Kadernota Risicomanagement en Weerstandsvermogen Gemeente Nijmegen 02 oktober 2013
Inhoudsopgave Samenvatting...3 Inleiding...5 1. Spelregels voor risicomanagement en weerstandsvermogen, rente, voorzieningen, reserve... 6 2. Risicomanagement... 8 2.1 Begripsbepaling... 8 2.2 Risicomanagement... 9 3. Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen... 13 3.1 Weerstandscapaciteit... 13 3.2 Weerstandsvermogen... 13 3.3 Benodigde weerstandscapaciteit... 14 3.4 Toereikendheid weerstandsvermogen... 15 4. Reserves, voorzieningen en rente... 16 4.1 Reserves... 16 4.2 Wettelijke vereisten... 16 4.3 De algemene reserve, de saldireserve... 16 4.4 Bestemmingsreserves... 18 4.5 Voorzieningen en OMBD s... 18 4.6 Rente... 19 4.7 Eigen financieringsmiddelen en renteopbrengst... 19 4.8 Inzet rente... 19 4.9 Beleid rente... 20 Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden...21 Bijlage 2: Begrippenlijst...27 2
Samenvatting In de raadsvergadering van 29 mei 2013 is het Amendement Actualisatie kaders risicobeheer aangenomen. Het College van Burgemeester en Wethouders wordt hierin opdracht gegeven om in het najaar, bij de stadsbegroting 2014-2017, een geactualiseerde nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen aan te bieden. In deze nota dient expliciet ingegaan te worden op de situatie die is ontstaan door het opheffen van de ABR en het beleid rond het op peil brengen van het weerstandsvermogen. Risicomanagement is een hulpmiddel om op gestructureerde manier risico s in kaart te brengen, te evalueren en te beheersen. Risicomanagement is een continu proces en wordt gemeentebreed toegepast. In die zin ziet het risicomanagement toe op alle risico s van de gemeente en is het weerstandsvermogen een afspiegeling daarvan. Het weerstandsvermogen is het vermogen om financiële risico s, die zich kunnen voordoen in de grondexploitaties en de begroting, op te vangen. Alle risico s van de gemeente moeten afgedekt worden door de saldireserve. De bestemmingsreserves kunnen ingeval van noodzaak ook ingezet worden doordat de Raad een andere bestemming aan die reserves geeft. Vooralsnog is de saldireserve echter de enige buffer voor afdekking van alle risico s en worden er geen andere (stille of bestemmings-)reserves ingezet. Het benodigd weerstandsvermogen komt tot stand door een gestructureerde risicoanalyse. Daarbij wordt een zekerheidspercentage gehanteerd van 80%. Dit percentage geeft een bepaalde mate van waarschijnlijkheid (zekerheid) aan, welk bedrag benodigd is om risico s af te dekken. De hoogte van het percentage is een keuze van de raad. Let wel: hoe hoger het percentage, hoe hoger de zekerheid, maar ook hoe meer (eigen) vermogen nodig is om de risico s af te dekken. In Nederland zien we een bandbreedte tussen de 70% en 90%. Daarnaast wordt er in Nijmegen een dempingsfactor van 10% toegepast op de risico s in de grondexploitaties en deelnemingen. Het werkelijk c.q. beschikbaar weerstandsvermogen bestaat uit de stand van de saldireserve op enig moment. Het benodigd weerstandsvermogen wordt vergeleken met het werkelijk weerstandsvermogen uitgedrukt in euro s op enig moment. Wij streven ernaar om een verhouding van 1 op 1 te realiseren tussen beide (de ratio weerstandsvermogen is dan 1). Zolang die verhouding 1 op 1 nog niet is gerealiseerd wordt door het College een kwalitatieve redenering gevolgd waarom deze verhouding op korte termijn een andere kan zijn. Ter illustratie: als de verhouding 0,7 op 1 (de ratio weerstandsvermogen is dan 0,7) is dan kan het College redeneren dat een (groot) aantal risico s zich pas over een (groot) aantal jaren voordoet, denk daarbij aan risico s in grondexploitaties die een langjarige doorlooptijd kennen. Tegelijkertijd neemt het College beheersmaatregelen om het weerstandsvermogen (lees: de saldireserve) te voeden met middelen vanuit de begroting zodat, bij ongewijzigde omstandigheden, een beeld wordt geschetst van de weg naar de verhouding 1 op 1. Daarnaast worden, als de verhouding nog niet 1 op 1 is, financiële voordelen uit de jaarrekening toegevoegd aan het weerstandsvermogen. Voor de ondergrens van het werkelijk weerstandsvermogen wordt een indicatie gegeven door de toezichthouder: de provincie Gelderland. De provincie gaat in haar maatstaf ervan uit dat als gemeenten 150,- per inwoner als werkelijk weerstandsvermogen aanhouden dit een voldoende niveau is. Voor onze gemeente is dat in 2014 een bedrag van ongeveer 25,0 mln. Als het werkelijk weerstandsvermogen (lees: de saldireserve) beneden de 25,0 mln. komt dan volgen er ingrepen in de begroting; de saldireserve dient per direct op orde gebracht te worden. 3
In deze nota is het bestaande beleid en de bestaande praktijk op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen samengevoegd in deze kadernota. Bestaand beleid en praktijk is verwoord in de Nota Risicomanagement uit 2007, in de nota Reserves en voorzieningen uit 2006 en in raadsbesluiten bij de Perspectiefnota en Stadsbegroting. Enkele nieuwe elementen zijn hieraan toegevoegd. Zo hebben we het zekerheidspercentage, dat bij de planexploitaties al op 80% stond, ook voor de overige programma s teruggebracht van 95% naar 80%. Verder hebben we voor de planexploitatie Waalsprong, om de voortgang in de Waalsprong te ondersteunen, een marge ingebouwd (onder voorwaarden) van maximaal 2 miljoen. Voorts hebben we alle spelregels nu gestructureerd vastgelegd en tot slot zijn een aantal technische tekstuele aanpassingen gedaan die voortkomen uit het BBV (Besluit Verantwoorden en Begroten). Risicomanagement blijft een integraal onderdeel uitmaken van het werk van onze organisatie. Voor risico s uit de begroting en voor het ontwikkelingsbedrijf gebruiken we een risicomanagementsysteem. Nieuw voor het risicomanagement is dat we een ambtelijk kernteam risicomanagement gaan inzetten om de kwaliteit van het risicomanagement verder te vergroten. Bij het opstellen van deze kadernota is gebruik gemaakt van de ervaringen van andere gemeenten en is advies ingewonnen bij het Nederlands Adviesbureau Voor Risicomanagement (NAR) en onze accountant Ernst &Young. Deze kadernota vervangt de nota risicomanagement en weerstandsvermogen uit 2007 en de nota reserves en voorzieningen uit 2006. 4
Inleiding In de raadsvergadering van 29 mei 2013 is het Amendement Actualisatie kaders risicobeheer unaniem aangenomen. Het College van Burgemeester en Wethouders wordt hierin opdracht gegeven om in het najaar, bij de stadsbegroting 2014-2017, een geactualiseerde nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen aan te bieden. In deze nota dient expliciet ingegaan te worden op de situatie die is ontstaan door het opheffen van de ABR en het beleid rond het op peil brengen van het weerstandsvermogen. Bij vaststellen van de stadsrekening 2012 is besloten de Algemene Bedrijfsreserve van het ontwikkelingsbedrijf op te heffen en te integreren met de saldireserve. Dat betekent dat de saldireserve de algemene buffer is geworden voor alle risico s die de gemeente loopt. Dat betekent iets voor de gewenste omvang van de saldireserve. Niet alleen de meer reguliere begrotingsrisico s moeten zijn afgedekt, maar ook de risico s van het ontwikkelingsbedrijf. In deze kadernota Risicomanagement en weerstandsvermogen wordt invulling gegeven aan de hiervoor genoemde thema s, en een aantal hiermee samenhangende zaken (als reserves voorzieningen en rente). Omdat deze nota een kader is voor het omgaan met risico s en weerstandsvermogen, hebben we een tweedeling gemaakt in de nota. We beginnen met het vermelden van de set spelregels over risicomanagement, weerstandsvermogen, reserves, rente en voorzieningen. Vervolgens geven de daarop volgende hoofdstukken achtergrondinformatie over de spelregels. Bij het opstellen van deze nota is gebruikgemaakt van de ervaringen van en werkwijzen bij andere gemeenten en gebruikgemaakt van hun informatie. Ook is advies ingewonnen bij het Nederlands Adviesbureau Voor Risicomanagement (NAR) en het accountantskantoor Ernst &Young. Deze kadernota geeft op hoofdlijnen de spelregels weer over risicomanagement en weerstandsvermogen. De gedetailleerde uitvoeringsregels en werkprocesbeschrijvingen zijn niet in deze nota opgenomen, deze worden door ons College verder ingevuld en vastgesteld. Deze kadernota vervangt de nota risicomanagement en weerstandsvermogen uit 2007 en de nota reserves en voorzieningen uit 2006. 5
1. Spelregels voor risicomanagement en weerstandsvermogen, rente, voorzieningen, reserve. RISICO S 1. Risico s worden op een gestructureerde wijze geïnventariseerd. 2. Maatregelen worden geïdentificeerd om de gevolgen van risico s te beperken. 3. Op basis van een kosten-batenanalyse wordt bepaald of en welke beheersmaatregel geïmplementeerd wordt. 4. Risico s worden financieel meegenomen voor het ingeschatte risicobedrag rekening houdend met de kans van optreden. 5. De risico s worden periodiek gemonitord. 6. De kans van optreden van risico s wordt op basis van deskundigheid bepaald. 7. Financiële omvang risico bij kleine planexploitaties (omzet < 10 miljoen) wordt bepaald met behulp van een risicomatrix. 8. Financiële omvang grote planexploitatie (omzet > 10 miljoen) in het programma Grondbeleid en alle andere programma s wordt bepaald op basis van simulatie met behulp van de Monte Carlo analyse. Daarbij worden de risico s meegenomen met een financieel gevolg van > 100.000. 9. Financiële omvang van risico s bij (planexploitatie uitgevoerd door) een verbonden partij, wordt opgenomen voor dat deel waarvoor de gemeente Nijmegen deelneemt en wordt gebaseerd op het risicoprofiel van de verbonden partij. 10. Risico s zonder financiële gevolgen maar met belangrijke imagoschade/ politieke gevolgen worden eveneens opgenomen in het risicomanagementsysteem. WEERSTANDSVERMOGEN 11. Bij de bepaling van de noodzakelijke weerstandscapaciteit wordt uitgegaan van een zekerheidspercentage van 80% voor alle risico s, en een dempingsfactor van 10% op de planexploitaties en deelnemingen in het programma Grondbeleid. 12. De gewenste verhouding tussen beschikbare weerstandscapaciteit en benodigde weerstandscapaciteit, de ratio van het weerstandsvermogen is 1,0. 13. Voor de stand van de saldireserve hanteren we een absolute ondergrens van 25 miljoen. Als de saldireserve onder de ondergrens blijft, krijgt herstel van de Saldireserve maximale prioriteit in de begroting. 14. Jaarlijks bij de begroting wordt een analyse gepresenteerd waarin aangegeven wordt in hoeverre invulling gegeven moet worden aan het streven naar een ratio weerstandvermogen (beschikbare weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandcapaciteit) van 1,0. RESERVES 15. Voorstellen over reserves (instellen, opheffen, wijzigen bestemming) of over de aanwending van reserves worden aan de Raad voorgelegd. 16. De saldireserve is de enige algemene reserve. 17. De saldireserve wordt vooralsnog als enige buffer gezien ter afdekking van de risico s die zich voordoen. 18. De saldireserve dient ook ter afdekking van de schommelingen in de resultaten van planexploitaties van het programma Grondbeleid. 6
19. In het belang van de voortgang van de Waalsprong is het verrichten van activiteiten die voor een resultaatsverslechtering van de planexploitaties Waalsprong zorgen van maximaal van 2 miljoen per jaar toegestaan, mits hierover een collegebesluit genomen wordt en de Raad binnen een maand wordt geïnformeerd om zo de controlerende taak te kunnen uitvoeren. De spelregels uit de nota Grondbeleid worden gehanteerd voor de overige planexploitaties. 20. Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening wordt een sluitend overzicht gepresenteerd van de beginstand van de reserves, de mutaties en de eindstand. De beoogde mutaties worden in de programmabegroting en -rekening verwerkt. In bijzondere gevallen kunnen mutaties via een afzonderlijk raadsbesluit verwerkt worden in de begroting. Mutaties in de reserves na afloop van het begrotingsjaar worden bij de jaarrekening als winstbestemming aan de Raad ter besluitvorming voorgelegd. Een voordelig rekeningresultaat wordt toegevoegd aan de saldireserve, een negatief resultaat wordt aan de saldireserve onttrokken, besluitvorming hierover vindt uitsluitend plaats bij de vaststelling van de winstbestemming door de Raad bij de stadsrekening. 21. Bespaarde rente wordt altijd toegevoegd aan de saldireserve, tenzij de Raad anders besluit. 22. Bedragen ten laste van de saldireserve worden onderscheiden in: a. Uitnames die reeds besloten zijn en in de begrotingsadministratie zijn verwerkt. b. Claims (Raad is voornemens om uitgaven te doen ten laste van de saldireserve, is nog niet in de begrotingsadministratie verwerkt, omdat formele besluitvorming over de besteding nog moet plaats vinden. 23. Bestemmingsreserves worden vermeden, tenzij: Er majeure ontwikkelingen zijn die verstorend werken op het begrotingsevenwicht, er is sprake van een substantieel financieel belang ( schommelingen > 1 miljoen per jaar) en het bestedingsdoel concreet is. Zodra het doel is gerealiseerd wordt de reserve opgeheven. Het gaat om incidentele bestedingen voor niet reguliere taken. VOORZIENINGEN 24. Voorstellen over het instellen van voorzieningen worden voor formele besluitvorming voorgelegd aan de Raad. 25. Bij de instelling van een voorziening die dient tot gelijke verdeling van lasten over de verschillende begrotingsjaren, wordt een bestedingsplan aan de motivatie toegevoegd 26. Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening wordt een sluitend overzicht gepresenteerd van de beginstand van de voorzieningen, de mutaties en de eindstand. RENTE 27. Aan onze eigen financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) rekenen we een vaste rente toe en voegen we bij de saldireserve. Eventuele aanpassing van dit percentage wordt bij de perspectiefnota als onderdeel van het treasurybeleid vastgesteld. 28. Aan voorzieningen die op contante waarde zijn gebaseerd, wordt een toevoeging gedaan om de voorziening op de juiste omvang te houden. Een dergelijke toevoeging moet opgenomen zijn in de argumentatie bij het instellen van de voorziening. 7
2. Risicomanagement 2.1 Begripsbepaling Voordat nader wordt ingegaan op risicomanagement binnen de gemeente Nijmegen is het van belang de begrippen risicomanagement en risico toe te lichten. Hierbij zijn verschillende definities mogelijk. De gemeente Nijmegen hanteert de volgende definities: Risico: Een onzekere gebeurtenis kan leiden tot het afwijken van de gestelde doelstellingen en eisen. De zwaarte van het risico wordt bepaald door een combinatie van de waarschijnlijkheid dat een gebeurtenis plaatsvindt en de impact ervan op doelstellingen en eisen. Risicomanagement: Het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico s. Dit betekent ook dat als zekerheid bestaat over het optreden van een gebeurtenis, geen sprake meer is van een risico. Mogelijk heeft het al geresulteerd in een financiële tegenvaller of moet er een voorziening worden gevormd om mogelijke financiële tegenvallers in de toekomst te dekken; Onderstaand plaatje geeft een beeld van mogelijke risico's voor de gemeente. Programmarisico s - Rente - Uitkering Gemeentefonds - Investeringen - WOZ belasting - Budgetoverschrijding - Garantieverplichtingen - Aansprakelijkheid Imago en politieke risico s - Nieuwe wetgeving - Politieke achterban - Integriteit - Niet behalen van doelstellingen - Reputatie Planexploitatierisico s - Rente - Garantieverplichtingen - Bodemsanering - Recessie - Verminderde afzetmogelijkheid - Milieuproblemen - Bestemmingsplannen Bedrijfsvoeringsrisico s - Personeelsverloop - Ziekteverzuim - Weglopen kennis - Vergrijzing - IT 8
Het risicomanagementproces bestaat uit een zestal onderdelen (zie figuur 1) Figuur 1 1 Risico -identificatie 6 Evaluatie & rapportage 2 Risico -analyse 5 Maatregelen implementeren 3 Risico -beoordeling 4 Maatregelen ontwerpen 2.2 Risicomanagement Risico s zijn niet per definitie en op voorhand iets negatiefs. Beleid maken en uitvoeren is nooit zonder risico s. Wel moet vooraf en tijdens de rit nagedacht worden over de gevolgen zodat besluitvorming welafgewogen kan plaatsvinden. Uitgangspunt bij risicomanagement voor de komende jaren is: Risico s nemen is onvermijdelijk, risico s in beeld brengen en op risico s sturen ook. Veel risico s worden al goed in beeld gebracht en beheerd. De volgende stap is het vasthouden en verder aanscherpen van de ingezette aanpak risicomanagement, bewustwording risicomanagement verder vergroten. Daarbij gaan we voortbouwen op de ervaringen bij succesvolle projecten in Nijmegen. Wie niet reflecteert op succes en fouten, stopt met leren. Dit met als focus dat de werkwijze risicomanagement voor alle betrokkenen duidelijk is, proactief gehandeld wordt, en verder bijdraagt aan een cultuur waar risicomanagement vanzelfsprekend is. Om de duidelijkheid over de werkwijze risicomanagement te ondersteunen zijn de taken en verantwoordelijkheden nadrukkelijker in beeld gebracht en is een kernteam risicomanagement voorzien. Het kernteam krijgt specifieke taken mee om de kwaliteit van het risicomanagement gemeentebreed te vergroten, zie bijlage 1 Taken en Verantwoordelijkheden. Kenmerk risicomanagement: continu en cyclisch proces Een belangrijk kenmerk van risicomanagement is dat het proces cyclisch wordt uitgevoerd. Enerzijds omdat aanvullende risico s gedurende de tijd kunnen ontstaan en anderzijds omdat reeds geïnventariseerde risico s qua omvang kunnen veranderen (vergroten, verkleinen, verdwijnen). Ook is risicomanagement een proces dat zich continu herhaalt. 9
Hoofdonderscheid in risico s: risico s programma Grondbeleid en overige programma Bijzonderheid bij de risicobepaling en het gewenste weerstandsvermogen is dat de risico s van planexploitaties (programma Grondbeleid) wezenlijk anders beschouwd moeten worden als de risico s van de andere programma s. Planexploitatierisico s doen zich in de regel voor over de gehele duur van een planexploitatie en hebben veelal een scope die de duur van de meerjarenbegroting overschrijdt. Die looptijd kan variëren van 2-5 jaar tot 10 jaar en langer. Risico s bij andere programma s zijn veelal voor een beperkte tijd als risico te benoemen. Deze risico s kunnen en moeten binnen de periode van een meerjarenbegroting opgelost worden. Het risicomanagementproces Onderstaand een toelichting per stap van het risicomanagementproces. 1. Risico-identificatie: In deze fase worden alle risico s benoemd. Daarbij wordt door verschillende (interne of externe) experts gekeken naar financiële risico s, imagorisico s, politieke risico s en bedrijfsvoeringsrisico s, en naar de context waarbinnen de risico s zich voordoen. Risico s kunnen zich voordoen op grond van: bijzondere gebeurtenissen; normale onzekerheden. 2. Risico-analyse: De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis zich voordoet en wat daarvan de financiële gevolgen zullen zijn. De risicoanalyse begint met het inventariseren van mogelijke risico s van een specifiek project. Voor de verschillende geïnventariseerde risico s worden de oorzaak en het gevolg in kaart gebracht. Bij risicowaardering wordt vastgesteld welke van de geïnventariseerde risico's het meest belangrijk zijn. Risicowaardering is noodzakelijk omdat het niet praktisch en efficiënt is om alle geïnventariseerde risico s te beheersen. Het waarderen van risico s kan op een kwalitatieve of kwantitatieve wijze. Bij kwalitatieve risicowaardering worden risico s alleen ten opzichte van elkaar gewaardeerd. De risico s worden zo op volgorde van belangrijkheid gezet. Bij kwantitatieve waardering wordt het risico uitgedrukt in geld. Kwantitatieve analyse geeft uiteraard meer inzicht in de omvang van de risico's dan een kwalitatieve analyse, maar vereist ook meer specialistische kennis en is tijdrovender. De resultaten van de risicoanalyse leiden tot: een lijst van geïnventariseerde en gewaardeerde risico s; een grotere bewustwording van risico s, waardoor de projectverantwoordelijke zijn project adequater tot uitvoering kan brengen; beslissingsondersteunende informatie voor de besluitvormer bij de go/no go momenten binnen projecten. 3. Risicobeoordeling: In deze fase wordt met behulp van beoordelingstechnieken afgewogen hoe groot het risico is. Ieder individueel risico wordt bepaald op basis van : Kans x Gevolg. Doel is om de grootste risico s vast te stellen. 4. Maatregelen ontwerpen: In deze fase worden waar nodig beheersmaatregelen omschreven die zijn gericht op het beheersen van de geïdentificeerde risico s. Beheersmaatregelen kunnen preventief van aard zijn, 10
gericht op het voorkomen van de gebeurtenis. Maatregelen kunnen ook gericht zijn op het beperken van de gevolgen, de correctieve beheersmaatregelen. Preventieve beheersmaatregelen Preventieve beheersmaatregelen zijn erop gericht de oorzaken van het risico te bestrijden. Er zijn twee typen preventieve beheersmaatregelen te onderscheiden: Vermijden. Hierbij wordt de kans uitgesloten dat het risico optreedt. Bij een grote kans van optreden en een groot gevolg, is vermijden de meest geschikte beheersmaatregel. Reduceren van de kans. Hierbij wordt de kans verminderd dat het risico optreedt. Bij een grote kans van optreden en een minder groot gevolg is reduceren de meest geschikte beheersmaatregel. Door kosten nauwkeuriger te schatten, wordt de kans gereduceerd dat de werkelijke kosten afwijken. Correctieve beheersmaatregelen Correctieve maatregelen zijn gericht om de gevolgen van het risico te bestrijden. De kans van het risico blijft intact. Er zijn drie correctieve beheersmaatregelen: Reduceren van het gevolg. Bij een beperkte kans van optreden en een groot gevolg is reduceren van het gevolg een goede beheersmaatregel. Door een vast rentepercentage af te spreken, wordt het gevolg van renteveranderingen gereduceerd. Overdragen. De gevolgen van het risico worden aan een andere partij overgedragen. Bij een beperkte kans van optreden en een groot gevolg is reduceren van het gevolg een goede beheersmaatregel. Bij brand- en CAR-verzekeringen worden de gevolgen van risico s overgedragen naar de verzekeraar. Accepteren. De gevolgen van het risico worden zelf gedragen. Het accepteren van risico s is mogelijk bij een beperkte kans van optreden en een beperkt gevolg. Aan de hand van de bovenstaande indeling kan naar mogelijke beheersmaatregelen gezocht worden. 5. Maatregelen implementeren: Het is van belang dat de beheersmaatregel in verhouding staat tot de omvang van het risico. Op grond van een kosten-batenanalyse kan worden afgewogen of maatregelen geïmplementeerd worden of dat bepaalde risico s worden geaccepteerd. De keuze van de beheersmaatregelen hangt af van de effectiviteit en de efficiëntie. De effectiviteit van beheersmaatregelen wordt bepaald door het risico na het uitvoeren van de beheersmaatregelen te waarderen. Dit kan zowel op kwalitatieve als kwantitatieve wijze. Bij de 11
kwalitatieve wijze wordt het verwachte effect van de maatregel op het risico uitgedrukt in termen van groot of klein. Bij de kwantitatieve wijze wordt de nieuwe kans op het risico en het nieuwe gevolg van het risico berekend. Hierbij worden dezelfde methoden gebruikt als bij risicoanalyse. De efficiëntie van beheersmaatregelen wordt bepaald door een inschatting van de kosten te maken die met de beheersmaatregel gemoeid zijn. De kosten van de beheersmaatregel moeten in relatie staan tot het effect van de beheersmaatregel. Op grond van een kosten-batenanalyse kan worden afgewogen of maatregelen geïmplementeerd worden of dat bepaalde risico s worden geaccepteerd. Daarnaast moet de beheersmaatregel uiteraard uitvoerbaar zijn. Het is niet mogelijk om alle risico s met beheersmaatregelen volledig te elimineren. Een restrisico blijft altijd bestaan. Vervolgens wordt bepaald hoeveel risico s resteren die opgenomen moeten worden als risico s en afgedekt worden door het weerstandsvermogen van de gemeente. 6. Evaluatie en rapportage: Periodiek vindt een evaluatie plaats van de risico s. De risico s worden in verschillende rapportages op verschillende rapportagemomenten in de planning- en controlcyclus vastgelegd. Het bovenstaande proces van risicobeheer wordt per programma/planexploitatie uitgevoerd. Bij iedere herziening worden de risico s opnieuw bepaald. Invulling risicomanagementsysteem Voor een succesvolle toepassing van risicomanagement is het belangrijk om te allen tijde de juiste werkwijze te hanteren: De belangrijkste risico s worden in beeld gebracht en geregistreerd in een risicomanagementsysteem en onderscheiden in de gevolgcategorieën financieel, imago en politiek. Dit geldt binnen het programma Grondbeleid voor de planexploitaties met een omzet van meer dan 10 miljoen, en voor alle overige programma s binnen de gemeente. Daarbij worden alleen risico s opgenomen met een financieel gevolg boven de 100.000. Voor planexploitaties met een omzet kleiner dan 10 miljoen wordt de risico-omvang bepaald met de risicomatrix. Met de risicomatrix wordt het risico enkel bepaald door de kans maal het (financieel) effect. Er wordt hierbij geen Monte Carlo simulatie methode uitgevoerd. Om de risico-omvang en de benodigde saldireserve te bepalen wordt een risicosimulatie uitgevoerd met behulp van de Monte Carlo simulatie. Dit is een statistische simulatie die ervan uitgaat dat risico s in een project zich niet tegelijk voordoen en dat er een onderlinge samenhang bestaat tussen de risico s. De uitkomsten hiervan worden gerapporteerd op verschillende rapportagemomenten. Deze worden in de planning- en controlcyclus vastgelegd. (Stadsbegroting, Stadsrekening, Voortgangsrapportage Grote projecten, Risiconota Ontwikkelingsbedrijf). Het financiële risico bij de verbonden partijen wordt in het risicomanagementsysteem opgenomen als het Nijmeegse deel in de risico s van de verbonden partij boven de 100.000 ligt. Wijzigingen van wet en regelgeving, decentralisatie van overheidstaken worden ook opgenomen in het risico-managementsysteem, ook als financiële effecten nog moeilijk zijn in te schatten. Risico s zonder financieel gevolg maar met belangrijke imago of politieke gevolgen worden ook opgenomen in het risicomanagementsysteem. 12
3. Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen 3.1 Weerstandscapaciteit De gemeente Nijmegen hanteert de volgende definitie van weerstandscapaciteit: Weerstandscapaciteit: Het geheel van geldmiddelen waaruit tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden, zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast hoeven te worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit: Algemene reserve, de saldireserve; Bestemmingsreserves; Stille reserves; Post onvoorzien; Flexibiliteit van budgetten, waaronder de onbenutte belastingcapaciteit. De mate waarin deze posten kunnen bijdragen aan de weerstandscapaciteit zal steeds opnieuw moeten worden beoordeeld. Dit gebeurt via de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting en de jaarrekening. Van de weerstandscapaciteit wordt de saldireserve beschouwd als de vrij inzetbare reserve ter afdekking van risico s. Voor de besteedbaarheid van de bestemmingsreserves geldt dat deze middelen, door de daarover genomen raadsbesluiten, geheel bestemd zijn. Bestemmingen kunnen echter door middel van een raadsbesluit gewijzigd worden, want het betreft middelen waar de Raad een bestemming aan heeft gegeven, maar waarvoor nog geen verplichtingen richting derden zijn aangegaan. Wanneer zich een noodzaak zou voordoen, kunnen de bestemmingsreserves dus ingezet worden. Vooralsnog is de saldireserve de enige reserve voor de afdekking van risico s. 3.2 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen geeft de mate van robuustheid van de begroting aan. Dit is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet. Door aandacht voor het weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen. Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf (statisch weerstandsvermogen genoemd), het kan ook betrekking hebben op de consequenties voor meerdere begrotingsjaren (dynamisch weerstandsvermogen genoemd). Voor het beoordelen van de robuustheid van de begroting is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit. 13
3.3 Benodigde weerstandscapaciteit De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door het totale risicoprofiel van de gemeente als geheel. In het risicomanagementsysteem wordt met behulp van een risicosimulatie (op basis van de Monte Carlo simulatie methode) gegeven een bepaalde mate van waarschijnlijkheid (zekerheid) berekend welk bedrag benodigd is om de risico's af te dekken. De Monte Carlo simulatie methode is een simulatie waarbij er vanuit wordt gegaan dat niet alle risico s zich tegelijkertijd in hun maximale omvang zullen voordoen. Het voordeel van zo'n risicosimulatie op basis van de Monte Carlo methode is dat het op basis van een diversiteit aan risico's één waarde kan bepalen voor het totale risicoprofiel. Er kan op basis van de simulatie gezegd worden dat met een specifiek zekerheidspercentage een X-bedrag voldoende zal zijn om de risico's op te vangen. Voor het bepalen van het totale risicoprofiel in Nijmegen dienen 1) de uitkomsten van de Monte Carlo simulaties, 2) de risico-omvang die via de risicomatrix(en) zijn bepaald voor de "kleine planexploitaties" 3) de risico-omvang van de deelnemingen voor het deel waarin de gemeente deelneemt betrokken te worden. De overweging is dat wanneer gekozen wordt voor een (te) hoog zekerheidspercentage wellicht een te groot deel van het eigen vermogen als weerstandscapaciteit is ingezet, terwijl deze middelen voor andere zinvolle maatschappelijke doeleinden gebruikt hadden kunnen worden. De mate van compleetheid van het risicoprofiel speelt ook een rol. Anders gezegd, hoe goed en compleet heb je de risico s in beeld. Een goed inzicht moet leiden tot het tijdig en adequaat nemen van maatregelen, waardoor de risico s dalen. Anderzijds zijn er meer risico s in beeld waardoor het risicobedrag stijgt. Omdat er steeds meer en adequater aandacht is voor risico s en omdat voor de programmarisico s de laatste jaren geen beroep is gedaan op de saldireserve, achten we het verantwoord om één zekerheidspercentage te hanteren van 80% voor zowel de programmarisico's als de planexploitaties. Op de risico s op de planexploitaties en deelnemingen van het programma Grondbeleid blijven we een dempingsfactor van 10% hanteren. Dat doen we, omdat niet alle risico's binnen ons risicomanagementsysteem zijn onder te brengen, omdat deelnemingen hun eigen systeem hanteren en omdat we voor kleine exploitaties een eenvoudiger werkwijze hebben gekozen. Daar komt bij dat de risico's van het Ontwikkelingsbedrijf naar hun aard en looptijd sterk kunnen verschillen, waar ons managementsysteem niet voldoende rekening mee houdt. Op basis van een analyse van de portefeuille planexploitatie inclusief deelnemingen van het ontwikkelingsbedrijf wordt de dempingsfactor bepaald. Als de portefeuille bestaat uit veel verschillende typen activiteiten (infrastructuur, ontwikkeling bedrijventerreinen, woningbouw, leisure, groenontwikkeling, etc.) dan is de kans dat op portefeuilleniveau niet alle risico s zich tegelijkertijd voordoen, groter. En is de dempingsfactor ook groter. Is het spectrum aan activiteiten in de portefeuille kleiner dan zal de dempingsfactor lager zijn. Daarom wordt jaarlijks de dempingsfactor getoetst en indien nodig aangepast. 14