Van een aanbodgestuurde naar een vraaggestuurde onderwijslogistiek Presentatie voor: SISlink Conferentie Plaats: Noordwijkerhout Datum: 17 juni 2010 Dr. S.P. (Peter) van t Riet Lector ICT en Onderwijsinnovatie Hogeschool Windesheim Zwolle
1. Lectoraat ICT en Onderwijsinnovatie 2
Het lectoraat Uit mijn CV Studie wiskunde en psychologie 5 jaar docent wiskunde ik VO 14 jaar manager/lerarenopleider aan TU Delft en 2e-graads lerarenopleiding Zwolle Gepromoveerd op didactisch handelen van wiskundedocenten 12 jaar directeur diverse diensten bij Hogeschool Windesheim 4 jaar directeur Strategischt Informatiebeleid id (CIO) o Opsteller van de Windesheim Onderwijs Standaarden (WOS) Sinds 2007 lector ICT en Onderwijsinnovatie ate met o.a.: oa o Onderzoek naar in relatie tot ICT-gebruik o Adviseur ROC Aventus bij flexibilisering van het onderwijs 3
Het lectoraat Lectoraat ICT en Onderwijsinnovatie Onderdeel van het Kenniscentrum Educatie van Hogeschool Windesheim ICT-bewustzijn als succesfactor in onderwijsinnovatie Lectorale rede uitgesproken op 10 oktober 2008 Te downloaden op: www.licto.nl 4
Het lectoraat LICTO richt zich vooral op het mesoniveau van het onderwijs. Macroniveau Lectoraat Mesoniveau Microniveau 5
Het lectoraat Doelstellingen Onderzoek, Professionalisering docenten, Curriculumontwikkeling, l Kennisuitwisseling Onderzoeksprogramma Afstandsleren/Virtuele werelden* ICT voor ketenintegratie* ICT voor competentieleren Standaardisatie van onderwijsinformatie* IT-governance in onderwijs* Planning en roostering* Kwaliteit van e-learning (*) Onderzoeksrapporten op www.licto.nl 6
Het lectoraat www.licto.nl 7
2. Een halve eeuw HBO 8
Geschiedenis HBO Ontwikkeling van het onderwijs in de afgelopen halve eeuw Jaren 60 : -veel kleine instellingen, - sterke economische groei, - sterke bevolkingsgroei, - sterke groei studentenaantallen, - massificatie van het onderwijs 9
Geschiedenis HBO Ontwikkeling van het onderwijs in de afgelopen halve eeuw Jaren 70 : -groei aantal (kleine) onderwijsinstellingen, - fragmentatie in het HO en MBO, - inefficënte overheidsturing 10
Geschiedenis HBO Ontwikkeling van het onderwijs in de afgelopen halve eeuw Vanaf jaren 80 : -concentratie ti van onderwijsinstellingen (fusies), - terugtredende overheid, - grotere autonomie van de instellingen, - concentratie en groei van management, - hiërarchisering van de organisatie - opkomende informatisering Het ROC Midden Nederland d en zijn ca. 10 150 rechtsvoorgangers (Bron: Bernard Fransen, ROC Midden Nederland, 2008) 11
Geschiedenis HBO Ontwikkeling van het onderwijs in de afgelopen halve jaar Jaren 90 : -rationalisering i van de organisatie, - centralisatie van diensten, - (onderwijs)beheersdenken, -sterkeinvloedvan informatiesystemen, - vorming van een gesloten bedrijfscultuur 12
Geschiedenis HBO Ontwikkeling van het onderwijs in de afgelopen halve jaar Jaren 00 : -via internet t komt de buitenwereld naar binnen, - doorgaande emancipatie van het individu - groeiende aandacht voor innovatie en belang van kennis - emancipatie van de professional - groeiende noodzaak van een open bedrijfscultuur 13
3. Onderzoek naar planning en roostering in het HBO 14
Onderzoek planning en roostering Context van het onderzoek Ontevredenheid van studenten over hun roosters Ontevredenheid bij onderwijsafdelingen over het roosterproces Ontevredenheid bij roostermakers over de aanlevering van gegevens uit onderwijsafdelingen Ontevredenheid bij facilitaire dienst en CvB over te veel leegstand Roosterverbeterprojecten leveren weinig resultaat op Planningsprocessen blijven buiten zicht van verbeteractiviteiten 15
Onderzoek planning en roostering Context van het onderzoek Opdrachtgever/Medefinancier : COMIT (Coördinerend Overleg Managers IT in het HBO) Doel: Opsporen van knelpunten in de keten van planning en roostering Uitvoeringsperiode: voorjaar 2009 16
Onderzoek planning en roostering Begrippenkader : Planningsprocessen In het roosterproces komen 10 planningsprocessen samen: Periodenplanning Onderwijsplanning Tentamenplanning Studentenplanning Financiële planning Personeelsplanning Locatieplanning Ruimteplanning Faciliteitenplanning Stageplanning input voor roosterproces 17
Onderzoek planning en roostering Begrippenkader : Organisatieniveaus i Die processen kunnen worden uitgevoerd op verschillende organisatieniveaus: Periodenplanning Instelling Sector Onderwijsplanning Sector Opleiding Tentamenplanning Sector Opleiding Studentenplanning Instelling Sector Financiële planning Instelling Sector Personeelsplanning Sector Opleiding Locatieplanning Instelling Ruimteplanning Instelling Sector Faciliteitenplanning Instelling Sector Stageplanning Opleiding Sector Roosterproces Instelling Sector Opleiding 18
Onderzoek planning en roostering Begrippenkader : ICT-bedrijfsmodel d Aspecten van deze processen manifesteren zich op vijf niveaus van het ICT-bedrijfsmodel: bestuur en beleid afdelings- of unitorganisatie procesorganisatie informatiearchitectuur applicaties/informatiesystemen (zie voor dit model mijn lectorale rede) 19
Onderzoek planning en roostering Bij aanbodgestuurd onderwijs Planning van onderwijsaanbod Roosterproces Studentenplanning Financiële planning Periodenplanning Onderwijsplanning Personeelsplanning Ruimteplanningt Faciliteitenplanning Unit organisatie Procesinrichting Informatiearchitectuur Applicaties Aanbod- rooster 20
Onderzoek planning en roostering Bij vraaggericht / flexibel onderwijs bovendien Vorige dia Aanbodrooster wordt vitrinerooster Studentenplanning Inschrijvingsproces Naplanning van vraag Roosterproces Financiële planning Periodenplanningt Onderwijsplanning Personeelsplanningt Ruimteplanning Faciliteitenplanning Unit organisatie Proces- inrichting Informatiearchitectuur Applicaties Individuele roosters 21
Onderzoek planning en roostering Opzet en uitvoering 1. Open interviews bij 8 HBO-instellingen (4 grote en 4 middelgrote) 2. Interviews met senior-verantwoordelijken voor roostering en informatiemanagement 3. Conclusies getrokken per niveau van het ICT-bedrijfsmodel d 4. Aanbevelingen geformuleerd 22
Onderzoek planning en roostering Eindrapport Titel: Knelpunten in plannings- en roosteringsprocessen van de hogescholen : Gezien vanuit het perspectief van seniorverantwoordelijken voor de roostering en het informatiemanagement Veel gedetailleerde informatie over de inrichting van planning en roostering Te downloaden op www.licto.nl (bij ) 23
Onderzoek planning en roostering Conclusies Bestuur en organisatie 1. Het CvB/RvB stuurt onvoldoende op de inrichting van de integrale procesketen van planning en roostering. 2. Het management van onderwijsafdelingen stuurt onvoldoende op de kwaliteit van de onderwijs- en personeelsplanning en op het roostergedrag van docenten. 3. Veel roosterproblemen ontstaan omdat onderwijsafdelingen en opleidingen zich niet houden aan instellingsbrede afspraken en procedures. 4. Veel leegstand van lokalen ontstaat doordat docenten meer ruimten voor hun onderwijs laten reserveren dan zij werkelijk gebruiken. 5. Centralisatie van het roosterproces leidt tot een betere inrichting van de plannings- en roosteringsprocessen en verbetert de kwaliteit van de roosters. 24
Onderzoek planning en roostering Organisatie, beleid en onderwijs zijn lappendeken CvB Strategisch onderwijsbeleid Roosterbureau Onderwijsafd. 1 Onderwijs ICT Gebouwen Function.beheer Personeel Onderwijsafd. 2 Oa O.a. 3 Onderwijsafd. 4 Onderwijs Onder wijs Onderwijs Etc. Onderwijs- afd. X 25
Onderzoek planning en roostering Conclusies Procesinrichting i 6. Instellingsafspraken over de indeling van onderwijsperioden worden door onderwijsafdelingen onvoldoende nageleefd. 7. Onderwijsontwikkelaars in de onderwijsafdelingen houden onvoldoende rekening met de logistieke randvoorwaarden waarbinnen het onderwijs moet worden uitgevoerd. 8. Onderdelen van personeelsplanning zoals inzetplanning, taakbeleid, competentiemanagement en roosterdiscipline zijn onvoldoende ontwikkeld. 9. Veel roosterproblemen ontstaan omdat het ruimtebeheer van de instelling niet integraal wordt aangestuurd. 10. De autonomie van onderwijsafdelingen om hun planningsprocessen naar eigen inzicht in te richten staat de verbetering van het roosterproces en de informatiehuishouding in de weg. 26
Onderzoek planning en roostering Processen rommelig ingericht en slecht afgestemd CB CvB Roosterproces Ruimtebeheer Roosterbureau Onderwijsafd. 1 Ruimtebeheer ICT Onderwijsafd. 2 Gebouwen O.a. 3 Function.beheer Personeel Onderwijsafd. 4 Onderwijsplanning inzetplanning Etc. Onderwijsafd. X 27
Onderzoek planning en roostering Conclusies Informatiearchitectuur en informatiesystemen 11. Roostersystemen t voldoen te weinig i aan de eisen die daaraan door de organisatie worden gesteld. 12. De instelling beschikt niet over adequate informatiesystemen voor de hele keten van planning en roostering 13. Het gegevenstransport binnen de plannings- en roosteringsprocessen vindt grotendeels plaats door middel van spreadsheets en tekstformulieren. 14. De informatiearchitectuur van de instelling is niet geschikt voor planning en roostering van vraaggestuurd onderwijs. 15. Roosterverbeterprojecten zijn te veel gericht op één of een aantal onderdelen van de plannings- en roosteringsketen en te weinig op het integrale karakter van die keten. 28
Onderzoek planning en roostering Informatiearchitectuur is chaotisch Studenten systeem Onderwijs informatie Personeels systeem Tentamen planning Inzet planning Ruimte beheer Meeste koppelingen handmatig : overtypen of spreadsheets Rooster systeem Tentamen roostering Lokalen reservering Rooster publicatie Agenda systeem 29
Onderzoek planning en roostering Hoe verbeteren we dit beeld? 30
4. Hoe kijk je naar hoger onderwijs? 31
Onderwijsvisie Hoe kijken we naar hoger onderwijs? Onderwijs zal: moeten aansluiten bij de maatschappelijke ontwikkeling de emancipatie van het individu moeten ondersteunen student-georiënteerd georganiseerd moeten worden gepersonaliseerd en vraaggestuurd moeten worden uitgevoerd (inter-)nationale studentenmobiliteit moeten faciliteren Als we geen heldere keuze maken voor de toekomst, dan wordt het onderwijs een museum. 32
Onderwijsvisie In de huidige situatie van aanbodgestuurd onderwijs hebben we al de grootste moeite met onderwijslogistiek. Keuzeminoren kunnen we binnen de instelling nog net aan, omdat ze als aanbodgestuurd d onderwijs zijn te plannen. Vraagsturing op niveau van onderwijseenheden is vrijwel onmogelijk. 33
Onderwijsvisie Wat moet er in het hoger onderwijs veranderen? Verander de onderwijslogistiek op drie punten: 1. Standaardiseer je organisatie, je planningsprocessen en je informatiehuishouding 2. Ontwikkel andere plannings- en roosteringsprocessen 3. Zet de student financieel aan het stuur! 34
5. Standaardisatie van onderwijslogistiek 35
Standaardisatie Motivatie voor standaardisatie Zie mijn keynote presentatie op de SIS-conferentie van 21 juni 2007 in Veldhoven Van beheer naar support Noodzakelijk zijn standaardisatie van - Organisatie - Processen - Informatie 36
Standaardisatie van organisatie Ketens Afdelingen Processen Gegevens Systemen Elke organisatie is een systeem van ketens 37
Standaardisatie van organisatie Laat het niet zo.. CvB Roosterbureau Onderwijsafd. 1 ICT Gebouwen Function.beheer Personeel Etc. Onderwijsafd. Onderwijsafd. 2 Oa O.a. O.a. 3 3 Onderwijsafd. 4 Onderwijsafd. Onderwijs-X afd. X 38
Standaardisatie van organisatie Maar maak het zo.. CvB Roosterbureau Onderwijsafd. 1 ICT Gebouwen Function.beheer Personeel Onderwijsafd. 2 O.a. 3 Onderwijsafd. 4 Onderwijsafd. X Etc. 39
Standaardisatie van organisatie Standaard voor organisatie 1. Onderwijsafdelingen van vergelijkbare omvang. 2. Organiseer management identiek (bijv. tweekoppige directie met portefeuilleverdeling zoals het CvB). 3. Match bedrijfsfuncties f en ondersteuning. 4. Afdelingsfunctionarissen van zelfde niveau, verantwoordelijkheiden en bevoegdheid voor de planningsprocessen (manager onderwijsplanning, i manager inzetplanning, i manager roosters, manager ICT-en-onderwijs etc.). 5. Organiseer instellingsoverleg per bedrijfsfunctie(s) (hoofden bedrijsfbureau, managers roosters, managers ICT-enonderwijs etc.). 6. Geef deze gremia duidelijk doelen, bevoegdheden en resultaatverplichtingen mee. 40
Standaardisatie van processen Planningsprocessen : de belangrijkste In het roosterproces komen 10 planningsprocessen samen: Periodenplanning Onderwijsplanning Tentamenplanning Studentenplanning Financiële planning Personeelsplanning Locatieplanning Ruimteplanning Faciliteitenplanning Stageplanning input voor roosterproces 41
Standaardisatie van onderwijsperioden HO in Nederland op dit moment 1. Allerlei periode-indelingen indelingen (2, 3, 4, 5, 6 per jaar; zelfd 3,5 komt voor) 2. Begin en eind varieert zelfs binnen instellingen 3. Aansluiting bij voorafgaand onderwijs is gering Gevolg 1. Volgen (studenten) en geven (docenten) van onderwijs in andere onderwijsafdelingen is onmogelijk 2. Of levert knelpunten bij start en einde van de perioden op 3. Leidt tot roosterproblemen en verspilling van ruimten 4. Belemmert studentenmobiliteit 42
Standaardisatie van onderwijsperioden Studentenpopulatie Instroom Uitstroom 1e periode Opleiding 1 2e periode 3e periode 4e periode Opleiding 2 1e periode 2e periode 3e periode 4e periode S t u d i e j a a r 43
Standaardisatie Standaard voor onderwijsperioden 1. 4 reguliere onderwijsperioden van 10 weken (nu al meest gangbaar in HO en MBO) 2. 5e onderwijsperiode in de zomer voor summercourses, inhaal onderwijs, vooruitloop onderwijs 3. Alle perioden beginnen en eindigen voor alle onderwijsafdelingen op dezelfde datums 4. Leruren/roosteruren in alle afdelingen gelijk ingedeeld N.B. Periodenplanning is de basis voor de onderwijsplanning 44
Standaardisatie van onderwijsprogramma s Voorbeeld minoren HO in Nederland d op dit moment 1. Major-minor-model niet in de WHW 2. Minoren van allerlei omvang (10, 15, 20, 30 45 EC) Gevolg 1. Minoren uit andere onderwijsafdelingen/instellingen zijn moeilijk inpasbaar 2. Gemeenschappelijk ontwikkelen/aanbieden van minoren is vaak onmogelijk 45
Standaardisatie Standaard voor minoren van onderwijsprogramma s 1. Leg de indeling van bachelorprogramma s in major en minor(en) vast in de wet 2. Elke major is veelvoud van 30 EC 3. Elke minor is 30 EC 4. Elke bachelor heeft recht op 1 minor in een andere opleiding 5. Laat opleidingen vrij in de major-minorcominaties (bijv. 210 + 30 EC, of 180 + 2x30 EC etc.) 46
Standaardisatie van processen Studenten planning Standaardiseer de planningsprocessen door alle onderwijsafdelingen heen Periode planning Stage planning Onderwijs planning Tentamen planning Inzet planning Onderwijs roostering Tentamen roostering Financiële planning Personeels planning Locatie Ruimte Faciliteiten planning planning planning 47
Standaardisatie van informatie Breng je informatiehuishouding in kaart en leg de knelpunten bloot (architectuurplaat) Studenten systeem Onderwijs informatie Personeels systeem Tentamen planning Inzet planning Ruimte beheer Rooster systeem Tentamen roostering Lokalen reservering Rooster publicatie Agenda systeem 48
Standaardisatie van informatie Ontwerp een moderne informatiehuishouding (referentie-architectuurplaat en migratieplan) Studenten systeem Terugkoppeling g Studievolg systeem Inschrijving systeem Tentamen planning Onderwijs informatie Personeels systeem Inzet planning Ruimte beheer Tentamen roostering Rooster systeem Lokalen reservering Rooster publicatie Agenda systeem 49
6. Andersoortige planningsprocessen 50
Andere planningsprocessen Huidige planningsprocessen 1. Gericht op aanbodonderwijs 2. 100% planning (onderwijs, studenten, docenten, ruimten) 3. Roosterproces als flessenhals 4. Overal knlepunten 5. Vraagsturing op OE-niveau is onmogelijk te organiseren 51
Andere planningsprocessen Planningsproces gefaceerd opzetten 1. Instellingsregel voor deelnemers aan het proces 2. Resultaatverantwoordelijke docententeams (RVT s) plannen hun onderwijsaanbod m.b.v. studentenprognoses 3. Roostering van het onderwijsaanbod in ruimte en tijd (vitrine-rooster zonder studenten en docenten) 4. Inschrijving door (geïnstrueerde) studenten op OE en 5. RVT s monitoren de inschrijving en verdelen de lessen 6. RVT s bestaan uit een vaste kern en een flexibele schil 7. RVT s lossen met roostermakers inschrijvingstekorten en overschotten op 8. Kosten en opbrengsten per EC per student zijn aan alle partijen bekend 52
Andere planningsprocessen Fasering van de implementatie 1. Docentloos roosteren : eerst een goed rooster maken voor studenten en daarna de lessen verdelen met thet tdocententeam t (kan al met de huidige roostersystemen) 2. Stel daarna een deel van de onderwijseenheden open voor inschrijving ij i door studenten t (pas zonodig je onderwijssysteem aan) 3. Breidt dit uit tot het hele studieprogramma (informeer studenten over verplichte en niet-verplichte onderwijseenheden en studiedrempels) 4. Hang kosten en opbrengsten zichtbaar aan alle transacties 5. Stel studiebudgetten voor studenten vast en resultaatverplichtingen voor RVT s 53
7. Naar een andere bekostiging 54
Bekostiging De huidige bekostiging g Inschrijvingsbekostiging + diplomabekostiging Overheid betaalt de instelling (rijksbijdrage) Overheid betaalt de student (stufi) Student betaalt (via stufi) een gering collegegeld Granulariteit van transactie is het studiejaar per student 55
Bekostiging Docent heeft geen idee wat het onderwijs kost en opbrengt Rijksbijdrage 4315,- per jaar OCW Student heeft geen idee wat de studie werkelijk kost Un./Hs. Stufi Collegegeld 1620,- per jaar Hangt niet samen met hoeveelheid genoten onderwijs Student Hangt niet samen met hoeveelheid genoten onderwijs 56
Bekostiging Gevolgen Studenten en docenten hebben geen zicht op de financiële consequenties van hun keuzen Financiële prikkels spelen geen rol De granulariteit van de transacties is zeer grof (op studiejaar) Er wordt inefficiënt gewerkt (enorme verspilling van middelen) Vrijwel iedereen is ontevreden De overheid heeft nauwelijks invloed op de wijze waarop het geld wordt besteed 57
Bekostiging Waar moeten we naar toe? Studenten en docenten moeten zicht krijgen op de financiële consequenties van hun keuzen Financiële prikkels moeten een grotere rol spelen De granulariteit van de transacties moet kleiner worden (op niveau van onderwijseenheden) d Er moet efficiënter gewerkt worden Door meer verantwoordelijkheid bij deelnemers te leggen kan de tevredenheid worden bevorderd De overheid moet meer zicht krijgen op de wijze waarop het geld wordt besteed Geef de student een rugzakje 58
Bekostiging Bekostigde stufi-student 5. Un./Hs. ontvangt geld per EC Rijksbijdrage OCW Stufi Un./Hs. 1. Overheid stopt rijksbijdrage en stufi in rugzak student Collegegeld 4. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid) 2. Collegegeld vervalt 6. Student ontvangt stufi per ingeschreven EC Student t 3. Student schrijft zich in voor onderwijseenheid 59
Bekostiging Bekostigde niet-stufi-student student 5. Un./Hs. ontvangt geld per EC Rijksbijdrage OCW Un./Hs. 1. Overheid stopt rijksbijdrage in rugzak student Collegegeld 4. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid) 2. Student deponeert collegegeld in rugzak (deposito) Student t 3. Student schrijft zich in voor onderwijseenheid 60
Bekostiging Onbekostigde student 4. Un./Hs. ontvangt geld per EC OCW Un./Hs. Collegegeld 3. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid) 1. Student deponeert collegegeld in rugzak (deposito) Student t 2. Student schrijft zich in voor onderwijseenheid 61
Dank voor je aandacht 62