Handleiding Datums en statussen
1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave... 2 2. Vooraf... 3 3. Datums... 4 Aanmelddatum... 4 Inschrijfdatum... 4 Uitschrijfdatum... 4 4. Statussen... 5 Toekomstig... 5 Aangemeld... 5 Volgt onderwijs... 5 Uitgeschreven... 6 Totaaloverzicht... 6 5. Veelgestelde vragen... 7 6. Helpdesk... 8 Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 2 van 8
2. Vooraf De status van een leerling in ParnasSys is afhankelijk van de ingevulde datums. In dit document vindt u uitleg over verschillende statussen en de in te vullen datums. Aan de hand van de status van de leerlingen kunt u eenvoudig filteren op bijvoorbeeld alle ingeschreven leerlingen, onderwijsvolgende leerlingen of uitgeschreven leerlingen. Ook kunt u in de overzichten selecties maken op basis van een bepaalde status. Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 3 van 8
3. Datums Op basis van de aanmelddatum (ook wel datum aanmelding genoemd), de inschrijfdatum (ook wel datum inschrijving genoemd) en de uitschrijfdatum (ook wel datum uitschrijving genoemd) wordt de status van de leerling bepaald. Hieronder volgt een uitleg over de verschillende datums. Aanmelddatum De datum van aanmelding is een niet-officiële datum die meestal gebruikt wordt om vast te leggen wanneer het inschrijfformulier is ingeleverd of wanneer een kennismakingsgesprek is geweest. Sommige scholen gebruiken dit veld om een wachtlijst samen te stellen. Alle kinderen met de status 'toekomstig' of 'aangemeld' staan dan op de wachtlijst. De status 'toekomstig' wordt toegewezen aan alle kinderen waarbij beide datums nog in de toekomst liggen. Inschrijfdatum De inschrijfdatum is gelijk aan de dag waarop leerlingen de school voor het eerst bezoeken. Een uitzondering hierop zijn leerlingen die in de zomervakantie voor 1 augustus vier worden. Zij worden per 1 augustus ingeschreven. Een leerling die in de zomervakantie na 1 augustus vier wordt, wordt ingeschreven met als datum de dag waarop de leerling voor het eerst de school bezoekt. De inschrijfdatum komt ook op de kennisgeving van inschrijving te staan. Deze kennisgeving van inschrijving is te printen via Overzichten > Leerlingenadministratie > In- en uitschrijvingen > Kennisgeving inschrijving (PDF). Uitschrijfdatum De uitschrijfdatum is de laatste dag dat een leerling op school zit. De leerling zit dus tot en met deze datum bij u op school. Als de leerling aan het einde van het schooljaar de school verlaat, is de uitschrijfdatum 31 juli van het schooljaar. Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 4 van 8
4. Statussen De status van een leerling wordt bepaald door de datums die u invult in de velden: Datum aanmelding; Datum inschrijving; Datum uitschrijving. Als u de bovenstaande datums juist in ParnasSys bij de leerlingen vastlegt, dan krijgen de leerlingen automatisch de juiste status. Hieronder volgt uitleg over de drie mogelijke statussen. Toekomstig Deze status is van toepassing als de aanmelddatum en de inschrijfdatum in de toekomst liggen. Huidige datum Aanmelddatum Inschrijfdatum Aangemeld Deze status is van toepassing als de aanmelddatum geweest is, maar de inschrijfdatum in de toekomst ligt. Aanmelddatum Huidige datum Inschrijfdatum Volgt onderwijs Deze status is van toepassing als de aanmelddatum en de inschrijfdatum in het verleden liggen. Aanmelddatum Inschrijfdatum Huidige datum Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 5 van 8
Uitgeschreven Deze status is van toepassing als de datum uitschrijving in het verleden ligt. Inschrijfdatum Uitschrijfdatum Huidige datum Totaaloverzicht Hieronder worden de verschillende statussen in één overzicht weergegeven. Bijvoorbeeld een leerling heeft de status Aangemeld als de huidige datum tussen de aanmelddatum en inschrijfdatum ligt. Aanmelddatum Inschrijfdatum Uitschrijfdatum Toekomstig Aangemeld Volgt onderwijs Uitgeschreven Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 6 van 8
5. Veelgestelde vragen Ik krijg de status van een leerling niet op Toekomstig. Hoe kan dat? De status van een leerling kan niet handmatig worden aangepast. ParnasSys berekent de status automatisch aan de hand van de ingevulde datums. Als deze datums correct zijn ingevuld, zal de status van de leerling altijd goed staan. Ik wil graag de leerlingen invoeren van de komende twee schooljaren. Is de status dan aangemeld? Ja, als de aanmelddatum in het verleden ligt en de inschrijfdatum in de toekomst. Ik las in de handleiding dat de status van een leerling niet handmatig kan worden aangepast, omdat dit aan de hand van inschrijfdatum en dergelijke gaat. Dit is bij een van onze toekomstige leerling echter niet het geval. Hij moet nog 4 jaar worden en staat toch als volgt onderwijs vermeld. Hoe pak ik dit aan? In dit geval staat de datum inschrijving niet goed ingesteld. De status 'Volgt onderwijs' betekent dat de datum inschrijving voorbij is. U kunt deze datum aanpassen door de leerling te selecteren en dan te gaan naar Onderwijs > Deze school. Als u er voor zorgt dat de datums juist ingevuld worden, dan zal de leerling automatisch de juiste status krijgen. Ik heb een nieuwe leerling ingevoerd en als aanmelding als datum gezet: de dag dat het kind 4 jaar wordt. Op deze manier komen deze kinderen bij "toekomstig" te staan. Deze categorie wil ik niet gaan gebruiken, maar alleen "aangemeld" en "ingeschreven". Om een kind uit de "toekomstig lijst" te verwijderen moet ik de schoolloopbaan aanpassen, maar dat gaat niet, want er staat helemaal geen schoolloopbaan. De status 'toekomstig' geeft aan dat zowel de datum van aanmelding als van inschrijving nog in de toekomst liggen. Wanneer de datum van aanmelding voorbij is, staat de leerling op aangemeld. Is de inschrijfdatum ook voorbij, dan staat de leerling op 'volgt onderwijs'. Graag zou ik willen weten wat het verschil is tussen aanmeldingsdatum en inschrijvingsdatum. Bij welke datum vul je de 4e verjaardag in? Een kind schrijft zich in op 2 jarige leeftijd, vul je dit dan in bij aanmelding of inschrijving? Datum 1e schooldag is de 4e verjaardag? Al deze vragen worden beantwoord in de hoofdstukken 3 en 4 van dit document. Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 7 van 8
6. Helpdesk Wanneer u onverhoopt toch nog vragen overhoudt of u wilt een probleem melden, dan is er de online helpdesk. Al uw vragen en bugs kunt u via de online helpdesk op het supportportaal aanmelden. U opent het Supportportaal door op Help te klikken in ParnasSys of te gaan naar http://support.parnassys.net. Datums en statussen Versie 2.13.3 Pagina 8 van 8