Instructie loonkosten en eigen arbeid bij subsidieregelingen uit de Regeling LNV-subsidies Fondsen EVF en ELFPO (POP2) april 2016
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1. Loonkosten van personeel... 3 1.1 Wat zijn loonkosten?... 3 1.2 Wanneer zijn loonkosten subsidiabel?... 3 1.3 Welke componenten zijn belangrijk bij de berekening van het uurtarief?... 3 1.4 Hoe berekent u het uurtarief voor loonkosten?... 4 1.5 Hoe berekent u de totale loonkosten?... 5 1.6 Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig?... 5 1.7 Wat controleren wij?... 6 1.8 Uitzondering: loon van een DGA... 6 2 Vergoeding van eigen arbeid... 8 2.1 Wat is eigen arbeid... 8 2.2 Wanneer is eigen arbeid subsidiabel?... 8 2.3 Verschillen in berekening uurtarief EVF- en ELFPO-regelingen... 8 2.4 Hoe berekent u het uurtarief eigen arbeid bij EVF-regelingen?... 8 2.5 Hoe berekent u de totale waarde voor eigen arbeid?...9 2.6 Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig?... 10 2.7 Wat controleren wij bij EVF-regelingen?... 10 2.8 Hoe berekent u het uurtarief eigen arbeid bij ELFPO-regelingen?... 11 2.9 Hoe berekent u de totale waarde voor eigen arbeid?... 11 2.10 Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig?... 11 2.11 Wat controleren wij bij ELFPO-regelingen?... 11 Bijlage 1 Cumulatief loonkostenoverzicht... 12 Bijlage 2 Urenregistratie... 13 2
Inleiding Deze instructie is voor u als aanvrager/begunstigde die subsidie heeft aangevraagd voor regelingen uit de Regeling LNV-subsidies (RLS), waarbij cofinanciering plaatsvindt vanuit de fondsen EVF (Europees Visserij Fonds) en het ELFPO (Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling, POP2) en waarbij loonkosten en eigen arbeid subsidiabel zijn gesteld. Deze instructie gaat in op de berekening van de: 1. Loonkosten van personeel 2. Vergoeding van eigen arbeid of bijdragen in natura U leest in deze instructie wanneer loonkosten en eigen arbeid subsidiabel zijn, hoe u uurtarieven moet berekenen, wat u moet aanleveren bij betalingsverzoeken en waar wij op controleren. Het is voor ons belangrijk om te bepalen of de gedeclareerde bedragen voor personele inbreng reëel en marktconform zijn. U moet daarom overzichten aanleveren van gemaakte en betaalde kosten voor het project of de investering. U kunt deze kosten aantonen met het cumulatieve loonkostenoverzicht (bij loonkosten) en een urenoverzicht. 1. Loonkosten van personeel 1.1 Wat zijn loonkosten? Het gaat hierbij om personeel dat in dienst is van de hoofd- of medeaanvrager of medeaanvrager of in dienst van een partij die organisatorisch, economisch en financieel is verbonden aan een hoofd- of medeaanvrager en daarvoor een beloning in de vorm van loon ontvangt. Het personeel moet direct betrokken zijn bij de uitvoering van het project of de investering. De loonkosten worden omgerekend naar een tarief per uur. 1.2 Wanneer zijn loonkosten subsidiabel? Voor EVF- en ELFPO-regelingen kunnen de kosten voor de uren die als personele inbreng besteed worden aan een project of investering in aanmerking komen voor subsidie. Voorwaarden Het gaat om een aantoonbaar dienstverband van u of uw medewerker(s). De uren moeten aantoonbaar aan het project of de investering zijn besteed. Het gaat om het loon van het jaar of de jaren waarin de uren voor het project of investering zijn gemaakt. Per regeling is aangegeven of loonkosten subsidiabel zijn. Kijkt u hiervoor op mijn.rvo.nl bij de betreffende subsidie. 1.3 Welke componenten zijn belangrijk bij de berekening van het uurtarief? Voor de berekening van een uurtarief zijn de volgende onderdelen van belang: 1. Brutoloon jaarloon 2. Sociale werkgeverslasten voor verzekeringen, VUT, pensioen 3. Dienstverband 1. Bruto jaarloon - Salaris - Vakantietoeslag/vakantierecht/vakantiebonnen - Eindejaarsuitkering - Ziekengeld - Toeslagen (als dit binnen het contract valt) o Vergoeding arbeidsknelpunten 3
o o o o o o Toeslag vervanging hoger gesalarieerde functie Onregelmatigheidstoeslagen Ploegendiensttoeslag Weekendvergoeding Feestdagvergoeding Storingsdiensttoeslag Let op! winstafhankelijke uitkeringen mogen niet worden meegenomen in het brutoloon. Dit zijn bijvoorbeeld winstafhankelijke/prestatieafhankelijke bonus/provisie, collectieve variabele beloning, tantième, gratificatie, uitkering voor bewust belonen, uitkering voor bijzondere prestatie. Vakantietoeslag De vakantietoeslag is wettelijk bepaald en is minimaal 8% van het brutoloon. Bent u of uw medewerker een volledig jaar in dienst dan neemt u 8% van het bruto jaarloon (exclusief eindejaarsuitkering of 13 e maand). Of u neemt 8% van het bruto maandloon maal het aantal maanden dat u of de medewerker in dienst was. Bij een hoger percentage dan 8% volgens Cao-afspraak, dan rekent u met een hoger percentage vakantietoeslag. 2. Sociale werkgeverslasten - Werkloosheid: WW, AwF, WgF, Ufo, premie wachtgeld - Arbeidsongeschiktheid: Pemba werkgeversbijdrage, WAO, Aof, WIA, WGA, IVA, WhK - Ziekte: ZW, AWBZ, Zfw, ZVW - Nabestaanden: AWW, ANW - VUT: VUT, FPU, Wet VPL - Pensioen: AOW, afdracht OP/PP/AP, BTR premie, pensioentoezeggingen, invaliditeitspensioen 3. Dienstverband in fte Het dienstverband wordt uitgedrukt in fte s, dit kan voltijds of deeltijd zijn. De deeltijdfactor is meestal terug te vinden op het cumulatieve loonkostenoverzicht. Let op! Bovenstaande gegevens vind je terug op het cumulatieve loonkostenoverzicht. Heeft u posten die niet genoemd zijn in de lijst hierboven? Dan tellen deze niet mee in de berekening van het subsidiabele uurtarief. 1.4 Hoe berekent u het uurtarief voor loonkosten? De volgende formule gebruikt u voor de berekening van het uurtarief (bron artikel 1:15 Regeling LNV-subsidies) Bruto jaarloon, zonder winstafhankelijke uitkeringen (A) Sociale werkgeverslasten (B) Bruto uurtarief ( C) (C) = (A) + (B) / 1600*deeltijdfactor De 1600 zijn de gewerkte uren per jaar bij een werkweek van 1 fte. Werkt u of de medewerker minder dan 1 fte per week? Dan rekent u evenredig met minder dan 1600 uur. Werkt u of de medewerker meer dan 1 fte per week? Dan rekent u evenredig met meer dan 1600 uur. Bent u of de medewerker maar een gedeelte van het jaar in dienst geweest of heeft u een nul-uren contract? Dan rekent u niet met 1600 uur maar met het aantal uren dat er gewerkt is in dat jaar, tot een maximum van 1600. 4
Heeft u of de medewerker gedurende het jaar met verschillende contracturen (fte s) gewerkt? Dan neemt u het gemiddelde van het aantal fte s. Maximaal uurtarief Bij loonkosten is het belangrijk om te bepalen of de gedeclareerde bedragen reëel en marktconform zijn. Daarom wordt het opgevoerde uurtarief vergeleken met normtarieven van ondersteunend werk, uitvoerend werk en toezichthoudend werk. De normtarieven die wij hanteren zijn bepaald in de verleningsbeschikking die u heeft gekregen. Het tarief uit het jaar van uw verleningsbeschikking geldt dan voor alle projectjaren. De volgende normtarieven worden gebruikt als maximum: 2012 2013 2014 2015 Ondersteunend werk 31,13 31,28 31,27 31,95 Uitvoerend werk 52,61 54,16 54,55 55,19 Toezichthoudend werk 68,12 69,73 70,55 71,17 1.5 Hoe berekent u de totale loonkosten? Om de waarde van de arbeid te bepalen, vermenigvuldigt u het uurtarief met het aantal uren die door een werknemer besteed zijn aan het project of de investering. U toont voor elke medewerker afzonderlijk (en ook voor uzelf) het aantal gewerkte uren en de loonkosten aan. Let op! Het gaat om het loon van het jaar of de jaren waarin de uren voor het project of de investering zijn gemaakt. 1.6 Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig? - Betalingsoverzicht en financieringsoverzicht, waarin u de kosten verantwoordt die u heeft gemaakt sinds de start van uw project. Verwerk hierin de loonkosten als deze onder de subsidie vallen. U kunt dit formulier downloaden op mijn.rvo.nl bij de betreffende subsidie. - Cumulatieve loonkostenoverzichten van het jaar of de jaren waarin de uren voor het project of de investering zijn gemaakt. - Urenoverzichten van de uren besteed aan het project of de investering van uzelf en de medewerkers. Cumulatief loonkostenoverzicht Het cumulatieve loonkostenoverzicht kan uit elk systeem voor de salarisadministratie gehaald worden. Een cumulatief loonkostenoverzicht heeft dertien kolommen; één voor elke maand en een laatste kolom met de totalen. In bijlage 1 staat een voorbeeld van een cumulatief loonkostenoverzicht. Urenoverzichten Bij de beoordeling van een verzoek om voorschot of vaststelling is het nodig om te weten per medewerker hoeveel uren hij/zij besteed heeft aan het project of de investering. U moet daarvoor urenoverzichten bijhouden. Dit mag een maand-of weekoverzicht zijn. In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een urenregistratie. In het urenoverzicht moet staan: - Naam van de medewerker - Datum of periode wanneer de uren gemaakt zijn - Het aantal uren die voor het project of investering zijn gemaakt; - Voor welke activiteiten de uren gemaakt zijn* - Een handtekening van de aanvrager of een bevoegd persoon. 5
*) Het niveau van het werk is bepalend voor de keuze van het soort werkzaamheden: ondersteunend, uitvoerend of toezichthoudend. Met ondersteunend werk wordt bedoeld laag ingeschaald werk en met toezicht houdend werk wordt bedoeld hoog ingeschaald werk. Uitvoerend werk ligt daar tussenin. De keuze voor het soort werkzaamheden is niet alleen een kwestie van inschaling, maar hangt ook samen met de kosteneffectiviteit. Een hoog ingeschaalde medewerker, die voor het project slechts kopieerwerkzaamheden verricht, kan niet als toezichthoudend worden opgevoerd. 1.7 Wat controleren wij? Wij controleren met uw aangeleverde loonkostenoverzichten en urenoverzichten of u de opgegeven uurtarieven in het betalingsoverzicht heeft berekend conform artikel 1:15 van de Regeling LNV-subsidies. Wij controleren of het door u opgegeven uurtarief niet boven de normtarieven (uit het jaar van uw subsidieverlening) uitkomt. Heeft u een hoger tarief opgegeven? Dan corrigeren wij het uurtarief naar beneden. Heeft u een lager tarief opgegeven? Dan gebruiken wij uw opgegeven tarief. Wij controleren of de uurtarieven die door ons goedgekeurd zijn bij uw subsidieverlening, overeenkomen met de uurtarieven bij uw betalingsverzoek. Wij controleren of de door u opgegeven uren reëel zijn. Wij controleren het eigenaarschap van de onderneming in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 1.8 Uitzondering: loon van een DGA Op welke manier de arbeidsinzet van u als DGA (directeur-grootaandeelhouder) subsidiabel is, hangt af van de manier waarop u zichzelf beloond. U kunt zichzelf een loon toekennen, maar dit is niet verplicht. Soms is dat in de vorm van een salaris met daarbovenop een deel managementfee, of in andere gevallen alleen een managementfee. Het managementfee is echter geen vergoeding voor geleverde arbeid en wordt aan de Vennootschap als geheel uitgekeerd. Daarom valt managementfee niet onder loonkosten waarvoor u subsidie kunt krijgen. Voor de Belastingdienst valt u als DGA onder de gebruikelijk loonregeling. De Belastingdienst hanteert voor u een minimum als gebruikelijk loon. Als u zichzelf als DGA geen loon heeft toegekend wordt dit loon als fictief loon gebruikt voor de afdracht loonbelasting. Let op! In januari 2015 is er in de gebruikelijk loonregeling een wijziging geweest in het bepalen van het gebruikelijk loon. Voorbeelden voor het bepalen van uw gebruikelijk loon en meer informatie kunt op de website van de Belastingdienst vinden en/of vraag uw financieel adviseur. Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig? - Heeft u zichzelf een loon uitbetaald dan toont u uw salaris aan met een cumulatief loonkostenoverzicht. De berekening van het uurtarief gebeurt volgens de berekening van loonkosten op pagina 5. - Heeft u zichzelf geen loon uitbetaald dan toont u de afdracht loonbelasting aan met een gespecificeerde jaarrekening van bijvoorbeeld de Holding. - Heeft u zichzelf een lager loon dan 44.000 uitbetaald, dan stuurt u een bewijsstuk mee van de gemaakte afspraak met de Belastingdienst. - Urenoverzichten van de uren besteed aan het project of de investering van uzelf en de medewerkers. Cumulatief loonkostenoverzicht Het cumulatieve loonkostenoverzicht kan uit elk systeem voor de salarisadministratie gehaald worden. Een cumulatief loonkostenoverzicht heeft dertien kolommen; één voor elke maand en een laatste kolom met de totalen. In bijlage 1 staat een voorbeeld van een cumulatief loonkostenoverzicht. 6
Urenoverzichten Bij de beoordeling van een verzoek om voorschot of vaststelling is het nodig om te weten per medewerker hoeveel uren hij/zij besteed heeft aan het project of de investering. U moet daarvoor urenoverzichten bijhouden. Dit mag een maand-of weekoverzicht zijn. In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een urenregistratie. In het urenoverzicht moet staan: - Naam van de medewerker - Datum of periode wanneer de uren gemaakt zijn - Het aantal uren die voor het project of investering zijn gemaakt; - Voor welke activiteiten de uren gemaakt zijn* - Een handtekening van de aanvrager of een bevoegd persoon. *) Het niveau van het werk is bepalend voor de keuze van het soort werkzaamheden: ondersteunend, uitvoerend of toezichthoudend. Met ondersteunend werk wordt bedoeld laag ingeschaald werk en met toezicht houdend werk wordt bedoeld hoog ingeschaald werk. Uitvoerend werk ligt daar tussenin. De keuze voor het soort werkzaamheden is niet alleen een kwestie van inschaling, maar hangt ook samen met de kosteneffectiviteit. Een hoog ingeschaalde medewerker, die voor het project slechts kopieerwerkzaamheden verricht, kan niet als toezichthoudend worden opgevoerd. Wat controleren wij? Wij toetsen het door u opgegeven uurtarief. Indien u een lager loon opgeeft dan 44.000 controleren wij de bewijsstukken die u heeft meegestuurd van de afspraak met de Belastingdienst. Wij controleren met uw aangeleverde loonkostenoverzichten en urenoverzichten of u de opgegeven uurtarieven in het betalingsoverzicht heeft berekend conform artikel 1:15 van de Regeling LNV-subsidies. Wij controleren of het door u opgegeven uurtarief niet boven de normtarieven (uit het jaar van uw subsidieverlening) uitkomt. Heeft u een hoger tarief opgegeven? Dan corrigeren wij het uurtarief naar beneden. Heeft u een lager tarief opgegeven? Dan gebruiken wij uw opgegeven tarief. Wij controleren of de door u opgegeven uren reëel zijn. Wij controleren het eigenaarschap van de onderneming in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 7
2 Vergoeding van eigen arbeid 2.1 Wat is eigen arbeid Is uw inkomen afhankelijk van de arbeid die u in de onderneming steekt, maar ontvangt u daarvoor geen loon? Dan is er sprake van eigen arbeid. Dit wordt ook wel inzet in natura genoemd. Dit is het geval bij bijvoorbeeld zelfstandig ondernemers, eenmanszaken of een maatschap. Bij formele samenwerkingsverbanden kunnen de uren van alle samenwerkende partners als eigen arbeid opgevoerd worden. Vrijwillige arbeid door vrijwilligers, bestuurders en leden van verenigingen deelvissers bij EVF-regelingen met openstellingen vóór 1 juli 2011 (zie verleningsbeschikking) vallen onder eigen arbeid. 2.2 Wanneer is eigen arbeid subsidiabel? Bij eigen arbeid is er geen sprake van betaalde kosten (er is geen betaalbewijs), daarom worden zij berekend op basis van een uurtarief voor vergelijkbaar werk. De eigen arbeid moet wel aan het project zijn toe te rekenen door middel van tijdschrijving. Voorwaarden De eigen arbeid moet gedaan zijn door een ondernemer. Een ondernemer is (mede)eigenaar van een onderneming. Een onderneming is: iedere eenheid, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitoefent. In het stroomschema op mijn.rvo.nl kunt u vinden wanneer uw gemaakte uren onder eigen arbeid vallen. De uitgevoerde activiteiten en uren moeten een duidelijke en direct relatie hebben met de subsidiabele uitgaven van het project of de investering. De uitgevoerde activiteiten en uren moeten een duidelijke en direct relatie hebben met de subsidiabele uitgaven van het project of de investering. De eigen arbeid moet gedaan zijn onder de vlag van de (mede)aanvrager. De subsidie die de (mede)aanvrager ontvangt voor de eigen arbeid mag niet worden doorbetaald aan de ondernemer die de inzet gedaan heeft. Per regeling is aangegeven of eigen arbeid subsidiabel is. Kijkt u hiervoor op mijn.rvo.nl bij de betreffende subsidie. 2.3 Verschillen in berekening uurtarief EVF- en ELFPO-regelingen Er is een verschil in de berekening van het uurtarief voor bijdragen in natura tussen: - EVF-regelingen - ELFPO-regelingen (POP2) 2.4 Hoe berekent u het uurtarief eigen arbeid bij EVF-regelingen? Bij EVF-regelingen openstellingen vóór 1 juli 2011 wordt het uurtarief vastgesteld op de onder 1.4 genoemde normtarieven voor ondersteunend, uitvoerend en toezichthoudend werk (zie ook uw verleningsbeschikking). Voor openstellingen nà 1 juli 2011 geldt voor eigen arbeid een vast uurtarief van 35. 8
2.5 Hoe berekent u de totale maximale waarde voor eigen arbeid bij het EVF? Bijdragen in natura (waaronder eigen arbeid) zijn subsidiabel tot aan een maximumbedrag. Het gedeelte van de subsidie dat uit het EVF wordt gefinancierd mag niet hoger zijn dan de subsidiabele kosten exclusief de bijdragen in natura. Dit betekent dat het maximale percentage dat bijdragen in natura uit mogen maken van de totale subsidiabele kosten als volgt wordt berekend: 100% - (percentage EVF bijdrage x het subsidiepercentage). Voorbeeld 1: Stel het maximale subsidiepercentage is 40% van de subsidiabele kosten. Van dit subsidiepercentage wordt 50% gefinancierd uit het EVF. Het maximale percentage bijdragen in natura van de totale subsidiabele kosten bedraagt nu: 100% - (50% van 40%) = 100% - 20% = 80%. In dit geval mogen de bijdragen in natura maximaal 80% van de totale subsidiabele kosten zijn en moet 20% (het minimale percentage) bestaan uit andere kosten dan bijdragen in natura. Vervolgens berekent u aan de hand van dit maximale percentage (in dit geval 80%) het bedrag aan bijdragen in natura dat maximaal onder de subsidie valt. Dit doet u als volgt: Stel de totale subsidiabele kosten zijn 1.000. De bijdragen in natura zijn 850, de loonkosten zijn 50 en de aanschaf van materiaal is 100. Stap 1) U trekt het bedrag van de bijdragen in natura af van de totale subsidiabele kosten. Dus: 1000-850 = 150 Stap 2) U deelt dit bedrag door het minimale percentage aan andere subsidiabele kosten dan bijdragen in natura. In dit voorbeeld is dat 20%. Dus: 150 : 20% = 750 Stap 3) Vervolgens vermenigvuldig u dit bedrag met het maximale percentage voor de bijdragen in natura. In dit voorbeeld is dat 80%. Dus: 750 x 80% = 600 Dit houdt in dat maximaal 600 aan bijdragen in natura onder de subsidie kan vallen (uitgegaan van de hierboven genoemde subsidiabele kosten). Dit berekende bedrag geeft dus niet aan dat dit bedrag onder de subsidie valt. Als in uw situatie een lager bedrag is begroot dan 600, dan valt dit lagere begrote bedrag onder de subsidie. In dit voorbeeld zijn de bijdragen in natura begroot op 850. Dit betekent dat 250 niet onder de subsidie valt. Voorbeeld 2: Stel het maximale subsidiepercentage is 80% van de subsidiabele kosten. Van dit subsidiepercentage wordt 60% gefinancierd uit het EVF. Het maximale percentage bijdragen in natura van de totale subsidiabele kosten bedraagt nu: 100% - (60% van 80%) = 100% - 48% = 52%. In dit geval mogen de bijdragen in natura maximaal 52% van de totale subsidiabele kosten zijn en moet 48% (het minimale percentage) bestaan uit andere kosten dan bijdragen in natura. Vervolgens berekent u aan de hand van dit maximale percentage (in dit geval 52%) het bedrag aan bijdragen in natura dat maximaal onder de subsidie valt. Dit doet u als volgt: 9
Stel de totale subsidiabele kosten zijn 1.000. De bijdragen in natura zijn 850, de loonkosten zijn 50 en de aanschaf van materiaal is 100. Stap 1) U trekt het bedrag van de bijdragen in natura af van de totale subsidiabele kosten. Dus: 1000-850 = 150 Stap 2) U deelt dit bedrag door het minimale percentage aan andere subsidiabele kosten dan bijdragen in natura. In dit voorbeeld is dat 48%. Dus: 150 : 48% = 312,50 Stap 3) Vervolgens vermenigvuldig u dit bedrag met het maximale percentage voor de bijdragen in natura. In dit voorbeeld is dat 52%. Dus: 312,50 x 52% = 162,50 Dit houdt in dat maximaal 162,50 aan bijdragen in natura onder de subsidie kan vallen (uitgegaan van de hierboven genoemde subsidiabele kosten). Dit berekende bedrag geeft dus niet aan dat dit bedrag onder de subsidie valt. Als in uw situatie een lager bedrag is begroot dan 162,50, dan valt dit lagere begrote bedrag onder de subsidie. In dit voorbeeld zijn de bijdragen in natura begroot op 850. Dit betekent dat 687,50 niet onder de subsidie valt. 2.6 Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig? - Betalingsoverzicht en financieringsoverzicht, waarin u de kosten verantwoordt die u heeft gemaakt sinds de start van uw project. Verwerk hierin de kosten voor eigen arbeid als deze onder de subsidie vallen. U kunt dit formulier downloaden op mijn.rvo.nl bij de betreffende subsidie. - Urenoverzichten van de gemaakte uren voor het project of de investering. Urenoverzichten Bij de beoordeling van een verzoek om voorschot of vaststelling is het nodig om te weten per medewerker hoeveel uren hij/zij besteed heeft aan het project of de investering. U moet daarvoor urenoverzichten bijhouden. Dit mag een maand-of weekoverzicht zijn. In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een urenregistratie. In het urenoverzicht moet staan: - Naam van de medewerker - Datum of periode wanneer de uren gemaakt zijn - Het aantal uren die voor het project of investering gemaakt zijn - Voor welke activiteiten de uren gemaakt zijn* - Een handtekening van de aanvrager of een bevoegd persoon *) Het niveau van het werk is bepalend voor de keuze van het soort werkzaamheden: ondersteunend, uitvoerend of toezichthoudend. Met ondersteunend werk wordt bedoeld laag ingeschaald werk en met toezicht houdend werk wordt bedoeld hoog ingeschaald werk. Uitvoerend werk ligt daar tussenin. De keuze voor het soort werkzaamheden is niet alleen een kwestie van inschaling, maar hangt ook samen met de kosteneffectiviteit. Een hoog ingeschaalde medewerker, die voor het project slechts kopieerwerkzaamheden verricht, kan niet als toezichthoudend worden opgevoerd. 2.7 Wat controleren wij bij EVF-regelingen? Wij controleren met uw aangeleverde urenoverzichten of de door u opgegeven kosten voor eigen arbeid in het betalingsoverzicht juist zijn berekend. Wij controleren of het door u opgegeven uurtarief voor eigen arbeid niet boven de 35 uitkomt. Heeft u een hoger tarief opgegeven? Dan corrigeren wij het uurtarief naar beneden. Heeft u een lager tarief opgegeven? Dan gebruiken wij uw opgegeven tarief. 10
Wij controleren of de uurtarieven die goedgekeurd zijn bij uw subsidieverlening, overeenkomen met de uurtarieven bij uw betalingsverzoek. Wij controleren of de door u opgegeven uren reëel zijn. Wij controleren het eigenaarschap van de onderneming in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 2.8 Hoe berekent u het uurtarief eigen arbeid bij ELFPO-regelingen? Bij eigen arbeid binnen ELFPO-regelingen wordt het uurtarief vastgesteld op de onder 1.4 genoemde normtarieven voor ondersteunend, uitvoerend en toezichthoudend werk. 2.9 Hoe berekent u de totale waarde voor eigen arbeid bij het ELFPO? Om de waarde van de eigen arbeid te bepalen, vermenigvuldigt u het uurtarief met het aantal uren die door u als zelfstandige, of door uw samenwerkingspartners besteed zijn aan het project of de investering. Let u erop dat als u subsidie heeft aangevraagd voor een regeling die medegefinancierd wordt door het ELFPO-fonds, de eigen arbeid niet hoger mag zijn dan de totale subsidiabele kosten min het bedrag aan eigen arbeid. Zie hieronder een voorbeeld: Uw totale subsidiabele kosten zijn 50.000, de subsidiepercentage (EU en Nationaal) is 75%, dus 37.500. U kunt maximaal 12.500 euro opgeven als eigen arbeid. 2.10 Betaalverzoeken: Wat hebben wij van u nodig? - Betalingsoverzicht en financieringsoverzicht, waarin u de kosten verantwoordt die u heeft gemaakt sinds de start van uw project. Verwerk hierin ook de kosten voor eigen arbeid als deze onder de subsidie vallen. U kunt dit formulier downloaden op mijn.rvo.nl bij de betreffende subsidie. - Urenoverzichten van de gemaakte uren door uzelf en medeaanvragers voor het project of de investering. 2.11 Wat controleren wij bij ELFPO-regelingen? Wij controleren met uw aangeleverde urenoverzichten of de door u opgegeven kosten voor eigen arbeid in het betalingsoverzicht correct zijn berekend. Wij controleren of het door u opgegeven uurtarief voor eigen arbeid niet boven de normtarieven (uit het jaar van uw subsidieverlening) uitkomt conform artikel 1:15 van de Regeling LNV-subsidies. Heeft u een hoger tarief opgegeven? Dan corrigeren wij het uurtarief naar beneden. Heeft u een lager tarief opgegeven? Dan gebruiken wij uw opgegeven tarief. Wij controleren of de uurtarieven die goedgekeurd zijn bij uw subsidieverlening, overeenkomen met de uurtarieven bij uw verzoek om voorschot of vaststelling. Wij controleren of de door u opgegeven uren reëel zijn. Wij controleren het eigenaarschap van de onderneming in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Kijkt u voor de overige specifieke voorwaarden en subsidiabele kosten bij de regeling waarvoor u subsidie toegekend heeft gekregen op mijn.rvo.nl. 11
Bijlage 1 Cumulatief loonkostenoverzicht 12
Bijlage 2 Urenregistratie 13