HIT-zine IN DEZE UITGAVE HORIZONTAAL INTEGRAAL TOEZICHT Horizontaal toezicht is met de tijd meegaan. Dhr. A.C. Meenhuis Administratiekantoor Meenhuis Waar het uiteindelijk op neerkomt is de vraag of het proces is gedocumenteerd, geïmplementeerd, geautomatiseerd en is er een audit trail. Dhr. P. de Kok RA Coney NORM DER PROFESSIE? EISEN VAN KWALITEITSBORGING Het is een samenspel, er moet transparantie zijn en beheersing. Dhr. D. van Beek RA Belastiingdienst Pro Management Software info@promanagement.nl Tel 010 451 76 76 WWW.PROMANAGEMENT.NL
Inhoud HIT-zine #03 e-magazine voor leden van de HIT-gebruikersgroep 1e jaargang >> 03 Voorwoord >> 04 Interview Collega-intermediair aan het woord Dhr. A.C. Meenhuis (Administratiekantoor Meenhuis ) >> 08 Verslag HIT-gebruikersgroepbijeenkomst >> 10 Verslag Een toelichting op horizontaal toezicht, raamwerk, werkprogramma s en AOIC Dhr. P. de Kok (Coney) >> 12 Verslag Horizontaal toezicht in het MGO segment Dhr. D. van Beek ( Belastingdienst ) >> 14 Paneldiscussie >> 19 Reacties HIT-gebruikersgroepbijeenkomst 04 Collega-intermediair aan het woord: Dhr. A.C. Meenhuis 08 HIT-gebruikersgroepbijeenkomst >> 20 Column It Giet Oan Dhr. P. de Kok ( Coney) >> 22 Artikel Horizontaal toezicht: Wat is in control zijn? Dhr. H.A.M. Roosendaal ( EFK Belastingadviseurs ) >> 24 Verslag XBRL coming out party >> 26 HIT nieuws 12 HT in het MGO segment Dhr. D. van Beek >> 28 HIT in beeld
Voorwoord NORM DER PROFESSIE In deze derde editie van HIT-zine gaan wij onder andere in op de controle over uw interne werkprocessen. Maar wat is nu die norm, waar we naartoe moeten werken? Pieter de Kok RA: Het is continu anders, er is nooit een definitie, nooit een norm, maar altijd veel gesteggel. De afgelopen HIT-bijeenkomst d.d. 14 september heeft met de verschillende presentaties en uitgebreide paneldiscussie weer veel verduidelijkt. Met name de onduidelijkheid rondom de eisen van de kwaliteitsborging en de interne beheersing is vanuit het perspectief van de fiscus enigszins ontrafeld. Komt er nog een norm, een kwalitatieve eis, een handreiking voor een juiste invulling van het TCF? Verderop in het magazine zal er door Dyon van Beek nader worden ingegaan op deze vragen. Hoe er invulling wordt gegeven aan het TCF is afhankelijk van uw professionaliteit als kantoor en uw eigen verantwoordelijkheid. Ik citeer dhr. Van Beek ( Belastingdienst ) : Onze visie is dat bedrijfseconomisch díe vorm gekozen moet worden die het beste bij het bedrijf past. Accountants en fiscalisten moeten daarin de professionaliteit hebben dit zelf in te richten. We willen overal over praten, maar primair liggen de verantwoordelijkheden bij het bedrijf. Maar wat nu als er geen definitie, eenduidige richtlijn of handreiking voor de inrichting van een professioneel controle raamwerk vanuit de Belastingdienst komt? Pieter de Kok stelt dan dat het niet vast omschreven zijn van normen geen probleem is, maar dat het wellicht juist kansen biedt in de markt. Colofon HIT-zine magazine HIT-zine is een uitgave van Pro Management Software N.V. en verschijnt 4x per jaar. Jaargang 1, nr. 3 - november 2010 Hoofdredactie Bernard Samson Email: bernard.samson@promanagement.nl Redactie Linda Geenen Johan Goedhart Vormgeving Floor Schaap Fotografie en video Chris Ramos Acquisitie Frans van der Schaft Email: frans.vanderschaft@promanagement.nl Telefoon: 010-451 76 76 Columnist Pieter de Kok Wat in ieder geval duidelijk is naar aanleiding van de bijeenkomst, is dat de visie van de Belastingdienst omtrent de praktische toepassing van horizontaal toezicht en de inrichting van de werkprocessen ( T CF ), bepaald wordt door de norm der professie. Bernard Samson hoofdredacteur HIT-zine PRO MANAGEMENT SOFTWARE Lijstersingel 15 2902 JD Capelle aan den IJssel Postbus 671 2900 AR Capelle aan den IJssel T: 010 451 76 76 E: info@promanagement.nl W : www.promanagement.nl
Horizontaal toezicht is met de tijd meegaan Door intermediairs is de wens geuit om van collega s, die al geheel volgens horizontaal toezicht werken, te kunnen vernemen wat hun praktijkervaringen zijn. In dit kader spraken wij met collega-intermediair Ton Meenhuis. Hij vertelt over zijn ervaringen met horizontaal toezicht, samenwerking met de Belastingdienst, inrichting van werkprocessen, digitalisering en de voordelen voor zijn kantoor en cliënten. Meenhuis: W il je je kantoor op hoog niveau houden dan zul je moeten automatiseren, dan zul je digitaal moeten worden, moeten uitkijken naar goede pakketten, werkprogramma s en checklisten en dan kun je alleen maar een steun voor je cliënten zijn. COLLEGA-INTERMEDIAIR AAN HET WOORD Dhr. A.C. Meenhuis Administratiekantoor Meenhuis VOF Dhr. Ton Meenhuis is vennoot van Administratiekantoor Meenhuis VOF, een kantoor dat al bijna dertig jaar administratieve dienstverlening levert aan bedrijven binnen het MKB-segment. Dhr. Meenhuis is oudbestuurslid van NOAB en heeft jarenlange ervaring binnen de administratie- en accountancybranche. Zijn kantoor is volledig gedigitaliseerd. Hiermee was het kantoor met de introductie van horizontaal toezicht eigenlijk al zo goed als klaar voor toetreding tot het NOAB-convenant. De efficiëntieslag die gemaakt is met de digitalisering, heeft ertoe geleid dat 98% van de cliënten inmiddels volledig werkt volgens het principe van horizontaal toezicht. Hoe is het proces verlopen om te komen tot het integreren van horizontaal toezicht in uw werkwijze als intermediair? Welke stappen heeft u doorlopen? Meenhuis: E erst hebben wij ons dossier ingedeeld en opgesteld. Daarna zijn wij het dossier direct digitaal gaan maken. Dit proces heeft een jaar geduurd, het vergt nu eenmaal eerst tijd. Je moet heel consequent met jezelf afspreken: n u stap ik over naar digitaal. D e consequentie is nu dat wij véél minder uren maken voor onze cliënten, want wij zijn veel efficiënter geworden. Voor onze cliënten zijn wij dus goedkoper en tegelijkertijd kunnen wij juist meer cliënten bedienen in hetzelfde tijdsbestek. Als wij vroeger de balans opmaakten dan was dat op papier, nu doen wij het digitaal met het softwareprogramma Balance Base ( van Pro Management Software red. ),waaraan onze werkprogramma s en checklisten zijn gekoppeld. Tevens kunnen wij belangrijke documenten koppelen aan de diverse balans- of kostenposten. Wij zien direct welke posten afwijken ten opzichte van voorgaande jaren. Uiteraard worden deze met de cliënt besproken. T oen horizontaal toezicht kwam, waren wij er al klaar voor. In 2004 zijn wij hier mee begonnen en begin 2006 hadden wij al onze cliënten digitaal. Wij liepen dus al ver vooruit. Alles hebben wij digitaal vastgelegd; de btw aangiftes, eka s, e-mails, briefwisselingen, alles wordt doorgesluisd naar het digitaal dossier. Wanneer wij telefoon binnen krijgen en de cliënt vraagt iets, dan wordt er gelijk een notitie gemaakt, het eventuele antwoord wordt er bijgezet en het wordt opgeslagen in zijn/haar digitaal dossier. Toen horizontaal toezicht begon, is er binnen NOAB de HT -commissie opgezet, waaraan ik deelneem. Alles is toen vrij vlot gegaan, want ik zag het voordeel voor ons kantoor en wij waren bovendien al zover. De tijd die u nu overhoudt, omdat u efficiënter kunt werken, gebruikt u die voor uw eigenlijke vakinvulling, zoals advisering, klantencontact e.d.? N u wij volledig digitaal werken, hebben wij tijd om naar onze cliënten toe te gaan en ze direct te adviseren over diverse zaken. Dat wordt door klanten gewaardeerd. Pagina 4 Pagina 4
Jullie maken als kantoor gebruik van het convenant dat NOAB als brancheorganisatie met de Belastingdienst heeft gesloten. Hoe werkt dit in de praktijk? D it convenant is in februari 2009 gesloten en was in eerste instantie alleen opgesteld voor ZZP ers en kleine ondernemingen. De ZZP er groeit echter ook en krijgt op den duur wellicht medewerkers in dienst. Met de Belastingdienst is toen afgesproken dat ZZP ers met maximaal 5 medewerkers onder het NOAB-convenant zouden vallen. Vanaf het moment van ondertekening van het convenant tussen NOAB en de Belastingdienst hebben wij ons ingeschreven om aan deze pilot mee te werken. Wij zijn met onze cliënten om tafel gaan zitten om het één en ander toe te lichten. O p dit moment valt 98% van onze cliënten onder horizontaal toezicht. Wij hebben er zelfs een aantal horecaondernemingen bij, daar werd eerst nog wat sceptisch tegenaan gekeken. Deze ondernemers doen echter alles digitaal; de bestellingen, keukenopdrachten, etc. Door de digitale vastlegging kunnen wij een aantal zaken controleren. Wij vonden dan ook dat deze ondernemingen mee konden doen met horizontaal toezicht. Betreffende de kasboekhouding zijn wij kritisch, want dat is de Belastingdienst op haar beurt ook. Bijna al onze cliënten doen hun ontvangsten en betalingen via de bank. Wij willen de kasboekhouding zo minimaal mogelijk houden en dat alles via de bank verloopt. Dan ligt alles vast, ook voor de Belastingdienst. Daar moet je als kantoor aan denken en intensief aan werken met je cliënten om dit voor elkaar te krijgen. Hoe reageerden klanten op de voorstellen die u deed? V eel klanten voerden al op deze wijze hun administratie, omdat wij dat vanuit ons kantoor altijd al geëist hebben. Wij gaven altijd aan dat wij zo min mogelijk kasmutaties wilden zien. Van cliënten die niet wilden meewerken, hebben wij afscheid genomen. Daarom zitten wij nu op de 98% HTklanten. Nieuwe klanten die anders gewend zijn, moeten eerst worden opgevoed. De Belastingdienst komt binnen HT namelijk niet bij de cliënten, maar bij ons. De afgelopen twee jaar hebben wij de Belastingdienst niet op kantoor gehad om te controleren, maar meer om te bespreken hoe het metatoezicht is in te vullen en hoe wij een en ander hebben vastgelegd. Er is eerst vooroverleg met de Belastingdienst. Zijn hierbij afspraken met u individueel gemaakt of valt dat onder de omschrijvingen die in het convenant met NOAB zijn opgenomen? I n principe is het zo dat NOAB het convenant is aangegaan met de Belastingdienst en wij zijn weer een convenant aangegaan met het NOAB-hoofdkantoor. Onze cliënten gaan vervolgens weer een contract met ons kantoor aan. Hoe NOAB het convenant gaat invullen met de leden, daar gaat de Belastingdienst zich niet mee bemoeien. De Belastingdienst heeft alleen met NOAB een convenant afgesloten met daarin de richtlijnen hoe de intermediairs moeten handelen. NOAB moet dit uitdragen naar haar leden en hen ook zover zien te krijgen dat zij meegaan met horizontaal toezicht. Veel leden zijn nog niet klaar voor horizontaal toezicht, zij moeten hun kantoor nog op orde krijgen. Dat merken wij als HT-commissie. Men kan overigens ook volgens horizontaal toezicht werken met papieren werkprogramma s en checklisten. Echter, in de praktijk zal software die HT-proof is een noodzakelijke voorwaarde zijn. Onze werkzaamheden zijn niet veranderd. We hadden de verplichting al alles te controleren, alleen leggen we dat binnen horizontaal toezicht digitaal vast. Begint u met het invullen van een AOIC als het gaat om het begeleiden van een klant? J a, op het moment dat een nieuwe cliënt bij ons binnen komt, beginnen wij gelijk met de checklisten. Wij volgen ons kantoor- en kwaliteitshandboek om een cliënt aan te nemen of niet aan te nemen. Hierbij worden ook de WWFT verplichtingen ( W et ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ) meegenomen. Wanneer wij een afspraak maken voor een intake wijzen wij erop dat de cliënt een KvK-inschrijfbewijs en een identiteitsbewijs meeneemt. Wanneer hier geen gevolg aan wordt gegeven stoppen wij meteen het gesprek. Wij moeten wel weten wie tegenover ons zit. V erder hebben wij voor verschillende branches werkprogramma s samengesteld. Een uitgebreid standaard werkprogramma heb je niet voor elke cliënt nodig. Daarom hebben wij een werkprogramma gemaakt voor een BV, een VOF en een eenmanszaak. Wij hebben dus drie werkprogramma s die wij koppelen aan onze cliënt. Omdat er altijd punten zijn die niet van toepassing zijn op een onderneming, pas je uiteindelijk voor elke cliënt specifiek een werkprogramma aan. Dit kost je het eerste jaar veel tijd. Het vergt veel werk om alles specifiek op te stellen en te koppelen, maar uiteindelijk maakt het je werkprocessen efficiënter. Pagina 5
Uiteindelijk zal onze maatschappij erom vragen dat je digitaal gaat werken. Dit heeft te maken met de toenemende vraag naar zekerheid. Wat beschouwt u als de voordelen van horizontaal toezicht? H et voordeel van horizontaal toezicht is dat je sneller zekerheid hebt, doordat je in vooroverleg kunt treden met de Belastingdienst. Vroeger had je klantmanagers bij de Belastingdienst, maar op een gegeven moment waren die er niet meer. Diezelfde situatie krijg je nu weer terug met horizontaal toezicht. Dat is heel belangrijk, want je hebt weer een direct contact met je inspecteur, waarbij je problemen kunt aankaarten en oplossingen kunt aandragen. Je krijgt snel een schriftelijke bevestiging van de Belastingdienst met hun standpunt. Zowel de cliënt als wij weten vervolgens waar we aan toe zijn. Dat is alleen maar een voordeel. D e ingeleverde aangiften verlopen vlot en worden snel door de Belastingdienst afgewikkeld. Binnen enkele weken ontvangt de cliënt een beschikking en wordt het geld teruggestort of de cliënt dient binnen de gestelde termijn te betalen. Het heeft naar beide kanten dus zijn voordelen. De cliënt weet sneller waar hij aan toe is en wordt niet meer na een paar jaar geconfronteerd met onverwachte controles van de Belastingdienst. Verder zijn onze werkzaamheden niet veranderd. Wij hadden de verplichting al alles te controleren, alleen leggen we dat binnen horizontaal toezicht digitaal vast. Je werkt volgens werkprogramma s en checklisten de controles af. Voor intermediairs blijft er echter altijd de speelruimte om de cijfers anders te interpreteren dan de Belastingdienst. Een ander groot voordeel is dat de ondernemer te maken krijgt met een andere vorm van toezicht. ( M eer hierover verderop in het artikel. red.) Leveren uw klanten alle gegevens digitaal aan? N ee, wij moeten alles zelf scannen. Wij krijgen de administratie op papier binnen. Deze wordt op ons kantoor verder verwerkt. De belangrijkste documenten worden door ons gescand en in het cliëntendossier opgeslagen. Deze procedure willen wij het liefst over laten aan onze cliënten, maar dat is tot op heden door ons kantoor nog weinig uitgedragen. Heeft u nog praktische tips voor collegaintermediairs? J a, vooral heel veel moed! Ik weet wat voor werkzaamheden er op je afkomen en dat is niet mis. Uiteindelijk als je het gedaan hebt, ben je blij en zie je alleen de voordelen en dát zijn er echt heel veel. Maar je moet het eerst wel doen en dan moet je het ook heel consequent doen. Zet bijvoorbeeld tijdelijk een werknemer in die je verantwoordelijk stelt voor het digitaliseren van de dossiers en die tevens het door NOAB ter beschikking gestelde kantoor- en kwaliteitshandboek aanpast aan het kantoor. V erder is het als intermediair belangrijk te werken met computers en met software die up-to-date is. Dat is je belangrijkste instrument ( je gereedschap ), dus zorg dat dit in orde is. Dat gebeurt echter nog te weinig binnen ons vakgebied. Ook planning en voortgang moeten goed vastgelegd zijn, ook in een hele kleine organisatie. Dit is belangrijk naar je cliënt toe. Hoe groter je organisatie, hoe belangrijker dit wordt. Die mensen die heel erg tegen die hoeveelheid tijd en werk die het gaat kosten aan zitten te hikken, zouden er eigenlijk op een andere manier tegenaan moeten kijken? J a, ze zullen wel moeten. Ze komen er niet onderuit. Uiteindelijk zal onze maatschappij erom vragen dat je digitaal gaat werken. Dit heeft te maken met de toenemende vraag naar zekerheid. Daarnaast merken wij het marketingvoordeel om als kantoor H T-proof te zijn. Ons kantoor is in de omgeving één van de weinigen en je ziet toch dat ondernemers het lezen en er vragen over stellen. In dat opzicht kun je als kantoor profiteren door te zeggen: Wij zijn HT-proof, dus als u zekerheid wilt hebben over uw aangiftes, kom dan bij ons. Ik denk dat als mijn medeintermediairs zeggen: Ik ga het NIET doen, zij over 10 à 20 jaar uitgestorven zijn. Je zult altijd mee moeten gaan met de tijd, hoe oud je ook bent, want de tijdgeest vraagt erom. Het kan niet anders. In de discussie wordt vaak gesteld dat horizontaal toezicht helemaal niet leeft in de bedrijfswereld. Is dat zo? N ou, je begint het echt wel te merken. Mensen gaan erop letten, vooral jonge startende ondernemers. Wij krijgen telefoontjes van mensen die aangeven ons gevonden te hebben via het NOAB-lidmaatschap. Je merkt nu langzamerhand ook wel dat NOAB aanspreekt, dat mensen toch heel bewust kiezen voor een NOAB-kantoor. Dit is dan ook een gunstig moment voor een NOAB-kantoor om juist HT-proof te zijn. Je kantoor is ook beter over te nemen door een ander, ook technisch gezien, toch? J a, je hebt je kantoor helemaal gereed. Je automatisering is klaar, je hebt je werkprogramma s en checklisten. Alles is up-to-date, dus iemand anders kan het zo overnemen. Pagina 6 Pagina 6
Is de vertrouwensrelatie tussen ondernemingen en de Belastingdienst merkbaar bij uw cliënten? N ee, zoals ik al zei: horizontaal toezicht is er juist, zodat cliënten niet meer de Belastingdienst op hun dak krijgen. Als de inspecteur vragen heeft over de fiscale aangifte of de jaarrekening, dan betekent dat in principe dat ze bij ons komen en niet meer bij onze cliënten. Een andere vorm van toezicht door de Belastingdienst dus. Cliënten merken het in principe niet meer en ik vind dat dit ook zo hoort. Mocht er onverhoopt toch een fout geconstateerd worden, dan heb je de mogelijkheid om dit te corrigeren zonder vervelende boetes en naheffingen. Daarnaast kunnen de meeste vragen in één telefoongesprek afgehandeld worden, want je hebt het vastliggen. Als de belastinginspecteur een fiscale vraag heeft dan open je het werkprogramma, laat de desbetreffende stukken zien en je kunt vervolgens aangeven wat er gebeurd is. Het is gewoon een kwestie van publicatiestukken opmaken, een vink zetten en vervolgens op de knop verzenden drukken. Wat vindt u van de ontwikkeling van de verkorte winstaangifte ( vwia ) in XBRL? W ij hebben van Pro Management de demo van de vwia gekregen om te testen en ik moet zeggen dat het er goed uitziet. Binnen ons kantoor zal het weinig veranderen. Het voordeel is natuurlijk dat je, zeker wanneer je al met Pro Management Software werkt, praktisch alleen nog maar de aangifte hoeft te controleren en met één druk op de knop is deze verzonden naar de desbetreffende organisaties. Dat levert veel tijdswinst op. Maar dan moet je het ook wel allemaal vast hebben liggen. Ik zie het ook graag voor de inkomstenbelasting en omzetbelasting komen. Ik hoor wel eens dat intermediairs denken: D it is weer zo n tijdelijke politieke beslissing. Hoe denkt u hierover? D ie vraag heb ik mezelf natuurlijk ook wel gesteld. Ik denk dat de politiek er op dit moment niet omheen kan. Je hebt nu ambtenaren in dienst die controles uitvoeren die wij eigenlijk ook al doen. Waarom moet je dan nog een ambtenaar in dienst nemen om de controle opnieuw uit te voeren? Als je dit via een HT-convenant kunt oplossen, dan kun je het ambtenarenkorps verminderen en dat is wat er nu ook gebeurt. Ik denk daarom niet dat dit tijdelijk is, maar permanent. Het hele XBRL verhaal is eigenlijk alleen maar één simpele druk op de knop. Er zijn echter bedrijven die denken dat je helemaal moet worden opgeleid wil je je bedrijf om kunnen zetten naar het XBRL deponeren. Hoe ervaart u dit? W at zou deze cursus dan voor inhoud moeten hebben? Het controleren van de verschillende beschikbare programmatuur ( ondoenlijk ), invullen van een Vpb aangifte of Vpb fiscaliteiten? Het is gewoon een kwestie van publicatiestukken opmaken ( w ordt binnen de programmatuur van PM al gedaan ), een vink zetten voor een klein-, midden- of groot bedrijf en vervolgens op de knop verzenden drukken. De vwia idem dito. Meer is het niet! Er zijn collega s bang dat je als intermediair uit het hele proces wordt weggedrukt, dat hun bemoeienis tot een minimum gereduceerd zal worden. Hoe kijkt u hiernaar? Ik zeg alleen: je moet bijblijven, dat wil ik iedereen aanraden. Wil je je kantoor op hoog niveau houden dan zul je moeten automatiseren, dan zul je digitaal moeten worden, moeten uitkijken naar goede pakketten, werkprogramma s en checklisten en dan kun je alleen maar een steun voor je cliënten zijn. Hoe kijkt u naar de XBRL-deponeringen naar de KvK en de Belastingdienst? W ij deponeren onze jaarrekeningen al in XBRL naar de KvK. Als een intermediair niet klaar is op automatiseringsgebied dan loop je in de toekomst dingen mis. Ik denk dat je het niet tegen kunt houden, want banken willen ook al beginnen met het ontvangen van gegevens via XBRL. De Belastingdienst gaat ermee werken en op den duur zal BAPI verdwijnen. Als je dan alles nog moet doen en het komt in één keer op je dak, dan heb je een groot probleem als kantoor. Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=av2jxxr3gto Reageren op dit artikel? Klik hier Pagina 7
HIT-GEBRUIKERSGROEPBIJEENKOMST Dinsdag 14 september jl. vond de derde HIT- gebruikersgroepbijeenkomst plaats. Het Aluminium Centrum te Houten is wederom druk bezocht door een scala aan fiscaal intermediairs met de behoefte aan informatie over de praktische toepassing van horizontaal toezicht. MEER INFORMATIE De HIT-gebruikersgroep is opgericht om alle thema s rondom horizontaal toezicht te verhelderen, zodat de leden uiteindelijk een afgewogen mening kunnen vormen over deelname aan horizontaal toezicht. Het ledental van de HITgebruikersgroep groeit gestaag. Deze groei wordt feitelijk ingegeven door de laagdrempelige wijze van informatievoorziening aan de leden door middel van bijeenkomsten en het HIT-zine. Voor meer informatie over de gebruikersgroep of het lidmaatschap bezoekt u onze site: www.promanagement.nl PRESENTATIES Drs. Pieter de Kok RA ( Coney ) gaf een praktijkgerichte toelichting op het tax control framework ( TCF ), werkprogramma s en AOIC. Daarnaast zette hij, op zijn kenmerkende wijze, ook een kritische noot bij het horizontaal toezicht. Dyon van Beek ( Belastingdienst ) gaf vanuit zijn werkveld een introductie op de toepassing van horizontaal toezicht binnen het MGO-segment. Op de bijeenkomst is tevens een videoregistratie getoond van het interview met dhr. Ton Meenhuis, waarvan het verslag te lezen is op pagina 4. PANELDISCUSSIE In het panel hadden zitting: drs. Pieter de Kok RA ( Coney), Dyon van Beek RA ( Belastingdienst ), Kees Schaap RA ( Pro Management ) en Remco van Wijk ( Logius ). De discussie kwam snel op gang door de vele vragen en stellingen van het panel en de deelnemers. Vraagstukken als: Wat is het commitment van de Belastingdienst?, W at wordt verstaan onder een aanvaardbare aangifte? en Wat is de norm van het kwaliteitsborgingssysteem in het algemeen?, zijn toegelicht door de panelleden. De eerstvolgende bijeenkomst staat gepland op 15 maart van het nieuwe jaar. Het is nog ver weg, maar u kunt zich nu al op onze website inschrijven voor de eerstvolgende bijeenkomst. Wanneer u reeds lid bent van de HITgebruikersgroep, kunt u kosteloos deelnemen aan de bijeenkomsten. Nietleden mogen de bijeenkomsten eenmalig gratis bijwonen. Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=xw6psh6xu-c
HIT-GEBRUIKERSGROEPBIJEENKOMST De volgende gebruikersgroepbijeenkomst voor alle HITleden wordt georganiseerd op 15 maart 2011 a.s.! Deze zal in het teken staan van het verzenden van kredietrapportages en de vwia in SBR/XBRL. Bent u HIT-lid en wilt u hieraan deelnemen? Meldt u zich dan gratis aan via deze link. Bent u nog geen lid en wilt u kennismaken met HIT? U kunt eenmalig gratis deelnemen aan de gebruikersgroepbijeenkomst. Aanmelden kan via deze link of bezoek onze website: www.promanagement.nl
Presentatie EEN TOELICHTING OP HORIZONTAAL TOEZICHT, RAAMWERK, WERKPROGRAMMA S EN AOIC Drs. P. de Kok RA partner van Coney De rode draad van de werkzaamheden bij Coney ligt bij dataanalyse. Dat past perfect bij het gegeven van een tax control framework ( TCF ) en horizontaal toezicht. De Pieter de Kok RA Kok mocht recent het nieuwe jaar openen van de accountancyavondopleiding in Den Haag, waarbij het thema was: horizontaal toezicht: high trust. W ij als Coney laveren tussen de partijen die met ( horizontaal ) toezicht zijn begonnen ( A FM, OPTA, etc. ), de ondernemers en de toezichthouders. Onze twee takken van sport daarbinnen betreffen enerzijds het neerzetten van het control framework en anderzijds aan de slag gaan met data-analyse. Persoonlijk ben ik nog wat sceptisch ten aanzien van horizontaal toezicht. Voornamelijk in de zin van: is horizontaal wel horizontaal en niet af en toe gewoon verticaal doorpakken? Natuurlijk gaat het over high trust, over vertrouwen en aan de voorkant met elkaar afspraken maken, maar het kan niet anders dan dat je als toezichthouder ook heel hard moet kunnen doorpakken en op transactieniveau daadwerkelijk moet kunnen zien wat er gebeurt. Reageren op dit artikel? Klik hier Volg Coney via: http://twitter.com/coneynl www.coney.nl http://nl.linkedin.com/pub/drspieter-de-kok-ra/2/563/27 FISCAAL INTERMEDIAIR TCF & CLOSE THE LOOP Coney heeft haar eigen control framework ingericht onder de AFM. De Kok ziet veel parallellen met horizontaal toezicht. Wat mij betreft zijn er binnen dit spanningsveld twee dynamieken en dat zijn je eigen verantwoordelijkheden rondom een control framework voor je organisatie, in relatie tot hetgeen wat er op projectniveau gebeurt. WAT BETEKENT HET TCF VOOR JULLIE EN WAT BE- TEKENT HET STRAKS VOOR JULLIE CLIËNTEN? De Kok: Tools en techniek in de zin van documentatie zijn wat mij betreft de kernbegrippen. Als je nu kijkt naar de verwachtingen binnen een control framework, dan zou ik verwachten dat jullie alles digitaal gaan vastleggen. Dit is niet wereldschokkend en waarschijnlijk wat je als professional al zou willen. WAT IS UW TONE AT THE TOP, WAT IS UW VISIE? W at wij volledig hebben geautomatiseerd, is in ieder geval: een beschrijving van onze cliëntenacceptatie; risico-identificatie op cliëntniveau; het afstemmingsproces intern en met onze klanten; het escalatieproces richting AFM en fiscus; Het definiëren van het fiscale bewustzijn, wat zijn je normen en waarden? In het interview met Ton Meenhuis ( z ie pagina 4, red. ) vinden we hiervan een mooi voorbeeld. Die meneer vertelt dat hij geen klanten wil accepteren die een bepaalde hoeveelheid transacties nog in cash heeft. Daar heeft hij een keuze in gemaakt en van die klanten heeft hij afscheid genomen. Een belangrijk aspect qua vastlegging, qua documentatie en het transparant maken ( want daar komt het eigenlijk op neer ), is de kracht van de eigen interne organisatie. Wat doen jullie als er overtredingen plaatsvinden? Dat soort aspecten moeten worden vastgelegd. Waar het in feite op neerkomt is het transparant maken, het documenteren. Zorgen dat er een audit trail is. Als er een issue is geweest met een klant over de tax positie, kan dan achteraf vastgesteld worden of het transparant is gemaakt en/of er afstemming is geweest? Het digitaliseringstraject wordt ondersteund met voldoende tools en technieken. Pagina 10
Het updaten, toetsen, onderhouden en delen bevat de kern van het implementeren, benadrukt de Kok. Het gaat niet om het eenmalig neerzetten van het raamwerk, maar het continu onderhouden van dit raamwerk. D e valkuil bij toezichtprojecten is dat het fantastisch wordt neergezet, maar uiteindelijk gaan de mensen weer terug naar hun eigen omgeving. Het wordt losgelaten en het raamwerk werkt niet, omdat het niet wordt onderhouden en ondersteund. CLIËNTNIVEAU W at ik zou verwachten op cliëntniveau: Een hele heldere identificatie van fiscale risico s wat betreft uw eigen cliënten. Een koppeling van fiscale risico s aan maatregelen van interne beheersing. Wat doet de cliënt er eigenlijk zelf aan? Het toetsen op naleving van de regelgeving, de werking van maatregelen van interne beheersing. Het continu herijken en meedenken met de klant over nieuwe risico s. Het daadwerkelijk kijken en rapporteren of het risico zich voordoet. Daar geldt ook weer voor: het transparant maken van risico s, het transparant maken wat je met de klant hebt besproken, het vastleggen daarvan en het communiceren richting de fiscus. T ot slot, ben ik sceptisch, heb ik vragen? Jazeker, ik ben zeker sceptisch of horizontaal wel daadwerkelijk horizontaal is. Hetgeen wat ik hier eigenlijk bedoel over cliëntacceptatie, beschrijven van processen, kennis delen met je mensen, issues delen met klanten, etc. Is dat nou echt horizontaal toezicht of is dat gewoon puur hetgeen wat we eigenlijk al lang hadden moeten doen? Wat is de norm waar we naartoe moeten werken en hoe kan je dat vervolgens toetsen richting de fiscus? Wat mij betreft moeten dat soort vragen aan bod komen. Als we zaken gaan vastleggen, dan is de vraag tot welk niveau en wat doet de fiscus daarmee? In welke mate moet er gerapporteerd worden? Het is continu anders, er is nooit een definitie, nooit een norm, maar altijd veel gesteggel. I k ben nog op zoek naar het definitieve antwoord op de vraag: Wat is horizontaal toezicht? Is het niet gewoon toezicht, hier en daar horizontaal en als het fout gaat gewoon verticaal? We hebben het over vertrouwen, afspraken vooraf, minder controles achteraf, allemaal fantastisch, maar dat zou je eigenlijk al in zekere mate willen hebben. Wat betekent horizontaal toezicht los van processen, techniek en digitalisering, want als dat het is dan zou ik heel teleurgesteld zijn. Daarom ben ik heel benieuwd wat het dan wel is. Waar het uiteindelijk op neerkomt is de vraag of het proces is gedocumenteerd, geïmplementeerd, geautomatiseerd en is er een audit trail. WAAR KOMT HET OP NEER? De Kok: Waar het uiteindelijk op neerkomt ( en dat is eigenlijk een herhaling van zetten ) is de vraag of het proces is gedocumenteerd, geïmplementeerd, geautomatiseerd en of er een audit trail is. Een goed voorbeeld is wat dat betreft hoe wij drie jaar geleden met de AFM aan de slag gingen met ons eigen controle raamwerk, met als tool AOIC.NL, waarin we het hele raamwerk hebben gedocumenteerd. Alle stappen die we doen, vanaf het werkprogramma tot dossiervoering, vaktechnische issues tot discussiepunten die we met onze klanten hebben, alles wordt wat dat betreft volledig gedigitaliseerd. Het wordt vastgelegd, we maken het transparant en delen het in dit geval met de AFM. Filmpje Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=tgmytglruxk Pagina 11
Presentatie HORIZONTAAL TOEZICHT IN HET MGO SEGMENT Dhr. D. van Beek RA Belastingdienst Dhr. Dyon van Beek is landelijk verantwoordelijk voor de uitvoeringscoördinatie van het segment MGO van de Belastingdienst en meer in het bijzonder voor het horizontaal toezicht binnen dit segment. Daar is hij verantwoordelijk voor de eenheid van beleid en uitvoering. Gedurende de twee voorgaande HIT- bijeenkomsten werd de Belastingdienst vertegenwoordigd door de heren Kors Kool en Fred van Ipenburg. Zij zijn voornamelijk actief binnen het midden- en kleinbedrijf en dhr. Van Beek is actief bij de middelgrote ondernemingen. Het is een soort ingroeimodel. Eerst is er het convenant en pas wanneer de interne beheersing op B ij de Belastingdienst worden ondernemingen in drie groepen ingedeeld: de 2000 grootste ondernemingen van Nederland ( Z GO ), de 11.000 middelgrote ondernemingen ( MGO ) en alles daaronder valt binnen het middenen kleinbedrijf ( M KB ). Per segment hebben we een andere benadering. Het ZGO en MGO segment groeien steeds meer naar elkaar toe en daar werken we volgens de individuele klantbehandeling. Bij het midden- en kleinbedrijf kijken we meer naar de gehele groep waarop we ons toezicht inrichten. We sluiten individuele convenanten af, maar intermediairsconvenanten behoren binnen het MGO segment ook tot de mogelijkheden. DE WEG NAAR HORIZONTAAL TOEZICHT P rimair wordt bij MGO gestreefd naar een individueel convenant met de organisatie zelf. Allereerst investeren we met elkaar in houding en gedrag. We kijken hoe het bedrijf in de fiscaliteit staat, of er voldoende waarborgen zijn dat het bedrijf het goed wil doen en ook goed kan doen ( al dan niet met inschakeling van adviseurs ). Daarna sluiten we een convenant, dan hoeft een bedrijf dus nog niet in control te zijn. Vervolgens gaat het bedrijf met zijn adviseurs evalueren hoe zijn interne beheersing in elkaar zit, oftewel zijn tax control framework ( TCF ) of AOIC. Op het moment dat zij concluderen dat dit in orde is dan gaan wij het toezicht aanpassen. Dit is dus een soort ingroeimodel. Eerst is er het convenant ( d an wordt het toezicht nog niet aangepast) en pas wanneer de organisatie aangeeft dat de interne beheersing op orde is, wordt het toezicht aangepast. Dat zou ook nog gedifferentieerd kunnen, zo geeft Van Beek aan, bijvoorbeeld eerst een aanpassing van het toezicht voor de omzetbelasting en daarna voor de loonbelasting. QUIZ ja / nee ja / nee ja / nee ja / nee ja / nee ja / nee Gelden onder horizontaal toezicht afwijkende wet- en regelgeving? Keurt de Belastingdienst het TCF? Zeggen wij of het al dan niet goed is? Krijgt een bedrijf onder horizontaal toezicht geen controles meer als er eenmaal een convenant is afgesloten? Heeft het bedrijf geen adviseur meer nodig? Moeten we het overal over eens worden? Mogen er onder horizontaal toezicht geen fouten meer gemaakt worden? * allemaal niet waar!
INTERMEDIAIRSCONVENANT OF INDIVIDUEEL CONVENANT? Betekent dit dat er helemaal geen plaats is voor het intermediairsconvenant in deze tak van sport? Nee, dat is niet zo. Een aantal entiteiten van een bedrijf kunnen onder een intermediairsconvenant vallen terwijl het geheel een individueel convenant heeft. Even in de praktijk: het kan bijvoorbeeld betekenen dat voor een aantal vennootschappen de intermediair zegt dat hij of zij ervoor zorgt dat de aangifte juist is en daarbij primair de regie in handen heeft, maar dat het bedrijf wat betreft andere vennootschappen nog niet zo ver is en nog niet in control is. Van Beek: Indien een bedrijf een aantal vennootschappen onder een intermediairsconvenant wil brengen, meldt de intermediair deze ( nadat hij beoordeeld heeft dat aan de criteria kan worden voldaan ) aan bij de Belastingdienst. Indien het een MGO betreft wordt er een gesprek met de klant georganiseerd waarin wij uitleggen hoe het werkt, want het is toch wat complexer dan wanneer een heel bedrijf onder één convenant valt. Het vooroverleg blijft bij het behandelteam en ook het toezicht blijft georganiseerd door het MGO team. Dat is anders dan bij het MKB. Meestal geven wij daarbij aan dat we graag een totaalconvenant willen met de organisatie en dan gaat het traject lopen wat ik daarnet heb geschetst." HET PROCES VAN EEN INTERMEDIAIRSCONVENANT Die combinatie tussen zowel een intermediairsconvenant en een individueel convenant kan natuurlijk alleen maar als de instap van een intermediairsconvenant dezelfde zekerheden geeft als bij een individueel convenant, zo benadrukt Van Beek. Uiteindelijk past men in beide gevallen het toezicht aan Daar zitten eigenlijk dezelfde waarborgen in en uiteindelijk is het de bedoeling dat dit leidt tot een aanvaardbare aangifte. Of dit nu loopt via een intermediairsconvenant of individueel convenant maakt ons niet zo veel uit. Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=2nei397xdge Reageren op dit artikel? Klik hier Uiteindelijk is het doel een aanvaardbare aangifte. Of dit nu loopt via een intermediairsconvenant of individueel convenant maakt ons niet zo veel uit. HET TRAJECT VAN HORIZONTALISERING BINNEN MGO EN ZGO Pagina 13
Verslag PANELDISCUSSIE Aansluitend op de succesvolle paneldiscussie tijdens de tweede HIT-bijeenkomst, is er tijdens de derde HIT-bijeenkomst wederom een paneldiscussie gevoerd, teneinde de praktische toepassing van horizontaal toezicht met de HIT-leden te bespreken, toe te lichten en te bediscussiëren. Tussen de panelleden en de toehoorders ontstond een levendige interactie en een spervuur van vragen. Dit heeft belangrijke informatie opgeleverd voor de HIT-leden; verschillende belangrijke praktische punten en visies zijn toegelicht. In dit artikel zijn de belangrijkste vragen en antwoorden uitgewerkt. HET PANEL Het HIT-panel bestond uit drie deskundige vertegenwoordigers van verschillende partijen, die onder leiding van Kees Schaap RA ( Pro Management ) vragen uit het publiek beantwoordden en onderling de discussie aangingen. In het panel hadden zitting: Dhr. Dyon van Beek RA ( Belastingdienst ) landelijk verantwoordelijk voor de uitvoeringscoördinatie van het segment MGO van de Belastingdienst en meer in het bijzonder voor het horizontaal toezicht binnen dit segment. Drs. Pieter de Kok RA ( Coney ) gespecialiseerd in analyse van processen en transactiestromen, continuous monitoring en audits van transacties. Daarnaast is hij AOIC consultant. Dhr. Remco van Wijk ( Logius ) werkzaam als lead implementatie manager markt bij Logius. Dhr. Kees Schaap RA ( Pro Management ) ontwikkelt accountancy software en heeft jarenlang ervaring als registeraccountant. Kees Schaap In de presentatie van Ton Meenhuis werd aangegeven dat het kantoor eerst helemaal digitaal moet worden ingericht, voordat er begonnen kan worden met horizontaal toezicht. Is dat zo? De Kok: Ik denk niet dat digitalisering het sleutelwoord voor horizontaal toezicht is. Gedrag, tone at the top, het gevoel en kwaliteitsbeheersing; ik denk dat dat vertrekpunten zijn en dat je dat met digitalisering verder ondersteunt. Het begint bij gedrag. Je wilt wel of niet passen binnen horizontaal toezicht. Kees Schaap Er zijn ook geruchten dat het kantoor een bepaalde omvang zou moeten hebben om in aanmerking te komen voor horizontaal toezicht ( bijvoorbeeld 1 tot 5 medewerkers of minimaal 500 aangiftes ). Is er een dergelijke ondergrens? Van Beek: E r is op dit moment geen o/*ndergrens in aantallen en omvang. Wat wel een minimale grens is, is een objectief kwaliteitsborgingssysteem. De praktijk leert dat dat bij eenmansbedrijven veel moeilijker is om in de lucht te houden. Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=axl8hlx26hs Kees Schaap Is het mogelijk dat een intermediair zelfstandig een convenant afsluit of gaat het altijd via een beroepsorganisatie die waarborgt dat kantoren een bepaalde kwaliteit hebben? Van Beek: E r zijn zowel kantoren die onder de paraplu van een overkoepelende organisatie vallen, met welke we primair een convenant afsluiten, als kantoren die niet onder zo n koepel vallen. Het kan dus allebei, maar het helpt wel als je als klein kantoor onder een koepel valt om uitein- Pagina 14 Pagina 14
delijk aan de voorwaarden te kunnen voldoen. Vaak regelt een koepelorganisatie het objectief maken van de kwaliteitsborging, hetgeen moeilijk binnen een klein kantoor te organiseren en te waarborgen is. Vraag uit het publiek Waarom wijken wij af met het MGO ten opzichte van kleine ondernemingen? Horizontaal toezicht houdt toch juist in dat we allemaal hetzelfde worden beoordeeld? Van Beek: W aar we in afwijken is de manier waarop we het concept wegzetten en de tools die we daarbij gebruiken. Het wijkt niet af qua eindtermen; het gaat allemaal om begrip, transparantie, vertrouwen en een aanvaardbare aangifte. HT gaat om het nemen van verantwoordelijkheid door bedrijven, bijvoorbeeld bij het in control komen. Waar we zelf als Belastingdienst en toezichthouder voor gekozen hebben, is om op de meest omvangrijke en complexe organisaties, individueel toezicht uit te oefenen. Dat is één van de redenen waarom het concept een andere vorm krijgt. Uiteindelijk hebben we geconcludeerd, mede vanuit de zekerheid over de kasstromen, dat een individuele behandeling de beste vorm is voor dit segment. Publiek Hoe verhouden de convenanten voor de intermediairs zich tot de individuele convenanten, zijn die identiek? Van Beek: Q ua tekst zijn ze niet identiek, qua eindtermen wel. Beide moeten ze leiden tot een aanvaardbare aangifte. Het intermediairsconvenant is primair bedoeld voor het MKB, maar wij verwachten dat met name aan de onderkant van het MGO segment er ook kansen zijn voor een intermediairsconvenant. Kees Schaap Remco van Wijk is verantwoordelijk voor Digipoort van de overheid, waarlangs XBRL berichten kunnen worden verzonden. Wat is het verband tussen SBR/XBRL en horizontaal toezicht? Van Wijk: Er is een verband gegroeid tussen horizontaal toezicht en SBR doordat men destijds heeft gesteld dat de verkorte winstaangifte ( vwia) alleen in XBRL aangeleverd zou kunnen worden. Als je op dat vlak mee wilt doen met de vwia, dan moet je een convenant afsluiten. Het is natuurlijk ook zo dat SBR/XBRL in de toekomst een kantoor kan helpen om de mate van controle op de financiële gegevens te verbeteren, zodat je gemakkelijker mee zou kunnen doen aan horizontaal toezicht. Standaardisatie is daarbij een manier om zaken gemakkelijker controleerbaar te maken. Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=a5t5yu-pboa Kees Schaap Wat is het verschil tussen een tax control framework ( TCF ) en AOIC? De Kok: De vraag is niet W at is het TCF of wat is het verschil met AOIC?, maar W at is de norm van het kwaliteitsborgingssysteem in het algemeen?. De Belastingdienst gaf al aan dat zij bezig zijn met het uitschrijven van een handreiking voor haar medewerkers, iets wat gedeeld gaat worden met de intermediairs. Ik kan me voorstellen dat de norm er nog niet is, want iedereen begint enthousiast met iets te documenteren en dan ontwikkelt zich die norm in de loop der tijd. Het wordt echt zo langzamerhand wel eens tijd om met iets naar buiten te komen. Van Beek: Ook als de handreiking op internet komt, denk ik dat je tevergeefs zoekt naar een norm voor TCF of de interne beheersing. Dat komt omdat het een samenspel is, er moet transparantie zijn en beheersing. Die twee zijn minstens even belangrijk, maar hoe dat exact gerealiseerd wordt, is voor ons niet van vooraanstaand belang. Als de aangifte maar aanvaardbaar is. De vraag is ook: voor wie doe je het, voor de Belastingdienst of voor jezelf als bedrijf? Als je het voor je bedrijf doet dan wil je weten wat er in je organisatie gebeurt en ga je daar dingen op inrichten die je nodig acht voor jouw specifieke informatievoorziening. Dat verschilt per organisatie. Wat je wel vindt in die handreiking is dat wij graag hebben dat er een leercirkel in zit, een soort vangnet. De Kok: Het drama van de accountancy op dit moment is: Hoe moet mijn kwaliteitsborgingssysteem eruit zien en hoe gaat er getoetst worden?. De AFM kijkt bijvoorbeeld naar de uitwerking van checklisten en de kwalitatieve weg naar de jaarrekening, terwijl jij net verkondigt dat het jullie puur gaat om het eindproduct, de aanvaardbare aangifte. Van Beek: W at wij toetsen is of de output uiteindelijk aanvaardbaar is. Ik denk overigens dat dat eigenlijk het- Standaardisatie is een manier om zaken gemakkelijker controleerbaar te maken. Pagina 15
We willen overal over praten, maar primair liggen de verantwoordelijkheden bij het bedrijf. zelfde is als wat je doet bij de controle van de jaarrekening. Uiteindelijk richt je daar van alles voor in om te zorgen dat die juist is. Onze visie is dat bedrijfseconomisch díe vorm gekozen moet worden die het beste bij het bedrijf past. Accountants en fiscalisten moeten de professionaliteit hebben dit in te richten en de organisaties moeten samen met hun adviseurs de vorm vinden die het beste past bij het bedrijf. Schaap: Het TCF wordt heel weinig benoemd, terwijl het een maatregel is die wordt besproken bij de convenantgesprekken als maatregel voor een goede aangifte. In onze ogen is het zo dat als het systeem goed is en werkt zoals afgesproken, dan is dat voldoende, dan kijk je niet meer naar de jaarrekening of aangifte bij wijze van spreken. Zo verwachten we dat de Belastingdienst ook met een TCF omgaat: Is deze goed, dan zal de aangifte vanzelfsprekend ook goed zijn. Natuurlijk zal je een keer toetsen, maar je richt je op de inhoud van het TCF. Van Beek: Wat wij belangrijk achten in ons toezicht is de voorinformatie. Deze voorinformatie bepaalt hoeveel werk we moeten doen. Binnen ons toezicht kijken we naar wat er allemaal al is gedaan door het bedrijf en door externe partijen en waar we op kunnen steunen. Dat betekent dat als er een accountantscontrole geweest is met een goedkeurende verklaring we zelf minder hoeven te doen. De bedoeling van horizontaal toezicht is om een aantal bedrijven eruit te filteren, waarvan duidelijk is dat ze zelf de verantwoordelijkheid kunnen nemen voor een goede aangifte, die dat willen doen en kunnen doen. Moeten wij daar dan al onze energie in steken om te checken of ze inderdaad een goed TCF hebben? Nee, dat is niet de opzet van de Belastingdienst. Waar we voor kiezen is, om vooraf te kijken wat de wil is van een bedrijf en of er voldoende randvoorwaarden zijn om zelf de verantwoordelijkheden te nemen. Op het moment dat het bedrijf zegt in control te zijn, zullen we dat heus niet zo voorbij laten gaan en met name nog wel vragen stellen over het proces waarlangs dit is verlopen. Ik denk dat de leercirkel daarbij ook aan bod zal komen. We willen overal over praten, maar primair liggen de verantwoordelijkheden bij het bedrijf. Wat we zullen doen is periodiek op een lagere frequentie toetsen of de aangifte inderdaad aanvaardbaar is. De Kok: Deze situatie is een hele andere manier van toezichthouden in vergelijking met nu. Horizontaal betekent in dit geval dat jullie op basis van eigen beoordeling, ongetwijfeld gebaseerd op heel veel data, een assessment uitvoeren en het toezicht aanpassen. Ik denk dat het wel heel erg interessant nieuws is, want dit is niet wat ik ervan verwacht had. Ik denk dat iedereen rekent op een kwaliteitsborgingssysteem hoofdstuk 1 t/m 10, sub paragrafen en hier een vink en daar een vink. Publiek We hebben het de hele tijd over TCF en AOIC, dan gaat het om de intermediairs en hoe die hun processen op orde hebben. Maar als het gaat om een aanvaardbare aangifte dan is het denk ik ook van belang hoe het is georganiseerd bij het bedrijf zelf. We hoorden net dat jullie bij de NOAB-pilot begonnen zijn met de ZZP ers. Je kan bij een ZZP er toch niet verwachten dat hij een uitgebreide AOIC heeft bijvoorbeeld. Hoe is dat met elkaar te rijmen? Welten ( v oorzitter NOAB ) vanuit het publiek: B elangrijk is de combinatie van de ZZP-organisatie met de organisatie van de intermediair. Vaak zie je bij NOAB kantoren dat ze alle financiële stukken verwerken in de administratie. De intermediair ziet dus alles wat de klant aanlevert. Een van de vragen die dan belangrijk is in de relatie tussen klant en intermediair, is of het compleet is aangeleverd. De organisatie binnen het kantoor moet dan de zekerheid geven in de administratie. Schaap: Ik denk dat de focus op de ZZP e r ook voortkomt uit de wens vanuit de Belastingdienst om grip te krijgen op een groot deel van die 100.000 ZZP ers die er zijn. Dat was in de tijd van de pilot heel belangrijk. Pagina 16 Pagina 16
Van Wijk: Ik vind het eigenlijk wel een interessante discussie en wil graag op persoonlijke titel reageren. Eigenlijk is hier sprake van een rule based/principle based discussie. Aan de ene kant hoor ik een stukje eigen verantwoordelijkheid: T oon maar aan dat je in control bent. Dat is een soort marktverantwoordelijkheid die eigenlijk ook bij systeemtoezicht hoort. Aan de andere kant heb je de behoefte die dan groeit: We kunnen niet al die bedrijven individueel gaan beoordelen. Een middenweg die je vaak ziet, is een soort referentie te geven. Ik kan me voorstellen dat de Belastingdienst bijvoorbeeld een referentie control framework geeft, waarin ze laten zien dat als jullie op deze wijze werken, jullie het goed doen. Overigens zouden brancheorganisaties daar ook een belangrijke rol in kunnen spelen. Als je daar vanaf wilt wijken dan moet je in dat geval zelf aangeven hoe je in control bent en sluit je die weg niet af. Je zou daar dus beide behoeftes kunnen invullen. Aan de ene kant lever je checklisten en aan de andere kant houd je de openingen voor andere manieren van in control zijn en innovaties. Overigens volg ik ook wel de lijn van de Belastingdienst, het mooiste is natuurlijk een markt die zelf de verantwoordelijkheid neemt om in control te zijn en ook proactief aantoont hoe zij komen tot een aanvaardbare aangifte. Van Beek: D e vraag Wanneer is het dan goed genoeg?, de vraag om voorspelbaarheid, wordt nu redelijk breed geuit. Wat we niet willen doen, is zeggen wat je dan precies moet doorlopen. Waar we wel over nadenken is of we een moment aan kunnen geven wanneer we ons toezicht gaan aanpassen en dan valt te denken aan bepaalde stappen die dan doorlopen zijn. Als feedback op dit eerste horizontaal toezicht concept hebben we van de intermediairs inderdaad teruggekregen dat ze graag iets concreter zouden willen weten wanneer het toezicht dan wordt aangepast, op welk moment. Het laatste punt is dat ik niet de indruk wil wekken dat we helemaal niks met het TCF te maken willen hebben en daar niks over zouden willen zeggen. Wij willen wel kennis delen waar dat kan, maar wij gaan niet de verantwoordelijkheid nemen voor dat TCF. Dit is uitdrukkelijk de verantwoordelijkheid van diegene met wie we het convenant aangaan. Er wordt ook wel eens gevraagd: K an je mij niet aangeven wat jullie belangrijk vinden?. Als dat in vruchtbare bodem belandt dan heeft dat zin, maar als het gevolg daarvan is dat zo n lijst wordt meegenomen en de houding ontstaat van: A ls we dit maar geregeld hebben dan is het goed. Dan heeft het geen zin. Het gevoel van eigen verantwoordelijkheid moet er wel blijven en als dat er is, dan is er voldoende reden om kennis te delen met elkaar. Welten: I k wil daar nog wel wat aan toevoegen. In de pilot die we hebben lopen met de Belastingdienst zijn we destijds begonnen met het beschikbaar stellen van een handboek aan de NOAB-leden. Uit dat handboek heeft onze commissie een aantal checklisten gefilterd specifiek voor het horizontaal toezicht. Die hebben wij onder andere beschikbaar gesteld aan Pro Management en gevraagd of ze die checklisten willen inbouwen voor onze klanten, zodat daar in de programma s van Pro Management goed gebruik van gemaakt kan worden. In die pilot is dat ook doorgesproken met de mensen van de Belastingdienst. Dat is een basis. Ik zeg niet dat het de volledigheid zal geven van het in control zijn, maar het is een beginpunt. Je moet samen proberen dat zaakje voor elkaar te krijgen. Voor de middelgrote ondernemingen ligt de handreiking er nu, maar wanneer komt die er voor het MKB? Ook voor ons is dat een houvast, een beginpunt. De Belastingdienst heeft het grote probleem dat ze onvoldoende mankracht heeft om ieder bedrijf te controleren en samen moeten we het aanvaardbaar maken, ook het kostenplaatje wat eraan vasthangt. Publiek Het is mij nog steeds niet helemaal duidelijk wat het commitment is van de Belastingdienst. Er wordt hier heel erg gesproken over hoe een intermediair zijn organisatieprocessen moet inrichten, maar mij ontgaat steeds de essentie van het commitment van de Belastingdienst vanuit horizontaal toezicht. Wat kunnen wij van jullie verwachten in vergelijking met de situatie zoals die nu is? Van Beek: W at u kunt verwachten is dat wij ook volgens het concept handelen, dus dat wij die verantwoordelijkheid Pagina 17
die wordt genomen door intermediairs waarderen en daar ook in ons handelen rekening mee houden. Dat betekent dat een bedrijf dat onder horizontaal toezicht valt, daadwerkelijk een andere vorm van toezicht krijgt van de Belastingdienst dan een bedrijf dat niet onder horizontaal toezicht valt. Dat bestaat bijvoorbeeld uit het toezicht, als je het hebt over het intermediairsconvenant, dat zich mede afspeelt rond de intermediair, waar de organisatie dus weinig mee te maken heeft. Het bestaat uit een andere dichtheid van het toezicht. Het bestaat ook uit de proactieve houding van de Belastingdienst. Om een concreet voorbeeld te geven: bij het vooroverleg hadden wij in het verleden de neiging om eerst maar eens te kijken of het allemaal wel klopt wat u zei. Dat mag bij horizontaal toezicht geen issue zijn, zodat we ons kunnen beperken tot de fiscale vraag die er ligt. Dat is een van de onderdelen die ervoor moeten zorgen dat het bedrijf de Belastingdienst krijgt die bij hem past. Van Beek: Wij zijn er van overtuigd dat een aangifte zich niet door een standaard checklist laat regelen. Ik denk dat ook ieder accountantskantoor, maar ook de belastingcontrole vereist dat je er op een open manier naar kijkt en op een manier die maatwerk geeft voor een organisatie. Publiek U gebruikt vaak de term aanvaardbare aangifte, dat roept twee vragen bij mij op. Enerzijds, als ik een aanvaardbare aangifte indien, dan is die toch zoals die door de Belastingdienst is gewenst? Anderzijds, laat die aanvaardbare aangifte nog ruimte open voor dingen die niet goed zijn? Van Beek: D e aanvaardbare aangifte definiëren we als aangifte zonder materiële fouten. De volgende vraag is natuurlijk, wat is een materiële fout? Daar hebben we hele materialiteitstabellen voor zoals wij die hanteren en die worden ook gepubliceerd op internet. Als er achteraf toch fouten in de aangifte blijken te zitten dan zullen we gezamenlijk moeten kijken wat daarvan de oorzaken zijn. Stel dat er sprake is van een onvoorzienbare fout dan zal die wel hersteld worden, want we streven naar juiste aangiftes. Als je vraagt hoe zit het met boetes dan wordt daarbij rekening gehouden met hetgeen het bedrijf heeft gedaan ten aanzien van voorkoming, ontdekking en herstel van de fout. Het zou natuurlijk ook kunnen zijn dat de Belastingdienst een rad voor ogen is gedraaid en dan is een boete natuurlijk wel aan de orde. Publiek Waarom zegt de Belastingdienst niet gewoon: Met die checklisten heb ik een systeemcontrole en daarop krijg je een aangepast toezicht? Dan ga je toch gewoon na een paar jaar nog eens langs bij het bedrijf om te kijken of het goed gaat. Waarom is het zo benauwd, zo ingewikkeld? Ik heb zelf 15 jaar bij de Belastingdienst gewerkt als controleur. Nu heb ik een eigen advieskantoor en ik snap überhaupt niet waarom ik me druk zou moeten maken om horizontaal toezicht, want ik probeer zoals iedereen altijd mijn werk goed te doen. Wat ik wel belangrijk vind is dat je met elkaar eens praat over kwaliteitsborging binnen organisaties en systemen. Publiek Stel dat je wel gewoon je aangifte juist hebt ingediend, vrij van fouten, maar je weet dat de situatie een fiscaal probleem kan geven ( bijvoorbeeld je hebt maar 1 opdrachtgever ). Hoe ga je daar mee om? Van Beek: Inherent aan het concept is dat wanneer je weet dat er een probleem kan zijn, je dan contact opneemt met de Belastingdienst en dat in vooroverleg zekerheid gegeven wordt over het standpunt van de Belastingdienst. Publiek Uiteindelijk houd je altijd klanten over die niet deelnemen aan horizontaal toezicht, moet je die er dan uitzetten? Je gaat het jezelf naar mijn idee alleen maar moeilijk zitten maken als je voor de ene klant wel volgens horizontaal toezicht werkt en de ander niet. Schaap: Het is per se niet de bedoeling dat niethorizontaal inhoudt dat je het verkeerd doet. Dat is heel belangrijk om vast te stellen. Het is niet zo dat een klant Pagina 18 Pagina 18
van een kantoor dat geen convenant heeft afgesloten geen goede klant zou zijn. Dat is gewoon geen horizontaal toezicht klant en die wordt op een andere manier benaderd. Dan is de t-3 van toepassing en vindt een uitgebreide controle plaats na drie of vier jaar. Van Wijk: Ik vind dit wel heel spannend worden, want als jij weet dat de aangifte eigenlijk niet zo kan, maar het gaat niet om horizontaal toezicht, dan is het natuurlijk alsnog de bedoeling dat je een intermediair moet kunnen vertrouwen op een aangifte zonder fouten. intermediair, hoe dat ook normen technisch ingevuld moet worden, dat kan allemaal op basis van een goede afstemming met de fiscus. De echte technische control framework discussie gaat denk ik allemaal wel meevallen, dat is mijn take away van vandaag. Als je dan praat over de technische kant van het vraagstuk over de processen, vastleggingen, toetsen, meten, rapporteren, dan zie ik dat niet zo somber meer in. Afsluiting Pieter de Kok Iemand twitterde mij voorafgaand aan de bijeenkomst de volgende vraag: Het feit dat de Belastingdienst afscheid moet nemen van vele werknemers, is dat nou het gevolg van HT of is dat de oorzaak van HT?. Verder werd mij vandaag gevraagd om wat te vertellen over mijn beleving van het controle raamwerk. Hoe goed de verstandhouding en het enthousiasme ook is om het controle raamwerk neer te zetten, wat ik nu geleerd heb is dat de hele nadruk die ik had van het TCF, de proceskant, vastleggingskant en het transparant maken, misschien allemaal wat overdreven is. Misschien heb ik daar zelf ook wat te zwaar aan getild. Ik dacht dat wordt best wel een potje stevig vechten met de fiscus over hoe je dat gaat inrichten, hoe je dat gaat toetsen, etc. Ik denk dat dat allemaal reuze gaat meevallen. Het vertrouwen bij de Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=nfe0fohwl9s Reageren op dit artikel? Klik hier REACTIES HIT-GEBRUIKERSGROEPBIJEENKOMST Na afloop van de HIT-bijeenkomst hebben we een aantal aanwezigen gevraagd een korte reactie te geven op de bijeenkomst in het algemeen en de gedeelde kennis ten aanzien van horizontaal toezicht in het bijzonder. Klik op de afbeelding om de video direct af te spelen of bekijk deze hier: http://www.youtube.com/watch?v=f7gc94jceue Pagina 19
Column IT GIET OAN Drs. P. de Kok RA partner bij Coney In iedere editie van HIT-zine zal er een column worden geplaatst van Pieter de Kok RA, eigenaar van Coney, een organisatie die op zoek is naar slimme ( IT- ) oplossingen op het gebied van accounting, control en fiscaliteit. Hierin zal hij op geheel eigen wijze zijn visie en ervaringen met u delen omtrent horizontaal toezicht. Pieter de Kok RA Recent had ik het genoegen deel te mogen nemen aan een paneldiscussie over de impact van horizontaal toezicht op de werkwijze van fiscaal intermediairs. Een zaal vol professionals die graag van de fiscus wilden horen wat horizontaal toezicht nu feitelijk voor hun gaat betekenen, in het bijzonder voor wat betreft de interne organisatie. HORIZONTAAL TOEZICHT DUS In mijn laverende rol tussen toezichthouders en onderneming zie ik nog wel eens wat fout gaan. Een van mijn professionele hobby s is immers het inrichten van i nterne controle raamwerken, bij voorkeur draaiende op een real time continuous monitoring motortje. Stap 1 onder zo n raamwerk is het inrichten van een stevig fundament. Het fundament is niets anders dan een manifest, een denkkader, bestaande uit vastlegging van inzicht in te meten prestaties, te managen risicofactoren, vastlegging van basisprocessen en rollen en verantwoordelijkheden. TERUG NAAR DE 3 E HIT BIJEENKOMST Ik mocht die middag ook een korte inleiding geven bij een eerder opgenomen interview met een fiscaal intermediair. In dit interview werd horizontaal toezicht besproken vanuit het perspectief van de interne organisatie. Gezien mijn eerder genoemde professionele hobby is het geen verrassing dat ik de volgende vragen voor de aanwezige intermediairs had geformuleerd: Wat zijn de belangrijkste aspecten van een Tax Control Framework?, Wat betekent horizontaal toezicht in termen van risicoanalyse, vastlegging, rapportages en transparantie? en Wat betekent het vraagstuk kwaliteitsborgingsysteem voor u?. Vanzelfsprekend had ik niet alle antwoorden en was ik uitermate verheugd met de aanwezigheid van de fiscus in de zaal en in het panel. Voor de fiscus had ik uiteraard ook nog wat vragen. K omt er een certificering door de fiscus over de kwaliteit van interne processen van fiscaal intermediairs?, Komt er een toetsing achteraf over de werking van de procedures?, Hoe heftig zijn de eisen rondom een Tax Control Framework van een fiscaal intermediair?. VEEL VRAGEN, REDELIJK HELDERE ANTWOORDEN Om een twee uur durende panelbijeenkomst samen te vatten: de fiscus gaat NIETS certificeren, komt ook niet met kwalitatieve eisen, randvoorwaarden en ondergrenzen. Het is de verantwoordelijkheid van de fiscaal intermediair om horizontaal toezicht zo in te steken dat het eindproduct - de fiscale aangifte - aanvaardbaar is. Hoe het interne proces bij een fiscaal intermediair wordt ingericht laat de fiscus aan de markt over. Ik zit nog midden in een uitermate positieve mailuitwisseling met de fiscus, omdat het bovenstaande mij bijzonder fascineert. Ik kom er zeker op terug. Ik ben nog niet helemaal overtuigd dat het ontbreken van een 'dwingende' kwalitatieve beschrijving van de interne processen [het fundament] rondom horizontaal toezicht een goede zaak is. Zie de ontwikkelingen bij de AFM: alle accountantskantoren moeten de 'boel' op orde hebben, voor 200%, op straffe Pagina 20 Pagina 20