Evenementen in Buggenhout Reglement en noodzakelijke informatie voor het organiseren van een evenement 1. Doelgroep: wie vraagt een evenement aan? Elke persoon of vereniging die op grondgebied van gemeente Buggenhout een evenement wenst te organiseren en daarvoor op een manier ondersteuning of toelating nodig heeft van het gemeentebestuur (vergunning van de burgemeester, een milieuvergunning, logistieke ondersteuning van de technische uitvoeringsdienst, aanwijzingen van de verkeersdienst, ). Dus je vraagt zeker een evenement aan wanneer: 1 - De volledige activiteit of een gedeelte ervan plaatsvindt op het openbaar domein - Je gemeentelijk materiaal wil ontlenen - Je luider muziek wil spelen dan 85 decibel - Je later dan 22 uur muziek wil spelen - Je een straat/plein/parking tijdelijk wenst af te sluiten of parkeervrij maken - Je vuur wil gebruiken Indien aan 1 of meerdere van deze voorwaarden wordt voldaan, is het noodzakelijk een aanvraag in te dienen voor je evenement. Op die manier worden alle gemeentelijke diensten en indien nodig ook de brandweer en politie op de hoogte gebracht. Opgelet: er is wel meldingsplicht voor organisatoren van fuiven die doorgaan in privézalen. Zo kunnen hulp- / interventiediensten de eventuele noodzaak aan ondersteuning op dat tijdstip inschatten. Dus ook als je een fuif organiseert in een privézaal die vergund is en je toch niets anders van de gemeente nodig hebt, moet je het evenement melden. 2. Aanvraag De aanvraag 1 voor het evenement moet ten laatste 4 maanden vóór aanvang van het evenement onze gemeentelijke diensten bereiken via ikorganiseer@buggenhout.be. De melding 2 van een fuif in een privézaal moet ten laatste 2 maanden vóór aanvang van het evenement onze gemeentelijke diensten bereiken via ikorganiseer@buggenhout.be 1 Zie Aanvraagformulier evenementen in Buggenhout 1
3. Reglement en vereiste informatie voor het organiseren van een evenement a. Buurtfeesten Deze aanvraag 3 wordt minstens 2 maanden voor aanvang van het buurtfeest bezorgd via ikorganiseer@buggenhout.be. OPGELET: een buurtfeest wordt aangevraagd op een apart aanvraagformulier dat zich enkel naar buurtfeesten richt! Voor een buurtfeest kan je 1 keer per jaar een feestcheque van 100 aanvragen. Voorwaarden: 2 - De aanvraag wordt ingediend voor de aanvang van het buurtfeest - De aanvraag moet gebeuren vanuit een buurtcomité. - Iedere bewoner moet uitgenodigd zijn op het buurtfeest. Dit wordt aangetoond aan de hand van een uitnodiging. - De aanvraag wordt ondertekend door minstens 2 initiatiefnemers - Op de uitnodiging wordt de deelnameprijs vermeld - De aanvrager vermeldt het rekeningnummer waarop de toelage mag worden gestort na goedkeuring - Na afloop van het buurtfeest worden documenten tot staving van de activiteit bezorgd via Greta.Mertens@Buggenhout.be b. Sluitingsuur Het aanvangs- en sluitingsuur van het evenement wordt steeds vermeld. Elk evenement in Buggenhout eindigt uiterlijk om 04.00 u. Indien je drankgelegenheid aanbiedt met bonnetjes, stopt de bonnetjesverkoop 1 uur voor het sluitingsuur. De verkoop van drank een half uur voor het sluitingsuur. Dit wordt tevens samen met het effectieve sluitingsuur duidelijk en op verschillende plaatsen op de locatie en naar alle betrokken personen gecommuniceerd (via affichering en ook mondeling). Ook het volume van muziek wordt aangepast naarmate het sluitingsuur nadert. 1 uur ervoor zet men de muziek geleidelijk aan stiller. 2 Zie Meldingsformulier evenementen in Buggenhout 3 Zie Aanvraagformulier buurtfeesten in Buggenhout 2
c. Alcoholgebruik Dranken in glazen recipiënten zijn op openbaar domein verboden behoudens de uitzonderingen door de burgemeester toegestaan. Alle alcoholische dranken zijn verboden voor jongeren jonger dan 16 jaar. 4 Sterke dranken (dus ook cocktails) zijn verboden voor jongeren jonger dan 18 jaar. Voor het occasioneel schenken van sterke dranken heb je een vergunning nodig van het college van Burgemeester en schepenen. Deze regelgeving wordt duidelijk gecommuniceerd naar het publiek en alle medewerkers. d. Ambulante handel Wanneer ambulante handel 5 gedreven wordt op privéterrein, niet zichtbaar voor niet bij het evenement betrokken publiek, moet niets aangevraagd worden (bv. hotdogs verkopen in de voetbalkantine na een match). 3 Wanneer ambulante handel gedreven wordt op privéterrein, wel zichtbaar voor alle publiek vanop openbaar domein, dient men een vergunning aan te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Er is geen retributie verschuldigd. Wanneer ambulante handel gedreven wordt op openbaar domein, moet een vergunning aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. De retributie bedraagt 20. e. Geluidsnormen Muziek die stiller is dan een gemiddelde van 85 decibel, gemeten over 15 minuten, vind je bv. in een praatcafé of restaurant, waar de muziek louter als achtergrond dient. Vanaf het moment dat de muziek meer prominent aanwezig is, en zeker vanaf het moment dat het geluidsniveau een dansbaar niveau haalt, overschrijdt het gemiddelde volume meestal de 85 decibel. Ook liveoptredens gaan bijna altijd luider dan het gemiddelde van 85 decibel. Ook een niet versterkt drumstel waarop stevig wordt gespeeld, overschrijdt dit volume in de meeste gevallen gemakkelijk. Voor volgende situaties vraag je toelating aan het college van burgemeester en schepenen: 4 Conform de regelgeving alcoholgebruik in België. Voor meer info: www.fuifpunt.be 5 Ambulante handel is de officiële term die gebruikt wordt voor huis-aan-huisverkoop, verkoop op de openbare weg, op openbare markten of op andere plaatsen of lokalen. Ambulante handel is het meest bekend in de vorm van marktkramen, rijdende snackbars, kiosken, vis- en oliebollenkraampjes en bloemenstalletjes; maar ook de ouderwetse scharensliep en modernere verkopers aan de deur horen erbij. 3
Muziek die luider is dan 85 db(a)laeq, 15 min maar gemiddeld over een kwartier niet boven de 95 decibel gaat, vind je bv. in muziekcafés waar de muziek een stuk luider staat dan in een gewoon praatcafé, bij kleine fuiven, bij dansoptredens en bij liveconcerten van stillere genres of concerten in akoestisch zeer gedempte ruimtes zoals theaterzalen.indien het geluidsvolume tijdens het evenement luider is dan 85dB(A)LAeq,15 min maar stiller dan 95 db(a)laeq,15 min: Meet je gedurende de hele activiteit het geluidsvolume. Zorg je ervoor dat het gemeten volume zichtbaar is voor de persoon die het volume bedient. Geluidsniveaus luider dan 95 db(a)laeq, 15 min, met een maximaal niveau van 100 db(a)laeq, 60 min vind je bv. bij rockconcerten, grote fuiven en discotheken. Ook popof rockconcerten in kleine zalen vallen hier meestal onder. Indien het geluidsvolume tijdens het evenement luider is dan 95 db(a)laeq,15 min en stiller dan 100 db(a) LAeq,60 min: Meet je gedurende de hele activiteit het geluidsvolume. Registreer en bewaar je het gemeten volume gedurende de hele activiteit. Zorg je ervoor dat het gemeten volume zichtbaar is voor de persoon die het volume bedient. Stel je gratis oordopjes ter beschikking van het publiek. Een geluidsvolume luider dan 100 db(a) LAeq,60 min is nooit toegestaan. 6 4 De geluidsregistratie van een evenement moet tot 30 kalenderdagen na het evenement worden bewaard. Indien tijdens of na het evenement problemen in het kader van geluidsoverlast worden vastgesteld kunnen deze gegevens worden opgevraagd door de milieudienst. 7 Wanneer men overtredingen vaststelt, volgen sancties. f. Afvalbeleid Wanneer een vereniging een evenement (behalve een eetfestijn) organiseert, kan zij gebruik maken van afvalcontainers voor restafval van 240 liter. Per gevulde afvalcontainer wordt een verwerkingskost aangerekend van 7 die na afloop gefactureerd wordt. Men vraagt deze containers aan via het aanvraagformulier voor de uitleen van gemeentelijk materiaal en dit ten laatste 14 dagen voor aanvang van het evenement via linda.pelemans@buggenhout.be. De containers worden gebracht en opgehaald door de technische dienst. Enkel het afval dat zich in de containers bevindt, wordt meegenomen. De containers moeten gesloten blijven! Afval dat naast de containers ligt of eruit puilt, wordt niet meegenomen. 6 Meer info: www.lne.be + schema bijlage 1 7 Milieuambtenaar: Ingrid Olbrechts - Ingrid.olbrechts@buggenhout.be 4
Wanneer een vereniging een eetfestijn organiseert, kan zij beroep doen op een extra afvalophaling door de gemeentelijke technische uitvoeringsdienst. Het afval is alleen afkomstig van het eetfestijn en moet netjes in officiële gele afvalzakken gestopt worden. De zakken worden zorgvuldig afgesloten. Gesorteerd en net papier en karton wordt eveneens opgehaald. Alle andere afvalstoffen worden niet meegenomen en geregistreerd als sluikstorten. De vraag tot het ophalen van afval afkomstig van het eetfestijn moet minstens 1 week op voorhand worden gesteld. g. Risico-inschatting + evacuatieplan Stel met je medewerkersploeg voor het evenement de mogelijke gevaren/risico s vast. Lijst op: 5 - Wat kan er fout gaan? - Welke preventiemaatregelen nemen we als organisator? - Wie belt de hulpdiensten? - Duid 1 eindverantwoordelijke aan die in geval van nood de situatie zal coördineren. - Alle medewerkers die aanwezig tijdens het evenement. - Zorg ervoor dat elke medewerker weet wat hij moet doen in geval van nood. o Waar zijn de nooduitgangen? o Nutsvoorzieningen? Bv. Verlichting? Zorg voor een duidelijk evacuatieplan. Communiceer dit plan ook vooraf goed naar alle medewerkers. Elke zaal moet over een brandveiligheidsattest beschikken waarin staat hoeveel personen er maximaal zijn toegelaten. Niet alleen zalen, maar ook tenten moeten aan bepaalde brandveiligheidsvoorschriften voldoen (aantal uitgangen, maximum aantal aanwezigheden, nooduitgangen en signalisatie ervan, aantal brandblusapparaten, veiligheidsverlichting, voldoende bereikbaar voor nood- en veiligheidsdiensten, ) - Daar waar geen andere wetgeving of reglementering criteria oplegt, wordt het maximaal aantal toegelaten personen steeds in functie gesteld van drie criteria: o het aantal cm nuttige evacuatiebreedte; regel is 1 cm/persoon, met een minimale breedte van 80 cm; o het aantal uitgangen; o de netto-oppervlakte (is de oppervlakte die beschikbaar is voor het publiek) - Zorg dat de evacuatievoorzieningen in orde zijn. In het brandweerverslag worden bepalingen vastgelegd van het aantal uitgangen in functie van het maximum aantal toegelaten personen en de af te leggen evacuatieafstand. Er wordt niet alleen bepaald wat er intern minimaal aanwezig moet zijn voor 5
een vlotte evacuatie, ook de inplanting van het gebouw en de toegangswegen moeten voldoende mogelijkheid bieden aan de hulpverleners. Dit om in geval van een brand of ernstig ongeval efficiënt en veilig te kunnen optreden. - Inrichtingen die over een milieuvergunning beschikken ( ingedeelde inrichtingen ) zijn normaal in orde met de voorschriften in verband met brandveiligheid. - Voor fuiven in gebouwen waar eerder occasioneel feesten plaatsvinden ( niet-ingedeelde inrichtingen ; bijvoorbeeld een sporthal, loods) of voor fuiven in tenten kan je best contact opnemen met de brandweercommandant in de regio. Uit het verslag van de brandweer zal blijken hoeveel personen er maximum toegelaten zijn. Het verslag bevat eventueel ook richtlijnen i.v.m. brandblussers, pictogrammen, nooduitgangen, Voor een buurtfeest of evenementen van minder dan 80 personen is geen brandweerattest vereist tenzij de burgemeester van oordeel is dat dit omwille van specifieke omstandigheden toch noodzakelijk is. Meer details 8 vind je in bijlage 2. Dit is een tekst uit het politiereglement. 6 Op basis van meerdere criteria van het aanvraagformulier maakt men een risicoinschatting van de noodzaak om medische ondersteuning te voorzien. (Hulppost Rode Kruis of andere instantie). Men geeft vervolgens advies over de eventuele inrichting ervan. h. Security Bij evenementen vanaf 500 bezoekers is het nuttig of zelfs nodig om mensen in te zetten die het geheel in het oog houden. Als je beslist om een bewakingsteam in te zetten, dan heb je als organisator drie mogelijkheden. Je kan op drie manieren security organiseren: 1. Je doet enkel beroep op een professionele erkende bewakingsfirma Als je als organisator een beroep wilt doen op een erkende bewakingsfirma, dan moet je dit vooraf melden aan de burgemeester. Jouw voorstel kan geweigerd worden, bijvoorbeeld omwille van de slechte reputatie van de gekozen firma. 8 Bijlage 2 geeft je o.a. meer details over: - De vereisten van de toegangsweg - Gebruik van evenementenruimten met verdiepingen - Berekening van het maximum aantal bezoekers - Aandachtspunten bij de bouw van constructies en installaties - Veiligheidsverlichting - Aanbreng van niet vast-bevestigde bekledingen - Brandbeveiligingsmiddelen - Voorzorgsmaatregelen en veiligheidsmaatregelen bij het gebruik van occasionele installaties met vloeibaar gemaakte petroleumgassen, aardgas en/of elektriciteit 6
Als je een beroep doet op een externe organisatie voor toezicht op de veiligheid, vraag hen dan om schriftelijk aan te tonen dat ze een vergunde bewakingsonderneming zijn en enkel werken met bewakingsagenten die hiervoor een geldige identificatiekaart kunnen voorleggen. 9 2. Je werkt enkel met vrijwilligers De wetgever heeft een speciaal regime willen voorbehouden voor personen die slechts sporadisch bewakingsactiviteiten voor de eigen organiserende vereniging uitoefenen. Men noemt dit het vrijwilligersregime. Bewakingsactiviteiten kunnen slechts door vrijwilligers worden uitgevoerd wanneer voldaan is aan volgende voorwaarden: 7 - Het vrijwilligersteam is samengesteld uit eigen leden van de organiserende vereniging en niet uit derden. Ook personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatoren mogen worden ingezet. Dit zijn bijvoorbeeld de leden van een oudervereniging van een school of een vereniging van gewezen leiding van een jeugdbeweging. - Je moet toestemming hebben van de burgemeester. De organisator moet vooraf een lijst overmaken van de vrijwilligers die hij voorstelt om in te zetten voor securityopdrachten. - Het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole en verkeersbegeleiding. - Vrijwilligers mogen dit enkel gratis doen, ze kunnen ook geen vergoeding in natura of fooien ontvangen. - Inzet van vrijwilligers kan enkel als je als organisatie slechts sporadisch een evenement organiseert. - De vrijwilligers die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit slechts sporadisch doen, maximaal 4 keer per jaar (denk hierbij aan vrijwilligers die actief zijn in verschillende organisaties of verenigingen). De vrijwilligers die ingezet worden moeten aan volgende voorwaarden voldoen: - Bepaalde veroordelingen niet opgelopen. - Gedurende ten minste drie jaar hun wettige hoofdverblijfplaats hebben in België. 3. Je combineert vrijwilligers met professionele krachten. 9 Een lijst van alle vergunde bewakingsondernemingen vind je via www.vigilis.be 7
i. Communicatie Voor tentfuiven en andere grote muzikale evenementen waar na 22.00 u. nog muziek wordt gespeeld: De buurtbewoners (aangewezen: alle omwonenden binnen een straal van 500m rondom de evenementlocatie) worden minimaal 7 dagen voor aanvang van het evenement op de hoogte gebracht van de datum, de duur, de omvang en de verantwoordelijke contactpersoon van het evenement. Voor kleinschalige evenementen: De buurtbewoners (aangewezen: alle omwonenden binnen een straal van 250m rondom de evenementlocatie) worden minimaal 7 dagen voor aanvang van het evenement op de hoogte gebracht van de datum, de duur, de omvang en de verantwoordelijke contactpersoon van het evenement. Communicatie in Het Buggenhouts Blad: Je activiteit kan vermeld worden in de activiteitenkalender van Het Buggenhouts Blad. Je kan dit eenvoudigweg aanduiden op het aanvraagformulier als je dat wenst. 8 Het is zeer aan te raden je evenement in te geven in de UIT-databank van UIT in Vlaanderen. (www.uitinvlaanderen.be) Op deze manier kunnen mensen in heel Vlaanderen je evenement vinden. j. Omgeving Zorg voor voldoende omkadering in de omgeving van je evenement. Voor tentfuiven vanaf 500 bezoekers hanteert men het IN=IN en UIT=UIT principe. Mensen die eenmaal toegang kregen tot het evenement, mogen het evenement weer verlaten maar mogen niet meer binnen zonder opnieuw toegangsgeld te betalen. Dit is om zoveel mogelijk overlast in de buurt van het evenement te beperken. De burgemeester kan dit principe ook opleggen voor andere evenementen. Zijn er genoeg sanitaire voorzieningen op het evenement? Wanneer dit het geval is, kan wildplassen vermeden worden. Is er voldoende parkeergelegenheid zowel voor wagens als voor tweewielers? Het kan noodzakelijk zijn om een of meerdere parkeerwachters te voorzien om de locatie zo veilig, correct en efficiënt mogelijk te kunnen benutten. Zijn noodzakelijke wegdelen correct en met de juiste aanwijzingen afgesloten voor het verkeer? Voor de veiligheid van de bezoekers en verkeersdeelnemers moet dit steeds overwogen worden. 8
Indien signalisatie is voorzien, moet deze ook correct en tijdig geplaatst en weggehaald worden. De organisator duidt een persoon aan die hiervoor instaat. Na afloop van het evenement maakt men de omgeving in een straal van 200m rond de evenementlocatie netjes op openbaar domein. k. Vuurwerk Vuurwerk afsteken mag nooit zonder toestemming van de burgemeester. Dit moet dus steeds aangevraagd worden. l. Gemeentelijke uitleendienst Verenigingen kunnen voor hun evenementen gebruik maken van enkele gemeentelijke materialen (zie voor overzicht verder in het aanvraagformulier). Deel 3 van het aanvraagformulier, de aanvraag voor het uitlenen van gemeentelijk materiaal dus, mag men rechtstreeks naar onze diensten mailen via linda.pelemans@buggenhout.be en dit ten laatste 14 dagen voor de aanvang van het evenement. 9 m. Andere nuttige informatie Algemeen noodnummer: 112 Politiezone Buggenhout-Lebbeke: 052 46 83 83 politie@pz5437.be o Voor dringende interventie: 101 Brandweer Buggenhout zone Oost: 052 39 70 39 buggenhout@zoneoost.be o Voor dringende interventie: 100 Rode Kruis-Buggenhout 0474 98 05 64 hulpdienst@buggenhout.rodekruis.be o Voor dringende interventie: 105 Huur gemeentelijke infrastructuur 052 33 84 50 vrijetijd@buggenhout.be Het Agentschap Natuur en Bos wordt gecontacteerd wanneer evenementen worden georganiseerd in het bos. o Voor Oost Vlaanderen: Gent: 09 276 20 00 ovl.anb@vlaanderen.be Afval ophalen na eetfestijn: Linda Pelemans 052 33 95 28 Linda.pelemans@buggenhout.be Algemene fuifinformatie: 9
www.fuifpunt.be 10 10