SNL Richtlijn Processes Strategic Planning & Controlling Financial Planning & Controlling Enterprise Governance Internal Audit Customer Relationship (CRM) Plan Understand Sell Care Supply Chain (SCM) Plan Source Make Deliver Return Product Lifecycle (PLM) Plan Product Portf. Define Realize Commercialize/ Operate Phase out Support Processes Quality Environment, Health & Safety Intellectual Capital Human Resources Finacial Procurement Process & Information Communication Real Estate Administration & Infrastructure Operating Rules Geldig vanaf 01-05-2012 Versie V 1.00 Head CC&G Pagina 1 van 7
Inhoud 1 Doel 3 2 Toepassingsgebied 3 3 Begripsbepaling 3 4 Verwijzingen 3 5 Verantwoordelijkheden, bevoegdheden 4 6 Maatregelen (handelwijze, proces) 4 6.1 Het vrijgeven van bedrijfsinformatie is de taak van de communicatie-afdelingen en het management 4 6.2 Bescherm het meest waardevolle bezit van onze onderneming: kennis 4 6.3 Neem het effectenrecht (Stock Exchange Law) in acht 5 6.4 Gebruik een vriendelijke en respectvolle toon 5 6.5 Val Siemens niet af 5 6.6 Sta open voor kritiek 5 6.7 Bescherm uzelf en anderen 6 6.8 Geen speculatie! Houd meningen en feiten gescheiden 6 6.9 Neem persoonlijke rechten en auteursrechten in acht 6 6.10 Pas op bij dubieuze berichten! 6 6.11 Verlies de tijd niet uit het oog 6 6.12 Vraag (tijdig) om hulp 7 7 Verdeler SNL01, SNL02 en SNL03 7 8 Wijzigingen 7 9 Inwerkingtreding 7 Bijlage 7 Geldig vanaf 01-05-2012 Versie V 1.00 Head CC&G Pagina 2 van 7
1 Doel Ten behoeve van een beter besef van waar de grenzen liggen en waar de gevaren schuilen ten aanzien van het gebruik van sociale netwerken, zijn in deze richtlijn op basis van Recommendations for Employees (gepubliceerd via socialmedia.siemens.com in mei 2011) de gedragsregels beschreven. Het uitgangspunt van deze richtlijn is dat Social Media veilig en effectief worden ingezet in de interne en externe communicatie. 2 Toepassingsgebied Deze locale richtlijn is van toepassing op alle medewerkers van Siemens Nederland N.V. en haar dochterondernemingen. 3 Begripsbepaling Begrip Social Media Stock Exchange Law Definitie Alle platforms op internet waarop gebruikers content, informatie of opinies kunnen uitwisselen. Social Media omvat sociale netwerken en microblogs als Facebook, LinkedIn, Hyves en Twitter, wiki s, sites voor het uitwisselen van multimediale content (Flickr, Youtube), maar ook klassieke internetfora en weblogs.nieuwe communicatie tools voor snelle informatie uitwisseling via het internet oa Twitter, Linkedln, Facebook Wet op het financieel toezicht voor beursgenoteerde ondernemingen. 4 Verwijzingen Nr. Titel Inhoud Auteur Mei 2011 Social Media Recommendations for Employees Gedragsregels voor het gebruik van Social Media. Corporate Information SUP-080-100- IR02 Jan 2009 Communicatie richtlijn Richtlijn met regels t.a.v. de interne en externe communicatie. Business Conduct Guidelines Richtlijn met gedragsregels. CC&GA Corporate Compliance Office Om een juiste interpretatie van deze Nederlandse richtlijn te vergemakkelijken is de Engelse tekst van de originele publicatie Recommendations for Employees te raadplegen via bovenstaande link. Neemt u in geval van onduidelijkheden altijd kennis van deze Engelse tekst. Deze richtlijn gebruik van Social Media geldt aanvullend op de Business Conduct Guidelines en de Communicatierichtlijn. Geldig vanaf 01-05-2012 Versie V 1.00 Head CC&G Pagina 3 van 7
5 Verantwoordelijkheden, bevoegdheden Deze richtlijn is van toepassing op alle medewerkers die gebruik maken van Social Media in het kader van hun werkzaamheden voor Siemens Nederland N.V. en haar dochterondernemingen. Het is de verantwoordelijkheid van de sector, divisie, country department of country function management om te bewaken dat deze richtlijn binnen hun verantwoordelijkheidsgebied nageleefd wordt. Het besluit welke Social Media kanalen voor Siemens-gerelateerde zaken worden opengezet, mag alleen door CC&GA genomen worden. Indien zij dat noodzakelijk acht, zal CC&GA overleggen met het Social Media Competence Center SAG of met de Social Media Sector verantwoordelijken. Na goedkeuring van CC&GA én de Sector/Corporate verantwoordelijke mag iedere medewerker een Social Media domein voor Siemens Nederland aanmaken. Design Guidelines voor Twitter, Facebook, en LinkedIn pagina's dienen in acht te worden genomen (zie https://socialmedia.siemens.com), design guidelines voor blogs en communities dienen in overleg met CC&GA tot stand te komen. Het (interne) Social Media kanaal wat door CC&GA is toegestaan is Technoweb. 6 Maatregelen (handelwijze, proces) Social media veranderen de wijze waarop we communiceren met vrienden en familie, maar ook met zakenrelaties en collega's. Snelheid en reikwijdte van communicatie groeien voortdurend. Zelfs corporate communicatie ondergaat een fundamentele verandering. Wij zien social media als een bron van nieuwe mogelijkheden voor het leggen van waardevolle contacten en het creëren van nieuwe business. In het tijdperk van de social media vervagen de grenzen tussen werk en privé steeds meer. Alle werknemers dienen zich terdege te realiseren dat wanneer in een privégesprek Siemens of concrete details van het werk ter sprake komen, het gesprek al snel verandert in uitwisseling van professionele informatie. 6.1 Het vrijgeven van bedrijfsinformatie is de taak van de communicatie-afdelingen en het management Pas na de officiële publicatie of bevestiging door de onderneming van bepaalde informatie mogen medewerkers hierop commentaar geven of deze met vrienden delen. Dit geldt zowel voor face-toface uitwisseling van informatie als via social media. Als u officieel voor de onderneming wilt communiceren via social media (met bv. een officiële presentatie op internet of als officieel afgevaardigde in een bestaande community), neemt u dan contact op met de contactpersoon voor social media (zie 6.12). 6.2 Bescherm het meest waardevolle bezit van onze onderneming: kennis Hoe verleidelijk het ook mag zijn om uzelf te onderscheiden door bedrijfsintern nieuws naar buiten Geldig vanaf 01-05-2012 Versie V 1.00 Head CC&G Pagina 4 van 7
te brengen, u mag alleen informatie bespreken die extern is gepubliceerd of algemeen bekend is. Nooit of te nimmer mag een medewerker nog niet vrijgegeven informatie in een "onderonsje" onthullen. Deze waarschuwing geldt vooral met betrekking tot bedrijfscijfers, strategieën, projecten en producten, alsmede voor informatie over collega's en interne organisatiestructuren. Alle medewerkers worden opgeroepen om onze kennis te beschermen en zijn via de arbeidsoverkomst tot geheimhouding verplicht. Documenten met een zakelijke inhoud mogen niet op externe platforms worden bewaard, tenzij ze uitdrukkelijk met het oog op verspreiding zijn gemaakt. 6.3 Neem het effectenrecht (Stock Exchange Law) in acht Wellicht hebt u toegang tot vertrouwelijke informatie die, indien bekendgemaakt, grote impact zou hebben op de marktwaarde van onze onderneming. Het is streng verboden om dit soort voorkennis zonder autorisatie aan anderen beschikbaar te stellen ongeacht het feit of dit nu binnen of buiten de onderneming is. Het openbaren van voorwetenschap is een strafbaar feit. Daarom mogen medewerkers geen informatie openbaar maken, als dit kan worden uitgelegd als een overtreding van het verbod op handel met voorkennis, met alle mogelijke juridische gevolgen van dien. 6.4 Gebruik een vriendelijke en respectvolle toon Medewerkers mogen nooit vergeten dat ze voortdurend onze onderneming vertegenwoordigen en dat zij in grote mate bijdragen aan de publieke perceptie van Siemens. Beledigingen, discriminerende opmerkingen en obsceen taalgebruik horen niet thuis in social media. Extra oplettendheid is geboden, juist omdat het internet geen grenzen kent. Humor bijvoorbeeld wordt niet in alle culturen in gelijke mate gewaardeerd en sarcasme kan verkeerd worden begrepen. Opbouwende kritiek is goed, maar strijdend of polariserend taalgebruik beslist niet. Als u zich kritisch uitlaat, let er dan op dat het objectief en begrijpelijk is geformuleerd. Meningen over zakenrelaties, klanten en collega's horen niet thuis op het internet en minachtende opmerkingen over concurrenten zijn al helemaal taboe. 6.5 Val Siemens niet af Als u content publiceert die verband houdt met Siemens of met uw baan, maak dan duidelijk dat u een Siemens-medewerker bent, maar maak tegelijk duidelijk dat u een persoonlijke mening ventileert, die niet noodzakelijkerwijs de visie van de onderneming weergeeft. U kunt dit heel eenvoudig doen door een passende disclaimer in uw publicatie te plaatsen. Zorg ervoor dat u de "ik"-vorm gebruikt in plaats van de "wij"-vorm. En vergeet niet dat IT-experts alle uitlatingen kunnen terugleiden naar u en uw bedrijf, zelfs als u een website 'anoniem' bezoekt. 6.6 Sta open voor kritiek Social media floreren bij een open debat, maar laat u niet verleiden tot ondoordachte reacties. Iedereen kiest wel eens de verkeerde toon, dus aarzel niet om een fout toe te geven en u openlijk te verontschuldigen. Deelnemers aan social media zijn over het algemeen niet haatdragend, terwijl eerlijkheid en het vermogen om goed met kritiek om te gaan wordt gewaardeerd. Het is raadzaam om royaal te zijn met positieve feedback en aardig te zijn voor anderen als zij fouten maken, dan worden uw eventuele missers ook vergeven. Geldig vanaf 01-05-2012 Versie V 1.00 Head CC&G Pagina 5 van 7
6.7 Bescherm uzelf en anderen U beseft natuurlijk dat professionele communicatie en privécommunicatie binnen social media naadloos in elkaar over kunnen gaan. Mensen zien u enerzijds als Siemens-medewerker, maar anderzijds wordt u ook gezien als individu. Daarom dient u goed te overwegen wat u online beschikbaar wilt stellen. U bent persoonlijk verantwoordelijk voor de door u gepresenteerde teksten, afbeeldingen en overige content over uzelf en anderen, of voor eventueel door u geplaatst commentaar. Het internet "onthoudt alles". Als content eenmaal is gepubliceerd, is het bijna onmogelijk om het van internet te verwijderen. Alle medewerkers dienen zich goed te informeren over bescherming van persoonsgegevens. Voordat u iets op internet presenteert, dient u uit te zoeken hoe u uw eigen privacy en die van uw collega's kunt beschermen. Hiervoor dient u kennis te nemen van de privacy-instellingen van de door u gebruikte platforms. 6.8 Geen speculatie! Houd meningen en feiten gescheiden Wij zijn een uitdrukkelijk voorstander van de vrijheid van meningsuiting. Natuurlijk moeten uw meningen wel als zodanig worden gepresenteerd en mag u op internet niet de indruk wekken dat het om objectieve feiten gaat. Zorg ervoor dat u altijd uw bronnen vermeldt en wijk niet af van de waarheid. En vermijd speculatie, ongeacht het onderwerp. De beste reactie op ware en onware geruchten is altijd: "Geen commentaar." 6.9 Neem persoonlijke rechten en auteursrechten in acht Gebruik nooit tekst, foto's, logo's, afbeeldingen, muzieknummers of andere content als u niet over de auteursrechten beschikt. Foto's van derden of hen betreffende persoonsgegevens mag u uitsluitend openbaar maken, als u vooraf toestemming hebt gekregen van deze personen. Is dit niet het geval, dan kunt u vrienden en collega's grote schade berokkenen en bovendien in strijd handelen met de wet. In geval van twijfel dient u af te zien van openbaarmaking. Het is verboden om foto's te maken van bedrijfsfaciliteiten of klantlocaties. Deze horen beslist niet thuis op internet. Officieel beeldmateriaal is beschikbaar op onze webpagina's (siemens.com/press). Bovendien dient u onze (en uw) auteursrechten te beschermen: vóór het uploaden van content dient u na te gaan welke rechten u hiermee aan de platformbeheerder overdraagt. 6.10 Pas op bij dubieuze berichten! Social media worden steeds vaker door criminelen gebruikt om deuren te openen. Ga dus voorzichtig om met dubieuze links en nieuwsberichten die u via sociale netwerken ontvangt, zelfs als zij op het eerste gezicht van vrienden afkomstig lijken te zijn. Door toepassing van zogenaamde "social engineering"-technieken kunnen criminelen zich bijvoorbeeld uitgeven voor uw baas, om u over te halen tot bekendmaking van informatie of het verspreiden van computervirussen. Neem in geval van twijfel contact op met de afzender van de link of het bestand, voordat u op de link klikt of het bestand opent. Het is altijd raadzaam om bijzonder voorzichtig om te gaan met vertrouwelijke informatie, zoals wachtwoorden of creditcardgegevens. Gebruik op externe platforms nooit dezelfde wachtwoorden die u voor interne bedrijfsapplicaties gebruikt. 6.11 Verlies de tijd niet uit het oog Social media kunnen veel tijd in beslag nemen. Natuurlijk mogen medewerkers tijdens het werk het internet raadplegen voor professionele doeleinden. Als u tijdens werktijd ten behoeve van uw werk gebruik maakt van social media, pas dan de nodige zelfdiscipline toe en laat u niet afleiden door Geldig vanaf 01-05-2012 Versie V 1.00 Head CC&G Pagina 6 van 7