatoren, overeenkomstig het door de VNG verstrekte model weergegeven. De 10 performance indicatoren zijn nader uitgesplitst in deelvragen. In de eerste kolom is een verwijzing naar de betreffende regelgeving opgenomen, waarbij de volgende afkortingen zijn gehanteerd: Aw = Archiefwet Ab = Archiefbesluit Ar = Archiefregeling. Per KPI worden de antwoorden vervolgens nader toegelicht. 5

9 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Regelgeving Aw art Model- Verordening LOPAI Deelvraag KPI 1.1. Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? Antwoord Hengelo Aw art Model- Verordening LOPAI Model- Besluit LOPAI Aw art Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? 1.5. Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de Aw art. 40. gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Wgr art. 27. Houdt de zorgdrager een register bij? Awb Titel Bw Boek Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zie 6

10 Toelichting De gemeenteraad van Hengelo heeft bij besluit van 15 september 2009 de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Hengelo vastgesteld als vervanging van de archiefverordening De verordening is gebaseerd op de model archiefverordening vastgesteld door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). Met name in het Besluit Informatiebeheer gemeente Hengelo is de interne regelgeving aangepast aan de huidige ontwikkelingen op het gebied van digitalisering binnen het vakgebied van DIV (Digitale Informatie Voorziening) Daarnaast zijn in de verordening en het besluit, het toezicht op het beheer van de archiefbewaarplaats en de toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden vastgelegd. Bij brief van 2 november 2009 heeft de provinciaal archiefinspecteur van Overijssel Drs. L. Folkertsma meegedeeld dat er geen opmerkingen zijn bij de archiefverordening Indien de gemeente Hengelo zal worden geconfronteerd met eventuele opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken, zullen daarvoor middels een afzonderlijk besluit van het college van B&W de noodzakelijke voorzieningen worden getroffen t.a.v. de archiefbescheiden. Hetzelfde geldt wanneer de gemeente Hengelo zal participeren in een gemeenschappelijke regeling. Bij verzelfstandiging van onderdelen van de gemeentelijke organisatie wordt gezorgd dat er in overeenkomsten hieromtrent een aparte paragraaf wordt opgenomen m.b.t. de archiefzorg. In de begroting en het jaarverslag opgenomen, paragraaf Verbonden Partijen staat een actueel overzicht van alle verbonden partijen, inclusief deelname Gemeenschappelijke Regelingen vermeld. Deze gegevens worden periodiek geupdated door de afdeling Financieel Beleid. 1.6 De gemeente Hengelo beschikt over een mandaatbesluit. Onder hoofdstuk 3, Sector Informatie en faciliteiten, afdeling Documentaire informatievoorziening, wordt de vernietiging van archiefbescheiden gemandateerd van het college van B. en W. naar resp. directie, sectormanager, afdelingshoofd. 1.7 Het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (waarin de gemeente Hengelo participeert), besteedt de opslag van haar semi-statische archieven uit aan het gecertificeerde en door de LOPAI goedgekeurde archiefopslag bedrijf VADA in Nijverdal. Hiervan is een overeenkomst opgemaakt. 7

11 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteits(verbetering) van haar informatiehuishouding? Regelgeving Ar art. 16. Link met NEN-ISO 15489:2001 Aw art en Aw art Model- Verordening LOPAI Aw art Model- Verordening LOPAI Deelvraag KPI 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja, - welk? - voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Antwoord Hengelo in ontwikkeling, zie nee, zie nee, zie nee, zie Toelichting 2.1 De gemeente Hengelo werkt hard aan de implementatie van een nieuw zaaksysteem ten behoeve van postregistratie, workflow en archivering. In dit nieuwe zaaksysteem is een zogeheten Records Management Applicatie ingebouwd, dat als instrument voor een kwalitatief goede informatiehuishouding fungeert. Daarnaast is het streven om in 2012 machtiging tot substitutie te verkrijgen van de provincie Overijssel, teneinde volledig digitaal te kunnen archiveren. Om deze verklaring te verkrijgen moet worden voldaan aan een reeks van waarborgen en kan dus worden beschouwd als een extra toets op de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen de gemeente Hengelo. 2.2 De gemeente Hengelo heeft geen benoemde archivaris in dienst, maar wel een archivaris die in het bezit is van het diploma Middelbaar Archiefambtenaar (een landelijke opleiding in de archivistiek). Formeel berust de verantwoordelijkheid 8

12 voor het archief daarbij bij de gemeentesecretaris/directeur. In de praktijk berusten de taken die daarbij horen bij de archivaris Eens per drie of twee jaar vindt er archiefinspectie plaats door de Provinciaal archiefinspecteur van de provincie Overijssel. Naar aanleiding van die inspectie wordt door de inspecteur rapport opgemaakt met daarin de bevindingen t.a.v. het archiefbeheer en de archiefbewaarplaats van de gemeente Hengelo. Dat rapport wordt aan het college van B. en W. aangeboden en eventuele aanbevelingen worden uitgevoerd. Er vindt daarnaast geen aparte rapportage plaats van de archivaris aan het college. 9

13 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt ordening planmatig, waarborgen het systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Regelgeving Aw art. 3. en Ab art. 12. Ar art. 18. en 23. Ar art 17. en 19. Aw art. 3. en Ab art. 12. Ar art. 20. Aw art Ab art. 11. Ar art en Deelvraag KPI 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 3.2. Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Antwoord Hengelo nee, zie in ontwikkeling, zie Aw art Ab art. 11. Ar art Ab art Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.6. Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting 3.1 De gemeente Hengelo beschikt niet over een ordeningsplan. Daarentegen wordt van elk over te dragen archiefgedeelte een inventaris opgemaakt. Tot op heden was archiefvorming middels de basisarchiefcode gangbaar. Daarnaast zijn 10

14 sommige archiefonderdelen toegankelijk middels een neveningang. Voorbeelden daarvan zijn de registers van grondtransacties op naam (geordend op datum besluit) en registers van de verstrekte vrijstellingen c.q. ontheffingen Wro op perceelaanduiding (geordend op vigerend bestemmingsplan). Daarnaast beschikt de gemeente Hengelo over een archievenoverzicht waarin de archieven die zich in de gemeentelijke archiefbewaarplaats bevinden, rubrieksgewijs worden opgesomd. 3.2 De waarborging van authenticiteit is in de fysieke omgeving geregeld door middel van de uiterlijke kenmerken als de zgn. natte handtekening en datering. De context is gewaarborgd door de dossiervorming volgens een structurele systematiek. Momenteel is de gemeente Hengelo bezig met de invoering van een zaaksysteem waarbij de intentie bestaat om na invoering van dit systeem de bescheiden digitaal te archiveren. Het uitgangspunt bij de aanbesteding en aanschaf van dit systeem zijn volledig toegespitst op de waarborging van authenticiteit en context van het digitale archief. 3.3 In de fysieke archiefomgeving zijn alle bescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar (raadpleegbaar) door middel van de gestructureerde ordening en de toegankelijkheid van de bescheiden die is gewaarborgd door middel van de in punt 3.1 omschreven overzichten. Voor de toekomstige digitale omgeving moeten de beschrijvingen m.b.t. de toegankelijkheid nog worden opgemaakt en vastgesteld. 3.4 De gemeente Hengelo heeft haar inkoopbeleid afgestemd op NEN-gecertificeerde materialen. Archiefbescheiden die ontvangen zijn en niet voldoen aan deze certificering worden vervangen door gecertificeerde exemplaren (b.v. oude faxberichten op fotografisch papier worden gekopieerd op gecertificeerd papier). Archiefbescheiden op digitale opslagmedia worden, indien noodzakelijk, geprint en in papieren toestand bewaard. De materialen waarmee de gemeente in deze werkt, voldoen aan de duurzaamheidseisen. 3.5 De gemeente Hengelo gebruikt voor de opslag van de archiefbescheiden zuurvrije dozen, de zgn. Amsterdamse Doos. Voor de hechting van de documenten worden cadmiumvrije zippels gebruikt. 3.6 De duurzaamheid van de archiefbescheiden wordt bij de gemeente Hengelo gewaarborgd door de manier van verwerking van de documenten bij de dossiervorming: alle bescheiden die voor bewaring in aanmerking komen worden ontdaan van nietjes, paperclips en andere hechtmaterialen. Korte memobriefjes worden, indien nodig voor reconstructie van de zaak, op een A4 papier geplakt. De materiële toestand in de statische fase wordt mede gewaarborgd door optimale condities m.b.t. klimaatbeheersing van de archiefruimte resp. de archiefbewaarplaats. Er wordt gewerkt aan een beschrijving van het archiveringsproces waarin alle stappen m.b.t. de archivering worden uitgewerkt 11

15 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheeer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Regelgeving Model- Referentiekader/ RODIN LOPAI+WGA (nu BRAIN) Ar art. 17., 21. en 22. Ar art. 19., 24. Ar art Ar art Ar art. 25. Toelichting: Deelvraag KPI 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3. Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) 4.4. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd? 4.5. Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? 4.6. Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt? Antwoord Hengelo nee, zie n/a 4.1 De gemeente Hengelo is bekend met het RODIN Document dat wordt gezien als nuttig instrument m.b.t. in het digitaliseringsproces. Met één van de samenstellers van RODIN, provinciaal archifinspecteur Lolke Folkertsma worden nauwe contacten onderhouden i.h.k.v. het digitaliseringsproces De gemeente Hengelo archiveert in de digitale omgeving op zaakniveau. Daarbij staan de documenten niet op zichzelf, maar worden zaaksgewijs gekoppeld. Daarnaast worden metadata aan de zaak als geheel gekoppeld aan individuele documenten gekoppeld. Zo kunnen documenten via verschillende ingangen vinden worden getraceerd (zaaktype, behandelaar, aanvrager, etc.). als gevolg 12

16 van het implementeren van het Perfect View systeem zijn eisen vastgesteld t.a.v. inhoud en structuur van het archief. 4.4 Worddocumenten worden naar PDF-A bestanden omgezet zodat deze duurzaam bewaard kunnen worden. PDF-A wordt beschouwd als een duurzaam bestandsformaat. Om er zeker van te zijn dat het digitaal archiveren naar behoren geschiedt is een substitutietraject gestart. Het streven is om digitale archivering leidend te maken 4.5 De gemeente Hengelo maakt geen gebruik van compressie- en/of encryptietechnieken. Software en data staan op een fileserver zonder compressie en zonder encryptie. De software en data zijn door gebruikers alleen te benaderen door van de applicatie gebruik te maken. De beveiliging is geborgd door het reguleren van toegang tot de applicatie en autoriseren binnen de applicatie. 4.6 De gegevens die tot op heden in Corsa worden opgeslagen moeten maximaal vijf jaar bewaard worden. Corsa wordt aangehouden tot alle zogenaamde cases vernietigd kunnen worden. Er vindt dus geen migratie plaats. Gegevens blijven staan waar ze staan tot de bewaartermijn verstreken is. Voor IRIS (het toekomstige systeem) worden speciale XML bestanden aangemaakt die ervoor zorgen dat als wordt overgegaan op een ander systeem, de informatie goed bewaard blijft. Alle velden die in IRIS gevuld worden, zullen automatisch in het xml-bestand worden gezet. 13

17 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag:Weegt de gemeente Hengelo zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Regelgeving Aw art. 5. en 9. Ab art Aw art. 3. Ab art. 8. Aw art. 7. Ab art Model- Beleidsregel LOPAI Deelvraag KPI 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? 5.2. Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 5.3. Vervanging, besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Antwoord Hengelo nee, zie nee, zie nee, zie nee, zie Ab art en 8. Zo ja, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? in ontwikkeling, zie - heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Aw art. 7. Ab art. 6.2 en 8. Aw 3., 8. en 10. Ab art. 7. Ab art. 8. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7. Aw? 5.4. Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? Zo ja, - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? - heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? - heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? nee nvt nvt nvt 14

18 Toelichting: Selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn bij de gemeente Hengelo gemandateerd van college van B. en W. naar ambtelijk niveau. Concreet houdt dit in dat de archivaris de vernietiging ter hand neemt. Daarbij vormen de landelijke selectielijsten de richtsnoer voor vernietiging, maar worden daarnaast lokale cultuurhistorische aspecten van archiefbescheiden meegewogen. Van de te vernietigen bescheiden worden geen lijsten opgemaakt, doorgaans vanwege het feit dat de vernietigde stukken hoofdzakelijk bestaan uit series (financiële) bescheiden die strikt volgens landelijk vastgestelde termijnen worden vernietigd. Het beleid t.a.v. selectie en vernietiging zal overigens wijzigen met de invoering van de nieuwe wijze van digitaal archiveren. Bij die nieuwe werkwijze worden al bij archivering vernietigingstermijnen van de afzonderlijke (digitale) bescheiden vastgelegd. Voor daadwerkelijke vernietiging zal daarnaast ook in de nieuwe situatie een extra controle plaatsvinden door de archivaris waarbij cultuurhistorische waarden ook hierbij nog worden meegewogen De gemeente Hengelo heeft het traject ingezet om te komen tot een machtiging substitutie van de provincie Overijssel. Volgens planning moet eind 2012 de machtiging zijn afgegeven door de Provincie. De substitutieverklaring is vooral noodzakelijk om volledig digitaal te kunnen archiveren. Voor een deel wordt er al digitaal gearchiveerd waarbij de originele archiefbescheiden worden vernietigd (cliëntendossiers, wmo dossiers), echter betreft het hier archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen en waarvoor geen toestemming voor vernietiging van de provincie is vereist. Vervreemding van archiefbescheiden heeft zich de laatste vijf jaar niet voorgedaan bij de gemeente Hengelo. 15

19 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente Hengelo het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Regelgeving Deelvraag KPI Antwoord Hengelo Aw art. 3. en Ab art. 9.1 en 12. Ab art Overbrenging na 20 jaar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? nvt - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of nvt praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? 6.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? nee, zie Aw art en Toelichting: 6.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? nvt Alle archiefbescheiden ouder dan 20 jaar zijn conform regelgeving overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats in het stadhuis aan het Burg. nsenplein 1. Een overzicht van de archieven die zich bevinden in de archiefbewaarplaats, staat op www. hengelo.nl; bezoek Hengelo; historie. Niet overgebrachte archieven bevinden zich in het stadskantoor aan de Hazenweg. Het betreft hoofdzakelijk het dynamisch archief van de gemeente Hengelo (het zogenoemde zakenarchief ) met daarnaast enkele deelarchieven zoals het archief van bouw- en woningtoezicht en het milieuarchief. Van overbrenging wordt geen verklaring opgemaakt. Na overbrenging zijn de archieven openbaar en dus voor eenieder in te zien. 16

20 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Regelgeving Model DIVA (nu BRAIN) Idem Deelvraag KPI 7.1. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archieforganisatie aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Antwoord Hengelo Zie Nee Nee Aw art. 21.1, 31., en 34. Ab art. 13. Ar , en Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit en -regeling en genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art 33. Aw? Aw art Ab art. 13. Ar , 57. en 59. Aw art Ab art. 13. Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e- depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Nee nvt Toelichting 7.1 Voor uitvoering van het beheer van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is door de gemeente Hengelo een archivaris aangesteld. De archivaris is in het bezit van het diploma archivistiek als Middelbaar Archiefambtenaar De gemeente Hengelo beschikt over een archiefbewaarplaats. Hier bevinden zich statische en semi-statische archieven die voor een deel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. In totaal herbergt de archiefbewaarplaats ongeveer 100 verschillende archieven, verdeeld over twee archiefruimten. Een deel van de 17