WIS Academie Manager -Handboek teamleider- Versie 19 december 2012
1. Inloggen Surf naar de website van de Academie Manager via: <url academie> Kies rechts op de pagina voor het veld inloggen: Inlognaam: <persoonlijk> Wachtwoord: <persoonlijk> Let op: indien u buiten de functie van teameider ook opleider, deelnemer of beheerder bent, komt u altijd binnen op de startpagina voor deelnemers. Selecteer dan via het dropdownmenu rechts bovenin het scherm de rol van teamleider.
2. Tabblad Mijn Team Zodra u bent ingelogd ziet u het onderstaande scherm: Links ziet u het kopje nieuwe aanvragen Hier staan alle aanvragen voor academie activiteiten van uw teamleden. Rechts bovenin ziet u het balkje met de gezamenlijke uren die uw teamleden te besteden hebben aan opleidingsuren. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen gemaakte, geplande en beschikbare uren. Rechts onderin ziet u het kopje teamleden Hier staan alle leden van uw team. Indien u een van deze personen aanklikt, kunt u de voor deze persoon specifieke informatie inzien.
3. Het behandelen van een aanvraag De aanvragen die rechts boven in het startscherm staan, kunt u aanklikken om ze te behandelen. Zodra u er een aanklikt, krijgt u het volgende scherm te zien: Rechts vind u nu de knoppen goedkeuren en afwijzen Indien u de aanvraag goedkeurt, veranderd de status van de aanvraag in goedgekeurd en wordt de nu gele balk groen van kleur. Indien u de aanvraag afkeurt krijgt u een pop-up waarin u de reden van de afwijzing moet opgeven:
Vul hier de reden van de afwijzing in. Het kan raadzaam zijn om dit eerst mondeling te communiceren aan uw teamlid. De reden van de afwijzing blijft in de academie bewaard voor dit teamlid en wordt (indien dit zo is ingesteld door de beheerder) ook per e-mail naar de betreffende persoon verzonden. Zodra u op opslaan heeft gedrukt wordt de status van de aanvraag afgewezen en verkleurt de nu gele balk naar rood. In die balk is de reden van de afwijzing terug te lezen.
4. Historie van een teamlid bekijken In het hoofdscherm staan rechts al uw teamleden in een lijst. Indien u een van deze teamleden aanklikt krijgt u het volgende scherm te zien: Links boven staan de persoonsgegevens van uw teamlid. Hieronder staat een kopje afgeronde activiteiten Hier kunt u alles vinden wat met goed gevolg is afgerond. Door op een activiteit te klikken kunt u de details bekijken en eventueel het certificaat afdrukken. Daaronder staat een kopje afgekeurde actviteiten Hier kunt u alle activiteiten zien die zijn aangevraagd door de medewerker maar niet door u zijn goedgekeurd. Onderaan vind u het kopje afgemelde cursussen Hier kunt u alle activiteiten vinden die waren ingepland maar waarvoor de medewerker door omstandigheden is afgemeld door u. Rechts boven vindt u het balkje met de opleidingsuren van deze specifieke medewerker. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen gemaakte, geplande en beschikbare uren.
Hieronder staat een kopje Geplande activiteiten Hier vindt u alle activiteiten die zijn gepland maar nog niet zijn uitgevoerd. Onderaan staat het kopje Interessante actviteiten Hier vindt u alle activiteiten die door uw medewerker als interessant zijn aangemerkt maar die nog niet zijn aangevraagd. 5. Het afmelden voor een activiteit Soms kan het voorkomen dat een van uw teamleden zich wil afmelden voor een activiteit wanneer deze al is goedgekeurd. Klik dan uw teamlid aan, kies de geplande activiteit en klik op de knop afmelden. U krijgt dan een pop-up scherm waar u de reden van afmelding moet weergeven. Deze activiteit komt dan te staan onder de afgemelde activiteiten in de historie van uw teamlid. Als u drukt op opslaan krijgt u onderstaand scherm te zien : Indien u niet wilt dat deze activiteit zichtbaar blijft in de historie kunt u klikken op de knop verwijderen. De activiteit zal dan weer gewoon te zien zijn als beschikbare cursus en de reden van afmelding wordt niet meer bewaard.
6. Het toewijzen van een activiteit Het is ook mogelijk om aan leden van uw team activiteiten toe te wijzen. Het inschrijven gaat dan niet op initiatief van de medewerker maar op die van de teamleider. In het scherm ziet u bovenin de knop academie aanbod. Klik daarop en u krijg onderstaand scherm te zien met daarin het actuele aanbod van de academie (let op: conferentie aanbod wordt niet weergegeven!)
Kies nu de activiteit aan die u wilt toewijzen. In dit voorbeeld is dit lezen met begrip in alle vakken Het volgende scherm verschijnt: Rechts boven staat de knop toewijzen: Indien u op die knop drukt verschijnt er een pop-up :
Via het dropdown menu selecteer de status van de cursus voor de gebruiker kunt u uit drie acties kiezen: Interessant Wacht op goedkeuring Deelname goedgekeurd Afgerond In de praktijk zult u alleen `deelname goedgekeurd nodig hebben. U kiest deze status aan en daarna selecteert u het teamlid of de teamleden uit het menu `beschikbaar. Doormiddel van de pijltjes toetsen kunt u nu de gewenste personen in het vakje `toe te wijzen plaatsen. Zodra uw keuze is bepaald drukt u op de knop `opslaan onderaan de pop-up. Afhankelijk van de instellingen van de academie manager ontvangt uw teamlid nu een bericht dat hij is ingeschreven voor deze activiteit.