Deze toelichting neemt stap voor stap alle onderdelen door van deel 2 van het aanvraagformulier t.b.v. een subsidieaanvraag bij het ministerie van VWS onder de Jeugdwet. Heeft u na het lezen van deze toelichting nog vragen of opmerkingen? Dan kunt u mailen naar het Serviceplein Subsidies via btj@minvws.nl of bellen naar 070-340 5555 (keuze 4 in het keuzemenu: subsidies). Let op: voor elk van de voorzieningen die u in deel 1 van het aanvraagformulier hebt ingevuld en waarvoor u subsidie aanvraagt, dient u apart deel 2 van het aanvraagformulier in te vullen. Deel 2 U dient de aanvraag (inclusief bijlagen) per post in te dienen bij het adres zoals dit op het aanvraagformulier is vermeld. Bij bijlagenr. vult u in naar welke bijlage u verwijst. Gevraagde bijlagen in MS-Excel (zoals bijvoorbeeld liquiditeitsprognoses) dient u per e-mail in te dienen door deze te zenden naar btj@minvws.nl. De bestandsnamen van deze Excelbijlagen dienen duidelijk te worden vermeld op het aanvraagformulier. Vraagt u voor meerdere voorzieningen subsidie aan op grond van dezelfde subsidiestroom dan hoeft u bijlagen die betrekking hebben op de gehele organisatie maar één keer bij te voegen. Let er op dat u naar het juiste bijlagenr. of de juiste bestandsnaam verwijst. Bij uw subsidieaanvraag dient u een liquiditeitsprognose te voegen. U kunt hiervoor gebruik maken van het format dat op de website wordt aangeboden. Vraagt u subsidie aan op grond van artikel 2 onder b dan dient u voor de berekening van de wachtgelden gebruik te maken van het prognosemodel personele frictie (wachtgeld) dat u op de website kunt vinden 1. 1. Gegevens voorziening 1.1 Naam organisatie: U vult hier de naam in van de organisatie. Deze naam is gelijk aan de naam die u op deel 1 van het formulier onder 1.1 heeft ingevuld. 1.2 Betreft voorziening: U vult hier de vorm in van jeugdhulp of uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering waarop uw subsidieaanvraag betrekking heeft. Deze voorziening heeft u ook ingevuld bij vraag 3.1 van deel 1 van het aanvraagformulier. 1 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/formulieren/2014/10/01/aanvraagformulierbeleidsregels-subsidieverstrekking-bijzondere-transitiekosten-jeugdwet-deel-1-en-deel-2.html 1
2.1 Artikel 2 onder a Indien u een aanvraag indient voor de subsidie van onvermijdbare kosten die ontstaan door het bieden van continuïteit van zorg in 2015, waarna de voorziening wordt beëindigd, dan vult u deel 2.1 van dit formulier in. 2.1.1 Subsidiebedrag aanvraag 2015: U vult hier de bedragen in die betrekking hebben op de vergoeding van onvermijdbare kosten die ontstaan door het bieden van continuïteit van zorg in 2015 waarna deze voorziening wordt beëindigd. De bedragen dienen te worden onderverdeeld naar: - Personele frictiekosten: hier dienen indien van toepassing de totale personele frictiekosten te worden vermeld en dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. Onder personele frictiekosten wordt verstaan de kosten die ontstaan door het ontslag van medewerkers omdat een voorziening wordt afgebouwd; - Frictiekosten vastgoed: hier dienen indien van toepassing de totale frictiekosten vastgoed te worden vermeld en dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. Onder frictiekosten voor vastgoed wordt verstaan de kosten die ontstaan door de verkoop of beëindiging van de huurovereenkomst van vastgoed omdat activiteiten worden afgebouwd en/of de kosten voor het (noodgedwongen) in stand houden van vastgoed terwijl de activiteiten worden afgebouwd; - Frictiekosten van doorlopende contracten behorende bij afbouw activiteiten: hier dienen indien van toepassing de totale frictiekosten van doorlopende contracten te worden vermeld en dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. Onder frictiekosten die in verband staan met doorlopende contracten worden verstaan de kosten van (gedeeltelijke of gehele afkoop van) contracten die na de transitiedatum doorlopen behorend bij activiteiten die worden afgebouwd. Voorbeelden hiervan zijn contracten voor schoonmaak, ICT en vervoersmiddelen; - Overige frictiekosten: hier dienen indien van toepassing de totale overige frictiekosten te worden vermeld die verband houden met de afbouw en/of onvermijdbare frictiekosten. Daarnaast dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. Onder overige frictiekosten vallen onder meer frictiekosten voor advies met betrekking tot de transitie; - Overige baten: hier dienen de totale begrote overige baten en bijdragen derden vermeld te worden en dient een korte toelichting op de overige baten te worden gegeven. Bijdragen van derden zijn inkomsten, ontvangen van derden voor de betreffende activiteit; - Eigen bijdrage: hier dienen de totale begrote eigen bijdragen te worden vermeld en dient een korte toelichting op de eigen bijdrage te worden gegeven. Een eigen bijdrage is een bedrag dat uw instelling zelf kan bijdragen; - Subsidie: hier wordt de gevraagde subsidie weergeven. Let op: De velden Totale kosten en Subsidie worden automatisch ingevuld naar aanleiding van het invullen van de boven genoemde bedragen. 2
2.1.2 Bij uw aanvraag dient u de volgende bijlagen mee te sturen: 1. Vennootschappelijke jaarrekening en jaarverslag 2014 (gehele organisatie) inclusief controleverklaring van de accountant (indien al beschikbaar, eventueel in concept): U voegt, indien deze beschikbaar is, de (concept-)jaarrekening van uw organisatie over 2014 toe. Indien uw organisatie onderdeel is van een grotere overkoepelende organisatie, dan stuurt u ook de jaarrekening van deze overkoepelende organisatie mee. Daarnaast voegt u, indien beschikbaar, het inhoudelijk jaarverslag toe van uw organisatie over 2014. De accountant geeft jaarlijks een controleverklaring af bij de jaarrekening, waarin hij een oordeel geeft over de juistheid en betrouwbaarheid van de gepresenteerde cijfers en de continuïteit van de organisatie. U voegt naast de jaarrekening deze controleverklaring toe. 2. Recente financiële prognose / realisatie 2014 en 2015 (gehele organisatie): verlies & winstrekening (per jaar, per voorziening), balans en liquiditeit (per maand) in MS-Excel: - U voegt hier een financiële prognose toe die per voorziening inzicht geeft in de kosten en opbrengsten voor 2014 en 2015. De prognose geeft inzicht in de kostendekkendheid van de afzonderlijke voorzieningen per jaar. - U voegt hier de geprognosticeerde balans van de organisatie op 31/12/2014 en 31/12/2015 toe. Deze balansen zijn mede gebaseerd op bovengenoemde (geprognosticeerde) verlies- en winstrekening. - U voegt hier een maandelijkse liquiditeitsprognose voor 2014 en 2015 toe. De liquiditeitsprognose geeft inzicht in de eindstand van de liquide middelen per maand en sluit aan op het saldo van de liquide middelen dat is opgenomen in de jaarrekening 2013 (welke u bij vraag 2.4 van deel 1 van het aanvraagformulier reeds bij dient te voegen). De jaarrekening 2013 In de prognose worden de verschillende maandelijkse uitgaven en ontvangsten weergegeven. Uitgaven en ontvangsten verschillen van kosten en opbrengsten doordat kosten niet altijd leiden tot uitgaven (zoals afschrijvingen) en uitgaven niet altijd direct worden verwerkt in de kosten (zoals investeringen). Op de VWS-subsidiepagina voor deze regeling 2 is een format opgenomen van een liquiditeitsprognose waarbij aandachtspunten zijn benoemd. Dit format kan gebruikt worden voor het opstellen van uw liquiditeitsprognose behorend bij uw subsidieaanvraag, maar dit is niet verplicht. Indien de organisatie beschikt over een eigen liquiditeitsprognose dat hetzelfde inzicht verschaft als dit format, kan de organisatie ervoor kiezen om haar eigen liquiditeitsprognose toe te voegen aan de subsidieaanvraag. Indien u op enig moment binnen de komende 2 maanden verwacht over onvoldoende liquide middelen te beschikken om aan de financiële verplichtingen van uw organisatie te kunnen voldoen, dan voegt u naast de maandelijkse liquiditeitsprognose een liquiditeitsprognose toe waarin de verwachte liquiditeit voor de komende 13 weken per week is weergegeven. Op het aanvraagformulier deel 1 dient u bij vraag 4.1 aan te geven dat er sprake is van een acuut liquiditeitsprobleem. 3. Recente prognose / realisatie cliënten 2014 en 2015 (gehele organisatie): aard van de voorziening, ontwikkeling aantallen cliënten / productie per maand per voorziening, ontwikkeling uitstroom per maand, verloop kosten / kostprijs per maand in MS-Excel: 2 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/formulieren/2014/10/01/aanvraagformulierbeleidsregels-subsidieverstrekking-bijzondere-transitiekosten-jeugdwet-deel-1-en-deel-2.html 3
U voegt hier een prognose toe die per voorziening inzicht geeft in het aantal cliënten/de productie per maand. Voor het aantal cliënten/de productie kan worden aangesloten op de wijze waarop voor de transitie door de organisatie werd gerapporteerd aan de toenmalige opdrachtgever of subsidiënt. Voorbeelden hiervan zijn het aantal maatregelen, trajecten, dagen of uren. Indien de organisatie na de transitie nieuwe producten aanbiedt dan kunnen deze nieuwe producten worden opgenomen in de gevraagde prognose, waarbij het van belang is dat ook in 2015 en verder uitgesplitst inzicht wordt gegeven in de verschillende producten die worden aangeboden. De instroomaantallen hebben betrekking op alle cliënten, die nieuw in zorg worden genomen bij een product (nieuwe cliënten of doorstroom vanuit een ander product). Uitstroom heeft betrekking op cliënten waarvan de zorg binnen het betreffende product wordt beëindigd. U voegt hiernaast een overzicht toe dat inzicht geeft in de ontwikkeling van de kosten per maand per voorziening. Bij een aanvraag op grond van artikel 2 onder a is slechts sprake van continuering van zorg voor cliënten die voor 1 januari 2015 in zorg waren. Het is te verwachten dat gedurende 2015 de cliënten stapsgewijs uitstromen, waardoor de totale kosten per maand naar waarschijnlijkheid dalen. De gemiddelde kostprijs per maand kan worden berekend door de maandelijkse kosten te delen door het gemiddelde aantal cliënten of de productie van de betreffende maand. De gemiddelde kostprijs minus de vergoeding die de organisatie ontvangt voor de cliënt geeft inzicht in het tekort per cliënt/product per maand. 4. Schriftelijke toelichting op aannames in prognoses (inclusief toerekening van de overhead): U voegt hier een toelichting toe waarin de aannames en uitgangspunten zijn opgenomen die zijn gehanteerd bij het opstellen van de onder 2 en 3 toegevoegde prognoses. De toelichting bevat ook een beschrijving van de systematiek waarmee de kosten van de overhead zoals ondersteunende diensten zijn toegerekend aan de verschillende voorzieningen. 5. Berekening van onvermijdbare kosten voor de continuïteit van de voorziening in MS- Excel inclusief een onderbouwing en toelichting op gedane inspanningen om kosten te beperken: U voegt hier een overzicht toe van de onvermijdbare kosten, die de organisatie moet maken om de continuïteit van zorg te kunnen waarborgen voor de cliënten die voor 1/1/2015 reeds in zorg waren. Onvermijdbaar betekent dat alleen kosten die noodzakelijk zijn voor de levering van de zorg, en niet voorkomen hadden kunnen worden in aanmerking komen voor subsidie. De onderbouwing bevat een toelichting op de wijze waarop de kosten zijn geraamd, zoals het aantal medewerkers (fte) dat benodigd is, vermenigvuldigd met de gemiddelde kosten per fte. U voegt daarnaast een overzicht toe van de inspanningen van de organisatie om de kosten te beperken voorafgaand aan het beëindigen van de voorziening. Voorbeelden hiervan zijn het niet verlengen van tijdelijke contracten, het onderverhuren van leegstaande huisvesting, etc. 6. Productieafspraken / subsidieafspraken voor 2013 en 2014 voor de gehele organisatie, uitgesplitst per voorziening: U voegt hier de (definitieve) subsidiebeschikkingen van 2013 en 2014 inclusief productieoverzichten toe. Indien u productieafspraken heeft gemaakt met zorgverzekeraars of zorgkantoren, dan voegt u de documenten toe waarin deze afspraken zijn vastgelegd. De subsidiebeschikkingen en/of productieafspraken dienen een duidelijk onderscheid tussen de verschillende bekostigde voorzieningen te laten zien. 4
7. Aandeel reserves / beschikbaarheid voor de betreffende voorziening indien onderdeel wordt uitgemaakt van een groter geheel: Indien de voorziening deel uitmaakt van een organisatie met meerdere voorzieningen/activiteiten, voegt u hier een overzicht toe van het eigen vermogen, opgesplitst naar subonderdelen, waaronder de algemene reserve en eventueel geoormerkte of specifiek bestemde reserves voor verschillende voorzieningen of organisatieonderdelen. Dit overzicht sluit aan op de meest recente balans van uw organisatie, waarbij wijzigingen in de hoogte van reserves zijn toegelicht. 8. Toelichting op vastgoedpositie en gedane inspanningen om kosten te beperken (indien vastgoed onderdeel uitmaakt van de aanvraag): U voegt hier, indien vastgoedkosten onderdeel zijn van de onvermijdbare kosten waarvoor u subsidie aanvraagt, een overzicht toe van de vastgoedpositie (locaties, vierkante meters, in eigendom of niet, huurkosten per jaar en einddatum huurcontract) en geeft een toelichting op de keuzes die gemaakt zijn/worden ten aanzien van huisvesting (waarom wordt juist een bepaalde locatie gesloten). Deze keuzes zijn vaak vastgelegd in een huisvestingsplan, waarvan u de relevante passages kan bijvoegen. Daarnaast licht u toe welke inspanningen de organisatie heeft gedaan om de onvermijdbare kosten ten aanzien van vastgoed te verlagen. Voorbeelden hiervan zijn het slechts aangaan van huurcontracten met een korte termijn of het samenvoegen van locaties met onderbezetting. Zie hiertoe ook de toelichting die wordt gevraagd bij vraag 5 van onderdeel 2.1.2 van dit deel van het aanvraagformulier. 9. Afgesloten subsidieafspraken / productieafspraken met gemeenten (2015 en later) voor de gehele organisatie, uitgesplitst per voorziening (in geval van acute liquiditeitsproblemen dienen deze verstrekt te worden zodra deze beschikbaar zijn). U voegt hier een overzicht toe van de gesloten subsidieafspraken of productie per voorziening met gemeenten voor 2015 en later. Indien er alleen sprake is van een contract met de gemeenten voor één jaar dan kan volstaan worden met het overleggen van deze afspraken. Daarnaast voegt u de ondertekende contracten toe, of het besluit van het college van B&W waarin is aangegeven dat het contract wordt afgesloten. Indien uw organisatie verwacht op enig moment binnen de komende 2 maanden over onvoldoende liquide middelen te beschikken om aan haar financiële verplichtingen te kunnen voldoen (zie vraag 4.1 van deel 1 van het aanvraagformulier), dan kunnen deze subsidieafspraken later, maar wel zodra deze beschikbaar komen worden toegestuurd. Dit acute liquiditeitstekort dient naar voren te komen uit de onder 2 toegevoegde liquiditeitsprognose. 5
10. Afgewezen inkoopafspraken met gemeenten inclusief documentatie van inspanningen om tot inkoopafspraken te komen voor de gehele organisatie uitgesplitst per voorziening (in geval van acute liquiditeitsproblemen dienen deze verstrekt te worden zodra deze beschikbaar zijn). U voegt hier documenten toe waaruit blijkt dat er door uw organisatie inspanningen zijn geleverd, maar dat gemeenten hebben besloten geen contract af te sluiten met uw organisatie voor de levering van zorg. Voorbeelden hiervan zijn afwijzingsbrieven van aanbestedingen of andere communicatie hierover met de betreffende gemeenten. 2.2 Artikel 2 onder b Indien u een aanvraag indient voor subsidie van onvermijdbare kosten die ontstaan door langdurige verplichtingen die zijn aangegaan voor 2014 dan vult u deel 2.2 van dit formulier in. 2.2.1 Subsidiebedrag aanvraag: U vult hier per jaar het deelbedrag in van uw totale subsidieaanvraag dat betrekking heeft op de vergoeding van onvermijdbare kosten die ontstaan door langdurige verplichtingen die zijn aangegaan voor 2014. De bedragen dienen per jaar te worden onderverdeeld naar: - Personele frictiekosten: hier dienen indien van toepassing de totale personele frictiekosten te worden vermeld en dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. De kosten dienen vermeld te worden onder het jaar waarop ze betrekking hebben (2015, 2016 of 2017). Onder personele frictiekosten wordt verstaan de kosten die ontstaan door het ontslag van medewerkers omdat een voorziening wordt afgebouwd en/of de kosten voor het in dienst houden van personeel omdat een voorziening niet tijdig kan worden afgebouwd; - Frictiekosten vastgoed: hier dienen indien van toepassing de totale frictiekosten vastgoed te worden vermeld en dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. De kosten dienen vermeld te worden onder het jaar waarop ze betrekking hebben (2015, 2016 of 2017). Onder frictiekosten voor vastgoed wordt verstaan de kosten die ontstaan door de verkoop of beëindiging van de huurovereenkomst van vastgoed omdat activiteiten worden afgebouwd en/of de kosten voor het (noodgedwongen) in stand houden van vastgoed terwijl de activiteiten worden afgebouwd; - Frictiekosten van doorlopende contracten behorende bij afbouw activiteiten: hier dienen indien van toepassing de totale frictiekosten van doorlopende contracten te worden vermeld en dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. De kosten dienen vermeld te worden onder het jaar waarop ze betrekking hebben (2015, 2016 of 2017). Onder frictiekosten die in verband staan met doorlopende contracten worden verstaan de kosten van (gedeeltelijke of gehele afkoop van) contracten die na de transitiedatum doorlopen behorend bij activiteiten die worden afgebouwd. Voorbeelden hiervan zijn contracten voor schoonmaak, ICT en vervoersmiddelen; - Overige frictiekosten: hier dienen indien van toepassing de totale overige frictiekosten te worden vermeld die verband houden met de afbouw en/of onvermijdbare frictiekosten. Daarnaast dient een korte toelichting op de kosten te worden gegeven. De kosten dienen vermeld te worden onder het jaar waarop ze betrekking hebben (2015, 2016 of 2017). Onder overige frictiekosten vallen onder meer frictiekosten voor advies met betrekking tot de transitie; 6
- Overige baten: hier dienen de totale begrote overige baten en bijdragen derden vermeld te worden en dient een korte toelichting op de overige baten te worden gegeven. Bijdragen van derden zijn inkomsten, ontvangen van derden voor de betreffende activiteit; - Eigen bijdrage: hier dienen de totale begrote eigen bijdragen te worden vermeld en dient een korte toelichting op de eigen bijdrage te worden gegeven. Een eigen bijdrage is een bedrag dat uw instelling zelf kan bijdragen; - Subsidie: hier wordt de gevraagde subsidie weergeven. Let op: De velden Totaal, Totale kosten en Subsidie worden automatisch ingevuld naar aanleiding van het invullen van de boven genoemde bedragen. 2.2.2 Bij uw aanvraag dient u de volgende bijlagen mee te sturen: 1. De meest recente vennootschappelijke jaarrekening en jaarverslag (gehele organisatie) inclusief controleverklaring van de accountant (indien al beschikbaar, eventueel in concept): U voegt indien deze beschikbaar is de (concept-)jaarrekening toe van uw organisatie over het voorgaande jaar. Indien uw organisatie onderdeel is van een grotere overkoepelende organisatie dan stuurt u ook de jaarrekening van deze overkoepelende organisatie mee. Daarnaast voegt u, indien beschikbaar, het inhoudelijk jaarverslag toe van uw organisatie over het voorgaande jaar. De accountant geeft jaarlijks een controleverklaring af bij de jaarrekening, waarin hij een oordeel geeft over de juistheid en betrouwbaarheid van de gepresenteerde cijfers en de continuïteit van de organisatie. U voegt naast de jaarrekening deze controleverklaring toe. 2. Recente financiële prognose / realisatie voor de gehele organisatie voor de jaren 2014, 2015, 2016 en 2017: verlies & winstrekening (per jaar, per voorziening), balans en liquiditeit (per maand, per voorziening) in MS-Excel: - U voegt hier een financiële prognose toe voor uw gehele organisatie die per voorziening inzicht geeft in de kosten en opbrengsten voor het lopende jaar 2014) en drie jaren vooruit (jaar 2015, 2016 en 2017). De prognose geeft inzicht in de kostendekkendheid van de afzonderlijke voorzieningen per jaar. Indien het lopende jaar 2014 is, dan voegt u dus een prognose toe van 2014 tot en met 2017 (lopend jaar plus 3 jaren vooruit). - U voegt hier de geprognosticeerde balans toe van de organisatie op 31/12 van de betreffende jaren die zijn opgenomen in de prognose. Indien 2014 het lopende jaar is, dan voegt u dus een balans toe per 31/12/2014, 31/12/2015, 31/12/2016 en 31/12/2017. De balans is gebaseerd op bovengenoemde verlies- en winstrekening. - U voegt hier een maandelijkse liquiditeitsprognose toe voor het lopend jaar en drie jaren vooruit (2015, 2016 en 2017). De liquiditeitsprognose geeft inzicht in de eindstand van de liquide middelen per maand en sluit aan op het saldo van de liquide middelen dat is opgenomen in de jaarrekening van het voorgaande jaar. In de prognose worden de maandelijkse uitgaven en ontvangsten weergegeven. Uitgaven en ontvangsten verschillen van kosten en opbrengsten doordat kosten niet altijd leiden tot uitgaven (zoals afschrijvingen) en uitgaven niet altijd direct worden verwerkt in de kosten (zoals investeringen). Op de VWSsubsidiepagina voor deze regeling 3 is een format opgenomen van een liquiditeitsprognose 3 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/formulieren/2014/10/01/aanvraagformulierbeleidsregels-subsidieverstrekking-bijzondere-transitiekosten-jeugdwet-deel-1-en-deel-2.html 7
waarbij aandachtspunten zijn benoemd. Dit format kan gebruikt worden voor het opstellen van uw liquiditeitsprognose behorend bij uw subsidieaanvraag, maar dit is niet verplicht. Indien de organisatie beschikt over een eigen liquiditeitsprognose dat hetzelfde inzicht verschaft als het format dan kan de organisatie deze gebruiken voor de subsidieaanvraag. Indien u op enige moment binnen de komende 2 maanden verwacht over onvoldoende liquide middelen te beschikkingen om aan de financiële verplichtingen van de organisatie te kunnen voldoen, dan voegt u naast de maandelijkse liquiditeitsprognose een liquiditeitsprognose toe waarin de verwachte liquiditeit voor de komende 13 weken per week is weergegeven. Let er hierbij op dat u op deel 1 van het aanvraagformulier vraag 4.1 juist heeft beantwoord. 3. Recente prognose / realisatie cliënten voor de jaren 2014, 2015, 2016 en 2017 (gehele organisatie): aard van de voorziening, ontwikkeling aantallen cliënten / productie per maand per voorziening, ontwikkeling uitstroom per maand, kostprijs per jaar in MS-Excel: U voegt hier een prognose toe die per voorziening inzicht geeft in het aantal cliënten/de productie per maand. Voor het aantal cliënten/de productie kan worden aangesloten op de wijze waarop voor de transitie door de organisatie werd gerapporteerd aan de toenmalige opdrachtgever of subsidiënt. Voorbeelden hiervan zijn het aantal maatregelen, trajecten, dagen of uren. Indien de organisatie na de transitie nieuwe producten aanbiedt dan kunnen deze nieuwe producten worden opgenomen in de gevraagde prognose, waarbij het van belang is dat ook in 2015 en verder uitgesplitst inzicht wordt gegeven in de verschillende producten die worden aangeboden. De instroomaantallen hebben betrekking op alle cliënten, die nieuw in zorg worden genomen bij een product (nieuwe cliënten of doorstroom vanuit een ander product). Uitstroom heeft betrekking op cliënten waarvan de zorg onder het betreffende product wordt beëindigd. U voegt hiernaast een overzicht toe dat inzicht geeft in de ontwikkeling van de kosten per maand per voorziening. De gemiddelde kostprijs per maand kan worden berekend door de maandelijkse kosten te delen door het gemiddelde aantal cliënten of de productie van de betreffende maand. De gemiddelde kostprijs minus de vergoeding die de organisatie ontvangt voor de cliënt geeft inzicht in het tekort per cliënt/product per maand. 4. Schriftelijke toelichting op aannames in prognoses (inclusief toerekening van de overhead): U voegt hier een toelichting toe waarin de aannames en uitgangspunten zijn opgenomen die zijn gehanteerd bij het opstellen van de onder 2 en 3 toegevoegde prognoses. De toelichting bevat ook een beschrijving van de systematiek waarmee de kosten van de overhead zoals ondersteunende diensten zijn toegerekend aan de verschillende voorzieningen. 8
5. Berekening van onvermijdbare kosten voor de continuïteit van de voorziening (frictiekosten) in MS-Excel op basis van de in dit toetsingskader opgenomen uitgangspunten. Inclusief een onderbouwing en toelichting op gedane inspanningen om kosten van verplichtingen aangegaan vóór 1 januari 2014 te beperken: U voegt hier een overzicht toe van de frictiekosten waarvoor u (deels) subsidie aanvraagt. Per onderdeel geeft u een toelichting, waarbij een onderbouwing wordt toegevoegd. Deze onderbouwing kan bestaan uit het toevoegen van (doorlopende) contracten, reeds afgesloten vaststellingsovereenkomsten (vastleggingen van de beëindiging van een arbeidsrelatie en de vergoedingen die hiermee gemoeid zijn) of het sociaal plan. De onderbouwing sluit aan bij het geclaimde bedrag. De onderbouwing van wachtgeldkosten bestaat uit het ingevulde prognosemodel personele frictie (wachtgeld)dat op de VWS-subsidiepagina 4 beschikbaar is. Let op: vanwege de omvang van het model stuurt u alleen de werkbladen I_Personeel, I_Peildata en I_Formatiereductie op plus een afdruk van het werkblad R_Totaal. Dit model dient te worden gebruikt voor het opstellen van uw prognose van wachtgeldkosten behorend bij uw subsidieaanvraag. Daarnaast voegt u documenten toe waaruit blijkt wat de formatie per functie is na de afvloeiing van overtollig personeel (organisatie- formatierapport/ plan). 6. Afgesloten subsidieafspraken / productie afspraken met gemeenten (2015 en, voor zover aanwezig, voor de jaren 2016 en 2017) voor de gehele organisatie uitgesplitst per voorziening (in geval van acute liquiditeitsproblemen dienen deze verstrekt te worden zodra deze beschikbaar zijn): U voegt hier een overzicht toe van de gesloten subsidieafspraken of productie per voorziening met gemeenten voor 2015 en, indien aanwezig, voor latere jaren. Indien u enkel beschikt over subsidieafspraken of productieafspraken voor jaar 2015 dan dient u, op grond van een bijgeleverde onderbouwing, aannemelijk te maken dat de voorziening gedurende drie jaar kan worden voortgezet. Daarnaast voegt u de ondertekende contracten toe, of het besluit van het college van B&W waarin is aangegeven dat het contract wordt afgesloten. Indien uw organisatie verwacht op enig moment binnen de komende 2 maanden over onvoldoende liquide middelen te beschikken om aan haar financiële verplichtingen te kunnen voldoen (zie vraag 4.1 van deel 1 van het aanvraagformulier), dan kunnen deze subsidieafspraken later, maar wel zodra deze beschikbaar komen worden toegestuurd. Dit acute liquiditeitstekort dient naar voren te komen uit de onder 2 toegevoegde liquiditeitsprognose. 7. Afgewezen inkoopafspraken met gemeenten inclusief documentatie van inspanningen om tot inkoopafspraken te komen voor de gehele organisatie uitgesplitst per voorziening (in geval van acute liquiditeitsproblemen dienen deze verstrekt te worden zodra deze beschikbaar zijn): U voegt hier documenten toe waaruit blijkt dat er door uw organisatie inspanningen zijn geleverd, maar dat gemeenten hebben besloten geen contract af te sluiten met uw organisatie voor de levering van zorg. Voorbeelden hiervan zijn afwijzingsbrieven van aanbestedingen of andere communicatie hierover met de betreffende gemeenten. 4 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/formulieren/2014/10/01/aanvraagformulierbeleidsregels-subsidieverstrekking-bijzondere-transitiekosten-jeugdwet-deel-1-en-deel-2.html 9
8. Productieafspraken / subsidieafspraken voor 2013 en 2014 voor de gehele organisatie, uitgesplitst per voorziening: U voegt hier de definitieve subsidiebeschikkingen van 2013 en 2014 inclusief productieoverzichten toe. Indien u productieafspraken heeft gemaakt met zorgverzekeraars of zorgkantoren dan voegt u de documenten toe waarin deze afspraken zijn vastgelegd. De subsidiebeschikkingen en/of productieafspraken dienen een duidelijk onderscheid tussen de verschillende bekostigde voorzieningen te laten zien. 9. Aandeel reserves / beschikbaarheid voor de betreffende voorziening indien onderdeel wordt uitgemaakt van een groter geheel: Indien de voorziening deel uitmaakt van een organisatie met meerdere voorzieningen/activiteiten, voegt u hier een overzicht toe van het eigen vermogen, opgesplitst naar subonderdelen, waaronder de algemene reserve en eventueel geoormerkte of specifiek bestemde reserves voor verschillende voorzieningen of organisatieonderdelen. Dit overzicht sluit aan op de meest recente balans van uw organisatie, waarbij wijzigingen in de hoogte van reserves zijn toegelicht. 10. Toelichting op vastgoedpositie en gedane inspanningen om kosten te beperken (indien vastgoed onderdeel uitmaakt van de aanvraag): U voegt hier, indien vastgoedkosten onderdeel zijn van de onvermijdbare kosten waarvoor u subsidie aanvraagt, een overzicht toe van de vastgoedpositie (locaties, vierkante meters, eigendom of niet, huurkosten per jaar en einddatum huurcontract) en geeft een toelichting op de keuzes die gemaakt zijn/worden ten aanzien van huisvesting (waarom wordt juist een bepaalde locatie gesloten). Deze keuzes zijn vaak vastgelegd in een huisvestingsplan. Daarnaast licht u toe welke inspanningen de organisatie heeft gedaan om de onvermijdbare kosten ten aanzien van vastgoed te verlagen. Voorbeelden hiervan zijn het slechts aangaan van huurcontracten met een korte termijn of het samenvoegen van locaties met onderbezetting. 11. Visie van de organisatie op de komende drie jaar met daarbij een schets op de voorgestane organisatieontwikkeling om de visie vorm te geven en met daarin onderbouwing van de benodigde capaciteitsontwikkeling: U voegt hier een document toe waarin organisatievisie voor de komende drie jaar staat beschreven. Deze visie gaat minimaal in op de benodigde capaciteitsontwikkeling voor de komende drie jaar. Mocht uw organisatie een meerjarig beleidsplan hebben, dan volstaat het als u deze als bijlage bij uw aanvraag voegt. 2.3 Artikel 2 onder c Indien u een aanvraag indient voor voorfinanciering voor landelijk werkende organisaties dan vult u deel 2.3 van dit formulier in. 2.3.1 Subsidiebedrag aanvraag 2015: U vult hier het bedrag waarvoor u als landelijk werkende instelling voorfinanciering aanvraagt (NB: het gaat hier in de meeste gevallen om bevoorschotting, niet om bekostiging). De voorwaarden waaraan de voorziening dient te voldoen om in aanmerking te komen voor bevoorschotting zijn opgenomen in artikel 2c en artikel 7 van de Beleidsregels subsidieverstrekking bijzondere transitiekosten Jeugdwet en het Toetsingskader bevoorschotting voorziening. 10
2.3.2 Bij uw aanvraag dient u de volgende bijlagen mee te sturen: 1. Recente financiële prognose / realisatie 2014 en 2015 (gehele organisatie): verlies & winstrekening (per jaar, per voorziening), balans en liquiditeit (per maand) in MS-Excel: - U voegt hier een financiële prognose toe die per voorziening inzicht geeft in de kosten en opbrengsten voor 2014 en 2015. De prognose geeft inzicht in de kostendekkendheid van de afzonderlijke voorzieningen per jaar. - U voegt hier de geprognosticeerde balans van de organisatie op 31/12/2014 en 31/12/2015 toe. Deze balansen zijn mede gebaseerd op bovengenoemde (geprognosticeerde) verlies- en winstrekening. - U voegt hier een maandelijkse liquiditeitsprognose voor 2014 en 2015 toe. De liquiditeitsprognose geeft inzicht in de eindstand van de liquide middelen per maand en sluit aan op het saldo van de liquide middelen dat is opgenomen in de jaarrekening 2013. In de prognose worden de verschillende maandelijkse uitgaven en ontvangsten weergegeven. Uitgaven en ontvangsten verschillen van kosten en opbrengsten doordat kosten niet altijd leiden tot uitgaven (zoals afschrijvingen) en uitgaven niet altijd direct worden verwerkt in de kosten (zoals investeringen). Op de VWS-subsidiepagina voor deze regeling 5 is een format opgenomen van een liquiditeitsprognose waarbij aandachtspunten zijn benoemd. Dit format kan gebruikt worden voor het opstellen van uw liquiditeitsprognose behorend bij uw subsidieaanvraag, maar dit is niet verplicht. Indien de organisatie beschikt over een eigen liquiditeitsprognose dat hetzelfde inzicht verschaft als dit format, kan de organisatie ervoor kiezen om haar eigen liquiditeitsprognose toe te voegen aan de subsidieaanvraag. Indien u op enig moment binnen de komende 2 maanden verwacht over onvoldoende liquide middelen te beschikken om aan de financiële verplichtingen van uw organisatie te kunnen voldoen, dan voegt u naast de maandelijkse liquiditeitsprognose een liquiditeitsprognose toe waarin de verwachte liquiditeit voor de komende 13 weken per week is weergegeven. Let er hierbij op dat u op deel 1 van het aanvraagformulier vraag 4.1 juist heeft beantwoord. 2. Recente prognose / realisatie cliënten 2014 en 2015 (gehele organisatie): aard van de voorziening, ontwikkeling aantallen cliënten / productie per maand per voorziening, ontwikkeling uitstroom per maand, verloop kosten / kostprijs per maand in MS-Excel: - U voegt hier een prognose toe die per voorziening inzicht geeft in het aantal cliënten/de productie per maand. Voor het aantal cliënten/de productie kan worden aangesloten op van de eenheden die voor de transitie door de organisatie werden gerapporteerd aan de toenmalige opdrachtgever of subsidiënt. Voorbeelden hiervan zijn het aantal maatregelen, trajecten, dagen of uren. Indien de organisatie na de transitie nieuwe producten aanbiedt dan kunnen deze nieuwe producten worden opgenomen in de gevraagde prognose, waarbij het van belang is dat ook in 2015 en verder uitgesplitst inzicht wordt gegeven in de verschillende producten die worden aangeboden. De instroomaantallen hebben betrekking op alle cliënten, die nieuw in zorg worden genomen bij een product (nieuwe cliënten of doorstroom vanuit een ander product). Uitstroom heeft betrekking op cliënten waarvan de zorg binnen het betreffende product wordt beëindigd. - U voegt hiernaast een overzicht toe dat inzicht geeft in de ontwikkeling van de kosten per maand per voorziening. Bij een aanvraag op grond van artikel 2 onder a is slechts sprake van continuering van zorg voor cliënten die voor 1 januari 2015 in zorg waren. Het is te verwachten 5 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/formulieren/2014/10/01/aanvraagformulierbeleidsregels-subsidieverstrekking-bijzondere-transitiekosten-jeugdwet-deel-1-en-deel-2.html 11
dat gedurende 2015 de cliënten stapsgewijs uitstromen, waardoor de totale kosten per maand naar waarschijnlijkheid dalen. De gemiddelde kostprijs per maand kan worden berekend door de maandelijkse kosten te delen door het gemiddelde aantal cliënten of de productie van de betreffende maand. De gemiddelde kostprijs minus de vergoeding die de organisatie ontvangt voor de cliënt geeft inzicht in het tekort per cliënt/product per maand. 3. Schriftelijke toelichting op aannames in prognoses (inclusief toerekening van de overhead): U voegt hier een toelichting toe waarin de aannames en uitgangspunten zijn opgenomen die zijn gehanteerd bij het opstellen van de onder 1. en 2. toegevoegde prognoses. De toelichting bevat ook een beschrijving van de systematiek waarmee de kosten van de overhead zoals ondersteunende diensten zijn toegerekend aan de verschillende voorzieningen. 4. Berekening van de voorschotten voor 2015 (omvang en tijdstip): U voegt hier een overzicht toe van de benodigde voorschotten en het tijdstip waarop deze voorschotten moeten zijn ontvangen. De berekening sluit aan bij de onder 1. toegevoegde liquiditeitsprognose. 5. Afgesloten subsidieafspraken / productie afspraken met gemeenten (2015 en, vppr zover aanwezig, voor de jaren 2016 en 2017) voor de gehele organisatie uitgesplitst per voorziening (in geval van acute liquiditeitsproblemen dienen deze verstrekt te worden zodra deze beschikbaar zijn): U voegt hier een overzicht toe van de gesloten subsidieafspraken of productie per voorziening met gemeenten voor 2015 en, indien aanwezig, voor latere jaren. Indien u enkel beschikt over subsidieafspraken of productie voor jaar 2015 dan dient u, op grond van een bijgeleverde onderbouwing, aannemelijk te maken dat de voorziening gedurende drie jaar kan worden voortgezet. Daarnaast voegt u de ondertekende contracten toe, of het besluit van het college van B&W waarin is aangegeven dat het contract wordt afgesloten. Indien uw organisatie verwacht op enig moment binnen de komende 2 maanden over onvoldoende liquide middelen te beschikken om aan haar financiële verplichtingen te kunnen voldoen (zie vraag 4.1 van deel 1 van het aanvraagformulier), dan kunnen deze subsidieafspraken later, maar wel zodra deze beschikbaar komen worden toegestuurd. Dit acute liquiditeitstekort dient naar voren te komen uit de onder 2 toegevoegde liquiditeitsprognose. 6. Afgewezen inkoopafspraken met gemeenten inclusief documentatie van inspanningen om tot inkoopafspraken te komen voor de gehele organisatie uitgesplitst per voorziening (in geval van acute liquiditeitsproblemen dienen deze verstrekt te worden zodra deze beschikbaar zijn): U voegt hier documenten toe waaruit blijkt dat er door uw organisatie inspanningen zijn geleverd, maar dat gemeenten hebben besloten geen contract af te sluiten met uw organisatie voor de levering van zorg. Voorbeelden hiervan zijn afwijzingsbrieven van aanbestedingen of andere communicatie hierover met de betreffende gemeenten. 12
7. Productieafspraken / subsidieafspraken voor 2013 en 2014 voor de gehele organisatie, uitgesplitst per voorziening: U voegt hier de (definitieve) subsidiebeschikkingen van 2013 en 2014 inclusief productieoverzichten toe. Indien u productieafspraken heeft gemaakt met zorgverzekeraars of zorgkantoren, dan voegt u de documenten toe waarin deze afspraken zijn vastgelegd. De subsidiebeschikkingen en/of productieafspraken dienen een duidelijk onderscheid tussen de verschillende bekostigde voorzieningen te laten zien. 8. Opgave van de omzet van de voorziening per samenwerkingsregio in 2013; zowel in absoluut bedrag in euro s als in % van de totale omzet: U voegt hier een overzicht toe waarin, per voorziening waarvoor de organisatie bevoorschotting aanvraagt, de omzet is verdeeld over de samenwerkingsregio s waarin de organisatie met deze voorziening omzet heeft behaald. De gepresenteerde omzet per voorziening sluit aan bij de omzet die is opgenomen in de jaarrekening 2013. Het overzicht bevat een kolom waarin de omzet van een regio is uitgedrukt als percentage van de totale omzet van de voorziening. 9. Voeg opgave spreiding cliënten per regio bij: U voegt aan het overzicht onder 8 ook de verdeling van het aantal cliënten over de regio s toe. 3. Ondertekening De aanvraag behoort te zijn ondertekend door degene(n) die daartoe volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel bevoegd is (zijn). Bij gezamenlijke bevoegdheid dienen ten minste 2 bevoegde bestuursleden te tekenen. Als iemand anders tekent, dient een rechtsgeldige originele machtiging (conform KvK) te worden meegestuurd. Bij een beperkte bevoegdheid dient aangetoond te worden dat de betreffende persoon daadwerkelijk bevoegd is tot het doen van een subsidieaanvraag voor de betreffende organisatie. De ondertekening dient origineel te zijn. Een aanvraag ondertekend bij afwezigheid (b.a.) of in opdracht (i.o) wordt niet in behandeling genomen. De ondertekenaar verklaart kennis te hebben genomen van de geldende wet- en regelgeving op basis waarvan de subsidie wordt aangevraagd. De ondertekenaar verklaart tevens te voldoen aan de voorwaarden die gesteld worden in de Beleidsregels Subsidieverstrekking Jeugdwet (663872-125988) en verklaart deze subsidieaanvraag juist en volledig te hebben ingevuld. 3.1 Volmacht conform KvK Hier dient u ja of nee aan te kruisen. Is de aanvraag ondertekend door een bestuurder die volgens de Kamer van Koophandel bevoegd is (bij gezamenlijke bevoegdheid dienen tenminste 2 bestuurders te tekenen) dan kruist u hier ja aan. Is sprake van een beperkte bevoegdheid dan dient aangetoond te worden dat de betreffende persoon daadwerkelijk bevoegd is tot het doen van een subsidieaanvraag voor uw organisatie. Als iemand anders tekent kruist u hier nee aan en dient een rechtsgeldige originele machtiging (conform KvK) te worden meegestuurd. 3.2 Achternaam en voorletters Vul hier de achternaam en de voorletters in van de eerste (of enige) ondertekenende bestuurder. 13
3.3 Functie Vul hier de functie in van de eerste (of enige) ondertekenende bestuurder. 3.4 Plaats en dagtekening datum Vul hier de plaats en datum van ondertekening door de eerste (of enige) bestuurder in. 3.5 Handtekening Laat hier de eerste (of enige) bestuurder tekenen. 3.6 Achternaam en voorletters Vul hier, in het geval van gezamenlijke bevoegdheid, de achternaam en de voorletters in van de ondertekenende tweede bestuurder. 3.7 Functie Vul hier, in het geval van gezamenlijke bevoegdheid, de functie in van de ondertekenende tweede bestuurder. 3.8 Plaats en dagtekening datum Vul hier, in het geval van gezamenlijke bevoegdheid, de plaats en datum van ondertekening door de ondertekenende tweede bestuurder in. 3.9 Handtekening Laat hier, in het geval van gezamenlijke bevoegdheid, de tweede bestuurder tekenen. 14