Waarom geen zorgorganisatie kan zonder Apple s Device Enrollment Program Juist binnen zorginstellingen moeten medewerkers volledig kunnen vertrouwen op hun IT-middelen, zodat zij zich kunnen concentreren op hun primaire taak: zorg verlenen. Aan deze IT-middelen worden door zorgorganisaties hoge eigen gesteld met betrekking tot veiligheid, de uniformiteit van applicaties en het toezicht op het gebruik van de apparaten en de toepassingen. Apple DEP (Device Enrollment Program) is dé oplossing bij uitstek om aan die hoge eisen te voldoen. Het mooie is ook: de uitrol is ongelooflijk eenvoudig en kan op afstand worden geregeld. Dat bespaart veel tijd en geld. 1
Inhoudsopgave Wat is DEP?... 3 DEP in de zorg... 4 Wat biedt DEP uw organisatie?... 4 - DEP biedt controle op gebruik... 4 - Met DEP is de configuratie van mobiele apparaten uniform... 4 - DEP garandeert veiligheid en privacy... 5 - Dankzij DEP is de communicatie tussen zorgverlener en patiënt veilig... 5 - DEP brengt een enorme tijdsbesparing met zich mee... 5 - Dankzij DEP blijft de Apple-beleving bestaan... 6 - Met DEP blijft toegang tot persoonlijke applicaties mogelijk... 6 Voor welke organisaties is DEP geschikt?... 6 Proven concept: het succes van DEP in het onderwijs... 6 In vogelvlucht: de voordelen van DEP... 7 5 vragen over DEP... 7 Meer weten over DEP?... 7 2
Wat is DEP? DEP (Device Enrollment Program) is een deploymentprogramma van Apple. Het programma biedt een snelle, gestroomlijnde manier om ios-apparaten in gebruik te nemen. Zeker in grote zorgorganisaties waar veel medewerkers met een mobiele device werken, is DEP een uitkomst. Met DEP kun je namelijk supersnel devices gebruiksklaar maken, op afstand, zonder dat IT-beheer het apparaat in handen heeft. Bovendien kunnen, eveneens op afstand, alle instellingen van het apparaat worden geregeld en aangepast. Met DEP is het opeens heel eenvoudig om het gebruik van zakelijke devices controleerbaar te maken. Zo is in te stellen wie op welke device toegang heeft en tot welke informatie, apps en programma s. Als privégebruik van zakelijke toestellen ongewenst is, kan met DEP de toegankelijkheid van specifieke apps worden beperkt. En als een medewerker een toestel kwijtraakt, kan de vinder niet bij privacygevoelige informatie komen. De enige voorwaarden voor het functioneren van DEP zijn koppeling met het MDM-profiel en dat de Apple-apparaten beschikken over ios7 of OS X 10.9 of hoger. Met DEP kunnen zakelijke apparaten volledig geïnstalleerd en gebruiksklaar aan medewerkers worden geleverd, terwijl de apparaten nog niet uit de verpakking zijn geweest. Het kan niet eenvoudiger. Op afstand mobiele devices gebruiksklaar maken en de toegankelijkheid en het gebruik controleren. Dat is snel én veilig. Over DEP DEP maakt de uitrol en het beheer van mobiele Apple-apparaten makkelijker en veiliger. Registratie in DEP gebeurt op basis van het serienummer van het apparaat. Eenmaal in handen van de gebruiker zoekt het apparaat automatisch contact met de MDM-server en pikt het de gedefinieerde instellingen op. Over MDM Met MDM (Mobile Device Management) regelt de IT-afdeling het beheer van mobiele apparaten die zijn gekoppeld aan het netwerk van een organisatie. Via MDM hebben IT-specialisten toezicht op en controle over de activiteiten van medewerkers op hun iphone, ipad of MacBook. De aanwezigheid van een MDM-omgeving is een voorwaarde voor gebruik van Apple DEP. 3
DEP in de zorg Binnen organisaties waar op grote schaal mobiele telefoons en tablets worden gebruikt, is beheer en monitoring van die apparaten cruciaal. Bij zorginstellingen kan correct gebruik en beheer van mobiele devices het verschil maken tussen leven en dood. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van ipads in een ambulance. Via deze devices beschikken ambulancemedewerkers direct over alle informatie die bij de meldkamer binnenkomt, zodat zij goed voorbereid naar de patiënt kunnen gaan. Voorwaarde is dan wel dat de apparaten uniform geconfigureerd zijn. Het gebruik van eigen apparaten zou uitgesloten moeten zijn. En ten aanzien van door de organisatie verstrekte devices, moet het risico van vervuiling en misbruik worden geëlimineerd, terwijl dit niet ten koste mag gaan van de efficiency en de veiligheid van de applicaties. DEP is uitermate geschikt voor dit soort organisaties: omgevingen waar veel medewerkers met mobiele devices werken en waar efficiency, accuratesse en veiligheid prioriteit nummer één zijn. Uit de praktijk Een onderzoek binnen een grote ziekenhuisorganisatie in Londen wees uit dat 53,2 procent van de verpleegkundigen hun smartphone een nuttig tot zeer nuttig hulpmiddel vindt bij het uitvoeren van hun klinische taken. Tweederde van de verpleegkundigen die medische applicaties op hun device hebben staan, gebruiken deze in hun dagelijks werk. In een onderzoek van de Spyglass Consulting Group gaf 67 procent van de ziekenhuizen aan dat verpleegkundigen hun eigen smartphones gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden, hoewel dit volgens het instellingsbeleid verboden is. Daardoor bestond er binnen 88 procent van de ziekenhuizen een veiligheidsrisico. Wat biedt Apple DEP uw organisatie? Apple DEP maakt binnen uw zorginstelling een einde aan (veiligheids) risico s en garandeert het correct gebruik van mobiele devices. Dat doet DEP op verschillende manieren. DEP biedt controle op gebruik Met DEP en MDM hebben IT-beheerders op afstand controle op de apparaten van gebruikers in de organisatie. De supervisie -functionaliteit bestond al langer, maar dankzij DEP kan deze nu ook ingesteld worden zonder dat de IT-beheerder het apparaat fysiek in handen krijgt. De gebruiker kan deze supervisie nooit omzeilen of verwijderen. Met DEP heeft de organisatie de complete controle over de apparaten die medewerkers gebruiken. DEP kan de MDM-profielen op afstand automatisch toewijzen, met de gewenste instellingen en eventuele beperkingen op bepaalde features en functionaliteiten. De instellingen worden vergrendeld, zodat gebruikers - of anderen die het apparaat in handen krijgen - zelf niets kunnen wissen, resetten of toevoegen. Met DEP is de configuratie van mobiele apparaten uniform De zorg is een geavanceerde branche, waar (technologische) innovaties met name toegepast worden om de zorg beter en efficiënter te maken. Vanzelfsprekend, dat is de kerntaak van zorginstellingen. Op het gebied van administratie, registratie en gegevensuitwisseling kan er in de zorg in veel gevallen voordeel worden behaald. Binnen ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingstehuizen, instellingen voor gehandicaptenzorg, klinieken en thuiszorgorganisaties werken veelal grote aantallen medewerkers, intern en ambulant. Correcte en snelle informatie-uitwisseling is binnen deze organisaties van levensbelang. Zorginstellingen zullen hun medewerkers zodoende apparaten willen verstrekken met een organisatie-brede, uniforme configuratie. 4
DEP garandeert veiligheid en privacy In de zorg, waar gewerkt wordt met (privacy-)gevoelige informatie, is veiligheid cruciaal. Patiënten- en cliënteninformatie moet eenvoudigweg 100 procent veilig zijn, de privacy van patiënten en cliënten moet op alle fronten zijn gegarandeerd. Apparaten in DEP kunnen alleen worden gebruikt door de mensen die daar toegang toe hebben. Als het apparaat in DEP is geregistreerd, uitgereikt aan de gebruiker, uitgepakt en aangezet, maakt het apparaat automatisch verbinding met de server van Apple. Daar vindt het de instellingen en de configuraties die IT-beheer heeft aangegeven. De applicaties worden geladen en de gebruiker heeft alle instellingen paraat. De gebruiker kan de instellingen niet wissen of resetten. Dankzij DEP is de communicatie tussen zorgverlener en patiënt veilig Patiënten verwachten steeds meer van zorgverleners en willen snel en compleet op de hoogte gehouden worden van hun diagnose, behandeling en situatie. Dat vereist geavanceerde administratieve systemen die optimaal met elkaar communiceren en die 100 procent veilig, eenvoudig en efficiënt zijn. DEP brengt een enorme tijdsbesparing met zich mee Zorginstellingen zijn veelal omvangrijke organisaties met een groot aantal medewerkers in vaste of flexibele dienst. Die schaalgrootte is een groot voordeel om optimaal profijt te hebben van DEP. Afhankelijk van het soort instelling, de mate van automatisering en het scenario zijn er besparingen haalbaar van wel 80 procent op de installatie-uren en -kosten van (nieuwe) mobiele apparaten. Het voordeel geldt ook voor bestaande apparaten: ook deze kunnen in DEP gezet worden, mits ze beschikken over de nieuwste software: ios 7 of hoger of OS X 10.9 of hoger. Tijdbesparing dankzij DEP Handmatig Met Apple DEP Configuratie van 1 mobiel apparaat 10 à 15 minuten 10 seconden 30 nieuwe medewerkers starten en krijgen allemaal een nieuw apparaat 300 à 450 minuten (= bijna een volle werkdag) ca. 5 minuten Ziekenhuizen met 500 nieuwe apparaten per jaar 85 à 125 uur (= ca. 3 volle werkweken) 1,5 uur Grote overheidsdienst configureert 5.000 apparaten in één keer 850 à 1.250 uur 15 uur 5
Dankzij DEP blijft de Apple-beleving bestaan Efficiency en veiligheid staan vanzelfsprekend hoog bovenaan de prioriteitenlijst, maar de gebruiksvriendelijkheid van een device mag niet onderschat worden. Medewerkers werken nu eenmaal met meer plezier - en dus beter - met een device dat handig is in gebruik en dat er mooi uitziet. In de visie van Apple moet het gebruik van hun producten een beleving zijn. Die beleving begint al als je het doosje met je nieuwe apparaat in handen krijgt en open mag maken. Die beleving verdwijnt echter als de IT-beheerder de gebruiker al voor is geweest: hij heeft de verpakking al geopend, het device in handen gehad, ingeplugd en bewerkt, en in veel gevallen niet meer netjes terug in de verpakking gestopt. Met DEP blijft de beleving van een nieuw Apple apparaat intact. Het apparaat komt nieuw uit de verpakking en zal bij de eerste activatie automatisch alle instellingen en gegevens ophalen zoals door de IT-beheerder ingesteld. Bovendien is het optimaal beveiligd. Met DEP blijft toegang tot persoonlijke applicaties mogelijk Als de werkgever dat toestaat, kan de gebruiker wel applicaties van zijn eigen keuze toevoegen. De organisatie beslist of de medewerker die zelf mag aanschaffen en downloaden in de App-store. De organisatie kan ook besluiten dat medewerkers alleen apps mogen downloaden die de organisatie heeft goedgekeurd. Maar de App-store en Safari kunnen bijvoorbeeld ook op afstand helemaal worden verwijderd. IT-beheer regelt de toestemmingen via MDM. Voor welke organisaties is DEP geschikt? DEP is in het bijzonder geschikt voor organisaties waar: - een substantieel aantal medewerkers (gaat) werken met mobiele Apple-apparaten: iphone, ipad en Mac - de mobiele apparaten eigendom zijn van de organisatie - veiligheid en privacy voorop staan - applicaties uniform beschikbaar dienen te zijn - het belangrijk is dat de organisatie toezicht heeft op het gebruik - schaalgrootte kan worden behaald. Het omslagpunt ligt al bij 50 apparaten - de apparaten zijn uitgerust met besturingssysteem ios 7 of hoger en OS X 10.9 of hoger. Kies voor DEP als veiligheid en efficiëntie voorop staan. Proven concept: DEP in het onderwijs Het onderwijs was de eerste sector waar Apple zich op richtte met DEP. Apple heeft zich in de onderwijsmarkt inmiddels dubbel en dwars bewezen; er bestaan hele Apple-scholen en steeds meer ziet men in deze sector de toegevoegde waarde van digitale leermiddelen. De onderwijssector was dus ook de ideale omgeving voor DEP. DEP bleek een uitkomst: docenten en leerlingen zijn dankzij DEP snel up and running, hun devices worden automatisch en uniform geconfigureerd, en apps en boeken zijn zo aangeschaft. De docent is in the lead: hij of zij bepaalt bijvoorbeeld welk boek er gelezen wordt en kan precies volgen wat de leerlingen doen. Zaken wissen of spelletjes doen op de ipad terwijl er gestudeerd moet worden? Onmogelijk De ervaring en de learnings die Apple in de onderwijs heeft opgedaan, worden gebruikt om ontwikkelingen en verbeteringen door te voeren ten bate van de zorgsector. Denk bijvoorbeeld aan apps die patiënten kunnen gebruiken om veilig te communiceren met hun arts. 6
In vogelvlucht: de voordelen van DEP Dankzij DEP kunnen grote aantallen devices eenvoudig, snel en op een veilige manier in de omgeving van de organisatie gebracht worden. DEP helpt besparen op de tijd voor de configuratie, de uitrol en het beheer van (nieuwe) mobiele apparaten Tijd is geld. DEP helpt dus ook besparen op de kosten De beveiliging van de apparaten is optimaal geregeld De zorginstelling heeft supervisie op afstand De instelling bepaalt welke apps en functies worden geïnstalleerd en welke beperkingen worden opgelegd De hele configuratie gebeurt zero-touch Gebruikers kunnen hun eigen device gemakkelijk configureren De gebruiker kan dan meteen met het apparaat werken De Apple-beleving blijft bestaan IT-beheerders kunnen hun tijd besteden aan substantiëlere taken die horen bij hun rol. Privacy van gebruikers en patiënten is gewaarborgd 5 vragen over DEP 1. Wat is het verschil tussen MDM en DEP? DEP is de omgeving waar Apple-devices in komen te staan als ze geregistreerd zijn, eenvoudig aan de hand van hun unieke serienummer. Vanuit DEP kan IT-beheer de apparateneenvoudig onlosmakelijk koppelen aan de MDM server. De DEP-portal is als het ware de kluis waarin de apparaten liggen. Op het moment dat een nieuwe medewerker een apparaat nodig heeft, komt het uit de kluis en wordt het gekoppeld in de MDM-omgeving. 2. Voor welke devices kan DEP worden ingezet? DEP is geschikt voor ipads, iphones en Mac-producten. De apparaten moeten minimaal beschikken over ios 7 of OS X 10.9. 3. Is een apparaat volledig gebruiksklaar als het in DEP is geïnstalleerd? De gebruiker moet een paar eenvoudige configuratie-stappen doorlopen. Dat gaat snel en makkelijk, dankzij de configuratie-assistent. De IT-beheerder kan bepalen welke stappen de gebruiker moet doorlopen. Daarna is het apparaat helemaal klaar voor gebruik. 4. Hoe is de veiligheid van de gegevens op het apparaat gegarandeerd? Apparaten in DEP kunnen alleen worden gebruikt door de medewerkers die daar toegang toe hebben. Niemand kan instellingen wissen, veranderen of resetten, behalve de IT-beheerder via MDM, dankzij de supervisie-functionaliteit. Ook bij verlies of diefstal is de veiligheid geborgd. Er is geen normale herstelfunctie, als het apparaat aangezet wordt zal het altijd opstarten met de applicaties die de originele gebruiker geacht werd te gebruiken. 5. Apple-producten zijn doorgaans duurder in de aanschaf dan producten van andere leveranciers. Hoe verdien ik die investering terug? De hogere aanschafprijs van Apple-producten wordt snel terugverdiend door de besparing die wordt gerealiseerd op de uitrol en het beheer van de apparaten. Daarnaast hebben Apple producten vaak een veel hogere restwaarde. Besparingen tot 80 procent zijn haalbaar, afhankelijk van het soort organisatie en de mate van automatisering. Meer weten over DEP? Benieuwd wat DEP voor uw zorgorganisatie kan betekenen? Neem contact op met een van de door Apple geautoriseerde resellers. http://www.techdata-dep.nl/#resellers 7