Handleiding Abakus Overstap RAAM - eraam 2014 Abakus Compleet Pagina 1 / 16
Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 De accountant/boekhouder... 4 De bankkoppeling... 4 Uw administratie in (e)raam bijwerken... 5 De overstap... 5 De inkomsten en uitgaven uit (e)raam naar Abakus Compleet Boekhouding... 5 Grootboekrekeningen... 7 De bankrekening... 8 Beginsaldo opvoeren in de bankmap:... 9 Meer bankrekeningen?... 11 Het starten met de bankmutaties... 13 De nazorg... 14 Ontvangsten in Abakus Compleet van (e)raam-facturen... 14 Debiteurenbewaking oude posten... 15 Contact... 16 Zelfhulp en handleidingen... 16 2014 Abakus Compleet Pagina 2 / 16
Inleiding Het invoeren van Een nieuw softwarepakket als Abakus Compleet is voor uw praktijk een belangrijke gebeurtenis. Het heeft gevolgen voor de manier van werken van u en uw collega's. De facturering in Abakus Compleet is zo gemaakt dat processen aansluiten op de werkwijze in (e)raam en waar mogelijk worden schermen en velden toegelicht in handleidingen. Toch is Abakus Compleet een programma dat gemaakt is om nog vele jaren 'mee te gaan'. In de veranderende wereld van de paramedische zorgverlening en technologische vernieuwingen, betekent dit onvermijdelijk dat uw werkwijze op punten zal veranderen. Uw vastleggingen zullen nauwkeuriger worden met als gevolg dat later meer informatie kan worden ontleend aan Abakus Compleet. Informatie die de kwaliteit van werken en dus uw praktijk ten goede kan komen. Om de overstap van (e)raam en het werken met de boekhouding voorspoedig te laten verlopen zijn handleidingen geschreven. Deze handleiding betreft de overgang van de boekhouding van (e)raam naar die van Abakus Compleet. Immers, de gerealiseerde opbrengsten (in (e)raam: Inkomsten) en kosten (in (e)raam: Uitgaven) van de afgelopen maanden in dit boekjaar moeten worden opgenomen als 'beginstand' in Abakus Compleet. Hetzelfde geldt voor zaken als banksaldi en openstaande posten debiteuren. De handleiding wordt ingedeeld in drie gedeelten: 1) De voorbereiding, die de handelingen beschrijft die moeten worden gedaan voordat u over gaat naar Abakus Compleet. 2) De overstap, die de stappen beschrijft van de daadwerkelijke overstap 3) De nazorg, die de periode beschrijft na de overstap. Tijdens de overstap zullen de medewerkers van Abakus Compleet u terzijde staan. Wij kunnen u adviseren over de te volgen aanpak en kunnen op afstand met u meekijken, zodat we uw situatie goed kunnen beoordelen. 2014 Abakus Compleet Pagina 3 / 16
Voorbereiding De accountant/boekhouder Als een externe accountant/boekhouder uw jaarrekening opmaakt en uw belastingaangifte verzorgt is het belangrijk dat u hem/haar in een vroeg stadium betrekt bij het overstapproces. Met hem kunt u overleggen over bijvoorbeeld het rekeningschema, maar ook op welke rekeningen u bepaalde mutaties moet boeken. De accountant heeft de beschikking over één inlog in Abakus Compleet. Hij heeft dus niet toegang tot de zorgdossiers. Wanneer uw boekhouding goed is kortgesloten met uw accountant en u uw mutaties tijdig en zorgvuldig bijhoudt, heeft de accountant minder uren nodig om uiteindelijk de jaarrekening samen te stellen. De bankkoppeling De boekhouding werkt standaard met een gesynchroniseerde bankkoppeling. Dat houdt in dat de boekhouding wordt gekoppeld aan de mutatiebestanden van uw bank. U verleent als rekeninghouder een machtiging aan uw bank om de bankmutaties door te sturen naar Abakus Compleet. Helaas geven niet alle banken daar toestemming voor. Zo zijn de Regiobank (onderdeel SNS-bank) en Friesland Bank (onderdeel van Rabobank) niet bereid hieraan mee te werken (situatie september 2013) en is de koppeling niet mogelijk voor de NIETzakelijke rekeningen van ING. Ook verschilt de termijn van behandeling sterk tussen diverse banken. Een aanvraag van een zakelijke ING-rekening duurt aanzienlijk langer dan bijvoorbeeld ABN-Amro of Rabobank. De banken verrichten de koppeling niet kosteloos. Abakus Compleet neemt de kosten van de mutaties voor haar rekening. De volgorde van de stappen voor de bankkoppeling is als volgt: Het proces van de bankkoppeling luistert nauw. Banken zijn uiterst kritisch op de juiste gang van zaken rond deze koppeling. Voor een verdere toelichting over de verschillen rond diverse vormen van invoer van bankmutaties zie: "Handleiding Bankmutaties". U besluit over te stappen op Abakus Compleet en spreekt een datum af met het Secretariaat. U ontvangt een formulier waarop u aangeeft welke bankrekeningen u gekoppeld wilt hebben aan de Boekhouding. Dit formulier stuurt u aan het secretariaat terug. Het secretariaat verzorgt de juiste formulieren en stuurt u die toe. U vult het formulier in, ondertekent deze en retourneert deze aan tussenpersoon Intelly Banking. Intelly Banking controleert deze en verzendt ze aan de betreffende bank. De bank neemt deze in behandeling en start na goedkeuring de verzending van de bankmutaties. De mutaties worden automatisch ingelezen in de boekhouding. 2014 Abakus Compleet Pagina 4 / 16
Uw administratie in (e)raam bijwerken De stand van zaken van (e)raam op het moment van overstap (moment 'N') is ook de beginstand van de boekhouding in Abakus Compleet. Wij adviseren voor het moment 'N' dat moment te kiezen dat u begint met uw verrichtingen/ zittingen te registreren in Abakus Compleet. Het is dus belangrijk dat u deze eindstand zoveel mogelijk bijwerkt. Dat betekent dat: 1) Uw laatste declaraties vóór 'N' zijn verzonden vanuit RAAM vóór de datum van overstap. Niet gedeclareerde zittingen worden overigens integraal automatisch overgenomen naar Abakus Compleet en kunnen daar ook worden gefactureerd. Indien de praktijksituatie het toelaat is het daarom te verkiezen om de laatste maand niet te declareren in RAAM, maar te wachten tot de zittingen zijn geïmporteerd in Abakus Compleet. Daarna kunnen ze worden gefactureerd in Abakus Compleet. 2) Alle retourinformatie met betrekking tot RAAM-declaraties is bijgewerkt tot en met de laatste declaratie die is gemaakt in (e)raam. Op die manier zijn de openstaande posten debiteuren zo zuiver mogelijk. Na de overstap wordt alleen de retourinformatie op vanuit RAAM gedeclareerde facturen nog in RAAM gecorrigeerd of gecrediteerd. 3) Alle bankmutaties zijn verwerkt tot aan het moment van overstap. Op die manier zijn zowel de openstaande posten debiteuren en de totalen van kosten en opbrengsten op het moment van overstap zo zuiver mogelijk. Sluit het afschriftsaldo van uw bankrekening(en) in RAAM aan met de feitelijke saldi volgens de bank? Het afschriftsaldo op het overstapmoment is de beginstand in de boekhouding. De overstap Op de dag van overstap wordt uw RAAM database gekopieerd en klaargezet voor import in Abakus Compleet. Daarbij worden alle openstaande zittingen geïmporteerd in Abakus Compleet. Deze worden vervolgens vanuit Abakus Compleet gefactureerd. De inkomsten en uitgaven uit (e)raam naar Abakus Compleet Boekhouding In Abakus Compleet Boekhouding moet een volledig resultaat aanwezig zijn van het huidige financiële jaar. Omdat u (waarschijnlijk) niet per einde van een jaar overstapt zult u dus de financiële resultaten vanuit (e)raam moeten invoeren. In RAAM bepaalt u daarom de eindstand van de resultaten door middel van het overzicht "Rekeningen": 1. Ga in RAAM naar het menu "Boekhouding" en vervolgens "Boekhoudoverzichten". 2. Vul de datum van en t/m in: De datum vanaf is de eerste dag van het huidige boekjaar. De datum tot en met is de dag vóór de dag van overstap. Als uw dag van overstap 27-8-2012 is, moet deze datum dus 26-8-2012 zijn. 3. Kies als overzicht-type: "Rekeningen". U ziet vervolgens dit scherm. Print het uit en bewaar dit goed om later vragen hierover (van bijvoorbeeld uw boekhouder) te kunnen beantwoorden. 2014 Abakus Compleet Pagina 5 / 16
Deze saldi moeten worden ingevoerd in Abakus Compleet via het dagboek (de ordner) Meervoudig Memoriaal. Dat is een eenmalige handeling. Open het dagboek door op de rug van de map Meervoudig Memoriaal te klikken. Er verschijnt een scherm met een opengeslagen map. Open een nieuw boekstuk door in het midden tussen de twee ringen te klikken (zie groene cirkel): 2014 Abakus Compleet Pagina 6 / 16
U komt nu in het boekingsscherm: In de kopregels: Boekstuknummer: kunt u leeg laten. Het systeem maakt automatisch een nummer aan. Datum: hier vult u de datum van de overstap in (het moment N ) Restbedrag Een boeking in het Meervoudig Memoriaal MOET ALTIJD OP NUL LOPEN!! Dit bedrag is een telling van alle subregels in het horizontale blok onder in dit scherm. In de subregels: Datum: Hier vult u de datum N van de overstap in Omschrijving: Vul hier in "Saldi RAAM bij overstap" Rek.nr.: Hier vult u de grootboekrekening (tegenrekening) in die correspondeert met de code die op het overzicht uit RAAM staat vermeld. Bedrag: Vul hier het bedrag in volgens het RAAM-overzicht. Pas wel op! Een plus op het RAAM-overzicht moet in Abakus Compleet als min worden ingevuld. Een min-bedrag op het RAAM-overzicht moet als plus worden ingevoerd in Abakus Compleet. Wat is een grootboekrekening? Alle bedragen in uw jaarrekening zijn totaaltellingen van deze afzonderlijke mutaties echter in uw jaarrekening zouden komen zou het niet overzichtelijk zijn. De mutaties worden daarom verzameld op grootboekrekeningen en de saldi van de grootboekrekeningen worden weer verzameld in groepen (verdichtingen) van gelijksoortige grootboekrekeningen. Uw 12 maandelijkse huurbetalingen bijvoorbeeld worden verzameld op de grootboekrekening "42000 Huur Pand". Samen met andere rekeningen wordt dit in uw jaarrekening verzameld onder "Huisvestingskosten". Grootboekrekeningen De grootboekrekeningen in de boekhouding kunt u vinden via het menupad: Financieel, Inrichting, Grootboeken. Als u hier op klikt komt u het scherm met alle beschikbare grootboekrekeningen in Abakus Compleet. Uw saldi volgens uw eindstand in (e)raam moeten 'vertaald' worden naar de grootboekrekeningen in de Abakus Compleet boekhouding. Onderstaand een voorbeeld van deze vertaling. Let wel: het is een voorbeeld omdat iedere RAAMadministratie andere rekeningen hanteert. Het rekeningschema van Abakus Compleet Boekhouding is wel standaard, ook al is het mogelijk rekeningen te wijzigen en toe te voegen, al naar gelang uw behoefte. 2014 Abakus Compleet Pagina 7 / 16
Uw code in (e)raam: Wordt in Abakus Compleet: 1010 Inkomsten particulier 80xxx Omzet xxxx-therapie 2400 Opname privé 21130 Opname privé 2500 Pensioenpremie werknemers 40200 Pensioenpremie werknemers 2400 Loonbetaling medewerkers 26550 Afdracht loonbelasting 3100 Huur pand 42000 Huur pand 4000 Telefoonkosten 43600 Telefoonkosten Enz. Enz. Wanneer u de vertaling hebt voltooid kunt u de regels invoeren in de boeking van het Meervoudig Memoriaal. Op elke boekingsregel kunt u met F2 een nieuwe regel toevoegen, of u kunt op de betreffende knop klikken. Wanneer alle regels zijn ingevoerd kunt u een extra regel toevoegen als 'sluitpost'. Immers de totale boeking moet op nul lopen. Op deze regel boekt u op rekening "20900 Onverdeeld resultaat" het verschil van de boekingsregels weg. Dit verschil staat als 'Restbedrag' boven in het scherm vermeld. Wanneer u dus bijvoorbeeld één regel van - 1.000 hebt geboekt en drie regels van + 100, zal er nog + 700 moeten worden geboekt. Dat boekt u op de rekening "20900 Onverdeeld resultaat". In dit voorbeeld dus: Grootboekrekening Bedrag 8xxxx -/- 1.000 2xxxx + 100 4xxxx + 100 4xxxx + 100 20900 Onverdeeld resultaat + 700 N.B.: Het totaal van de regels is nul. De bankrekening Saldo juist? Onderdeel van de beginstand van Abakus Compleet Boekhouding is een juist saldo van de bankrekening op het overstapmoment. Als het goed is, is het saldo van de bankrekening in (e)raam gelijk aan dat volgens het afschrift van uw bank. Controleer dit, want het afschriftsaldo dient als basis in Abakus Compleet. Een eventueel verschil met dat in (e)raam moet vervolgens door uzelf worden aangesloten. Als u dit verschil niet uitzoekt en niet alsnog in RAAM boekt zullen de saldi inkomsten en uitgaven zoals hierboven beschreven niet juist zijn. Inrichting bankdagboek (de witte map) Standaard wordt Abakus Compleet Boekhouding opgeleverd met één bankdagboek, de witte map in het beginscherm. Om dit dagboek in te richten opent u het dagboek door op de rug van de map te klikken. U ziet nu een scherm met de opengeklapte map. Linksboven in deze map staat een vetgedrukte regel. Klik op deze regel (zie groene cirkel) om in het scherm te komen met de eigenschappen van het dagboek. 2014 Abakus Compleet Pagina 8 / 16
Omschrijving Vul hier de tekst in die op de rug van de map verschijnt. We adviseren dit als volgt te doen volgens bijvoorbeeld: ABN-Amro (12.34.56.789) of Rabo (9876.54.321) Dagboektype Kies hier: Bank Boekstuknr. readonly Laat dit leeg Standaard rekening Kies hier de grootboekrekening van de bankrekening. Voor-ingevuld is hier de grootboekrekening "19200" die standaard is meegeleverd met Abakus Compleet. Let op: heeft u meerdere bankrekeningen dan krijgt ieder bankrekeningnummer een eigen grootboekrekening. (vb: 19210, 19220 etc) Tabblad type Wij adviseren hier een maandindeling te gebruiken. Banknaam Kies hier de naam van de betreffende bank Bankrekeningnummer Vul hier het nummer in van de bankrekening Laat de overige velden ongewijzigd. Klik op de knop "OK + sluiten", waarna u terugkeert naar het scherm van de opengeklapte map. Beginsaldo opvoeren in de bankmap: Open de betreffende bankmap door op de map te klikken en Klik tussen de twee ringen om een nieuw bankboekstuk te openen. Het boekstuknummer wordt door het programma zelf aangemaakt. 2014 Abakus Compleet Pagina 9 / 16
De datum is de datum van de dag vóór het moment van overstap. Het beginsaldo is nul, omdat er nog niet eerder in het dagboek is geboekt. Vul op de eerste (horizontale) boekingsregel in: Datum: Ook hier de datum van de dag vóór de datum van overstap Omschrijving: Voer hier in "Beginsaldo bank" Tegenrek.: Vul hier in "19559", dit is de grootboekrekening van "Kruisposten Overig" Bedrag: Het saldobedrag op het moment van overstap. Klik op de knop "Opslaan". U zult zien dat het veld "Saldo na boeking" nu gelijk is aan het afschriftsaldo. Klik op de knop "Sluiten".! Meer informatie over het invoeren en wijzigen van bankboekingen kunt u vinden in de Handleiding Bankmutaties. 2014 Abakus Compleet Pagina 10 / 16
Ook: Beginsaldo opvoeren in het meervoudig memoriaal Op de manier zoals u de beginsaldi van de inkomsten en uitgaven hebt geboekt (zie hierboven) opent u een nieuwe boeking in het Meervoudig Memoriaal. Datum De datum is die van de dag vóór de datum van overstap Omschrijving: "Beginsaldo bank" Rek.nr 19200 Bank Bedrag Vul hier het bedrag van het beginsaldo in. Druk nu op F2 of klik op de knop 'Nieuwe regel' om een nieuwe boekingsregel aan te maken. Op de tweede regel vult u dezelfde datum en omschrijving in. Rek.nr. De tegenrekening is echter "19559 Kruisposten overig". Bedrag Het bedrag is hetzelfde saldo, maar nu tegengesteld, dus met een '-'. (Als het beginsaldo negatief was is dit bedrag natuurlijk een '+'). Het veld 'restbedrag' moet nul zijn. Als dat zo is kunt op de knop 'Opslaan' klikken. Zodra de boeking is opgeslagen verschijnt een lege boekingsregel. Klik nu op de knop 'Sluiten'. Meer bankrekeningen? Heeft u meer bankrekeningen waarvan u de mutaties wilt bijhouden, dan dient u voor elke bankrekening een grootboekrekening en een bankdagboek (een witte map) aan te maken. De grootboekrekeningen in de boekhouding kunt u vinden via het menupad: Financieel, Inrichting, Grootboeken. Als u hier op klikt komt u het scherm met alle beschikbare grootboekrekeningen in Abakus Compleet. Klik op het icoontje (zie groene cirkel) voor het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening. 2014 Abakus Compleet Pagina 11 / 16
Er bestaat al een grootboekrekening "19200" voor de eerste bankrekening. U kunt een nieuw grootboekrekeningnummer aanmaken, bijvoorbeeld "19210" voor de tweede bankrekening. U komt daarvoor in het volgende scherm: Grootboek Vul hier het gewenste nummer in, bijvoorbeeld '19210'. Alias U kunt hier hetzelfde nummer invullen Omschrijving Omschrijving van de grootboekrekening, bijvoorbeeld 'Rabo (9876.54.321)' Type Kies hier "Bezittingen" Verdichting Kies hier "700060 Diversen banken" Balans Vink dit veldje aan De rest van de velden mag leeg blijven Klik vervolgens op de knop "OK + Terug". U komt in het scherm met de grootboekrekeningen. Nu gaat u een bankdagboek maken welke u koppelt aan de zojuist gemaakte grootboekrekening. 2014 Abakus Compleet Pagina 12 / 16
U vindt deze mogelijkheid via het menupad: Financieel, Inrichting, Dagboeken. U komt nu in een scherm met alle aanwezige dagboeken: U maakt een nieuw dagboek aan door op het icoontje linksboven te klikken (zie groene cirkel). Vervolgens vult u de gegevens in zoals beschreven bij 'Inrichting bankdagboek', waarbij u in het veld 'Grootboekrekening' de zojuist door u aangemaakte grootboekrekening (bijvoorbeeld "19210") invult van de betreffende (tweede) bankrekening. Als u in het openingsscherm komt van de boekhouding zult u zien dat er een tweede witte map is verschenen. Het starten met de bankmutaties Vanaf de datum van overstap tot de datum dat uw bankkoppeling actief is kan een periode bestaan gedurende welke u uw mutaties dient te importeren. Het is daarbij heel belangrijk dat u geen dubbele mutaties in de boekhouding krijgt. Voor het importeren van mutaties maakt u bestanden aan in uw bankprogramma die u vervolgens importeert in de boekhouding tot aan het moment dat uw bankoppeling actief is. Gebruikt u geen internet-bankprogramma of ondersteunt uw bank geen export van bestanden, dan kunt u uw papieren bankafschriften handmatig invoeren. Voor beide methoden is het qua werk gunstig als de periode tussen de opstartdatum en de datum van de bankkoppeling zo kort mogelijk is.! Meer informatie over het verwerken van bankmutaties vindt u in de Handleiding Bankmutaties. 2014 Abakus Compleet Pagina 13 / 16
De nazorg Na het overstapmoment zult u nog zaken tegenkomen die te maken hebben met de afwikkeling van de (e)raam-periode. De meest belangrijke is de ontvangst na het overstapmoment van bedragen die zijn gedeclareerd in de (e)raam-tijd. Ontvangsten in Abakus Compleet van (e)raam-facturen In de bank in Abakus Compleet Boekhouding boekt u deze ontvangsten direct in de omzet (bijvoorbeeld op grootboekrekening "80200 Omzet fysiotherapie" of "80220 Omzet Manuele therapie"etc.). U boekt deze dus niet op "16000 Debiteuren". Immers, er zijn geen openstaande posten van deze facturen in Abakus Compleet ingevoerd. Wij adviseren om voor deze ontvangsten een aparte omzetgrootboekrekening aan te maken.! Deze methode (een zogenaamd 'kasstelsel') is overigens gelijk aan die van (e)raam, waarbij ontvangsten de basis vormden van de 'omzet' in een boekjaar. In Abakus Compleet wordt de omzet bepaald door de verzonden facturen ('factuurstelsel'). Als het bedrag afwijkt van de declaratie die u destijds in (e)raam heeft verzonden, dient u dit eventueel vanuit (e)raam te corrigeren. Daar staan namelijk de facturen die moeten worden gecorrigeerd met de eventuele relevante retourinformatie van Vecozo. Dit natuurlijk alleen als u het wilt corrigeren. Voor het aanmaken van een grootboekrekening: De grootboekrekeningen in Abakus Compleet Boekhouding kunt u vinden via het menupad: Financieel, Inrichting, Grootboeken. Als u hier op klikt komt u het scherm met alle beschikbare grootboekrekeningen in Abakus Compleet. Klik op het icoontje (zie groene cirkel) voor het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening. Kies voor een nieuwe grootboekrekening een nummer die logisch in de reeks ligt van de voor u relevante bestaande rekeningen. Bijvoorbeeld 80200 Omzet Fysiotherapie zou een nieuwe rekening 80209 Omzet fysio RAAM geven. 2014 Abakus Compleet Pagina 14 / 16
U komt daarvoor in het volgende scherm: Grootboek Vul hier het gewenste nummer in, bijvoorbeeld '80209'. Alias U kunt hier hetzelfde nummer invullen Omschrijving Omschrijving van de grootboekrekening, bijvoorbeeld 'Omzet RAAM' Type Kies hier "Omzet" Verdichting Kies hier "Netto omzet". Abakus Compleet herkent de tekst en koppelt het juiste nummer van de verdichting. De rest van de velden mag leeg blijven. Klik vervolgens op de knop "OK + Terug". U komt in het scherm met de grootboekrekeningen. Debiteurenbewaking oude posten Houd daarbij dus goed in de gaten welke bedragen op het moment van overstap nog niet zijn ontvangen van klanten. Wij adviseren u deze openstaande posten uit te draaien uit (e)raam en die handmatig bij te houden op ontvangsten na het overstapmoment. 2014 Abakus Compleet Pagina 15 / 16
Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: 088-946 2229 Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 uur Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken. 2014 Abakus Compleet Pagina 16 / 16