Raadhuisplein 1 T 045-575 33 99 6367 ED Voerendaal F 045-575 11 95 Postbus 23000 E info@voerendaal.nl 6367 ZG Voerendaal W voerendaal.nl \ raadsvoorstel Voerendaal, d.d. 22 januari 2009 Nummer: 2009/1/10 Portefeuillehouder: P Verbraak Afdeling: Beleid Programma: Leven en Welzijn koesteren Product: tijdelijke exploitatie Borenburg Onderwerp: verlengen tijdelijke exploitatie Borenburg Aan de raad. \ Voorstel Onder verwijzing naar alle op dit voorstel betrekking hebbende stukken stellen wij u voor: 1. In te stemmen met de verlenging van de overgangsfase in exploitatie van Cultureel Centrum de Borenburg, nu door de gemeente Voerendaal, zoals besloten in de raadsvergadering van 21 april 2008, nr. 2008/3/8, tot 1 augustus 2009. 2. In te stemmen met eenzelfde verlenging van de periode van sleutelbeheer door Licom NV in de Borenburg, en in relatie hiermee: a. in te stemmen met de kosten voor vier maanden sleutelbeheer ad 20.000. b. in te stemmen met een voorziening voor overige kosten ad 20.000. c. deze kosten ten laste te brengen de stelpost Frictiekosten. (Bij het samenstellen van de begroting 2009-2012 is hiervoor een bedrag van 100.000 gereserveerd, welk nog niet ingezet is voor andere taken). 3. In te stemmen met de verlenging van de strekking van het raadsbesluit de dato 9 oktober 2008 met betrekking tot de openstelling van het horecagedeelte tijdens repetities in de Borenburg en besluit nr. 2008/11/12 rondom de organisatie van evenementen in de Borenburg. 4. In te stemmen met de inzet van 4,5 uur in plaats van 3,5 uur uitzendkracht achter de bar van de Borenburg op dinsdagavond en hiermee dus afwijken van het besloten alternatief 1d, uit raadsbesluit d.d. 9 oktober 2008 en in relatie hiermee: a. de kosten van deze extra inzet te verrekenen met de baromzet van de Borenburg tijdens de repetities.
\ Inleiding In de raadsvergadering van 17 december heeft het college aan de raad gemeld dat zij de opdracht om in het vierde kwartaal van 2008 te komen met een voorstel voor de duurzame exploitatie van de Borenburg, niet heeft kunnen volbrengen. Tevens heeft het college tijdens deze vergadering de raad te kennen gegeven op 1 maart 2009 naar alle waarschijnlijkheid dan ook niet van start te gaan met de nieuwe, permanente, exploitatie. Eerdere en nog te verwachten mutaties door zowel de gemeenteraad als de werkgroepen in het Plan van Aanpak Borenburg hebben, in combinatie met een wat ongelukkige samenloop van agenda's, gezorgd voor een vertraging van het traject. Deze vertraging heeft als gevolg dat de tijdelijke situatie en daarmee de periode van exploitatie van de Borenburg door de gemeente Voerendaal opnieuw moet worden bekeken. \ Relatie met visiedocument / programmabegroting en relatie met de beoogde maatschappelijke effecten - Plan van Aanpak Borenburg \ Relevante regelgeving \ Historisch perspectief Met het Raadsbesluit 2008/7/14a d.d. 30 juni 2008 stemt de gemeenteraad in met een tijdelijke, niet-commerciële, exploitatie van Cultureel Centrum de Borenburg vanaf 1 juli 2008. Om deze exploitatie mogelijk te maken stelt zij 25.000,- ter beschikking om maximaal 8 maanden sleutelbeheer via de Licom te regelen. Daarnaast stelt zij nog een krediet van 15.000,- voor externe ondersteuning en 20.000,- voor overige kosten ter beschikking. Gedurende deze maximaal 8 maanden, tot 1 maart 2009, zal een vertegenwoordiging van de raad, middels de koplopersgroep, en een vertegenwoordiging van de verengingen in de Borenburg, de klankbordgroep, nauw betrokken worden in het proces dat het college van B&W doorloopt om in het vierde kwartaal van 2008 te komen tot een voorstel voor een duurzame exploitatie van de Borenburg. Voorts heeft de raad op 9 oktober 2008 besloten tot een kantine-openstelling van het cafégedeelte van CC de Borenburg, ten behoeve van de repeterende verengingen. Uitzendpersoneel wordt ingezet om de bar te bemannen. Uitgangspunt hierbij is dat de kosten van deze personele inzet betaald kunnen worden uit de baropbrengsten. (bijlage 1: tussentijdse financiële evaluatie tijdelijke exploitatie CC de Borenburg d.d. 15 januari 2009) \ Argumentatie De overgangsfase De overgangsfase zoals genoemd in het raadsbesluit van 21 april 2008 behelst de periode tussen de laatste commerciële exploitatie van Cultureel Centrum de Pagina 2 van 8
Borenburg en, de nog vorm te geven, komende exploitatie door een andere partij dan de huidige eigenaar van het gebouw, de gemeente Voerendaal. Om te voorkomen dat in deze tussentijd de verengingen die gebruik maken van de Borenburg, als repetitie/ uitvoeringslokatie, op straat staan heeft de raad op 21 april onder andere besloten dat de Borenburg in ieder geval voor repetities en geplande evenementen beschikbaar diende te blijven tot 1 maart 2009. Volgens de planning zou het college immers in het vierde kwartaal van 2008 komen met een exploitatievoorstel dat uiterlijk op 1 maart 2009 geïmplementeerd zou zijn. In de raadsvergadering van 17 december heeft het college aan de raad teruggemeld dat de oorspronkelijk planning niet gehaald zal worden. Zowel de oplevering van een exploitatiemodel in het vierde kwartaal van 2008 als ook de daadwerkelijke start van een nieuwe exploitatie op 1 maart 2009 gaat niet lukken. Belangrijkste oorzaken van deze vertraging zijn: - de complexiteit van de opdracht. De zorgvuldigheid in het zoeken naar een blijvende oplossing voor het exploitatievraagstuk van de Borenburg noopt het college tot verkrijgen van dieper inzicht in zaken als commerciële exploitatie en bedrijfsvoering maar ook in de financiële processen binnen het verenigingsleven en rolverdeling tussen de verenigingen, een toekomstig exploitant en de gemeente. Het nu gekozen traject behelst enkele fundamentele deelbesluiten die telkens door de gemeenteraad genomen moeten worden. Zelfs met de flexibiliteit die de raad het college biedt met betrekking tot de procedurele termijnen zorgen bijsturing en nieuwe inzichten telkens voor een vertraging van het proces. - de verhouding én samenwerking tussen de gebruikers, de werkgroep gebruikers, de raadsvertegenwoordiging en het college. Zeker aan het begin van het traject was de verhouding tussen de gebruikers van de Borenburg en de gemeente Voerendaal geen allerbeste. Om in een later stadium toch een gezamenlijk gedragen oplossing te kunnen presenteren is er relatief veel tijd besteed aan het verbeteren van de onderlinge relatie. Hieraan is een groei van onderling vertrouwen en vertrouwen in de vertegenwoordiging van beider partijen door een goede en regelmatige communicatie zeker debet geweest. Een zorgvuldige en regelmatige communicatie en afstemming kost echter veel tijd waardoor het traject, dat goed loopt, wel vertraging oploopt. - de verantwoordelijkheid voor de tijdelijke exploitatie van de Borenburg. De exploitatie van de Borenburg in deze overgangsfase gebeurt door de gemeente Voerendaal, in prima samenwerking met Licom Nv voor het sleutelbeheer en uitzendbureau Wiertz voor het horecagedeelte. Naast een aantal uitvoerende taken, waarvoor deze bedrijven worden ingeschakeld, kent de exploitatie van de Borenburg, zeker onder de voorwaarden gesteld door de raad, een veelvoud aan werkzaamheden die een zwaar beroep doen op het ambtelijk apparaat. Gezien de beperkte ambtelijke ondersteuning die kan worden besteed aan deze opdracht dienen telkens prioriteiten te worden gesteld wat de tijdplanning van het proces niet altijd ten goede komt. Pagina 3 van 8
Conclusie De vertraging in het traject waarin het college komt tot een voorstel voor een duurzame exploitatie van de Borenburg is niet te wijten aan één (groep) perso(o)n(en) maar eerder aan de samenloop van een complexe opdracht met besluitvormingsprocedures en zorgvuldige afstemming/ communicatie. De exploitatie gedurende de overgangsfase verloopt naar grote tevredenheid van verenigingen (zie bijlage 2 en 3), bezoekers en betrokken ambtenaren. Uit bijgevoegde financiële evaluatie tot 31 december 2008 blijkt verder dat het gereserveerde budget voor inzet sleutelbeheer toereikend is en dat afspraken van 9 oktober 2008 rondom de financiering van de inzet van horecapersoneel tijdens en na de repetities in de Borenburg kunnen worden nagekomen. Door een overgebleven deel van de baromzet in te zetten voor overige exploitatiekosten kunnen ook deze lasten binnen het gereserveerde budget worden gehouden. Al het bovenstaande overwegende stelt het college dan ook voor om de overgangsfase in exploitatie van de Borenburg voort te zetten tot 1 augustus 2009 in de constructie zoals deze momenteel wordt gehanteerd. Enig probleem in de huidige constructie vormt de beperking van in te zetten aantal horeca-uren op de dinsdagavond tijdens en na de repetities. Om te kunnen besparen hebben de verenigingen hun dinsdagavond-repetities zodanig verschoven dat er die avond een horecamedewerker minder nodig is. Hierdoor wordt de inzet van de overgebleven horecamedewerkers echter wel iets langer dan maximaal 3,5 uur gewenst. De sluitingstijd van 0.00 uur wordt met deze opzet niet overschreden. \ Alternatieven of andere oplossingsrichtingen De raad kan besluiten de tijdelijke exploitatie voort te zetten of de Borenburg vanaf 1 maart 2009 te sluiten totdat het college komt met een voorstel voor de duurzame exploitatie van het Cultureel Centrum. Voortzetten van de tijdelijke exploitatie De constructie voor de huidige tijdelijke exploitatie is tot stand gekomen na zorgvuldige afweging van mogelijkheden en risico's voor gemeente, verenigingen en gebruikers. Om deze constructie, voor de periode 1 maart tot 1 juli 2009 te heroverwegen en mogelijk aan te passen ligt niet voor hand. De kans dat er na heroverweging een beter alternatief gevonden word is vrij gering gezien de zorgvuldigheid die is betracht in de keuze voor de huidige constructie. Kostenreductie voor de exploitatie van de Borenburg moet worden gezocht in een besparing op diensten die nu door de gemeente worden betaald. Een deel van geleverde diensten zoals barpersoneel en beheer tijdens evenementen maar ook toe te rekenen energielasten worden nu immers door de verenigingen zelf betaald. Dit betekent dat het aantal sleutelbeheer-uren zou moeten verminderen waardoor verenigingen vervolgens met een onbeheerd gebouw achterblijven. Een andere mogelijkheid is te snijden in de kosten voor klein en dagelijks onderhoud (normaal voor de exploitant). Gevolg hiervan is dat wij, bij overdracht van het gebouw aan een nieuwe exploitant, waarbij de staat van het gebouw in nul-positie dient te Pagina 4 van 8
verkeren (raadsbesluit 21 april 2008) zeer wel mogelijk geconfronteerd zullen worden met hogere herstelkosten. Als laatste kan er worden gedacht aan een bezuiniging op de energiekosten. In overleg met de beheerders van het gebouw, die tevens deskundig zijn opgeleid t.a.v. specifiek de verwarming van de grote zaal, zijn er op de energiekosten geen grote bezuinigingen te realiseren zonder dat dit direct ten koste gaat van de kwaliteit van de service richting gebruikers en/of bezoekers. De tijdelijke exploitatie stopzetten tot aan collegevoorstel duurzame exploitatie. Door de keuze voor dit alternatief staan er per 1 maart 2009 meer dan 12 verenigingen inclusief jeugdopleidingen, uitvoeringen en culturele evenementen op straat. Een deel van deze verenigingen zal, bij tijdige waarschuwing, op eigen kracht elders onderdak kunnen vinden, zij het onder minder goede condities. Het overgebleven deel zal uiteindelijk nergens anders terecht kunnen/willen, wat waarschijnlijk een voortijdig einde van die verenigingen zal betekenen. In de toekomst zullen de overgebleven verenigingen, eenmaal weg uit de Borenburg, waarschijnlijk ook niet meer terugkeren wanneer eenmaal een nieuwe exploitant gevonden is. Hiermee worden de exploitatiemogelijkheden van de Borenburg én haar sociale functie zwaar aangetast. \ Randvoorwaarden De randvoorwaarden aan de voorgestelde tijdelijke exploitatie zijn voornamelijk van financiële aard. Daar waar de overige randvoorwaarden reeds in de eerdere tijdelijkheid zijn ingevuld betekent de verlenging van deze situatie een verdere druk op de (sleutel)beheer- en exploitatielasten die nu voor rekening van de gemeente voerendaal komen. Daarnaast zal de ambtelijke organisatie ook de komende maanden, in ieder geval tot 1 augustus 2009, haar kennis en mankracht ter beschikking moeten blijven stellen. \ Financiële, personele, organisatorische consequenties Financiële consequenties Uit de financiële evaluatie tot 31 december 2008, als bijlage bij dit raadsvoorstel, kan worden opgemaakt dat de vooraf gemaakt schatting van (sleutel)beheer-uren en -kosten, baropbrengsten, horecakosten en overige kosten redelijk blijkt te kloppen. Alleen de overige kosten, waaronder ook de energielasten, blijken achteraf, mede door de periode van het jaar (er wordt niet met jaar- maar kwartaalvoorschotten gewerkt), hoger uit te vallen. Door een deel van de baropbrengsten te verrekenen met deze lasten, de verenigingen betalen voor eigen evenementen immers een opslag van 20% over de inkoop van drank ten bate van overige exploitatielasten van de ondernemer, is er weer sprake van balans in de begroting. Door te kiezen voor een voortzetting van de huidige exploitatie-constructie kan een vrij Pagina 5 van 8
nauwkeurige inschatting van de hiermee gemoeide kosten worden gemaakt. Licom NV Werkelijke kosten t/m 31 december 2008 19798,70 voor 5 maanden (augustus 2008 t/m december 2008) = 3959,74,- per maand (gemiddeld) Inclusief de voor 2009 aangekondigde tariefsverhoging van 3,8% betekent dit voor de periode van 5 maanden verlenging uit het voorstel een gevraagd budget voor sleutelbeheer Borenburg: 5 maanden x 3959,74,- x 103,8% = 19798,70 Wiertz uitzendbureau Kosten horecamedewerkers worden - voor het repetitiegedeelte betaald uit de baropbrengsten - voor de evenementen betaald door de organiserende verenigingen (zie bijlage: de financiële evaluatie tot 31 dec. 2008) Overige kosten: (energie, water e.d.) werkelijke kosten t/m 31 december 2008 (deels geschat) 20.000,00 voor 5 maanden (augustus 2008 t/m december 2008) = 4.000,00 per maand (gemiddeld) Dit betekend voor de periode van 5 maanden verlenging uit het voorstel een gevraagd budget voor sleutelbeheer Borenburg: 5 maanden x 4.000,00 = 20.000,00 Personele consequenties De inzet vanuit het ambtelijk apparaat ten bate van de tijdelijke exploitatie van de Borenburg zoals deze momenteel is vereist zal ook in de komende periode nodig zijn. Er zijn geen indicaties die wijzen op een verminderende vraag naar ambtelijke ondersteuning na 1 maart 2009. Ook voor het traject naar de duurzame exploitatie blijft de huidige inzet en ondersteuning van de gemeentelijke organisatie vereist. Organisatorische consequenties Aanleiding voor dit voorstel is het uitlopen van het traject waarin het college dient te Pagina 6 van 8
komen met een voorstel voor de duurzame exploitatie van de Borenburg. Gedurende dit traject wordt het college bijgestaan door diverse deskundigen en belanghebbenden waaronder de werkgroep van vertegenwoordiging van de verenigingen en de werkgroep van raadsvertegenwoordigers (eerder opgericht als respectievelijk Klankbordgroep en Koplopersgroep). Ook gedurende het verdere verloop van het traject zullen zij betrokken blijven bij de planvorming. Om een beeld te schetsen van het verloop op het traject tot nu toe zal de werkgroep van raadsvertegenwoordigers haar bevindingen in een mondeling verslag toelichten tijdens de raadsvergadering van 16 februari 2009. \ Risico's \ Communicatie en draagvlak \ Advies commissie \ Raadsbesluit Onder verwijzing naar alle op dit voorstel betrekking hebbende stukken stellen wij u voor: 1. In te stemmen met de verlenging van de overgangsfase in exploitatie van Cultureel Centrum de Borenburg, nu door de gemeente Voerendaal, zoals besloten in de raadsvergadering van 21 april 2008, nr. 2008/3/8, tot 1 augustus 2009. 2. In te stemmen met eenzelfde verlenging van de periode van sleutelbeheer door Licom NV in de Borenburg, en in relatie hiermee: a. in te stemmen met de kosten voor vier maanden sleutelbeheer ad 20.000. b. in te stemmen met een voorziening voor overige kosten ad 20.000. c. deze kosten ten laste te brengen de stelpost Frictiekosten. (Bij het samenstellen van de begroting 2009-2012 is hiervoor een bedrag van 100.000 gereserveerd, welk nog niet ingezet is voor andere taken). 3. In te stemmen met de verlenging van de strekking van het raadsbesluit de dato 9 oktober 2008 met betrekking tot de openstelling van het horecagedeelte tijdens repetities in de Borenburg en besluit nr. 2008/11/12 rondom de organisatie van evenementen in de Borenburg. Pagina 7 van 8
4. In te stemmen met de inzet van 4,5 uur in plaats van 3,5 uur uitzendkracht achter de bar van de Borenburg op dinsdagavond en hiermee dus afwijken van het besloten alternatief 1d, uit raadsbesluit d.d. 9 oktober 2008 en in relatie hiermee: a. de kosten van deze extra inzet te verrekenen met de baromzet van de Borenburg tijdens de repetities. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN VOERENDAAL de secretaris, de burgemeester, Aldus besloten in de raadsvergadering van 16 februari 2009 de griffier, de voorzitter, \ Bijlagen: 1. Financiële evaluatie exploitatie Borenburg t/m 31 december 2008 2. Brief harmonie St Joseph Voerendaal waarin zij hun waardering uitspreken jegens de sleutelbeheerder van Licom. 3. Mail E Keulers, secretaris VCV en voorzitter harmonie St David Voerendaal met complimenten over de inzet van de sleutelbeheerders. \ Ter inzage: Pagina 8 van 8