Algemene ledenvergadering 22 maart 2013 Aanwezigen van het bestuur: Dhr. K. v.d Zwet Slotenmaker, voorzitter Mw. M. van Wiggen, penningmeester Mw. I. de la Vieter, secretaris Dhr. M Rozemeijer, namens de werkzaterdagcommissie Dhr. W. van Hoolwerf, namens Holland op zijn Smalst Dhr. H de Graaf, namens de ARBO Dhr. H. J Tonkes, namens de bouwcommissie Dhr. C. van Dijk, afgevaardigde AVVN Alsmede 78 personen die 48 tuinen vertegenwoordigde van Volkstuinders Vereniging Wijkeroog, waar onder 3 van Holland op zijn Smalst. Er is 1 machtiging aan een tuinder uitgeschreven en er zijn 7 afmelding. 1) Opening a. De voorzitter opent om 20.05 uur de vergadering en heet iedereen welkom. b. De voorzitter vraagt een moment van stilte voor die leden die het afgelopen jaar overleden zijn. 2) Notulen/Verslag van de ledenvergadering van 30 maart 2012 Mw. Post vraagt hoe het is afgelopen met huurder tuin 223, deze staat niet tussen de mutaties. Deze tuinder heeft wel afstand gedaan van zijn tuin. Zonder verdere op of aanmerkingen wordt het verslag goed gekeurd.
3) Ingekomen stukken met betrekking tot de vergadering Van Stichting welzijn Velsen is er een uitnodiging om mee te denken over meer groen in de wijken, zoals het beplanten van boomspiegels en beplanting in gevelperken. Onze kennis willen we met ze delen, de voorzitter gaat naar het overleg. 4) Mededelingen, beleid en/of voorstellen vanuit het bestuur Naar aanleiding van de commotie die er is geweest, en het verslag van het gesprek tussen het dagelijks bestuur en een afvaardiging van tuinders, donateurs en bezoekers van de kantine, welke in de uitnodiging stond, zijn er een aantal tuinleden die hier vragen over hebben. - Er wordt door een aantal leden gevraagd of er mensen aanwezig zijn die in de groep zaten die de brief hebben verzonden. Mevrouw Nat is de enige die zich bekent maakt en haar verantwoording neemt. Zij geeft aan ook de vragen beantwoorden maar niet alleen verantwoordelijk is, zij noemde ook geen namen, een aantal anderen uit dat groepje die ook aanwezig waren maakten zich niet bekent, er was 1 schriftelijke afmelding van de groep de anderen waren zonder (schriftelijk) af bericht afwezig. - De heer de Wit krijgt het woord, hij geeft aan dat de kop van de brief een onterechte aanval is op het bestuur. Het woord wanbeleid geeft aan dat er niets aan het bestuur deugd. De aanwezige leden bevestigen dit en vinden dit onterecht. Mevrouw Nat geeft aan dat het misschien wel te zwaar is. - Hoe komen aan de adressen?? Meerdere leden willen dit weten. Mevrouw Nat verteld dat deze uit telefoonboeken en dergelijke komen, zij kreeg de adressen aangeleverd om ze op te schrijven. - Er wordt aangegeven dat dat niet kan, er zijn wel 30 families de Wit in Heemskerk. Er is ook selectief gestuurd, ongeveer 50 tuinders hebben deze brief gehad, waarom niet allemaal? Er wordt door mevrouw Nat aangegeven dat er 30 negatieve reacties zijn binnen gekomen, maar heeft beloofd geen namen te noemen. De inhoud van deze reacties zijn bij het bestuur gedeeltelijk bekend Hierna wordt gevraagd of de mensen die hebben geantwoord zich bekent willen maken. Alleen de heer R Molenaar geeft aan dat hij de brief met tekst en uitleg heeft terug gestuurd. Hij had zich voor de winkel aangemeld maar daar niets meer van gehoord. Later heeft hij met de voorzitter gesproken, hij is nu inkoper van de winkel. Na nog wat heen en weer gesproken door de tuinleden en ondersteunende opmerking naar het bestuur, wordt dit hoofdstuk afgesloten. 5) Jaarverslagen. a. Verslag van de secretaris: Geen op of aanmerkingen. b. Verslag van het ACC: Geen op of aanmerkingen. c. Verslag van de bouwcommissie: Geen op of aanmerkingen. d. Verslag van de kantinecommissie: Geen op of aanmerkingen. e. Verslag van de tuinkeuringscommissie: Tuin 241 verwaarloosd zijn tuin de buren hebben hier erg veel last van. De commissie zal hier extra aandacht aangeven. Het voornemen is om strenger te controleren. f. Verslag van de winkel: Geen op of aanmerkingen. g. Verslag van de verzekeringen: Geen op of aanmerkingen. h. Verslag van de werkzaterdagen: Geen op of aanmerkingen. i. Verslag van de ARBO-commissie: Geen op of aanmerkingen. j. Verslag van Holland op zijn Smalst: Geen op of aanmerkingen.
6) Verslag kascontrolecommissie Mevrouw Nat en de heer Moolenaar hebben de controle uitgevoerd en geven nog een reactie voor ze de leden vragen om de penningmeester decharge te geven, zie bijgaande tekst. - De penningmeester geeft aan dat het klopt dat eerst de controle en daarna pas de uitnodiging de deur uit mag. - De stukken waren erg laat klaar omdat er nog een aantal keren correcties moesten worden uitgevoerd nadat de stukken van het administratiekantoor kwamen. We wilden toch graag de uitnodiging op tijd naar de leden versturen. - De aftredende penningmeester is niet echt boekhoudkundig, de nieuw voorgedragen penningmeester wel. We hopen dan ook dat er vaker een tussentijdse controle kan plaats vinden. - De suggesties zal door de nieuw te benoemen penningmeester worden bekeken Na deze vragen verleende de vergadering decharge aan de penningmeester.
7) Financieel verslag 2012 en begroting 2013 Er is aangegeven door een aantal leden dat het stuk teveel tekst bevat en een aantal suggesties. - Zoals al aangegeven de penningmeester is geen boekhouder maar kan wel via tekst uitleggen hoe de opzet was. - De voorgestelde kwartaal rapportage is erg bewerkelijk, de aankomende kascontrole commissie zal overleggen met de aankomende penningmeester hoe en wanneer zij de controle kunnen uitvoeren. - Het rendement kan hoger worden weggezet als het niet op de betaalrekening blijft staan.
- In de begroting is niet realistisch de in en uitgave gezet. De penningmeester geeft aan dat dat klopt, dat is ook weer zo n staaltje van niet echt boekhoudkundig te zijn. - Op 1 december dient het eerste gedeelte van de rekening binnen te zijn. Bij de nota stond 30 december, dit kan met de volgende rekening worden aangepast. 8) Bestuursverkiezingen - Van de zittende bestuursleden komen volgens rooster van aftreden in aanmerking: Marga van Wiggen, penningmeester. Zij is niet meer beschikbaar. Wij stellen Lenie de Vries voor als nieuwe Penningmeester, en vragen uw goedkeuring voor haar aanstelling. - Herman de Graaf (Arbo) en Wim van Hoolwerf (Holland op z n smalst) zij stellen zich weer beschikbaar. - Jolanda Twisk tuin 117 heeft zich aangemeld om het ACC te vertegenwoordigen in het bestuur. - Johan Argeloo tuin 23 heeft zich aangemeld om de tuinkeuringscommissie te vertegenwoordigen in het bestuur. 9) Benoeming kascontrolecommissie Als 1 ste stelt de dhr. R Moolenaar zich opnieuw beschikbaar. Doordat vorig jaar een reserve kascontrole lid was gekozen die geen tuin heeft dienen er 2 nieuwe mensen te worden benoemd. De volgende tuinders hebben zich opgegeven; 2 de kascontrole lid Mw. M.J Krom en de nieuwe reserve is Mw. G van Looy. 10) Benoeming overige commissies Naar aanleiding van suggesties van tuinders vraagt het bestuur om de volgende commissie samen te stellen - Watercommissie, Kees legt uit dat het de bedoeling is om de watermeterkaarten rond te brengen, het begeleiden van het doorspuiten van de drainages, het aanleggen van de riolering en andere voorkomende werkzaamheden. Kees en/of Martin zullen dit coördineren. De volgende tuinders hebben zich hiervoor opgegeven: huurder tuin 21, huurder tuin 66, huurder tuin 258, huurder tuin 197 - Commissie om de Statuten en het huishoudelijk reglement aan te passen/moderniseren Hier zijn mensen voor nodig die teksten goed kunnen lezen en ook een beetje weten wat wettelijk mag. Irene en Kees zullen dit begeleiden. Het is de bedoeling om bij de volgende ledenvergadering u een concept te kunnen aanbieden ter goedkeuring. De volgende mensen hebben zich hiervoor aangemeld: Tom Mulder tuin 21, Marie-Jose Krom tuin 245, en Brigitte van Zonneveld partner van huurder tuin 223-224. - Opendag organisatie Voor de opendag wil het bestuur nog graag wat mensen om de opendag te helpen te organiseren. Er zijn geen aanmeldingen er wordt wel een suggestie gedaan om Pieter van Hove te vragen om de p.r. te doen. 11) Benoeming afgevaardigde congres AVVN Het dagelijks bestuur zal naar het congres gaan. 12) Huishoudelijke mededelingen - Van gemeente Velsen een huurovereenkomst voor Holland op z n smalst aangeboden gekregen. Op advies van onze juridische adviseur bij het AVVN wordt deze niet getekend.
Het is een ander contract dan we hebben voor VTVWijkeroog, De vereniging zal dan de gemeentelijke belastingen moeten betalen en dan al of niet verhalen bij de tuinders, daarnaast vervalt al het onderhoud wat de gemeente zou doen naar de vereniging. Wordt vervolgd. 13) Rondvraag; V. Huurder tuin 181 heeft afbericht gegeven maar vraagt schriftelijk of op de rekening weer het verzekerde bedrag kan komen te staan. A. De nieuwe penningmeester zal dat doen. V. huurder tuin 3 vraagt waarom tuin 4 en 8 niet op de lijst van de werkzaterdag staan. A. De secretaris geeft aan dan tuin 4 er door is geslipt de huurder heeft zelf contact opgenomen en staat nu op de lijst. Huurder tuin 8 helpt de secretaris om de pc en de website te onderhouden. V. Huurder tuin 66 vraagt waarom er geen hek aan het voorpad mag staan waar zijn verdorde haag stond welke hij had ingekort tot ongeveer 15 cm boven de grond. A. Wanneer dat wel wordt toegestaan willen meerdere tuinders dat. In de onze overeenkomst staat dat het ligusterhagen zijn. V. Huurder tuin 278 vraagt waarom 1 persoon klaagt dat hij alle onderhoudswerkzaamheden op Holland op z n smalst doet. A. Deze persoon doet ook bijna alle voorkomende werkzaamheden, wanneer hij iemand vraagt krijgt hij bijna altijd een negatief antwoordt. Het bestuur wil met de tuinders om de tafel gaan zitten om ook een soort werkzaterdag systeem toe te passen. V. Huurder tuin 258 wil graag een router/wi-fi, die het hele terrein beslaat. A. Dit kan niet een Wi-Fi is geen zendmast mag ook maar tot 50 meter zenden. V. Huurder tuin 165 vraagt of ze de bomen in de singel mag kappen ze heeft er erg veel schaduw van. A. Ze mogen wel wat worden gesnoeid maar zeer zeker niet gekapt, dan kan bijna iedereen wel zijn bomen kappen, bijna iedereen heeft wel op een bepaalde tijd van de dag last van de schaduw van de bomen. V. Huurder tuin 249 vraagt hoe het met de watermeter zit, voor anderen troep op z n tuin maken om bij de watermeter te komen. En zegt dat zijn haag er erg slecht uit ziet. A. Sinds een jaar of 3 krijgen de tuinders een watermeter opneem kaart, welke ze zelf moeten invullen en inleveren, doen ze dat niet dan worden ze geschat. De tuinders dienen ook zelf hun water voor de winter af te sluiten. Het water blijft in principe het hele jaar er op, deze wordt alleen afgesloten wanneer de voorzitter tijdens de wekelijkse controle van de hoofdmeters constateert dat er veel waterverlies is. Er zit een soort kosmos in de hagen. Op 13 april komt iemand van het Hof van Eden een lezing geven, deze persoon zal ook vragen beantwoorden. V. Huurder tuin 223-224 vraagt waarom er niet meer aandacht aan de slecht onderhouden paden wordt gegeven. En waarom staat huurder van tuin 260 niet op de lijst van de werkzaterdag? A. Het onderhoud van de paden dienen de tuinders zelf te doen, de tuinkeuringscommissie geeft ook een kruisje wanneer het pad slecht is. Voor wat betreft huurder tuin 260 deze is elke zaterdagochtend in de kantine om voor de koffie en thee voor de werkzaterdag mensen te zorgen, als coördinator had hij dit kunnen weten. V. Huurder tuin 43 geeft aan dat er erg slordig wordt geparkeerd, zeker bij complex B, daar kunnen ze ook langs de toegangsweg naar het park parkeren maar laten ze hun auto dan goed langs de weg zetten. Hierna zijn erg geen vragen meer. 14) Sluiting Om 21.58 bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun komst en bedankt ze voor hun inbreng.