VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: A. van der Ploeg Tel nr: 06-35113533 Nummer: 15A.00154 Datum: 24 februari 2015 Team: Onderwijs, Welzijn en Zorg Tekenstukken: Nee Bijlagen: 2 Afschrift aan: R. de Jongh, B. Weda N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: contractmanagement Wmo hulpmiddelen Advies: 1. Het beheer voor nieuw af te sluiten contracten voor de Wmo-hulpmiddelen onder te brengen bij Interpactum per 1 april 2015. 2. De offerte van Interpactum door de gemeente Ouder-Amstel als penvoerder van de 8 deelnemende gemeenten te laten ondertekenen. 3. De Wmo-raad van uw besluit in kennis te stellen. Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Koster
Inleiding: Op 29 juli 2014 is het college akkoord gegaan met de uitgangspunten voor de aanbesteding Wmohulpmiddelen zoals vastgelegd in de Startnotitie Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen. De aanbesteding is uitgevoerd in een samenwerkingsverband van 8 gemeenten (Ouder-Amstel, Uithoorn, Aalsmeer, Diemen, De Ronde Venen, Woerden, Oudewater en Montfoort) onder begeleiding van inkoopbureau Interpactum. In december 2014 heeft het college ingestemd met het sluiten van contracten met Meyra en Beenhakker voor de levering van de Wmo-hulpmiddelen. De nieuwe contracten gaan in op 1 april 2015. Goed beheer en managen van deze gezamenlijke contracten is één van de gezamenlijke doelstellingen binnen dit nieuwe contract. Met dit advies wordt u voorgesteld om dit contractbeheer onder te brengen bij Interpacturm, per 1 april 2015, voor de duur van 1 jaar met een mogelijke verlenging van nog een jaar. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: De bevoegdheid van B&W om overeenkomsten aan te gaan is geregeld in artikel 160 lid 1 van de Gemeentewet. Beoogd effect: In de door het college vastgestelde Startnotitie zijn de verbeterpunten ten opzichte van het huidige contract opgenomen. Onder deze verbeterpunten valt ook het contractbeheer. In het huidige contract wordt gestuurd op naleving van de contractafspraken door middel van een boeteclausule. Deze sturing is voor de gemeenten een arbeidsintensief proces (monitoren en innen van boetes) waarbij geen verbetering van de contractafspraken werd gerealiseerd. Uitgangspunt voor het nieuwe contract is de sturing op prestatieindicatoren in plaats van sturing op een boeteclausule. Sturing op deze prestatie-indicatoren is alleen mogelijk als één partij zich inzet voor alle deelnemende gemeenten. Bij de beoordeling van de offertes van inkooporganisaties is ook het onderdeel contractbeheer uitgevraagd. De intensiteit van het contractbeheer bepaalt de prijs. Een goede vergelijking van kosten en noodzakelijke inzet kan pas plaatsvinden nadat de aanbestedingsdocumenten (bestek en programma van eisen) zijn vastgesteld. Tijdens de bijeenkomst met de betrokken wethouders van de deelnemende gemeenten en de Wmo-raden is de noodzaak van goed contractbeheer benadrukt. Er is een verschil tussen contractbeheer en contractmanagement. Onder contractbeheer wordt het administratieve proces van het beheren van het contract binnen de gemeente verstaan. Hierbij wordt onder andere de looptijd van het contract bewaakt. Dit blijft een taak van de gemeente. Contractmanagement is het proces waarbij op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheer. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente. Dit contractmanagement sluit nauw aan bij de inhoud en doelstellingen van de nieuwe contracten. Interpactum is vakspecialist nauw betrokken bij de het tot stand komen van deze nieuwe contracten voor Wmo-hulpmiddelen. Huidige methodiek contractmanagement In het huidige contract treedt IBMN als contractbeheerder op namens de 8 deelnemende gemeenten. Taak van IBMN is om bij de drie gecontracteerde leveranciers input op te vragen op basis waarvan bewaakt kan worden of de leveranciers voldoen aan de verplichtingen. IBMN stuurt aan het eind van ieder jaar een overzicht aan iedere gemeente waaruit de overschrijdingen in verplichtingen duidelijk worden. Op basis hiervan kan de gemeente over het afgelopen jaar een boete opleggen. De beleidsmedewerkers van de betrokken gemeenten gaan ieder afzonderlijk in gesprek met de gecontracteerde aanbieders over de hoogte van deze boetes. Ervaring leert dat in een aantal gevallen de boetes onterecht of onjuist zijn berekend. Doordat de boetes pas na een jaar worden opgelegd dragen deze niet bij aan een verbetering van de naleving van de verplichtingen. Het beoordelen en opleggen van boetes is een arbeidsintensief proces voor betrokken gemeenten en levert geen verbetering van de resultaten. Voor de gecontracteerde leveranciers is
het opleggen van deze boetes (na één jaar) geen stimulans om tot verbetering te komen. Gewenste nieuwe methodiek contractmanagement In het nieuwe contract worden prestatie-indicatoren opgenomen zodat opdrachtgever de leverancier op objectieve en heldere onderwerpen uit het contract kan beoordelen. De prestatie-indicatoren zijn onderwerpen uit het contract die belangrijk zijn voor de uitvoering maar die ook te meten zijn. De beoordeling van prestatie-indicatoren wordt vanaf 1 april 2015 centraal voor alle 8 gemeenten door een vakspecialist uitgevoerd (eis 57 uit het door het college vastgestelde Programma van Eisen). Vanaf 1 juli 2015 wordt op basis van deze prestatie-indicatoren de leverancier beloond of gesanctioneerd bij goed dan wel ondermaats presteren. Hierdoor is geen sprake meer van contractbeheer maar contractmanagement. Als de leverancier gedurende 2 kwartalen onvoldoende scoort, zal de contractmanager gedurende 2 kwartalen 5% van de te leveren hulpmiddelen (zowel nieuw als vervanging van hulpmiddelen) aan de andere inschrijver toekennen. De 5% is op basis van alle te leveren hulpmiddelen voor alle acht gemeenten. Als gedurende de 2 kwartalen de leverancier voldoet aan de norm krijgt de leverancier de 5% leveringen weer terug. Als de leverancier nog steeds niet voldoet wordt door de contractmanager nogmaals 5% (dus in totaal 10%) van de leveringen afgenomen en toegekend aan de andere inschrijver. De leverancier presteert onvoldoende als van alle prestatie-indicatoren bij elkaar opgeteld 15% niet volgens contractuele afspraken zijn uitgevoerd. Op deze wijze kan maximaal 30% van de te leveren hulpmiddelen aan de andere leverancier worden toegekend. Als 30% wordt overschreden wordt de raamovereenkomst met deze leverancier beëindigd vanwege wanprestatie. De contractmanager gaat namens de 8 gemeenten verder met de derde inschrijver (wachtkamer) met wie een raamovereenkomst is afgesloten. Door deze prestatie-indicatoren kan de dienstverlening van de leverancier direct worden beoordeeld, beloond of bestraft. De gesprekken met de leveranciers over de verschuiving van omzet wordt door de contractmanager gedaan en dus niet meer door de beleidsmedewerkers van de betrokken gemeenten. Interpactum maakt periodiek inhoudelijke rapportages over de resultaten van het contractmanagement, die met de betrokken gemeenten besproken worden. Argumenten: 1.1 Goed contractmanagement verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners, die gebruik maken van een Wmo-hulpmiddel. De doelgroep van het contract Wmo-hulpmiddelen is kwetsbaar en veelal afhankelijk van een hulpmiddel. Het beheersen van contracten en contacten met externe leveranciers moet leiden tot het duurzaam waarborgen van de kwaliteit, stabiliteit en continuïteit van de dienstverlening. Een contractmanager moet de nodige kennis om de uitvoering het best te kunnen monitoren bezitten (en dus een vakspecialist zijn). Voordelen contractmanagement: - beter benutten van kwaliteiten en capaciteiten van de leveranciers - meer inzicht in prestaties van een leverancier in zijn geheel in plaats van per contract (per gemeente) - meer gestroomlijnde samenwerking, harmonie en tevredenheid tussen leverancier en gemeenten - meer innovatiekracht door samenwerking en bundeling van gemeenten - meer inzicht in risico s door centraal contractmanagement - betere interne en externe communicatie - kostenbesparing door efficiency - verkrijgen van betere meet- en sturingsmogelijkheden - vergroting van kennismacht naar leveranciers toe In het huidige contract lag de nadruk op het opleggen van boetes en niet in de verbetering van de prestaties waardoor naast de administratieve rompslomp bij gemeenten, cliënten de dupe zijn van slechte prestaties van de leverancier. Dit willen we in het nieuwe contract voorkomen. De keuze voor de methodiek van prestatie-indicatoren en verplaatsing van de omzet bij onvoldoende presteren biedt daarvoor de oplossing. Het is wel van belang dat dit contractmanagement centraal wordt opgepakt door een partij die daar ervaring mee heeft en de nodige vakkennis heeft. Alleen dan heeft de in het contract opgenomen monitoring van prestatie-indicatoren en de verplaatsing van de omzet bij onvoldoende presteren effect. Interpactum heeft ervaring met de in het Programma van Eisen opgenomen methodiek van beoordeling en managen van prestatie-indicatoren.
2.1 De gemeente Ouder-Amstel is penvoerder namens de 8 gemeenten. Omdat gemeente Ouder-Amstel namens alle 8 betrokken gemeenten opdrachtgever is, ligt de bevoegdheid van het ondertekenen van de offerte ook bij de gemeente Ouder-Amstel. Pas nadat alle 8 betrokken colleges een besluit hebben genomen, wordt formeel opdracht gegeven aan Interpactum. 3.1 Het is zorgvuldig om de Wmo-raad te infomeren. De Wmo-raad heeft meegedacht in het aanbestedingstraject voor de Wmo-hulpmiddelen. Het is zorgvuldig om deze raad te informeren over de voortgang van dit besluitvormingstraject. Kanttekening: Het contract wordt in eerste instantie aangegaan voor 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging van nog een jaar. Hierdoor loopt het contractmanagement gelijk met contract Wmo-hulpmiddelen. Aan het eind van het eerste jaar (eind 2015) vindt een evaluatie moment plaats waarin een go/no go moment wordt vastgelegd voor de dienstverlening van Interpactum in 2016. Dit geeft de gemeente Woerden ook de flexibiliteit om ook dit contractmanagement onder te brengen bij het Inkoop & Monitoring Utrecht West, dat uiteindelijk een integraal inkoopbureau zou kunnen worden (2016-2017). Financiën: Bij het opvragen van offertes voor de begeleiding tijdens dit inkoopproces (april 2014) is ook het contractmanagement meegenomen. De kosten die door de verschillende inschrijvers voor het contractmanagement zijn opgenomen zijn uiteenlopend. Dit heeft vooral te maken met het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement. Alleen in de offerte van Interpactum, aan wie de begeleiding van de inkoop is gegund (op 21 mei 2014), is in de offerte uitgegaan van een prijs van intensief contractmanagement op basis van prestatie-indicatoren. Alle andere partijen zijn in hun offerte uitgegaan van eenvoudig contractbeheer (vergelijkbaar met het contractbeheer van het huidige contract). Omdat het in april 2014 voor de deelnemende gemeenten nog niet helder was in welke vorm contractbeheer/management noodzakelijk/gewenst is, is de keuze voor een vorm van contractbeheer/management uitgesteld. Een inventarisatie van de kosten van contractbeheer en contractmanagement zijn echter wel in kaart gebracht doordat in de offertes van de verschillende inkoopbureaus deze kosten zijn meegenomen. Deze kosten zijn gebaseerd op een contractperiode van 4 jaar. De hieronder genoemde kosten zijn een indicatie en zijn een totaal van de kosten voor alle 8 gemeenten! BMC 28.800 voor 4 jaar (contractbeheer, vergelijkbaar met huidig beheer door IBMN) Het NIC 7.760 voor 4 jaar (beperkt contractbeheer, grote rol van iedere gemeentelijke administratie) Interpactum 43.776 voor 4 jaar (gebaseerd op intensief contractmanagement op basis van prestatieindicatoren) St. Rijk konden nog geen prijs gegeven, contractbeheer is nog in ontwikkeling Doordat Interpactum als inkoper en vakspecialist intensief betrokken is bij de totstandkoming van het Programma van Eisen en de innovatieve prestatie-indicatoren is Interpactum het beste in staat tot het managen van het contract Wmo-hulpmiddelen. Interpactum was de enige die bij de eerste offerte uitgegaan is van intensief contractmanagement, dit in tegenstelling tot de andere inkoopbureaus. Interpactum heeft veel vakinhoudelijke kennis en ervaring van het op deze wijze managen van Wmo-contracten (gemeente Amsterdam) en mede daarom de voorkeur het inkoopteam. De kosten worden verdeeld op basis van het inwoneraantal van de deelnemende gemeenten en op jaarbasis voldaan. Hierdoor zijn de kosten voor contractmanagement beperkt. De kosten voor contractmanagement zijn sterk afhankelijk van de grootte van de gemeente, de keuze voor een systeem en de inbedding van het contractmanagement in de gemeente. De inspanning die geleverd moet worden moet minder zijn dan de opbrengst van het contractmanagement. De kosten voor contractmanagement zijn bij de vorige aanbesteding ook gelijkmatig verdeeld over de deelnemende gemeenten. De mate van contractmanagement in het nieuwe contract is van andere orde. Hierbij valt ook het monitoren en eventueel sanctioneren onder het contractmanagement. Voor een grotere gemeente (meer hulpmiddelen) werkt dit zeker intensiteit verhogend. Een verdeling van de kosten op basis van de inwoneraantallen is reëel.
Op 16 januari 2015 is een geactualiseerde offerte van Interpactum voor het contractmanagement ontvangen. De kosten voor het contractmanagement bedragen 12.324 exclusief btw per jaar. Verdeelt over de 8 deelnemende gemeenten op basis van de inwoneraantallen bedragen de kosten per jaar: Gemeente Inwoneraantallen Kosten per jaar per 01-01-2015 Aalsmeer 30.770 Diemen 26.690 De Ronde Venen 42.605 Montfoort 13.653 Ouder-Amstel 13.280 Oudewater 9.934 Uithoorn 28.748 Woerden 50.650 Totaal 216.330 -- Voorgesteld wordt deze kosten in 2015 ten laste te brengen van het budget 54400401 34072 (Advies/onderzoekskosten, team Wmo/ SHV)). Er is voldoende geraamd. Uitvoering: Uw besluit wordt ambtelijk meegedeeld aan de gemeente Ouder-Amstel. Na ondertekening van de offerte van Interpactum wordt gestart met de implementatie van het contractmanagement. Na ontvangst van de factuur van Interpactum worden de kosten door de gemeente Ouder-Amstel in rekening gebracht bij de andere 7 deelnemende gemeenten. Communicatie / Website: Nvt Ondernemingsraad: Nvt Samenhang met eerdere besluitvorming: 14A.00595: Uitgangspunten Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen. 14A.00721: Aanbesteding WMO hulpmiddelen Bijlagen: 14.020761: Gunningsadvies met betrekking tot de Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen van het Samenwerkingsverband Midden Nederland versie 27-11-2014 15i.00429: Offerte van Interpactum
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 1 / 7 Gunningsadvies Met betrekking tot de Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen van het Samenwerkingsverband Midden Nederland Auteur Mark Kamminga E-mail: Mark@interpactum.nl Telefoon: +31 627872045
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 2 / 7 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 2 INLEIDING... 3 1 ORGANISATIE EN PLANNING VAN DE EVALUATIE... 4 1.1 EVALUATIE VAN DE OFFERTES... 4 1.2 ORGANISATIE... 4 1.3 PLANNING... 5 2 DE GUNNING... 6 2.1 ECONOMISCH MEEST VOORDELIGE INSCHRIJVING... 6 2.2 BEOORDELING GESCHIKTHEIDSEISEN EN PROGRAMMA VAN EISEN... 6 2.3 BEOORDELING INSCHRIJVINGEN... 6 2.4 CONCLUSIE... 7 2.5 ADVIES... 7
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 3 / 7 Inleiding Inleiding Op 8 oktober 2014 is de aanbesteding van het Samenwerkingsverband Midden Nederland ten behoeve van de huur Wmo-hulpmiddelen gepubliceerd. De aan de opdracht gestelde eisen en gunningcriteria zijn door de acht samenwerkende gemeentes vastgesteld in de startnotitie aanbesteding Wmo-hulpmiddelen (zie bijlage 1). Voor de uitvoering van de opdracht worden twee raamovereenkomsten afgesloten met gecontracteerde partijen. Elk van de twee partijen mag die categorie hulpmiddelen leveren waarvoor deze in zijn inschrijving op de Europese aanbesteding de laagste prijs heeft ingediend. De aanbesteding is uitgevoerd conform de openbare procedure van de Aanbestedingswet 2012. Dit betekent dat de selectie en gunningsfase in één procedure worden beoordeeld. Inschrijvers zelf moeten voldoen aan vooraf vastgestelde selectiecriteria. Daarnaast moet de te leveren dienstverlening minimaal voldoen aan het programma van eisen. De twee inschrijvers worden geselecteerd op basis van de behaalde punten op prijs en kwaliteit.
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 4 / 7 1 Organisatie en planning van de evaluatie 1.1 Evaluatie van de offertes Op woensdag 19 november 2014 vóór 15.00 uur dienden de offertes te zijn ingeleverd bij de gemeente Oudewater. De offertes zijn 19 november 2014 geopend zonder aanwezigheid van de Inschrijvers. Hiervan is een proces verbaal van opening opgesteld. In totaal hebben vier (4) partijen een inschrijving ingediend (zie bijlage 2). Inschrijvers op deze Europese aanbesteding zijn in alfabetische volgorde: - Beenhakker - Harting-Bank - Meyra - Welzorg De evaluatie van de inschrijvingen door de beoordelingscommissie heeft op plaatsgevonden op 25 november 2014 conform de volgende beoordelingsstappen: - Het volledig en zonder voorbehoud kunnen voldoen aan de eisen gesteld in de uitnodiging tot inschrijving; - Instemming met de bij de uitnodiging tot inschrijving gevoegde contractvoorwaarden; - Prijs; - Beoordeling kwalitatieve criteria (wensen) zoals aangegeven in de uitnodiging tot inschrijving. 1.2 Organisatie Betrokken bij de beoordeling van de inschrijvingen zijn: Naam functionaris Ben Schroevers Judith Ottenheym Frans de Jong Michelle Bohan Stefan de Weerdt Marije Willems Jeroen Göttgens Mark Kamminga (InterPactum) Functie in aanbestedingsprocedure Materiedeskundige gemeente Diemen Materiedeskundige gemeente Aalsmeer Materiedeskundige gemeente De Ronde venen Materiedeskundige gemeente Ouder-Amstel Materiedeskundige gemeente Uithoorn Materiedeskundige gemeente Montfoort Materiedeskundige gemeente Woerden en Oude- Water Procesbegeleider
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 5 / 7 1.3 Planning De Europese aanbesteding wordt uitgevoerd conform onderstaande planning. Actie Deadline Offerteaanvraag publiceren 08-10-2014 Indienen vragen t.b.v. Nota van Inlichtingen 20-10-2014, 17.00 uur CET Versturen Nota van Inlichtingen 28-10-2014 Sluitingsdatum indienen inschrijving 19-11-2014, 15.00 uur CET Voorlopige gunningsbeslissing 09-12-2014 Definitieve gunning 05-01-2015 Ondertekening raamovereenkomsten Medio januari 2015 Start looptijd raamovereenkomst 1 april 2015
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 6 / 7 2 De gunning 2.1 Economisch meest voordelige inschrijving De vier ingediende inschrijvingen zijn beoordeeld op basis van het gunningcriterium Economisch meest voordelige inschrijving. Dit betekent dat wordt gegund op het voldoen aan de geschiktheidseisen, het programma van eisen, de prijs en de kwaliteit van de dienstverlening. 2.2 Beoordeling geschiktheidseisen en programma van eisen De beoordeling van de geschiktheidseisen is uitgevoerd door Mark Kamminga. Alle inschrijvingen en inschrijvers voldoen aan de in de uitnodiging tot inschrijving gestelde eisen. 2.3 Beoordeling inschrijvingen De beoordeling van de geldige inschrijvingen heeft niet geleid tot onregelmatigheden. De uitkomst van de beoordeling resulteert in het volgende beeld: Overall score Deze tabel geeft de overall score weer die bestaat uit de punten voor de prijs en de kwaliteit van de vier inschrijvers. aantal punten kwaliteit aantal punten prijs totaal ranking Inschrijver Beenhakker 30 60,00 90,00 1 Harting-Bank 30 50,30 80,30 3 Meyra 28 60,00 87,50 2 Welzorg 20 60,00 80,00 4 Score op kwaliteit Deze tabel geeft de scores weer die de vier inschrijvers op het onderdeel kwaliteit hebben gescoord. De kwaliteit bestaat uit vier gunningcriteria (wensen). Voor elke wens kon maximaal 10 punten gescoord worden. De scores zijn door de beoordelingscommissie bepaald op 25 november 2014. De beoordeling is uitgevoerd conform de methodiek zoals deze ook aan de inschrijvers bekend is gemaakt in de Uitnodiging tot inschrijving. Digitale communicatie (10 punten) Communicatie cliënten (10 punten) Sociaal Domein (10 punten) Totaal puntenaantal kwaliteit Optimalisatie Inschrijver (10 punten) Beenhakker 7,5 7,5 7,5 7,5 30 Harting-Bank 7,5 7,5 7,5 7,5 30 Meyra 7,5 7,5 7,5 5 27,5 Welzorg 5 5 5 5 20
Gunningsadvies Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen 27-11-2014 7 / 7 Score op prijs Deze tabel geeft de scores voor de prijs weer zoals die door de vier inschrijvers zijn behaald. Om er voor te zorgen dat de aanbesteding niet gekocht kon worden is aan de inschrijvers een minimum inschrijfsom meegegeven. Uit onderstaande tabel blijkt dat 3 inschrijvers dezelfde inschrijfsom hebben ingediend. Deze inschrijfsom is de opgelegde minimale inschrijfsom. Inschrijvers inschrijfsom Ranking Verschil laagste prijs Percentage verschil puntenaantal prijs Beenhakker 151.317,00 1-0% 60,00 Harting-Bank 175.785,23 4 24.468,23 16% 50,30 Meyra 151.317,00 1-0% 60,00 Welzorg 151.317,00 1-0% 60,00 2.4 Conclusie Uit het overall overzicht in paragraaf 2.3 blijkt dat Beenhakker de hoogste totaalscore heeft met 90 punten. Op tweede plaats is de inschrijving van Meyra geëindigd met 87,5 punten. Op derde plaats Harting-Bank met 80,3 punten. En op de vierde plaats Welzorg met 80,0 punten. 2.5 Advies Gelet op bovenstaande wordt geadviseerd een overeenkomst te sluiten met Beenhakker en Meyra voor de levering en onderhoud van Wmo-hulpmiddelen. Naast deze twee raamovereenkomsten wordt geadviseerd een overeenkomst te sluiten met Harting-Bank in het kader van de wachtkamerconstructie. Mocht, om wat voor reden dan ook, één van de eerste twee leveranciers niet meer aan zijn verplichtingen na kunnen komen dan kan Harting-Bank onder dezelfde voorwaarden de taken van deze leverancier overnemen. Na goedkeuring van dit advies door de colleges worden de vier inschrijvers geïnformeerd middels een brief met daarin ons voornemen tot gunnen aan Beenhakker en Meyra. Na dit voornemen tot gunning dient de standstill-termijn (periode van 20 kalenderdagen) in acht te worden genomen. Gedurende deze periode hebben afgewezen inschrijvers, die zich niet kunnen vinden in het voornemen, de mogelijkheid nadere informatie te vragen en in het uiterste geval ons voor de rechter dagvaarden om daar het gelijk te halen. Om dit te voorkomen zijn in de beoordelingscommissie helder de plus- en minpunten per wens vastgelegd en wordt deze motivatie in het voornemen tot gunnen aan de inschrijvers meegegeven. De gunning is pas definitief indien er een definitieve gunningsbeslissing is verzonden aan de winnende partijen (aanvaarding aanbod). De aanvaarding van het aanbod zal bestaan uit de ondertekening van de raamovereenkomsten.
Voorstel dienstverlening InterPactum voor het samenwerkingsverband van de gemeenten: Aalsmeer, De Ronde Venen, Diemen, Montfoort, Oudewater, Ouder-Amstel, Uithoorn en Woerden Inrichting contractmanagement aanbesteding WMO-hulpmiddelen Geachte mevrouw Bohan, Amsterdam, 23 januari 2015 U heeft ons verzocht om een voorstel aan te leveren voor de inrichting en uitvoering van het contractmanagement voor de raamovereenkomst volgend uit de aanbesteding Inkoopondersteuning WMOhulpmiddelen voor de gemeenten Aalsmeer, De Ronde Venen, Diemen, Montfoort, Oudewater, Ouder- Amstel, Uithoorn en Woerden. In dit voorstel wordt een visie en aanpak omschreven inclusief de uitwerking van het contractmanagement. Ons voorstel heeft betrekking op de contractjaren 2015 en 2016 om zo aan te sluiten bij de gesloten raamovereenkomsten. Tussentijdse evaluaties met u als opdrachtgever, per kwartaal, dienen als basis om verwachtingen te management en eventuele aanpassingen tijdig door te voeren. In december 2015 zullen we op basis van een evaluatie met u als opdrachtgever een go/no go moment inplannen voor de door InterPactum voorgestelde werkzaamheden in deze offerte voor 2016. Het voorstel is als volgt opgebouwd: Deel I Deel II Deel III Visie op contractmanagement Professioneel opdrachtgeverschap Uit te voeren werkzaamheden contractmanagement binnen het samenwerkingsverband op De raamovereenkomst volgend uit de aanbesteding WMO Hulpmiddelen Inzet, planning en kosten InterPactum Bijlage I Bijlage II Referenties InterPactum CV Eeke Jagers Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u vragen dan wel opmerkingen hebben dan kunt u ons uiteraard bereiken via de bekende gegevens. Met vriendelijke groet, Norbert van Sinderen Partner en adviseur InterPactum 06 18581326 norbert@interpactum.nl www.interpactum.nl InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258
Inleiding De gemeenten Ouder-Amstel, Uithoorn, Aalsmeer, Diemen, Woerden, Oude-water, Ronde Venen en Montfort hebben onlangs gezamenlijk de aanbesteding Wmo-Hulpmiddelen afgerond. Meer concreet betreft het de huur van onder meer (elektrische) rolstoelen, scootmobielen, driewielfietsen, roerende woonvoorzieningen en individuele aanpassingen. De gemeenten hebben afspraken gemaakt met aanbieders van de WMO-hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat er per 1 januari 2015 ondersteuning beschikbaar is waarbij de volgende speerpunten zijn nagestreefd: - Zo veel mogelijk dicht bij de burger organiseren - Zo veel mogelijk ruimte voor de professional - Zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij de inkoop - Beste prijs/kwaliteit garantie InterPactum heeft de aanbesteding begeleid welke onlangs is afgerond. Er zijn 2 leveranciers gegund en er is een wachtkamerconstructie gesloten. In totaal zijn er 16 overeenkomsten gesloten tussen de 2 leveranciers en 8 gemeenten. Nu de contracten getekend zijn en er door de leveranciers geleverd wordt is het van belang om te monitoren of de dienstverlening aan de gemaakte afspraken voldoet. Het contractmanagement zal ingericht en uitgevoerd moeten worden. In het inkoop en contractmanagement proces ziet dat er als volgt uit: Inkoop Contractmanagement Specificeren Selecteren Evalueren Contracteren Bestellen Controleren InterPactum zal bij de inrichting van het contractmanagement aansturen op toekomstig partnerschap. Dit alles met het oog op beoogde resultaten: efficiënte samenwerkingsvormen, het bieden van maatwerk en optimale ruimte voor innovatie. InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258
Deel I Visie op contractmanagement en Professioneel Opdrachtgeverschap Vanuit het perspectief van inkoop is opdrachtgeverschap vaak synoniem met goed inkopen, professioneel contractmanagement en bewaking van de afgesproken kwaliteit en prestatie indicatoren. De opdrachtgeverrol van de gemeente kent verschillende niveaus. Strategisch en tactisch/uitvoerend, waarbij het bij strategie over de hoofdlijnen, kaders en budgetten gaat en de bij tactiek en uitvoering veel meer over de prestaties en kwaliteit van de dienstverlening richting de klant gaat. InterPactum richt zich in deze offerte met name op het uitvoerende aspect. Aan de hand van de verschillende stadia van het proces van aanbesteden en contractmanagement tot en met de evaluatie van resultaten is dit hieronder weergegeven. Contractmanagement is het verbindende element tussen primair proces en ondersteunend proces. Het is een middel en geen doel op zich. De functie van contractmanagement komt optimaal tot stand wanneer het tussen verschillende disciplines, afdelingen, opdrachtgever, -nemers, primaire en ondersteunende processen gepositioneerd is. Een gedegen contractmanagement is noodzakelijk om de processen te beheersen. Daarnaast is het van belang om een goede samenwerking aan te gaan met de verschillende leveranciers. In een optimale situatie komen de doelstellingen en behoefte van de leverancier samen met het maatschappelijk belang van de opdrachtgever en klanten. In het model hieronder ligt de focus van InterPactum op effectiviteit. Communiceren met de leveranciers (de externe oriëntatie) in combinatie met een goed ingerichte bedrijfsvoering (interne beheersing) zijn daarvoor noodzakelijk. Intern zal ook periodiek geëvalueerd moeten worden om te bepalen hoe groot de effectiviteit is. De belangrijkste vraag daarbij is of de beoogde resultaten worden behaald en of geformuleerde vraagstelling wordt beantwoord. Zodra blijkt dat aanpak en werkwijze effectief is, kan de focus verlegd worden naar efficiency. Dit betekent dat naast het optimaliseren van de externe oriëntatie, er energie wordt gestoken in het optimaliseren van interne processen. InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258
Deel II Uit te voeren werkzaamheden contractmanagement binnen het samenwerkingsverband op de aanbesteding WMO Hulpmiddelen Gedurende de doorlooptijden van de (raam)contracten monitort, 2015-2016, controleert en evalueert InterPactum de geleverde dienstverlening. De gemaakte prestatieafspraken met de leveranciers worden gemonitord om zo te controleren, en waar nodig in te grijpen, of contractuele verplichtingen worden nagekomen. De contractbeheerder neemt hierin een rapporterende, signalerende en adviserende rol aan richting bestuur, opdrachtgevers en opdrachtnemers. Het startpunt voor contractmanagement vanuit InterPactum vormen de raamovereenkomsten met de daarbij behorende inschrijvingen, de uitnodiging tot inschrijving inclusief bijlagen en de nota van inlichtingen. Dit vormt de caseload en is het fundament van het in te richten contractmanagement. Conform het programma van Eisen, eis 10 en 11, dienen de leveranciers een plan van aanpak op m.b.t. uitvoering van het contract. Op basis van deze plannen worden de contractuele afspraken en Kritieke Prestatie Indicatoren aangescherpt, opgesteld en vastgelegd in werkafspraken. Deze KPI s worden voortdurend gecontroleerd en bewaakt waarbij prestaties en nakomingen worden besproken en gedeeld gedurende een evaluatiecyclus. De dienstverlening is rondom onderstaande 3 onderwerpen opgebouwd: - Kwaliteit: waaronder technische waarde en functionele kenmerken, toegankelijkheid, geschiktheid voor alle gebruikers, sociale kenmerken en innovatief karakter; - Doelmatigheid: de prijs/kwaliteit verhouding van de levering, gegeven de beperkte beschikbaarheid van middelen; - Klant- en vraaggerichtheid, waaronder tijdigheid, service, technische bijstand, leveringsperiode en termijn voor voltooiing. Vanuit het contractmanagement oogpunt zal InterPactum zowel een controlerende als faciliterende rol vervullen. In de controlerende rol wordt vanuit het opdrachtgeverschap bekeken of de leverancier de beoogde kwaliteit levert tegen de juiste vergoeding zonder daarbij de termijnen te overschrijden. In de faciliterende rol fungeert de contractbeheerder als aanspreekpunt voor de opdrachtnemer, lost knelpunten op en voert eventuele aanpassingen in de afspraken door. De opdrachtnemer zal op basis van de prestatieafspraken periodiek rapporteren over de voortgang. Bij het uitblijven of niet voldoen van de rapportages onderneemt de contractmanager actie. Ook wanneer blijkt dat er een onvoldoende wordt gescoord door leverancier treedt de contractmanager op. Het gaat bijvoorbeeld om een van de prestatieafspraken die niet gehaald wordt zoals doorlooptijden, bereikbaarheid, administratie, klachtenafhandeling, facturatie etc. InterPactum zal, indien nodig, verbeterplannen opstellen en met voorstellen komen over de 5% verdeling van hulpmiddelen bij niet nakoming van de gemaakte afspraken. De nakoming van de gemaakte afspraken wordt gemonitord en minimaal per kwartaal besproken met de leveranciers. Op haar beurt zal de leverancier tijdig worden bericht door de contractmanager over de behaalde prestaties en eventuele beleidswijzigingen. InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258
Samenvatting werkzaamheden InterPactum: Definieert kwaliteit en stelt werkafspraken op in overleg met de leveranciers. Monitort de gemaakte prestatieafspraken en nakoming van de contractuele verplichtingen Genereert en levert per kwartaal managementrapportages en stuurinformatie Vormt het verzamelpunt van de door de leveranciers toe te zenden rapportages Voert op basis van kwaliteit en kwantiteit per kwartaal namens het samenwerkingsverband contractevaluaties met de leveranciers. Adviseert en doet voorstellen met betrekking tot verbeterplannen, sancties en de 5% verdeling van hulpmiddelen Stelt evaluatieverslagen op en communiceert deze Is eerste aanspreek punt wat betreft contractuele zaken, klachten en verzoeken en vervult hierbij intern een coördinerende rol. Contractmanager treedt in overleg met o.a. afdelingen Beleid en Bedrijfsvoering om namens de betreffende gemeente een inhoudelijke evaluatie op te kunnen stellen. Archiveert en verzorgt de dossieropbouw Verricht indien nodig of gevraagd servicebezoeken en metingen (op locatie, digitaal, enquêtes, interviews en steekproeven). Resultaat: Inzicht in budgetuitputting en kwaliteit en optimalisatie van het rendement van de geleverde dienstverlening Ondanks de volledige marktwerking en gesloten contracten houdt InterPactum in het bijzonder rekening met continuïteit van de zorg, om bijvoorbeeld het omvallen van kritieke partners te voorkomen of soepel te begeleiden. InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258
Inzet en Planning InterPactum Jaar 2015 Kwartaal 1 (febrmaart) Kwartaal 2 (apriljuni) Kwartaal 3 (Juli-sept) Werkzaamheden contractmanager 1. Inventariseren plannen van aanpak van leveranciers en synchroniseren in werkafspraken 2. Verzamelen rapportages en andere relevante informatie 3. Monitort en handhaaft prestatieafspraken 4. Opstellen 8 tussentijdse managementrapportages (per gemeente over de 2 leveranciers) 5. Voorstellen doen aan management m.b.t. sancties zoals bijvoorbeeld verdeling van de 5% te leveren hulpmiddelen 6. Voeren 2 tussentijdse evaluatiegesprekken (namens alle gemeenten met de leveranciers ) 7. Opstellen en communiceren evaluatieverslagen 8. Archivering en dossieropbouw Tussentijdse evaluatie tussen opdrachtgever met InterPactum 1. Verzamelen rapportages en andere relevante informatie 2. Monitort en handhaaft prestatieafspraken 3. Opstellen 8 tussentijdse managementrapportages (per gemeente over de 2 leveranciers) 4. Voorstellen doen aan management m.b.t. sancties zoals bijvoorbeeld verdeling van de 5% te leveren hulpmiddelen 5. Voeren 2 tussentijdse evaluatiegesprekken (namens alle gemeenten met de leveranciers) 6. Opstellen en communiceren evaluatieverslagen 7. Archivering en dossieropbouw Tussentijdse evaluatie tussen opdrachtgever met InterPactum 1. Verzamelen rapportages en andere relevante informatie 2. Monitort en handhaaft prestatieafspraken 3. Opstellen 8 tussentijdse managementrapportages (per gemeente over de 2 leveranciers) 4. Voorstellen doen aan management m.b.t. sancties zoals bijvoorbeeld verdeling van de 5% te leveren hulpmiddelen 5. Voeren 2 tussentijdse evaluatiegesprekken (namens alle gemeenten met de leveranciers) 6. Opstellen en communiceren evaluatieverslagen Benodigde uren per kwartaal Deadline 48 Eind april 36 Eind juli 36 Eind oktober InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258
Kwartaal 4 ( okt-dec) 7. Archivering en dossieropbouw Tussentijdse evaluatie tussen opdrachtgever met InterPactum 1. Verzamelen rapportages en andere relevante informatie 2. Monitoring en handhaving prestatieafspraken 3. Opstellen 8 tussentijdse managementrapportages (per gemeente over de 2 leveranciers) 4. Voorstellen doen aan management m.b.t. verdeling van de te leveren hulpmiddelen voor 2016 5. Voeren 2 Jaarlijkse evaluatiegesprekken (namens alle gemeenten met de leveranciers) 6. Adviseren gemeenten met betrekking tot contractuele zaken zoals bijvoorbeeld verlenging, herziening werkafspraken, indexatieverzoeken, wijzigingen KvK etc. 7. Opstellen en communiceren evaluatieverslagen 8. Archivering en dossieropbouw 36 Eind december 2015 Kwartaal 1 2016 Go/No go moment voor inzet InterPactum 2016, vast te stellen door opdrachtgever. Indien opdrachtgever besluit de dienstverlening van InterPactum te continueren worden afspraken gemaakt over: Verwachtingen voor 2016, focus werkzaamheden, planning en ureninzet. In onderstaande conceptplanning voor 2016 is de lijn van 2015 doorgezet. 1. Herijken werkafspraken voor 2016 2. Voorstellen doen met betrekking tot verdeling hulpmiddelen voor 2016 3. Eventueel initiëren overleg met Inkoop aangaande in te kopen dienstverlening 2017 en verder 4. Verzamelen rapportage en andere relevantie informatie 5. Monitoring en handhaving prestatieafspraken 6. Opstellen 8 tussentijdse managementrapportages (per gemeente over de 2 leveranciers) 36 Eind april 7. Voorstellen doen aan management m.b.t. sancties zoals bijvoorbeeld verdeling van de 5% te leveren hulpmiddelen 8. Voeren 2 tussentijdse evaluatiegesprekken (namens alle gemeenten met de leveranciers ) 9. Opstellen en communiceren evaluatieverslagen 10. Archivering en dossieropbouw InterPactum is hèt inkoop- en organisatieadviesbureau voor de publieke sector. InterPactum Gele Rijdersplein 22-2 6811 AP Arnhem 06-53 29 83 21 en 06 18 58 13 26 www.interpactum.nl NL28INGB0007433887 K.v.K. nr. 56030258