VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (bepaalde duur) Dienst: Werving & Onthaal Departement: Personeel & Organisatie Wie wordt je werkgever? Het OCMW Leuven zorgt voor het welzijn van iedere burger. Met zijn 1000 personeelsleden biedt het OCMW tal van diensten, zoals maatschappelijk werk, thuiszorg en residentiële ouderenzorg. Meer informatie vind je op www.ocmw-leuven.be Wat houdt je functie in? Als administratief medewerker binnen de dienst Werving & Onthaal bied je ondersteuning aan de deskundigen Werving. Je zorgt voor de administratieve opvolging van kandidaten in CV Warehouse doorheen het selectieproces. Je bent de eerste contactpersoon voor sollicitanten en ook personeelsleden kunnen bij jou terecht met vragen over hun contract en eventuele opzegtermijn. Je onthaalt nieuwe medewerkers, maakt hun contract op en stelt hun personeelsdossier samen. Je houdt de wervingsreserves up-to-date en maakt verslagen op om ter beslissing voor te leggen aan de leden van het Vast Bureau. Je springt regelmatig in op het secretariaat waar je de vergaderingen van het Vast Bureau, de Raad en andere vergaderingen administratief voorbereidt en afhandelt. Bekijk de functiekaart voor een uitgebreide omschrijving van de functie: zie bijlage 1 Welk profiel zoeken we? je werkt zeer nauwkeurig en gestructureerd, je bent integer, sterk in plannen en organiseren en stelt klantvriendelijkheid centraal; je hebt minimum een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld; én je beschikt over een basiskennis van de wet op de arbeidsovereenkomsten/ het eenheidsstatuut (stage -en werkervaring of specifieke opleidingen worden in rekening genomen). Wat bieden we je aan? Voltijdse vervangingsovereenkomst van een collega in bevallingsverlof en aansluitend ouderschapsverlof (tot in januari 2017). Je start op 12 juli 2016 zodat je nog kan gebrieft worden door deze collega en enkele dagen kan dubbel lopen. Je loon is afhankelijk van over te nemen anciënniteit in de publieke sector en max. 10 jaar relevante privéanciënniteit (weddenschaal C1-C2-C3) o Loon van minimum 1816,15 bruto per maand o.b.v. 0 jaar anciënniteit. o Loon van minimum 2211,55 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit. Maaltijdcheques van 8, met een eigen bijdrage van 1,14 Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk Gunstige verlofregeling Glijdende werkuren
Hoe solliciteren? Solliciteren kan je tot en met 30 juni 2016. Je doet dit online via de link www.ocmw-leuven.be/vacatures (klik daarna op HIER en klik door naar de vacature). Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: 1. Nederlandstalige motivatiebrief (Tip: licht de gevraagde kennis/ervaring uitgebreid toe) 2. Uitgebreid Nederlandstalig Cv 3. Kopie van het vereiste diploma (minstens het diploma secundair onderwijs) Bij een onvolledige of laattijdige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Tijdens de selectie zal je steeds via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken in de selectieprocedure. Wat zijn de vereisten (toelatings- en aanwervingsvoorwaarden)? Bij de indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister (max. 3 maanden oud) Burgerlijke en politieke rechten genieten Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. Voor indiensttreding vindt er een medisch onderzoek plaats. Beschikken over: diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgestelde studie buitenlands diploma? Zie bijlage 2 Slagen voor een vergelijkende selectieproef. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 Programma selectieproef 1. Screening van de kandidaten op basis van hun motivatiebrief en CV De deskundige Werving maakt een eerste screening op basis van volgende criteria: verzorgde CV, gegronde motivatie, beschikt over de gevraagde kennis, heeft relevante ervaring. Zorg dus voor een recent en overzichtelijk CV bij je sollicitatie en licht je motivatie en ervaring uitgebreid toe. Je behaalt minstens 60% om te slagen. De 6 best scorende en geslaagde kandidaten worden uitgenodigd voor het jurygesprek. Haakt een kandidaat af, nodigen we de volgende geslaagde kandidaat in de rangschikking uit. 2. Jurygesprek met vakinhoudelijke case (4 of 5 juli) Het mondeling gedeelte bestaat uit een interview met vakinhoudelijke cases. Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van jouw profiel met de specifieke vereisten van de functie evenals van jouw motivatie en professionele verwachtingen. Je bereidt één of meerdere cases schriftelijk voor, licht deze mondeling toe aan de jury, gevolgd door een bevraging. Een deskundige Werving en een deskundige uit het werkveld treden op als jury. Je behaalt minstens 60% om te slagen. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het jurygesprek. Contactgegevens dienst Werving & Onthaal: 016/24.82.82
BIJLAGE 1: FUNCTIEKAART ADMINISTRATIEF MEDEWERKER WERVING & ONTHAAL 1. Functiedoel: Als administratief medewerker binnen de dienst Werving & Onthaal bied je ondersteuning aan de deskundigen Werving. Je zorgt voor een correcte administratie doorheen de selectie- en aanwervingsprocedure en zorgt er mee voor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen. 2. Opdrachten: 2.1. Je biedt administratieve ondersteuning aan de deskundige Werving. opbellen en inplannen van kandidaten voor selectiegesprekken nauwkeurige administratieve opvolging garanderen binnen de verschillende selectieprocedures vanuit ons sollicitatiesysteem, CV Warehouse screening van inkomende sollicitaties op geldigheid en diplomavereisten uploaden van bijkomende documenten in CV Warehouse opmaken van wervingsreserves en deze up-to-date houden opvolgen van reacties van aangestelde kandidaten met het oog op een snelle invulling van de vacature communiceren van stand van zaken naar betrokken diensten 2.2. Je bent het eerste aanspreekpunt (via mail en telefonisch) van zowel sollicitanten als medewerkers en behandelt de informatie in alle vertrouwen. Dit houdt in: beheren van de algemene mailbox begeleiden van sollicitanten die moeilijkheden ondervinden bij het online solliciteren beantwoorden van algemene vragen van kandidaten over openstaande vacatures, de manier van solliciteren en het selectieproces contacteren van geslaagde kandidaten en de jobaanbieding met hen bespreken. beantwoorden van gedetailleerde vragen over individuele personeelsdossier m.b.t. contracten, het beoefenen van nevenactiviteiten, arbeidsregimes enz. berekenen van opzegtermijnen op vraag van zowel de werknemer als de betrokken dienst 2.3. Je onthaalt nieuwe medewerkers en draagt bij tot zijn/haar goede start. inplannen van het onthaalgesprek, medisch onderzoek en eventueel een afspraak voor het passen van de werkkledij opmaken van de contracten en eventuele bijlagen onthaalgesprek voeren en de eerste administratieve documenten in orde brengen checken of de nieuwe medewerker in aanmerking komt voor één van de tewerkstellingssubsidies samenstelling van het administratieve personeelsdossier en dit tijdig aan de dossierbeheerders overmaken voor gedetailleerde administratieve afhandeling nauwe samenwerking met de andere collega s binnen het departement, alsook de andere diensten 2.4. Je bereidt de vergaderingen van het Vast Bureau, Raad en de bijzondere comités voor en zorgt voor de correcte afhandeling. opmaken van correcte en overzichtelijke verslagen i.v.m. aanwervingen, benoemingen, contractwijzigingen, ontslagen, klaarzetten van de personeelsdossiers voor de vergadering op regelmatige basis de administratieve voorbereiding en afhandeling van de vergaderingen van Vast Bureau, Raad, Bijzonder Comité,
Je gebruikt hiervoor de notuleringstoepassing Cobra en respecteert de wettelijke termijnen 2.5. Je bent verantwoordelijk voor een aantal specifieke taken binnen het departement Personeel & Organisatie. organisatie of deelname aan Zuiddag, studentendagen, jobdagen en beurzen opvolgen van de relevante wetgeving rond arbeidsovereenkomsten beheren van de bestaande en nieuwe functiekaarten en functiebeschrijvingen klasseren van de uittreksels, brieven en bewijzen van aangetekende zendingen 3. Vereiste competenties: Integriteit A: handelt op een correcte en eerlijke wijze Kan een mogelijk belangenconflict erkennen Samenwerken A: helpt collega s als zij erom vragen steunt soms voorstellen van anderen past zich aan de groep aan Klantgerichtheid B: overtuigt zich van de bedoeling van een verzoek, verkent de vraagstelling adequaat schetst mogelijke oplossingen en hun beperkingen, helpt de klant kiezen in functie van specifieke behoeften past indien mogelijk de modaliteiten aan in functie van de vraag Organisatieloyaliteit A: handelt naar derden steeds conform de belangen van de organisatie laat blijken dat het organisatiebelang primeert op het individuele belang Nauwkeurigheid B: blijft onder tijdsdruk en grote hoeveelheden werk vasthouden aan de zorg voor juistheid en aandacht voor details werkt systematisch om niets te vergeten of over het hoofd te zien doet aan zelfcontrole Plannen en organiseren A: stelt prioriteiten in overleg op, en werkt volgens plan zorgt ervoor dat de dingen ordelijk en efficiënt kunnen afgehandeld worden doet wat belangrijk is Initiatief B: Komt uit eigen beweging met een plan of een voorstel tot oplossing Kan de vooruitgang van een proces weer op gang brengen of versnellen
BIJLAGE 2: DIPLOMA De functies bij OCMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, B en C heb je een diploma nodig. Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OCMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau B: je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau C: je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? Ben je laatstejaarsscholier of student en sta je voor je eindexamens, dan moet je het bewijs dat je aan de diplomavereiste voldoet, voor de aanstelling ingediend hebben. Bij je kandidatuurstelling voeg je een attest van je school, waaruit blijkt dat je in het laatste jaar van je studies zit en met vermelding van de datum of termijn waarop verwacht wordt dat je je diploma, nodig voor de functie waarvoor je solliciteert, zal behalen. Je moet jouw diploma kunnen indienen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Attest van de school opladen bij jouw kandidatuurstelling Diploma inleveren voor de indiensttreding Buitenlands diploma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARIC. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARIC-Vlaanderen. Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar http://www.ond.vlaanderen.be/naric Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: Bewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARIC mee opladen bij jouw kandidatuur Bewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARIC, voorleggen uiterlijk bij je aanstelling