Payroll4 Handleiding

Payroll4 Handleiding

Copyright 2011, IT & Management N.V.

Inhoudsopgave Payroll4 Gebruikershandleiding 1. Inleiding...4 2. Installatie...6 3. Snelle start...7 3.1. Bedrijf toevoegen...7 3.2. Werknemers toevoegen...7 3.3. Mutaties...7 3.4. Verwerken...8 3.5. Rapporteren...8 4. Hoofdmenu...9 4.1. AutoUpdate...9 4.2. Backup...10 4.3. Registreren...10 4.4. Taal selecteren...11 4.5. Help...11 5. Bedrijfsgegevens & Opties...12 5.1. Bedrijfsgegevens...12 5.1.1. Nieuw bedrijf toevoegen...12 5.1.2. Delete...13 5.1.3. Backup...13 5.1.4. Restore...14 5.1.5. Compact...14 5.1.6. Wachtwoorden...14 5.2. Schalen...15 5.3. Belastingvariabelen...16 5.4. Looncodes...16 5.4.1. Nieuwe looncode toevoegen...16 6. Werknemers & Loonadministratie...19 6.1. Werknemer...19 6.1.1. Nieuwe werknemer...20 6.1.2. Verwijderen werknemer...21 6.2. Familie...21 6.2.1. Huwelijkspertner toevoegen...21 6.2.2. Kinderen toevoegen...21 6.3. Belasting...22 6.4. Loon...22 6.4.1. Bruteren...24 6.5. Mutaties...25 6.5.1. Rapportage...26 6.5.2. Verwerken...30 6.5.3. Inhoudingen...31 6.6. Absentie...32 6.6.1. Vakantiekaart maken...32 Index...33 3

1. Inleiding Payroll4 Gebruikershandleiding Welkom bij het best verkochte, meest uitgebreide en meest gebruikersvriendelijke salarisprogramma van de Nederlandse Antillen en Aruba. Slechts een geringe kennis van computers en van salarisadministratie is vereist om met dit programma op een professionele wijze de salarisadministratie te verwerken en om alle nodige belasting en premie aangiften te verzorgen. Payroll4 is als geen ander salarisprogramma. Door de revolutionaire gebruikersomgeving kan u snel, eenvoudig en nauwkeurig werken. Dankzij de vele ingebouwde opties is het programma toepasbaar van eenmanszaak tot administratiekantoor. Met Payroll4 verwerkt u in korte tijd uw volledige salarisadministratie, inclusief pensioenen, vakantiegeld, overwerk, toeslagen, inhoudingen, loonbelasting, premies en overboekingen. Registreer ook vakantiedagen en het ziekteverzuim en het programma print de saldi op de salarisslip. Maak jaarlijks vakantiekaarten aan met vakantiedagen, compensatiedagen en openstaande saldi voorgaande jaren. Door het beantwoorden van vragen in zogenaamde Wizards worden doorgaans lastige taken zoals het invoeren van bedrijfsgegevens, toevoegen van werknemers en nieuwe looncodes, eenvoudig gemaakt. Bovendien kan u op ieder moment de Help-functie 4

aanroepen door middel van het drukken op de [F1]-toets. U krijgt dan direct de relevante help-pagina van het programmaonderdeel waar u op dat moment mee bezig bent. De manier waarop datums worden genoteerd is in Windows ingesteld. Als u de notatie wil veranderen moet u dat in Windows veranderen door te klikken op Start > Settings > Control Panel > Regional Options > Date en aldaar de Short date format aan te passen (dd-mm-yyyy is de meest gebruikelijke notatie) Deze handleiding is bestemt voor alle versies van Payroll4. Sommige onderdelen kunnen daardoor iets afwijken van de versie die u heeft. Bezoek de website www.itman-nv.com en klik op Support voor een overzicht van de uitgebreide support mogelijkheden. En ten slotte is Payroll4 echt ongelimiteerd. Dat wil zeggen dat het aantal bedrijven dat u kunt administreren onbeperkt is; Dat het aantal werknemers dat u kan invoeren onbeperkt is; En, niet op de minste plaats, dat u het programma ook in toekomst zonder jaarlijkse kosten kan blijven gebruiken! Veel plezier er mee. 5

2. Installatie Payroll4 Gebruikershandleiding Eerst moet u het programma installeren. Dat kan heel eenvoudig met de installatie CD-Rom of download het programma van www.itman-nv.com. 1. Download het installatieprogramma van de website http://www.itman-nv.com en start de installatie. Het is noodzakelijk dat u de nodige rechten heeft om nieuwe software te kunnen installeren op uw computer. Als uw computer nog niet is uitgerust met Microsoft Access, dan moet eerst Microsoft Access Runtime worden geïnstalleerd. Klik op de aangegeven link om de gratis Access Runtime te downloaden en te installeren. Na de installatie van Microsoft Access Runtime moet u de installatie van Payroll4 opnieuw starten. 2. De installatie-wizard van Payroll4 geeft u de keuze uit drie talen. Selecteer Nederlands en klik op Next. 3. Bepaal vervolgens waar het de databestanden geïnstalleerd moeten worden en klik op Volgende. Klik op Bladeren om een andere bestemming te selecteren. Dit kan een locatie op een netwerk zijn, of een persoonlijke folder, zoals My Documents. Als u er voor kiest het programma op een Local Area Network (LAN) te installeren voor multi-user gebruik, moet u op de Netwerk Server de beschikking hebben over een gezamenlijke directory (bijvoorbeeld: H:\shared\payroll4\) met volledige rechten voor de gebruikers. Vraag uw systeembeheerder deze directory aan te maken. Installeer het programma vervolgens vanaf elk werkstation naar deze gezamenlijke directory. 4. De Wizard heeft nu genoeg informatie om de installatie te beginnen. Klik op Installeren. Vervolgens worden de bestanden op uw computer geïnstalleerd en shortcuts worden aangemaakt. Dit duurt enkele seconden. 5. Klik op Klaar en het programma wordt gestart. U kan nu aan de slag met Payroll4. 6

3. Snelle start Payroll4 Gebruikershandleiding U kan direct met Payroll4 aan de slag. Volg de stapsgewijze uitleg. Voor gedetailleerde informatie wordt u naar paragrafen verderop in deze handleiding verwezen. 3.1. Bedrijf toevoegen Om te beginnen moet u een database creëren met uw bedrijfsgegevens. U gaat als volgt te werk (Voor meer informatie zie 5.1.1): 1. Open het programmaonderdeel Bedrijfsgegevens & Opties. 2. De Wizard bedrijf toevoegen start automatisch, of klik op de actiebalk beneden op Nieuw Bedrijf Toevoegen. 3. Beantwoordt zo veel mogelijk vragen en klik op Voltooien (U kunt later altijd nog informatie toevoegen en aanpassingen maken). 4. Klik op Sluiten om naar het hoofdmenu terug te keren. 3.2. Werknemers toevoegen Om de werknemers aan de nieuwe database toe te voegen gaat u als volgt te werk (Voor meer informatie zie 6.1.1): 1. Open het programmaonderdeel Werknemers & Loonadministratie. 2. De Wizard Werknemer Toevoegen start automatisch, of klik bovenaan op de menutab op Werknemer en vervolgens onderaan op de actiebalk op Nieuwe Werknemer. 3. Beantwoordt alle vragen en klik op Voltooien. (U kunt later altijd nog informatie toevoegen en aanpassingen maken). 3.3. Mutaties Veelal moet u voor uurloners, of andere werknemers met variabele looncomponenten, of inhoudingen, maandelijks deze variabele looncomponenten invoeren. U gaat als volgt te werk (Voor meer informatie zie 6.5): 1. Klik op de menubalk bovenaan op Mutaties. 2. Selecteer achter Zoek een werknemer uit de lijst met werknemers 3. Selecteer een looncode uit de lijst met codes, of tik de code in en druk op ENTER 4. Afhankelijk van het soort code vult u het aantal uren of een bedrag in. Druk op ENTER tot u op de volgende regel belandt. 5. Herhaal stappen 3 en 4 als er nog meer mutaties zijn. 7

3.4. Verwerken Om de belastingen en premies te berekenen moet de u loongegevens verwerken. U gaat als volgt te werk (Voor meer informatie zie 6.5.2) 1. Klik onderaan op de actiebalk op Verwerken 2. Klik op Alle werknemers 3. Klik op Verwerken 4. Klik op Sluiten Alle gegevens worden door het programma gecontroleerd en de belastingen en premies worden berekend. Als er fouten zijn krijgt u hiervan een melding. Maak zo nodig aanpassingen en herhaal het verwerken. 3.5. Rapporteren U bent klaar om de salarisslips en andere rapporten uit te printen. U gaat als volgt te werk (Voor meer informatie zie hoofdstuk 6.5.1): 1. Klik onderaan op de actiebalk op Rapportage 2. Controleer de periode 3. Klik op Rapport 4. Selecteer Salarisslip Plus 5. Klik op Alle werknemers 6. Klik op OK 7. Controleer de uitvoer op het scherm 8. Klik op Rapport Printen Het programma kent een groot aantal rapporten, zoals Recapitulatie, Bankopdrachten, Journaal, Aangifte, welke ingedeeld zijn in folders. In de subfolder Jaaropgaven vindt u bijvoorbeeld de Verzamelloonstaat, Loonbelastingkaarten en Jaarrecapitulatie, en in de folder Overzichten vindt u het rapport Looncodes met een overzicht van alle looncodes. Om een willekeurig rapport te zien selecteert u bij punt 4 in plaats van Salarisslip Plus op het gewenste rapport. 8

4. Hoofdmenu Payroll4 Gebruikershandleiding Links bovenaan ziet u de naam van het geselecteerde bedrijf. Als er meerdere bedrijven zijn aangemaakt en u wil een ander bedrijf selecteren, klik dan op de menubalk op de naam van het bedrijf dat is geselecteerd en selecteer vervolgens een ander bedrijf uit de lijst met bedrijven die verschijnt. 4.1. AutoUpdate Steeds wanneer er door de overheden een besluit wordt genomen dat van invloed kan zijn op de berekening van de loonbelasting en premies zal u het programma moeten updaten. Een voorbeeld hiervan is de jaarlijkse verhoging van de loongrenzen. Ook tussendoor zijn er regelmatig vernieuwde versies van het programma beschikbaar. Updaten gebeurt via het Internet, of CD-Rom. U gaat als volgt te werk: 1. Klik op de actiebalk van het hoofdmenu op AutoUpdate. 2. Klik op Start AutoUpdate. 3. Payroll4 wordt afgesloten en de AutoUpdater wordt opgestart. 4. Klik op Next om naar updates te zoeken. Als er een update van AutoUpdate is, klik dan op OK om deze te installeren. 5. Klik op Next om een beschikbare update van Payroll4 te downloaden. 9

6. Klik op Next als de download gereed is. 7. Klik op Install om de installatie van de update te starten. Payroll4 Gebruikershandleiding Downloads zijn geheel gratis en veilig. U hoeft niet geregistreerd te zijn om tijdens de proefperiode te kunnen updaten en geregistreerde gebruikers hoeven niet opnieuw te registreren. Verder blijven alle instellingen onaangetast bij een update. Als u geen toegang tot het Internet heeft kan u een CD-Rom met de nieuwste versie afhalen en deze installeren. 4.2. Backup Het is zeer aan te raden om regelmatig, tenminste 1 keer per maand, een backup te maken van de database. Ga als volgt te werk: 1. Klik op Backup om de Backup Wizard te openen en klik op Volgende. 2. In het venster verschijnt een lijst met files waarvan een backup gemaakt kan worden. Pas eventueel de selectie aan en klik op Volgende. 3. Selecteer een bestemming voor de backup. Bijvoorbeeld: 3.5 inch Floppy Disk, Memory Stick, of een andere (netwerk) locatie. Rechtstreeks schrijven op een CD-Rom is niet mogelijk onder Microsift Windows. 4. Klik op Volgende om de backup te maken. 4.3. Registreren Payroll4 is een zogenaamd Shareware programma. Dat wil zeggen dat u het programma vrij mag distribueren en voor een bepaalde tijd gratis kan gebruiken. Om met de kopie van het programma te kunnen blijven werken moet u het registreren. Door het te registreren hebt u recht op: 1. Ongelimiteerd en voor onbepaalde tijd gebruik van het programma. 2. Gratis updates via het Internet of CD-Rom. 3. Gratis support via e-mail, fax en telefoon. Registreren is eenvoudig: 1. Klik onderaan op Registreer Nu. 2. Klik op Registreer nu. 3. Klik op Ik Accepteer nadat u de licentieovereenkomst heeft gelezen. 4. Klik op Volgende om deze kopie van Payroll4 te registreren. 10

Alleen als u deze nieuwe kopie van Payroll4 heeft geregistreerd en wanneer u een registratienummer heeft terug ontvangen voor deze nieuwe kopie, vul dan het ontvangen registratienummer nu in. 5. Vul uw gegevens zo volledig mogelijk in en klik op Volgende. 6. Klik op Klik hier om via het Internet te registreren. 7. Controleer de gegevens en selecteer een betaalmethode. 8. Verstuur het formulier door op Versturen te klikken. Na ontvangst van de betaling krijgt u uw betalingsbewijs en een registratienummer die u daarna kan invoeren. Wanneer u het programma van computer verplaatst, of om welke reden dan ook opnieuw installeert, zal u de nieuwe kopie ook weer moeten registreren om de licentie te verplaatsen. Hier zijn geen kosten aan verbonden en als betaalmethode geeft u Herregistratie aan. Het oude registratienummer komt dan te vervallen en u ontvangt een nieuw registratienummer. 4.4. Taal selecteren Het programma geeft u de keuze uit drie talen: Nederlands, Engels en Papiamentu. Klik op de actiebalk op de knop met NL EN PA en selecteer de taal van uw keuze. Behalve dat alle menu s en teksten worden vertaald, zijn er ook rapporten die worden vertaald, waaronder de salarisslips. 4.5. Help Er zijn naast deze handleiding nog verschillende bronnen voor hulp. Ten eerste door in het programma op [F1] te drukken krijgt u context-afhankelijke hulp. Dat wil zeggen dat u direct wordt geïnformeerd over die onderwerpen die op dat moment aan de orde zijn. Op de website is ook een speciaal forum samengesteld met daarop alle veelgestelde vragen. Bezoek de website www.itman-nv.com en klik op Support voor een overzicht van de uitgebreide support mogelijkheden. 11

5. Bedrijfsgegevens & Opties Payroll4 Gebruikershandleiding Met dit programmaonderdeel kan u uw bedrijfsgegevens invoeren en het programma naar uw wensen configureren. Klik op Bedrijfsgegevens & Opties van het hoofdmenu om dit programmaonderdeel te starten. 5.1. Bedrijfsgegevens Hier krijgt u een overzicht van de gegevens van het geselecteerde bedrijf. Als u meerdere salarisadministraties heeft, selecteert u een ander bedrijf door op het pijltje naast de bedrijfsnaam te klikken. Kies vervolgens het gewenste bedrijf en de gegevens worden geladen. Als er nog helemaal geen bedrijfsgegevens zijn ingevoerd, dan start automatisch de Wizard Bedrijf Toevoegen. 5.1.1. Nieuw bedrijf toevoegen Een bedrijf toevoegen gaat heel eenvoudig door middel van een Wizard. U start deze Wizard door op Nieuw Bedrijf Toevoegen te klikken. Beantwoordt voor zover relevant alle vragen en de Wizard voegt het nieuwe bedrijf toe. Vragen die u niet kan beantwoorden mag u overslaan. U kunt later nog aanpassingen en toevoegingen maken aan de gegevens. 1. Open het programmaonderdeel Bedrijfsgegevens & Opties. 12

2. De Wizard bedrijf toevoegen start automatisch, of klik op de actiebalk beneden op Nieuw Bedrijf Toevoegen. 3. Klik op Volgende. 4. Vul de naam en het adres in en klik op Volgende. 5. Vul telefoon, fax, website en emailadres in en klik op Volgende. 6. Vul de verschillende bedrijfsnummers in en klik op Volgende. 7. Selecteer de uitbetaalperiode in en klik op Volgende. Selecteer bijvoorbeeld maandelijks als u maandelijks salarissen uitbetaald (aanbevolen). Maak verschillende bedrijven in Payroll4 als u verschillende uitbetaalperiodes heeft binnen een onderneming. Bijvoorbeeld een bedrijf met maandloners en een met quincenaloners. 8. Klik op Voltooien om de Wizard af te sluiten. Indien gewenst kan u ook de volgende aanpassingen maken aan het geselecteerde bedrijf: Salarisslip Selecteer Alleen werknemersbijdrage als u niet de werkgeverstoeslagen op de slips wil zien (maar wel op de loonstaat) Rente spaarvoorziening Logo Vul hier de maandelijkse rentepercentages in voor de spaar- en leenvoorziening van het bedrijf. Rente wordt maandelijks over het spaarsaldo berekend en er wordt rente-op-rente berekend. U kan verschillende percentages hanteren voor credit en debet saldi. Naam van het grafische bestand met het bedrijfslogo (h x b = 1 x 4). Ga uit van een JPG of GIF bestand van ongeveer 150 x 600 pixels. Andere soorten bestanden en andere resoluties kunnen ook een goed resultaat geven. Indien dit ontbreekt wordt de bedrijfsnaam + adres + tel/fax op de salarisslip en andere rapporten geprint als logo. Achtergrond Naam van het grafische bestand welke als behang voor het programma wordt gebruikt. 5.1.2. Delete Met deze actie kan u een bedrijf verwijderen. Deze actie kan ook weer ongedaan worden gemaakt. 5.1.3. Backup Zie: Paragraaf 4.2 13

5.1.4. Restore Soms is het noodzakelijk een backup te herstellen. Bijvoorbeeld nadat u uw harddisk heeft moeten formatteren, of omdat u een nieuwe computer heeft gekocht. Om een backup te herstellen gaat u als volgt te werk: 1. Klik op Restore om de Restore Wizard te starten en klik op Volgende. 2. Klik op Zoek en selecteer het backup-bestand (ZIP-bestand). 3. Klik op Volgende. 4. Selecteer het bedrijf dat u wilt herstellen. 5. Klik op Volgende om de backup te herstellen. 5.1.5. Compact Het is aan te raden van tijd tot tijd, bijvoorbeeld 1 keer per jaar, de database te compacteren. Hiermee wordt de database kleiner en daardoor sneller. Het is ook mogelijk dat de database beschadigd is geraakt als gevolg van een stroomstoring of een andere onverwachte gebeurtenis. Ook dan moet u de database compacteren. 1. Klik op Compact. In het venster verschijnt een lijst met bestanden waarvan die gecompacteerd kunnen worden. 2. Pas eventueel de selectie aan en klik op Compact. 3. Klik op OK. Ook is het mogelijk dat het programma zelf, of dat de systeemdatabase beschadigd is geraakt als gevolg van een stroomstoring, of een andere onverwachte gebeurtenis. In dat geval zal het programma niet meer willen opstarten. Om het programma en de systeemdatabase te herstellen gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de Windows Start-knop 2. Klik op All Programs 3. Klik op Payroll4 of Payroll4 Aruba 4. Klik op Payroll4 repair database of klik op Payroll4 repair program Maak altijd eerst een backup voordat u gaat compacteren 5.1.6. Wachtwoorden Het is mogelijk de toegang tot het programma te beveiligen door middel van wachtwoorden. Het programma maakt onderscheid tussen twee soorten wachtwoorden: 14

1. Het MANAGEMENT-wachtwoord geeft volledig toegang tot alle instellingen en de loonadministratie van alle werknemers. 2. Het GEBRUIKERS-wachtwoord geeft beperkt toeging tot de loonadministratie van werknemers die niet tot de afdeling "Management" behoren en geeft geen toegang tot de instellingen. Hierdoor is het mogelijk dat een werknemer (met het gebruikers-wachtwoord) de salarisadministratie van alle werknemers voor u verwerkt zonder inzage te hebben in de gegevens van de personen die tot de afdeling Management behoren. Achteraf kan u (met het management-wachtwoord) de salarisslips van de managementafdeling, de aangiften en de bankopdrachten uitprinten. Iemand met kennis van zaken, die de gelegenheid krijgt en de middelen en de motivatie heeft, zal in staat zijn deze beveiliging te doorbreken. Om een wachtwoord in te stellen gaat u als volgt te werk: 1. Klik op Bedrijfsgegevens & Opties van het hoofdmenu 2. Klik op Wachtwoorden 3. Klik op Volgende 4. Vul het oude management-wachtwoord in (leeg laten als u nog niet eerder een wachtwoord heeft ingesteld) 5. Vul het nieuwe management-wachtwoord in (leeg laten als u het wachtwoord wil verwijderen) 6. Bevestig het nieuwe wachtwoord 7. Klik op Volgende 8. Vul het oude gebruikers-wachtwoord in (leeg laten als u nog niet eerder een wachtwoord heeft ingesteld) 9. Vul het nieuwe gebruikers-wachtwoord in (leeg laten als u het wachtwoord wil verwijderen) 10. Bevestig het nieuwe wachtwoord 11. Klik op Volgende 12. Klik op Voltooien 5.2. Schalen Indien het bedrijf de salarissen vastlegt volgens schalen, al dan niet volgens een CAO, dan kan u hier de schaalgegevens invoeren. Wanneer u vervolgens een nieuwe werknemer toevoegt, geeft u op in welke schaal deze wordt ingedeeld en het programma zoekt het bijbehorende loon op in de tabel. De loongegevens in de schalen zijn gebaseerd op een 40-urige werkweek. Bij het toevoegen van een 15

werknemer geeft u op hoeveel uur per week (gemiddeld) de werknemer daadwerkelijk in dienst is. Het loon wordt vervolgens aangepast afhankelijk van dit aantal uren. 5.3. Belastingvariabelen Op deze pagina vindt u alle variabelen die het programma gebruikt bij het berekenen van de belasting en premies. Meestal worden een aantal van deze variabelen jaarlijks aangepast (zoals bijvoorbeeld de SVB-grens). Door steeds de nieuwste upgrades van het programma te downloaden heeft u altijd de juiste variabelen (zie ook 4.1). 5.4. Looncodes Het salaris, de belasting, premies en andere inhoudingen en vergoedingen worden gecodeerd d.m.v. Looncodes. Bepaalde looncodes zijn interne looncodes waarvan u alleen de omschrijving kan aanpassen, maar niet de overige gegevens (de attributen). Voorbeelden hiervan zijn Salaris, AVBZ-Premie, enz., welke door het programma gebruikt worden. Selecteer een code uit de lijst en vervolgens krijgt u een overzicht van de attributen, welke u kunt aanpassen. De attributen hoeven in principe nimmer aangepast te worden en zijn alleen voor gevorderde gebruikers. Weet heel zeker wat u doet voordat u aanpassing maakt aan de attributen! U kunt bij elke looncode (bijvoorbeeld: SAL - Salaris, 200 - Overwerk 200%, enz) een eigen Grootboekcode definiëren (bijvoorbeeld 4000 - Bruto salaris, 4010 - Overwerk). Met de rapporten Grootboek en Jaaropgaven > Grootboek Jaar kan u vervolgens een kostenoverzicht uitdraaien van verwerkte periodes op basis van uw eigen grootboekrekeningen en vervolgens invoeren in uw financiële administratie (bijv. Quickbooks). Om uw eigen grootboekcodes in te voeren gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de gewenste looncode 2. Druk op ENTER 3. Achter Boekcode vult u uw eigen grootboekcode (max. 6 cijfers/letters) in 4. Vul een omschrijving in 5. Druk op ENTER en klik op OK om de verandering te bewaren 5.4.1. Nieuwe looncode toevoegen Bijna ieder bedrijf heeft zo zijn eigen specifieke looncomponenten. Ondanks dat Payroll4 geleverd wordt met een groot aantal ingebouwde looncodes is het vaak wenselijk om eigen looncodes toe te voegen. 16

Om een looncode toe te voegen gaat u als volgt te werk: Payroll4 Gebruikershandleiding 1. Klik op de menubalk bovenaan op Looncodes 2. Klik op de actiebalk onderaan op Looncode Toevoegen. 3. Klik op Volgende. 4. Vul een naam en een omschrijving in voor de nieuwe looncode. De naam bestaat uit maximaal 4 letters/cijfers. Geef de looncode een gemakkelijk te onthouden naam. De omschrijving is wat op de salarislip wordt afgedrukt. Klik op Volgende om verder te gaan. 5. Geef aan wat voor soort looncode het betreft en op Volgende. De belangrijkste soorten looncode zijn: Normaal looncomponent Bijvoorbeeld: Nachtdienst Toeslag, Werkuren Loon in natura Bijvoorbeeld: Auto van de zaak, Maaltijden Bijzondere beloning Eenmalige uitkering. Bijvoorbeeld: Bonus, Vakantiegeld, Cessantia Onbelaste onkosten vergoeding Bijvoorbeeld: Benzinegeld, Telefoonvergoeding Uitbetaling Bijvoorbeeld: MCB, RBTT, Cash, Cheque Boeking buiten de Loonstaat om Bijvoorbeeld: Inhouding, Lening, Voorschot 6. Geef aan hoe het programma het bedrag moet berekenen en klik op Volgende. Dit kan zijn: Percentage van het salaris Bijvoorbeeld: een bonus die gelijk is aan 50% van het vaste salaris Percentage van het uurloon Bijvoorbeeld: Overwerk: 150% Vast bedrag Bijvoorbeeld: Telefoonvergoeding 25 gulden Later te bepalen bedrag Vul het bedrag handmatig in wanneer je looncode gebruikt 17

7. Geeft u aan of het bedrag een toeslag op het loon is (Credit), of een inhouding op het loon is (Debet). Dit dient ter controle van de ingevoerde bedragen bij het invoeren van mutaties. 8. Klik op Voltooien en de Wizard wordt afgesloten en de nieuwe looncode wordt aangemaakt. De nieuwe looncode is nu klaar voor gebruik bij het invoeren van mutaties (zie 3.3). Zo nodig kan u nog aanpassingen maken. 18

6. Werknemers & Loonadministratie Klik op Werknemers & Loonadministratie van het hoofdmenu om dit programmaonderdeel te starten. Met dit programmaonderdeel beheert u de werknemersgegevens en voert u de feitelijke salarisadministratie. 6.1. Werknemer De gegevens van de werknemers zijn ingedeeld in zogenaamde menutabs. Helemaal bovenaan op de Menubalk ziet u deze menutabs: Werknemer, Familie, Belasting, Loon, Mutaties, Absentie. Door op de menutabs te klikken krijgt u de verschillende gegevens van de werknemers te zien. Achteraan de tabs ziet u de huidige Periode en Jaar. Vlak onder de menubalk ziet u naast het woordje Zoek de naam van de huidige geselecteerde werknemer. Door op het kleine pijltje naast de voornaam, of naast de achternaam te klikken, of door op respectievelijk [F5], of [F6] te drukken, krijgt u een lijst met alle werknemers die in de database zijn ingevoerd. U kunt nu een andere werknemer uit de lijst selecteren. Vanaf dat moment hebben alle menutabs betrekking op die werknemer. 19

U kan ten alle tijden aanpassingen aan deze gegevens van een werknemer maken, bijvoorbeeld een adreswijziging, of het toevoegen van ontbrekende gegevens. 6.1.1. Nieuwe werknemer Het toevoegen van een nieuwe werknemer gaat met behulp van de Wizard Werknemer Toevoegen. U start de Wizard door eerst op de menutab Werknemer te klikken en vervolgens op de actieknop Nieuwe Werknemer te klikken. Als er nog geen werknemers zijn ingevoerd zal het programma automatisch de Wizard voor u starten. Beantwoord voor zover relevant de vragen en de Wizard voegt de nieuwe werknemer toe. Indien niet van toepassing laat u vragen onbeantwoord. Om een nieuwe werknemer in te voeren gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de menutab op Werknemer 2. Klik op Nieuwe Werknemer. 3. Klik op Volgende. 4. Vul Voornaam en Achternaam in en selecteer het geslacht en klik op Volgende. 5. Vul de geboortedatum en -plaats en in klik op Volgende. 6. Selecteer de Nationaliteit uit de lijst of vul een nieuwe nationaliteit in en vul de laatste 2 cijfers van het identiteitsnummer in. Klik op Volgende. 7. Vul het adres en telefoonnummer van de nieuwe werknemer in. Klik op Volgende. 8. Selecteer een functie uit de lijst, of vul een nieuwe functie in. 9. Selecteer een afdeling uit de lijst, of vul een nieuwe afdeling in. U kan kiezen uit Management, Staf en Administratie, maar u kan ook aan nieuwe afdeling intikken. Dit is vooral aan te raden bij grotere bedrijven (> 20 werknemers). Klik op Volgende. 10. Vul het verwachte gemiddelde aantal werkdagen per week in en het verwachte gemiddelde aantal werkuren per werkdag in. Klik op Volgende. 11. Vul het vaste salaris in, of indien de werknemer geen vast salaris heeft, maar per gewerkt uur wordt betaald selecteer je de tweede opties en vul het uurloon in. Klik op Volgende. 12. Controleer de overige componenten die van belang zijn voor de berekening van de de belastingen en premies. Deze verschillen per versie. Klik op Volgende. 13. Geef aan hoe het netto loon moet worden uitbetaald aan de werknemer. Klik op Volgende. 14. De familiegegevens kunnen van belang zijn voor de berekening van de belasting en premies. Klik op Volgende. 15. Vul de ingangsdatum van het dienstverband in. Klik op Volgende. 20

16. Klik op Voltooien om af te sluiten en de nieuwe werknemer toe te voegen aan de database. Alle informatie die met de Wizard is toegevoegd kan worden aangepast. Indien gewenst kan u ook de volgende aanpassingen maken aan het geselecteerde werknemer: Foto Klik op de pasfoto om een pasfoto van de werknemer toe te voegen. Batch-naam Naam van de werknemer, zoals u die op het naamkaartje wil zien. Batch-titel Functie of naam van de afdeling zoals u die op het naamkaartje wil zien. 6.1.2. Verwijderen werknemer Een werknemer kan niet uit de database worden verwijderd. Wanneer een werknemer uit dienst gaat, veranderd u de status naar Niet actief. Als de werknemer later weer terug in dienst komt kan je status weer aanpassen naar Aktief. Als je per ongelijk een persoon ten onrechte hebt ingevoerd kan je die verwijderen met Verwijder werknemer, mits de persoon nimmer is verwerkt en er helemaal geen boekingen bij zijn gedaan. Is dat wel het geval, dan moet je die boekingen eerst verwijderen en Verwerken ongedaan maken voor alle verwerkte periode. 6.2. Familie Door op de menutap Familie te klikken krijgt u een overzicht van de persoonsgegevens van de familieleden van de werknemer. 6.2.1. Huwelijkspertner toevoegen Om een huwelijkspartner toe te voegen klikt u op de actiebalk op Huwelijkspartner toevoegen, waarna u met behulp van de Wizard Huwelijkspartner Toevoegen de relevante gegevens van de huwelijkspartner kan invoeren. 6.2.2. Kinderen toevoegen Om de gegevens van de kinderen van de werknemer toe te voegen klikt u op de actiebalk op Kinderen toevoegen, waarna u met behulp van de Wizard Kinderen toevoegen de gegevens van de kinderen kan invoeren. 21

6.3. Belasting Door op de menutab Belasting te klikken krijgt u een overzicht van de belastinggegevens van de geselecteerde werknemer. De meeste belastinggegevens worden door de Wizard Nieuwe Werknemer Toevoegen ingevuld. Indien gewenst, kan u deze gegevens aanpassen, zoals: Premies Middels het aan- en afvinken geef je aan welke premies (AOV, Svb, Zorg, etc) moeten worden voldaan voor deze werknemer. Toeslagen Middels het aan- en afvinken geef je aan welke toelagen (Ouderentoeslag, Kindertoeslag, etc) de werknemer recht op heeft. Premies geheel voor werknemer U kan per premie aangeven of die geheel voor rekening van de werknemer zijn (de toeslag op het loon is dan gelijk aan de premie). Besluit Inspecteur De werknemer heeft van de inspecteur der belastingen een beschikking gekregen waarmee een aangegeven korting op bij de berekening van de loonbelasting mag worden toegepast. Voljaarsloon Het voljaarsloon en het percentage voor bijzondere beloningen worden automatisch berekend wanneer u een bijzondere beloning uitkeert. Als u het vinkje bij Auto weghaalt, kan u handmatig het voljaarsloon (bijvoorbeeld van vorig jaar) invullen. Memo Vrij tekstveld voor het maken van aantekeningen. Bijvoorbeeld de datum van een salarisverhoging, of een officiële waarschuwing. 6.4. Loon Door op de menutab Loon te klikken krijgt u een overzicht van de loongegevens van de geselecteerde werknemer. De loongegevens werden door de Wizard Nieuwe Werknemer Toevoegen ingevuld. Indien gewenst kunt u deze gegevens aanpassen: Dagen / week Het (gemiddelde) aantal werkdagen per week waarvoor de werknemer in dienst is. Uren / dag Het (gemiddelde) aantal werkuren per werkdag. 22

Salaris Het vaste salaris van de werknemer. Als de werknemer geen vast salaris heeft, vul dan nul (0) in en vul het uurloon van de werknemer in. Uurloon Als de werknemer geen vast salaris heeft, kan u hier het uurloon invullen. Hebt u wel een salaris ingevuld, dan ziet u hier het berekende uurloon aan de hand van het salaris en het aantal werkuren. Pensioen WN (Optioneel) Werknemersbijdrage aan de pensioenpremie. Door op het pijltje van de combobox te klikken kan u kiezen tussen een percentage van het salaris, of een vast bedrag. Pensioen WG (Optioneel) Werkgeversbijdrage aan de pensioenpremie. Door op het pijltje van de combobox te klikken kan u kiezen tussen een percentage van het salaris, of een vast bedrag. Spaarfonds (Optioneel) Een vast bedrag wordt maandelijks ingehouden van het loon en gesaldeerd in het spaarfonds. De maandelijkse rente die de werknemer krijgt, stelt u in bij de bedrijfsgegevens. Het opgespaarde saldo wordt op de salarisslip vermeld. Om spaargeld uit te betalen gebruikt u de looncode SPAA, Uitkering spaarvoorziening. Vakantiegeld (Optioneel) Percentage van het salaris dat de werknemer maandelijks aan vakantiegeld verdient. Na te zijn onderworpen aan belasting en premies wordt dit bedrag tijdens het verwerken gesaldeerd in het vakantiesaldo. Deze vindt u terug op de salarisslip. Uitkeren van vakantiegeld kan op twee manieren: Optie A (Alle werknemers) 1. Selecteer Vakantiegeld uitbetalen in het venster van Verwerken Let op! Als u dezelfde maand (bijvoorbeeld na een correctie) opnieuw verwerkt, dan moet u deze optie weer selecteren, anders wordt het vakantiegeld uitbetalen ongedaan gemaakt! Optie B (Een werknemer) 1. Verwerk de periode. 2. Bekijk op de salarisslip wat het saldo vakantiegeld is geworden. 23

3. Voeg de mutatiecode VG (Vakantiegeld uitbetalen) met het dit saldo toe bij Mutaties. 4. Verwerk de periode opnieuw. Vaste looncomponenten Hier krijgt u een overzicht van de vaste looncomponenten voor deze werknemer. Indien de werknemer recht heeft op nog andere vergoedingen, of inhoudingen, zoals een vaste onkostenvergoeding of gebruik van de auto van de zaak, dan kan u die hier toevoegen, zodat deze maandelijks op de salarisslip worden meegenomen. Vergoedingen en inhoudingen die van maand tot maand veranderen, zoals overwerk of een inhouding van een voorschot vult u hier niet in, maar bij de Mutaties. Uitbetalen Hier staat aangegeven hoe het loon moet worden uitbetaald. Indien het netto loon naar meerdere rekeningen moet worden overgemaakt (bijvoorbeeld een inhouding aan derden, een vast bedrag naar een spaarrekening, of een gedeelte cash), geef dan per rekening de vaste bedragen op. De rekening waar het restant naartoe moet worden overgemaakt mag geen bedrag ingevuld hebben. N.B. Er moet altijd precies 1 uitbetaling zijn waarbij het maximum niet is ingevuld! 6.4.1. Bruteren Het kan zijn dat u een netto loonovereenkomst heeft met uw werknemer. In dat geval moet u de door u betaalde loonbelasting bruteren met het loon, omdat immers de door u betaalde loonbelasting ook weer een bij de werknemer belast voordeel is. Bruteren gaat door middel van de Wizard Bruteren. U kan een netto salaris bruteren, maar ook netto mutaties. Ga als volgt te werk: 1. Boek eerst eventuele netto mutaties (Gewerkte uren, Tips, Inhoudingen, enz). 2. Start de Wizard Bruteren door op de actiebalk op Bruteren te klikken. 3. In de Wizard vult u een eventueel afgesproken netto salaris in. 4. De Wizard berekend het bruto salaris en/of de bruto mutaties en werkt deze bij. 5. Verwerk de periode en controleer het netto uit te betalen bedrag. 24

Behalve van het bruto loon is de loonbelasting ook afhankelijk van de premies en de toeslagen die van toepassing zijn. Als u hier verandering in aanbrengt moet u opnieuw bruteren. 6.5. Mutaties Door op de menutab Mutaties te klikken krijgt u een overzicht van de mutatiegegevens van de geselecteerde werknemer. Mutaties zijn variabele looncomponenten die iedere maand kunnen verschillen, zoals overwerk, toeslagen en inhoudingen, die naast de eventuele vaste looncomponenten het loon bepalen. Om een mutatie toe te voegen gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer een werknemer. 2. Controleer of u de juiste periode voor u heeft. 3. Tik de code van de mutatie (bijvoorbeeld: UREN voor normale Werkuren, of 150 voor Overwerk 150%) en druk op ENTER, of selecteer een mutatie uit de lijst. 4. Afhankelijk van het soort code, tikt u nu het aantal uren, of het bedrag in. 5. Druk op ENTER tot u op de volgende regel belandt. Herhaal deze stappen voor de volgende mutatie, of druk op [F5] om een andere werknemer te selecteren. Indien u alle mutaties heeft toegevoegd, moet u de mutaties verwerken om de verschillende belastingen en premies te berekenen (zie hoofdstuk 5). U kunt, indien van toepassing, de uren zowel decimaal, als in uren plus minuten invoeren. Bijvoorbeeld: 2 uur en 30 minuten = 2.5 uur (decimaal), of 2:30 uur (UU:MM). Als u uren invoert volgens de UU:MM notatie, gevolgd door ENTER, worden deze altijd automatisch omgezet in de decimale notatie. Als u per ongeluk een verkeerde mutatie heeft ingevoerd kan u die eenvoudig verwijderen door eerst op de zogenaamde record selector geheel links van de mutatie te klikken. Hierdoor wordt de hele mutatieregel geselecteerd. Druk op de Deletetoets op het toetsenbord en de mutatie wordt verwijderd. U kunt ook meerdere mutatieregels tegelijk selecteren en verwijderen. 25

Als u de periode al had verwerkt dan ziet u behalve de eventueel door u ingevoerde muaties, ook o.a. de berekende loonbelasting en premies in het mutatie-venster. Deze door het programma toegevoegde regels kan u verwijderen door het verwerken ongedaan te maken: 1. Klik op Verwerken. 2. Klik op Verwerken ongedaan maken. 6.5.1. Rapportage Klik op de actieknop Rapportage om dit onderdeel van het programma te starten. Hiermee bent u in staat salarisslips en allerlei andere rapporten uit te printen. Ga als volgt te werk: 1. Klik op de actiebalk op Rapportage 2. Controleer de periode en pas deze zonodig aan 3. Klik op Rapport, selecteer het gewenste rapport en klik op OK. 4. Afhankelijk van het soort rapport selecteert u een werknemer, Alle werknemers, of alle werknemers van een bepaalde afdeling. 5. Klik op Scherm om de uitvoer eerst naar het scherm te sturen, of Printer om de uitvoer direct te printen. 6. Klik op OK. U selecteert een rapport op dezelfde wijze zoals u een normaal een bestand selecteert. Om het overzichtelijk te houden zijn de rapporten zijn in verschillende (sub)folders ingedeeld. De meest gebruikte rapporten vindt u in de folder Rapporten. De overige rapporten zitten in subfolders van de folder Rapporten. Niet alle rapporten zijn in elke versie van Payroll4 terug te vinden. Aangifte 26