Module 1 Informatica Hoofdstuk 1 - Het belang van informatie Hoofdstuk 2 - Inleiding informatiesystemen Hoofdstuk 3 - De andere kant van ICT De doelstellingen van module 1 - Informatica zijn: Je kunt het verschil aangeven tussen gegevens en informatie. Je kunt de verschillende activiteiten binnen een bedrijf noemen en aangeven welke rol ICT daarbij kan spelen. Je kent het verschil tussen informatieverzorging en informatievoorziening. Je kunt uitleggen wat een systeem in het algemeen is en een informatiesysteem in het bijzonder. Daarbij kun je ook vertellen op welke manier systemen bestuurd worden. Je weet welk verband er bestaat tussen informatiebehoefte en informatiesysteem. Je kunt opsommen welke eisen er gesteld kunnen worden aan informatie en welke eisen er gelden voor een informatiesysteem. Je kent de componenten van een informatiesysteem. Je weet voor welke doelen informatiesystemen ingezet worden. Je kent twee typen informatiesystemen en kunt voorbeelden van beide typen noemen. Je beseft dat informatica in alle geledingen van de maatschappij is doorgedrongen. Je kunt aangeven welke problemen er kunnen ontstaan bij de grootschalige uitwisseling en opslag van informatie en welke invloed ICT zoal op de maatschappij heeft (gehad). 15
HOOFDSTUK 1 1.1 Het verschil tussen gegevens en informatie Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die (vaak) op een afgesproken wijze zijn vastgelegd zodat er (een uniforme wijze van) verwerking mogelijk is. Gegevens vormen de grondstof van informatie. In de informatica speelt het verwerken van gegevens tot informatie een grote rol. Uit deze zin blijkt dat er tussen gegevens en informatie een duidelijk verschil bestaat. We zullen het verschil tussen gegevens en informatie verduidelijken met een voorbeeld. Voorbeeld: Ziekenhuisadministratie Stel je de geautomatiseerde patiëntenadministratie van een ziekenhuis voor. In de computers van het ziekenhuis zitten talloze gegevens over heel veel patiënten. Met de meeste gegevens wordt op een willekeurige dag niets gedaan. Laten we Simon Kok als voorbeeld nemen. Hij heeft in 2004 een knieoperatie ondergaan en komt dus voor in het computersysteem van het ziekenhuis. Bij zijn naam staan allerlei gegevens, zoals: adres geboortedatum bloedgroep naam van de huisarts bijzonderheden over de operatie. Als Simon Kok niet opnieuw naar het ziekenhuis hoeft, zal geen enkele arts of verpleegkundige uit zichzelf iets met zijn gegevens doen. Zij hebben deze gegevens immers niet nodig als Simon verder geen medische behandeling meer nodig heeft. Het wordt anders als Simon bij het skaten zijn heup breekt en opnieuw op de operatietafel belandt. De assistente van de chirurg zal op dat moment behoefte hebben aan alle informatie die er in het ziekenhuis over Simon Kok beschikbaar is. Dit betekent dat zij in de grote berg aan gegevens gericht op zoek gaat naar de gegevens van Simon Kok. Op het moment dat zij de juiste gegevens over Simon Kok gevonden heeft, en eventueel wat gegevens gecombineerd heeft en in een bepaalde context heeft geplaatst, vormen die gegevens voor haar en voor de chirurg informatie. 16
Context is belangrijk Dat gegevens in een bepaalde context moeten worden geplaatst voordat ze informatiewaarde krijgen, blijkt uit het volgende. Het getal 37 op een patiëntenkaart zegt niet zoveel. Pas als je weet dat dit de lichaamstemperatuur is, kun je er een conclusie aan verbinden: deze patiënt heeft geen koorts. Staat dit getal voor de onderdruk bij de bloeddrukmeting, dan wordt er heel andere informatie geleverd: deze patiënt heeft een veel te lage bloeddruk en er moet snel ingegrepen worden! Informatie Engelstalige video over het verschil tussen gegevens en informatie. 0964313-M Koedam, 0965778-M Marcel Braa,m Kok, 32 Simon Hendrik 3423 AB Watersnip Nieuwegein 66 PL-RP-58 3481 JJ Nieuwegein O- 1.76-88 NZ-RP-58 19-12-1968 AB+ 1.82-88 13-02-1998 12-10-1970 patellaluxatie 13-02-2004 131-86patellaluxatie 37.2 131-86 locoregionale 37.2 anesthesie cefazoline locoregionale 1000 mg anesthesie 17-02-1998 cefazoline 1000 mg Ands, Maria 23-02-2004 Catharina 034542-V Zeeuws, Maria Catharina 0955442-V Verwerking van de gegevens tot informatie S.H. Kok, Watersnip 66, 3481 JJ Nieuwegein, geboren 12 oktober 1970, heeft op 13 februari 2004 een operatie ondergaan wegens een verdraaide knieschijf. Zijn bloedgroep is AB+, zijn lichaamstemperatuur was normaal (37,2 graden), de bloeddruk was normaal (131-86). De operatie vond plaats onder plaatselijke verdoving. Hij heeft het antibioticum Cefazoline voorgeschreven gekregen. De hechtingen zijn verwijderd op 23 februari 2004. Gegevens, gegevensverwerking en informatie. Informatiesysteem Vroeger werden gegevensverzamelingen, zoals de patiëntenadministratie van het ziekenhuis, bewaard in enorme kaartenbakken. Op het moment dat iemand iets over een patiënt wilde weten, werd zijn of haar kaart opgezocht. Tegenwoordig is in ziekenhuizen alles geautomatiseerd en worden alle gegevens met computers beheerd. Toch is het principe niet veranderd: of je nu een patiëntenkaart in een kaartenbak opzoekt of aan de computer vraagt om een uitdraai van de medische gegevens van patiënt Kok, je bent in beide gevallen bezig met het verkrijgen van informatie uit gegevens en je maakt daarbij gebruik van een informatiesysteem. 17
ICT belangrijk bij gegevensverwerking De rol van ICT bij gegevensverwerking wordt steeds belangrijker. Onder ICT verstaan we het geheel aan hardware, software en datacommunicatiefaciliteiten en de diverse toepassingen ervan. ICT is dus een ruim begrip. Het omvat zowel apparatuur als programmatuur (software), maar ook toepassingen als: netwerken internet intranet mobiele communicatie. Informatie ICT = Informatie- en Communicatie Technologie 1.2 Bedrijfsactiviteiten Gegevensverwerking speelt natuurlijk niet alleen in ziekenhuizen een belangrijke rol. Ook in het bedrijfsleven kan men bij de bedrijfsvoering niet zonder informatiesystemen. Om het belang van een goed functionerend informatiesysteem te illustreren, vertellen we iets meer over de activiteiten van bedrijven. 1.2.1 Primaire en secundaire processen Primaire processen In een bedrijf streeft men een of meer gezamenlijke doelen na. Deze doelen bepalen de activiteiten die nodig zijn om de doelen te bereiken. We kunnen hierbij onderscheid maken tussen de hoofdactiviteiten, ofwel de primaire processen, en de ondersteunende activiteiten, de secundaire processen. Informatie Primaire processen zijn de activiteiten die nodig zijn om producten en diensten te produceren en te leveren. Ze zijn van levensbelang voor het bedrijf. Als deze primaire processen wegvallen, kan de onderneming niet verder voortbestaan. De primaire processen zijn de activiteiten waarin een bedrijf gespecialiseerd is. Ze dragen bij aan het uiteindelijke resultaat voor de klant. Denk bijvoorbeeld aan: inkoop productie logistiek (opslag en distributie) verkoop. Voor bedrijven die zelf hun producten ontwerpen, zoals Philips en General Motors, is ook onderzoek en ontwikkeling een primair proces. 18
Informatie Productie is een van de primaire processen. Secundaire processen Secundaire processen zijn de activiteiten die de primaire processen in een bedrijf mogelijk maken. De klant ziet meestal niets van de secundaire processen, maar de primaire processen kunnen niet zonder de secundaire processen. Onder secundaire processen vallen onder meer: personeelszaken salarisadministratie kantine postkamer. 1.2.2 Inkoop Voor de meeste bedrijven is een goed inkoopbeleid erg belangrijk. Goed inkopen betekent in de eerste plaats dat vastgesteld moet worden: welke grondstoffen of artikelen nodig zijn in welke hoeveelheid deze nodig zijn wanneer deze geleverd moeten worden. Er moet dus naar betrouwbare leveranciers gezocht worden en daarbij moeten aanbiedingen van leveranciers onderling vergeleken worden. Als het inkoopbeleid niet in orde is, kan dit schade opleveren voor een bedrijf. Hoe groot die schade is, hangt af van het soort bedrijf. Bijvoorbeeld: Als een drukkerij vergeten is een bepaalde papiersoort in te kopen, kan men misschien ander papier (bijvoorbeeld getint papier) gebruiken en hierdoor de schade beperken. 19
Als een autobandenhandel niet voldoende banden voor de meest gebruikte personenwagens heeft ingekocht, kan men niet eenvoudig een andere maat leveren en zal de automobilist naar de concurrent gaan. Het zal duidelijk zijn dat een juist inkoopbeleid belangrijk is voor de concurrentiepositie van een bedrijf. Informatiesystemen zijn onmisbaar bij het stroomlijnen van het inkoopbeleid. 1.2.3 Productie Ook bij het plannen van de productie spelen informatiesystemen een grote rol. Een productieproces bestaat uit een aantal stappen: het maken van een ontwerp of recept, dat aangeeft wat er nodig is een inventarisatie van de benodigde resources: materialen, machines en menskracht het plannen van het productieproces; het op elkaar afstemmen van de verschillende productiefasen het produceren. Handelsbedrijven en dienstverlenende bedrijven Voor de hand liggende voorbeelden van de beschrijving hierboven zijn bedrijven die een concreet product maken en verkopen, zoals een bierbrouwerij, een kaasfabriek en een bakkerij. Maar er zijn ook bedrijven die op een andere manier winst maken, namelijk handelsbedrijven en dienstverlenende bedrijven. Bij handelsbedrijven, zoals groothandels en importeurs, zijn de verkochte goederen dezelfde als de ingekochte. Het bedrijf produceert zelf niets. Zulke bedrijven fungeren als tussenpersoon tussen de producent en de consument of detailhandel. Bij dienstverlenende bedrijven wordt geen tastbaar product verkocht, maar is het product een dienst. Je kunt hierbij denken aan een schoonmaakbedrijf, een busmaatschappij, een theater, een adviesbureau of een kinderdagverblijf. Een dienstverlenend bedrijf, zoals een theater en kinderdagverblijf, verkoopt geen tastbaar product. 20
1.2.4 Verkoop Een afdeling Verkoop heeft de taak zoveel mogelijk producten of diensten te verkopen, oftewel orders binnen te halen. Op welke manier dit gebeurt en welke middelen men daarbij inzet, verschilt per bedrijf. Het zal duidelijk zijn dat ook voor de verkoopactiviteiten een informatiesysteem van groot belang is. 1.3 Gegevensverzameling en -verwerking Binnen elk bedrijf speelt informatie een essentiële rol. Informatie is onmisbaar om bestaande processen of activiteiten goed te laten verlopen of te verbeteren. Zonder informatie over de processen is het voor het bedrijf onmogelijk om een verantwoorde keuze te maken of beslissingen te nemen. Het bedrijf kan alleen heldere besluiten nemen, beslissingen op elkaar afstemmen en de verschillende bedrijfsprocessen beheersen en verbeteren als het op tijd overzichtelijke en betrouwbare informatie heeft. 1.3.1 Gegevensverzameling Om het primaire proces van bijvoorbeeld de verkoop goed te laten verlopen, moet de afdeling Verkoop ondersteund worden door diverse andere afdelingen. Zij verzorgen de secundaire processen. Zo kunnen onder meer de afdeling Administratie en de afdeling Marketing voor informatie zorgen die relevant is voor het verkoopproces. Om de verkoopactiviteiten te bevorderen verzamelt het bedrijf allerlei gegevens, bijvoorbeeld over: modetrends nieuwe technologieën demografie gevolgde opleidingen. Maar ook gedetailleerde omzetgegevens zijn van belang, zoals: Welke kleur fiets is het meest verkocht? Wordt er meer witbier dan trappistenbier verkocht? Worden er dit jaar meer navigatiesystemen verkocht dan vorig jaar? Gedetailleerde omzetgegevens: wordt er meer witbier dan trappistenbier verkocht? Demografische gegevens zijn te vinden bij het Nederlands Interdisciplinair Demografisch Instituut 21
1.3.2 Gegevensverwerking Deze gegevens verschillen van bedrijf tot bedrijf, maar ze hebben één ding gemeen: wil je er informatie uit kunnen halen, dan moeten ze verwerkt worden. Bij het verwerken van gegevens kunnen bijvoorbeeld deze activiteiten nodig zijn: zoeken selecteren rekenen sorteren toetsen/vergelijken veranderen analyseren. Zonder informatie is het moeilijk om een verantwoorde beslissing te nemen: www.vergelijk.nl. 22
1.4 Informatievoorziening en informatieverzorging Voor het goed laten verlopen van de processen in een organisatie is allerlei informatie nodig. Deze informatie moet kwalitatief goed zijn. 1.4.1 Informatievoorziening Om de informatie voor de processen op de goede plaats te krijgen, moet de organisatie over de juiste voorzieningen beschikken. De term die in dat verband gebruikt wordt, is dan ook informatievoorziening. Je komt ook wel de term informatie-infrastructuur tegen. Informatie Tot informatievoorziening behoren alle middelen die de organisatie inzet om de informatie te verkrijgen. Deze middelen kunnen heel eenvoudig en beperkt zijn, maar ook gecompliceerd en omvangrijk. Dankzij de opkomst van netwerken en datacommunicatie is het mogelijk om veel sneller dan vroeger over informatie te beschikken. 1.4.2 Informatieverzorging Informatie moet kwalitatief goed zijn. Het basismateriaal - de gegevens - moet dus ook van een goede kwaliteit zijn. Dat noem je informatieverzorging. De informatieverzorging omvat: het verzamelen en vastleggen van gegevens het verwerken van de gegevens tot informatie het verstrekken van informatie het opslaan van (relevante) gegevens die voor langere tijd bewaard moeten worden. De verzekeringsmaatschappij heeft andere informatie nodig dan de chirurg. 23
De gebruiker beslist Uiteindelijk bepaalt de gebruiker - dat wil zeggen: degene die de informatie nodig heeft - welke informatie er uit de gegevens wordt gehaald. Dit verschilt dus van gebruiker tot gebruiker. Denk nog even aan het voorbeeld van patiënt Simon Kok (paragraaf 1.1). De ziekenhuismedewerker die hem - of zijn verzekeringsmaatschappij - de rekening voor de operatie stuurt, heeft andere informatie nodig dan de anesthesist of de chirurg. 1.4.3 Schema informatieverzorging In het schema zie je uit welke activiteiten informatieverzorging bestaat. opslag invoer verwerking uitvoer 24
1.5 Vragen en opdrachten 1.5.1 Open vragen 1. Welk verband bestaat er tussen gegevens en informatie? 2. Wat betekent de afkorting ICT en wat wordt er onder ICT verstaan? 3. a. Wat is het verschil tussen primaire en secundaire processen in een organisatie? b. Wat is in een school het primaire proces? c. Noem drie secundaire processen in een school. d. Noem een bedrijf waar salarisadministratie een primair proces is. 4. Vergelijk een uitgeverij met een schoonmaakbedrijf. In deze bedrijven vinden verschillende processen plaats. Welke verschillen zijn groter? Die tussen de primaire processen of tussen de secundaire processen? Licht je antwoord toe. 5. Een boekhandel heeft informatie nodig om een goed inkoopbeleid te kunnen voeren. Leg met voorbeelden uit waarom dat zo is. 6. a. Noem de vier stappen die je kunt onderscheiden in een productieproces. b. Geef voorbeelden van deze stappen voor: een bouwbedrijf een autofabriek. 7. Leg uit wat we met informatievoorziening bedoelen. 8. Geef de betekenis van de volgende begrippen: a. informatie-infrastructuur b. informatieverzorging. 9. Noem voor de volgende informatiebehoeften steeds twee gegevensbronnen waaruit de informatie gehaald kan worden: a. het telefoonnummer van Karin Spoelstra b. de vertrektijd van de intercity van Amersfoort naar Zwolle die omstreeks 11 uur arriveert in Zwolle c. de afstand tussen Augsburg en München. 10. Leg uit waarom er nu veel meer aandacht is voor de bescherming van de privacy dan tien jaar geleden. 11. a. Leg uit wat het burgerservicenummer is en waarom de overheid het ingevoerd heeft. b. Is zo n burgerservicenummer privacygevoelige informatie? Leg uit. 25
1.5.2 Meerkeuzevragen 1. Hieronder staan twee beweringen: I. Een voordeel van een informatiesysteem is dat de gegevens met behulp van de computer beheerd worden. II. Organisaties kunnen niet functioneren zonder goede, betrouwbare informatie. a. I en II zijn juist. b. I is juist en II is onjuist. c. I is onjuist en II is juist. d. I en II zijn beide onjuist. 2. Welke van de volgende uitspraken is juist? a. Een goede informatievoorziening is niet mogelijk zonder een goede informatieverzorging. b. Een goede informatieverzorging is niet mogelijk zonder een goede informatievoorziening. c. De informatieverzorging omvat onder andere het aanleggen van een computernetwerk. d. De gebruiker bepaalt welke informatievoorziening nodig is. 3. Welke van de volgende uitspraken is waar? a. In een database wordt informatie opgeslagen. b. Een informatiesysteem is per definitie geautomatiseerd. c. Een verjaardagskalender is een informatiesysteem. d. De behoefte aan informatie is pas in de 20e eeuw ontstaan. 4. Dienstverlenende bedrijven a. kennen alleen secundaire processen b. verkopen geen tastbare producten c. maken meer winst dan productiebedrijven d. maken minder winst dan productiebedrijven 5. Hieronder zie je de informatieverzorging in een bedrijf in schema weergegeven. Welke processen moeten bij 1 en 2 ingevuld worden? 1 invoer 2 uitvoer a. (1) gegevens, (2) informatie. b. (1) opslag, (2) verwerking. c. (1) informatie, (2) gegevens. d. (1) verwerking, (2) opslag. 26
1.5.3 Korte opdrachten 1. Ook in jouw leven speelt informatie een essentiële rol. Ga in je naaste omgeving op zoek naar een informatiebron waar je niet buiten kunt. Beschrijf deze informatiebron en geef in ca. 20 regels aan waarom hij zo belangrijk voor je is. Noteer daarbij ook of de informatie die deze bron levert eventueel ook op een andere manier te achterhalen is. 2. Misschien heb je, net als veel medeleerlingen, een bijbaan voor de avonden en/of weekends. Beantwoord met die baan in gedachten de volgende vragen. (Als je geen bijbaan hebt, kies dan een baantje als vakkenvuller bij een grootwinkelbedrijf, zoals V&D, H&M, Gamma, IKEA.) a. Noteer van het bedrijf de primaire en de secundaire processen. b. Ben je zelf werkzaam in het primaire of secundaire proces? 3. Kies uit de volgende lijst twee functionarissen. Noem voor deze persoon álle informatie die voor hem/haar van groot belang is en die beschikbaar moet zijn om de taak goed te kunnen uitoefenen. a. Bedenk zelf nog twee functies die niet in de lijst voorkomen, en geef daarvan aan welke informatie voor die functie van belang is. b. Probeer zinvolle conclusies te trekken door de verschillende functies met elkaar te vergelijken. c. Bespreek de resultaten in de klas. Overzicht van functies: politieagent bij algemene verkeerscontrole, waarbij op rijbewijzen, technische staat van de auto en drankgebruik wordt gecontroleerd chirurg voor de operatie van een hartpatiënt piloot van een intercontinentale vlucht voor en tijdens de vlucht luchtverkeersleider in de toren bij het binnenhalen van een vliegtuig naar de landingsbaan toernooileider van een voetbaltoernooi tussen meerdere scholen kraanmachinist bij een containerbedrijf bij het beladen van een containerschip dat via verschillende havens vaart heftruckchauffeur die de leveringen aan particulieren in een vrachtwagen laadt voor een bruin- & witgoedzaak winkelier bij het bestellen van artikelen in de sinterklaasperiode magazijnmeester die de voorraad van onderdelen en gereedschappen op peil houdt bij een groot productiebedrijf. 4. Op je school bestaan regels en procedures voor het werken met de informatiesystemen. Zo mag je waarschijnlijk niet eten of drinken achter een computer. Misschien mag je bepaalde sites niet bezoeken, ben je verplicht roosterwijzigingen te volgen en zijn er regels met betrekking tot de cijferregistratie. Maak een overzichtelijke lijst van tien belangrijke gedragsregels. Maak dit overzicht zo dat je het aan een nieuwe leerling kunt geven, zodat die weet wat de regels zijn. 5. Bedenk vijf organisaties (bedrijven en instellingen) waarvoor demografische gegevens belangrijke informatie kunnen vormen. Leg uit waarom dit volgens jou voor de betreffende organisatie geldt. 27
6. Bedenk een gegeven dat voor jou informatie is. Je zou bijvoorbeeld je verjaardagsdatum op kunnen schrijven als 0208 (2 augustus) of je postcode en huisnummer als 7512HG13. Leg dit gegeven aan een klasgenoot voor en laat die opschrijven wat dit gegeven volgens hem of haar betekent. Daarna wissel je om. Wat is je conclusie? 28
1.6 Samenvatting Bij informatica gaat het om het verwerken van gegevens tot informatie. Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die op een afgesproken wijze vastgelegd zijn, zodat er (een uniforme wijze van) verwerking mogelijk is. Informatie is geïnterpreteerde gegevens. Onder ICT (Informatie- en Communicatie Technologie) verstaan we het geheel aan hardware, software en datacommunicatiefaciliteiten en de diverse toepassingen ervan. Bij gegevensverwerking is ICT onmisbaar. Een belangrijk aspect van een bedrijf is dat er gezamenlijke doelen worden nagestreefd die de bedrijfsactiviteiten sturen. Binnen een bedrijf wordt onderscheid gemaakt tussen kernactiviteiten (primaire processen) en ondersteunende activiteiten (secundaire processen). Onder primaire activiteiten kunnen vallen: inkoop, productie, verkoop en logistiek. Tot de secundaire activiteiten behoren vaak personeelszaken, salarisadministratie, de kantine en de postkamer. Binnen een bedrijf speelt informatie een zeer belangrijke rol. Informatie is onmisbaar om bestaande activiteiten goed te laten verlopen of te verbeteren. We onderscheiden informatievoorziening en informatieverzorging. Een organisatie moet voldoende middelen inzetten om informatie voor activiteiten te verkrijgen. Deze middelen noemen we informatievoorziening. Naast kwantiteit speelt ook de kwaliteit van de informatie een grote rol. Informatieverzorging heeft te maken met de manier waarop een bedrijf die middelen inzet om de kwaliteit van informatie te waarborgen. 29