VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Onderwerp: Registratienummer: 35252 Op voorstel van B&W d.d.: dinsdag 9 oktober 202 Datum vergadering: dinsdag december 202 Portefeuillehouder: Ragetlie, J. Rol gemeenteraad: Controleprotocol 202 gemeenten Helmond & Deurne (Werk & Inkomen) kaderstellende rol Voorstel in het kort Samenvatting Op grond van artikel 4 lid 2 van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Helmond en Deurne vindt de externe controle van de uitvoering van de regelingen die door de gemeenten zijn overeengekomen plaats door de externe accountant van de gemeente Helmond. In de vorm van een controleprotocol zijn de verwachtingen met betrekking tot deze controle vastgelegd. In dit voorstel wordt het controleprotocol ter vaststelling aan uw raad voorgelegd. Voorstel conform programmabegroting ja Meegezonden bijlagen. Controleprotocol gemeenten Helmond & Deurne Ter inzage gelegd.
Deurne, 6 oktober 202 Nr. 83 AAN DE RAAD,. Inleiding Op grond van artikel 4 lid 2 van het samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Helmond en Deurne wordt de externe controle van de uitvoering van de regelingen door de externe accountant van de gemeente Helmond uitgevoerd. In het kader van verwachtingsmanagement is in gezamenlijkheid (gemeenten Deurne, Helmond en accountant van de gemeenten Deurne en Helmond) een controleprotcol opgesteld. In dit protocol zijn kaders gesteld aan de accountantscontrole om te komen tot een gegronde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiele) administratie. Uw raad heeft op 0 april 202 het normenkader, rapport, fout toleranties en opdrachtverstrekking aan de accountant vastgesteld. Dit voorstel handelt over de afspraken met het Werkplein inzake de accountantcontrole. In dit voorstel wordt het controleprotocol ter vaststelling aan uw raad voorgelegd. 2. Doelstelling en beoogd effect Het vastleggen van afspraken met het Werkplein met betrekking tot het controleprotocol jaarwerk 202. Met het beoogd effect om de wederzijdse verwachtingen met betrekking tot de controle van de accountant helder te krijgen, waarmee de controle soepel kan verlopen. Daarnaast kan de SISAverantwoording tijdig bij het ministerie ingediend worden. 3. Motivering en argumentatie Ten behoeve van de accountantscontrole (zowel getrouwheid als rechtmatigheid) van de regelingen die op het Werkplein door de gemeente Helmond worden uitgevoerd is een controleprotocol opgesteld. Het betreft de regelingen: WWB, WIJ, IOAW, IOAZ, BBZ 2004, WWIK, re-integratie en inburgering. In het kader van verwachtingsmanagement zijn in dit protocol kaders gesteld aan de accountantscontrole om te komen tot een gegronde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratie. Het controleprotocol is afgestemd tussen de gemeente Deurne (financiële medewerkers, interne controllers, beleidsmedewerker) en de gemeente Helmond (financiële medewerkers, interne controllers, beleidsmedewerkers). Daarnaast is het protocol afgestemd met de verantwoordelijke accountant van de gemeente Helmond (Deloitte) en de accountant van de gemeente Deurne (Deloitte). In het controleprotocol is opgenomen dat de betrouwbaarheidseis van het accountantsonderzoek 95% bedraagt. Voor de getrouw- en de rechtmatigheid geldt een goedkeuringstolerantie van 5% van de uitkeringsbedragen en ontvangsten. Opgemerkt wordt dat foutencompensatie niet toegestaan is. De rapportagetolerantie voor de accountant bedraagt 0%. Dit impliceert dat alle aangetroffen fouten, tekortkomingen en onzekerheden door de accountant in het rapport van bevindingen tot uitdrukking
moeten worden gebracht en dat ze indien mogelijk dienen te worden gekwantificeerd. Het staat de accountant vrij zijn eigen controleaanpak te kiezen. De controle van de verantwoordingsinformatie wordt afgesloten met een controleverklaring. De verklaring omvat zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid van de verantwoorde bedragen en aantallen (inburgering). Het aan u voorgelegde controleprotocol wordt in alle deelnemende regio-gemeenten vastgesteld. 4. Achtergronden en beleidshistorie De gemeente Deurne is met ingang van 0-07-20 bij het Werkplein regio Helmond aangesloten. Met betrekking tot de accountantscontrole diende nog afstemming tussen de gemeente Deurne en Helmond plaats te vinden. De bijgevoegde controleprotocol is hier de uitwerking van. 5. Financiën en risico's Financiën Mocht één van de hieronder genoemde risico s uitkomen, dan heeft dit mogelijk tot gevolg dat de een gedeelte van de reeds verkregen budgetten inzake Participatiebudget en Budget WWB I-deel alsnog terugbetaald dient te worden aan het ministerie. Daarnaast bestaat ook nog eens de kans dat deze budgetten voor de toekomst hierdoor naar beneden worden bijgesteld. Risico s Indien er bevindingen zijn (administratief of financieel ) dan is de tijd erg kort om nog aanpassingen van het verwerkingsproces controle bij WP te vragen/eisen. Naast de te ontvangen accountantsverklaring wordt een eigen review ( verantwoording memo ) door de gemeente Deurne opgesteld over de aangeboden rapportage. Vanaf half april is de accountant intern (gemeente Deurne) om de jaarrekening te controleren. Lat(e)re beoordeling vertraagt het jaarrekeningsproces. De SISA verantwoording dient uiterlijk 5 juli 203 over 202 ingezonden te zijn naar het Ministerie. Ook hier dienen alle gegevens op basis van de controle verantwoordingsmemo van de gemeente Deurne tijdig door de Raad te worden vastgesteld zodat de verzending voor 5 juli gerealiseerd kan worden. 7. Juridische aspecten Hetgeen voorgelegd past binnen de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Deurne en de gemeente Helmond. Voor de juridische aspecten met betrekking tot de SISA verantwoording is deze gelijk zoals geformuleerd in het raadsvoorstel dat uw raad d.d. 0 april 202 heeft vastgesteld. 8. Communicatie en draagvlak Na vaststelling van het controleprotocol de gemeente Helmond in kennis stellen van het genomen besluit. 9. Uitvoering en realisatie De externe controle van de uitvoering van de regelingen vindt plaats door de externe accountant van de gemeente Helmond zoals contractueel is overeengekomen. De verslaglegging van de externe controle wordt voor mei van het kalenderjaar ter beschikking gesteld van de gemeente Deurne en de 2
overige aangesloten gemeenten (conform controleprotocol). 0. Voortgang en evaluatie Het concept-controleprotocol voor het onderdeel Werk & Inkomen voor de jaren 203 e.v. wordt via de reguliere route mee in routing gebracht.. Voorstel Burgemeester en wethouders van Deurne, De secretaris, De burgemeester, (G.J.C. Kusters) (H.J. Mak) 3
Nr. 83a DE RAAD DER GEMEENTE DEURNE gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 6 oktober 202, nr. 83; gehoord de commissie Samenleving d.d. 4 november 202; gelet op het bepaalde in artikel 4 van het samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Deurne en Helmond; BESLUIT Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van december 202. De griffier De voorzitter, (R.J.C.M. Rutten) (H.J. Mak)