Advies regelarm expertteam Concept Regelarm Expertteam West Brabant 19-6-2014 Het regelarm expertteam bestaat uit: Martin Brouwers, beleidsmedewerker Surplus George Fassaert, manager HetPunt Roosendaal Mariët de Groot, beleidsmedewerker zorgcontrol CZ Alex Konings, hoofd vergunningen en voorzieningen gemeente Breda Annemiek Janzen/Marjolein Lotsy, coaches programma regelarme transitie West Brabant Marco van Putten, expert vanuit In voor zorg!
Inhoudsopgave Inleiding... 2 Regelarm organiseren uitgangspunten... 2 Regelarm in werkprocessen... 6 Praktijkvoorbeeld 1: plan=realisatie... 6 Praktijkvoorbeeld 2: Standaardisering gegevensuitwisseling IWmo agenda... 7 Praktijkvoorbeeld 3: Logistiek in cliëntstromen... 8 Blik op kostenbesparingen... 9 Advies... 14 Vervolgstappen... 15 Bijlage 1: Overzicht landelijke trajecten... 16 Bijlage 2: Checklijst VISD... 17 Bijlage 3: Gemeentelijke monitor Sociaal Domein... 19 Bijlage 4: Overzicht bedrijfs- en applicatiefuncties drie decentralisaties... 21 1
Inleiding Eind november 2013 is het regelarm expertteam ten bate van het programma regelarme transitie in West-Brabant van start gegaan. Alle partners van het programma nemen deel aan het regelarme expertteam (met uitzondering van de cliëntenorganisaties). Doel van het expertteam is om kennis en expertise vanuit de verschillende samenwerkingspartners bij elkaar te brengen. Door deze te bundelen over sleutelonderwerpen als bekostigen en verantwoorden wordt een bijdrage geleverd aan het zo regelarm mogelijk organiseren van de transitie. Een volgende stap is het verspreiden van inzichten zo mogelijk op werkprocesniveau. Met dit advies wil het regelarme expertteam inzicht geven in de onderwerpen die bij hen de revue gepasseerd zijn om zo regelarme mogelijkheden aan te reiken aan alle partners in het programma. Leeswijzer Eerst worden kort wederom de uitgangspunten van regelarm organiseren aangegeven, zodat we met elkaar weten waar regelarm organiseren betrekking op heeft. Vervolgens wordt regelarm verder uitgewerkt aan de hand van drie voorbeelden op werkprocesniveau. In een blik op de kosten wordt het effect van regelarme keuzes aangegeven. Het advies besluit met enkele stappen die nodig zijn om regelarm te kunnen inrichten. Regelarm organiseren uitgangspunten Regelarm organiseren betekent in essentie: 1. Kiezen voor beter (inzet van innovatie) en effectiever (inzet van lean) 2. Samen komen tot een eenduidig kader voor verzekerd en sociaal domein 3. Gebruik maken van een grotere schaal qua gebied levert maximale efficiëntie omdat er minder diversiteit aan regels en gemaakte van elkaar afwijkende keuzes zijn Met de hervorming van het stelsel van (de langdurige) zorg doet zich (eenmalig) de mogelijkheid voor om in de inrichting vernieuwing te gebruiken om regeldruk en systeemkosten terug te dringen. Een regelarme benadering biedt een wijze van organiseren waarin verbindingen en keuzes gemaakt worden die over meerdere domeinen eenduidig zijn, kortom: zoveel als mogelijk inzet van standaardisatie en samenhang dan wel afstemming. Van belang is om in bekostiging en verantwoording prikkels te bewerkstelligen die elkaar versterken en die niet tegen elkaar inwerken. Sociaal domein en verzekerd domein dienen op elkaar aan te sluiten zodat burgers schot- en drempelloos gebruik kunnen maken van voorzieningen om zo zelfredzaam mogelijk te kunnen zijn. Essentieel uitgangspunt is de keuze voor een eenduidig (hybride) financieringsmodel vanuit één samenhangend kader, vanuit één logica en werkend met één controlemechanisme. Een dergelijk eenduidig financieringsmodel levert professionals in de wijk ruimte om schotloos te werken. Professionals vanuit sociaal en verzekerd domein maken gebruik van het instrument van een ondersteunings/zorgplan dat de basis vormt voor de registratie van het arrangement dat wordt ingezet. Hierdoor kent een dergelijk financieringssysteem geen dubbele administratieve verplichtingen; er is een eenduidig verantwoordingskader en verwerking. Dit biedt ruimte aan standaardprocessen en regels waardoor een afname plaatsvindt van verwerkingskosten. De prikkels in dit financieringsmodel zijn gericht op integraal organiseren in de wijk waardoor 2
inefficiënties als stapeling voorkomen kunnen worden. Verantwoording vindt steekproefsgewijs plaats op basis van high trust, high penalty. In de wijk wordt op outcome gemeten in het gebied op basis van vergelijkbare basisindicatoren die de diverse domeinen bestrijken. Gemeenten en verzekeraars benoemen gezamenlijk de indicatoren. Zo kunnen op termijn ICT systemen door gemeenten en verzekeraars samenvallen. Op de volgende infographic staan de hoofdlijnen: 3
In West-Brabant wordt zo gewerkt aan regelarm organiseren via meerdere lijnen: Toegang Eén systeem van toegang in de wijk voor sociaal en verzekerd domein door generalisten vanuit Wijkverpleging en Wmo. Eén gezin, één plan in samenhang: op elkaar afgestemde zorg, dicht bij huis georganiseerd (bijvoorbeeld op wijkniveau, geïntegreerd sociaal en verzekerd). Hierdoor zullen er ook minder verschillende hulpverleners in huis met eigen formulieren en vragen ervaren worden (dit geldt ook voor de mantelzorg) Algemene voorzieningen in de wijk zijn toegankelijk en kennen een lage drempel: helderheid over de te volgen procedure en het eventuele aanbod. Bekostiging van zorg en welzijn in de wijk Hybride bekostigingsmodel: prestatie en populatie Gebiedsbudget voor zorg en welzijn gebaseerd op de samenstelling van de populatie in een wijk of dorp Maatwerktarief: per cliënt/per maand Geen/minimale differentiatie in tariefstelling Geen/minimale productdifferentiatie Hybride verantwoording Zorgplan/ondersteuningsplan is basis voor de inzet: minder administratieve lasten door het slimmer organiseren van de wijze van indicatiestelling, registratie-eisen en aangesloten verantwoordingssystemen P*Q (aantal cliënten per maand) High trust, high penalty Burgertevredenheid en cliënttevredenheid, wijkresultaat Regionale benchmark populatieontwikkeling, gebruik voorzieningen en maatwerk Plan=realisatie Het gezamenlijke lokale proces en contractering Relationeel: transitie en transformatie Ontwikkel overeenkomst Meerjarig, alle lokale partijen, duidelijke spelregels vooraf die door iedere deelnemer onderschreven worden 4
Inkoopcontract op toegang, algemene voorzieningen en maatwerk: slimmer, afgestemde inkoop en contracten, waardoor er minder of geen sprake is van stapelingen van regelingen en interventies (zorgaanbod over de financieringsstromen heen) Contract = basis en addendum met specifieke afspraken per aanbieder Al deze punten hangen samen met de keuze voor één model van regelarme bekostiging en verantwoording, in onderstaand figuur weergegeven. Voor verdere onderbouwing en uitwerking van deze uitgangspunten bij regelarm organiseren wordt vanwege het risico op herhalingen verwezen naar andere stukken in het programma 1. Na beschrijving van deze uitgangspunten voor regelarm organiseren zoomen we in op regelarme processen. Een selectie van een drietal concrete voorbeelden wordt uitgelicht. In het regelarme expertteam is hierover gesproken om met elkaar een verdieping te geven van bovengenoemd regelarm organiseren. 1 Notitie kadervorming regelarme transitie maatschappelijk begeleiding, januari 2014 en Notitie kader regelarme inrichting en besturing gebiedsgericht vormgegeven, mei 2014. 5
Regelarm in werkprocessen De dynamiek die de decentralisaties met zich meebrengt stellen gemeenten, verzekeraars en zorgorganisaties in West Brabant voor de uitdaging om de regeldruk (verantwoording, registratie, facturatie) te verminderen en zo regelarm mogelijk te organiseren. Dit betekent ook aandacht voor de samenhang tussen de decentralisaties en de stelselwijzigingen die verband houden met de veranderingen in AWBZ, Zvw, Wmo en WLZ. Ook de experimenten in het programma 2 werken verschillende uitgangspunten uit om zo regelarm mogelijk te kunnen organiseren. Zij zijn enerzijds onderdeel van het proces van verdere uitwerking en tegelijkertijd een bron van informatie over wat wel en wat niet werkt. De informatie hierover wordt tijdens de looptijd van het programma opgehaald door een monitor van de geleerde lessen en ervaringen in het kader van de transitie die meerdere malen uitgevoerd wordt. Op (sub)regionaal niveau worden initiatieven genomen om gezamenlijk (verzekeraar, aanbieder en gemeente) te onderzoeken hoe de transitie zo regelarm mogelijk doorgevoerd kan worden. Daarbij zijn afspraken tussen verzekeraar en gemeenten bijvoorbeeld over de inkoop en samenhang over de domeinen cruciaal. Het regelarme expertteam heeft zich in haar analyse vooral geconcentreerd op regelarme mogelijkheden op werkproces niveau. Drie van deze mogelijkheden worden verder uitgewerkt in dit advies om zichtbaar te maken waar regelarme kansen liggen. Deze mogelijkheden betreffen: 1. Zorg plan = realisatie (afkomstig uit een eerdere notitie) 2. De gegevensuitwisseling tussen burger, gemeente en aanbieder m.b.t. de maatwerkvoorzieningen standaardiseren 3. De logistiek met betrekking tot de route die een burger kan afleggen binnen het verzekerde en sociale domein Praktijkvoorbeeld 1: plan=realisatie Belangrijk vertrekpunt van deze regelarme werkwijze is dat het zorgarrangement dat beschreven staat in het zorgplan de basis is voor registratie. Loskomen van complexe uitvoering en bureaucratie Omslachtige vormen van tijdregistratie, veel berichtenverkeer in de keten, complexe roosterplanning, rapportagedruk, te hoog ervaren werkdruk Zorgaanbieders, medewerkers en cliënten in de extramurale AWBZ hebben last van de complexe uitvoeringspraktijk en bureaucratie die het thema minutenregistratie met zich meebrengt. De bestaande regelgeving is samen met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en het Centraal Administratiekantoor (CAK) nagelopen. De NZa concludeert dat aanpassen van de regelgeving niet nodig is. Maar de regelgeving is wel verduidelijkt. Daarbij staat planning=realisatie centraal, een concept dat de minutenregistratie in de extramurale AWBZ kan vervangen. Het plan omvat concrete afspraken tussen zorgaanbieder en cliënt over functies en prestaties. Het uitgangspunt is gepland = werkelijk, waardoor er geen minutenregistratie nodig is. Het verlicht de administratieve lasten en stelt de cliënt centraal. Bij planning=realisatie is niet het leveren van zorg maar het realiseren van gezondheid en zelfredzaamheid het uitgangspunt. De behoefte van de cliënt staat centraal, waarbij zelfregie een belangrijke basis is. bron: rapport De minutenregistratie voorbij, brief van VWS dd 29-8-2013 planning=realisatie 2 In de bijlage is een overzicht met alle experimenten in het kader van het programma regelarme transitie in West Brabant te vinden. 6
Uit eerdere stukken binnen het programma 3 is dit punt naar voren gekomen. Een plan wordt uitgewerkt in een arrangement, waarbij een vorm van kwantificering plaatsvindt naar hoeveelheid te leveren producten (zorg/ondersteuning/diensten, etc.), de periode en de frequentie. In veel gevallen is dit arrangement de basis voor de roosterplanning en de facturering. Op het arrangement is een bandbreedte van toepassing, die ervoor zorgt dat kleine afwijkingen zijn toegestaan. Dat leidt tot minder mutaties, berichtenverkeer, uitval bij controles en administratieve lasten 4. Al in 2013 is onderzocht in hoeverre een minutenregistratie vanuit de overheid werd voorgeschreven. Het voorschrijven van minutenregistratie door de overheid bleek niet het geval. Volgens de NZa bestaat daarentegen wel de eis dat zorg alleen gedeclareerd mag worden wanneer deze daadwerkelijk geleverd is. Het experiment zorgplan is realisatie biedt volgens hen een alternatief voor de veronderstelde, maar niet door overheid voorgeschreven, minutenregistratie. Belangrijke voorwaarde is dan wel dat er een verband aantoonbaar is tussen zorgplan en realisatie. Deze wijze van registratie is in de huidige regelingen van de NZa al mogelijk voor alle aanbieders. Voor toepassing van deze methode van verantwoording is geen wijziging van regelgeving van de NZa noodzakelijk. Van belang is volgens de NZa dat aanbieders en verzekeraars hier goede afspraken over maken. Vertaling naar de regio Het regelarme expertteam onderkent de voordelen. Voor professionals is het mogelijk om de registratie van werkzaamheden te vereenvoudigen waardoor meer tijd overblijft voor cliëntcontacten. Dit is een overlegpunt in de inkoopafspraken met name over de verantwoording tussen gemeenten, zorgverzekeraar en aanbieders in de regio. Landelijk is inmiddels in Zorgverzekeraars Nederland verband afgesproken dat het principe indicatie=zorgplan=zorgrealisatie als standaard zal worden gehanteerd bij de inkoop van de wijkverpleging. Praktijkvoorbeeld 2: Standaardisering gegevensuitwisseling IWmo agenda Landelijke ontwikkelingen Belangrijk aspect en randvoorwaarde voor een goed werkend stelsel per 1 januari 2015 is de inrichting van de informatievoorziening bij de verantwoordelijke partijen in het stelsel en de noodzakelijke informatieketen tussen deze betrokkenen. Bestaande informatievoorziening en gegevensuitwisseling veranderen door de nieuwe wet en vernieuwd stelsel van informatievoorziening en gegevensuitwisseling zijn nodig. Op landelijk niveau is het vraagstuk m.b.t. de gegevensuitwisseling en informatievoorziening in het nieuwe sociale domein op diverse onderdelen opgepakt. 5 Om in beeld te brengen welke voorbereidingen in het stelsel op dit onderwerp noodzakelijk zijn voor 1 januari 2015 is landelijk de iwmo agenda opgesteld. De agenda is nadrukkelijk een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokken partijen in het nieuwe stelsel en biedt een overzicht van noodzakelijke resultaten die door de verschillende partijen gezamenlijk of 3 bron: notitie kadervorming regelarme transitie maatschappelijk begeleiding, januari 2014 blz 30 4 bron: brief over planning = realisatie van staatssecretaris van Rijn dd 29 augustus 2013. 5 Vanuit het Rijk zijn er de afgelopen jaren diverse projecten gestart die voor gemeenten van belang zijn voor de informatievoorziening in het sociaal domein. Deze trajecten worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de verschillende ministeries. In bijlage 1 worden de projecten weergegeven. 7
individueel, maar in nauwe onderlinge relatie, moeten worden geleverd om een werkend stelsel te garanderen. De VNG en KING 6 adviseren gemeenten om zoveel mogelijk gebruik te maken van de instrumenten die landelijk zijn ontwikkeld. Dit betreft bijvoorbeeld het gebruik van de berichtenstandaard voor zorgtoewijzing en declaratie. Deze standaarden zijn tot stand gekomen in overleg tussen gemeenten, aanbieders, softwareleveranciers, zorgkantoren en beheerorganisaties. Rond 1 juli a.s. wordt de volledig uitgewerkte standaard landelijk vastgesteld. De implementatie ervan wordt ondersteund door het Zorginstituut Nederland (de rechtsopvolger van College voor Zorgverzekeringen en Ziekenfondsraad). Het gebruik van de standaarden is niet verplicht, maar wel zeer gewenst. ActiZ, de branche organisatie voor zorgondernemers, adviseert zorgorganisaties om gemeenten te attenderen op de beschikbaarheid van deze standaarden en het gebruik ervan zo mogelijk vast te leggen bij de contractering. Vertaling naar de regio Door partijen die de landelijke standaard ontwikkeld hebben wordt geadviseerd om zoveel mogelijk in gezamenlijkheid de landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de informatie-uitwisseling en het berichtenverkeer te volgen en deze te implementeren op regioniveau. Als leidraad voor de implementatie adviseren wij samenwerkingspartners in de regio om de actiepunten die VNG en KING hebben opgesteld -om te zorgen dat gemeenten op tijd klaar zijn met het inrichten van hun informatievoorziening voor de nieuwe taken in het sociaal domein- op te pakken en uit te werken. Deze punten zijn te vinden in de bijlage. Niet alle actiepunten zullen van toepassing zijn op de gemeenten in de regio, dit is afhankelijk van de mate waarin de gemeenten al stappen hebben gezet (zoals Breda, Bergen op Zoom, Moerdijk, Etten-Leur, en Zundert) 7. Deze handelswijze biedt de grootste kans op meer uniformering en standaardisatie wat tot lagere systeemkosten leidt. Bovendien is door VNG en KING aansluiting gezocht bij meerdere decentralisaties. Belangrijk is hierbij wel dat er over het gebruik van toewijzings- en declaratieberichten geen ruis ontstaat (dus gelijke interpretatie van gegevensvelden en gelijke werkinstructie voor hanteren van de velden. Dit vraagt om verdere uitwerking van de werkprocessen. Zonder uniformiteit in de uitvoering ontstaan er problemen voor zorgaanbieders die te maken hebben met meerdere gemeenten. Praktijkvoorbeeld 3: Logistiek in cliëntstromen Deze vingeroefening betreft een herontwerp om werkprocessen vanuit verschillende domeinen regelarm op elkaar aan te sluiten. Professionals uit die verschillende domeinen bekijken met elkaar hoe de werkprocessen vanuit een cliëntperspectief zo logisch en lean mogelijk ingericht kunnen worden. Processen van verschillende organisaties "haken" immers in elkaar wanneer een cliënt zich van het ene naar het andere domein beweegt. Iemand wil vanuit het ziekenhuis (verzekerd domein) terug naar de eigen woning in de wijk en heeft daar nog hulp nodig (mogelijk een combinatie van verzekerd domein en sociaal domein). Wanneer naar de schakelmomenten gekeken wordt en bezien wordt hoe deze zo lean mogelijk op elkaar 6 KING is het kwaliteitsinstituut van de Nederlandse gemeenten 7 Pilot Wmo-berichtenverkeer 8
kunnen aansluiten, is inzicht nodig in elkaars werkprocessen, informatiepositie en inrichting. Zo kunnen verschillende scenario's worden uitgewerkt die inzicht geven in cliëntstromen (waar zitten de meest voorkomende mogelijkheden). Daarbij wordt gedacht aan: Uitstroom -> Thuissituatie geen extra zorg uit Wmo en/of Zvw domein Thuissituatie zorg uit Wmo en/of Zvw domein (enkelvoudig/ standaard protocol= vooraf goed in te schatten) Thuissituatie zorg uit Wmo en/of Zvw domein (complexmultiproblematiek/ standaard protocol plus = vooraf niet goed in te schatten) Tijdelijke Intramurale voorziening (herstelzorg/ revalidatie) Permanente intramurale voorziening Er is een verkenning gestart om te komen tot een verdieping van de samenwerking in de zorgketen, waarin de klant centraal staat zodat deze de beste dienstverlening ontvangt. Het effect van de gezamenlijk geleverde diensten door diverse instanties is zodanig dat de klant optimaal zelfredzaam is in de thuissituatie. Daarbij wordt ook gekeken naar een evt. rol van het sociaal wijkteam. De betrokken partijen zijn: een ziekenhuis, verzekeraar, gemeente, thuiszorgorganisatie en intramurale organisatie. In het regelarme expertteam wordt dit project op de achtergrond gevolgd. Blik op kostenbesparingen Mogelijke effecten van standaardisatie De transitie geeft alle betrokken partijen in het nieuwe sociaal domein de kans om de controle en verantwoording regelarmer te maken, de kosten laag te houden en een betere dienstverlening aan burgers te kunnen bieden. Om hier te komen moet er worden geïnvesteerd door gemeenten en zorgaanbieders. De uitdaging voor de betrokken partijen is om deze investeringskosten zo laag mogelijk te krijgen, om zoveel mogelijk middelen beschikbaar te houden voor de directe ondersteuning van de burgers in het nieuwe sociale domein. Het gaat om de volgende kosten: Structurele kosten: dit zijn de kosten die gemaakt moeten worden als gevolg van de nieuwe taken die gemeenten overgeheveld krijgen. Deze nieuwe taken moeten zo regelarm mogelijk ingestoken worden zodat systeemkosten zo laag mogelijk zijn en er zoveel mogelijk geld overblijft voor de ondersteuning. Incidentele kosten: dit zijn de kosten die door gemeenten en zorgaanbieders gemaakt moeten worden om de veranderingen die nodig zijn om de taken uit te voeren die overgeheveld worden te realiseren. Deze kosten moeten zo laag mogelijk zijn, omdat deze niet terugverdiend kunnen worden. Om de structurele kosten van de nieuwe taken zo laag mogelijk te kunnen houden ligt de sleutel hiertoe volgens ons bij het zoveel mogelijk standaardiseren en uniformeren van werkprocessen op regionaal niveau. Zo levert het standaardiseren van de gegevensuitwisseling (gemeenschappelijke taal) niet alleen de mogelijkheid om regelarm werken bij zowel de zorgaanbieders als de gemeente mogelijk te maken, maar ook om de investeringen in de ICT, die nodig zijn als gevolg van de transitie, te beperken. Dit geldt voor zowel de aanbieders als de gemeenten. 9
Investeren In de periode van oktober 2012 tot en met juli 2013 heeft KING een verkenning informatievoorziening sociaal domein uitgevoerd met als doel een gedragen advies te geven over de inrichting van de informatievoorziening in het sociaal domein en een aanzet op hoofdlijnen voor het gefaseerd bereiken ervan. Aanleiding voor de verkenning was dat, als gevolg van de ontwikkelingen in het sociaal domein, gemeenten worden geconfronteerd met vragen op het terrein van ICT, informatiebeleid, standaardisatie van werkprocessen, privacy en gegevensbeveiliging. In het advies van KING 8 wordt aangegeven dat gemeenten aanzienlijke investeringen nodig achten, om hun informatievoorziening gereed te maken voor de decentralisaties in het sociaal domein. Er kan geld bespaard worden door als gemeenten gezamenlijk op te trekken. Besparingen zijn er bijvoorbeeld door gezamenlijk een bestek te schrijven (in plaats van ieder voor zich) of door gezamenlijk aanbestedingen te doen voor nieuwe systemen. Daarnaast wordt in dit eindadvies aangegeven dat gemeenten kosten voor de integratie van systemen verwachten. Vanwege de diversiteit in de bestaande systemen bij gemeenten kunnen de integratiekosten exponentieel toenemen. Integratiekosten zijn er ook waar bestaande systemen ingepast moeten worden in landelijke ketens (Justitie, W&I, AWBZ). Door de informatie-uitwisseling met ketenpartners via een gegevensknooppunt en gestandaardiseerde koppelvlakken en berichten vorm te geven, verwachten de gemeenten, volgens KING, in deze integratie veel geld te kunnen besparen. Wat zijn de mogelijke effecten voor de regio? Hieronder brengen wij een aantal mogelijke effecten in kaart op kosten voor zowel de zorgaanbieders als de gemeenten. Kosten voor zorgaanbieders In West-Brabant zijn meer dan 40 zorgaanbieders en 18 gemeenten betrokken bij het programma regelarme transitie AWBZ. Van de zorgaanbieders is bekend dat zij ongeveer 1% van hun formatie inzetten voor de verantwoording en facturatie van de geleverde zorg 9. De kosten voor de ICTsystemen (licenties, onderhoud etc.) zijn ongeveer 2,5% van de omzet van deze organisaties. De transitie heeft tenminste effect op deze twee variabelen. Aantal FTE aanbieders West-Brabant 2013 22585,21 Aantal FTE verantwoording en registratie (1%) 225,85 Personeelskosten FTE verantwoording en registratie 11.292.605 Omzet aanbieders West-Brabant 1.721.417.090 ICT-kosten (2,5% van de omzet) 43.035.427 Personeelslasten De betrokken zorgaanbieders in West-Brabant hebben op dit moment (uitgaande van 1% van de formatie) ongeveer 225 FTE in dienst voor de verantwoording en facturatie van de geleverde zorg aan de zorgkantoren. De omvang van deze formatie komt hoe dan ook onder druk te staan als 8 Eindadvies VerkenningInformatievoorziening Sociaaldomein (VISD), KING 9 Benchmark overhead Care Berenschot 10
gevolg van de transitie. Want wij verwachten dat de omvang van deze formatie bij gelijkblijvende standaarden overeenkomstig huidige AWBZ terugloopt omdat er de komende jaren minder burgers via maatwerkvoorzieningen ondersteund zullen worden en er dus ook minder administratieve handelingen verricht hoeven te worden onder invloed van meer oplossingen die op basis van de piramide van eigen kracht gedaan gaan worden. Deze reductie is echter alleen te realiseren als zorgaanbieders zo min mogelijk variatie en/of uitbreiding in de werkzaamheden voor verantwoording en facturatie krijgen. Naar ons idee zijn er meerdere scenario s mogelijk die de omvang van deze formatie beïnvloeden: 1. Alle 18 gemeenten gaan de verantwoording en facturatie op een eigen wijze uitvragen. Dit levert een extra tijdsbesteding op voor zorgaanbieders. Deze is momenteel lastig te kwantificeren. Wel is de redenering hiervoor als volgt. Als zorgaanbieders via meerdere systemen de productie, realisatie en verantwoording, zowel formele als informele inzet, moeten verwerken, dan levert dit extra werkzaamheden op en een grotere kans op fouten die weer herstelt moten worden in meerdere systemen. Kortom, hoe meer variatie er in de systemen en processen komen waar medewerkers mee moeten werken om de vraag te verhelderen, arrangeren, beschikken, leveren, declareren en verantwoorden, hoe meer tijd er beschikbaar moet zijn voor de uitvoering van deze processen. De toename die voorzien wordt is inclusief de verwachte daling van de formatie bij zorgaanbieders als gevolg van de afname van de werkzaamheden (meer cliënten die gebruik gaan maken van algemene voorzieningen, en minder maatwerk). 2. Alle 18 gemeenten maken gebruik van de landelijke standaard voor gegevensuitwisseling. Dit levert naar verwachting nauwelijks extra tijdsbesteding op bij de zorgaanbieders. Er is een verwachte daling van het aantal cliënten waarover het berichtenverkeer gaat waardoor (van maatwerk naar algemene voorzieningen) waardoor de huidige formatie daalt. Deze verwachte daling in formatie is op het moment lastig verder te kwantificeren. Aandachtspunt is daarbij nog dat als in de Wmo maatwerkvoorziening en op de nieuwe prestaties Zvw wijkverpleging de inzet van de mantelzorg, informele zorg en eigen netwerk als alternatief op de inzet van professionals ook apart verantwoord moet worden (en mogelijk als basis dient voor de declaratie), een toename van het aantal FTE s waarschijnlijk niet te vermijden zijn. Per FTE waarmee de personeelsformatie toe gaat nemen is een bedrag van tenminste 50.000 10 aan de orde. De scenario s waarin gekozen wordt voor het gebruik van een standaard voor gegevensuitwisseling leveren een structurele besparing op, afhankelijk de mate van standaardisatie waar de aanbieders mee te maken krijgen. Het omlaag brengen van kosten door beperking van het effect op de kostprijs van aanbieders kan dus alleen maar door vooral op zoveel mogelijk fronten van het proces, van vraag tot en met declaratie, te standaardiseren. ICT kosten De totale kosten voor ICT van de zorgaanbieders in West-Brabant bedragen ongeveer 2,5% van de omzet 11. De aanbieders besteden op basis van deze aanname ongeveer 43miljoen aan ICT per jaar. Wanneer alle 18 gemeenten gebruik maken van de landelijke standaard voor gegevensuitwisseling 10 De kosten per FTE voor deze functies zijn ongeveer 50.000 (salaris en sociale lasten, exclusief overige toerekenbare werkgeverskosten). 11 Benchmark in de Zorg 2013, ActiZ 11
zullen de aanpassingen die hiervoor nodig zijn bij de aanbieders lager zijn dan wanneer alle gemeenten verantwoording en facturatie op eigen wijze uitvragen. In het totale systeem zijn de kosten aanmerkelijk lager wanneer gemeenten volgens de landelijke standaard berichten gaan uitwisselen met zorgaanbieders. Kosten voor gemeenten Wat zijn de kosten die de gemeenten in West-Brabant moeten maken om de nieuwe taken zo regelarm mogelijk in te richten? De ICT-kosten van de gemeenten in West-Brabant bedragen ongeveer 46 miljoen euro per jaar. Dit is gebaseerd op de aanname dat de jaarlijkse kosten voor ICT van gemeenten ongeveer 70 euro per inwoner bedragen 12. Deze kosten zijn opgebouwd uit diverse onderdelen: In de onderstaande tabel is de verdeling naar kostensoorten toegepast op de totale ICT-kosten die de 18 gemeenten in West-Brabant jaarlijks maken. Personeel 45% 21.605.472 Software 29% 13.923.526 Servers & Storages 10% 4.801.216 Netwerk en datacommunicatie 6% 2.880.730 ICT-werkplek 5% 2.400.608 Spraak 5% 2.400.608 Faciliteiten 0% - Totaal 100% 48.012.160 Uit de bovenstaande tabel is af te lezen dat er binnen de regio West-Brabant (op basis van de aanname van 70 euro per jaar per inwoner) jaarlijks ruim 35 miljoen (74% van de totale jaarlijkse uitgaven) besteed wordt aan personeel (o.a. applicatiebeheerders, helpdesk, onderhoud) en 12 Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2013, M&I partners 2013 12
software (diverse applicaties). Binnen deze kostensoorten is nog onderscheid te maken naar kosten voor de primaire processen van een gemeente en de ondersteunende processen. De gemiddelde ICTkosten per inwoner over de verschillende primair processen van de gemeenten komen op 19 per inwoner. In verhouding gaan de meeste ICT-kosten van de primair processen naar de processen Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening (19%), Financiën en Bedrijfsvoering (19%) en Algemeen bestuur/burgerzaken (16%). De transitie zal vooral invloed hebben op de kosten voor sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. Incidenteel en structureel De benodigde investeringen om te standaardiseren zullen deels eenmalig zijn en deels structureel. De eenmalige kosten zijn sterk afhankelijk van de huidige situatie bij de individuele gemeenten: kwaliteit ICT-infrastructuur, soorten contracten met leveranciers, mate van desinvestering etc.). De structurele kosten zijn afhankelijk van de keuzes die de gemeenten in de regio West-Brabant gaan maken met betrekking tot een gezamenlijke aanpak van de benodigde ICT-aanpassingen. Een gezamenlijke aanpak kan de structurele kosten aanzienlijk verlagen door gezamenlijke aanbesteding en/of het gezamenlijk investeren. Een groep Overijsselse gemeenten gaan in cocreatie met een ICT-bedrijf een systeem ontwikkelen voor het integraal uitvoeren van hun nieuwe zorgtaken. Enschede, Apeldoorn, Rijssen-Holten, Zwolle, Losser en Noaberkracht (waarin Dinkelland en Tubbergen samenwerken) combineren hun inhoudelijke kennis met de technische kennis van de leverancier om samen tot een goed ICT-product te komen. De gemeenten investeren hun kennis en hoeven daarom niet voor de ontwikkeling van het systeem te betalen. Het ict-bedrijf kan het product na ontwikkeling op de Nederlandse markt brengen. De zeven gemeenten zullen dan ook wel voor het gebruik van het systeem gaan betalen. Eind dit jaar moet het systeem gereed zijn. Decentralisatiegedachte Het systeem moet de decentralisatiegedachte weerspiegelen. In het concept zijn er 4 modules: 1 De frontoffice -module wordt gebruikt voor de eerste beoordeling. In deze module wordt zo veel mogelijk verwezen naar een oplossing in de eigen kring van de cliënt en daarna pas naar een wijkteam. 2 Komt een cliënt bij het wijkteam dan wordt de multidisciplinaire case management-module gebruikt, waarin onder andere het uitgangspunt één gezin, één plan naar voren komt. 3 Vervolgens staan in de arrangementenmodule alle in te zetten producten en diensten van de verschillende partijen vastgelegd. 4 In de verantwoordingsmodule ten slotte kunnen rapportages gemaakt worden. Conclusies Op basis van onze verkenning naar het regelarm inrichten van de verantwoording en registratie concluderen wij dat een niet-regelarme inrichting kostenverhogend werkt. 13
Indien er niet gekozen wordt voor een standaard voor het berichtenverkeer en bijbehorende werkprocessen dan: Krijgen zorgorganisaties te maken met een veelvoud aan manieren om gegevens te registreren en hierover te communiceren. Voor de zorgorganisaties in de regio betekent dit dat er meer formatie nodig is voor verantwoording en registratie terwijl het aantal burgers waarover het berichtenverkeer plaatsvindt daalt. Dit valt niet (alleen) op te lossen door efficiënter en effectiever werken. Missen de gemeenten de mogelijkheid om kosten te besparen door de benodigde aanpassingen in de systemen gezamenlijk te (laten) ontwikkelen en door te voeren. Dit heeft ook effecten voor de efficiency van het systeem rond de klant, waardoor de klant mogelijk vertraging in de beantwoording en afhandeling van de ondersteuningsvraag ervaart. Advies In dit advies is een aantal ontwikkelingen belicht die kunnen helpen om een zo regelarm mogelijk stelsel in te richten met elkaar. Dit advies wordt aangeboden aan de kerngroep en stuurgroep van het programma regelarme transitie West-Brabant. Het regelarm expertteam wil met dit advies zichtbaar maken wat de meerwaarde kan zijn van het gezamenlijk optrekken van partijen in de regio. Naarmate 1 januari 2015 nadert, loopt de druk op en is het van belang deze wellicht als open deur ervaren opmerking voor ogen te blijven houden. Naast de inzet van ieders kennis en expertise die nodig zijn om de puzzel van de meest regelarme invulling van de decentralisaties te kunnen leggen en waar te kunnen maken, is helder dat keuzes die niet gericht zijn op regelarmheid tot hogere kosten zullen leiden. Essentieel is de keuze voor een eenduidig (hybride) financieringsmodel vanuit één samenhangend kader, vanuit één logica en werkend met één controlemechanisme. Een dergelijk eenduidig financieringsmodel levert professionals in de wijk ruimte om schotloos te werken zodat wanneer nodig maatwerk aan de cliënt geleverd kan worden vanuit diverse domeinen. Er kan geld bespaard worden door als gemeenten gezamenlijk op te trekken. Besparingen zijn er bijvoorbeeld door gezamenlijk een bestek te schrijven (in plaats van ieder voor zich) of door gezamenlijk aanbestedingen te doen voor nieuwe systemen. Aanbevolen wordt dan ook om een aantal ontwikkelingen die landelijk gestart zijn te adopteren. Hiermee doelen we op ontwikkelingen zoals plan= realisatie, de keuze om de landelijke berichtenstandaard gezamenlijk te adopteren en een zo lean mogelijke aansluiting voor cliëntlogistiek over de domeinen heen te ontwikkelen en deze als keuzes en werkwijze uit te dragen vanuit en onder de samenwerkingspartners in het programma. Gezamenlijk kan dan besproken worden wat vervolgacties zouden kunnen zijn. Daarbij ook het uitdrukkelijk pleidooi om dit op korte termijn op te pakken. Nu is een moment waarop nog enige ruimte bestaat om dit gezamenlijk op te pakken en af te stemmen en de ruimte te scheppen voor plaatselijke aansluiting en vertaling. Naarmate de tijd voortschrijdt zal de ruimte hierin als steeds beperkter ervaren worden. 14
Op korte termijn (dwz voor de zomer) zal afgestemd moeten worden omdat anders onder druk van de voortschrijdende tijd elke partij zijn eigen afwegingen en voorbereidingen zal gaan maken. Hierdoor gaat het lastiger worden om op een later tijdstip alsnog te komen tot een gezamenlijke afstemming. Het mogelijke effect op de kosten is aangegeven. Vervolgstappen Wanneer de aanbevelingen van het regelarme expertteam ondersteund of overgenomen worden, wordt het van belang dat (de inhoud van) het advies een weg gaat vinden naar de diverse agenda's van de samenwerkingspartners in het programma, zoals het portefeuillehoudersoverleg van de gemeenten in West Brabant, de WOZ, het overleg van de zorgaanbieders in West Brabant, de CZ Groep en Zorgbelang Brabant. Wat is de kern per praktijkvoorbeeld? Plan =realisatie Zowel in de contractering van gemeenten met aanbieders als in de inkoop van de zorgverzekeraars met aanbieders zou plan is realisatie het onderliggend principe moeten zijn. Hier hoort een controle bij op basis van steekproeven vanuit high trust high penalty. Verantwoording op basis van minutenregistratie is onvoldoende regelarm. Standaardiseren van gegevensuitwisseling Landelijk is een functionele standaard voor het elektronisch berichtenverkeer in de iwmo en ihlz ontwikkeld. Met deze standaard worden de bestaande specificaties in de AWBZ optimaal hergebruikt. Bij de ontwikkeling van de standaarden gaat het om administratieve lasten te beperken en uit te dragen dat standaarden en maatwerk in de dienstverlening elkaar niet in de weg staan. Aansluiten op een landelijke standaard voor de gegevensuitwisseling werkt kostenbesparend. Om deze kostenbesparing te kunnen verzilveren zijn verdere afspraken nodig op gebiedsniveau. Deze afspraken kunnen het aansluiten bij de landelijke standaard op basis van vrijwilligheid behelzen in het af te spreken gebied. Logistiek van cliëntstromen Insteek is om aansluiting tussen domeinen op een aantal punten lean uit te werken. Deze uitwerking wordt ter beschikking gesteld aan de regio, subregio, dan wel gemeente. Deze kan al dan niet geadopteerd worden. Adoptie van een dergelijke zorgproces dat lean ingericht is leidt tot kostenbesparingen en betere kwaliteit voor de klant, al was het alleen maar omdat er zich geen onnodige vertragingen voordoen in het proces rondom de klant. 15
Bijlage 1: Overzicht landelijke trajecten Domein zorg (Wmo en AWBZ) i-wmo Het traject i-wmo definieert de standaarden en gegevensuitwisseling tussen de gemeenten, ketenpartners en verzekeraars voor de uitvoer van de Wmo. Gegevensuitwisseling en standaarden zorg: GuStan GuStan is het project over gegevensuitwisseling en standaarden van het ministerie van VWS. GuStan richt zich op de gegevensuitwisseling die de domeinen overstijgt, zoals Wmo, AWBZ, Zvw. Ook de randvoorwaarden om deze uitwisseling mogelijk te maken, zoals standaarden en infrastructuur, besturing en beheer. KLIK: Klant in de keten Standaard voorlichting over de hervormingen in de langdurige zorg. Gegevensoverdracht cliënten AWBZ Wmo In het kader van dit traject is een oplossingsrichting ontwikkeld voor het uitwisselen van cliëntgegevens van zorgkantoren en CIZ naar gemeenten. Regelhulp De website Regelhulp.nl is de digitale wegwijzer voor de burger over zorg en ondersteuning. Domein jeugd Collectieve Opdracht Routeervoorziening (CORV) Met CORV wordt de berichtenstroom gedigitaliseerd en gestandaardiseerd tussen partijen in de justitiële jeugdketen, waaronder gemeenten. Een belangrijke eerste stap is een impactanalyse. Beleidsinformatie Jeugd Dit traject biedt ondersteuning bij de implementatie van infrastructurele voorzieningen waarmee aanbieders van jeugdhulp en gecertificeerde instellingen beleidsinformatie kunnen verstrekken aan gemeenten en ministeries. Eenmalige Gegevensoverdracht: cliëntgegevens Jeugd Het doel van de eenmalige gegevensoverdracht is dat gemeenten over persoonsgegevens beschikken om hun toekomstige klanten te informeren over hoe en bij wie per 1 januari 2015 jeugdhulp kan worden gevraagd en gekregen. Op het gebied van werk en inkomen Samen voor de klant: door decentralisaties, veranderingen in wettelijke taken en bezuinigingen staan UWV en gemeenten voor een veranderde opgave. Zij staan voor de opgave meer mensen aan het werk te helpen met minder geld. 16
Bijlage 2: Checklijst VISD Klaar voor 1 januari 2015 Deze actiepunten kunnen helpen als gemeente op tijd voldoen aan de wettelijke verplichtingen en afspraken. Er zijn ook actiepunten opgenomen die concrete, handige oplossingen bieden voor gemeenten. Nog niet alle verplichtingen zijn duidelijk of definitief. De lijst van de VISD wordt steeds aan op basis van de ontwikkelingen in de loop van 2014 en feedback van gemeenten. Het programma VISD werkt verder aan het concreter maken van deze actiepunten. De situatie in de gemeente Afhankelijk van de situatie in de gemeente kunnen meer actiepunten aan de orde zijn. Onderstaande lijst is dus nog niet volledig. De lijst is een handreiking om de informatievoorziening in de gemeente te gaan inrichten op het sociaal domein. Elke gemeente is zelf verantwoordelijk voor de aanpassingen aan de nieuwe taken in het sociaal domein. Advies VISD VISD adviseert gemeenten dringend: gebruik vooral wat er landelijk en in de eigen regio is en wordt ontwikkeld. Voorkom te veel inspanningen in het ontwikkelen van eigen oplossingen. ACTIEPUNTEN BELEIDSINFORMATIE De 22 actiepunten 13 zijn: ACTIEPUNTEN BELEIDSINFORMATIE 1. Sluit aan op de gemeentelijke monitor sociaal domein 2. Gebruik de basis- en facultatieve gegevensset voor beleidsinformatie ACTIEPUNTEN KETENINFORMATISERING 3. Sluit aan op CORV (de digitale en gestandaardiseerde berichtenstroom tussen partijen in de justitiële jeugdketen) en maak afspraken over berichtafhandeling/verwerking 4. Richt berichtuitwisseling in voor zorgtoewijzing en declaratie Jeugd 5. Richt berichtuitwisseling in voor zorgtoewijzing en declaratie i-wmo 6. Richt berichtuitwisseling in voor eigen/ouder bijdrage 7. Richt berichtuitwisseling in met de Sociale Verzekerings Bank (SVB) voor het trekkingsrecht PGB 8. Richt berichtuitwisseling in voor Inzage indicaties Wet Langdurige Zorg ACTIEPUNTEN EENMALIGE GEGEVENSOVERDRACHT 9. Organiseer eenmalige gegevensoverdracht Jeugd 10. Organiseer eenmalige gegevensoverdracht i-wmo 13 Het programma VISD werkt aan het concreter maken van deze actiepunten 17
ACTIEPUNTEN PRIVACY 11. Doe de Privacy Scan van de Verkenning Iinformatievoorziening Sociaal Domein en stel de actiepunten vast 12. Voer de actiepunten uit de Privacy Scan VISD uit 13. Stel convenanten op met alle ketenpartners ACTIEPUNTEN INFORMATIEBEVEILIGING 14. Tref de maatregelen van de BIG 14 (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) voor alle domeinen en alle nieuwe taken 15. Voer voor bestaande applicaties in het sociaal domein de BIG nulmeting en impactanalyse uit 16. Stel vast of de BIG voldoende is voor alle domeinen en alle nieuwe taken in het sociaal domein 17. Tref aanvullende maatregelen ACTIEPUNTEN INFORMATIEVOORZIENING ALGEMEEN 18. Bepaal welk archetype voor uw gemeente van toepassing is 19. Bepaal de prioriteiten in de informatievoorziening voor uw archetype 20. Stel vast welke functionaliteit uw gemeente al in huis heeft 21. Stel vast welke functionaliteit nog ontbreekt en maak een plan 22. Verwerf de functionaliteit en gebruik de eisen in het Programma van Eisen VISD 14 De BIG is een instrument waarmee gemeenten zij in staat zijn om te meten of de organisatie in control is op gebied van informatiebeveiliging. 18
Bijlage 3: Gemeentelijke monitor Sociaal Domein De gemeentelijke monitor Sociaal Domein is een monitor die per 1 januari 2015 via www.waarstaatjegemeente.nl ontsloten wordt. De monitor voorziet in de horizontale beleids- en verantwoordingsinformatie. Dat betekent de informatievoorziening richting de Raad en de burger. De monitor geeft inzicht in de mate waarin beoogde maatschappelijke doelstellingen worden gerealiseerd. De monitor toont gegevens op geaggregeerd niveau (niet te herleiden naar een individu). Waarom gebruik maken van de monitor? Gemeenten hebben in de voorbereiding op de decentralisaties, maar ook na 1 januari 2015 veel taken op haar bord liggen. Dus ontstaat de vraag: waarom ook nog aan een landelijke monitor meewerken? De vrees bestaat dat dit leidt tot extra administratieve lasten en een herhaling van zetten. De meerwaarde van de gemeentelijke monitor sociaal domein zit in de volgende punten: De monitor voorziet in de vergelijkbaarheid van informatie. Gemeenten krijgen middels de monitor inzicht in resultaten, inzet en behaalde maatschappelijke effecten. Hierdoor kunnen gemeenten zich onderling vergelijken en samen leren. Het definiëren van een gezamenlijke gegevensset en gemeenschappelijke taal van gegevens met als doel om te kunnen vergelijken met een gemeente of wijk die qua kenmerken en opbouw dicht bij de eigen gemeente of wijk ligt. Om te kunnen vergelijken, is een gemeenschappelijke taal nodig. Hebben we dezelfde definitie van bijvoorbeeld eerstelijnsvoorziening, een begrip als armoede, of een basisvoorziening? Aan de monitor wordt niet alleen informatie uit het sociaal domein toegevoegd, maar wordt ook ingegaan op informatie die wordt ontsloten vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) en de 19