Checklist Poortwachter Voor brancheorganisaties en werknemersorganisaties Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Consequenties Poortwachter voor werkgevers en werknemers 3 3. Mogelijke rol van de brancheorganisatie 5 3.1 Voorlichting aan leden 6 3.2 Het bieden van ondersteuning aan leden bij langdurig ziekteverzuim 6 3.3 Herzien mantelovereenkomst arbodienstverlening 9 3.4 Herzien mantelovereenkomst met verzekeraar 10 3.5 Mantelovereenkomst met reïntegratiebedrijven 11 3.6 CAO-afspraken 12 Helpdesk Aan t Werk Postbus 90703 2509 LS Den Haag 070-338 56 28 April 2002 1
1. Inleiding Per 1 april 2002 treedt de Wet Verbetering Poortwachter in werking. Deze wet geeft een aantal voorschriften voor de begeleiding van langdurig zieken. Doel van deze regels is om het beroep op de WAO te voorkomen. Poortwachter bestaat in feite uit twee elementen: 1. Er komen nieuwe instrumenten, die verplicht worden bij langdurig verzuim: - Werkgever en zieke werknemer moeten een plan van aanpak maken. Hierin moeten concrete voorstellen en activiteiten worden vermeld, hoe de werknemer na verloop van tijd weer aan de slag zou kunnen. - Elke langdurig zieke werknemer krijgt een vast aanspreekpunt, die alle reïntegratieactiviteiten coördineert. Dit is de casemanager. - Alle relevante gegevens en correspondentie over het verzuim en de reïntegratie moet worden bewaard in een reïntegratiedossier. - Er moet regelmatig voortgangsoverleg plaatsvinden tussen werkgever, werknemer en arbodienst. - Overheidscontrole op de nieuwe verplichtingen vindt plaats via een reïntegratieverslag, dat de werknemer moet meesturen bij de WAO-aanvraag. 2. De rechten en plichten van werkgever en werknemer bij ziekte zijn duidelijker gedefinieerd. Beiden moeten zich intensief inspannen om herstel en werkhervatting mogelijk te maken. Niet naleven van de plichten kan leiden tot aanzienlijke sancties. Deze brochure geeft brancheorganisaties een handvat om werkgevers te ondersteunen bij de nieuwe rechten en plichten. Eerst worden de consequenties van Poortwachter voor werkgevers geschetst. Vervolgens worden mogelijkheden aangegeven hoe een brancheorganisatie werkgevers kan ondersteunen: o Middels voorlichting. o Door een (nieuwe) mantelovereenkomst af te sluiten met de arbodienst. o Door een (nieuwe) mantelovereenkomst af te sluiten met de verzekeraar. o Door een mantelovereenkomst af te sluiten met één of meerdere reïntegratiebedrijven. o Door individuele ondersteuning te bieden aan leden als werknemers langdurig ziek zijn. o Door afspraken in de CAO te formuleren. 2
2. Consequenties van Poortwachter voor werkgevers 1. Nieuwe administratieve verplichtingen De werkgever krijgt te maken met nieuwe administratieve verplichtingen. Voor alle langdurig zieke werknemers moet een verzuimdossier wordt bijgehouden. Daarnaast moet de werkgever na driekwart jaar ziekte (voor de 39 e week) een inhoudelijke bijdrage leveren aan het reïntegratieverslag. Net als voorheen moet de werkgever de ziekmelding doorgeven aan de arbodienst. Daarnaast moet in de 13 e week van ziekte een melding worden doorgegeven aan UWVCadans. 2. Meer intensieve begeleiding van langdurig zieken De werkgever moet zich intensiever gaan bezighouden met verzuimbegeleiding. In de 6 e ziekteweek moet een plan van aanpak worden gemaakt. De werkgever moet de reïntegratieactiviteiten gaan coördineren of hier een aparte coördinator voor aanstellen (een casemanager). Tijdens de ziekteperiode moet de werkgever regelmatig contact onderhouden met de zieke werknemer om te kijken of het plan van aanpak naar behoren wordt uitgevoerd (dit is het zgn. voortgangsoverleg). Daarnaast is de werknemer verplicht om tijdens de ziekteperiode regelmatig contact te hebben met de arbodienst. Bedrijven met een arbobeleidsplan of verzuimreglement zullen deze wellicht moeten aanpassen. Hiervoor is instemming van OR of personeelsvertegenwoordiging nodig. 3. Werknemers moeten worden geïnformeerd over rechten en plichten Poortwachter heeft ook consequenties voor werknemers. De plichten van zieke werknemers worden aangescherpt. Het belangrijkste is dat zieke werknemers verplicht zijn om mee te werken aan hun reïntegratie (d.w.z. procedures in cao of verzuimreglement en de activiteiten die in het plan van aanpak zijn benoemd). Omgekeerd dient ook de werkgever zich in te spannen om herstel van de werknemer mogelijk te maken. Als de werknemer aantoonbaar niet meewerkt, heeft de werkgever het recht om de loonbetaling stop te zetten. Als terugkeer naar de eigen functie (tijdelijk) niet mogelijk is, is de zieke werknemer verplicht om een andere functie moeten aanvaarden, indien de nieuwe functie passend is. De werkgever is verplicht om passende activiteiten aan te bieden. Tijdens de ziekteperiode moet de werknemer alles nalaten wat zijn genezing kan belemmeren. De werknemer moet regelmatig contact onderhouden met de werkgever en de arbodienst. De werknemer is verplicht om aan de arbodienst alle informatie te verstrekken die relevant is voor het verzuim en het herstel. Tot slot moet de zieke werknemer bij de WAO-aanvraag zijn visie aangeven op het verloop van de reïntegratie (in het reïntegratieverslag). Het is voor zowel de werknemer als de werkgever van belang dat dit op een goede manier plaatsvindt. Het is van belang dat werknemers op de hoogte zijn van hun nieuwe rechten en plichten. Dit vergemakkelijkt de communicatie tussen werkgever en de zieke werknemer, wat de terugkeer naar werk ten goede komt. 4. Wijzigingen in het contract met de arbodienst Door Poortwachter krijgt de arbodienst nieuwe taken. De arbodienst moet in de 6 e ziekteweek een reïntegratieadvies geven en moet vervolgens regelmatig overleg hebben met de werknemer over het verloop van het herstel en de reïntegratie. Ook moet de arbodienst de werknemer informeren over zijn rechten en plichten bij verzuim. Dit zorgt voor inhoudelijke wijzigingen in het contract met de arbodienst. Daarnaast kunnen werkgevers ervoor kiezen om een aantal eigen taken bij de arbodienst neer te leggen. Bijvoorbeeld het maken van het plan van aanpak. Ook kan de werkgever een casemanager inhuren bij de arbodienst. Ook dit vraagt om aanpassingen in het arbocontract. 3
5. Mogelijk wijzigingen in het contract met de verzuim-/pemba-verzekeraar Het is mogelijk dat de verzekeraar aanvullende eisen stelt aan het contract met de arbodienst. Daarnaast is het handig te informeren naar Poortwachters -diensten die de verzekeraar mogelijk aanbiedt (zoals bijvoorbeeld casemanagement). Tenslotte kunnen bij niet-nakoming van de plichten de sancties van het UWV invloed hebben op de uitbetaling door de verzekeraar. Controle van de polisvoorwaarden is dus noodzakelijk. 4
3. Mogelijke rol voor de brancheorganisatie Bij de introductie van Poortwachter kan de brancheorganisatie op zes verschillende manieren ondersteuning bieden aan haar leden: 1. Het geven van voorlichting: over de inhoud en de consequenties van de nieuwe wet- en regelgeving. 2. Het bieden van ondersteuning aan leden bij langdurig ziekteverzuim. 3. Het aanbieden van een arbocontract, dat is ingespeeld op de nieuwe rechten en plichten van Poortwachter. 4. Het aanbieden van een verzekeringsarrangement dat eveneens is ingespeeld op de eisen van Poortwachter. 5. Het aanbieden van een contract met één of meerdere reïntegratiebedrijven. 6. Het maken van CAO-afspraken, om ongewenste consequenties van Poortwachter te voorkomen. Deze zes opties worden in de volgende paragrafen toegelicht. 3.1 Voorlichting aan leden Ondanks uitgebreide voorlichtingstrajecten van Cadans en Postbus 51 zullen werkgevers wellicht nog vragen hebben over de Poortwachterswet. Het is daarom verstandig om in het komende jaar nog regelmatig aandacht te besteden aan de nieuwe wet- en regelgeving en de consequenties hiervan. Een redelijke verwachting is dat brancheorganisaties met name aan vanaf het eind van dit jaar vragen zullen krijgen van werkgevers, namelijk als de eerste reïntegratieverslagen gemaakt moeten worden en wellicht ook de eerste boetes worden uitgedeeld door het UWV. Tips - Voor informatie over Poortwachter kunt u terecht op de website www.aan-t-werk.nl. Daar vindt u een handzaam overzicht van de nieuwe wetgeving, links naar de Postbus 51-folders, een checklist voor het verzuimdossier en informatie over casemanagement. Deze informatie kunt u gebruiken bij voorlichtingsactiviteiten aan uw leden. - Indien de website geen antwoord geeft op uw vraag, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk Aan t Werk: 070-338 56 28 (dagelijks bereikbaar van 8:00 tot 17:30 uur). - Helpdesk Aan t Werk heeft standaardpresentaties, die u kunt gebruiken voor uw ledenbijeenkomsten. Deze presentaties kunt u naar eigen inzicht aanpassen en gebruiken. Ook kunt u de Helpdesk vragen om een presentatie te verzorgen tijdens uw ledenbijeenkomsten. 5
3.2 Het bieden van ondersteuning aan leden bij langdurig ziekteverzuim In mkb-bedrijven zal vaak gelden dat werkgevers pas vragen hebben op het moment dat zij daadwerkelijk te maken krijgen met een langdurig zieke werknemer. Adviesafdelingen van brancheorganisaties zullen zich dus moeten verdiepen in vraagstukken rondom verzuimbegeleiding (en in het bijzonder de procedures, rechten en plichten, zoals deze zijn vastgelegd in de Wet Poortwachter). Zo kan de brancheorganisatie zijn leden adequaat adviseren. Brancheorganisatie kunnen ervoor kiezen om deze adviestaak verder uit te diepen. Afhankelijk van de aard en structuur van de branche zijn er in theorie de volgende mogelijkheden: a. Optreden als adviseur bij de verzuimbegeleiding De werkgever kan dan bij de brancheorganisatie niet alleen terecht voor algemene vragen over rechten, plichten en procedures, maar ook voor specifiek advies bij een verzuim- /reïntegratietraject. Denk hierbij aan advies over de inhoud van een plan van aanpak, de keuze voor een reïntegratiebedrijf of over regresmogelijkheden. Voordeel hiervan is dat de werkgever bij de brancheorganisatie terechtkan voor objectief advies, maar de brancheorganisatie moet zich realiseren dat dit specifieke deskundigheid vereist. b. Optreden als casemanager De brancheorganisatie kan aanbieden als casemanager op te treden (of een overeenkomst te sluiten met een bedrijf dat casemanagement aanbiedt). De casemanager is niet alleen adviseur en aanspreekpunt voor de werkgever, maar ook voor de werknemer. Groot voordeel hiervan is dat de werkgever alle lasten uit handen wordt genomen. Brancheorganisaties moeten zich realiseren dat deze optimale oplossing ook afbreukrisico s in zich heeft: als het casemanagement niet goed functioneert, krijgt de werkgever te maken met de consequenties. Denk hierbij aan een verlenging van de loondoorbetalingsplicht (als sanctie van het UWV) of een Pemba-toeslag op de WAOpremie (in de situatie dat de werknemer toch in de WAO terechtkomt). c. Optreden als reïntegratiebedrijf In deze rol neemt de brancheorganisatie de uitvoering van reïntegratieactiviteiten op zich, door als het ware zelf een reïntegratiebedrijf op te richten. Deze vergaande vorm van ondersteuning vergt echter een grote organisatie. Wellicht is het verstandiger om een mantelovereenkomst af te sluiten met een reïntegratiebedrijf (zie paragraaf 3.5). 3.3 Mantelovereenkomst met arbodiensten Door Poortwachter krijgen arbodiensten nieuwe plichten. Hierdoor moet het contract met de arbodienst worden aangepast. Daarnaast bieden arbodiensten ook andere diensten aan, waarmee het takenpakket van de werkgever verlicht kan worden. Voor de brancheorganisaties met een mantelovereenkomst heeft dit tot gevolg dat het mantelcontract aangepast moet worden: A. De mantelovereenkomst moet poortwachter-proof zijn. Dit betekent dat het contract de volgende diensten moet bevatten: - Het maken van een probleemanalyse en een reïntegratieadvies voor langdurig zieke werknemers; - Het informeren van werknemers over rechten en plichten bij ziekte; - Het houden van regelmatig voortgangsoverleg met de langdurig zieke werknemer - Het leveren van een bijdrage aan het reïntegratieverslag 6
Het is verstandig dat u in het mantelcontract niet alleen vastlegt dat de nieuwe diensten worden geleverd, maar dat er ook aanvullende eisen worden vastgelegd over de kwaliteit en tijdigheid van de dienstverlening. Dit kan gebeuren in een werkprotocol, dat als bijlage bij de mantelovereenkomst kan worden toegevoegd. Nadat het contract is afgesloten, is regelmatig overleg met de arbodienst van belang. Zo kunt u input over de dienstverlening van uw leden ter sprake brengen bij de arbodienst. Omgekeerd kan de arbodienst ook signalen geven over de kwaliteit van verzuimbegeleiding door uw leden. Op basis van die signalen kan de brancheorganisatie gericht voorlichting geven aan de leden. Om deze input van de arbodienst te ontvangen, is het van belang om dit vast te leggen in het mantelcontract. Een voorbeeld: vastleggen dat de brancheorganisatie inzage wil hebben in de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek, maar ook voorafgaand wil bijdragen door het beoordelen van de vragenlijst die aan werkgevers wordt voorgelegd. Tips voor de onderhandelingen met de arbodienst over de verplichte nieuwe dienstverlening - Informeer op welke dag de ziekmelding bij de arbodienst binnen moet zijn. Voor een branche met een hoge meldingsfrequentie kan het handig zijn om pas later de doormelding te doen. Dit kan aanzienlijk goedkoper zijn, maar het moet wél aansluiten bij de manier waarop controle op kortdurend verzuim plaatsvindt. - Leg vast wanneer en hoe het contact met de werknemer plaatsvindt: telefonisch, schriftelijk of op het spreekuur? Door wie: de bedrijfsarts, een consulent of arbeidsdeskundige? En wanneer: de eerste dag, de eerste week of later? - Leg vast wat de condities zijn op grond waarvan de werknemer wordt opgeroepen: standaard met een bepaalde frequentie of op basis van bepaalde signalen (en wat voor signalen: naar aanleiding van de eigen verklaring of een eerste telefonisch contact; op advies van de werkgever of ). - Leg in een aanvullend werkprotocol vast dat de probleemanalyse en het reïntegratieadvies op tijd gemaakt worden (uiterlijk in de 6 e ziekteweek) en dat het op tijd aan werkgever en werknemer wordt verstrekt. - Vraag voorbeelden van een reïntegratieadvies en beoordeel of dit advies voldoende duidelijk is voor werkgevers en werknemers in uw branche. Is het advies voldoende gemotiveerd (rekening houdend met het feit dat de arbodienst geen medische informatie aan de werkgever mag verstrekken)? Wilt u in het aanpassingen in het standaardadvies, leg dit dan goed vast in het contract. - Vraag hoe de arbodienst de werknemer informeert en beoordeel of dit voldoende is. Indien er in uw branche veel mensen werkzaam zijn die de Nederlandse taal niet (goed) spreken, dan is het misschien handig om de informatie in een andere taal te verstrekken. - Bespreek hoe vaak het voortgangsoverleg plaatsvindt. Vraag goed na wie het voortgangsoverleg met de werknemer voert. Het functieniveau van de arbodienstmedewerker is immers sterk bepalend voor de tariefstelling. Vraag ook op welke wijze het contact met de werknemer plaatsvindt (mondeling, telefonisch of schriftelijk). Beoordeel of dit past bij de manier waarop verzuimbegeleiding in uw bedrijfstak zou moeten worden vormgegeven. - Spreek goed af op welke wijze terugkoppeling aan de werkgever plaatsvindt. Rapportages moeten helder en duidelijk zijn. - Bepaal of er naast de schriftelijke terugkoppeling nog andere vormen van contact tussen werkgever en arbodienst moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld een telefonisch spreekuur waarin werkgever met de bedrijfsarts kan overleggen of een frequent overleg als een werknemer langdurig ziek is. - Bespreek met de arbodienst of deze aansprakelijk kan worden gesteld als zij zich niet aantoonbaar hebben ingezet volgens de eisen van Poortwachter. Leg dit goed vast in het contract. - Maak goede afspraken over de rapportages van de arbodienst. Zorg ervoor dat u aan het einde van het jaar een rapportage ontvangt met daarin specificatie van het aantal nieuwe diensten dat is afgenomen. - Leg alle praktische afspraken vast in een werkprotocol, als bijlage van de mantelovereenkomst. 7
B. De mantelovereenkomst moet passen bij de branche Het is zeer belangrijk dat de mantelovereenkomst past bij de manier waarop verzuimbegeleiding in de branche wordt vormgegeven. Daarom zal de brancheorganisatie eerst moeten bepalen hoe de nieuwe Poortwachters-verplichtingen in de branche zouden moeten worden ingevuld. Het gaat om de volgende vragenlijst: Vragenlijst: Wel of niet uitbesteden van werkgeversverplichtingen aan de arbodienst of andere partijen? 1. Zijn de leden in staat om zelfstandig een plan van aanpak te maken? ja/nee 2. Kunnen leden het casemanagement zelfstandig op adequate wijze invullen? ja/nee 3. Zijn leden in staat om zelfstandig een reïntegratiedossier bij te houden? ja/nee 4. Zijn leden zodanig accuraat dat zij op tijd de ziekmelding aan UWVCadans doorgeven? ja/nee 5. Kunnen leden op adequate wijze een bijdrage leveren aan het reïntegratieverslag? ja/nee 6. Hebben leden voldoende kennis van subsidiemogelijkheden? Van regres- en compensatiemogelijkheden? ja/nee 7. Hebben leden voldoende inzicht in de reïntegratiemarkt, zodat zij zelfstandig een reïntegratiebedrijf kunnen vinden en daarmee een contract af kunnen sluiten? ja/nee Indien één of meerdere van deze vragen met nee zijn beantwoord, moet de brancheorganisatie zich afvragen hoe ondersteuning georganiseerd kan worden. De brancheorganisatie heeft hierbij de volgende keuzemogelijkheden: Mogelijkheden Optie A: De taak door de arbodienst laten uitvoeren. Optie B: De arbodienst laten adviseren bij de taak. Optie C: De taak laten uitvoeren door de verzekeringsmaatschappij (regelen in de mantelovereenkomst voor de verzuim-/pembapolis). Optie D: De werkgever kan bij de brancheorganisatie terecht voor advies als de taak uitgevoerd moet worden. Optie E De brancheorganisatie neemt de desbetreffende taak over van de werkgever. Er zijn ook andere opties mogelijk. Wellicht zullen bijvoorbeeld accountants- of administratiekantoren hun klanten aanbieden om Poortwachterstaken op zich te nemen. 8
Het neerleggen van taken bij de arbodienst (optie A uit het bovenstaande kader) kent een aantal vooren nadelen. Deze worden per activiteit afzonderlijk aangegeven: Voor- en nadelen van het uitbesteden van taken bij de arbodienst Activiteit Voordelen Nadelen Plan van aanpak Arbodienst heeft kennis van problematiek. Naadloze aansluiting op probleemanalyse en advies. Casemanagement Arbodienst heeft kennis van problematiek. Korte lijntjes naar bedrijfsarts. Reïntegratiedossier Ziekmelding aan UWVCadans Dossier op één plek (nl. ook medisch dossier bij arbodienst) Primair proces arbodienst is erop ingericht dat dit op tijd plaatsvindt. Werkgever krijgt geen inzicht in keuzemogelijkheden ( er leiden meerdere wegen naar Rome ) Door casemanagement uit te besteden, bestaat kans dat zicht op voortgang reïntegratieactiviteiten verdwijnt. Regierol wordt uit handen gegeven aan een uitvoerder. Werkgever moet alle relevante informatie doorsturen naar arbodienst Werkgever moet altijd controleren of dit heeft plaatsgevonden (anders boete!) Reïntegratieverslag Kennis aanwezig Werkgever niet verlost van verplichting; is namelijk verplicht om zelf zijn visie te geven op de reïntegratieinspanningen. Subsidieaanvragen Onderzoek regres- en compensatiemogelijkheden Selecteren en contracteren reïntegratiebedrijf Kennis aanwezig Vooral handig als arbodienst ook casemanager is Arbodienst beschikt over medische informatie (nodig voor regres- en compensatieonderzoek) Arbodienst heeft kennis van de problematiek en van de markt - - Werkgever heeft geen inzicht in keuzecriteria en afweging. Plus: wat blijft er aan de strijkstok hangen? Wie is verantwoordelijk bij wanprestatie? Als de brancheorganisatie ervoor kiest om één of meer van deze taken door de arbodienst te laten uitvoeren, moet dit worden vastgelegd in de mantelovereenkomst (al dan niet als keuzemogelijkheid voor de individuele werkgever). Daarnaast is het verstandig om werkafspraken te maken met de arbodienst. Ook hier ligt het voor de hand om kwaliteits- en tijdigheidseisen te formuleren in een aanvullend werkprotocol. 9
3.4 Mantelcontract met verzuim-/pembaverzekeraar Verzekeraars krijgen geen nieuwe taken door Poortwachter, maar de nieuwe wetgeving kan wel van invloed zijn op de mantelovereenkomst voor de verzuim- en/of Pemba-polis. Brancheorganisaties die een mantelovereenkomst hebben gesloten met een verzekeraar, zullen de volgende acties moeten ondernemen: 1. Controleer de voorwaarden bij uitkering schade Informeer bij uw verzekeraar in hoeverre de uitbetaling bij schade (loondoorbetaling bij ziekte of verhoging gedifferentieerde WAO-premie) afhankelijk is van sancties die UWVCadans kan opleggen. Het gaat om de volgende punten: a. Wat gebeurt er als de WAO-beoordeling wordt afgewezen, omdat de werkgever te weinig reïntegratieinspanningen heeft verricht? Wordt de uitbetaling in het 1 e ziektejaar dan door de verzekeraar teruggevorderd of heeft dit geen gevolgen? b. Wat gebeurt er als de WAO-uitkering wordt afgewezen als de werknemer te weinig reïntegratieinspanningen heeft verricht? Had de werkgever dan de loondoorbetaling in een eerder stadium moeten stopzetten (waardoor de werkgever geen schade bij de verzekeraar meer kan claimen)? Wordt de uitbetaalde schade dan teruggevorderd? 2. Controleer of de verzekeraar aanvullende eisen stelt aan het arbocontract Uit de Wet Poortwachter vloeien geen directe acties voort voor de verzekeraar. Het is echter mogelijk dat verzekeraars de Wet Poortwachter aangrijpen om extra eisen te verbinden aan het arbocontract. Verzekeraars hebben immers belang bij een goede verzuimbegeleiding, omdat dit de duur van schadeuitkering kan beperken. Controleer daarom de polisvoorwaarden. 3. Informeer of de verzekeraar ondersteunende diensten biedt Aangezien verzekeraars baat hebben bij een goede verzuimbegeleiding, bieden sommige verzekeringsmaatschappijen extra (gratis) diensten aan. Denk hierbij aan: - Dienstverlening van casemanagers Indien de werkgever het casemanagement niet zelf op zich wil of kan nemen, kan dit een verstandige oplossing zijn. Informeer wat de verzekeraar tot het takenpakket van de casemanager rekent en of de casemanager direct inzetbaar is (wanneer: vanaf de eerste ziekteweek of pas na een week of zes?). Informeer hoe het contact met de werkgever plaatsvindt (vorm en frequentie), alsmede het contact met de werknemer. Daarnaast is het belangrijk om helder te krijgen wat de door de casemanager in het traject van de werkgever wordt verwacht. - Inzet van een reïntegratiebedrijf Sommige verzekeraars kunnen de inzet van reïntegratiebedrijven met aanzienlijke korting of zonder wachttijden aanbieden. Informeer om welke bedrijven het gaat. Hoewel de diensten vaak gratis zijn, is het erg belangrijk om kwaliteitseisen te stellen. Als de verzekeraar geen reïntegratiediensten aanbiedt, is het toch interessant om te informeren of men toch een financiële bijdrage wil leveren. De verzekeraar heeft immers baat bij een vlotte reïntegratie. De kosten van schade-uitkering zijn immers veel hoger dan de kosten van het inschakelen van een reïntegratiebedrijf. Net zoals bij het arbocontract is het verstandig om over deze punten goede werkafspraken te maken met de verzekeraar (en deze goed vast te leggen in een werkprotocol). Bekijk goed hoe afspraken zich verhouden tot de dienstverlening van de arbodienst; de processen moeten op elkaar aansluiten! Maak dus goede werkafspraken en ga eventueel met z n drieën (brancheorganisatie, verzekeraar en arbodienst) om de tafel zitten. 10
3.5 Mantelovereenkomst met reïntegratiebedrijven (en/of arbodiensten) De verwachting is dat arbodiensten in het 6 e weeks reïntegratieadvies steeds vaker zullen aangeven dat er een reïntegratiebedrijf ingeschakeld moet worden. De kans is groot dat werkgevers genoodzaakt zijn om dit advies rechtstreeks op te volgen. Afwijken van een reïntegratieadvies kan bij de beoordeling van het reïntegratieverslag immers leiden tot de conclusie dat de werkgever zich onvoldoende heeft ingezet voor reïntegratie van de zieke werknemer. Aangezien het inhuren van een reïntegratiebedrijf voor een werkgever een onbekend terrein is, zal het niet makkelijk zijn om een goed bedrijf te selecteren. Meestal doet de arbodienst een voorstel. De vraag is in hoeverre dit voorstel onafhankelijk is: vaak zijn er financiële banden tussen arbodienst en reïntegratiebedrijf. Mogelijk zijn de kosten van reïntegratiediensten lager als direct afspraken worden gemaakt met een reïntegratiebedrijf, in plaats van dit te regelen via de arbodienst. Het kostenaspect is zeker van belang. Sommige reïntegratietrajecten komen namelijk niet of maar gedeeltelijk voor subsidie in aanmerking! Het inschakelen van een reïntegratiebedrijf komt uitgebreid aan de orde in de brochure Stappenplan inschakelen reïntegratiebedrijf (binnenkort te verschijnen). In het kader van de Wet Poortwachter zijn alleen de volgende opmerkingen van belang: 1. Sluit een mantelovereenkomst met één of meerdere reïntegratiebedrijven. Het is van groot belang om de arbodienst hierbij te betrekken. Arbodienst en reïntegratiebedrijf moeten immers met elkaar samenwerken. Daarom moeten in het contract niet alleen prijs- en kwaliteitsafspraken worden vastgelegd, maar ook werkafspraken tussen arbodienst en reïntegratiebedrijf (in een werkprotocol, als bijlage van de mantelovereenkomst). Vergeet niet deze afspraken ook vast te leggen in het mantelcontract met de arbodienst. Indien de brancheorganisatie een mantelovereenkomst met de verzekeraar heeft gesloten: ga goed na of de contract- en werkafspraken aansluiten op de verzekeringsmantel. Aandachtspunten in het kader van Poortwachter zijn: - Informeer in hoeverre het reïntegratiebedrijf nog een apart trajectplan moet samenstellen, als het plan van aanpak door de werkgever of de arbodienst is gemaakt. Informeer of het reïntegratiebedrijf nog aanvullende eisen stelt aan het plan van aanpak (zodat het trajectplan van het reïntegratiebedrijf hier naadloos op aansluit of dat er helemaal geen trajectplan meer hoeft te worden gemaakt )(NB: dit hangt af van het soort reïntegratieactiviteit). - Als de werkgever zijn Poortwachtersverplichtingen goed wil nakomen, moet hij voldoende op de hoogte zijn van de voortgang en resultaten van de activiteiten van het reïntegratiebedrijf. Mochten zaken niet goed verlopen, dan moet de werkgever immers kunnen bijsturen of ingrijpen. Een goede (schriftelijke) terugkoppeling door het reïntegratiebedrijf is dus van essentieel belang voor het reïntegratieverslag. Leg afspraken over rapportages en evaluatie vast in het werkprotocol. 2. Zorg ervoor dat de werkwijze aansluit bij de aanpak van verzuimbegeleiding in de branche. Het gaat hierbij met name om de invulling van het casemanagement. Informeer naar de rol- en taakverdeling tussen de casemanager van het reïntegratiebedrijf en de casemanager die door werkgever en werknemer is aangesteld. Pas op dat er geen dubbel werk wordt verricht (dit kost niet alleen geld, maar kan ook onpraktisch zijn). Leg dit vast in het werkprotocol. 11
3.6 CAO-afspraken over Poortwachter Noodzakelijke aanpassingen Door de invoering van Poortwachter moet een aantal CAO-teksten worden herzien. Door Poortwachter zijn de volgende afspraken niet meer correct: Periode loondoorbetaling In de meeste CAO s wordt gesproken over een recht op loondoorbetaling over een periode van maximaal 52 weken. Deze zinsnede moet worden aangepast: sancties van het UWV kunnen ertoe leiden dat de loondoorbetalingsperiode langer blijft bestaan, waardoor de werknemer recht heeft op een langere periode van loondoorbetaling. In dit kader is het verstandig om te kijken naar andere beloningscomponenten, zoals (extra) vakantiedagen of een automatische jaarlijkse salarisverhoging: moeten deze blijven bestaan indien de loondoorbetalingsperiode wordt verlengd? Plichten van werkgever en werknemer In sommige CAO s worden de plichten van werkgever en werknemer bij ziekte expliciet vermeld. Vaak betreft het een herhaling van rechten en plichten conform Burgerlijk Wetboek en Ziektewet. Deze paragrafen verschillen sterk per cao en moeten afzonderlijk goed bekeken worden. Indien CAOpartijen streven naar volledigheid in deze paragrafen, zullen deze op een aantal punten worden aangepast. Zie ook meewerken aan reïntegratie. Ziekteverzuimreglement In sommige CAO s is een model-verzuimreglement opgenomen. Ten gevolge van Poortwachter moet het reglement aangepast worden. In de brochure Model-verzuimreglement vindt u een poortwachterproof modelreglement (dat is gebaseerd op het verzuimreglement uit de brochure Personeelsmanagement van het HBD). Daarin is aangegeven welke aanpassingen moeten plaatsvinden. Bovenwettelijke uitkering bij WAO In veel CAO s is afgesproken dat de werknemer een aanvulling krijgt op zijn WAO-uitkering. Indien deze aanvulling tijdelijk is, zal de ingangsdatum opnieuw moeten worden gespecificeerd. Vaak wordt gesproken over een aanvulling tijdens het eerste WAO-jaar. Door de flexibilisering van het moment van WAO-intrede (door mogelijke sancties, maar ook door een vrijwillig uitstel van uitkering) is niet expliciet wanneer de uitkering plaatsvindt: tijdens het tweede ziektejaar of het eerste jaar van WAOuitkering? Het is verstandig om hierover met de verzekeraar te overleggen. Registratie wachtdagen Het inhouden van wachtdagen bij ziekte vereist een goede registratie van het ziekteverzuim. Nu werkgevers niet meer verplicht zijn om de ziekmelding direct op de 1 e dag door te geven (Poortwachter regelt alleen dat dit tijdig moet gebeuren), zal kortdurend verzuim minder vaak aan de arbodienst gemeld worden. Dit terwijl veel kleine werkgevers niet of nauwelijks een verzuimregistratie bijhouden. Daarom kan het verstandig zijn om in de cao vast te leggen dat de ziekmelding op de 1 e dag moet worden doorgegeven. Zo blijft een correcte verzuimregistratie bestaan, op basis waarvan eventuele wachtdagen kunnen worden ingehouden. Een minder verstrekkende oplossing is om een model-verzuimkaart als bijlage aan de cao toe te voegen. Eigen bijdrage of terugbetalingsregeling opleidingen In sommige CAO s is een eigen bijdrage voor opleidingen vastgelegd, of terugbetalingsregeling indien de werknemer het bedrijf verlaat. Een opleiding kan ook deel uitmaken van het reïntegratietraject. 12
Kosten die te maken hebben met de reïntegratie, kunnen echter niet bij de werknemer in rekening worden gebracht (de werkgever kan er immers subsidie voor krijgen). Verouderde termen en begrippen In sommige CAO s worden verouderde termen en begrippen gebruikt. Een expliciet voorbeeld is dat de ziekmelding zo snel mogelijk moet worden doorgegeven aan de uitvoeringsinstelling. Met Poortwachter dient de ziekmelding pas in de 13 e week te worden doorgegeven aan het UWV. Ook komen verouderde termen als lekencontrole, bedrijfsvereniging of WAGW nog veelvuldig voor. Mogelijke aanpassingen Naast noodzakelijke aanpassingen kan Poortwachter ook aanleiding geven tot nieuwe CAO-afspraken. CAO-partijen kunnen ervoor kiezen om de Poortwachtersverplichtingen expliciet in de cao te benoemen en deze verder in te vullen. Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden: Meewerken aan reïntegratie - De verplichtingen van werkgevers en werknemers kunnen in de cao worden opgenomen (in een aantal CAO s is dit al langer een onderdeel). Dit kan eventueel in een bijlage (in een modelverzuimreglement). Denk hierbij aan procedures bij ziek- en hersteldmelding en controlevoorschriften. In sommige CAO s is ook expliciet benoemd dat de werknemer actief moet meewerken aan zij reïntegratie, hetzij in sanctionerende vorm (geen loondoorbetaling indien de werknemer zijn genezing belemmert, als ziekte door opzet is veroorzaakt, etcetera). - Sociale partners kunnen er in dit kader voor kiezen om de verplichte medewerking uit Poortwachter te herhalen. Bijvoorbeeld: Bij ziekte is de werknemer verplicht om alle redelijke voorschriften en maatregelen die erop gericht zijn om passende arbeid te verrichten, op te volgen, alsmede om-, her- of bijscholing te volgen om daarmee geschikt te worden voor passende arbeid. Een dergelijke verplichting kan ook worden geformuleerd voor de werkgever: De werkgever biedt de arbeidsongeschikte werknemer passende arbeid aan. De werkgever hoeft niet aan deze verplichting te voldoen als hij kan aantonen dat er geen geschikte functie beschikbaar is of op korte termijn komt; er geen geschikte functie te maken is door aanpassing van werkzaamheden of werkplek. (bron: CAO Wonen). - Omwille van de Poortwachterssancties verdient het aanbeveling om in deze paragrafen géén termijn te benoemen (zoals het eerste jaar van ziekte ). Op deze manier anticipeert de cao ook op SUWI (waarmee de reïntegratieverantwoordelijkheid voor zieke werknemers wordt uitgebreid tot einde dienstverband). Sancties bij niet-meewerken - Stopzetting van loondoorbetaling bij niet-meewerken is een sanctie die al langer bestaat en al in een aantal CAO s is opgenomen. In sommige CAO s wordt ook de mogelijkheid van een gedeeltelijke stopzetting geboden (nl. alleen voor de bovenwettelijke aanvulling). - Sociale partners kunnen er ook voor kiezen om procedureafspraken te maken omtrent stopzetting. Bijvoorbeeld vermelden dat de werkgever eerst een schriftelijke waarschuwing moet afgeven, of het benoemen van criteria op grond waarvan op gehele of gedeeltelijke stopzetting mag worden overgegaan. - Werknemers kunnen werkgevers niet sanctioneren, maar wel kan worden gekozen voor procedureafspraken indien de werkgever zijn verplichtingen niet nakomt. Bijvoorbeeld: eerst mondeling overleg tussen werkgever en werknemer (waarvan de resultaten schriftelijk moeten worden vastgelegd), vervolgens de aanvraag van een second opinion en daarna de gang naar de kantonrechter. 13
Passende arbeid Het begrip passende arbeid is voor vele interpretaties vatbaar. Partijen kunnen ervoor kiezen om de letterlijke wetstekst te herhalen: alle arbeid die voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer is berekend, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd (en deze eventueel te populariseren, maar let hierbij op de juridische consequenties). Een verdere invulling of het formuleren van criteria voor passende arbeid is moeizaam: dit hangt af van functie, bedrijf en persoonlijke omstandigheden. Daarom zal dit per individuele zieke medewerker bekeken moeten worden. Het formuleren van criteria in de cao kan onbedoeld tegenwerken: het kan reïntegratiemogelijkheden uitsluiten. Procedureafspraken plan van aanpak Ook voor het plan van aanpak kunnen procedureafspraken worden gemaakt. Voorbeelden: - Het gebruik van een uniform plan van aanpak (bijvoorbeeld de format van het UWV) of het stellen van aanvullende eisen aan het plan van aanpak. - Verplicht overleg tussen werkgever en werknemer (in plaats van afzonderlijk doornemen) over de inhoud, al dan niet in aanwezigheid van de bedrijfsarts. - Het benoemen van de status van het plan van aanpak (verplichte ondertekening bij akkoord en verplichting tot uitvoeren van afspraken). Procedureafspraken verzuim-/reïntegratiedossier - Het verzuimdossier moet voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit kan in de cao worden benoemd en eventueel worden geëxpliciteerd (in een afgesloten kast bewaren, alleen toegang voor casemanager, etcetera). - Ook kan worden vastgelegd dat de werknemer een kopie krijgt van alle documenten die in het dossier zijn vastgelegd. Zo ontstaan geen misverstanden doordat de werknemer geen toegang heeft tot voor hem relevante informatie. Procedureafspraken aanwijzing casemanagement De werknemer heeft het recht om zelf een casemanager te benoemen. Om onhandige situaties te voorkomen ( de buurman als casemanager ), is het wellicht verstandig om hierover procedureafspraken te maken. Rol arbodienst bij langdurig verzuim - In Poortwachter staat dat langdurig zieken regelmatig contact moeten hebben met de arbodienst. Men kan ervoor kiezen om de frequentie nader te specificeren ( minimaal eens in de vier of zes weken ). - Ook kunnen sociale partners afspreken dat een aantal ondersteunende diensten worden ingekocht. Denk hierbij aan het vervaardigen van een concept-plan van aanpak, hulp bij het invullen van een reïntegratieverslag of meer uitgebreide informatie aan de werknemer over zijn rechten en plichten. - Afstemming tussen huisarts en bedrijfsarts is in de praktijk vaak een knelpunt. Om dit te vergemakkelijken, kan worden vastgelegd dat de Arbodienst door middel van een machtigingsformulier schriftelijk toestemming vraagt aan de werknemer om sociale en medische gegevens uit te wisselen met de huisarts of specialist. Hetzelfde kan worden geregeld voor afstemming tussen arbodienst en reïntegratiebedrijf. Rol reïntegratiebedrijf bij langdurig verzuim Ook over de rol van reïntegratiebedrijven kunnen afspraken worden gemaakt. Deze komen aan de orde in de brochure Kwaliteitseisen voor inschakelen van een reïntegratiebedrijf. 14
Status van arbeidsgehandicapte Over het begrip arbeidsgehandicapt-verklaring (benodigd voor REA-subsidies) bestaan veel misverstanden, waardoor werknemers niet bereidwillig zijn om mee te werken aan subsidieaanvragen. Om die reden verdient het aanbeveling om in de cao te benoemen dat de aanvraag van een arbeidsgehandicapt-verklaring geen consequenties mag hebben bij beoordeling en beloning van de medewerker. Dit kan worden geformaliseerd door vast te leggen dat de arbeidsgehandicapt-status niet mag worden opgenomen in het personeelsdossier. (Gedeeltelijk) aan het werk Het is verstandig om in de cao een positieve toonzetting te hanteren bij afspraken over ziekte en (gedeeltelijke) werkhervatting. Paragrafen als De werknemer dient tijdens zijn ziekte geen arbeid te verrichten, behalve. kunnen beter in positieve zin worden geformuleerd. Beter is te benoemen dat de werknemer niet hoeft te wachten op toestemming van de bedrijfsarts om weer aan het werk te gaan. Tijdelijk ander werk De CAO-bepaling dat de werknemer alleen verplicht kan worden om tijdelijk te werken in een onderneming die commercieel samenhangt met de onderneming waar de werknemer werkzaam is kan belemmerend werken voor reïntegratie. Tijdelijke werkzaamheden in een andere organisatie kunnen een goede oplossing zijn, zowel voor werkgever als werknemer. Het advies is om tijdelijk werk t.g.v. arbeidsongeschiktheid uit te zonderen en hiervoor te verwijzen naar een apart reïntegratieprotocol, waarin rechten en plichten bij reïntegratie worden geregeld. Per 1-1-2003 wordt de reïntegratieverantwoordelijkheid van werkgevers uitgebreid. Werkgevers zijn dan ook verantwoordelijk voor reïntegratie van zieke werknemers als zij niet meer aan het werk kunnen bij de eigen organisatie. Dit is vastgelegd in de Invoeringswet SUWI. Zie ook op www.aan-twerk.nl SUWI en de CAO. Bronnen: Checklist Poortwachter voor ondernemingen (Projectgroep Aan t Werk, 2002) Wegwijzer SUWI en Poortwachter, B.C.M. Berndsen (A+O fonds Gemeenten, 2002) Wet Verbetering Poortwachter, H. Evers (Centraal Beheer Achmea, 2001) Procesgang Eerste Ziektejaar (december 2001) Projectgroep Aan t Werk, 2002 Hoofdbedrijfschap Detailhandel / Hoofdbedrijfschap Ambachten Hoewel aan de samenstelling van deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers geen aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) eventuele onjuistheden of onduidelijkheden in de tekst of het ontbreken van informatie. 15