1. Algemeen In deze richtlijn is vastgelegd op welke wijze het vervoersbeleid van medewerkers van het Erasmus MC is geregeld. Belangrijk speerpunt in het vervoersbeleid van het Erasmus MC is het terugdringen van vermijdbaar autogebruik voor het woon-werkverkeer. Dit is enerzijds ingegeven door het gebrek aan parkeerplaatsen en anderzijds door milieuwetgeving gericht op het verminderen van de uitstoot van gevaarlijke gassen. Het vervoersbeleid voor medewerkers kent kort samengevat twee keuzemogelijkheden: 1. Autoregeling (betaald parkeren): - betaald parkeren in de piekuren (maandag-vrijdag van 05.00 13.30 uur) in de Museumparkgarage, Nieuw Hoboken en de Daniel den Hoed; - gratis parkeren in de daluren (maandag-vrijdag 13.30 05.00, weekenden en feestdagen) in de bezoekersgarage; - tarieven per dag 3,= ( woon-werkafstand vanaf 6 km enkele reis) of 8,= (minder dan 6 km enkele reis); - geen tegemoetkoming in de reiskosten 2. Individueel reisbudget (IRB) - tegemoetkoming in de reiskosten op basis van woon-werkafstand en naar rato van het aantal gewerkte dagen; - maximaal 6x per jaar betaald parkeren tijdens de piekuren voor 3,= per dag in de Museumparkgarage, Nieuw Hoboken en de Daniel den Hoed; - gratis parkeren tijdens de daluren in de bezoekersgarages. Hieronder worden beide keuze mogelijkheden nader toegelicht. Uitgangspunten - Het vervoersbeleid treedt vanaf 1 november 2011 in werking. - De medewerker bepaalt zelf of hij/zij gebruik wenst te maken van de autoregeling of het individueel reisbudget (IRB). - De keuze die een medewerker maakt voor het IRB geldt in principe voor één jaar, tenzij er sprake is van een dusdanig gewijzigde omstandigheid dat in redelijkheid de medewerker niet langer aan deze vervoerskeuze gehouden kan worden. - Indien de medewerker een aanvraag/wijzigingsformulier indient, dient deze altijd mede ondertekend te worden door de leidinggevende in verband met het vaststellen van het aantal reisdagen. - Bij het bepalen van de woon-werk afstand wordt voor Erasmus MC centrumlocatie, Sophia, Faculteit, Gk-gebouw en Nieuw Hoboken postcode 3015 GD voor Erasmus MC-Daniel den Hoed postcode 3075 EA. Als woonlocatie wordt ingebracht de postcode van de medewerker. De afstand van het woon-werkverkeer wordt bepaald aan de 1
hand van de routeplanner, vastgesteld door de Raad van Bestuur, waarbij de kortste afstand tussen de postcode van de woonlocatie en die van de werklocatie als uitgangspunt wordt genomen. 2. Toepasselijkheid Deze richtlijn is van toepassing op alle medewerkers op wie de CAO-UMC van toepassing is, tenzij in de richtlijn of elders uitdrukkelijk anders is bepaald. Deze richtlijn is niet van toepassing op medewerkers die verhuisplichtig zijn gesteld op grond van artikel 5.4 CAO-UMC. Voor verhuisplichtige medewerkers is artikel 5.4 CAO- UMC en richtlijn 6B van toepassing. Medische of Sociale indicatie Voor medewerkers met een medische of sociale indicatie afgegeven door de leidinggevende op advies van een arbo-arts van het Erasmus MC zullen op het parkeerterrein maatwerkvoorzieningen worden gerealiseerd. Deze medewerkers komen in aanmerking voor een IRB en behouden tevens de mogelijkheid om gratis onbeperkt te parkeren in de bezoekersgarages, ongeacht het tijdstip en de woonafstand. Medewerkers met een tijdelijke indicatie komen voor de duur van de indicatie eveneens in aanmerking voor maatwerkvoorzieningen en de mogelijkheid om gratis onbeperkt te parkeren ongeacht het tijdstip en de woonafstand. Medewerkers met een functiegebonden noodzakelijk autogebruik De Raad van Bestuur zal nadere regels vaststellen voor medewerkers die op grond van hun functie genoodzaakt zijn gebruik te maken van een auto. Uitgangspunt is dat deze medewerkers ongeacht het gebruik van de auto in aanmerking kunnen komen voor een IRB. Een overzicht van de functies die hiervoor in aanmerking komen wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. 3. Autoregeling (betaald parkeren) Algemeen Hoewel het nieuwe vervoersbeleid het individueel autogebruik door medewerkers probeert terug te dringen heeft de medewerker nog steeds de vrijheid om te kiezen voor de autoregeling. Er wordt echter geen tegemoetkoming in de reiskosten verstrekt. Alle medewerkers kunnen in de daluren gratis parkeren in de bezoekersgarages. De medewerker die kiest voor de autoregeling heeft de mogelijkheid om gedurende de piekuren (maandag tot en met vrijdag van 05.00 uur tot 13.30 uur) betaald te parkeren. Medewerkers kunnen parkeren op de parkeerplekken die voor medewerkers door de Raad van Bestuur beschikbaar zijn gesteld (Museumparkgarage, Nieuw Hoboken en Daniel den Hoed). De medewerker die kiest voor de autoregeling heeft geen gegarandeerde parkeerplaats. Het betaald parkeren geldt voor alle medewerkers van het Erasmus MC die voor de autoregeling hebben gekozen en voor alle locaties van het Erasmus MC. 2
Gedurende de daltijden (maandag tot en met vrijdag van 13.30 uur tot 05.00 uur, weekenden en feestdagen) kunnen medewerkers gratis parkeren in de bezoekersgarages. De medewerker met een woon-werkafstand tot 6 kilometer betaalt in de piekuren 8 euro per dag. De medewerker met een woon-werkafstand van 6 kilometer of meer betaalt in de piekuren 3 euro per dag. Toegang tot het parkeerterrein geschiedt door middel van de Erasmus MC-pas. Per dag zal uitsluitend de eerste geregistreerde inrit leiden tot inhouding van het, voor dat moment geldende, parkeertarief. Het maakt daarbij niet uit hoe vaak per dag van de parkeervoorziening gebruik wordt gemaakt. Autoregeling a la carte De medewerker kan voor de autoregeling a la carte kiezen. Ten aanzien van parkeren en parkeertarieven geldt hetzelfde als bij de autoregeling. Bij de autoregeling a la carte kiest de medewerker er voor om, vanaf een woon-werkafstand retour van meer dan 5 kilometer tot 150 kilometer retour, 0,19 per kilometer in te zetten vanuit zijn brutoloon. Hierdoor verlaagt de medewerker zijn brutoloon waardoor minder loonheffing betaald hoeft te worden en de medewerker netto meer salaris ontvangt. De medewerker wordt via het aanvraagformulier gewezen op de consequenties die verlaging van het brutoloon met zich meebrengt. Uitzonderingen De volgende categorieën werknemers komen niet in aanmerking voor de autoregeling: uitzendkrachten; stagiaires; medisch studenten die geen bezoldigde aanstelling hebben bij het Erasmus MC co-assistenten medewerkers met een onbezoldigde aanstelling/ gastvrijheidovereenkomst Deze groepen kunnen gebruik maken van de betaald parkeren garage van het Erasmus MC tegen het geldende tarief voor bezoekers. Vrijwilligers kunnen gratis parkeren met hun Erasmus MC-pas Procedure aanmelding Aanmelding voor de autoregeling geschiedt middels het aanvraagformulier woonwerkverkeer. Het formulier moet worden ingeleverd bij P&O van het clusterbureau. Voor de verdere procedure wordt verwezen naar de toelichting op het betreffende formulier. 3
4. Individueel reisbudget (IRB) Algemeen Het individueel reisbudget is bedoeld om maatwerk in woon-werkverkeer mogelijk te maken waarbij de medewerker vrij is in zijn keuze van het vervoermiddel. Ook bij deze keuze staat het terugdringen van het individueel autogebruik voorop. Parkeren in de daluren is voor alle medewerkers gratis. Motoren, scooters en brommers kunnen gratis parkeren op de daartoe aangewezen plaatsen. De medewerker die kiest voor het individueel reisbudget (IRB) kan per dag bepalen hoe hij naar het werk komt. Bij diensten op kantoortijden kiest men bijvoorbeeld voor de fiets of het openbaar vervoer, terwijl voor de avond- en nachtdiensten voor de auto gekozen wordt. De medewerker krijgt bij het IRB maandelijks een tegemoetkoming in de reiskosten waarbij zelf bepaald kan worden van welke vervoermiddelen men gebruik wil maken voor het woon-werkverkeer. Vergoeding Van iedere medewerker die kiest voor het IRB moet eenmalig bepaald worden hoeveel de woon-werkafstand in kilometers bedraagt. Dit wordt bepaald met behulp van de routeplanner, vastgesteld door de Raad van Bestuur, waarbij de kortste afstand tussen de postcode van de woonlocatie en die van de werklocatie als uitgangspunt wordt genomen. Bij het bepalen van de afstand voor Erasmus MC Centrumlocatie, Sophia, Faculteit, Gkgebouw en Nieuw Hoboken wordt postcode 3015 GD gebruikt, voor de locatie Erasmus MC-Daniel den Hoed de postcode 3075 EA. Als woonlocatie wordt ingebracht de postcode van de medewerker. Het aantal kilometers woon-werkverkeer wordt vermenigvuldigd met een onbelaste kilometervergoeding van 0,15 met een maximum vergoeding voor woon-werkverkeer van 3.090,00 per jaar, te weten 206 werkdagen (5 reisdagen per week) x 100 kilometer per dag(2 x 50) x 0,15. Het aantal van 206 werkdagen per jaar is vastgesteld door de Belastingdienst. Bij dit aantal hoeft er geen rittenadministratie bijgehouden te worden en hoeft achteraf geen verrekening of loonbijtelling plaats te vinden. Het bedrag zal maandelijks bij het salaris worden uitgekeerd. De vergoeding wordt bepaald naar rato van het aantal overeengekomen reisdagen. Voor de medewerker die minder dan 5 dagen reist, wordt de vergoeding als volgt berekend: 206 x (aantal reisdagen per week/5) x aantal kilometers per dag heen en terug (maximaal 100 kilometer) x 0,15. Vaste voet Indien bij een vijfdaagse werkweek de berekening van een Individueel Reis Budget (IRB) volgens de formule: 206 * (aantal woon-werkkilometers enkele reis * 2) * 0,15 een lager bedrag oplevert dan 200,00 dan wordt de vergoeding vastgesteld op 200,00. Bij minder dan vijf reisdagen per week geldt een vergoeding naar rato. 4
Indien de vergoeding van 200,00, omgerekend naar kilometervergoeding, boven de 0,18 per kilometer uitkomt is het meerbedrag belast. Dit komt voor rekening van de werkgever. IRB a la carte De medewerker kan kiezen voor de IRB a la carte. De medewerker ontvangt dezelfde vergoeding als bij de IRB. Daarnaast zet de medewerker bij de IRB a la carte, vanaf een woon-werkafstand van meer dan 5 kilometer retour en tot 100 kilometer retour, 0,04 per kilometer in vanuit zijn brutoloon. En vanaf een woon-werkafstand van meer dan 100 kilometer retour tot 150 kilometer retour 0,19 per kilometer. Hierdoor verlaagt de medewerker zijn brutoloon waardoor minder loonheffing betaald hoeft te worden en de medewerker netto meer salaris ontvangt. De medewerker wordt via het aanvraagformulier gewezen op de consequenties die verlaging van het brutoloon met zich meebrengt. Parkeren Medewerkers die gekozen hebben voor IRB of IRB a la carte hebben de mogelijkheid om maximaal 6 keer per jaar gedurende de piekuren (maandag tot en met vrijdag van 05.00 uur tot 13.30 uur) betaald te parkeren. Medewerkers kunnen parkeren op de parkeerplekken die voor medewerkers door de Raad van Bestuur beschikbaar zijn gesteld (Museumparkgarage, Nieuw Hoboken en Daniel den Hoed). Er is geen sprake van een gegarandeerde parkeerplaats. Het systeem van parkeertarieven is gebaseerd op een betaling per dag met een maximum van 6 keer per jaar. Het tarief bedraagt 3 euro per dag. Gedurende de daltijden (maandag tot en met vrijdag van 13.30 uur tot 05.00 uur, weekenden en feestdagen) kunnen medewerkers gratis parkeren in de bezoekersgarages Toegang tot het parkeerterrein geschiedt door middel van de Erasmus MC-pas. Per dag zal uitsluitend de eerste geregistreerde inrit leiden tot inhouding van het, voor dat moment geldende, parkeertarief. Het maakt daarbij niet uit hoe vaak per dag van de parkeervoorziening gebruik wordt gemaakt. Als een medewerker in een jaar 6 keer van zijn parkeermogelijkheid gebruik heeft gemaakt en hij wil een zevende keer bij het werk parkeren, dan is dat in de piekuren alleen mogelijk tegen de normale commerciële tarieven van de betreffende parkeergarage/parkeerplaats. Garantieregeling De medewerker die per 1 juli 2004 een hogere reiskostenvergoeding ontving op basis van het tot die tijd geldende beleid, valt onder de garantieregeling. Voor deze medewerker geldt dat de toen geldende reiskostenvergoeding met indexering doorloopt. Per 1 november 2011 geldt dat de medewerker die tot deze datum onder de garantieregeling valt, onder deze garantieregeling blijft vallen tenzij hij met de verhoogde IRB-vergoeding van 0,15 per kilometer een hogere maandelijkse vergoeding zal 5
ontvangen. In dat geval geldt voor deze medewerker vanaf 1 november 2011 de hogere IRB-vergoeding en vervalt voor hem de garantieregeling. Medewerkers die wegens verhuizing of wijziging plaats van tewerkstelling, niet langer in aanmerking komen voor de garantieregeling zullen een IRB-vergoeding ontvangen. De medewerkers waarvoor dit geldt worden schriftelijk hiervan op de hoogte gesteld. Voor de medewerkers die onder de garantieregeling blijven vallen geldt dat de voorwaarden van de garantieregeling onverkort van toepassing blijven. Hieronder valt het jaarlijks overleggen van de vervoersbewijzen (abonnement) door de medewerker bij zijn P&O-afdeling. Voor medewerkers met een nul-uren-aanstelling of een min-max-aanstelling die de keuze IRB maken, vindt de vergoeding plaats aan de hand van de urendeclaratie. De vergoeding bedraagt 0,15 per km met een minimum dagbedrag van 0,97. Indien de vergoeding boven de 0,18 per kilometer uitkomt is het meerbedrag belast. Dit komt voor rekening van de werkgever. Afwezigheid Bij afwezigheid van langer dan één volledige kalendermaand wordt de tegemoetkoming in de reiskosten stopgezet. De betaling wordt hervat met ingang van de kalendermaand nadat de werkzaamheden, al dan niet gedeeltelijk, weer zijn aangevangen. Uitzonderingen De volgende medewerkers komen niet in aanmerking voor het IRB: Uitzendkrachten Stagiaires Vrijwilligers Medisch studenten die geen bezoldigde aanstelling hebben bij het Erasmus MC Co-assistenten Medewerkers met een onbezoldigde aanstelling/ gastvrijheidovereenkomst Leerlingen met een OV-kaart Procedure aanmelding Aanmelding voor het IRB geschiedt middels het aanvraagformulier woonwerkverkeer. De ingevulde formulieren moeten worden ingeleverd bij P&O van het clusterbureau. Voor de verdere procedure wordt verwezen naar de toelichting op het betreffende formulier. In gevallen waarin deze richtlijn niet voorziet, beslist de Raad van Bestuur. 5. Overige bepalingen Renteloos voorschot Het is mogelijk om van het Erasmus MC een voorschot te krijgen om een NS-trajectkaart of OV-jaarkaart aan te schaffen. Verrekening van dit voorschot vindt plaats door een maandelijkse inhouding op het salaris. 6
Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar bij de salarisadministratie. Het renteloos voorschot geldt alleen voor de OV-jaarkaart en de NS-jaartrajectkaart. Binnen een maand na ingang van de kaart moet deze getoond worden bij de salarisadministratie. Bij aanschaf van een jaarabonnement voor streek- of stadsvervoer (ZWN/RET) bieden de vervoersmaatschappijen de mogelijkheid om in (tien) termijnen te betalen zonder dat daarbij rente in rekening wordt gebracht. Voorfinanciering door het Erasmus MC is hierbij dan ook niet mogelijk. Dit geldt eveneens bij het gebruik van maandabonnementen. Bij tussentijdse beëindiging van het dienstverband bij het Erasmus MC of wijziging van vervoerskeuze, wordt het resterende bedrag teruggevorderd en zoveel mogelijk verrekend door inhouding op het laatste salaris. Deze richtlijn treedt in werking met ingang van 1 november 2011. Met ingang van die datum vervalt richtlijn 6A van december 2004. De Raad van Bestuur van het Erasmus 7
Bijlage Parkeertarieven Vervoerskeuzes en tarieven Omschrijving Maandag tot en met vrijdag Zaterdag Zondag Feestdagen (art. 6.2.2 CAO-UMC Autoregeling woonwerkafstand tot 12 km retour Autoregeling woonwerkafstand 12 km of meer retour Maximum aantal parkeerbeurten op piektijden Tarief boven maximum aantal parkeerbeurten op piektijden 00.00-05.00 05.00-13.30 13.30-24.00 00.00-24.00 00.00-24.00 00.00-24.00 daltarief piektarief daltarief daltarief daltarief daltarief 0,00 8,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Geen maximum Nvt 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Geen maximum Nvt Individueel Reisbudget 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 6 keer per jaar Commercieel tarief Medische/Sociale 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Geen maximum Nvt indicatie De parkeertarieven zijn gebaseerd op de volgende punten: 1. woonafstand van medewerkers tot het werk Er wordt een onderscheid gemaakt tussen medewerkers die een retourafstand woon-werk tot 12 kilometer hebben van hun werk wonen en medewerkers die een retourafstand woon-werk hebben van 12 kilometer of meer. Deze afstand wordt bepaald op basis van de routeplanner, vastgesteld door de Raad van Bestuur, waarbij de kortste afstand tussen de postcode van de woonlocatie en die van de werklocatie (maal twee en afgerond) als uitgangspunt wordt genomen voor berekening van de parkeertarieven. Bij het bepalen van de afstand wordt voor de Centrumlocatie en de locaties Sophia, Faculteit, Gk-gebouw en Nieuw Hoboken postcode 3015 GD gebruikt, voor de locatie Erasmus MC-Daniel den Hoed de postcode 3075 EA. Als woonlocatie wordt ingebracht de postcode van de medewerker. 8
2. het moment van binnenrijden bij de parkeerzones van het Erasmus MC Toegang tot het parkeerterrein geschiedt door middel van de Erasmus MC-pas. Per dag zal uitsluitend de eerste geregistreerde inrit leiden tot inhouding van het, voor dat moment geldende, parkeertarief. Het maakt daarbij niet uit hoe vaak per dag van de parkeervoorziening gebruik wordt gemaakt. Vrijgesteld van parkeergeld Motorrijders zijn vrijgesteld van parkeergeld mits de motor op een daarvoor bestemde plaats wordt geparkeerd. Tevens zijn vrijgesteld van parkeergeld de medewerkers die parkeren tijdens een avond-, nacht-, weekend- of spoeddienst. Ook voor medewerkers met een medische of sociale indicatie geldt, in combinatie met een keuze voor het IRB dat zij gratis kunnen parkeren. Het afdelingshoofd beslist ( na schriftelijk advies van de bedrijfsarts of het maatschappelijk werk) of er sprake is van een medische en/of sociale indicatie en meldt dit op het aanmeldings/wijzigingsformulier voorzien van zijn handtekening 9