deze vragen voor aan een aantal ketenpartners. U leest de antwoorden

Nieuwsbrief nr#12 oktober 2013 Door Gert-Jan Ludden Projectleider Simultaan Voorwoord In verband met de zomervakantie is het derde kwartaal traditiegetrouw een OTO-luwe periode. Daarom kozen we voor deze nieuwsbrief een andere insteek. Nog drie maanden dan zijn we halverwege het OTOmeerjarenbeleidsplan 2012-2015. Een mooi moment om even terug te kijken: wat heeft OTO ons tot nu toe gebracht? Maar vooral een mooi moment om vooruit te kijken: wat willen we nog bereiken of wat moeten we nog doen om de in het meerjarenbeleidsplan gestelde einddoelen te halen? We legden deze vragen voor aan een aantal ketenpartners. U leest de antwoorden verderop in deze nieuwsbrief. Het vierde kwartaal wordt een drukke periode. Naast - de inmiddels min of meer gebruikelijke activiteiten als een kennis kring Crisisbeheersing op 31 oktober, de oefening van het Calamiteitenhospitaal op 2 november, het Nationaal Spoedzorgcongres op 21 november en tal van OTO-activiteiten van ziekenhuizen en andere zorginstellingen staat het IN DEZE NIEUWSBRIEF INFOR MEREN WIJ U GRAAG OVER DE ACTIVITEITEN DIE VANUIT HET PROJECT SIMULTAAN GEÏNITIEERD WORDEN OM U EN ANDERE COLLEGA S UIT DE ZORGKETEN VOOR TE BEREIDEN OP RAMPEN EN vierde kwartaal vooral in CRISES. het teken van de intercollegiale visitaties. Ook starten in het vierde kwartaal twee masterclasses Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen. Maar daarover meer in de laatste nieuwsbrief van 2013. Voor nu wens ik u veel leesplezier en een geslaagd laatste OTO-kwartaal 2013 toe. Geplande OTO-activiteiten 10 oktober Platformbijeenkomst Zorgcontinuïteit (VRU) 10 oktober Intercollegiale visitatie St. Antonius Ziekenhuis 17 oktober CBRN herhaling (Zuwe Hofpoort Ziekenhuis) 31 oktober Kenniskring Crisisbeheersing, Zeist 2 november Oefening Calamiteitenhospitaal 7 november H-MIMS (Calamititeitenhospitaal) 7 november Seminar Psychosociale en geestelijke verzorging na rampen en crises (Harderwijk) 14 november OT oefening (Zuwe Hofpoort Ziekenhuis) 15 november Oefening Crisiscommunicatie Raad van Bestuur (St. Antonius Ziekenhuis) 21 november Nationaal Spoedzorg Congres, Zeist 26 november Intercollegiale visitatie GG&GD Utrecht 30 november ZiROP oefening (Zuwe Hofpoort Ziekenhuis) 3 december Intercollegiale visitatie GGDMN 10 december Masterclass Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen, Doorn 11 december Congres De andere kant van opgeschaalde zorg (Rotterdam) 16 december 18 december Intercollegiale visitatie Zuwe Hofpoort Ziekenhuis Masterclass Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen, Doorn

GGD Regio Utrecht i.o. Door de OTO-activiteiten en de asbestcrisis in Utrecht is een sense of urgency ontstaan, waardoor de motivatie en draagvlak voor GROP en OTO bij medewerkers, directie en het bestuur is toegenomen. Daarnaast is sprake van betere afstemming met andere gemeentelijke organisatieonderdelen met een rol in de nazorg en met de GHOR. Naast een toegenomen motivatie is inmiddels sprake van een betere inbedding in de organisatie structuur, waardoor het GROP en OTO-activiteiten geen losstaande onderwerpen meer zijn: - het GROP is herzien en opnieuw vastgesteld; - de kwalificatieprofielen en de competenties zijn onderdeel van de jaarlijkse resultaatafspraken en functiebeoordeling van betrokken medewerkers; - het GROP en OTO-beleid zijn onderdeel van het kwaliteitssysteem Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ); - de bereikbaarheid van de GG&GD buiten kantooruren is verbeterd door middel van kanspiket aangevuld met vakantieroosters om de aanwezigheid af te stemmen. Daarnaast is een achterwachtpool ingesteld ter aflossing van de crisisteamleden. Waarin kan de GGD Regio Utrecht i.o. zich nog verbeteren? Het GROP zal doorontwikkeld worden door aanpassing op de processen bij de GGD Midden Nederland en relevante GHORprocessen. De consequenties hiervan voor het GROP en de OTO-activiteiten zijn nog niet volledig te overzien. Zo is het niet zeker of de huidige crisisteamleden hun rol in het crisisteam blijven vervullen. Dit is een risico voor de continuïteit en het behoud van opgebouwde kennis in het crisisteam. Daarom wordt er vanaf 2014 breed opgeleid en getraind, zodat het volledige management een rol in het crisisteam kan vervullen. Wat moet de GGD Regio Utrecht i.o. nog doen om de in het meerjarenbeleidsplan gestelde einddoelen te halen? Tot op heden zijn de OTO- en communicatieactiviteiten met name gericht op verdere implementatie en voorbereiding, op borging van het GROP en OTOactiviteiten, versterking van het interne draagvlak ervoor en de bereidheid tot deelname aan OTO-activiteiten. Om aan de doelen van het OTO-meerjarenbeleidsplan te voldoen, moeten de OTO-activiteiten daarnaast meer en beter worden afgestemd op de externe en interne risico s. Dit kan door het uitvoeren en uitwerken van een interne risicoanalyse en de regionale externe risicoanalyse van de Veiligheidsregio in het OTO-beleid. Hetty Linden, Directeur Publieke Gezondheid GGD Regio Utrecht i.o.

Meander Medisch Centrum OTO heeft het mogelijk gemaakt om op gestructureerde wijze de voorgenomen opleidings- en trainingsactiviteiten voor de medewerkers in Meander Medisch Centrum uit te voeren. De stimuleringsgelden maakten dit financieel mogelijk en het meerjarenbeleidsplan geeft het nodige houvast over welke activiteiten moeten we doen en de prioriteiten hierin. Sleutelfunctionarissen Voor Meander Medisch Centrum geldt dat wij ons nog vooral moeten richten op de profielen en competenties van onze sleutelfunctionarissen. Die zijn nog niet goed ontwikkeld en we vinden het heel belangrijk om zowel de goede mens op de juiste plaats te krijgen en tevens om onze sleutelfunctionarissen de kans te bieden zich nog verder te bekwamen in de zaken rond crisisbeheersing. Aandachtspunt voor ons is ook om de back-up voor iedere sleutelfunctionaris expliciet te regelen, zodat er voor iedere functie een volwaardige, geschoolde vervanger is. Beleids- en operationeel team Wij moeten nog de juiste structuur in de praktische oefeningen van het beleids- en operationeel team aanbrengen. Deze oefencyclus moet PDCA (plan, do, check, act) verlopen en onderdeel worden van het gewone werken in ons ziekenhuis. Jan van Dam, Crisiscoördinator Meander Medisch Centrum Veiligheidsregio Utrecht Het zijn woelige tijden voor zowel de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) als voor de instellingen. Bezuinigingen, reorganisaties en ga zo maar door. OTO werkt dan toch als een bindend middel. Daar waar bestuurders momenteel de focus op de organisatie en de reorganisaties hebben, zijn toch de mensen die het moeten doen steeds meer gefocust op wat als. Misschien is het nog geen automatische piloot en het zal ook geen corebusiness worden, maar men weet ervan. Ook binnen de VRU merken we dat er meer herkenning komt over waar wij voor staan en wat we doen. Dit resulteert in meer vragen over gezamenlijke OTO-activiteiten, om zo de keten helder te krijgen. Ketensamenwerking wordt een belangrijk onderwerp de komende jaren: wat moeten we samen weten, wat moeten we samen doen en wie gaat waarover. Het stopt niet bij een ontruimingsoefening of een oefening van een crisisteam. Het gaat verder en weten we elkaar in de keten te vinden. Daarbij is mandatering en zeggenschap van de sleutelfunctionaris binnen een instelling belangrijk, zowel in de warme, maar vooral ook in de koude fase. Krista van Daalen, Account- en Netwerkfunctionaris GHOR

UMC Utrecht / Calamiteitenhospitaal Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. Door opleiden, trainen en oefenen maken alle mensen die betrokken zijn bij de opvang van slachtoffers van rampen en crisis kennis met de praktische kant ervan. Bovendien wordt op deze manier het ziekenhuisrampen opvangplan (ZiROP) in de praktijk getoetst en zo nodig aangepast. belangrijk dat men elkaar ziet en spreekt. Want dat werkt bij de volgende training of echte calamiteit een betere samenwerking in de hand. Nabije toekomst Mede dankzij het OTO-budget worden binnen het UMC Utrecht grote stappen gemaakt in de voorbereiding op calamiteiten. Er wordt hard gewerkt aan een goed georganiseerde crisisorganisatie en aan de inbedding van het ZiROP in de organisatie. We hopen in de toekomst het Calamiteitenhospitaal een vast onderdeel van een regionaal ZiROP te laten zijn. Prof.dr. Loek Leenen, Medisch Hoofd Traumacentrum Midden Nederland Medisch Hoofd Calamiteitenhospitaal Trainingen Het Calamiteitenhospitaal (onderdeel van het UMC Utrecht) verzorgt de opleidingen en trainingen. Personeel dat bij de uitvoering van het ZiROP een centrale rol vervult, wordt vaker getraind en geoefend dan het overige personeel. Ook specifieke problemen als besmetting, ontsmetting, communicatie en registratie worden getraind. De trainingen zijn niet alleen gericht op vaardigheden. Het is ook Jaarlijkse rampenoefening Het UMC Utrecht en het Calamiteitenhospitaal organiseren ieder jaar een rampenoefening waarbij grote groepen slachtoffers van een calamiteit in het Calamiteitenhospitaal worden opgenomen. De oefeningen worden deels gefinancierd uit OTO-gelden. De jaarlijkse rampenoefeningen hebben een multidisciplinair karakter waardoor de hele keten en administratieve procedures beoefend worden. Ook het crisisbeleidsteam wordt bij de oefening betrokken. Dit soort grootschalige oefeningen is erg nuttig: we leren er veel van om het proces te verbeteren.

Focusgroep Acute Verloskunde De focusgroep Acute Verloskunde van het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) Utrecht vertegenwoordigt de partners die zich bezighouden met acute verloskunde. Deze focusgroep nam het initiatief om de commu nicatie tussen alle verloskundige partners te verbeteren. Dit middels de introductie van de SBAR-methodiek. Juist in rampen omstandigheden, waar de chaos initieel het grootst is, is het goed om terug te kunnen vallen op standaard methodieken. Multidisciplinair trainen OTO-gelden maakten het moge lijk de SBAR-trainingen multidis ciplinair aan te bieden aan 1e en 2e lijns verloskundigen, ver pleegkundigen en (assistent) gynaecologen in de ziekenhuizen in de regio Utrecht (Meander Medisch Centrum, UMC Utrecht/ WKZ, Diakonessenhuis, Zuwe Hofpoort Ziekenhuis, Antonius Ziekenhuis). Het kennismaken met de SBAR-methode en met elkaar gaf gelegenheid om in de eigen organisatie de gemaakte afspraken over acute zorg in de praktijk goed te bekijken en waar nodig aan te scherpen. Verbetermogelijkheden Met OTO-gelden is de eerste stap gezet tot het opleiden, trainen en oefenen van acute situaties. Door deze laagdrempelige aanpak is er uit het verloskundig veld interesse voor eenduidige werk wijze in acute opvang. Aan de focusgroep Acute Verloskunde nu de uitdaging om alle partijen bij elkaar te houden. Om dit te bereiken kunnen de OTO-thema s wat te doen bij langdurige stroomuitval en wat te doen bij uitbraak van infectieziekte aan bod komen. Nelly Kurver, Verloskundige, Contactpersoon focusgroep Acute Verloskunde project simultaan nieuwsbrief 12 oktober 2013

Instellingen voor Verpleging en Verzorging Utrecht De vereniging van Instellingen voor Verpleging en Verzorging in Utrecht (IVVU) heeft dertig leden die gezamenlijk meer dan honderd locaties voor ouderenzorg beheren. Er is uiteraard veel aandacht voor zorgcontinuïteit. De bewustwording van het belang van zorgcontinuïteit is de laatste jaren als gevolg van een aantal branden en andere calamiteiten sterk toegenomen. Het OTO Simultaan programma biedt de instellingen de gelegenheid om daar meer structuur en organisatie in aan te brengen. Kennis in praktijk brengen De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) heeft de laatste jaren via zogenaamde platformbijeenkomsten veel kennis overgedragen aan medewerkers van intramurale zorginstellingen. De IVVU heeft daarnaast kennisbijeenkomsten georganiseerd voor bestuurders en management van haar leden. In samenwerking met onder meer de VRU zijn instrumenten ontwikkeld waarmee de instellingen de opgedane kennis in de praktijk kunnen implementeren. Voorbeelden hiervan zijn de handreiking Zorgcontinuïteit bij rampen en crises, trainingen voor table-top-ontruimingsoefeningen op de werkvloer met behulp van Lego en e-learning op basis van serious games. Cursus Crisiscoördinator Caresector Met ingang van 2013 is de aandacht sterker gericht op het aanbrengen van structuur en het borgen van een systematische aanpak ten aanzien van het voorbereiden op grootschalige incidenten. Hiervoor is een speciale cursus Crisiscoördinator Caresector ontwikkeld, die bedoeld is voor functionarissen die tijdens een crisis een sleutelfunctie invullen in de zorginstelling. In drie dagen wordt aandacht besteed aan continuïteitsplanning, crisismanagement en crisiscommunicatie, waarna de cursus wordt afgesloten met een simulatieoefening. Met het oog op visie en strategische inbedding zal in de komende periode de rol van bestuurders meer centraal komen te staan. Kees Weevers, Algemeen secretaris IVVU

Primair Huisartsenposten De sector van de huisartsenzorg in de provincie Utrecht bestaat uit 860 zelfstandige huisartsen, elk lid van een huisartsenvereniging en aangesloten bij een huisartsenpost. Er zijn zes huisartsenverenigingen en zes huisartsenposten met overlappende werkgebieden (HV/HAP-regio s). In feite hebben we het hier dus over 860 zelfstandige ondernemers die voor de huisartsenzorg in de avond-, nacht- en weekenduren samenwerken. Deze structuur is heel anders dan die van bijvoorbeeld een zorgorganisatie met veel meer medewerkers, één raad van bestuur en stafafdelingen. HaROP In 2012 vorig jaar dus - hebben we aan de hand van een landelijk model per HV/HAP-regio een Huisartsen Rampen Opvang Plan (HaROP) opgesteld. Op dit moment werken we via het eerste OTO-jaarplan aan het implementeren en borgen hiervan. Kortom, het proces van ontwikkelen, implementeren en borgen van een integrale crisisorganisatie is net begonnen. Opleiden en inbedden Dankzij OTO staat het integrale crisismanagement op de bestuurlijke agenda, zowel bij de huisartsenverenigingen als bij Primair Huisartsenposten. De crisisorganisatie is beschreven en sleutelfunctionarissen zijn bekend. In 2013 starten we met het opleiden van de crisisteams en de contactpersonen in de huisartsengroep (hagro) en met het inbedden van plannen en dergelijke in bestaande kwaliteitsstructuren. De regionale OTO-organisatie en de stimuleringsgelden zijn een essentiële factor geweest om deze activiteiten te ontwikkelen. Omdat deelname door huisartsen aan activiteiten direct leidt tot omzet- en dus inkomstenderving zou het onder voorwaarden toekennen van een vacatievergoeding een welkome stimulans zijn. Nog een weg te gaan Het prille van het proces betekent dat we nog een weg te gaan hebben waarbij we het HaROP en ons crisisdraaiboek moeten ontwikkelen tot een integraal en geborgd crisisplan. Voor de komende jaren zou het mooi zijn als we in de zelfde mate als in 2012 en 2013 kunnen werken aan het opleiden, trainen en oefenen van de sleutelfunctionarissen, verbetering van de plannen en we het geheel periodiek kunnen communiceren met alle Utrechtse huisartsen. Daarmee zorgen we voor bestendiging van dit thema binnen de huisartsensector in de provincie Utrecht. Wat wij hiervoor moeten doen is het vasthouden van aandacht. En wat wij nodig hebben is de stimulans van de OTO-gelden. Lucas Fraza, Voorzitter Raad van Bestuur Primair Huisartsenposten

Regionale Ambulance Voorziening Utrecht Pariter Voor de implementatie van de module Bijstand en Ritlogging van de applicatie Pariter, noodzakelijk bij Grootschalige Hulpverlening en Rampen, heeft de RAVU naast de vanuit Ambulance Zorg Nederland (AZN) beschikbaar gestelde werkinstructie - een factsheet en instructiemateriaal ontwikkeld waarmee meldkamercentralisten al doende de applicatie leren kennen. Op de flyer vinden zij achtergrondinformatie en de belangrijkste overeenkomsten en verschillen tussen Octopus (vorige applicatie) en Pariter. Het instructiemateriaal bestaat uit een interactieve PowerPoint waarin de medewerker eenvoudig informatie tot zich kan nemen, toegelicht aan de hand van schermvoorbeelden. Daarnaast is er een testomgeving ingericht waarin de medewerker aan de hand van een aantal korte praktische opdrachten leert werken met de applicatie. In deze testomgeving kunnen zij alle functionaliteiten en handelingen uitproberen zonder dat dit effect heeft op de operationele syste men. De ontwikkelde materialen zijn eind mei 2013 door de RAVU via de nieuwsbrief van de Academie voor Ambulancezorg gedeeld met de Regionale Opleidingscoördinatoren en leidinggevenden op de meldkamers van alle Regionale Ambulancevoorzieningen. Multidisciplinaire ketensimulatie In het kader van het optimaliseren en professionaliseren van de communicatie en samenwerking tussen de ketenpartners zoals meldkamer, ambulancezorgverleners en de spoedeisende hulp van het ziekenhuis is een multidisciplinaire simulatieoefening ontwikkeld en uitgevoerd waarbij de focus ligt op de non-technical skills (Crisis Resource Management). Deze simulatieoefening is uitgevoerd in het METS Center. Daarbij was het mogelijk om te oefenen in de overdracht vanuit de ambulance naar de artsen en verpleegkundigen in de SEHsimulatieruimte. Van de waardevolle en leerzame ervaringen tijdens deze unieke samenwerking in simulatietraining is een artikel geschreven dat in diverse bladen is en wordt gepubliceerd. In oktober 2013 volgt een tweede oefening. Ron Brendel, Manager Opleidingen RAVU Contactpersonen Voor nadere informatie over de genoemde initiatieven of over de inhoud van het stimuleringsprogramma OTO (project Simultaan) kunt u contact opnemen met: Projectleider OTO Gert-Jan Ludden: 06 51 81 77 33; g.j.ludden@umcutrecht.nl Waarnemend Projectsecretaris Bas van Pouderoyen: 088 755 9621; b.vanpouderoyen-2@umcutrecht.nl of met de netwerkcoördinatoren van de VRU GHOR Krista van Daalen: 088 878 3619; k.van.daalen@vru.nl Ivonne Vliek: 088 878 4137; i.vliek@vru.nl Peter Goos: 088 878 3688; p.goos@vru.nl Wilt u in een van de volgende nieuwsbrieven verslag doen van een van uw OTO-activiteiten, mail dan aan: i.luykenaar@umcutrecht.nl Eindredactie: Marlène van Vijfeijken Ontwerp & opmaak: Frank Boesveld, Multimedia, FB, UMC Utrecht