HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR. De waarde van uw informatie volledig benutten

4 HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR De waarde van uw informatie volledig benutten

DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK FASE STAGE 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie verbeteren > Kosten reduceren > Opslagruimte voor uw documenten optimaliseren > Toegang tot uw informatie verbeteren Uw behoefte: > Toegang tot uw informatie verbeteren > Eenvoudig documenten delen tussen verschillende vestigingen > Compliance en audit vereisten borgen Uw behoefte: > Binnenkomende documenten efficiënter verwerken > Toegang tot uw informatie verbeteren > Compliance en audit vereisten borgen FASE STAGE 2 2 FASE STAGE 3 3 Inzicht krijgen Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten Papierreductie Efficiënte toegang tot actieve documenten Ballast afgooien Efficiëntere bedrijfsprocessen door goed beheer van uw binnenkomende informatie Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging Oplossing > Archiefbeheer > Active File Management > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen FASE STAGE 4 4 Uw behoefte: > Optimaal waarde uit uw informatie halen Lichtjaren voor zijn De waarde van uw informatie volledig benutten MANAGE Oplossing > Veelomvattende oplossingen voor informatiebeheer PAPIER-EFFICIËNT 2

DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR AFRONDEN MANAGE Uw organisatie bevindt zich in fase 4 LICHTJAREN VOOR ZIJN HET INTELLIGENTE KANTOOR REALISEREN U HEBT AL EEN GROOT DEEL VAN DE WEG NAAR DE REALISATIE VAN EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR AFGELEGD Nu is het tijd om het intelligente kantoor te realiseren en de waarde van uw informatie volledig te benutten. Gelukkig bevindt u zich in de gunstige positie dat u met de juiste programma s voor documentbeheer en -digitalisering informatie gemakkelijk kunt terugvinden en analyseren. U kunt dit bereiken door uw informatie geordend op één plek samen te brengen, waar deze real-time toegankelijk is. Dit is uiteraard gemakkelijker gezegd dan gedaan en een zorgvuldige indexering en organisatie van uw informatie zijn essentieel om dit te laten slagen. Als de randvoorwaarden niet kloppen, wordt het realiseren van uw ambities kostbaarder en moelijker. De oplossingen van Iron Mountain brengen u in de ideale positie om de waarde van uw informatie optimaal te benutten. U kunt de big data waarover u beschikt inzetten ter verbetering van innovatie, besluitvorming en klantenservice. 3

HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR HET PAPIERLOZE KANTOOR IS NOG VER WEG Bij Iron Mountain weten we dat het papierloze kantoor nog heel ver weg is. Wij geloven meer in het papier-efficiënte kantoor. Het concept papierloos kantoor werd algemeen bekend in 1975 en was bedoeld om een toekomstvisie aan te geven waarbij bedrijven geen papier meer zouden gebruiken. Dit staat ver af van de realiteit van hedendaagse kantooromgevingen. Uit een recent onderzoek 1 blijkt dat bijna een derde (29%) van de leidinggevenden van de bedrijven in het middensegment niet gelooft dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden. Bij een derde (32%) van de bedrijven neemt het papiergebruik toe. Veel bedrijven hebben een hybride manier van werken ontwikkeld, waarbij digitale en papieren documenten naast elkaar bestaan. Als we accepteren dat papier de eerstkomende tijd niet zal verdwijnen, hoe kunnen we papieren documenten dan beter toegankelijk en bruikbaar maken? Iron Mountain is een deskundige leverancier in oplossingen en services voor informatiebeheer die bedrijven helpen buiten de kaders te denken en efficiënter te werken. Wij maken een papier-efficiënte benadering mogelijk waarbij documenten buiten het bedrijf op een centrale plek worden opgeslagen en gedigitaliseerd. Hierdoor hebt u snel toegang tot documenten, bespaart u tijd en ruimte, en kunnen uw werknemers efficiënter werken en uw klanten beter helpen. Als u wordt bedolven onder uw papieren administratie of gewoon efficiënter wilt werken: Iron Mountain kan u helpen bij de realisatie van een papier-efficiënt kantoor. 29 % VAN DE LEIDINGGEVENDEN BINNEN MIDDELGROTE BEDRIJVEN GELOOFT NIET DAT PAPIERLOZE KANTOREN IN DE NABIJE TOEKOMST EEN REALITEIT WORDEN 1 Information Risk Business Survey, Iron Mountain, 2012 4

BEDRIJFSBEHOEFTEN Zelfs de meest vooruitstrevende organisaties hebben gegevens en documentatie die nog niet optimaal wordt gebruikt. De uitdaging is om deze informatie zodanig georganiseerd en gestructureerd te krijgen dat de business intelligence die erin besloten zit gemakkelijk, of gemakkelijker, is te ontsluiten en te gebruiken. Hieronder volgen veelvoorkomende obstakels. VOLUME Bedrijven moeten een groeiende hoeveelheid informatie beheren en opslaan. Door de erfenis van verouderde ITsystemen en informatiebeheersystemen, kunnen veel bedrijven de enorme hoeveelheid data die invloed heeft op hun bedrijf niet meer goed overzien. Vaak is de kloof tussen het begrijpen van het belang van big data en de mogelijkheid hier iets mee te kunnen doen, te groot. In feite heeft de helft van de Europese bedrijven geen idee hoe ze hun gegevens ten volle kunnen benutten en 21% geeft aan het zelfs niet te proberen. FEIT In 2010 genereerde de wereld meer dan 1 ZB* aan gegevens; in 2014 zal dit naar verwachting 7 ZB per jaar zijn. *1 ZB = 1 miljard terabytes Bron: IDC Big Data Whitepaper Dit is niet iets dat van de ene dag op de andere kan worden opgelost. Wij zijn er echter van overtuigd dat, met een solide informatiebeheerkader en een strategie voor big data op basis van uw bedrijfsdoelen, het mogelijk is uw data te segmenteren en prioriteren. Zo kunt u veerkrachtige, aan regelgeving voldoende en schaalbare verwerkingsprocessen opzetten met een maximale transparantie en herleidbaarheid. MEERDERE VORMEN Als gevolg van de digitale revolutie komen gegevens nu overal vandaan, in allerlei vormen. Hieronder vallen e-commercetransacties, digitale afbeeldingen en video s, tweets, GPS-signalen en veel meer. Veel organisaties die werken in een digitale omgeving hebben echter ook nu nog een enorme hoeveelheid papieren documenten in hun archief. Voor bedrijven is het van belang te begrijpen hoe ze de inzichten uit al deze data kunnen verzamelen, analyseren en toepassen, onafhankelijk van de vorm. Deze inzichten kunnen helpen bij een betere besluitvorming, een effectievere marketingstrategie en het verbeteren van kwaliteitscontrole- en klanttevredenheidsprocedures. FEIT Big data kan tegen 2017 40,7 miljard per jaar waard zijn in het Verenigd Koninkrijk Bron: Making sense of big data, Iron Mountain, 2012 2 Seeing beyond the see of big data, Iron Mountain, 2013 5

BEDRIJFSBEHOEFTEN WAARDE BENUTTEN Veel bedrijven willen graag hun data gebruiken en werken met de inzichten die het ze kan opleveren, maar weten niet waar ze moeten beginnen. Hoewel een kwart van de ondernemingen al big data gebruikt om hun doelstellingen te bereiken, staan de meeste bedrijven nog maar aan het begin van deze weg. Het doel is de moeite waard. Naast de financiële opbrengsten kunnen hiermee in de meeste sectoren de klantrelaties worden versterkt en kan de toeleveringsketen beter worden beheerd. Organisaties kunnen wendbaarder worden en sneller reageren. De antwoorden op vragen, die vroeger buiten bereik lagen, zijn nu vindbaar. FEIT 26 % van de bedrijven maakt al gebruik van big data in het beheer van hun klantrelaties en nog eens 59% is dit van plan. Bron: Making sense of big data, Iron Mountain, 2012 COMPLIANCE EN CONTROLE De wet- en regelgeving wordt aan de lopende band ingewikkelder, met steeds strengere wettelijke voorschriften en controleprocedures. Als de door u beheerde hoeveelheid informatie toeneemt, wordt het ook een grotere uitdaging om te voldoen aan wet- en regelgeving en de eisen van audits. Stel u moet documenten uit het archief halen om te bewijzen dat uw bedrijf wet- en regelgeving naleeft of om te voldoen aan een audit trail (controlespoor). Wat gebeurt er als u deze niet kunt vinden? Het traceren en opvragen van papieren documenten kan dagen of zelfs weken in beslag nemen, met name als u informatie van andere afdelingen of vestigingen moet opvragen. FEIT Betere borging van audit trail of compliance wint het van Snellere respons en verbeterde productiviteit als het de voordelen van papier-efficiënte processen betreft. Bron: Winning the paper wars, AIIM, 2013 Het instellen van een papier-efficiënte aanpak geeft u de uitgelezen gelegenheid om het regelgevingslandschap in kaart te brengen, voordat u uw informatie digitaliseert. Met een beter inzicht in de eisen en procedures van regelgeving, kunt u het voldoen aan deze eisen vanaf het begin integreren. Bovendien heeft een professioneel records managementprogramma een webportaal waarmee u gemakkelijk een volledig overzicht kunt bekijken van de informatie die u bewaart. Zo weet u welke informatie u heeft, waar het is opgeslagen en wie er toegang toe heeft - en hoeft u zich geen zorgen te maken over compliance of audits wat uw archief betreft. 6

DE OPLOSSING DE OPLOSSING ARCHIEFBEHEER EN DIGITALISATIE DOOR IRON MOUNTAIN Organiseer en sla uw informatie veilig op om te zorgen dat uw bedrijf het best in staat is om de waarde van de informatie die u bezit, te gebruiken. Het uitgangspunt hiervan is om alle relevante gegevens centraal te consolideren, categoriseren en toegankelijk te maken. De oplossingen van Iron Mountain kunnen u de handvaten aanreiken om de waarde van uw eigen bedrijfsinformatie volledig te benutten en om uw voordeel te doen met de kansen die nieuwe technologie en big data bieden. Het schema op de volgende pagina beschrijft het digitalisatieproces dat uw bedrijf kan helpen om papier-efficiënt te worden 7

EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR REALISEREN MIDDELS OPLOSSINGEN VOOR DIGITALISERING OP LOCATIE OVERMATIG PAPIERGEBRUIK IDENTIFICEREN Bepalen welke documenten kunnen worden gescand > Gearchiveerde documenten > Binnenkomende documenten EXTERN DOCUMENT MANAGEMENT SCANNEN Documenten worden voorbereid, gesorteerd en gescand VERWERKEN Digitale bestanden worden geïndexeerd, gevalideerd en gecontroleerd op kwaliteit VEILIGE OPSLAG LEVEREN Originele papieren documenten worden opgeslagen in onze faciliteit voor archiefopslag Bestanden worden geleverd zoals met u is overeengekomen DIGITALE TOEGANG Digitale bestanden zijn toegankelijk als u ze nodig hebt, ofwel: > Binnen onze gehoste omgeving > Binnen uw eigen systeem BENUTTEN Maak uw organsatie intelligenter > Ontsluit the business intelligence die opgesloten zit in uw informatie PAPIER-EFFICIËNT 8

DE OPLOSSING FEIT Een gemiddeld verzekeringsbedrijf dat claims verwerkt en ongeveer 250 werknemers heeft, maakt ruim 215.000 aan vastgoedkosten om actieve dossiers in huis op te slaan. Bron: Opinion Matters-onderzoek voor Iron Mountain Juni augustus 2012 INFORMATIEBEHEER Informatiebeheer zorgt dat u op een andere manier naar uw informatie kijkt. Als u dit nu organiseert, plukt u er later de vruchten van. Een records managementprogramma biedt u een kader voor opslag van en toegang tot informatie. U kunt dit nu al invoeren en verder uitbouwen wanneer het belang van big data duidelijk wordt. Om uw informatie te kunnen beheren, is het van het grootste belang een informatieopslagprogramma te ontwikkelen dat past bij de manier waarop uw bedrijf werkt. Wij kunnen u helpen bij het inventariseren van welk soort records u hebt en hoe u deze wilt gebruiken. Met een slim indexeersysteem wordt alle informatie op een gestandaardiseerde manier georganiseerd en is deze overal in uw organisatie gemakkelijk toegankelijk. U hebt een overzicht van de informatie die u moet bewaren en waar het is opgeslagen. DIGITALISEREN VAN DOCUMENTEN Als al uw papieren documenten eenmaal zjin gearchiveerd, kan Iron Mountain u helpen met de volgende stap om voorbereid te zijn op big data: digitaliseren. Dit betekent dat de documenten die u het meest gebruikt of nodig hebt, worden gescand. Op deze manier hebt u rechtstreeks toegang tot de documenten en kunnen ze na gebruik weer veilig worden gearchiveerd. BINNENKOMENDE DOCUMENTEN SCANNEN Wij zorgen voor binnenkomende documenten door deze te scannen als zij arriveren en de bedrijfskritieke informatie te extraheren en in uw systemen op te nemen. Eenmaal gescand is deze informatie direct als digitaal bestand toegankelijk, waardoor uw processen versnellen en uw bedrijf efficiënter kan werken. De inkomende scanservices van Iron Mountain zijn ideaal voor bedrijven die grote hoeveelheden inkomende documentatie moeten verwerken, zoals schadeformulieren van klanten en aanvragen voor hypotheken of creditcards. Wij bieden een gehoste oplossing waarmee u gescande bestanden naar uw bestaande systemen kunt migreren. Medewerkers van de klantenservice zijn daardoor in staat om volledig zicht te hebben op alle relevante gegevens van klanten, of het nu als papieren of digitaal document werd aangeleverd. Hierdoor worden processen versneld en is een betere klantenservice mogelijk. Deze benadering verlaagt ook de werkdruk en daarmee de kosten. Als het systeem eenmaal is opgezet, kunt u de informatie van uw bedrijf optimaal gaan gebruiken. U kunt precies te weten komen hoe u uw klanten het best kunt benaderen, hun interesses begrijpen of interne bedrijfstrends signaleren die u tijd en geld kunnen besparen. Op een gegeven moment is uw informatie net zo onderling verbonden en toegankelijk als het internet, en de classificatie van uw informatie levert u gegevens op waarvan u niet wist dat u ze had. 9

DE OPLOSSING GEARCHIVEERDE DOCUMENTEN SCANNEN Veel organisaties stappen over naar een digitale omgeving. Desondanks zijn er vandaag de dag in het bedrijfsleven nog steeds enorme hoeveelheden gearchiveerde papieren documenten. Een betere toegang tot gearchiveerde informatie kan u helpen de verkregen inzichten te gebruiken voor een betere besluitvorming, een effectievere marketingstrategie en het verbeteren van kwaliteitscontroleen klanttevredenheidsprocedures. Deze scanoplossing versnelt de toegang tot opgeslagen documenten die u regelmatig nodig hebt, waardoor uw medewerkers tijd besparen. FEIT In 2012 waren er 12 miljoen slachtoffers van identiteitsfraude Bron: Javelin and Strategy Research-rapport Het scannen van al uw documenten is zelden praktisch of rendabel als documentbeheerstrategie. Dat is de reden waarom wij het scannen van documenten op basis van pay as you go op basis van uw bedrijfsbehoeften en archiveringsvereisten bieden. Regelmatig gebruikte documenten worden gescand en zijn direct als elektronisch document beschikbaar, zelden gebruikte documenten worden op verzoek gescand. Ons systeem minimaliseert uw kosten voor digitale omzetting, terwijl u aan de vereisten van toegankelijkheid voldoet. Gescande documenten kunnen in onze elektronische gehoste omgeving worden opgeslagen en op uw systemen, vanaf elke locatie, worden bekeken. Tegelijkertijd blijven al uw originele documenten veilig in de externe opslagfaciliteiten van Iron Mountain aanwezig, waardoor u aan wet- en regelgeving blijft voldoen. VEILIGE PROCEDURES Informatie is uw waardevolste bedrijfsmiddel. Om uw informatie te beschermen, hebben we een speciaal beveiligingsteam in het leven geroepen, geleid door een Chief Security Officer. Ook hebben we onze beveiligingspraktijken gestandaardiseerd en in de afgelopen 10 jaar hebben we bijna $ 200 miljoen geïnvesteerd in onze faciliteiten en transportvoertuigen. Onze faciliteiten zijn specifiek gebouwd om de risico s van brand, overstroming of diefstal te verlagen. VOORBEELDEN VAN PROCESSEN DIE IDEAAL GESCHIKT ZIJN VOOR SCANNEN DOCUMENT Aanvraagformulier creditcard HR-medewerkersbestand Technische tekening van een product Schadeformulier Factuur/formulier voor reiskosten Klachtenformulieren PROCES Aanvraagproces creditcard Proces van rolwijziging medewerker Disciplinair proces Proces voor het vertrek van een medewerker Proces voor productreparatie Proces voor terughalen van producten Schadeformulier verzekering, bijv. voor gezondheidszorg-, autoof inboedelverzekering Crediteurenproces Proces voor het oplossen van klachten 10

CASESTUDY SUNGARD UITDAGING SunGard Availability Services was op zoek naar een meer consistente geautomatiseerde verwerkings- en traceringsoplossing om de tekortkomingen van handmatige processen met papieren documenten te verhelpen. Op dat moment bestond 90% van de facturen nog uit papieren documenten. OPLOSSING Iron Mountain introduceerde een digitaliseringsoplossing en een flexibele rapportagefunctionaliteit die veel inzicht bood. WAARDE Ongeveer 90% van de facturen is nu digitaal. SunGard heeft nu een duidelijk beeld van de status per factuur. Door het toepassen van specifieke criteria kunnen rapportages gegenereerd worden die uitgesplitst zijn tot in elk gewenst detail. Er kan consequent gewerkt worden om budgetten te beoordelen en bij te werken, zodat er aan het eind van de maand geen verrassingen zijn. Voordat we gingen samenwerken met Iron Mountain moesten we regelmatig onze werkzaamheden staken om facturen te zoeken en tevoorschijn te halen en de transactiehistories handmatig te bekijken. Nu hebben we online toegang tot facturen zodat we ze met één toetsaanslag kunnen bekijken. Scott Brunner, Manager of Disbursements & Commitment Accounting, SunGard Availability Services 11

EEN SUCCES VERHAAL OVER DIGITALISERING LAPD: EEN SUCCES VERHAAL OVER DIGITALISERING SITUATIE In Los Angeles had de politie papieren archieven die tientallen jaren bestreken. Het was beslist nodig om de archieven te digitaliseren om meer efficiëntie te bereiken en kostbare ruimte te besparen. De LAPD wilde echter nog een stap verdergaan en onderzoeken of de belangrijke informatie die ze over misdrijven hadden verzameld ook konden helpen het politiewerk zelf te verbeteren. RESULTAAT Samen met professor Jeff Brantingham en zijn team van de UCLA, heeft de politie van Los Angeles meer dan 13 miljoen misdaaddossiers onderzocht die een periode van ongeveer 80 jaar bestreken. Ze waren op zoek naar gedragspatronen die met misdrijven verbonden waren om deze te kunnen vastleggen. Wat ze ontdekten, bleek belangrijk: na een misdrijf is er een groter risico dat dit zich ook gaat voordoen in nabijgelegen buurten. Door het opzetten van een algoritme op basis van de gegevens uit de papieren archieven, konden ze voorspellen waar zich misdaden zouden voordoen. VOORDEEL Tijdens een pilotproject werden aan politiepatrouilles missiekaarten gegeven met gebieden van 46 vierkante meter waar tijdens een dienst van 12 uur de meeste kans op misdrijven was. De eerste resultaten wezen erop dat het algoritme had geholpen om inbraken in bepaalde buurten met 26% te laten dalen. Het idee van voorspellend politiewerk heeft voor de politie een nieuw werkgebied opengesteld. Maar wat big data en de toepassingen ervan in de toekomst gaan betekenen, kunnen we nog niet voorspellen. 12

PRAKTISCHE STAPPEN OM EEN PAPIER-EFFICIËNTE OMGEVING TE REALISEREN BEST PRACTICES OP UW WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor lijkt een behoorlijke klus, maar de voordelen zijn veel groter dan de uitdagingen die u onderweg tegen zult komen. Hieronder volgt een overzicht van zaken waarmee u rekening moet houden voordat u gaat digitaliseren. Zoals u zult zien, is de weg naar een papier-efficiënt kantoor geen rechte lijn. Uw organisatie springt wellicht tussen de verschillende stappen, begint aan het einde, slaat stukken over of herhaalt stappen. Dat maakt niet uit. Het belangrijkste is dat u vorderingen blijft maken. Deze praktische tips helpen u op weg. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Weet wat uw einddoel is > Bepaal uw prioriteiten voor externe archiefopslag: compliance, kosten besparen, etc. > Begrijp in welke bedrijfsbehoeften u wilt voorzien door het digitaliseren van documenten Weet wat u bewaart en waar > Categoriseer uw informatie op documenttype > Geef waardevolle informatie zoals intellectuele eigendom en klanteninformatie prioriteit Begrijp uw bedrijfsprocessen en hoe digitalisering ze kan verbeteren > Weet wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak > Zorg dat u het effect van het digitaliseren kunt meten Zorg dat uw mensen achter u staan > Betrek uw personeel bij elke fase van het proces > Zorg ervoor dat geïmplementeerde processen niet kunnen worden omzeild Houd rekening met compliance en wettelijke vereisten > Houd vanaf het begin rekening met de geldende wettelijke vereisten > Zorg dat u de fysieke locatie van al uw digitale gegevens kent Denk na over kosten > Achterhaal de verborgen kosten die intern informatiebeheer met zich meebrengt > Scan alleen de documenten die u regelmatig nodig hebt Het belang van voorbereiding > Definieer de metagegevens zoals tags, labels en indexen > Schoon, groepeer en controleer documenten op leesbaarheid en accuraatheid In huis of extern? > Zorg voor inzicht in de risico s en nadelen van opslag op eigen locatie > Weeg de kosten af tegen andere factoren, zoals expertise en toegankelijkheid Binnenkomende documenten niet vergeten > Identificeer de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten > Gebruik scanoplossingen om uw klantenservice te verbeteren Denk na over de mogelijkheden van Big Data > Orden en prioriteer de informatie binnen uw bedrijf > Zorg zo snel mogelijk voor een werkend proces 13

PRAKTISCHE STAPPEN OM EEN PAPIER-EFFICIËNTE OMGEVING TE REALISEREN 1 WETEN WAT UW EINDDOEL IS Weten wat uw einddoel is, betekent dat u helder voor ogen hebt wat uw bedrijfsdoelen zijn. Dit is belangrijk omdat u zo beter uw digitaliseringsstrategie kunt bepalen en u ervan verzekerd bent dat u uw informatie optimaal gebruikt. Bedrijfsdoelen die door programma s voor een papier-efficiënte omgeving worden beïnvloed, zijn: Snellere processen en betere toegankelijkheid van informatie Gereduceerde kosten en hogere winstgevendheid van kantoorruimte Ondersteuning van veilig flexibel werken Benutting van de volledige waarde van informatie Gereduceerde risico s en verbeterde beveiliging 2 3 WETEN WAT U BEWAART EN WAAR Er zijn verschillende soorten informatie en voor elk soort gelden andere opslag- en toegangsvereisten. Om te beslissen wat u bewaart en waar, moet u voor elk type document bepalen hoe vertrouwelijk het is en hoe lang het volgens de wet moet worden bewaard. U moet beslissen wie toegang tot het document moet hebben en hoe vaak, en u moet bepaalde stappen uitvoeren om de meest waardevolle documenten te beschermen. Zeer waardevolle documenten zijn onder andere researchdocumenten, intellectuele eigendom en bestanden met klantgegevens. Zorg ervoor dat alles geïndexeerd is, zodat u informatie gemakkelijk en snel kunt vinden. UW BEDRIJFSPROCESSEN BEGRIJPEN EN INZIEN WAT MET DIGITALISERING KAN WORDEN VERBETERD Digitalisering helpt de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. Zo kan een verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld nagaan hoe claims van klanten beter kunnen worden afgehandeld zonder papieren documenten. Ook hier moet weer worden bepaald wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak. Moet het bedrijf toegang tot de gegevens hebben terwijl ze extern worden gescand? Andere factoren waarnaar moet worden gekeken, zijn beveiliging, de manier waarop medewerkers naar gegevens zoeken, flexibiliteit wat betreft de verschillende bestandsindelingen, de toegevoegde waarde voor compliance/bewijsvoering, en de kosten van het scannen, opslaan en beschikbaar maken. Met dit in gedachten is het belangrijk over cijfers te beschikken, zodat u de invloed van digitalisering op uw bedrijfsprocessen kunt meten. 14

PRAKTISCHE STAPPEN OM EEN PAPIER-EFFICIËNTE OMGEVING TE REALISEREN 4 UW MENSEN MEEKRIJGEN Als uw werknemers de veranderingen niet begrijpen of accepteren, bedenken ze mogelijk alternatieve methoden waardoor uw informatie nog minder goed beveiligd is. Het is belangrijk dat u uw personeel bij het proces betrekt. U kunt bijvoorbeeld een werkgroep oprichten van zowel belanghebbenden als eindgebruikers en ervoor zorgen dat de processen uiteindelijk worden geïmplementeerd en dat het onmogelijk is ze te omzeilen. 5 AANDACHT SCHENKEN AAN COMPLIANCE EN WETTELIJKE VEREISTEN Neem de tijd om goed voor ogen te krijgen aan welke voorschriften u moet voldoen. Zorg ervoor dat vanaf het begin rekening wordt gehouden met geldende wettelijke vereisten. Digitale gegevens worden vaak in de cloud of op een server in een datacenter opgeslagen en het is belangrijk precies de geografische locatie te weten, aangezien wetten ten aanzien van gegevensbeveiliging per regio kunnen verschillen. Ook moeten sommige soorten informatie in het land van herkomst worden bewaard. Digitale documenten, waaronder gescande papieren documenten, kunnen inmiddels ook als bewijs dienen in juridische procedures. Maar digitale informatie wordt uitsluitend toegelaten als de gegevens gedurende iedere stap en handeling (van creatie tot vernietiging) aantoonbaar veilig zijn beheerd. In het kader van de bewijskracht van een record, alsmede de eisen van de Nederlandse wet voor de omzetting van papieren naar elektronische records, wordt de NEN-ISO 15489 norm als leidend gezien. Deze internationale standaard voor informatie- en archiefbeheer geeft richtlijnen van wat u allemaal moet doen om tot een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding te komen, ongeacht de vorm of medium. Vrijwel elk document kan mogelijk als bewijs worden verlangd. Dus als u overweegt om uw papieren archief te vervangen door gedigitaliseerde documenten, moet u ervoor zorgen dat voor de complete levenscyclus van de documenten, van creatie, conversie, opslag en vernietiging, de procedures worden gevolgd die garanderen dat de documentatie als rechtsgeldig bewijs kan dienen. Ook dit is een terrein waarop een goede leverancier van informatiebeheer u kan helpen. 6 7 KOSTEN BEPALEN De volledige kosten van informatiebeheer zijn vaak niet direct zichtbaar en kunnen aanzienlijk zijn. Deskundigen kunnen inefficiënties identificeren, zoals kosten die gepaard gaan met het onnodig lang bewaren van archiefstukken of het ontwikkelen van eigen dure beheersystemen die derden wellicht goedkoper, beter en veiliger kunnen aanbieden. Kosten kunnen snel oplopen als u alles zelf en in één keer probeert te doen. Het is bijvoorbeeld niet nodig alle documenten te scannen. Het is belangrijk dat u scant wat u nodig hebt en wat van veel waarde is. De rest kunt u fysiek archiveren. Bovendien doet u er goed aan voor ogen te houden dat het bij sommige processen handiger is papier te blijven gebruiken. HET BELANG VAN VOORBEREIDING Om er zeker van te zijn dat er niets van de zojuist gedigitaliseerde informatie verloren gaat, zijn een goede planning en voorbereiding belangrijk. Dit omvat het definiëren van metagegevens (tags, labels en een index), zodat u snel het gewenste digitale document kunt zoeken. Zorg ervoor dat bestanden opgeschoond en gegroepeerd zijn voordat ze worden gescand en bepaal of u ze inderdaad wilt digitaliseren en of ze leesbaar en actueel zijn. 15

PRAKTISCHE STAPPEN OM EEN PAPIER-EFFICIËNTE OMGEVING TE REALISEREN 8 IN HUIS OF EXTERN De beslissing om digitale bestanden in huis of extern te beheren en op te slaan varieert per bedrijf. De behoefte aan bedrijfscontinuïteit is een belangrijke overweging. Als u van plan bent kantoren te sluiten of personeel te ontslaan, is er een kans dat er papieren documenten achterblijven. Dit kan een groot risico voor de beveiliging en gegevensbescherming vormen. Ga ook na over welke interne deskundigheid u beschikt en vergelijk dit met de mogelijkheden die u door een externe provider worden geboden, en kijk altijd naar de kosten en kwaliteit. 9 BINNENKOMENDE DOCUMENTEN NIET VERGETEN Wat moet er gebeuren met al het nieuwe papier dat elke dag uw organisatie binnenkomt? Bijvoorbeeld facturen, aanvraagformulieren, declaraties of klachtbrieven. Een goed beheer van binnenkomende informatie helpt de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen te verbeteren en beperkt bottlenecks in de werkstroom. Veel bedrijven hebben moeite dit efficiënt te beheren, omdat informatie vele vormen kan hebben en door verschillende teams wordt verwerkt. Met een scanoplossing bijvoorbeeld kunnen eerstelijns medewerkers van de klantenservice onmiddellijk inspelen op communicatie met klanten die op grond van prioriteit in de wachtrij zijn geplaatst. De processen verlopen zo sneller en de klantenservice wordt veel beter. Deze aanpak helpt ook de werklast te reduceren en dus de kosten te verlagen. U moet weten hoe en wanneer uw teams in de verschillende stadia van uw bedrijfsprocessen toegang tot informatie moeten hebben. Bij de juiste informatiebeheerstrategie voor uw bedrijf wordt rekening gehouden met uw bestaande bedrijfsprocessen en hebt u meer controle over de informatie. Toonaangevende organisaties houden vanaf het begin rekening met de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten, evenals gearchiveerde papieren dossiers. 10 MOGELIJKHEDEN VAN BIG DATA OVERWEGEN De hoeveelheid, diversiteit en snelheid van informatie neemt toe en slechts weinig organisaties zullen dit niet merken. Uw documentbeheerprocessen moeten geschikt zijn voor steeds grotere hoeveelheden. Maak informatie beheersbaar door deze in segmenten onder te verdelen en prioriteiten toe te kennen. Een begin maken is het belangrijkste dus kies voor voortgang in plaats van perfectie. Wat uw strategie ook is, zorg ervoor dat u kiest voor een betrouwbare opslagoplossing voor de lange termijn en dat u alle gegevens kunt terugvinden en ermee aan de slag kunt gaan. 16

OVER IRON MOUNTAIN Iron Mountain is wereldleider op het gebied van informatiebeheer. Meer dan 85% van de bedrijven uit de FTSE 100 en meer dan 140.000 bedrijven in 39 landen vertrouwen het beheer van hun informatie aan ons toe. Onze services helpen bedrijven hun informatie te optimaliseren en te beschermen, ongeacht het soort gegevens, de locatie of fase in de levenscyclus, en verzekeren dataherstel en naleving van wet- en regelgeving. Dankzij toonaangevende beveiligingsniveaus bent u beschermd tegen het risico van gegevensinbreuk en de daaraan gekoppelde reputatieschade. Iron Mountain doet meer dan het efficiënt en toegankelijk opslaan van archieven. Wij kunnen u helpen bij het vereenvoudigen van uw informatiebeheer, het besparen van kosten en het vergroten van de efficiëntie. ANALYSEREN EN ADVISEREN OPSLAAN EN BEVEILIGEN SCANNEN EN DIGITALISEREN FLEXIBELE TOEGANG VEILIGE VERNIETIGING MEER WETEN? Iron Mountain levert een volledig pakket aan informatiebeheerdiensten op lokaal niveau. Wij leveren service van de hoogst mogelijke kwaliteit dankzij onze strenge veiligheidsnormen en een eenvoudige online interface waarmee uw documenten altijd toegankelijk zijn. Bezoek dan www.ironmountain.nl of bel ons op 0800 2724433 20