INSTALLATIEHANDLEIDING EQUISIS EXECUTIVE v2.1 Release 6 Maart 2009
INLEIDING Deze release 6 van EQUISIS EXECUTIVE 2.1, enkel beschikbaar om te downloaden, is eerst en vooral een tussenversie nodig voor de generatie van de jaarlijkse lijst van BTW-belastingplichtige afnemers in elektronisch formaat (xml-bestand), opgelegd door de Administratie en momenteel verplicht voor de maandelijkse BTWaangevers. Deze versie bevat natuurlijk ook andere verbeteringen en nieuwigheden die nog niet vermeld zijn in de online help maar verder in dit document beschreven worden. EQUISIS EXECUTIVE v2 is sinds kort beschikbaar in een Nederlandstalige versie (nog niet 100% vertaald want aan sommige nieuwigheden wordt nog gewerkt maar toch al bruikbaar). Dit is misschien de gelegenheid om over te gaan naar versie 2 door deze v2.1.6 te installeren. Om dit te kunnen doen moet u eerst en vooral momenteel reeds met EQUISIS EXECUTIVE v1 werken en moet u een nieuw licentiebestand via e-mail aanvragen. Dit licentiebestand wordt dan per e-mail aan u bezorgd. Indien u hieromtrent vragen mocht hebben gelieve ons dan te Voor diegenen die liever wachten op de definitieve versie 2.1, die later op CD zal opgestuurd worden, bestaat ook de mogelijkheid om een aangepaste EQUISIS Executive v1.2.21 te installeren waarin eveneens de aanpassing voor de generatie van de jaarlijkse lijst van BTW-belastingplichtige afnemers in elektronisch formaat (xml-bestand) is gemaakt. Indien u om een of andere reden nog met een oudere versie zou werken dan moet u eerst naar deze versie overgaan en een licentiebestand via e-mail aanvragen. VOORAFGAANDE CONTROLES Vooraleer u verder gaat met de update van uw versie van EQUISIS, is het ABSOLUUT NOODZAKELIJK eerst een VEILIGHEIDSBACK-UP te maken van uw gegevensbestand(en) (bestanden met als extentie ".data" of ".4DD" op Macintosh, en ".4DD" onder Windows), eventueel andere EQUISIS documenten (Quick reports, SRPdocumenten, ) en indien gewenst uw oude versie van het programma. Controleer eveneens of u wel degelijk beschikt over een standaard versie van het programma. Bij twijfel gelieve ons te INSTALLATIE - WINDOWS Configuratie De absoluut minimum configuratie nodig voor de installatie van EQUISIS werkend met 4D 2004.7 is de volgende : Pentium III 512 Mb RAM (meer voor een server of client/server configuratie) Windows 2000 SP4 of hoger 250 Mb vrije schijfruimte Equisis netwerkversie : aanbevolen versie van 4D Server en 4D Client = 2004.7r4 Indien uw computer niet voldoet aan deze minimum vereisten, gelieve ons te Downloaden en installatie Equisis 2.1.6 (of 1.2.21) kunt u downloaden via een gecomprimeerd ".zip" formaat: er is dus geen specifieke installatieprocedure nodig. Met behulp van het wachtwoord dat we u via e-mail bezorgden, koppelt u zich met onze ftp-server met het vermelde adres voor de download. Na het downloaden van het ".zip" bestand, pakt u de inhoud uit en plaats u deze in een nieuwe map op de door u gewenste plaats op uw harde schijf. Waarom een nieuwe map, wel omdat het mogelijk is dat bepaalde programmaonderdelen ondertussen van naam gewijzigd zijn. Mocht de uw gegevensbestand zich in dezelfde map bevinden als uw oude versie, gelieve dan dit gegevensbestand te kopiëren in de nieuwe map. Bevindt uw gegevensbestand zich in een afzonderlijke map dan is dit niet nodig. Opstarten van Equisis Executive v2.1.6 (of 1.2.21) versie mono Open de map die de nieuwe versie bevat, en dubbelklik op het bestand "Equisis Executive.exe" van het type "toepassing" : het programma zal u vragen om uw gegevensbestand van EQUISIS te selecteren. Indien u reeds werkte met Equisis Executive versie 2, dan zal de conversie van het gegevensbestand snel gebeurt zijn. Indien u nog werkt met Equisis Executive versie 1, ga dan eerst na of u reeds beschikt over uw nieuwe licentiebestand voor de v2, want het programma zal u vragen om dit nieuw licentiebestand te importeren : klik op de knop "Het licentiebestand kiezen", selecteer het bestand en controleer uw gegevens alvorens dit
licentievenster te bevestigen. Indien u nog niet over deze nieuwe licentie beschikt, gelieve ons dan te Indien u nog in versie 1 wenst te blijven tot de nieuwe release van v2 op CD uitkomt, dan hoeft u nog niet te beschikken over dit nieuw licentiebestand en zal er in principe geen conversie van uw gegevens gebeuren. Eens de conversieprocedure is uitgevoerd, kies dan de gebruiker waarmee u normaal opstart, voer het bijhorend wachtwoord in en bevestig uw keuze. Nadat u gecontroleerd heeft dat de nieuwe versie goed werkt en dat uw gegevens goed geconverteerd zijn, dan moogt u de oude versie van Equisis archiveren (indien dit niet gebeurt was bij het nemen van uw veiligheidsbackup). Lees eveneens het onderstaande hoofdstuk "NIET VERGETEN". Opstarten van Equisis Executive v2.1.6 (of 1.2.21) versie server De server-versie (voor netwerkgebruik) van Equisis Executive dient te gebeuren door de informaticaverantwoordelijke binnen uw bedrijf. Indien nodig gelieve ons te INSTALLATIE - MACINTOSH Configuratie De absoluut minimum configuratie nodig voor de installatie van EQUISIS werkend met 4D 2004.7 is de volgende : imac 512 MB RAM (meer voor een server of client/server configuratie) Mac OS 10.2.8 of hoger 250 Mb vrije schijfruimte Equisis netwerkversie : aanbevolen versie van 4D Server en 4D Client = 2004.7r4 Indien uw computer niet voldoet aan deze minimum vereisten, gelieve ons te Downloaden en installatie Equisis 2.1.6 (of 1.2.21) kunt u downloaden via een gecomprimeerd ".zip" formaat: er is dus geen specifieke installatieprocedure nodig. Met behulp van het wachtwoord dat we u via e-mail bezorgden, koppelt u zich met onze ftp-server met het vermelde adres voor de download. Na het downloaden van het ".zip" bestand, pakt u de inhoud uit en plaats u het programma EQUISIS op de door u gewenste plaats op uw harde schijf (liefst in de map Programma s). Opstarten van Equisis Executive v2.1.6 (of 1.2.21) versie mono Dubbelklik op het nieuwe bestand "Equisis Executive" : het programma zal u vragen om uw gegevensbestand van EQUISIS te selecteren. Indien u reeds werkte met Equisis Executive versie 2, dan zal de conversie van het gegevensbestand snel gebeurt zijn. Indien u nog werkt met Equisis Executive versie 1, ga dan eerst na of u reeds beschikt over uw nieuwe licentiebestand voor de v2, want het programma zal u vragen om dit nieuw licentiebestand te importeren : klik op de knop "Het licentiebestand kiezen", selecteer het bestand en controleer uw gegevens alvorens dit licentievenster te bevestigen. Indien u nog niet over deze nieuwe licentie beschikt, gelieve ons dan te Indien u nog in versie 1 wenst te blijven tot de nieuwe release van v2 op CD uitkomt, dan hoeft u nog niet te beschikken over dit nieuw licentiebestand en zal er in principe geen conversie van uw gegevens gebeuren. Eens de conversieprocedure is uitgevoerd, kies dan de gebruiker waarmee u normaal opstart, voer het bijhorend wachtwoord in en bevestig uw keuze. Nadat u gecontroleerd heeft dat de nieuwe versie goed werkt en dat uw gegevens goed geconverteerd zijn, dan moogt u de oude versie van Equisis archiveren (indien dit niet gebeurt was bij het nemen van uw veiligheidsback-up). Lees eveneens het onderstaande hoofdstuk "NIET VERGETEN". Opstarten van Equisis Executive v2.1.6 (of 1.2.21) versie server De server-versie (voor netwerkgebruik) van Equisis Executive dient te gebeuren door de informaticaverantwoordelijke binnen uw bedrijf. Indien nodig gelieve ons te
NIET VERGETEN! Na de installatie van de nieuwe versie van EQUISIS is uw oude snelkoppeling of alias van EQUISIS niet meer geldig. Gelieve deze dan ook te verwijderen en een nieuwe te creëren! In de Voorkeuren van het programma (menu Bestand), wordt het aangeraden om in het tabblad "Navigatiesysteem" de optie "Bijlagevenster / " te activeren. Gelieve na te gaan of uw back-up procedure nog goed werkt na de installatie van de nieuwe versie. Deze versie van EQUISIS is een standaard versie. Indien u beschikt over een specifieke versie van EQUISIS dan mag u deze versie niet installeren. In geval van twijfel, gelieve ons te contacteren! NIEUWIGHEDEN EQUISIS EXECUTIVE v2.1.6 Boekhouding Jaarlijkse lijst van de BTW-belastingplichtige afnemers/klanten (BTW-listing) EQUISIS EXECUTIVE v2.1.6 is de referentieversie op het vlak van de generatie van de jaarlijkse lijst van BTW-belastingplichtige afnemers in elektronisch formaat (xml-bestand) Tegelijkertijd zijn er enkele verbeteringen aangebracht aan deze functionaliteit, toegankelijk via het menu Lijsten/BTW-listing : - automatische weergave van het betrokken kalenderjaar - wijziging van de betrokken periodes, in het geval van een gesprongen boekjaar dat reeds afgesloten is - generatie van een foutenrapport (ontbrekende BTW-nummers, ) - cumul van de klanten met éénzelfde BTW-nummer. Grootboek Nieuwe optie "heropening maskeren" waardoor het mogelijk wordt historiek over meerdere jaren af te drukken zonder rekening te houden met het heropeningbedrag. Balans Nieuwe optie "heropening maskeren" waardoor het mogelijk wordt historiek over meerdere jaren af te drukken zonder rekening te houden met het heropeningbedrag. Analytische balans Mogelijkheid om de analytische af te drukken op basis van een selectie van analytische rekeningen. Vervaldagbalans Nieuwe optie om de vervaldagbalans te exporteren in het.xls formaat. Intrastat Beschikbaar stellen van de nieuwe bestanden met gewicht- en goederencodes : deze bestanden zijn te importeren door te klikken op de knop "NC8" in het venster van de Intrastat- boekingen. BTW-aangifte BTW-overeenstemming opgesplitst in 3 verschillende opties : een document voor de overeenstemming van BTW, voor het omzetcijfer en voor de BTW-codes. Commercieel beheer SRP afdrukken van de commerciële documenten De keuze staat bij voorkeur op "Super Report Pro 1 ". Totalen ex. BTW per artikel in de commerciële documenten Een "Administratie"-voorkeur (EQUISIS - globale voorkeuren / tabblad Commercieel / "totaal per artikel : ebtw") laat voortaan de gebruiker toe te kiezen of hij de totalen per artikel excl. BTW of incl. BTW wenst weer te geven. CRM module Generatie van commerciële rapporten en opvolging van klanten, via Controlepaneel / Rekenbladformaat (SYLK) : Rapport commerciële strategie : lijst van alle acties verbonden met elke klant : statuut, afsluitingsdatum, contact, email... Globaal rapport klanten : omzetcijfers van de laatste 5 jaar, aantal facturen, gemiddeld? panier?, maandelijkse omzetcijfers van de in gebruik zijnde boekjaren Detail rapport klanten : detail van de verkopen, per artikel : hoeveelheid, verkoopprijs (inclusief creditnota s), maand en jaar van verkoop, enz
Prijsoffertes klanten - mogelijkheid om titelniveaus in de offertes te bepalen, met aanpassing van het model tot gevolg - afdruk van een (of meerdere) offerte(s) op basis van de lijst van offertes - mogelijkheid, voor offertes aangemaakt met 4D Write, om artikelen in optie af te drukken met het bedrag tussen haakjes. Tabel Landen : internationale prefix Nieuw veld om de internationale prefix van het land op te slaan (ook voor België) : bij de invoer van het telefoonnummer, fax of GSM wordt automatisch deze prefix toegevoegd. Nieuwe module : EQUISIS JOBS Integratie in de standaardversie van EQUISIS EXECUTIVE van de module (optie) Equisis Jobs, met name bestemd voor de communicatieagentschappen. Momenteel in testfase Deze tussenversie van EQUISIS EXECUTIVE bevat bepaalde functionaliteit die nog in testfase is. Het is derhalve aanbevolen deze nog niet te gebruiken. Uw dagelijks gebruik zal hierdoor niet belemmerd worden : Kredietalarm Grondige controle van de maximum kredietlimiet toegewezen aan de klanten in de commerciële documenten. Bij voorkeur staat deze optie op niet actief in de "Administratie"-voorkeuren (EQUISIS - globale voorkeuren / tabblad Commercieel). "List box" : nieuwe manier van afbeelden in lijst Het type "list box" laat een grote soepelheid toe bij het afbeelden in lijstvorm : keuze van de af te beelden kolommen, keuze van de volgorde van de kolommen, de breedte van elke kolom onthouden. Bij voorkeur staat deze optie op niet actief in de Gebruikers -voorkeuren (tabblad Navigatiesysteem). Commercieel beheer : hoeveelheden per maat Mogelijkheid om een echt artikelbeheer per maatbalk van de bestellingen en de stock te activeren. Bij voorkeur staat deze optie op niet actief in de "Administratie"-voorkeuren (EQUISIS - globale voorkeuren / tabblad Commercieel). Overschrijvingen e-banking : blokkering van betalingen Functionaliteit die toelaat om een statuut aan de te betalen facturen toe te kennen, vanaf de invoer van de aankoopfactuur of achteraf via het beheerscherm van de (knop "Vrijmaken betalingen") : geblokkeerde betaling, gedeblokkeerde betaling, wijziging van de vervaldag,