15jul 2015/0005 (omgevingsdienst regio Utrecht Begrotingswijziging 2015 Omgevingsdienst regio Utrecht 02 juli 2015 INT1599.025/1137 opgesteld door Financiën beoordeeld door Directieteam en R. Bruijnzeel Vastgesteld door Dagelijks Bestuur 26 maart 2015 Besproken Algemeen Bestuur 16 april 2015 Vastgesteld door Algemeen Bestuur 2 juli 2015 Akkoord secretaris: koord s
INHOUDSOPGAVE 1. Begrotingswijziging 2015 4 2. Toelichting 5 2.1 Uitvoering VTH taken 5 2.2 Uitvoering contractaanpassingen 6 2.3 Uitvoering projecturen 6 2.4 Bijstelling incidentele begroting 6 3. Totaal bijgestelde begroting 2015 7 JL Akkoore^ecretaris: Omgevingsdienst regl* Utrecht, kenmeri^: INT1599.025/1137 pagina 2
SAMENVATTING Er hebben zich (structurele) materiële wijzigingen voorgedaan die nopen tot een aanpassing van de begroting van de ODRU voor 2015. Deze begrotingswijzigingen zijn per saldo budgettair neutraal, dus beïnvloeden het eerder vastgestelde begrotingssaldo en het uurtarief niet. De structurele doorwerking van deze wijzigingen worden meegenomen in de begroting 2016. Het betreft de volgende wijzigingen: De uitvoering van VTH taken door de ODRU Contractaanpassingen bij de gemeenten Veenendaal en Vianen Extra afgenomen Projecturen in 2015 Bijstelling incidenteie begroting. De hiermee gemoeide mutaties worden kort toegelicht. Uitgaande van de geactualiseerde begroting 2015 blijft het verwachte resultaat van 26.564,- gehandhaafd en het basisuurtarief 81,50. De ODRU zal de bedrijfsvoering continueren in het licht van deze gewijzigde begroting. De begrotingen van ODRU worden conform besluit AB opgesteld op basis van alleen zekere omzet. Dit houdt in dat de basisbegroting (formatie en kosten) afgestemd is op de zekere omzet. Bij het vaststellen van de uitvoeringsprogramma's verstrekken de deelnemende gemeenten aan ODRU project- en aanvullende opdrachten. Vaststelling van de uitvoeringsprogramma's vindt plaats in de maand december voor het nieuwe boekjaar, terwijl de begroting reeds in de maand april is vastgesteld (begroting 2015 is in april 2014 vastgesteld, UVP's 2015 de laatste in februari 2015). De omvang van deze aanvullende opdrachten is zodanig groot dat vanwege rechtmatigheid deze materiële wijziging geformaliseerd en toegevoegd moet worden aan de begroting middels een begrotingswijziging. Deze werkwijze wordt ook door de accountant nadrukkelijk geadviseerd. Uit het verleden is gebleken dat ieder jaar met het vaststellen van de UVP's een aanzienlijk omvang van aanvullende uren als opdrachten aan ODRU worden gegund. Dit betekent dat de verwachting is dat de komende jaren ook medio april een begrotingswijziging aan het AB zal worden voorgelegd. Bij de bijstelling van de incidentele begroting blijft het uitgangspunt dat de totale kosten maximaal uitkomen op het in de begroting 2014 vastgestelde bedrag van 3.281.875,-. Akkoord sepre secretaris Omgevingsdienst regf I Utrecht, kenmeric: INT1599.025/1137 ' pagina 3 r- ' nat
1. Begrotingswijziging 2015 In onderstaande tabel treft u de begrotingswijzing aan zoals die door de ODRU wordt voorgesteld. Deze begrotingswijziging is opgebouwd uit vier onderdelen die nader worden toegelicht. 1. Uitvoering VTH taken 400 Sal.eriSoc.last.uazt per^reel 400 Personeel van derden 401 Indirecte persor^elskosten 403 Algemene beh.-a admkst 405 Kapitaallasten 331 Gemeentel ij ke bijd rage neige naar ge meenten 579,000 65.000 50,000 35.000 41,000 770.000 770,000 Totaal 2. Uitvoering contractaanpassingen Veenendaal en Vianen 400 BsrsoneeI «anderden 65.000 401 Indirecte personeelskosten 10,000 403 Algemene beh,-si admkst 6.S0O SOI Gemeentelijke bijdrageneigenbargemeenten 770.000 81,500 Totaal 81,500 81,500 3. Uitvoering extra Projecturen 400 Personeel wanderden 401 Indirecte personeelskosten 403 Alge menebeh.-sadmkst 404 H uiaiest i n^koste n 501 Gemeentelijke bijdragen eigenaar ge meenten Totaal 557.SDO 15.000 43.300 30,000 652.000 S 52.000 652,000 4. Bijstelling incidentele begroting Directe pers3r«elskosten(projectbegrotlrg) Indirecte personeelskosten (projectbegroting] Oerige kosten (projectbegroting) B ijd rage n e ige naa r ge mee nte n (pro ject begrot i ng) Totaal 61,450 60.000 50,000 171.490 171.450 Tabel 1: Begrotingswijzigingen 2015 ^ Akkoord secretaris: Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmeric INT1599.025/1137 pagina 4
2. Toelichting Met deze notitie informeren wij u over de belangrijkste ontwikkelingen ten opzichte van de eerder door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting 2015 die nopen tot bijgaande begrotingswijziging. 2.1 Uitvoering VTH taken Als gevolg van het overnemen van de voormalige provinciale VTH taken neemt de gegarandeerde omzet toe met 770.000,-. De formatieve salarislasten nemen toe met 579.000,-. Hieruit worden 6,7 fte voor uitvoering gefinancierd, alsmede 2 fte binnen Bedrijfsvoering. Omdat het gaat om structureel vast personeel dient het formatieplan hierop te worden aangepast. Zie hiervoor het bijgevoegde formatieoverzicht in tabel 5. Conform het AB voorstel van 30 oktober 2014 wordt de formatie niet geheel ingevuld. Er zal in eerste instantie 4,5 fte voor uitvoering worden ingevuld met vast personeel en het restant is beschikbaar voor personeel van derden tot een maximum van de gewijzigde formatieve salarislast bij uitvoering. De 2 fte bij overhead worden ingevuld door functioneel applicatiebeheer. In de reorganisatie was ingeschat dat ODRU deze functies zou kunnen inhuren waarvan 1 fte gezamenlijk met de RUDU. inhuur samen met de RUDU bleek niet mogelijk, dus verviel de totale inhuur terug op ODRU. In 2014 was hiervoor nog budget beschikbaar in de begroting 2014. Echter is in de begroting 2015 geen rekening gehouden met een inhuurbudget voor functioneel applicatiebeheer. Hierdoor is de uitvoering van deze noodzakelijke functie voor beheer van de kernapplicaties SquitXO, Decos D5 en AFAS binnen ODRU in het gedrang gekomen. Doordat de VTH taken nu toegevoegd worden aan de zekere omzet ontstaat er ruimte om naast capaciteit toe te voegen aan uitvoering ook de mogelijkheid om deze omissie in het formatieplan te herstellen. Met toevoeging van deze 2 fte aan de overhead blijft de totale omvang nog ruim binnen de vastgestelde norm van minder dan 25% (bijna 22%). Bij het aanpassen van het formatieplan is ook de omvang van de formatie van de controller van 0,5 naar 0,3 fte bijgesteld. Deze bijstelling is mogelijk als gevolg van een gewijzigde invulling van de taken en uren van de controller (door het DB vastgesteld op 5 februari 2015, ter kennisname AB 16 april 2015 "notitie Aandachtsgebieden/werkzaamheden controller ODRU"). Als gevolg van de wijzigingen van de werkzaamheden van de controller, komt er meer werk bij het cluster financiën van ODRU te liggen. Om tijdig te kunnen bijsturen bij een te hoge werkdruk bij financiën wordt in deze begrotingswijziging voorgesteld om de structurele verlaging van formatie bij de controller in financiële zin de post personeel van derden te verhogen, waarmee inhuur budget beschikbaar is. Bij de indirecte personele kosten is het budget verhoogd met 50.000,- een belangrijk deel daarvan is bestemd voor opleidingen ( 30.000,-). De overige 20.000,- wordt toegevoegd aan meerdere kostensoorten. Tevens zijn de kapitaallasten verhoogd met 41.000,- vanwege een wijziging in de afschrijvingstermijn van de kantoorautomatisering investering, conform de opmerkingen van de accountant. Daarnaast is een bedrag van 35.000,- nodig voor de voor de algemene beheer- en administratiekosten waarvan de uitbreiding van licenties de grootste is met een stijging van 25.000,-. Het Algemeen Bestuur is eerder in haar vergadering in december 2014 akkoord gegaan het overnemen van deze VTH taken voor genoemd bedrag. Middels deze begrotingswijziging wordt dit verwerkt in de begroting 2015. Akkoord saaretaris: M A- Omgevingsdienst regia Utrecht, kenmeric INT1599.025/1137 pagina 5
2.2 Uitvoering contractaanpassingen Er hebben contractaanpassingen plaatsgevonden bij een tweetal gemeenten. Dit betreft afgerond 1.000 uren door contractaanpassingen bij de gemeenten Veenendaal en Vianen. Aan de batenkant is een extra omzet opgenomen van 81.500,- hetgeen overeenkomt komt met die 1.000 uur. Aan de uitgaven kant stijgen de kosten voor inhuur met in totaal met 65.000,-, de indirecte personele kosten nemen toe met 10.000,- en de algemene beheer- en administratiekosten met 6.500,-. De 1.000 uur wordt gerealiseerd in de flexibele schil en leidt nu niet tot toename van personeel in vaste dienst. 2.3 Uitvoering projecturen In 2015 zal, evenals in voorgaande jaren, weer een groot aantal projecten door de ODRU worden uitgevoerd. Inmiddels is er zekerheid over de omvang van deze werkzaamheden omdat de UVP's 2015 inmiddels zijn afgestemd, zodat deze extra verwachte omzet voor 2015 middels een begrotingswijziging in de begroting voor 2015 kan worden verwerkt. Met deze begrotingswijziging wordt 8.000 uur omzet voor de uitvoering van projecten opgenomen. Aan de batenkant is een extra omzet opgenomen van 652.000,-, hetgeen overeenkomt komt met 8.000 uur a 81,50. Gezien de tijdelijkheid van de activiteiten wordt hiervoor geen extra formatie gecreëerd, maar wordt het budget voor inhuur hiermee verhoogd. Het inhuurbudget wordt verhoogd met 557.500,-. Hierdoor stijgen de indirecte personele kosten met 15.000,-. De verwachte stijging van de algemene beboeren administratiekosten betreft 49.500,-. Dit is in lijn met de uitgangspunten die benoemd zijn in de begroting 2016. Vanwege de verwachte bijstelling en indexering van de service- en huurkosten in 2015 is er hierin een wijziging benodigd. Door deze extra uren kan deze stijging kosten neutraal worden opgevangen. In de begroting 2016 wordt dit structureel opgevangen. 2.4 Bijstelling incidentele begroting Bij de bijstelling van de incidentele begroting blijft het uitgangspunt dat de totale kosten maximaal uitkomen op het in de begroting 2014 vastgestelde bedrag van 3.281.875,-. In het najaar van 2014 is het bestuur geïnformeerd over het verloop van de incidentele kosten middels de rapportage incidentele kosten t/m 3 kwartaal 2014. Het betrof een tussentijdse verantwoording. Per jaareinde wordt dit beeld nogmaals bevestigd. De belangrijkste conclusie is dat de kosten van de reorganisatie door het uitstel van de reorganisatie van 1 juli naar 1 november doorschuiven naar latere jaren. Voor 2015 worden er daarom enkele posten verhoogd, dit betreft vooral de personele frictiekosten. Deze aanpassing heeft geen gevolgen voor de totale 3.3 miljoen euro. Wel kunnen door de uitstel van de reorganisatie de kosten langer doorlopen dan in het in de begroting genoemde termijn van 2014-2016. Daarnaast is inmiddels bekend welke medewerkers boventallig zijn geworden. Er is een calculatie gemaakt met een reële inschatting van de kosten voor de boventalligen. De verwachting is dat de uiteindelijke kosten 350.000,- hoger uitkomen dan begroot. Vanwege de positieve afwikkeling van de RUD-begroting en verwachte lagere kosten voor het kostprijsmodel is ruimte ontstaan van 150.000,-. Akkooaj secretaris: Omgevingsdienst regis Utrecht, kenmerk: INT1599.025/1137 1/ pagina 6
De resterende 200.000,- is als last genomen in de jaarrekening 2014, derhalve komt deze niet voor in de gewijzigde incidentele kostenbegroting. De wijzigingen zijn verwerkt in deze begrotingswijziging. In tabel 3 zijn de nieuwe begrote en gerealiseerde bedragen van de incidentele begroting overzichtelijk opgenomen en in tabel 4 is een detaillering opgenomen. 3. Totaal bijgestelde begroting 2015 Hieronder een overzicht van de totaal bijgestelde begroting 2015. In totaal nemen de baten toe met 1.674.950,- en de lasten met hetzelfde bedrag. De bijgestelde begroting sluit met een positief saldo van 26.564,-. Totaal Bijgestelde begroting 2015 400 Sa l.ensoc, last.wast personeel 7.765.000 579,000 8,344.000 400 Personeel wanderden 220,000 687.500 907.500 400 Uitbesteding derden kosten 190,000-150.000 401 Indirecte personeelskosten 641,000 75.000 716,000 402 Bestuurskosten 61.000-61.000 403 Algemene beh.-a ad mkst 630.000 91.000 721.000 404 Huiaiestingskosten 359.000 30.000 389.000 405 Kapitaallasten 406.837 41,000 447,837 4i38 Projecttegroting 954.750 171450 1.126.200 409 Diversen 30.000-30.000 Totaal kosten 11.217.587 1 1.674,950 12,892.537 500 Directe personele baten 501 Gemeentelijke bijdrageneigenaargemeenten 105.000 9,940,901 1,SD3,500 105.000 11,444.401 503 Ojerige goede renendlensten 240,000 240,000 504 Huiaiesti rebate n 3,500 3,500 505Kapitaall:Qten 508 Projectbegroting 954.750 171,450 1,126.200 939 Diuersen Totaa I Opbre n^e n 11,244,151 1.674,950 12.919,101 Resultaat (afrondingtarief] 26,564 ] [ 26.564 Tabel 2: Bijgestelde begroting 2015 Akkoord Sö^retaris: Omgevingsdienst reglj) Utrecht, kenmerit: INT1599.025/1137 pagina 7
Bijgestelde incidentele kosten uit het project ODRU op Orde 2015 en 2016 Begroot 3egr Begr, injïigirig Bijgestelde begr. irecte per5:>neelskosten 1.109.79:1 479,884-629,866 Indirecte personeelskosten 290.000 161.327-128,673 H ui^est i n^koste n 284,000 430.994 146,994 724,750 61,450 786.200 362,375 959.611 931,986 200,000 60,000 260.000-90,000 90,000 30.000-30.000 - - - Kapitaallasten 71.000 101.484 30.484 Oterige kosten 210,000 - -210.CX>0 _ SO.000 90.000 Totaal kosten 1,964,7 ÊD 1.173.689-791.061 954,790 171.490 1,126.200 362,375 619.611 981,986 Cumulatief -791,061-619,611 Bijdrage dee Ire mende gemeenten per jaar 1,173.689 1.126,200 981,986 Totale bijdrage deelnemende gemeente 3,281,875 Tabel 3: Gewijzigde incidentele begroting 2015 e.v. Omgevingsdienst reglb Utrecht, kenmeri<: INT1599.025/1137 Akkoord, koord SE secretaris: A pagina 8
Totaal Realisatie Voorstel befftoot Peiionele maatregelen maatregelen leidinggevenden 6,5 fte boventallig maatregelen bedrijfsvoering 7,5 fte boventallig maatregel en producti ef mi nus 4 fte 650 000 421,875 95 042 561 200 806 986-391353 kosten outplacement 600 000 236 950 200,000 100 000 63 050 huidige boventalligen 240,000 53,942 186.053 Ptisoneel va» Derötit interim directeur periode 18 november 2013 tot 1 juli 2014 105 000 34 494 70 506 interim controller periode 1 november 2013 tot 1 juli 2014 1 fte 130,000 59 456 70.544 interim controller periode 1 juli 2014 totl januari 2015 0,5 fte 50.000 25.000 25 000 - i nteri mmanager uitvoert ng prov. Utrecht - - Tataal diiecte personeelskanten 2.US.875 479.884 786.208 S31J06 1.195 indirecte personeelskoiteh advieskosten 20 000 98 779-78.779 organisatie ont»vikkeling 470 000 62 548 200.000 50.000 157 452 afkoop veri of stuwmeer 60,000-60.000 Totaal Indirecte peisedskosten 490.000 lfil.327 2ujm SO.000 11.673 Haisvesting^osten huur Breukelen totl maart2015 97 000 90 992 30.000-1992 sencekosten Breukelen totl maart2015 22.000 afkoopsom huur Zeist 150 000-150 000 verhuizing naar provinciehuis 195 000 190 002 4 998 Totaal huisvestingskosten 3ixtm 430.994 30.000-146.994 Kapitaalslaften extra afschrijving inventaris panden Breukelen en Zeist 62.500 91,464-28,964 extra afschrijving verbouwing panden Breukelen en Zeist 3 500 10.020-1 520 Totaal kapitaallasten 71.000 101.484 - - 30.484 Oveiiee kosten kostprijs model 100,000 50.000 50.000 aftvl kkel i ng RUD-begrotl ng 110.000 110.000 Totaal overige kosten 2uo.oao - 50.000-160.000 Totaal 3.281.875 Li7 3.689 1.126.200 901.906 Tabel 4: detaillering gevi/ijzigde incidentele begroting 2015 e.v. Akkoord voorzitter>- Omgevingsdienst ree Akkoord sepretaris: A pagina 9
Vastgestelde formatie 1 11/2014 reorganisatie) Begroot 2015 Aantal FTE t DT + Controller TearTimanagers 3,50 4,50-0,20-20.000 Totaal OT en Teammanagers 8,00 t 740.000-0,20 20.000 7,80 f 720.000 B e d ri j f sv O e r- n g (o v e rh e B d) Bedrijfsvoeri ng (pr oducti ef) 17,31 4,50 2,00 130.000 19,31 4,50 Totaal Bedrijfsvoering 21,81 1.225.000 2,00 130.000 23,81 1.355.000.Ac c O u ntm a n a ge rn e nt (pro d u cti ef j Specialisten Integrale Toejicht & Handhaving Coördinatie & Beleid Vergunningen & Juridische Zaken Natuur- & Duurzaamheidscommunicatie 3,69 21,72 21,69 16,45 15,32 7,33 4,60 322 000 2,10 147 OOÜ 3,69 21,72 26,29 16,45 17,42 7,33 Totaal productieafdelingen 86,20 5.800.000 6,70 469.000 92,90 6,269.000 8.5Ü t 579.000 Tabel 5: Bijgesteld Formatieplan Akkoord secretaris 7^ Omgevingsdienst re io b Utrecht, kenmeri^: INT1599.025/1137 pagina 10