Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: SO/PO Auteur : J. Mechati Besproken met portefeuillehouder n Datum : 9 oktober 2014 Regnr. : 2014/10/000594 Zaaknr. : 2014-005418 Onderwerp: Invoering werkkostenregeling mandaat portefeuillehouder Burgemeester datum conform bespreken Wethouder 1 E Wethouder 2 Wethouder 3 rn / /ui X Raadsbesluit: Actieve informatieplicht raad: paraaf paraaf Secretaris Leidinggevende,-) J Wettelijk kader: Fiscale vereenvoudigingwet Gevraagd besluit aan B&W: 1. Per 1 januari 2015 de werkkostenregeling toe te passen. 2. De in de bijlage genoemde vergoedingen aan te wijzen als eindheffing bestanddeel (onder het forfait). 3. Het mandaat te verlenen aan de gemeentesecretaris om jaarlijks (indien er wijzigingen zijn) te besluiten welke vergoedingen en verstrekkingen onder het eindheffing bestanddeel gebracht worden. 4. De huidige arbeidsvoorwaardenregelingen onder de werkkostenregeling ongewijzigd voort te zetten. 5. Het bedrag van de meerkosten van de werkkostenregeling ( 4.238) te dekken binnen de personele budgetten. 6. Ten behoeve van een efficiënte/effectieve uitvoering te besluiten: - Personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten "in huis" te organiseren. - Dat alle medewerkers hun declaraties maandelijks in moeten dienen. - De medewerker die een voorschot ontvangt voor een NS Jaarkaart, dient binnen een maand een afschrift van het betaalbewijs bij P&O in te leveren. Het besluit heeft wel financiële consequenties. Voor het genomen besluit, raadpleeg de besluitenlijst van B&W. Openbaarheid : nee Toelichting: 1/6
Consequenties: Financieel:ja Personeel: nee Juridisch: nee Facilitair: nee Communicatie: nee WKPB: nee Advies ingewonnen bij: OR: ter informatie RIJK: Overig: Consequenties zijn in het advies toegelicht Bijlagen: 1 1. Bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling, scenario's). De huidige fiscale regelgeving voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers gaat wijzigen. Als onderdeel van de fiscale vereenvoudigingwet geldt er sinds 2011 een nieuwe regeling: de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling heeft als doel de administratieve lastendruk voor werkgevers te verlagen. Het moment van overgang naar de werkkostenregeling is voor de werkgever vrij tot 2015. Vanaf 2015 dient elke werkgever zijn administratie volgens de regels rond de werkkostenregeling te voeren. Dit advies betreft een voorstel om per 1 januari 2015 over te gaan naar de werkkostenregeling. Er is ambtelijk overwogen om eerder over te stappen, maar dit bleek niet rendabel. 2. Alternatief voorstel Vanaf 1 januari 2015 is er geen alternatief meer, dan is iedere werkgever verplicht om de werkkostenregeling toe te passen. 3 Korte historie en bestuurlijke context. Ziel. 4. Relatie met de Structuurvisie 5. Wat zijn de resultaten van het overleg met de portefeuillehouder? Deze kan op hoofdlijnen instemmen met het voorstel, maar wil met het college de volgende punten bespreken: - Het verlenen van het mandaat aan de gemeentesecretaris om jaarlijks (indien er wijzigingen zijn) te besluiten welke vergoedingen en verstrekkingen onder het eindheffing bestanddeel gebracht worden. - Het "in huis" organiseren van personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten. 6. Zijn er consequenties voor (het werk van) andere afdelingen/met welke afdelingen is samengewerkt? De administratie ten behoeve van de belastingaangifte onder de werkkostenregeling wordt een gezamenlijke verantwoording van de werkeenheden Personeel en Organisatie en Financiën. Beide werkeenheden zijn al geruime tijd in overleg over de noodzakelijke wijzigingen, zodat beide administraties per 01-01-2015 gereed zijn om de werkkostenregeling in te voeren. 7. Wat zijn de resultaten van het overleg met het Regionaal Inkoopbureau Umond/Kennemerland 8. Wie is bevoegd om het besluit te nemen: burgemeester, college of raad? Het college.
9. Juridische consequenties. 10. Financiële, personele en organisatorische consequenties.(incl. Algemene Reserve) De overstap naar de werkkostenregeling heeft geen personele en organisatorische gevolgen voor de medewerkers van de gemeente Zandvoort anders dan bij 6 genoemd. De financiële consequenties worden weergegeven bij de tekst onder het kopje Algemeen forfait. 11. Majeure risico's. 12. Ondernemingsraad. Niet van toepassing; arbeidsvoorwaardenregelingen worden ongewijzigd voortgezet. De ondernemingsraad heeft geen instemmings- of adviesrecht op het toepassen van fiscale regelingen. Wel wordt de ondernemingsraad geïnformeerd over de gemaakte keuzes. 13. Aanpak verdere communicatie (inclusief eventuele speciale acties naar externe (direct) betrokkenen). Intern vindt reguliere communicatie plaats via Intranet. Voor een goede uitvoering van de werkkostenregeling worden bedrijfsvoering medewerkers persoonlijk geïnformeerd. Samenvatting voorstel(len) Op het moment dat een medewerker kosten maakt voor het werk, bijvoorbeeld een dienstreis of een maaltijd, kunnen deze worden vergoed door de werkgever. De werkgever hoeft over deze kosten geen loonbelasting af te dragen, op het moment dat ze onder de regeling vrije vergoedingen en verstrekkingen vallen. Hierin is onder andere opgenomen een vrije kilometervergoeding van 0,19 per zakelijke kilometer. Het systeem van vrije vergoedingen zal op 1 januari 2015 vervallen. Daar komt dan de werkkostenregeling voor in de plaats. Deze regeling verdeelt werkkosten in vier verschillende categorieën, namelijk; 1. Algemeen forfait 2. Gerichte vrijstellingen 3. Nihil waarderingen 4. Intermediaire kosten De werkgever heeft alleen invloed op het algemeen forfait. De drie andere categorieën zijn voorgeschreven door de belastingdienst en kunnen niet worden beïnvloed. Onder de categorie 'algemeen forfait' kan de organisatie werkkosten scharen en die vervolgens netto uitbetalen. In beginsel wordt gesteld dat; "uitbetalen onder het algemeen forfait is netto, ongeacht of daar al dan niet beloningselementen in te onderkennen zijn". De fiscale ruimte in het algemeen forfait bedraagt per 1 januari 2015 1,2% van de fiscale loonsom van de organisatie. Over werkkosten die daarboven betaald worden dient 80% eindheffing betaald te worden. Algemeen forfait Een overzicht van de aan te wijzen werkkosten waarvan geadviseerd wordt deze onder het algemeen forfait of onder de eindheffing te brengen is bijgevoegd. De meeste aangewezen werkkosten zijn in de huidige regeling onbelast. Het advies is om deze vergoedingen/verstrekkingen voor de werkkostenregeling onder het algemeen forfait te brengen, omdat er anders loonbelasting over betaald moet worden, waardoor de kosten stijgen. 3/6
Het toepassen van de werkkostenregeling ten aanzien van de kosten die reeds netto worden uitbetaald levert een nadeel op voor de werkgever ten opzichte van de huidige fiscale regeling. Daarnaast zijn er bruto uitgaven die stijgen door het vervallen van fiscaal gunstige eindheffingregels. Dit totale nadeel ad. 17.532 kan verkleind worden door kosten, die nu bruto worden uitbetaald onder het forfait te brengen. Dit heeft als voordeel dat deze kosten netto mogen worden uitbetaald en de werkgever er dus geen belasting over hoeft te betalen, zoals nu wel het geval is. Dit gaat op voor de volgende posten: onkostenvergoeding politieke ambtsdragers kosten nu (=bruto) 99.525 Kosten indien onder forfait (= netto) 47.772 lager voordeel door daling forfait* 1195 Bruto/netto voordeel 51.753 bovenwettelijke kilometervergoeding 10.035 5.090 120 4.945 parkeerkosten 17.745 9.860 50 7.885 Kerstpakketten en andere kleine geschenken 23.180 12.877 26 10.303 150.485 75.599 1.391 74.886 *Als er minder belaste betalingen zijn, daalt de fiscale loonsom, waardoor het algemene forfait lager uitvalt. Advies: Alle vier deze posten onder het forfait brengen. (Voor de post onkostenvergoeding politieke ambtsdragers is dit al geregeld in de rechtspositiebesluiten van de politieke ambtsdragers). Dit levert weliswaar een extra overschrijding van het forfait met zich mee ad 76.990. Hierover betaalt de werkgever 80% eindheffing, zijnde 61.592. Dit zijn dus de meerkosten die het gevolg zijn van het onder het forfait brengen van deze vier posten. Daar staat tegenover dat de werkgever deze vier posten netto kan gaan betalen, als hij deze onder het forfait laat vallen. Dit scheelt 74.886 aan belasting, die de werkgever niet meer hoeft te betalen. Per saldo levert dit een voordeel op van 13.294. Hierdoor wordt het eerder genoemde nadeel dat ontstaat door het toepassen van de werkkostenregeling en het vervallen van gunstige fiscale regels verkleind tot 4.238. Om de werkkostenregeling budgettair neutraal in te kunnen voeren wordt voorgesteld om dit nadeel te dekken binnen de personele budgetten. Een andere grote post die onder het forfait valt is: personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten. Worden deze op een externe locatie georganiseerd dan vallen de kosten onder het forfait. Worden deze in huis georganiseerd dan is dit niet het geval. Daarom wordt geadviseerd om personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten "in huis" te organiseren. Hierdoor ontstaat ruimte in het forfait. NB Om bovenstaande berekeningen te maken is gekeken naar het jaar 2013. Immers, de totale kosten voor 2014 zijn nog niet bekend. Uiteraard gaat met het vertrek van medewerkers het forfait omlaag. Aanname is dat verstrekkingen dan ook omlaag gaan. 4/6
Werkgeversbijdrage ziektekosten De werkgeversbijdrage ziektekosten die IZA deelnemers ontvangen is een kostenvergoeding. Deze vergoeding wordt nu belast uitbetaald. Onder de werkkostenregeling is het mogelijk om deze vergoeding netto uit te betalen. Omdat de belasting over deze vergoeding door de werknemer wordt betaald, levert dit de werkgever geen voordeel op, maar wel voor de werknemer. De vergoeding, die totaal ruim 27.500 op jaarbasis bedraagt, moet dan wel onder het algemeen forfait gebracht worden. Uit analyses over de jaren 2010 t/m 2013 blijkt dat er geen ruimte meer is onder het algemeen forfait, zodat er 80% eindheffing over dit bedrag wordt geheven. Dit is een extra kostenpost van 22.000. Als de organisatie in de toekomst de medewerkers een extra voordeel wil geven, kan besloten worden om de werkgeversbijdrage IZA onder eindheffing onder te brengen. Waarbij dit moet worden afgewogen tegen de meerkosten voor de werkgever. Dit zal worden meegenomen bij de jaarlijkse keuze. Jaarlijks opnieuw kiezen Per jaar moet een keuze gemaakt worden: Welke kosten worden onder het algemeen forfait gebracht en over welke kosten draagt de organisatie 80% eindheffing af. Declaraties Om de ruimte van het forfait gedurende het jaar te kunnen monitoren dienen declaraties zo spoedig mogelijk, in ieder geval maandelijks ingediend te worden. Ten aanzien van de jaarkaarten van de NS die aan de medewerkers worden vergoed, geldt dat er een voorschot wordt verstrekt. De medewerker dient binnen een maand een afschrift van het betaalbewijs bij P&O in te leveren. Zo niet dan wordt het voorschot bij het eerst volgende salaris verrekend. Advies 1. Per 1 januari 2015 de werkkostenregeling toe te passen. 2. De in de bijlage genoemde vergoedingen aan te wijzen als eindheffing bestanddeel (onder het forfait). 3. Het mandaat te verlenen aan de gemeentesecretaris om jaarlijks (indien er wijzigingen zijn) te besluiten welke vergoedingen en verstrekkingen onder het eindheffing bestanddeel gebracht worden. 4. De huidige arbeidsvoorwaardenregelingen onder de werkkostenregeling ongewijzigd voort te zetten 5. Het bedrag van de meerkosten van de werkkostenregeling ( 4.238) te dekken binnen de personele budgetten. 6. Ten behoeve van een efficiënte/effectieve uitvoering te besluiten: -Personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten "in huis" te organiseren. - Dat alle medewerkers hun declaraties maandelijks in moeten dienen. - De medewerker die een voorschot ontvangt voor een NS Jaarkaart, dient binnen een maand een afschrift van het betaalbewijs bij P&O in te leveren. 5/6
BIJLAGE: Met ingang van 1 januari 2015 de volgende vergoedingen aan te wijzen als eindheffing bestanddeel: Bedrijfsfitness elders Fiets voor woon-werkverkeer Internet thuis Kerstpakketten en andere kleine geschenken Parkeerkosten Personeelsfeesten, personeelsreizen e.d. Reiskosten dienstreizen (bovenmatig deel) Werkgeversbijdrage contributie personeelsvereniging Werkkleding (niet nihil waardering) Contributie vakbond Onkostenvergoeding raad/college Vergoeding ziektekosten raadsleden IZA bedrijfszorgpakket Representatiekosten t.b.v. geschenken aan medewerkers Ter beschikking gestelde IPADS en laptops bij privégebruik 10% of meer Verklaringen omtrent gedrag Verzekeringen Deze bijlage betreft loonheffingsnummer 00.15.09.962.L.03 (gemeente Zandvoort) 6/6