Risk Based Monitoring: Sharing best practices Tine Horsten, MSc Manager Quality Control Unit / Risk Counselor Clinical Trial Center Maastricht (CTCM) Dianne Neppelenbroek, MSc Sr CRA AstraZeneca, Zoetermeer
Risk Based Monitoring Wat is het? Weerstand en overtuiging Waarom? Remote visits Risk Based Monitoring Ontwikkeling On site visits Risicoclassificatie On line tool
Risk Based Monitoring: wat is het? Monitoren naar risico Monitoren is afgestemd op de mate van risico die een klinische studie heeft De focus en activiteiten zijn erg gericht op gebieden die de grootste impact hebben op: de veiligheid van patiënten kwaliteit van data Monitoren van kwaliteitsfactoren en risico-indicatoren, van tevoren vastgesteld in monitoring plan Studie met laag risico hoeft niet aan dezelfde eisen te voldoen als hoger risico onderzoek
Risk Based Monitoring: waarom? Vereiste volgens de internationale richtlijn Good Clinical Practice (GCP) en de Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek (WMO). (Inter)nationaal onderzoek beschrijft het belang van een op risico gebaseerde monitoring. FDA richtlijn (US Department of Health and Human Services. Food and Drug Administration. Draft Guidance for Industry: Oversight of Clinical Investigations A risk-based approach to monitoring. 2011:8) Rapport van de Nederlandse Federatie van Universiteiten (NFU), 2012. (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU). Kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek 2.0. 2012:10. )
Risk Based Monitoring: ontwikkeling Literatuuronderzoek Input van medisch specialisten Input experts op gebied van medisch wetenschappelijk onderzoek MUMC+ Aanvulling met andere factoren Ontwikkeling van een algoritme
Risk Based Monitoring: ontwikkeling Aspecten waarmee rekening te houden: verschillende soorten risico s het aantal risico s eventuele beïnvloedende factoren Monitoring strategie Monitoring-op-maat
Risk Based Monitoring: ontwikkeling
Risk Based Monitoring: huidige status Online tool sinds begin 2014 in gebruik Standaard gebruik in MUMC+ Arts (= medisch verantwoordelijk) vult online vragenlijst is Risicoclassificatie gesprek met Risk Counselor
Risk Based Monitoring: risico inschatting Patiëntveiligheid Klasse medisch hulpmiddel Maatschappelijk risico Onderzoeks populatie Ernst aandoening Risico inschatting Overige risico s Onbekendheid interventie Mogelijke bijwerking en Geneesmiddelen onderzoek Toxiciteit
Risk Based Monitoring: online tool
Risk Based Monitoring: online tool
Risk Based Monitoring: online tool
Risk Based Monitoring: online tool
Risk Based Monitoring: uitkomst 25% in/exclusie 25% ICF 10% SDV Laag 50% in/exclusie 50% ICF 25% SDV Middel 100% in/exclusie 100% ICF 100% SDV Hoog 10-25% 25-50% 100%
Risk Based Monitoring: risicoclassificatie gesprek Opstelling monitoring plan Aanvullende vragen voor toepassing monitoring (oa): Tijdelijk geen informed consent kunnen geven Kans op drop-outs Onbedoelde deblindering soft primaire eindpunten etc
Risk Based Monitoring: De (/mijn) praktijk
Monitoring vroeger 4 tot 8 wekelijkse on site monitoring van alle data (100% SDV) = Gouden standaard 17
Risk Based Monitoring Monitoren: Central level Bv statische datachecks, centralized data monitoring Remote level Remote monitoring visits On site level SDV, site staff training, source documentation, drug accountability, gevoel van kwaliteit en betrokkenheid
Monitoring visits: Definitions On-site Monitoring Visit Remote Monitoring Visit Structured visit to site Structured Telephone Contact with Site On-site review- SDV On-site Remote Short telephone contacts are not remote monitoring visits!
Risk Based Monitoring: Wat is anders On site visits fewer and meer focussed Remote Monitoring Visits Aanvulling op on-site visits SDV Level Op maat per study
On site visits: A move away from fixed-visit frequency Risk Based Monitoring: online tool Elapsed time Event Driven Investigational Sites are visited by monitor when there is a full scope of work that cannot be done remotely e.g. SDV
On Site Monitoring visits: based on volume and/or quality issues Volume 800 data points for standard on-site visit Quality Number of patients enrolled in short period of time Risk of possible systemic and recurrent errors Number of enrolment failures Changes to study site staff and facilities Lack of cooperation from site staff Delayed entries into ecrf Threat of non-delivery of cleaned data, etc. etc. Start to solve quality issues remotely
Fewer and focused on-site visits Minder SDV & focused visites Minder on site visites Remote Monitoring Visits
Source Data Verification on every subject for: Existence of subject Participation in study Informed Consent Eligibility Other predefined variables
Initial Remote Monitoring Visit After enrolment of first subject Purpose: Verify first enrolled subject meets eligibility criteria Ask how data is recorded in source documents Ensure timely entry of data into the ecrf Provide guidance and support to study site staff Note: Avoid receiving any personal data This is not a substitute for on-site SDV
Additional Remote Monitoring Visit Purpose: Keeping oversight without on-site visit Early detection of quality issues More focused and effective on-site monitoring visits
Activities tijdens Remote Monitoring Visits Activiteiten tijdens Remote Monitoring Visits Recruitment status Timely completion of ecrf and query resolution Ask if documented in source data Protocol adherence Screening, retention SAE issues Support & guide site Changes in site personnel Informed consent process
Remote Monitoring Visits: Hoe Prepare Explain Remote Monitoring Visit and expectations during Initiation Visit Review data in ecrf, query status, patient status, IWRS, openstaande acties/issues/ essential docs Prepare site specific questions =>> maak checklist met gespreksonderwerpen Send in advance: Remote Visit Agenda + welke voorbereidingen te treffen door site Conduct Check site is prepared for Remote Monitoring Visit Ask open questions; checklist: hoe, wat, wie Answers to patient specific questions by referring to source data (not ecrf) Document Report discussed items, issues and actions (RMV report format?) Follow-up letter to Investigator and site team (may be sent by e-mail)
Remote Monitoring Visits: Weerstand vanuit sites CRA komt nog steeds op site! CRA doet nog steeds aan SDV (maar minder data checks), ISF, source, training Relatie bouw tijdens pre study, initiatie, on site en remote visits Regelmatig contact met site Tijd voor kwaliteit, geen ruis op de lijn 29
Remote Monitoring Visits: Overtuigingen Efficiëntie: on site: focus op werkzaamheden die alleen op site kunnen remote: general oversight van studie: Processen, kwaliteit Vroege detectie van kwaliteits issues Neem de tijd die je met de site geblocked hebt, die krijg je ook! Processen en procedures krijgen zo de vereiste aandacht Stel open vragen: Hoe, wat, wie Niet afgeleid door SDV dingetjes Openstaande acties veel sneller opgelost 30
Risk Based Monitoring Wat is het? Weerstand en overtuiging Waarom? Remote visits Risk Based Monitoring Ontwikkeling Vragen On site visits Risicoclassificatie Aanvullingen On line tool Ervaringen
Vragen? Contactgegevens: Tine Horsten, MSc Manager Quality Control / Risk Counselor T: +31 (0)43 387 44 36 E: t.horsten@mumc.nl Dianne Neppelenbroek, MSc Sr CRA T: +31 (0)6 53301475 E: Dianne.Neppelenbroek@astrazeneca.com