Gedragscode voor de medewerkers van Evonik
Inhoudsopgave Doelstelling en toepassingsgebied 4 Gedragsregels binnen het bedrijf 6 Bedrijfsvoering 6 Zakelijke contacten 8 Belangenconflicten 10 Insider Trading 11 Vertrouwelijkheid van interne informatie waarborgen 12 Politiek engagement 12 Giften 13 Gelijke behandeling en omgang met elkaar 13 Vakthema s 14 Antitrustwetgeving 14 Internationale handel en exportcontrole 14 Belastingrecht 15 Milieubescherming, veiligheid en gezondheidszorg 15 Gegevensbescherming 16 Veiligheid van informatietechnologie 16 Gedragscode in de praktijk 17
3 Beste medewerk(st)ers, Het succes van een onderneming is grotendeels gebaseerd op vertrouwen, niet alleen op dat van de zakenpartners, aandeelhouders en van het grote publiek, maar vooral ook op dat van haar medewerkers. Vertrouwen komt niet vanzelf; we moeten het met transparantie, betrouwbaarheid en fairheid verdienen. Met dit in het achterhoofd hebben we deze gedragscode voor alle medewerkers van Evonik opgesteld. Deze code moet ons leiden en ondersteunen in onze dagelijkse werkzaamheden. Markten en culturen komen dichter bij elkaar en de na te leven regelgevingen maken de uitdagingen steeds groter en complexer. Bij vragen of belangenconflicten staan de Compliance Officers in het concern steeds voor u klaar. Dr. Klaus Engel Voorzitter van de Vorstand van Evonik Industries AG De gedragscode is bindend voor alle medewerkers van Evonik en geldt wereldwijd in het bedrijfsleven, in het openbare leven en in de omgang met overheidsinstanties en instellingen, maar ook in de dagelijkse samenwerking binnen het concern. Ik verwacht van ieder van u een consequente naleving en omzetting van de regels in onze gedragscode, terwijl u verantwoordelijkheid opneemt voor uw eigen gedrag. Alleen zo kunnen we onze ondernemingscultuur geloofwaardig vertegenwoordigen en overal een erkende en betrouwbare partner zijn.
4 Doelstelling en toepassingsgebied De gedragscode is de ruggengraat van onze onderneming. Juan Carlos Guzman, Regional President Spanje & Portugal, Granollers, Spanje Het begrip Compliance betekent het geheel van alle maatregelen die nageleefd moeten worden om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten van de onderneming, haar organisatorische eenheden en haar medewerkers¹ voldoen aan de geldende wetgeving. Daarnaast garandeert Compliance dat alle bedrijfstransacties uitgevoerd worden in overeenstemming met sociale regels en waarden die moreel en ethisch aanvaardbaar zijn. Het Compliance systeem van het Evonik-concern (hierna Evonik genoemd) dient om schade te voorkomen of te beperken, om inbreuken tijdig te ontdekken en te corrigeren en om te voldoen aan de wettelijke organisatorische verplichtingen. Deze gedragscode vat de belangrijkste beleidsprincipes en -normen van Evonik samen. Alle medewerkers dienen hiermee vertrouwd te zijn. De code schetst ook de fundamentele ethische en wettelijke verplichtingen van de medewerkers van Evonik en verleent hen een stevige basis voor een correct professioneel gedrag. Naast de naleving van wettelijke bepalingen, andere regels en normen, is ethisch handelen van grote waarde binnen Evonik. Dit is gebaseerd op de concernwaarden van Evonik, de Guiding Principles en de stijl van personeelsmanagement, die ons gedrag bepalen, zowel intern in de omgang met elkaar als extern in het contact met zakenpartners en publieke instellingen. ¹ Hierna worden begrippen als medewerker en werknemer en andere begrippen die niet geslachtsneutraal zijn zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt.
5 Iedere medewerker is verantwoordelijk voor Compliance, met de steun van het management en de voorbeeldfunctie van alle leidinggevenden. Daarnaast dient Compliance als vertrouwen scheppende maatregel om het internationale imago van ons concern en haar medewerkers te beschermen. Het bevordert een cultuur van wederzijds vertrouwen, verantwoordelijkheid en integriteit. Het toepassingsgebied van deze gedragscode omvat alle organisatorische eenheden van Evonik en alle participatiemaatschappijen, waarvan Evonik direct of indirect meer dan 50 procent van de aandelen bezit of een dominante invloed kan uitoefenen. Bij alle andere participaties doet Evonik al het mogelijke om verplichtingen na te leven die vergelijkbaar zijn met deze gedragscode. Deze gedragscode kan verder verduidelijkt worden in concernrichtlijnen, die in het hele concern op het Intranet te vinden zijn. Daarnaast kunnen de afdelingen specifieke richtlijnen en regels uitvaardigen die in overeenstemming moeten zijn met de gedragscode. Het is de taak van de chef om zichzelf en zijn medewerkers op de hoogte te houden van de concernrichtlijnen en afdelingsspecifieke regels die belangrijk zijn voor hun persoonlijk handelen. Iedereen moet zich ervan bewust zijn dat ons gedrag binnen en buiten de onderneming het visitekaartje van Evonik is. Anna Andreeva, Compliance Officer Rusland, Moskou, Rusland Het is de opdracht van elke medewerker om de gedragscode na te leven.
6 Gedragsregels binnen het bedrijf Bedrijfsvoering We verwerpen elke vorm van corruptie en nemen afstand van dubieuze zaken. En dit onafhankelijk van culturele verschillen. Dr. Dahai Yu, Lid van de Vorstand, Essen, Duitsland Naleving van alle wetten en voorschriften Omdat Evonik internationaal actief is, is het concern onderworpen aan een groot aantal nationale en supranationale wetten. Alle bedrijfsactiviteiten en -processen van Evonik moeten dan ook zodanig geleid worden, dat ze beantwoorden aan alle toepasselijke wetten, vrijwillig aangegane verplichtingen en andere bindende voorschriften, waarop een activiteit van Evonik van toepassing is. Indien dit in sommige gevallen niet volstaat, passen we hogere maatstaven toe. Een medewerker mag geen instructie uitvaardigen die hiervan afwijkt en die leidt tot een schending van de hier genoemde beleidsverklaringen in de uitoefening van een bedrijfsactiviteit. Preventief juridisch advies Om onnodige risico s te vermijden die kunnen leiden tot een overtreding van de geldende wetten of richtlijnen, is het noodzakelijk om eerst intern juridisch advies in te winnen vooraleer enige actie ondernomen wordt. De naleving van wetten, overeenkomsten en vrijwillig aangegane verplichtingen is voor ons een topprioriteit.
7 Omkoping Evonik verbiedt iedere actieve of passieve vorm van omkoping met geld of waardevolle voorwerpen of een poging hiertoe. Geschenken, entertainment en andere gunsten Geschenken, gunsten, traktaties en andere voordelen mogen in het kader van de wettelijke en arbeidsrechtelijke grenzen alleen gegeven of aangenomen worden indien ze niet buiten de gebruikelijke zakelijke praktijken van de desbetreffende regio vallen, geen buitensporige waarde hebben en niet als omkoping kunnen worden beschouwd. Indien er twijfel bestaat, dienen medewerkers de goedkeuring van hun directe chef of Compliance Officer te vragen. Gebruik van activa en financiële middelen van de onderneming Het gebruik van bedrijfsactiva voor privédoeleinden is principieel verboden. Uitzonderingen kunnen door de chef of door aparte regelingen goedgekeurd worden (bv. ondernemingsovereenkomst, cao, arbeidscontract). Ondernemingseigendom behoort toe aan de onderneming. Ik vraag vooraf of ik het voor privédoeleinden mag gebruiken. Vitali Klein, Technical Service Manager, Darmstadt, Duitsland
8 Integriteit van de verslaggeving Alle onkostenrekeningen, boekhoudcontroles, financiële verslagen, onderzoeks- en verkooprapporten, milieu- en veiligheidsverslagen en andere concerndocumenten moeten de relevante feiten en de ware aard van een transactie correct, eenduidig en tijdig voorstellen. Integriteit en eerlijkheid maken deel uit van onze dagelijkse werkzaamheden en ondernemingsbestuur. Olena Stratiyenko, Legal Administrative Assistant, Parsippany, NJ, USA Alle betrokken medewerkers zijn verplicht om, met medewerking van de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor financiële verslaggeving en controle, op een vertrouwensbasis samen te werken met de financiële controleurs van Evonik en geen van de benodigde informatie achter te houden. Externe communicatie Officiële standpunten, vooral tegenover de media, mogen bij Evonik alleen maar ingenomen worden door personen die hiervoor uitdrukkelijk bevoegd zijn. Zakelijke contacten Gelijke en faire behandeling We behandelen alle zakenpartners op een eerlijke en faire manier. De keuze van leveranciers en dienstverleners gebeurt volgens een procedure op basis van objectieve en begrijpelijke criteria. Opdrachten worden zoveel mogelijk en zinvol gesloten op basis van verschillende offertes. Bij de keuze van onze leveranciers letten we erop dat zij voldoen aan de beginselen van deze gedragscode.
9 Zakelijke incentives Typische zakelijke incentives zijn prestatiegebonden provisies, rabatten, prijskortingen en dergelijke. Zij moeten met grote omzichtigheid gebruikt worden om de naleving van de verschillende wettelijke regelingen te verzekeren. De zakelijke incentives dienen grondig en juist gedocumenteerd te zijn. Betalingen De betaling van ontvangen leveringen en prestaties moet direct aan de contractant gebeuren. De betaling vindt gewoonlijk plaats in het land waarin het bedrijf van de contractant gevestigd is. De volledige of gedeeltelijke betaling in contanten is verboden, behalve wanneer het om heel kleine bedragen gaat. Bij afwijkende betalingsovereenkomsten dient de bevoegde bedrijfsjurist geraadpleegd te worden. Een faire en gelijke behandeling zijn belangrijk! In elk opzicht. Kamaludin, Managing Director, Cikarang, Indonesië We behandelen al onze zakenpartners eerlijk en fair.
10 Belangenconflicten Alleen als iedereen eraan meewerkt om belangenconflicten te vermijden, kunnen we schade aan de onderneming voorkomen. Sachin Arte, Regional Sales Manager, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten Nevenberoep Evonik juicht het sociale engagement van haar medewerkers toe in de jeugdwerking, volwassenenvorming, sport, liefdadigheidsinstellingen, kerkelijke en culturele organisaties, ook wanneer de medewerkers daarvoor een passende beloning/vergoeding ontvangen. Nevenberoepen van gelijk welke aard mogen de verplichting van de medewerkers om zich volledig voor Evonik in te zetten niet in het gedrang brengen. De uitoefening van een nevenberoep van niet geringe omvang kan voorafgaande toestemming vereisen en moet daarom aan de directe chef of de bevoegde personeelsafdeling voorgelegd worden. Significante financiële belangen in concurrenten, klanten en leveranciers Een medewerker, met inbegrip van zijn naaste familieleden, mag in naam van zichzelf of een derde partij geen activiteiten uitvoeren die essentiële kernelementen van de Evonikbusiness betreffen en die in strijd zijn met of ingaan tegen de belangen van Evonik. In geval van twijfel moet dit met de Compliance Officer afgestemd worden. Significante financiële belangen, ook die van naaste familieleden, in een dochteronderneming, concurrent, klant of leverancier dienen aan de chef en de Compliance Officer gemeld te worden. Naaste familieleden zijn levenspartners en minderjarige kinderen. Vanaf een aandelenbezit van 5 procent spreken we van een significant financieel belang.
11 Sluiten van overeenkomsten en andere business transacties In principe mogen geen zaken gedaan worden met naaste familieleden van een concernmedewerker. In sommige gevallen kunnen zij wel toegestaan worden door de chef van de medewerker of het Comité van toezicht van het concern. Daarbij moet verzekerd worden dat de betrokken concernmedewerker niet aan de besluitvorming meewerkt. Insider Trading Enkele nationale wetten verbieden het gebruik van informatie die niet voor het publiek bestemd is of nog niet publiek bekend is in verband met de aankoop en verkoop van waardepapieren (bv. aandelen, obligaties) en het ongeoorloofd doorgeven van zulke informatie. Deze gedragscode verbiedt ook het gebruik van insiderinformatie over Evonik of andere firma s die werd verkregen bij het sluiten van een overeenkomst, hetzij in het voordeel van de medewerker hetzij in het voordeel van een derde, evenals het ongeoorloofd doorgeven van zulke informatie.
12 Vertrouwelijkheid van interne informatie waarborgen Alle bedrijfs- en zakelijke informatie moet geheim blijven en mag niet prijsgegeven worden aan onbevoegde derden tijdens en na beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Goede service betekent voor mij dat vertrouwelijke informatie, vooral van onze klanten, beschermd wordt. Alessandra Rocha, Customer Service, São Paulo, Brazilië Het directe of indirecte gebruik van vertrouwelijke zakelijke informatie tijdens en na beëindiging van de arbeidsovereenkomst voor persoonlijk winstbejag, in het voordeel van derden of in het nadeel van Evonik, is verboden. Medewerkers van Evonik zijn verplicht om vertrouwelijke gegevens actief te beschermen tegen toegang door derden in overeenstemming met de bestaande richtlijnen. Politiek engagement Het politieke en burgerlijke engagement van ondernemingen en hun medewerkers is onontbeerlijk voor het functioneren van de economie en de onderneming. Daarom wordt dit engagement van de medewerkers toegejuicht en bevorderd. Evonik respecteert ook de vrijheid van haar medewerkers om hun eigen politieke beslissingen te nemen. Er mag geen rechtstreekse of onrechtstreekse druk in welke vorm dan ook worden uitgeoefend op medewerkers om een politieke bijdrage te leveren of een politieke partij of de politieke kandidatuur van wie dan ook te ondersteunen. Medewerkers van Evonik moeten hun politieke mandaten aan de Compliance Officer melden.
13 Giften Giften zijn financiële of materiële bijdragen om culturele, sociale, religieuze, wetenschappelijke, politieke en communautaire doelen te steunen. Afhankelijk van hun grootte vereisen giften in naam van Evonik de goedkeuring van het bevoegde Comité van toezicht. Gelijke behandeling en omgang met elkaar De medewerkers van Evonik behandelen elkaar eerlijk en met respect. Bij de uitvoering van hun bedrijfsactiviteiten dienen alle medewerkers de nationale en culturele verschillen en rechten van alle individuen waarmee ze in contact komen te respecteren. Het bedrijfsbeleid van Evonik staat geen discriminatie van medewerkers, sollicitanten of zakenpartners toe op grond van leeftijd, ras, religie, huidskleur, geslacht, invaliditeit, nationale afkomst, afstamming, burgerlijke staat of seksuele geaardheid. Intimidatie, in welke vorm dan ook, wordt niet getolereerd, noch tegenover medewerkers noch tegenover zakenpartners. Ik ben er trots op dat mijn onderneming de gelijke behandeling van alle medewerkers tot standaard maakt. Nina Fassbender, International Sales, Marl, Duitsland We waarderen en respecteren nationale en culturele diversiteit.
14 Vakthema s Antitrustwetgeving Het is een fundamenteel principe van het beleid van Evonik dat alle medewerkers zaken doen volgens de geldende antitrustwetgeving die voor de bedrijfsactiviteiten van Evonik van kracht is. Over het algemeen verbiedt de geldende antitrustwetgeving overeenkomsten en handelingen die de handel kunnen afremmen of de concurrentie beperken. Tot de inbreuken op deze wetten behoren bv. afspraken onder concurrenten voor het vastleggen of controleren van prijzen, voor het boycotten van bepaalde leveranciers of klanten, voor het verdelen van klanten of markten, of voor de beperking van de productie of verkoop van producten. Internationale handel en exportcontrole Evonik steunt volledig alle inspanningen van de internationale gemeenschap om de productie en verspreiding van chemische, biologische en atoomwapens en de bijhorende lanceringsystemen te verhinderen. Daarom houdt Evonik zich aan alle toepasselijke internationale handels- en douanevoorschriften. De verantwoorde omgang met het milieu en natuurlijke hulpbronnen is voor ons een elementair bestanddeel van verantwoord ondernemerschap.
15 Belastingrecht Als internationaal actief concern houdt Evonik zich aan alle belastingvoorschriften in binnen- en buitenland. Verrekenprijzen worden vastgelegd volgens de erkende OESO-principes, anders gezegd op basis van de marktvoorwaarden. Internationaal ingeschakelde medewerkers zijn verplicht om de belangrijke persoonlijke fiscale verplichtingen na te leven volgens detacheringrichtlijnen die in het hele concern van toepassing zijn. Medewerkers mogen niet ingaan op verzoeken van zakenpartners om hun belastingschuld te verminderen. Milieubescherming, veiligheid en gezondheidszorg De bescherming van de veiligheid en de gezondheid van de mens en het verantwoorde gebruik van het milieu en natuurlijke hulpbronnen zijn voor Evonik essentiële principes van verantwoord ondernemen. Gebaseerd op de naleving van wetten en overeenkomsten werkt Evonik aan de continue verbetering van de prestaties en managementsystemen op dit gebied. Overal ter wereld hebben we hetzelfde doel: zorgen voor een veilige werkomgeving voor onze medewerkers. Desmond Lim, ESHQ Manager, Singapore
16 Met persoonlijke informatie gaan we gewetensvol om. Michael Seeger, Coördinator gegevensbescherming, Essen, Duitsland Gegevensbescherming De verantwoorde bewaking van persoonlijke informatie is altijd al één van de kernwaarden geweest uit respect voor de privacy van mensen. Het recht van medewerkers en zakenpartners om zelf te bepalen welke persoonlijke informatie ze ter beschikking willen stellen, dient altijd beschermd te worden. Het onbevoegd inwinnen, verwerken en doorgeven van persoonlijke informatie van medewerkers en zakenpartners is verboden. Veiligheid van informatietechnologie Bij Evonik wordt een groot aantal bedrijfsprocessen door IT-systemen ondersteund. Daarnaast worden grote hoeveelheden informatie digitaal verwerkt en via het net doorgegeven. Door het intensieve gebruik van informaticasystemen zijn de activiteiten van Evonik sterk afhankelijk van hun goede functionering en beschikbaarheid en van de integriteit van de beschikbare gegevens. Risico s die hieruit ontstaan, worden nog versterkt door het risico op verlies, diefstal of onopgemerkte wijziging van informatie. De medewerkers van Evonik moeten daarom de gebruikte IT-systemen en de gegevens hiervan met de nodige zorg behandelen.
17 Gedragscode in de praktijk Verantwoordelijkheden De Chief Compliance Officer is over het hele concern bevoegd voor de uitvoering van deze gedragsregels, tenzij de verantwoordelijkheid voor specifieke vakthema s is overgedragen aan het hoofd van de betrokken afdeling. Hij staat in voor een onafhankelijke en objectieve behandeling van alle punten waarop hij attent gemaakt wordt. De Chief Compliance Officer rapporteert direct aan de voorzitter van de Vorstand maar is niet aan zijn technische instructies gebonden. Om een wereldwijde uitvoering van de gedragscode te verzekeren, nemen de Regional Presidents en de Regional Heads of de personen die door de Business Units aangesteld werden, ook de functie van de Compliance Officer voor de respectievelijke regio of Business Unit op zich. In deze functie rapporteren zij aan het hoofd van de Business Unit of Service Unit en ook aan de Chief Compliance Officer. Wanneer u vragen heeft of aan iets twijfelt, helpen de Compliance Officers u graag verder. Jörg Hoffmann, Chief Compliance Officer, Essen, Duitsland De Compliance Officer staat als contactpersoon ter beschikking van alle werknemers om hun vragen te beantwoorden en over de gedragsregels te adviseren. Hij of zij neemt nota van alle binnenkomende informatie en behandelt deze met de grootste zorgvuldigheid. Alle informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld, voor zover dit door de wet wordt toegelaten. Katrien Van den Eeckhout zal voor Antwerpen als contactpersoon optreden (tel. +32 3 560-3891, e-mail: katrien.vandeneeckhout@evonik.com). Indien de Compliance Officer voldoende vermoedens heeft van een inbreuk op de regels van deze gedragscode, kan hij ook andere concernafdelingen zoals concerncontrole en de juridische afdeling inschakelen om de zaak op te helderen. Hij dient hierbij de vertrouwelijkheid van de verkregen informatie in acht te nemen.
18 De medewerkers van de Compliance Officer hebben een absolute zwijgplicht. Het contacteren van de Compliance Officer zal voor de betrokken medewerker geen nadelige gevolgen hebben, tenzij hij de wet of de gedragscode heeft overtreden. Als manager is het voor mij vanzelfsprekend om een goed voorbeeld te zijn. Op deze manier help ik mijn medewerkers om zich goed te gedragen. Claus-Peter Weber, Hoofd Corporate Audit, Essen, Duitsland Informatie- en controleplicht van de chefs Alle chefs dienen ervoor te zorgen en te controleren dat hun medewerkers regelmatig geïnformeerd worden over de inhoud van deze gedragscode. Chefs moeten een voorbeeld stellen door deze normen na te leven en toe te passen. Verder dienen zij er in hun domein op te letten dat hun medewerkers deze richtlijnen opvolgen. Meldingsplicht van de medewerkers bij kennisname van afwijkingen Indien een concernmedewerker overtredingen van deze gedragscode opmerkt, moet hij de Compliance Officer hiervan op de hoogte brengen. In geval van gegronde verdenking moet de chef geïnformeerd worden. Elke medewerker is verplicht om inbreuken op de gedragscode te melden.
19 Sancties en gevolgen Overtredingen van deze gedragscode kunnen disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben en volgens de geldende nationale wetten, lokale arbeidswetten en interne bedrijfsregels bestraft worden. Verplichting van alle medewerkers Elke medewerker moet een exemplaar van de gedragscode krijgen. Voor zover dit mogelijk en aangewezen is, moeten de medewerkers verplicht worden om deze code na te leven door collectieve overeenkomsten. Anders moet elke medewerker een verklaring ondertekenen waarin hij bevestigt dat hij de gedragscode ontvangen heeft en de regels en normen die hierin vermeld staan, zal respecteren. In dit geval moet de verklaring in het personeelsdossier bewaard worden. Opleiding De medewerkers worden in het hele concern regelmatig over actuele Compliance thema s geïnformeerd. Rond thema s zoals export- en terrorismecontrole, antitrustwetgeving, veiligheid, gezondheid en milieu bestaan er voor vastgelegde groepen van personen speciale opleidingen, waaraan de deelname verplicht kan zijn. De deelname aan deze opleidingen wordt gedocumenteerd. Compliance als thema bij concernvestigingen De directie van elke Evonik-vestiging is verplicht om minstens eenmaal per jaar het thema Compliance, de uitgevoerde opleidingsmaatregelen en vastgestelde afwijkingen als agendapunt te behandelen op een vergadering van de directie en/of de Raad van Toezicht.
Evonik Industries AG Rellinghauser Straße 1 11 45128 Essen Germany telefoon +49 201 177-01 fax +49 201 177-3475 www.evonik.com