Nota van Inlichtingen 10 mei 2012

Nota van Inlichtingen 10 mei 2012 In het kader van de aanbesteding van het inzamelen en vermarkten van huishoudelijk oud papier en karton en verpakkingsglas van de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Heeze-Leende, Oirschot, Reusel-De Mierden, Someren en Son en Breugel opdrachtgevers: de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Heeze-Leende, Oirschot, Reusel-De Mierden, Someren en Son en Breugel Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 1 van 14

70 PvE 8 3.1 Het papier van de gemeente Asten wordt zelf geperst en dient bij de vereniging op locatie te worden afgehaald. Waarom dient hiervoor op het inschrijfbiljet een aanbiedlocatie te worden aangedragen? De aanbiedlocatie is de locatie waar de vermarkter het OPK wenst te ontvangen. Het is aan de inzamelaar om het OPK te transporteren van het inzamelgebied c.q. de inzamellocatie naar de aanbiedlocatie van de vermarkter. Dat geldt dus ook voor de gemeente Asten, waar het OPK door de inzamelaar wordt getransporteerd van de inzamellocatie van Jong Nederland naar de door de 71 PvE 8 3.1 Wat is het formaat en het gewicht van de balen die bij de vereniging in de gemeente Asten dienen te worden geladen? Zijn er daarnaast voorzieningen aanwezig voor belading van een tautliner of zeecontainer? 72 PvE 9 3.2 Mogen wij aannemen dat eigendom over gaat zodra het oud papier en karton op de aanbiedlocatie is aangeleverd én geaccepteerd? vermarkter geoffreerde aanbiedlocatie. De balen zijn in de huidige situatie 100 cm breed, 80 cm hoog en 140 tot 150 cm lang. Dit is variabel en andere lengtes zijn ook mogelijk. Een baal weegt circa 550 tot 600 kg en men laadt circa 50 balen per keer. Men beschikt verder over een balenklem op een heftruck en kan daarmee vrijwel alles beladen. Deze vraag heeft tot het inzicht geleid dat in het Programma van Eisen sprake is van een omissie. Het is namelijk niet de bedoeling dat de inzamelaar/- transporteur eigenaar wordt van het ingezamelde OPK. De inzamelaar/transporteur zamelt in opdracht van de gemeente het OPK in. Aldus wordt de gemeente eigenaar van het OPK. Vanzelfsprekend dient de inzamelaar/transporteur er voor te zorgen dat uitsluitend OPK wordt ingezameld en dat het ingezamelde OPK tijdens het transport van het inzamelgebied naar de aanbiedlocatie niet vervuild raakt, vermengd raakt met andere stoffen of op andere wijze kwalitatief schade oploopt. De vermarkter dient het OPK over te nemen zoals het is ingezameld en door de inzamelaar/transporteur wordt aangeboden. Met die overname gaat de eigendom van de gemeente over naar de vermarkter. Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 2 van 14

73 PvE 10 3.2 Is het mogelijk om voor de berekening van de afstanden de ANWB-routeplanner te gebruiken? Dit programma is voor elke inschrijver vrij te gebruiken. Omdat web-based routeplanners, zelfs met invoer van dezelfde variabelen, voor eenzelfde route niet altijd dezelfde uitkomst geven, is de ANWBrouteplanner voor ons niet acceptabel. Wij handhaven de keuze om gebruik te maken van de 74 PvE 18 6.1 Is het akkoord dat een aanbiedlocatie vergund is op het moment van (voorlopige) gunning wanneer bij inschrijving kan worden aangetoond dat de vergunde situatie aanstaande is? EasyTravel Pro. Het is akkoord dat de aanbiedlocatie definitief vergund is op het moment dat de voorlopige gunning aan de colleges van de opdrachtgevers wordt voorgelegd Alle aanbieders met een aanbiedlocatie die op het moment van inschrijving nog niet vergund is, dienen ervoor te zorgen dat uiterlijk 14 augustus 2012 bij de SRE Milieudienst een verklaring is aangeleverd waarin wordt bevestigd dat de opdrachtnemer in bezit is van de gevraagde vergunning. In deze verklaring dient tevens vermeld te zijn: het adres van de vergunde locatie; de naam van de instantie die de vergunning heeft afgegeven; de datum van de uitgifte van de vergunning de geldigheidsduur van de vergunning het kenmerk van de vergunning een korte omschrijving van de activiteiten waarvoor de vergunning verleend is. De verklaring dient als volgt geadresseerd te zijn: SRE Milieudienst Europese aanbesteding OPK t.a.v. Y.E. Marijnissen Postbus 435 5600 AK EINDHOVEN De verklaring mag met deze adressering ook persoonlijk worden bezorgd op het adres Keizer Karel V Singel 8 te Eindhoven. Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 3 van 14

75 PvE 19 6.2 Kunt u een rekenvoorbeeld geven van de wijze waarop de meerkilometers boven de 15 km worden verrekend Indien de aanbiedlocatie meer dan 15 kilometer verwijderd is van het afvalzwaartepunt van elk van met de op te geven opslag per ton? de opdrachtgevers, wordt op de berekende vergoeding die de vermarkter wil betalen voor het OPK een correctiepost in mindering gebracht. De correctiepost betreft het aantal kilometers boven de 15 (enkele reis) van afvalzwaartepunt naar de door de vermarkter ingeschreven aanbiedlocatie, maal 2 (retourrit), maal het aantal ritten in 2011, maal het vaste correctietarief van 1,50 per meerkilometer. 76 PvE 19 6.2 Waarom wordt onderdeel 5 uit de verwijderingstructuur geïndexeerd? Het betreft hier een vast af te geven opbrengst, geen kosten. 77 PvE 20 6.4 Aan wat voor optimalisatiemaatregelen moeten we denken? Rekenvoorbeeld voor perceel 12. Indien uit EasyTravel Pro blijkt dat de aanbiedlocatie 22 kilometer verwijderd is van het afvalzwaartepunt van de opdrachtgever, dan bedraagt het aantal meerkilometers 7 (=22 km min 15 km). De correctiepost is dan: 7 kilometer maal 2 (retourrit) maal 750 ritten per jaar (het aantal ritten in 2011 zoals vermeld op het inschrijfbiljet bijlage i2-m), maal 1,50 per meerkilometer =7 * 2 * 750 * 1,50 = 15.750. Voor onderdeel 5 uit de verwijderingstructuur geldt: Aan de inschrijvers wordt gevraagd welke opslag zij bereid zijn te betalen boven op de marktprijs voor oud papier bont. Het is deze opslag die op het inschrijfbiljet dient te worden vermeld (T5). De opslag dient in de vorm van negatieve kosten te worden opgegeven. De opslag bovenop de marktprijs wordt jaarlijks geïndexeerd om de geldontwaarding te compenseren. Er zijn op dit moment nog geen concrete optimalisatiemaatregelen bekend die de gemeenten willen invoeren. Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 4 van 14

78 PvE 20 6.4 Wat is de reden dat een vast maandelijks voorschot betaald dient te worden? Volgens de Marktberichten Oud Papier zijn de vergoedingen maandelijks te bepalen en kunnen daarom ook prima na afloop van iedere maand worden uitgekeerd. Daarnaast kunnen marktprijzen behoorlijk fluctueren waardoor de voorschotbedragen aanzienlijk uit de pas kunnen lopen met de werkelijk te vergoeden bedragen. 79 PvE 27 9 Het kan voorkomen dat een opdrachtnemer inschrijft op enkel de inzameling of enkel de verwerking van één, enkele of alle gemeenten. Stel dat daarnaast niet op de verwerking of inzameling van alle gemeenten wordt ingeschreven dan kan de combinatie waartoe de hier bedoelde opdrachtnemer zou behoren niet worden gecompleteerd, oftewel de inzameling en verwerking kan niet voor alle gemeenten worden ingevuld. Hoe wordt hiermee omgegaan? Deze vraag wordt bij de derde Nota van Inlichtingen beantwoord. Om dit probleem te ondervangen, wordt hier als volgt mee om gegaan. Inschrijven op de percelen 7 tot en met 22, variant 7, variant 16 of variant 23 mag alleen als door dezelfde inschrijver ook wordt ingeschreven op de onderliggende afzonderlijke percelen. Schematisch weergegeven moeten de inschrijvers op de percelen of varianten in de eerste kolom ook inschrijven op de corresponderende percelen en varianten in de tweede kolom. inschrijvers op moeten ook inschrijven op 7 1 t/m 6 16 9 t/m 15 17 1 en 9 18 2 en 10 19 3 en 11 20 4 en 12 21 5 en 13 22 6 en 14 23 1 t/m 7 en 9 t/m 14 en 17 t/m 22 24 8 en 15 Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 5 van 14

80 PvE 36 13.4 Om welke aanvullende bewijsstukken kan de opdrachtgever ten behoeve van de uitsluitingscriteria vragen? Het verzoek kan in principe betrekking hebben op elk onderdeel van de betreffende verklaring. Ook de aard van de bewijsstukken is niet op voorhand bepaald. Desondanks zal opdrachtgever in alle redelijkheid en alleen in uitzonderingssituaties van 81 PvE 36 13.4 Wordt hier een verklaring omtrent gedrag bedoeld van een natuurlijk persoon of van een rechtspersoon? 82 PvE 37 13.4 De inschrijver dient de financiële en economische draagkracht aan te tonen door middel van bijlage i-5, de verklaring dient te worden ondertekend door een externe accountant. Kan ook worden volstaan met het indienen van de jaarlijkse accountantsverklaring betreffende de omzet? 83 PvE 38 13.4 Wat wordt verstaan onder de technische uitrusting van de inschrijver en in hoeverre is dit relevant voor een vermarkter? 84 PvE 38 13.4 Waarom wordt niet gevraagd naar de omvang van de in te dienen referenties? Gezien het tonnage dat dient te worden ingezameld en verwerkt lijkt het ons zeer relevant dat, zoals gangbaar, kan worden aangetoond dat in ieder geval een bepaald percentage van dit tonnage reeds wordt ingezameld en/of verwerkt door de inschrijver. 85 PvE 39 13.5 Wij nemen aan dat een onderaannemer mag deelnemen aan meerdere inschrijvingen? deze bevoegdheid gebruik maken. Een verklaring omtrent het gedrag wordt alleen gevraagd als de opdrachtgever daar gegronde aanleiding voor heeft. Afhankelijk van de aard van de aanleiding kan de gevraagde verklaring zowel een inschrijvende rechtspersoon als een natuurlijk persoon betreffen. De inschrijver dient bijlage i-5 zelf te ondertekenen. De handtekening van de accountant op bijlage i-5 kan worden vervangen door een Assurance Report, op voorwaarde dat daarin de hoogte van de omzet wordt vermeld welke gemiddeld per jaar is gerealiseerd in de laatste drie afgesloten boekjaren. De inschrijver dient een eigen verklaring te overleggen waarin op hoofdlijnen wordt beschreven waarom inschrijver veronderstelt dat hij over voldoende kennis, kunde en uitrusting beschikt om de opdracht volgens de eisen uit te voeren. Dit geldt ook voor de vermarkter. Opdrachtgevers hebben er voor gekozen meer waarde te hechten aan de ervaring met de aard van de activiteit dan aan de omvang van de omzet die daarmee gerealiseerd is. Ja, dat klopt. Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 6 van 14

86 PvE 40 13.6 Wat wordt verstaan onder een losbladige versie van de inschrijving? Onder een losbladige papieren versie van de inschrijving verstaan wij een inschrijving in hard copy, zwart-wit, enkelzijdig in A4, die op losse bladen wordt ingediend. De bladen van de inschrijving dienen dus niet aan elkaar verbonden te 87 PvE, bijlage i- 3 88 PvE, bijlage P-2 51 Begrijpen wij goed dat enkel voor bijlage i-3 niet gemandateerd mag worden getekend, maar voor de overige onderdelen van de inschrijving wel? Niet voor elke gemeente is duidelijk hoe het papier dient te worden ingezameld of hoe de verhouding los/minicontainers is bij huis-aan-huis inzameling; Is het mogelijk dat er per gemeente duidelijker en gedetailleerder wordt aangegeven of het papier dat huisaan-huis wordt ingezameld los of met behulp van minicontainers wordt ingezameld? Graag zouden we deze informatie verkrijgen specifiek per inzamelroute. 89 bijlage P-2 Wat zijn de vereisten voor de papiercontainers die op locatie geplaatst moeten worden? Behoren dit standaard 30 m³ open containers te zijn? zijn, middels bijvoorbeeld een nietje. Het is juist dat,met uitzondering van bijlage i-3, de bijlagen namens inschrijver ondertekend mogen worden door degene die in bijlage i-4 als gemachtigde is aangewezen. Daarbij wordt wel aangetekend dat bijlage i-6 moet worden ondertekend door een persoon die op basis van het overgelegde uittreksel uit het beroeps- of handelsregister bevoegd is de moedermaatschappij/holding te vertegenwoordigen. De gegevens die hierover voorhanden zijn, zijn opgenomen in bijlage P-2. Deze vraag wordt beantwoord in Nota van Inlichtingen 3. Daarnaast is het niet duidelijk waar het gaat om ondergrondse containers, kan dit tevens gespecificeerd worden? In Bijlage P-2 is in paragraaf P-2.3 per individuele opdrachtgever onder het kopje Papiercontainers aangegeven hoeveel verzamelcontainers momenteel door de opdrachtnemer geplaatst zijn. Alleen in de gemeente Oirschot betreft dit twee ondergrondse papiercontainers. In de overige 11 gemeenten gaat het om bovengrondse papiercontainers. Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 7 van 14

90 Algemeen Kunnen de ten behoeve van inschrijving in te vullen Ja, via www.aanbestedingskalender.nl zijn de bijlagen in Word-format worden verzonden zodat wij volgende bijlagen verstrekt in wordformat: deze digitaal kunnen toepassen? - Bijlage P-2, Bijlage P-3, - Bijlage I-1 tot en met I-14 (m.u.v. de excel-inschrijvingsformulieren) Bijlage P-1 is alleen in PDF format beschikbaar en al bij de publicatie van het Programma van Eisen ter beschikking gesteld. De inschrijvingsformulieren I-2b tot en met I-2z zijn alleen in PDF-format en in Excelformat beschikbaar en reeds in beide formats 91 PvE o.a. 18 6.1 Is opdrachtgever bereid toe te staan dat opgegeven overslaglocaties zijn aangesloten bij PRN en VPGI gecertificeerd zijn 2 maanden voor aanvang van de opdracht, zijnde 1 januari 2013? verstrekt via www.aanbestedingskalender.nl. De opdrachtgevers verlangen dat de totale keten (inzamelen + vermarkten) voldoet aan de eisen van de Erkenningsregeling waarvoor een OPK certificaat is verleend. De opdrachtgever wil de bedrijven uit de gehele keten (inzamelen + vermarkten) die nog niet OPKgecertificeerd zijn en wel al beschikken over een vergunning om oud papier te ontvangen en over te slaan, de kans geven om de komende maanden een OPK-certificaat aan te vragen. Daarom staat de opdrachtgever toe dat de inschrijvers op zowel de inzameling als de vermarking uiterlijk 3 maanden voor aanvang van de opdracht, dus uiterlijk op 30 september 2012, een kopie van het voor hun activiteiten en in geval van inschrijving op vermarkten ook van het voor de opgegeven aanbiedlocatie afgegeven OPKcertificaat bij de SRE Milieudienst is ingediend. De kopie van het certificaat dient als volgt geadresseerd te zijn: SRE Milieudienst Europese aanbesteding OPK t.a.v. Y.E. Marijnissen Postbus 435 Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 8 van 14

5600 AK EINDHOVEN 92 NvI 4 vraag 10 Klopt onze aanname dat alle aanbiedlocaties per 1 januari 2013 (start nieuwe overeenkomst) in bezit dienen te zijn van het OPK certificaat? Het certificaat mag met deze adressering ook persoonlijk worden bezorgd op het adres Keizer Karel V Singel 8 te Eindhoven. De opdrachtnemer dient gedurende de gehele periode van de overeenkomst in het bezit te zijn en te blijven van een geldig OPK certificaat of een gelijkwaardig document. De opdrachtgevers verlangen dat de totale keten (inzamelen + vermarkten) voldoet aan de eisen van de Erkenningsregeling waarvoor een OPK certificaat is verleend. De opdrachtgever wil de bedrijven uit de gehele keten (inzamelen + vermarkten) die nog niet OPKgecertificeerd zijn en wel al beschikken over een vergunning om oud papier te ontvangen en over te slaan, de kans geven om de komende maanden een OPK-certificaat aan te vragen. Daarom staat de opdrachtgever toe dat de inschrijvers op zowel de inzameling als de vermarking uiterlijk 3 maanden voor aanvang van de opdracht, dus uiterlijk op 30 september 2012, een kopie van het voor hun activiteiten en in geval van inschrijving op vermarkten ook van het voor de opgegeven aanbiedlocatie afgegeven OPKcertificaat bij de SRE Milieudienst is ingediend. De kopie van het certificaat dient als volgt geadresseerd te zijn: SRE Milieudienst Europese aanbesteding OPK t.a.v. Y.E. Marijnissen Postbus 435 5600 AK EINDHOVEN Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 9 van 14

93 NvI 14 Vraag 49 In uw antwoord geeft u aan dat overige gegevens omtrent de inzameling van OPK niet voorhanden zijn. Echter zijn gegevens als aanvangstijden, inzamelschema's, aantal aansluitingen per route, aantal vrijwilligers per route, hoe lang dient een afzetcontainer te staan etc. van zeer groot belang voor de calculatie. Deze zijn niet of nauwelijks terug te vinden in het bestek of zelfs op de gemeentelijke websites. Graag willen wij u vragen deze gegevens kenbaar te maken zodat er een goed overwogen calculatie kan worden gemaakt. Op het moment wij deze niet krijgen, zijn wij verplicht onze uitgangspunten aan te houden. Op het moment dat een opdrachtgever zich hier in niet kan vinden, kan dit consequenties hebben op de aangeboden prijs. 94 NvI 8 Pagina 22 Als het tarief per aansluiting wordt gehandhaafd en de frequentie gaat van tweewekelijks naar maandelijks, dan houdt dat een ruime halvering in van de vergoeding. Het in te zamelen tonnage en de daarbij behorende kosten en te betalen vergoeding blijven hetzelfde. Hoe gaat u daar mee om? Het certificaat mag met deze adressering ook persoonlijk worden bezorgd op het adres Keizer Karel V Singel 8 te Eindhoven. Deze vraag zal in de derde Nota van Inlichtingen worden beantwoord. In de Nota van Inlichtingen is aangegeven: Voor zover gemeenten overwegen om de inzamelfrequentie aan te passen, is dat in het Programma van Eisen of bijlage P-1 vermeld. Bovendien hanteren de meeste gemeenten een inzamelfrequentie van eenmaal per maand. Het is niet aannemelijk dat die frequentie wordt gehalveerd. Op basis daarvan dient u in te schatten wat het risico is dat de frequentie in uw nadeel of voordeel verandert. Voor de gemeenten die afrekenen op basis van aantal aansluitingen geldt geen correctiemechanisme voor het verlagen van de inzamelfrequentie. Hetzelfde geldt voor verhoging van de inzamelfrequentie zoals die in de gemeente Someren aan de orde is. Een hogere frequentie Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 10 van 14

levert meer werk en een navenant hogere vergoeding om. Een lagere frequentie minder werk en een navenant lagere vergoeding. 95 NvI 9 Pagina 25 Kunt u de betalingstermijn in de conceptovereenkomst aanpassen van 45 naar 30 dagen, conform de beantwoording van NvI 25? 96 NvI 18 Pagina 64 Het door u verstrekte adres betreft een postbus. Inschrijvingen worden doorgaans persoonlijk afgeleverd. Kunt u aangeven op welk feitelijke adres de aanbesteding afgegeven kan worden? De vergoeding per aansluiting blijft, afgezien van de indexering, namelijk gelijk. Voor de gemeenten die afrekenen op tonnage is bepaald dat het aanpassen van de inzamelfrequentie alleen in overleg gebeurd. Daar zijn de consequenties van het aanpassen van de frequentie ook veel groter, omdat tweemaal zo vaak inzamelen niet tweemaal zoveel OPK oplevert. In het contract staat al een betalingstermijn van 30 dagen. De 45 dagen termijn geldt voor het versturen van de factuur, niet voor de betaling daarvan. De offerte dient als volgt geadresseerd te zijn: Offerte OPK en/of Glas niet openen voor 26 juni 2012 om 12.00 uur SRE Milieudienst Europese aanbesteding OPK t.a.v. Y.E. Marijnissen Postbus 435 5600 AK EINDHOVEN De offerte en alle overige stukken mogen met de aangegeven adressering ook persoonlijk worden bezorgd op het adres Keizer Karel V Singel 8 te Eindhoven. 97 Overeenkomst Algemeen In deze overeenkomst wordt nu vaak de term opdracht gebruikt. Daarnaast is de titel van de overeenkomst ook Overeenkomst voor Opdracht. Dient deze overeenkomst in het kader daarvan als een overeenkomst van opdracht in de zin van artikel 7:400 gekwalificeerd te Het woord <<opdracht>> in de titel betreft een invoegveld. Daar zal de aard van de opdracht worden ingevuld ( inzameling van huishoudelijk OPK of glas ). Het gebruik van de term <<opdracht>> in de titel houdt dus geen verwijzing in naar artikel 7: 400 BW. Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 11 van 14

worden? 98 Bestek Artikel 13.5 Op pagina 39 staat vermeld dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon slecht eenmaal kan inschrijven (al dan niet in combinatie). Bedoelt u hiermee dat een natuurlijk/rechtspersoon slechts eenmaal (al dan niet in combinatie) per perceel kan inschrijven? Een inschrijver kan namelijk bijvoorbeeld zelfstandig inschrijven op de percelen van OPK-1, maar voor de percelen OPK-4 in combinatie met een andere partij in willen inschrijven. Een natuurlijk persoon of rechtspersoon mag maar één keer, al dan niet in combinatie, inschrijven op een perceel en/of een variant. Een natuurlijk persoon of rechtspersoon mag wel op meerdere percelen en/of varianten inschrijven. De door u beschreven situatie is dus toegestaan. Aanvullende informatie De antwoorden op de vragen 79 en 91 betreffen een wezenlijke wijziging van de voorwaarden van de inschrijving (wijziging van de benodigde documenten voor de gunning en wijziging van de gunningsystematiek). Daarom gaat de termijn van deze aanbesteding opnieuw in op het moment van publiceren van deze Nota van Inlichtingen. De nieuwe termijnen worden als volgt: Tijdschema Openbare Europese aanbesteding Melding EU met digitaal bestek dinsdag 3 april 2012 Inleveren schriftelijke vragen vrijdag 20 april 2012 (12.00 uur) Publicatie Nota van Inlichtingen 1 vrijdag 27 april 2012 Publicatie Nota van Inlichtingen 2 dinsdag 10 mei 2012 Inleveren schriftelijke vragen woensdag 25 mei 2012 (12.00 uur) Publicatie Nota van Inlichtingen 3 vrijdag 8 juni 2012 Inleveren offertes dinsdag 26 juni 2012 (12.00 uur) Voorlopige gunning dinsdag 21 augustus 2012 Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 12 van 14

Definitieve gunning donderdag 6 september 2012 Aanvang opdracht dinsdag 1 januari 2013 Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 13 van 14

Nr. Document Pagina Paragraaf Aanvullende informatie 99 NvI 8 Vraag 22 Uitgezonderd op dit antwoord is de gemeente Someren onderdeel in perceel 1 en variant 7 en onderdeel in perceel 17 en variant 23. Voor deze gemeente wordt bij de inschrijving op perceel 1, variant 7, perceel 17 en variant 23 gevraagd naar zowel een tarief voor 1x per maand inzamelen (T2) als naar een tarief voor twee keer per maand inzamelen (T2a). Nota van Inlichtingen OPK en glas Pagina 14 van 14