W A T E R S C H A P S B E D R I J F L I M B U R G 140456 ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 WATERSCHAPSBEDRIJF LIMBURG Maria Theresialaan 99 Postbus 1315 6040 KH Roermond KvK-nr. 504.534.83 Bank: NL61NWAB0636760464, A «- Tel: 088-8420000 Fax: 0475-311605 BÎSTÍ. ' 2013 Waterschap Roer en Overmaas t.a.v.het Algemeen Bestuur Postbus 185 6130 AD SITTARD Ni, 18 APR. ZOU Sec:r./ : l ) : 'X 3 www.wbl.nl info@wbl.nl M»n d.d UW KENMERK UW BRIEF VAN ONS KENMERK BIJLAGE(N) ONDERWERP porten/2014.07279 geen Managementrapportage (MARAP) t/m december 2013 BEHANDELD DOOR TELEFOONNUMMER E-MAIL DATUM W.A.S. Pörteners +31 655742253 W.A.S.Porteners@wbl.nl 16 april 2014 Geacht Bestuur, 1. Inleiding Op 2 april 2014 is de Managementrapportage (MARAP) t/m december 2013 (4 9 kwartaal) besproken en vastgesteld in het Algemeen Bestuur van het WBL. Hierbij sturen wij u ter informatie een korte samenvatting van de belangrijkste punten van deze MARAP. Indien u geïnteresseerd bent in de gehele MARAP dan is deze toegankelijk via de internetsite: www.wbl.nl (zie 'Over ons/bestuur/vergaderagenda' vergaderdata). Bij deze Marap over 2013 is relevant dat in vergelijking met 2012 de bijdrage van de waterschappen voor 2013 is verlaagd met 9 0 Zo. Tevens is relevant dat in het huidige resultaat nog geen rekening is gehouden met de verrekening met GMB met betrekking tot de thermische drukhydrolyse. De te declareren kosten zullen orde grootte C 200.000 bedragen, waardoor het exploitatieresultaat op WBL-niveau nagenoeg nihil zal zijn. 2. Exploitatieoverschor7-tekort t/m 4 e kwartaal 2013 Vergeleken worden de begrootte netto kosten versus de gerealiseerde netto kosten; de gerealiseerde bijdrage van de Waterschappen is doorgaans gelijk aan de geplande bijdrage. De gerealiseerde netto kosten t/m december 2013 zijn C 158.000 hoger dan gepland (begroot); zie ook onderstaande tabel. Waterschapsbedrijf Limburg is een samenwerkingsverband van Waterschap Peel en Maasvallei en Waterschap Roer en Overmaas ir i r rf 11 ui i fi if r i in FMI
Netto kosten per unit Tot en met kwartaal 4 Totaal jaar Realisatie Realisatie Begroting Verschil Realisatie Actueel Primitief Bedragen xc 1.000 2012 2013 2013 2013 2012 Begr.2013 Begr.2013 Bouwen en Renoveren 600 401 656-255 600 656 550 IT, Produkt- Procesontwikkeling 2.879 2.806 2.874-68 2.879 2.874 2.899 Operations 19.369 19.220 18.680 540 19.369 18.680 18.404 Onderhoud 9.209 9.312 9.360-48 9.209 9.360 9.360 Human Resource Management 2.652 2.296 2.481-185 2.652 2.481 2.724 Financiën Planning Concerncontrol 1.212 1.563 1.573-10 1.212 1.573 1.264 Directie 484 414 516-102 484 516 746 Bestuur 119 109 112-3 119 112 65 Bovenformatief 120 105 177-72 120 177 177 Kapitaallasten 31.004 30.372 30.011 361 31.004 30.011 30.251 Totaal netto kosten 67.648 66.598 66.440 158 67.648 66.440 66.440 Bijdrage Ws-en 72.510 66.440 66.440 0 72.510 66.440 66.440 Exploitatie saldo 4.862-158 0-158 4.862 0 0 Personeelsformatie aantal fte's per ultimo ziekteverzuim in "/o 136,91 2,79 150,19 150,31 De hogere netto kosten dan gepland worden verklaard uit:» lagere netto kosten ad C 255.000 voor de unit bouwen en renoveren door enerzijds lagere personele kosten dan begroot (deels niet invullen van ontstane vacatures) en anderzijds doordat meer personeelslasten zijn toegerekend aan onderhanden projecten (geactiveerde lasten);» hogere netto kosten unit operations ad C 540.000. Deze worden grotendeels veroorzaakt door hogere kosten voor afzet van ontwaterd slib (Hoensbroek en Roermond) en hogere kosten voor transport nat slib (maatregel slibontwatering Abdissenbosch niet doorgevoerd). Daarnaast is relevant dat de hogere kosten dan begroot voor de exploitatie van de thermische drukhydrolyse Venlo met de leverancier verrekend moeten worden. Naar verwachting zal hiervoor een bedrag ordegrootte C 200.000 gedeclareerd kunnen worden. De verrekening over 2013 wordt in overleg met de leverancier nader uitgewerkt.» lagere netto kosten unit onderhoud ad C 48.000. Deze lagere netto kosten bestaan uit: o lagere kosten ad C 356.000 met name voor onderhoud transportstelsel en onderhoud zuiveringsinstallaties; o lagere opbrengsten 6 307.000 doordat de beoogde hogere opbrengst voor onderhoud IBA's door het in rekening brengen van alle gemaakte kosten, niet bij de gemeenten in rekening kon worden gebracht. Hieromtrent heeft bestuurlijke besluitvorming plaatsgevonden. Geconcludeerd kan worden dat de unit onderhoud er in is geslaagd om bovengenoemde tegenvaller aan de opbrengstenkant te compenseren;» lagere kosten ad ê 68.000 voor unit informatietechnologie, product- en procesontwikkeling met name door een lagere personele bezetting dan begroot en het slechts deels invullen van de vacatureruimte.
-3-» lagere kosten ad C 185.000 unit human resource management met name door lagere kosten als gevolg van minder inhuur diensten door derden dan begroot en deels door lagere personeelskosten dan begroot;» lagere kosten ad 6 102.000 voor de directie als gevolg van minder gebruik van extern onderzoek en van adviesverlening door derden;» hogere netto kosten voor kapitaallasten ad ë 361.000. Zie punt 5 voor een nadere toelichting;» de netto kosten van de overige units zijn in totaal C 85.000 lager dan begroot, met name doordat er in werkelijkheid minder bovenformatief geplaatst personeel is geweest dan begroot. 3. Begrotingswijzigingen Marap t/m 4 e kwartaal 2013 Bij de Marap t/m december 2013 zijn de onderstaande door de directeur goedgekeurde (budgettair neutrale) wijzigingen in de begroting doorgevoerd: binnen de units human resource management, financiën planning concerncontrol, directie, is per unit budgettair neutraal, budget overgeheveld van de post goederen en diensten van derden naar de post personeelslasten; vanuit de post onvoorzien directeur is C 38.000 overgeheveld naar de post extern advies van de unit bestuur. De bovenstaande omschreven en doorgevoerde wijzigingen zijn tevens in navolgende tabel weergegeven: Bestuurs- Begroting 2013 Begrotings Begroting Begroting 2013 Beg roting na wijziging wijziging 2013 2013 3e kwartaal t/m 4e kwartaal na wijziging Netto-kosten per unit: Bouwen en Renoveren 549.587 655.886 655.886 IT, Produkt- Procesontwikkeling 2.899.063 2.874.063 2.874.063 Operations 18.401.929 18.679.950 18.679.950 Onderhoud 9.359.889 9.359.889 9.359.889 Human Resource Management 2.724.197 2.480.617 2.480.617 Financiën Planning Concerncontrol 1.263.646 1.572.801 1.572.801 Directie 745.808 554.276-38.000 516.276 Bestuur 64.845 74.545 38.000 112.545 Bovenformatief 177.214 177.214 177.214 Kapitaallasten 30.253.724 30.010.661 30.010.661 TOTAAL netto-kosten 66.439.902 66.439.902 0 66.439.902 4. Investeringsuitgaven ťm 4 e kwartaal 2013 Voor het jaar 2013 is een uitgavenbudget vastgesteld van C 31,64 min. Op grond van genomen ABbesluiten is dit uitgavenbudget per saldo verlaagd metë 17,32 min totí 14,32 min. De tijdens het jaar doorgevoerde verlaging van de investeringsuitgaven betreffen met name het niet of later doorgaan van de projecten clustering Simpelveld-Wijlre en transportleiding Simpelveld-Wijlre ad C 8,5 min., aanpassingen rwzi Roermond ad é 4,5 min., herziening/ vervanging rekenkamer, front 8. backoffice ad ŭ 1,6 min., vervangen pompen 2013 ad ê 1,2 min.
De gerealiseerde investeringsuitgaven t/m het 4e kwartaal van 2013 bedragen C 13,17 min en zijn daarmee Ç. 1,15 min lager dan gepland. Dit verschil wordt met name verklaard uit de 6 0,90 min lagere uitgaven voor IT-projecten (met name project Wauter, vervangingsinvestering front- en backoffice) en uit ê 0,25 min lagere uitgaven op het totaal aan overige projecten. Voor het effect van de lagere investeringsuitgaven in 2013 op de kapitaallasten 2013 zie de onderstaande toelichting. Kapitaallasten In dezen is van belang te beseffen dat de lagere investeringsuitgaven in 2013 voornamelijk effect sorteren in de jaren na 2013. De projecten die tot hogere afschrijvingskosten leiden in 2013 zijn al voor 2013 gestart en zijn in de 1e helft van 2013 in gebruik genomen. Overeenkomstig de nota financieel beleid is voor bepaling van de afschrijving het moment waarop het actief/project in gebruik is genomen van belang. Is dit in de 1e helft van het jaar dan wordt in 2013 met de afschrijving gestart. Is dit in de 2e helft van 2013 dan start de afschrijving in 2014. De onder punt 4 toegelichte verlaging van de geplande investeringsuitgaven heeft dan ook geen effect op de afschrijvingskosten voor 2013 omdat de afschrijvingskosten voor deze projecten pas zijn begroot voor de jaren na 2013. Effect op de kapitaallasten in 2013 treedt met name op voor projecten die eind 2012 resp. begin 2013 zijn opgeleverd. De kapitaallasten 2013 zijn C 361.000,- hoger dan geraamd, bestaande uit: - hogere afschrijvingen ad C 219.000,- worden veroorzaakt door: i. projecten die eerder gereed zijn gekomen resp. eerder in gebruik zijn genomen (circa C 280.000). De belangrijkste zijn: vrijvervalriool MAA-rwzi Limmel, slibbuffer rwzi Susteren, vervanging Front 6\ Back-office, aanpassen gemalen met breektank, renovatie 4e etage laagbouw kantoor (deze renovatie heeft overigens geleid tot extra huuropbrengsten); ii. project ontmantelen (slopen) droger Venlo heeft meer gekost dan gepland (ê 134.000). Deze kosten dienen in 2013 volledig te worden afgeschreven; iii. daarnaast zijn een aantal kleinere projecten later gereed, hebben lagere uitgaven of zijn niet ten uitvoer gekomen (-/- C 195.000); - lagere rentekosten ad ^ 23.000,- bestaande uit rentevoordeel op de eind 2013 afgesloten langlopende geldlening, als gevolg van de lagere investeringsuitgaven in 2013; - lagere opbrengsten ad ê 165.000 doordat minder bouwrente wordt toegerekend aan onderhanden projecten. Er zijn in 2013 minder grote projecten in uitvoering waardoor de te activeren bouwrente lager is dan begroot.
Operations Prestaties: Zuiveren afvalwater Bedrijfsvoering waterlijn en sllblijn plan t/m december 2013 realisatie t/m december 2013 CZV-verwijdering 92,2 92,0 P-verwijdering 76,0 75,8 N-verwijdering 78,8 79,1 Drogestofgehalte ontwaterd slib 26,3 25,7 Prestaties: Verwerken en afzetten van zuiveringsslib Bedrijfsvoering plan t/m december 2013 realisatie t/m december 2013 Totaalrendement droger 1) 57,7 56,7 1) totaal rendement : technisch rendement x proces rendement/100 Rechtmatigheid: 1 Tijdens de extreem warme periode in juli zijn er problemen ontstaan met de beluchting van de areatietanks van de rwzi Susteren. Dit heeft geleidt tot een tijdelijk verhoogde fosfaatconcentratie in het effluent.» Eind september heeft er een gemeentelijke overstort aan de Groot Bollerweg te Venlo plaatsgevonden. De overstort werd veroorzaakt door een gesloten afsluiter in het ontvangstwerk van de rwzi Venlo. Hierdoor kon niet voldoende afvalwater worden ingenomen. Na constatering van deze situatie zijn direct passende maatregelen genomen die voorkomen dat deze afsluiters niet meer onbewust kunnen worden gesloten. Naleving wet- en regelgeving: «De wet- en regelgeving ondergaat momenteel een aantal wijzigingen in het kader van onder andere het Activiteiten Besluit. Deze wijzigingen vereisen mogelijk ook wijzigingen in het vergunningenbeheer. Om de impact van deze wijzigingen in relatie tot het beheer van de aan het WBL verleende vergunningen te toetsen heeft er een nulmeting van het WBL vergunningenbeheer plaatsgevonden. Hierbij zijn een aantal aandachtpunten geconstateerd. Om de aandachtpunten gestructureerd op te pakken is een plan van aanpak opgesteld. Door de uitvoering van dit plan wil het WBL ook in de toekomst op effectieve en efficiënte wijze aan de wet- en regelgeving blijven voldoen. In de 2 e helft 2013 is een financieel model ontwikkeld waarin de financiële resultaten en prognoses worden gebaseerd op OPEX (operating expenditures) sheets per locatie. Input voor dit model wordt verkregen van de systemen Coda (financiën) en Prins (prestatieregistratie). Dit model wordt per 2014 in gebruik genomen waarbij door de betrokken units continu gewerkt wordt aan het verbeteren van de betrouwbaarheid van de gegevens.
Onderhoud Het tijdig en op een juiste wijze uitvoeren van periodiek onderhoud heeft tot gevolg dat correctief onderhoud en storingen afnemen en functioneel falen tot een acceptabel niveau wordt teruggebracht (gebaseerd op Betrouwbaarheid, Beschikbaarheid, Onderhoudbaarheid, Veiligheid, Gezondheid, Milieu). Dit betekent ook dat op een verantwoorde wijze het bestaan van correctief onderhoud en storingsonderhoud kan worden geaccepteerd. Het is hierbij wel van belang dat de geplande correctieve acties efficiënt en effectief worden gepland en uitgevoerd. Als vervolg op het in 2011 ingezette bundelen van locatie/object gebonden activiteiten waardoor deze beter planbaar worden gemaakt, is in 2012 gestart met het bundelen van correctief onderhoud. Onderstaand is de kwantitatieve status van de uit te voeren werkzaamheden weergegeven:» Realisatie preventief onderhoud is conform planning;» Realisatie correctief onderhoud loopt iets achter op planning. Hiervoor zijn in de tweede helft van het jaar corrigerende maatregelen getroffen, onder andere door inzet van uren van toezichthouders van de unit B&R;» Het storingsonderhoud geeft over de periode tot en met december een dalende trend aan t.o.v. dezelfde periode in het afgelopen jaar.
-7- In deze grafiek is het aantal storingen in 2013 (paars) en in 2012 (blauw) weergegeven. 400 Storingen Onderhoud WBL Realisatie2013 [Aanlallen] -Realisatie 2012 [Aantallen] 100 10 Storing Onderhoud Extern (gemalen gemeenten, IBA en WPM) (kwantitatief): In de grafiek is het aantal storingen in 2013 (paars) en in 2012 (blauw) weergegeven. Storingen Onderhoud klanten w n I " Realisatie 2013 [Aanlallen] Realisatie 2012 ļaanl allen] I I» 4 \ 6 J» 9 10 IJ lí Het grotere aantal storingen (50 o Zo van het totaal) vanaf de maand mei 2013 wordt veroorzaakt door de gemalen van de gemeente Valkenburg, waarvan per mei het beheer en onderhoud door de gemeente Valkenburg is opgedragen aan het WBL.
8. HRM, bestuurs- en juridische ondersteuning, facilitaire zaken Het WBL streeft ernaar dat iedereen tot aan het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd vitaal, gezond en met plezier aan het werk is. Om dit te kunnen realiseren wordt een actief personeelsbeleid gehanteerd, waarin het bevorderen van gezondheid en welzijn van medewerkers centraal staat. Mede gelet op de vergrijzing van onze organisatie is duurzame inzetbaarheid van mensen een belangrijk speerpunt in onze organisatie. In de maanden mei en juni is daarom een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uitgevoerd binnen onze organisatie, waaraan 91 0 A van de mensen (in totaal 125 personen) heeft deelgenomen. Alle medewerkers die hebben deelgenomen aan dit onderzoek hebben een individueel advies gekregen naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek. Naar aanleiding van het onderzoek is een uitgebreid rapport met bevindingen opgesteld. Het rapport geeft een gedegen inzicht in de gezondheid en vitaliteit van de mensen in onze organisatie en/of mogelijke risico's ten aanzien van het (langdurig) uitvallen van medewerkers. Uit het onderzoek naar het werkvermogen ( s de mate waarin medewerkers aan de fysieke en mentale eisen van het werk kunnen voldoen) blijkt dat: - 2ĩ 0 Zo van de medewerkers beschikt over een uitstekend werkvermogen; - ôc/o van de medewerkers beschikt over een goed werkvermogen; - 12 0 Zo heeft een matig werkvermogen en - slechts 1 "/o heeft een slecht werkvermogen. De gemiddelde score van het werkvermogen van het WBL ligt binnen de bandbreedte van 37-43 punten, hetgeen inhoudt dat het WBL gemiddeld gezien beschikt over een goed werkvermogen, mede gelet op de gemiddelde leeftijd van 48,85 jaar in onze organisatie. Het huidige WBL ziekteverzuimpercentage van 2,64 0 7o (t/m december 2013) bevestigt dit ook. Inmiddels is, in samenspraak met de VGW-commissie, een plan van aanpak opgesteld om de aangedragen aanbevelingen verder uit te werken. Om de duurzame inzetbaarheid van mensen goed te kunnen blijven monitoren wordt 1x per 2 jaar een uitgebreid preventief medisch onderzoek uitgevoerd en 1x per jaar een on line vragenlijst uitgezet. 9. Financiën, Planning, Concerncontrol Met de invoering van het Handboek Inkoop en Aanbesteding is afgesproken dat verantwoording met betrekking tot nieuwe opdrachten omtrent de toegepaste wijze van inkoop- en aanbesteding steeds per kwartaal plaats vindt. Met betrekking tot inkoop en aanbesteding is relevant dat in 2013 in totaal 150 nieuwe opdrachten zijn verstrekt resp. nieuwe contracten zijn afgesloten, met een opdrachtwaarde van Ç 15,1 min. Van dit volume is C 10,3 min terug te voeren op 6 opdrachten op basis van nationale ì Europese aanbestedingen. Met betrekking tot de meervoudige onderhandse aanbesteding blijkt dat bij 13 van de 21 opdrachten gebruik is gemaakt van de hardheidsclausule (afzien op grond van moverende redenen van het opvragen van meerdere offertes).
Daarnaast is bij de interimcontrole door de accountant (december 2013) middels een steekproef controle uitgeoefend op de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Rapportage hieromtrent vindt plaats bij de behandeling van de Jaarrekening 2013. Uit de middels verantwoordingsformulieren afgelegde verantwoording blijkt dat al deze inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden. Namens het Algemeen Bestuur, Hoogachtend, de directeur, de voorzitter, ing. E.M. Pelzer MMO dr. J.J. Schrijen